Khảo sát tình hình thực tế Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên

Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
MỤC LỤC
2.1. Soạn thảo và trình bày thể thức của 05 văn bản: Quyết định, Công văn,
Thông báo, Biên bản, Tờ trình 38
Nơi nhận: 39
- Giám đốc, PGĐ Sở; 39
- Các phòng, ban; 39
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG 47
PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG SỞ 47
Hưng Yên, ngày 02 tháng 7 năm 2013 50
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
LỜI NÓI ĐẦU
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Văn phòng là bộ phận có
vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng. Là bộ máy đảm bảo cho yểm trợ, phục vụ công tác
hậu cần, đảm bảo cơ sở vật chất và thực hiện công tác đối nội, đối ngoại trong cơ
quan. Văn phòng luôn là trung tâm, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin. Chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng đa dạng và phức tạp. Đặc biệt yếu tố con người có ảnh
hưởng trực tiếp đến sự hoạt động, vai trò to lớn của Văn phòng. Vì vậy yêu cầu đối với
những người làm công tác văn phòng là không ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn
và kĩ năng quản lí điều hành văn phòng.
Để có được con người làm công tác văn phòng tốt thì ngay khâu đào tạo trong
các trường cao đẳng, đại học cần phải chú trọng nâng cao kỹ năng và giúp sinh viên có
điều kiện rèn luyện, học tập, tiếp thu những kiến thức từ hoạt động thực tiễn. Vì vậy
trong cuối năm học thứ III của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Bộ
môn Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn
(Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh) đã tổ chức đợt thực tập lần thứ nhất về nội dung
Nghiệp vụ Công tác văn thư, Quản trị hành chính Văn phòng cho sinh viên. Đây chính
là thời gian để sinh viên có điều kiện cọ sát với thực tế, vận dụng những kiến thức học
được từ sách vở vào thực tế; đồng thời tiếp thu những kiến thức, kinh nghiệm từ thực
tiễn bổ sung vào kiến thức của bản thân.

Trong quá trình 01 tháng thực tập tại Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên (từ 25/6-
25/7/2013), kết quả em đã tiếp thu và học hỏi được nhiều nội dung xuất phát từ thực tế
công việc, đúc kết được thể hiện trong bài báo cáo này.
Bài báo cáo gổm hai nội dung chính như sau:
Phần 1. Khảo sát tình hình thực tế Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên
Phần 2. Trực tiếp thực hành các khâu nghiệp vụ Văn phòng.
Trong thời gian em thực tập đã được sự quan tâm và hướng dẫn của các thầy cô
trong tổ bộ môn Lưu trữ và Quản trị văn phòng đặc biệt là cô Nguyễn Thị Ly. Đồng
thời em còn nhận được sự chỉ bảo nhiệt tình của tập thể lãnh đạo và cán bộ công chức
Văn Phòng Sở Nội Vụ.
Do lần đầu thực tập thực tế tại cơ quan nên em cũng chưa hoàn thành được tốt
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
một số vấn đề liên quan đến nội dung thực tập. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo,
giúp đỡ nhiều hơn nữa của các thầy cô, những ý kiến của các thầy cô giáo sẽ giúp em
có thể tiếp cận rõ nét hơn lĩnh vực mình tìm hiểu và làm phong phú thêm kinh nghiệm
phục vụ cho quá trình đi làm sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hưng yên, ngày 29 tháng 8 năm 2013
Sinh viên
Lê Thị Hồng Nhung
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
2
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 

Đại diện cơ quan thực tập
TL. GIÁM ĐỐC
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ
Phạm Thị Tuyết

SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
3
……Điểm……
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP 

Giảng viên hướng dẫn
(Ký & ghi rõ họ tên)

SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
4
… Điểm…
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
NỘI DUNG THỰC TẬP
PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
1. Khái quát chung về Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên
1.1. Bối cảnh lịch sử thành lập cơ quan
Ngay sau khi cuộc Tổng khởi nghĩa giành chính quyền về tay nhân dân thắng lợi,
Chính Phủ Lâm Thời của nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà được thành lập. Trong thành
phần Chính phủ lâm thời có Bộ Nội vụ, do đồng chí Võ Nguyên Giáp làm Bộ trưởng, thực
hiện nhiệm vụ xây dựng bộ máy nhà nước và bảo vệ chính quyền cách mạng. Ngày
28/8/1945, Bản Tuyên cáo về việc thành lập Chính phủ được ban hành. Văn kiện quan
trọng đó là một dấu mốc lịch sử về ngày thành lập Bộ Nội vụ, sau này trở thành Ngày
truyền thống của ngành Tổ chức Nhà nước. Đã 68 năm trôi qua, lịch sử của ngành Tổ chức
Nhà nước luôn gắn liền với quá trình xây dựng, phát triển của bộ máy Nhà nước cách
mạng, gắn liền với quá trình đấu tranh gian khổ, bền bỉ để giải phóng dân tộc, thống nhất
đất nước, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá I (năm 1946) nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà
đã bầu ra Chính phủ để lãnh đạo nhân dân thực hiện nhiệm vụ xây dựng lại đất nước và đấu
tranh giữ gìn nền độc lập non trẻ. Trong cơ cấu của Chính phủ, Bộ Nội vụ có nhiệm vụ chủ
yếu là kiểm soát về hành chính và chính trị, làm công tác trị an, pháp chế hành chính, thông

tin tuyên truyền, quản lý công chức, dân tộc thiểu số, quản lý việc lập hội và các vấn đề tôn
giáo, đảm nhiệm vai trò là cơ quan trung ương của ngành Tổ chức Nhà nước, thực hiện
chức năng tham mưu cho Chính phủ xây dựng tổ chức bộ máy Nhà nước.
Theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, Bộ Nội vụ đã quy định và
hướng dẫn thành lập Ban Tổ chức dân chính ở các khu, tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương. Việc quy định tổ chức bộ máy làm công tác tổ chức Nhà nước ở các tỉnh,
thành phố là một mốc quan trọng, đánh dấu sự hoàn thiện của hệ thống tổ chức Nhà
nước từ Trung ương đến địa phương.
Ngày 20/02/1973, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 29/CP thành lập
Ban Tổ chức của Chính phủ, thay thế Bộ Nội vụ đảm nhiệm vai trò cơ quan đầu mối
của Chính phủ trong lĩnh vực Tổ chức nhà nước. Nhiệm vụ cụ thể của Ban Tổ chức
Chính phủ bao gồm: thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức bộ máy; quản lý các hội quần
chúng; quản lý và thực hiện các chính sách, chế độ đối với đội ngũ cán bộ, công chức
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
5
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
nhà nước và cán bộ cơ sở; quản lý biên chế và tinh giản biên chế; công tác xây dựng
chính quyền, công tác bầu cử; địa giới hành chính; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ
chính quyền các cấp; công tác thi đua, khen thưởng
Sau giải phóng hoàn toàn miền Nam, thống nhất đất nước, cả nước đi lên Chủ
Nghĩa Xã Hội, chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chức của Chính phủ được bổ sung
thêm nhiều và ngày càng hoàn thiện. Đến năm 1990, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành
Nghị định số 135/HĐBT quy định lại vị trí, chức năng, nhiệm vụ và đổi tên Ban Tổ
chức của Chính phủ thành Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.
Năm 2002, Quốc hội khoá XI họp đã thông qua Nghị quyết số 02/2002/QH11
quyết định thành lập Bộ Nội vụ trên cơ sở Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ. Ngày
20/11/2003, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định đổi tên Ban Tổ chức chính quyền các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành Sở Nội vụ. Từ đó đến nay, Ngành Tổ
chức nhà nước đã không ngừng phát triển và lớn mạnh và là một tổ chức quản lý nhà
nước đa ngành, đa lĩnh vực.

Ngày 08/8/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 08/2007/NĐ-CP chuyển
Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Ban Tôn giáo Chính phủ, Ban cơ yếu Chính
phủ vào Bộ Nội vụ. Thực hiện các Nghị định số 13/2008/NĐ-CP, Nghị định số
14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ, quy định tổ chức các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương đã quyết định sáp nhập Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo vào Sở
Nội vụ, chuyển chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ từ Văn phòng UBND
tỉnh, thành phố sang Sở Nội vụ và thành lập Phòng Nội vụ ở các huyện, thị xã kể từ
ngày 01/4/2008.
Lịch sử ra đời, trưởng thành và phát triển của ngành Tổ chức nhà nước gắn liền
với cuộc đấu tranh giành độc lập và xây dựng chính quyền cách mạng ở nước ta dưới
sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam quang vinh. Để ghi nhận sự phấn đấu,
trưởng thành và những cống hiến lớn lao của ngành Tổ chức nhà nước, ngày
17/4/2002 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 279/QĐ-TTg lấy ngày 28/8
hàng năm làm “Ngày truyền thống của ngành Tổ chức nhà nước”.
Sau khi tái lập tỉnh Hưng Yên (01/01/1997), Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Hưng
Yên được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý và thực
hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về các mặt công tác như: Công tác Tổ
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
6
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
chức cán bộ; công tác bầu cử Quốc hội và HĐND các cấp; công tác địa giới hành chính;
công tác xây dựng chính quyền các cấp; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; Tổ chức bộ
máy, công chức và viên chức Nhà nước, lập hội quần chúng và tổ chức phi Chính phủ, xây
dựng và củng cố Chính quyền các cấp; tổng hợp kết quả tổ chức thực hiện Quy chế dân chủ
ở cơ sở; công tác Cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.
Từ năm 2004 đến nay, Ban Tổ chức Chính quyền được đổi tên là Sở Nội vụ. Về
nhiệm vụ của Sở Nội vụ (khi mới được thành lập) nhìn chung không có gì thay đổi so
với Ban Tổ chức Chính quyền. Đến năm 2006, do yêu cầu của đất nước, Chính phủ đã
giao cho ngành nhiệm vụ thường trực BCĐ cải cách hành chính, tiếp đó UBND tỉnh

cũng giao cho Sở nhiệm vụ thường trực BCĐ cải cách hành chính của tỉnh và thành
lập phòng Cải cách hành chính thuộc Sở Nội vụ.
Đến năm 2008, do yêu cầu cải cách bộ máy, Sở Nội vụ được tiếp nhận Tổ chức
và nhiệm vụ của Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo và Trung tâm lưu trữ tỉnh
để trở thành Sở có chức năng quản lý đa ngành, đa lĩnh vực của tỉnh. Năm 2011, được
UBND tỉnh giao bổ sung chức năng, nhiệm vụ Quản lý Nhà nước về công tác thanh
niên.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
1.2.1. Vị trí và chức năng
+ Trụ sở của Sở Nội vụ tỉnh Hưng yên được đặt tại số 6 – Đường Chùa Chuông
– Thành phố Hưng Yên – Tỉnh Hưng Yên.
+ Sở Nội Vụ Hưng Yên nằm ở trung tâm thành phố, gần kề quảng trường trung
tâm tỉnh, gần trục đường giao thông thuận tiện, giáp ranh với các Sở, Ban ngành thuận
tiện cho việc đi lại giao lưu công tác hoặc trao đổi thông tin.
+ Nằm ở trung tâm thành phố, luôn tiếp nhận nhanh chóng các thông tin của
UBND tỉnh nên Sở Nội Vụ luôn dẫn đầu trong các phong trào và trở thành đơn vị xuất
sắc điển hình.
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
7
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
Hình ảnh 1 : Bản đồ hành chính Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên
+ Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng
tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi
Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng.
+ Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.

SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
8
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
Hình ảnh 2 : Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên được thực hiện dựa
trên Thông tư số 05/TT-BNV ngày 19/01/2004 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn giúp UBND
tỉnh quản lý nhà nước về công tác nội vụ ở địa phương. Căn cứ Quyết định số
1546/QĐ-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2008 của UBND tỉnh Hưng Yên về việc quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ trực thuộc
UBND tỉnh Hưng Yên. Cụ thể như sau:
a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh về: quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng
năm về công tác nội vụ trên địa bàn tỉnh; các quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý của Sở;
b) Hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ
biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở.
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
9
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
c) Về tổ chức bộ máy hành chính, sự nghiệp tỉnh:
•
Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý về tổ chức bộ
máy đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp;
•
Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp
huyện theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ để Ủy ban nhân dân tỉnh
trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định theo thẩm quyền; đề án thành lập, sáp

nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp dịch vụ công; đề án thành lập, giải thể các doanh
nghiệp nhà nước để Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trên cơ sở quy hoạch và phân cấp
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
•
Thẩm định và trình Ủy ban nhân dân tỉnh việc quy định cụ thể chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy cơ quan chuyên môn, các chi cục thuộc cơ quan
chuyên môn và đơn vị sự nghiệp dịch vụ công thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý;
•
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Ủy ban
nhân dân cấp huyện việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các
phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý;
hướng dẫn, kiểm tra cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị sự nghiệp theo
quy định của pháp luật; phối hợp với các cơ quan hữu quan của tỉnh việc phân loại,
xếp hạng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của tỉnh.
d) Về tổ chức chính quyền các cấp của tỉnh:
•
Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh nghiên cứu, hướng dẫn, theo dõi công tác tổ chức
và hoạt động bộ máy chính quyền các cấp thuộc tỉnh; phối hợp với các cơ quan hữu
quan của tỉnh tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội; tổ chức và
hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp thuộc tỉnh theo quy
định của pháp luật và hướng dẫn của các cơ quan trung ương; giải quyết các khiếu nại,
tố cáo của công dân về việc thực hiện các quy định của pháp luật về bầu cử; tổng hợp
báo cáo kết quả bầu cử Hội đồng nhân dân, bầu Ủy ban nhân dân và thực hiện các thủ
tục để Ủy ban nhân dân tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ, hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
•
Làm đầu mối giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý công tác bồi dưỡng kiến
thức pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý hành chính đối với đại biểu Hội đồng nhân
dân; tổ chức thống kê số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân, thành viên Ủy
ban nhân dân các cấp để tổng hợp báo cáo theo quy định.

SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
0
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
•
Về công tác địa giới hành chính: Trình Ủy ban nhân dân tỉnh đề án về thành
lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh các đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh để trình cấp
có thẩm quyền xem xét, quyết định; Tổ chức triển khai thực hiện các nguyên tắc về
quản lý, phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn tỉnh. Tổng hợp và quản
lý hồ sơ bản đồ địa giới, mốc, chỉ giới hành chính của tỉnh theo hướng dẫn và quy định
của Bộ Nội vụ; Theo dõi, quản lý, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định của
nhà nước về thành lập mới, nhập, chia, nâng cấp đô thị, điều chỉnh địa giới hành chính
tại địa phương; Làm đầu mối giải quyết các vấn đề tranh chấp địa giới hành chính dưới
cấp tỉnh. Tổng hợp để tỉnh báo cáo cấp có thẩm quyền những vấn đề tranh chấp địa
giới hành chính của tỉnh còn có ý kiến khác nhau;
•
Về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước của tỉnh: Trình Ủy ban nhân dân
tỉnh các đề án: Phân công, phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và
cán bộ công chức cơ sở; chính sách, chế độ tiền lương, phụ cấp, trợ cấp và các chế độ
khác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ dân cử, lao động hợp
đồng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp; sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ
nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan hành chính thuộc thẩm
quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của
Bộ Nội vụ;
đ) Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
•
Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về xây dựng kế hoạch biên chế của địa phương
để Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định tổng biên chế
sự nghiệp và thông qua tổng biên chế hành chính trước khi báo cáo Bộ Nội vụ. Quản

lý biên chế đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân tỉnh, các đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động thường
xuyên và chỉ tiêu biên chế của các đơn vị sự nghiệp được nhà nước giao kinh phí để
thực hiện cơ chế khoán một số loại dịch vụ công hoặc giao kinh phí hoạt động bằng
hình thức định mức chi theo khối lượng công việc; Quản lý cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn, công chức dự bị; xây dựng quy
hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước,
cán bộ công chức cấp xã, công chức dự bị; hướng dẫn và kiểm tra việc thi tuyển, bố
trí, sắp xếp, thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ công chức cấp xã;
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
1
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
•
Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết định theo phân
cấp việc bố trí sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng,
kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước
thuộc diện Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy
định về chức danh, tiêu chuẩn; tổ chức thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch công
chức, viên chức, xây dựng cơ cấu công chức trong các đơn vị thuộc tỉnh theo quy định;
e) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh về chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh; làm thường trực giúp Ủy ban
nhân dân tỉnh chỉ đạo và triển khai thực hiện chương trình tổng thể cải cách hành
chính của Chính phủ trên địa bàn tỉnh.
f) Về công tác tổ chức hội và các tổ chức phi Chính phủ trong tỉnh:
•
Thẩm định và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định theo thẩm
quyền cho phép thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ của hội, tổ chức phi Chính phủ
trong tỉnh theo quy định; Hướng dẫn, kiểm tra và trình Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý
theo thẩm quyền việc thực hiện điều lệ đối với hội, tổ chức phi Chính phủ trong tỉnh.

g) Thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và theo các lĩnh vực công tác
được giao theo quy định của pháp luật và của Ủy ban nhân dân tỉnh.
h) Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống
tham nhũng, tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được
Ủy ban nhân dân tỉnh giao theo quy định của pháp luật.
i) Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với các cơ quan
hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã. Giúp Ủy ban
nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo lĩnh vực công tác được giao
đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên
địa bàn tỉnh.
k) Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức các cơ quan
hành chính, sự nghiệp; số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã, thôn làng ấp
bản; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ công
chức cấp xã; hướng dẫn thực hiện phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo quy
định của pháp luật.
l) Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu vào công tác quản lý và chuyên môn, nghiệp vụ.
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
2
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
m) Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh
vực công tác được giao.
n) Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực
hiện nhiệm vụ được giao thco quy định với Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ.
p) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản, thực hiện chế độ tiền
lương và các chính sách, chế độ dãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng
về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy
định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
q) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân tỉnh giao.

1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ bộ máy tổ chức của Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
3
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
2. Công tác quản trị hành chính văn phòng
2.1. Tình hình chung của văn phòng cơ quan
Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều
hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu
tham mưu về mặt tổ chức là giúp việc cho lãnh đạo.
Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ máy phục vụ trực tiếp các hoạt động hằng
ngày như tổ chức lịch làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt
động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận, chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo
đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.
Công tác văn phòng là công việc liên quan đến giấy tờ, giúp việc cho cán bộ
lãnh đạo, quản lý. Những nơi có tổ chức văn phòng đều làm bộ máy giúp cấp quản lý
điều hành công việc. Văn phòng còn là nơi lưu trữ hồ sơ, giấy tờ của cơ quan nhà
nước, là nơi làm việc của những công việc hành chính văn phòng như soạn thảo văn
bản, lưu văn bản đi, văn bản đến và lập và lưu trữ hồ sơ hiện hành.
Nghiệp vụ văn phòng là các công việc cụ thể được thực hiện liên tục, liên tiếp
trong văn phòng. Có mối liên hệ chặt chẽ và bổ sung cho nhau nhằm giúp văn phòng
thực hiện các nhiệm vụ: thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý, đảm
bảo điều kiện vật chất cho một cơ quan tổ chức, điều hành tổng hợp cơ quan.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công tác
của văn phòng

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn :
Văn phòng Sở có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tham mưu giúp lãnh đạo Sở
trong việc thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Dự thảo các quyết định, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, 5 năm và
các đề án, chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên phạm vi toàn tỉnh.
+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạc, đề
án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm
tra, phổ biến giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở.
+ Tổ chức triển khai nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn ngiệp vụ của Sở.
+ Tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh vực phục vụ công tác
chuyên môn thuộc phạm vi quản lý của Sở.
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
4
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
+ Tổng hợp thông tin, báo cáo UBND tỉnh và Bộ Nội Vụ về tình hình thực hiện
nhiệm vụ được giao theo quy định.
+ Triển khai công tác tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và
các chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên
môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở, trình
lãnh đạo xem xét quyết định theo quy định.
+ Thực hiện quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và
phân cấp UBND tỉnh.
+ Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, thực hiện quy trình về quy hoạch, bổ nhiệm,
luân chuyển cán bộ cấp phòng và tương đương của Sở trình UBND tỉnh hoặc Giám
đốc Sở quyết định theo thẩm quyền.
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở theo quy định giúp lãnh
đạo Sở triển khai công tác thi đua khen thưởng của ngành Nội vụ theo quy chế.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
 Cơ cấu tổ chức :
Qua khảo sát và tìm hiểu tình hình thực tế, cơ cấu của bộ phận Văn phòng
thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên gồm có:

+ Chánh Văn Phòng, Phó Chánh Văn phòng
+ Các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ thuộc bộ phận Văn phòng gồm có: văn
thư lưu trữ, kế toán, bảo vệ, lái xe, tạp vụ.
2.1.2. Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng
Qua những tài liệu thu thập được và khảo sát thực tế cho thấy số lượng lao động
của bộ phận Văn phòng có 09 người được thống kê thông qua bảng sau:
STT HỌ VÀ TÊN
NĂM
SINH
GIỚI
TÍNH
TRÌNH ĐỘ CHỨC VỤ
1 Phạm Thị Tuyết 1973 Nữ Thạc sỹ PCVP phụ trách
văn phòng Sở
2 Nguyễn Đình Tuệ 1984 Nam Đại học PCVP
3 Trần Thị Lý 1982 Nữ Đại học Kế toán
4 Nguyễn.T.Thu Trang 1986 Nữ Đại học Chuyên viên
5 Vũ Thị Sang 1990 Nữ Cao đẳng Văn Thư
6 Chu Bình Mích 1989 Nam Đại học Chuyên viên
7 Lê Xuân Tình 1976 Nam Tại chức Lái xe
8 Lương Mạnh Thắng 1974 Nam Tại chức Lái xe
9 Hoàng Thị Thanh Mai 1979 Nữ Tại chức Tạp vụ
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
5
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
Căn cứ vào bảng trên ta thấy được trình độ, độ tuổi và chức vụ của đội ngũ cán
bộ, nhân viên thuộc bộ phận văn phòng Sở, với đội ngũ lao động chủ yếu là nữ (60%).
Nhìn chung trình độ của đội ngũ lao động phù hợp, đáp ứng được yêu cầu của công
việc và được bố trí tương đối hợp lý đảm bảo cho hoạt động thực hiện chức năng,

nhiệm vụ của văn phòng được thông suốt.
 Mối quan hệ công tác với cấp ủy và các đoàn thể
Văn phòng giúp Giám đốc Sở phối hợp với cấp Ủy thống nhất thực hiện sự lãnh
đạo về công tác tổ chức cán bộ của Sở theo đúng quy định.
Văn phòng tham mưu Lãnh đạo Sở có tuyển chọn, bố trí công chức, viên chức,
điều hành đơn vị theo yêu cầu công tác; khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức,
người lao động theo quy định của pháp luật.
Văn phòng giúp Công đoàn phối hợp với Giám đốc Sở thực hiện Quy chế phối
hợp đã được ký kết.
2.2. Tình hình thực hiện một số nội dung của công tác văn phòng
2.2.1. Lập kế hoạch, chương trình công tác
Các phòng, đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm lập báo cáo và chương trình công
tác tháng, quý, 6 tháng, năm gửi Văn phòng tổng hợp báo cáo và xây dựng chương
trình công tác của Sở. Đối với báo cáo chuyên đề, đột xuất về chuyên môn các phòng,
đơn vị chủ động tổng hợp, trình ký, phát hành đúng quy định.
Lãnh đạo các phòng, đơn vị chủ động báo cáo lãnh đạo Sở về nội dung, chương
trình, lịch công tác tại cuộc họp giao ban. Trên cơ sở kết luận của lãnh đạo Sở, văn
phòng có trách nhiệm bố trí phương tiện và các điều kiện có liên quan để triển khai
chương trình công tác của Sở. Trường hợp có chương trình, nội dung công tác đột xuất
phải trực tiếp xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách, đồng
thời báo văn phòng để phối hợp.
Chương trình công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của cơ quan phải thực
hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Việc xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan làm việc có
hiệu quả. Mục đích của việc lập chương trình công tác là nhằm thống nhất và xác định
trách nhiệm của các phòng, ban thuộc Sở trong việc thực hiện lập và theo dõi kế hoạch
công tác.
Chương trình công tác thường kỳ của Sở bao gồm: chương trình công tác tháng,
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1

6
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
chương trình công tác quý, chương trình công tác năm.
Chương trình công tác tháng của Sở được chuẩn bị từ ngày 20 của tháng trước,
chương trình công tác quý được chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trước, chương
trình công tác năm được chuẩn bị từ tháng 10 năm trước.
Quy trình xây dựng chương trình công tác tháng của Sở Nội vụ tỉnh Hưng
Yên được thực hiện cụ thể như sau:
Trước ngày 20 hàng tháng, dựa vào chương trình công tác chung của cơ quan
và quá trình thực hiện công việc của mình, các phòng thuộc Sở gửi báo cáo tình hình
thực hiện nhiệm vụ của phòng mình về văn phòng Sở và đăng ký công việc cần thực
hiện nhiệm vụ của phòng mình về văn phòng Sở để triển khai vào tháng sau.
Trên cơ sở các thông tin tổng hợp từ các phòng, ban, chi cục thuộc sở, Văn
phòng Sở dự thảo chương trình công tác tháng sau của cơ quan.
Từ ngày 22 – 24, sau khi dự thảo xong chương trình, văn phòng Sở tham mưu
Lãnh đạo Sở tổ chức họp giao ban hàng tháng vào tuần đầu của tháng kế tiếp.
Căn cứ nội dung cuộc họp, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở, ý kiến tham gia
đóng góp của các phòng, Văn phòng Sở hoàn chỉnh bản dự thảo và trình lãnh đạo Sở
phê duyệt ban hành.
2.2.2. Hoạt động thu thập và xử lý thông tin
- Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý
 Thông tin là nguồn nguyên liệu cơ bản và cần thiết nhất, cho phép nhà quản
lí có một cái nhìn tổng quan về toàn bộ vấn đề.
 Thông tin là cơ sở, nền tảng để nhà lãnh đạo, quản lý vạch ra được kế hoạch
chuẩn xác nhất, phù hợp nhất.
 Thông tin quyết định chất lượng của kế hoạch từ đó chi phối các khâu còn
lại. Nếu lập kế hoạch không tốt hay sai lầm thì chắc chắn cơ quan sẽ không đạt được
mục tiêu, hoạt động kém hiệu quả, đi vào trì trệ.
 Muốn như vậy họ sẽ phải có những thông tin chuẩn xác nhất, liên quan đến
môi trường bên trong và bên ngoài cơ quan tổ chức của họ để nắm bắt tình hình thực

tế và dự đoán những bất ngờ, rủi ro và những giải pháp xử lý những vần đề đó nếu
có phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu.
- Các nguồn thông tin của cơ quan
Sở Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh nên nguồn thông tin của
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
7
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
Sở chủ yếu được tiếp nhận từ UBND tỉnh, là cơ quan chịu sự hướng dẫn về nghiệp vụ
của Bộ Nội vụ. Bên cạnh đó trong quá trình hoạt động của mình Sở cũng tiếp nhận
nhiều nguồn thông tin từ các Sở, Ban ngành, các cơ quan chuyên môn và các đơn vị
trực thuộc
- Quy trình thu thập và xử lý thông tin
Hằng ngày văn phòng Sở tiến hành thu thập thông tin từ các Sở, ban ngành,
UBND các huyện, thành phố, các đơn vị trực thuộc. Văn thư cơ quan sẽ tiến hành
phân loại và sắp xếp thông tin trả về đúng đơn vị quản lý giải quyết. Sau đó văn thư
phải tổng hợp thông tin thành một bản báo cáo gửi về Chánh văn phòng Sở.
Chánh Văn phòng sẽ có trách nhiệm tổng hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều
hành Sở định kỳ (tháng, quý, 6 tháng và năm), báo cáo tổng kết nhiệm kỳ và các báo
cáo đột xuất gửi lãnh đạo Sở; đồng thời gửi lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu Lãnh đạo sở báo cáo về tình hình
hoạt động của Sở lên UBND tỉnh.
2.2.3. Tổ chức hội họp
- Vai trò của hội họp
Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và
văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với
đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”.
Một cuộc họp tại văn phòng Sở có ý nghĩa quan trọng trong việc thảo luận, lấy
ý kiến đóng góp từ các phòng, ban, chi cục. Sở tiến hành họp giao ban hàng tuần và
coi trọng các cuộc họp quan trọng mục đích chính là muốn hoàn thành xuất sắc nhiệm

vụ được UBND tỉnh giao phó, báo cáo với cấp trên tiến độ hoàn thành công việc và
trình các dự án mới lên lãnh đạo tỉnh.
Bên cạnh đó hội họp không chỉ làm cho bầu không khí trong cơ quan Sở thoải
mái hơn mà còn làm cho lãnh đạo, cán bộ gần gũi hơn với nhau, tiếp thu ý kiến của
nhau làm cơ quan thêm vững mạnh và hoạt động năng động hơn.
- Các hình thức hội họp
Thường thì trong một cơ quan, tổ chức luôn diễn ra các kiểu hình thức hội họp
như: Hội nghị, Hội đồng, cuộc họp hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, cuộc họp bất
thường, đặc biệt…
Tuy nhiên tại Sở Nội Vụ thì chủ yếu diễn ra các hình thức hội họp sau:
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
8
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
+ Hàng tuần hội ý lãnh đạo Sở vào ngày đầu tuần để triển khai kế hoạch trong
tuần, họp lãnh đạo mỗi tháng 02 kỳ vào ngày đầu của tuần thứ 2, 4 trong tháng. Giám
đốc Sở chủ trì các cuộc họp lãnh đạo.
+ Hàng tháng họp giao ban giữa lãnh đạo Sở với các Trưởng phòng, ban và đơn
vị sự nghiệp trực thuộc Sở vào các ngày trong tuần cuối cùng của tháng. Giám đốc Sở
ủy quyền cho 01 đồng chí Phó Giám đốc chủ trì.
+ Họp toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên cơ quan 03 tháng một
lần; sơ kết 6 tháng và tổng kết năm theo quy định; họp cơ quan đột xuất khi cần thiết.
Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền chủ trì hội nghị hoặc buổi họp
đảm bảo hiệu quả và thực hiện cải cách hành chính.
Ngoài ra căn cứ vào nhiệm vụ, lãnh đạo Sở nghe, xem xét, thảo luận, cho ý kiến
thống nhất để trình tỉnh ủy, UBND tỉnh các công việc do các phòng, ban, chi cục trình:
công tác cán bộ diện Ban cán sự Đảng UBND tỉnh, Sở Nội Vụ quản lý theo phân cấp.
- Quy trình tổ chức hội họp
Chuẩn bị và triệu tập phiên họp :
Sở Nội Vụ mỗi tháng họp ít nhất một lần. Thời gian triệu tập phiên họp do

Giám đốc Sở quyết định. Giám đốc Sở chủ tọa phiên họp Sở Nội Vụ, khi Giám
đốc vắng mặt, Phó Giám đốc thường trực thay Giám đốc chủ tọa phiên họp.
Giám đốc, các Phó Giám đốc Sở chủ trì việc thảo luận từng đề án trình UBND
tỉnh theo lĩnh vực được phân công;
Cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản phải gửi trước hồ sơ để Giám đốc
hoặc Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực xem xét, quyết định việc trình ra phiên
họp;
Văn phòng có nhiệm vụ dự kiến chương trình và thành phần phiên họp,
trình Giám đốc Sở quyết định; đôn đốc các cơ quan chủ trì đề án, gửi hồ sơ và
các tài liệu liên quan; kiểm tra hồ sơ đề án trình; gửi giấy mời, tài liệu kỳ họp đến
các thành viên trực thuộc Sở và đại biểu trước phiên họp tiến hành (05) ngày;
chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.
Thành phần dự phiên họp
Các thành viên Sở Nội Vụ phải tham dự đầy đủ các phiên họp Sở, nếu vắng
mặt phải được lãnh đạo Sở đồng ý. Lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở có
thể ủy nhiệm cho cấp phó của mình dự họp thay nếu vắng mặt và chịu trách
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
1
9
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
nhiệm về ý kiến phát biểu tại phiên họp của người do mình ủy nhiệm. Phiên họp
Sở Nội Vụ chỉ được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba (2/3) tổng số thành viên
Sở tham dự;
Tùy theo tính chất, nội dung phiên họp, lãnh đạo Sở có thể mời Trưởng các
ban ngành, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Sở,…
Trình tự phiên họp
+ Chánh Văn phòng báo cáo số thành viên Sở có mặt, vắng mặt, những người
dự họp thay, đại biểu mời và chương trình phiên họp;
+ Chủ tọa điều khiển phiên họp;
+ Sở Nội Vụ thảo luận từng đề án theo trình tự:

+ Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo trình bày tóm tắt đề án (không đọc
toàn văn), nêu rõ những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, những vấn đề cần thảo
luận và xin ý kiến tại phiên họp về đề án;
+ Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến nói rõ những nội dung đồng ý, không
đồng ý, những nội dung cần làm rõ hoặc kiến nghị điều chỉnh, bổ sung;
+ Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo đề án phát biểu ý kiến tiếp thu, giải
trình những điểm chưa rõ, chưa nhất trí; trả lời các câu hỏi của đại biểu;
+ Giám đốc Sở hoặc Phó Giám đốc Sở chủ trì thảo luận đề án kết luận và lấy
biểu quyết. Nếu được quá nửa số thành viên Sở tán thành thì đề án được thông
qua; trường hợp còn vấn đề thảo luận chưa rõ, chủ tọa đề nghị Sở chưa thông
qua và yêu cầu cơ quan chủ trì soạn thảo đề án chuẩn bị thêm;
+ Chủ tọa phát biểu kết thúc phiên họp Sở.
Biên bản và thông báo kết quả phiên họp
+ Biên bản phiên họp Sở phải được ghi đầy đủ, chính xác các ý kiến phát biểu,
diễn biến của phiên họp, kết quả biểu quyết (nếu có), ý kiến kết luận của chủ tọa. Biên
bản phải có chữ ký xác nhận của Chánh Văn phòng và lưu hồ sơ tại văn thư;
+ Chánh Văn phòng tổ chức việc ghi biên bản và có trách nhiệm thông báo
kịp thời bằng văn bản về ý kiến kết luận của chủ tọa phiên họp, gửi các thành
viên Sở, các tổ chức, cá nhân liên quan biết để thực hiện.
2.2.4. Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong
văn phòng
Văn phòng Sở có tất cả các phương tiện máy móc hiện đại phục vụ cho quá
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
2
0
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
trình làm việc của cán bộ, chyên viên và nhân viên trong văn phòng bao gồm:
+ Máy vi tính (05 cái) cho cán bộ nhân viên (lãnh đạo Văn phòng, Chuyên viên
tổng hợp; Văn thư; nhân viên Lưu trữ,…). Máy vi tính tạo thuận lợi cho quá trình làm
việc của cán bộ và nhân viên trong văn phòng, nhất là đối với công tác soạn thảo văn

bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, đặc biệt là đối với việc trao đổi thông tin qua mạng Internet.
+ Máy in (04 cái): được trang bị là loại máy mới nhất, hoạt động tốt để in tài
liệu từ máy tính nhằm cung cấp tài liệu cho quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên
văn phòng.
+ Máy Photocopy (02 cái): có chức năng nhân bản các văn bản cần thiết cho cơ
quan.
+ Điện thoại: các phòng làm việc đều được trang bị điện thoại bàn. Phục vụ cho
việc trao đổi thông tin với các bộ phận, cơ quan, đơn vị trong Sở và với các cơ quan, tổ
chức bên ngoài.
+ Máy hủy tài liệu (01 cái) đặt tai phòng văn thư: giúp hủy các tài liệu hết giá
trị và những tài liệu không còn sử dụng được nữa.
+ Điều hòa, quạt điện, ghế xoay, bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ đựng hồ sơ tài
liệu…đều được trang bị đầy đủ tạo sự thuận lợi cho công tác của cán bộ, nhân viên
trong văn phòng khi làm việc.
+ Bên cạnh đó văn phòng được bố trí hợp lý, nơi làm việc thoáng mát, tiện nghi
nên tạo kiện thuận lợi cho nhân viên trong văn phòng làm việc đạt hiệu quả cao.
2.3. Nhận xét chung
2.3.1. Ưu điểm
- Văn phòng Sở đã hoàn thành tốt nhiệm vụ thông tin, tham mưu giúp lãnh đạo
trong việc điều hành hoạt động của cơ quan.
- Văn phòng đã thực hiện đúng những nhiệm vụ được phân công, hoạt động
đúng quyền hạn và đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng của một văn phòng Sở.
- Văn phòng đã thực hiện đúng quy trình làm việc, thực hiện đầy đủ nội dung
của công tác văn phòng như việc lập chương trình công tác, lập kế hoạch cuộc họp, hội
nghị, đảm bảo vệc thu thập và xử lý đủ nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ
quan.
- Đội ngũ Cán bộ, nhân viên của văn phòng Sở đều có trình độ cao, có nhiều
năm kinh nghiệm và được phân công đúng nhiệm vụ, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
2

1
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
được lãnh đạo Sở giao phó.
- Trang thiết bị của văn phòng được đầu tư đầy đủ, hiện đại và đồng bộ đảm
bảo hoạt động thông suốt.
2.3.2. Hạn chế
- Tuy nhiên đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng vẫn còn thiếu so với yêu cầu
nên hiệu quả làm việc còn chưa cao.
- Công tác văn phòng tuy đã được thực hiện đúng quy trình nhưng còn thiếu
đồng bộ, thiếu tính liên kết tập thể.
- Sở còn thiếu ngân sách nên việc đầu tư máy móc hiện đại cho văn phòng còn
hạn chế.
- Đời sống cán bộ, công chức chưa được quan tâm đúng mức gây trở ngại cho
công việc
2.3.3. Kiến nghị giải pháp
- Tuyển dụng thêm cán bộ, công chức đủ năng lực và trình độ để hoàn thành tốt
hơn nhiệm vụ được giao.
- Cần xin ngân sách đề đầu tư thêm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công
tác văn phòng.
- Cần quan tâm đến đời sống cán bộ, công chức làm cho họ yên tâm công tác,
đảm bảo hoàn thành tiến độ công việc được giao.
- Phải thực hiện quy trình làm việc một cách đồng bộ. Cán bộ, nhân viên văn
phòng cần liên kết, giao tiếp qua lại để tăng cường tính tập thể, đoàn kết nội bộ tổ
chức.
3. Công tác văn thư
3.1. Tổ chức – cán bộ văn thư của cơ quan
Sở Nội Vụ là cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc UBND tỉnh. Bộ phận văn
thư của Văn phòng Sở gồm có 01 chuyên viên văn thư kiêm thủ quỹ đạt trình độ Cao
Đẳng, có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch văn thư – lưu trữ, có kinh nghiệm thực
tiễn trong công tác văn thư.

3.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành
Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 16/4/2013 về
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
2
2
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư-lưu trữ trên toàn
tỉnh, Sở đã ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ
cơ quan:
Công văn số 210/SNV-CCVTLT của Sở Nội Vụ ban hành ngày 20/6/2013 về
việc xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tại Cơ quan sở đã ban hành Quyết định số 105/QĐ-SNV của Sở Nội Vụ ngày
13/7/2013 về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của nhà nước và
của Sở Nội Vụ có ý nghĩa thực tiễn vô cùng quan trọng, giúp cho các cơ quan, đơn vị
trong tỉnh nắm bắt rõ nội dung công tác mình cần thực hiện và đảm bảo đúng chức
năng, thẩm quyền đã được quy định.
3.3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư
3.3.1. Soạn thảo, ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân
ngày 14 tháng 12 năm 2004.
Hình thức văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội Vụ
gồm:
+ Văn bản quy phạm pháp luật về công tác nội vụ trên địa bàn tỉnh theo chức
năng, nhiệm vụ của Sở để tham mưu giúp UBND tỉnh ban hành.
+ Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), công văn, thông báo, báo cáo, biên
bản, tờ trình,vv…)
- Quy trình ban hành văn bản

Soạn thảo Quyết định của Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên
Quyết định của Sở Nội Vụ được ban hành để quy định, quyết định các chủ
trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, các vấn đề về
tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành quyết định của Sở Nội Vụ tỉnh
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
2
3
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly
+ Soạn thảo quyết định của Sở Nội Vụ
1. Dự thảo quyết định của Sở Nội Vụ tỉnh do Giám đốc Sở phân công và chỉ
đạo việc soạn thảo.
2. Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo quyết định, Giám đốc Sở tổ
chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của cơ quan, đơn vị trực thuộc và chỉnh lý dự
thảo.
Trình tự xem xét, thông qua dự thảo quyết định của Sở Nội Vụ tỉnh
1. Tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo quyết định,
bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viên Sở chậm nhất là ba
ngày trước ngày Sở họp.
2. Việc xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp Sở được tiến hành
theo trình tự sau đây:
a) Đại diện tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo trình bày dự thảo quyết
định;
b) Sở Nội Vụ thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định;
3. Dự thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Sở
biểu quyết tán thành.
4. Giám đốc Sở thay mặt Sở Nội Vụ tỉnh ký ban hành quyết định.
Duyệt bản thảo, chỉnh sửa, bổ sung bản thảo đã duyệt
+ Duyệt bản thảo phải do người có thẩm quyền (lãnh đạo cơ quan, đơn vị) ký
duyệt.

+ Trường hợp chỉnh sửa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.
Đánh máy, nhân bản
+ Việc đánh máy nhân văn bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:
1-Văn bản được đánh máy đúng bản thảo đã được duyệt, đúng thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong
bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại người soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
2-Chuyên viên đánh máy soạn thảo văn bản khi bản thảo đã được duyệt phải
thực hiện đúng theo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại điều 6
SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048
2
4