Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các dự án ODA thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo

Lời mở đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kể từ sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986, Việt Nam tiến hành
đổi mới nền kinh tế, chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế
thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Công
cuộc đổi mới kinh tế toàn diện trong thời gian vừa qua đã mang lại cho Việt Nam
những kết quả tích cực trong tăng trưởng và phát triển kinh tế, mở rộng cánh cửa
hội nhập kinh tế quốc tế. Đạt được thành tựu này là do Chính phủ Việt Nam đã
huy động và sử dụng đúng đắn mọi nguồn lực để đáp ứng nhu cầu về vốn cho phát
triển kinh tế.
Trong Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX, với quan điểm đường
lối kinh tế của Đảng ta là “phát huy cao độ nội lực, đồng thời tranh thủ nguồn lực
bên ngoài”, “kết hợp nội lực với ngoại lực thành nguồn lực tổng hợp để phát triển
đất nước", Chính phủ Việt Nam đã và đang nỗ lực không ngừng trong việc thu hút
các nguồn ngoại lực để bổ sung nguồn tích lũy trong nước. Vốn Hỗ trợ Phát triển
chính thức (ODA) với nhiều ưu điểm nh thời gian vay dài, lãi suất thấp, có yếu tố
không hoàn lại… đã đáp ứng một phần quan trọng nhu cầu vốn phục vụ phát triển
kinh tế - xã hội ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay.
Việc khai thông trở lại quan hệ giữa Việt Nam và cộng đồng tài trợ quốc tế
năm 1993, đã trở thành mốc đánh dấu sự xuất hiện trở lại của nguồn vốn ODA tại
Việt Nam. Trong suốt hơn 10 năm qua, nguồn vốn ODA cam kết cho phía Việt
Nam của các nhà tài trợ song phương và đa phương thông qua các chương trình,
dự án đã đạt trên 25 tỷ USD, có mặt trong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế. Tuy
nhiên, khả năng hấp thụ vốn ODA của nền kinh tế chưa đạt được kế hoạch đề ra,
lượng ODA giải ngân vẫn còn thấp, tỷ lệ giải ngân chậm chạp trong tất cả các lĩnh
vực thể hiện khả năng quản lý và sử dụng nguồn vốn này chưa hiệu quả. Một
trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là công tác quản lý các chương
1
trình, dự án sử dụng vốn ODA của Việt Nam còn yếu đặc biệt là trong công tác
quản lý tài chính dự án.
Sự phát triển của nền kinh tế trong điều kiện đó cần phải có những công cụ

quan trọng về quản lý tài chính dự án, trong đó kế toán – một công cụ sắc bén cần
phải được nghiên cứu một cách có cơ sở khoa học cả về lý luận và thực tiễn. Vì
vậy, đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các dự án ODA thuộc Bộ
Giáo dục và Đào tạo” sẽ phần nào giải quyết được những vấn đề đã đặt ra và là
một trong những đề tài mang tính cấp bách trong giai đoạn hiện nay.
2. Mục đích nghiên cứu
* Về mặt lý luận:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong
các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và các dự án ODA nói riêng (Tổ chức
hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức hệ thống sổ sách, tổ chức
hệ thống báo cáo, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán).
* Về mặt thực tiễn:
- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các dự án ODA
thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các dự án
ODA thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo trong thời gian tới.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Với mục tiêu đã xác định ở trên đề tài tập trung chủ yếu trình bày và phân
tích những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán và trên cơ sở thực tiễn
của các dự án ODA thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, cụ thể là các dự án hành chính
sự nghiệp để đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của các
dự án ODA thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu
khác nhau như: phương pháp duy vật biện chứng, xem xét các vấn đề trên các
2
quan điểm tư tưởng duy vật lịch sử, phương pháp điều tra khảo sát, phương pháp
phân tích tổng hợp. Nghiên cứu các vấn đề lý luận chung qua các tài liệu trong và
ngoài nước có liên quan đến nội dung đề tài.
5. Những đóng góp của luận văn

Đề tài nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các dự án ODA
thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo. Từ đó làm căn cứ để xây dựng một cơ chế quản lý
tài chính dự án hoàn chỉnh, chuẩn hóa các thủ tục và xây dựng các mẫu chứng từ,
báo cáo thống nhất cho các dự án sử dụng vốn ODA.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung chính gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong
các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các dự án ODA thuộc Bộ
Giáo dục và Đào tạo.
Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các dự án
ODA thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.
3
Chương 1 - Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán
trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1 Sự cần thiết khách quan tổ chức công tác kế toán trong hệ thống quản lý
1.1.1 Đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý trong các đơn vị hành
chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp là một loại hình đơn vị được Nhà nước quyết
định thành lập, giao thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý
Nhà nước về một hoạt động nào đó như: các cơ quan quản lý Nhà nước theo
ngành; các cơ quan chính quyền; các cơ quan quyền lực Nhà nước; các tổ chức
đoàn thể; các đơn vị sự nghiệp kinh tế; sự nghiệp văn xã; các lực lượng vũ trang.
Xét trên giác độ quản lý, các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cùng một ngành
thường được thiết lập theo một hệ thống ngành dọc hình thành nên các cấp dự toán
khác nhau.
- Đơn vị dự toán cấp I là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách năm do các
cấp chính quyền giao, phân bổ dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới, chịu trách
nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán
ngân sách của cấp mình và công tác kế toán và quyết toán ngân sách của các đơn

vị dự toán cấp dưới trực thuộc.
- Đơn vị dự toán cấp II là đơn vị nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán
cấp I và phân bổ dự toán ngân sách cho đơn vị dự toán cấp III, tổ chức thực hiện
công tác kế toán và quyết toán ngân sách của cấp mình và công tác kế toán và
quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới.
- Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn ngân sách, nhận dự
toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp II hoặc cấp I (nếu không có cấp II), có trách
nhiệm tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị
mình và đơn vị dự toán cấp dưới (nếu có). Đơn vị dự toán cấp dưới của cấp III
được nhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện
4
cụng tỏc k toỏn v quyt toỏn vi n v d toỏn cp trờn nh quy nh i vi
n v d toỏn cp III vi cp II v cp II vi cp I.
Vic phõn chia cỏc n v d toỏn thnh cỏc cp khỏc nhau trong h thng
cỏc n v hnh chớnh s nghip ch cú ý ngha tng i. Xỏc nh mt n v
hnh chớnh s nghip thuc loi hỡnh cp d toỏn no l tựy thuc vo mi quan
h gia nú vi cỏc n v d toỏn khỏc trong cựng ngnh hoc vi c quan ti
chớnh. Th bc ny s b thay i cựng vi s thay i v c ch phõn cp qun lý
kinh t ti chớnh - c bit l c ch phõn cp qun lý Ngõn sỏch Nh nc.
c trng c bn ca cỏc n v hnh chớnh s nghip l c trang tri cỏc
chi phớ hot ng v thc hin nhim v chớnh tr c giao bng ngun kinh phớ
t ngõn qu Nh nc hoc t cụng qu theo nguyờn tc khụng bi hon trc tip.
iu ú ũi hi vic qun lý chi tiờu, hch toỏn k toỏn phi tuõn th lut phỏp,
ỳng mc ớch, trong phm vi d toỏn ó phờ duyt ca tng ngun kinh phớ, tng
ni dung chi tiờu theo tiờu chun, nh mc ca Nh nc.
Hỡnh 1.1: Mụ hỡnh v phõn cp cỏc n v hnh chớnh s nghip
1.1.2 Nhim v v vai trũ ca k toỏn trong cỏc n v hnh chớnh s
nghip
K toỏn hnh chớnh s nghip l cụng vic t chc h thng thụng tin bng s
liu qun lý v kim soỏt ngun kinh phớ, tỡnh hỡnh s dng, quyt toỏn kinh

5
Bộ Tài chính
Sở Tài chính
các tỉnh
(thành phố)
Các đoàn thể
Các đơn vị HCSN
thuộc Bộ, ngành,
Trung ơng
Các sở, ban
ngành của tỉnh
(thành phố)
Các phòng tài
chính huyện
(quận)
Bộ phận Tài chính
các Bộ, ngành, Trung
ơng
phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành
dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp với tư cách là một bộ phận cấu thành quan
trọng của hệ thống các công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán
Nhà nước có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục, có hệ thống
về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ
hưởng ngân quỹ Nhà nước, ngân quỹ công cộng. Thông qua đó, thủ trưởng các tổ
chức hành chính sự nghiệp nắm được tình hình hoạt động của tổ chức mình, phát
huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm, giúp các cơ quan chức năng
của Nhà nước kiểm soát, đánh giá chính xác hiệu quả của việc sử dụng công quỹ.
Hiện nay, hơn 50% sè chi của Ngân sách Nhà nước hàng năm giành cho chi
thường xuyên thông qua các tổ chức hành chính sự nghiệp trong cả nước. Do vậy,

để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp phát, giúp cho
các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm soát việc
chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí trong chi tiêu, đảm
bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí thì một trong các biện
pháp cần phải làm là luôn tìm mọi cách để không ngừng hoàn thiện chế độ kế toán
hành chính sự nghiệp.
Đối với Nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và
kiểm tra việc chấp hành ngân sách Nhà nước, để điều hành, quản lý và kiểm soát
nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí trong nền kinh tế quốc
dân.
Đối với các đơn vị, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý việc
sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực
hiện các định mức, tiêu chuẩn của nhà nước ở đơn vị.
Đặc điểm nổi bật của kế toán hành chính sự nghiệp là lấy dự toán làm cơ sở,
coi trọng việc so sánh thu – chi thực tế với dự toán để tăng cường kiểm tra đối với
quá trình thu, chi và sử dụng kinh phí Nhà nước. Điều này xuất phát từ chỗ thu
6
Ngân sách Nhà nước phải thực hiện theo pháp luật và chi Ngân sách Nhà nước chỉ
được thực hiện khi đã có trong dự toán được duyệt. Do vậy, để quản lý tốt việc
thực hiện tình hình chi và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách phải thường xuyên
nắm bắt được thông tin do kế toán cung cấp. Việc kế toán cung cấp thông tin một
cách chính xác kịp thời sẽ giúp cho kiểm tra, kiểm soát, điều chỉnh việc chi tiêu
nguồn kinh phí theo dự toán đã định.
1.1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
Hạch toán kế toán ra đời và tồn tại là để thực hiện hai chức năng cơ bản của
quản lý kinh tế: đó là chức năng thông tin và chức năng kiểm tra. Hai chức năng
đó sẽ được cụ thể hóa thành các nhiệm vụ cho mỗi loại hình kế toán. Với kế toán
hành chính sự nghiệp, đối tượng hạch toán là kinh phí, sự hình thành nguồn kinh
phí, phân phối và sử dụng kinh phí tại mỗi đơn vị trong khuôn khổ chế độ quản lý
tài chính Nhà nước. Do vậy, kế toán hành chính sự nghiệp phải thực hiện tốt các

nhiệm vụ sau:
- Thứ nhất: Thu thập, phản ánh, xử lý, tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí
được cấp, được tài trợ, được hình thành ở đơn vị và tình hình sử dụng các khoản
kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị.
- Thứ hai: Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán
thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định
mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở
mỗi đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ
luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước.
- Thứ ba: Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị
dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn
vị cấp dưới.
- Thứ tư: Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý
cấp trên và cơ quan tài chính theo qui định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết
7
cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá
hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên công tác kế toán hành chính sự nghiệp
phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau:
- Phải phản ánh đầy đủ và toàn diện mọi hoạt động kinh tế của đơn vị theo
đúng yêu cầu quản lý ngân sách qua từng thời kỳ.
- Việc ghi chép, phản ánh của kế toán phải thực hiện hết sức chính xác, trung
thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống.
- Số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán phải hết sức rõ ràng, dễ hiểu đảm bảo
cho cán bộ quản lý và cán bộ nhân viên có thể sử dụng để nắm tình hình sử dụng
kinh phí và chấp hành quản lý ngân sách của đơn vị.
- Cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác tạo điều kiện
cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách ở đơn
vị.
1.1.2.2 Vai trò của kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp

Kế toán – mét trong những công cụ quản lý có hiệu lực được sử dụng trong
các đơn vị để quản lý tài sản, quản lý tình hình sử dụng các nguồn kinh phí. Song
việc sử dung kế toán nh thế nào để phát huy hiệu quả của công tác quản lý đòi hỏi
phải được nghiên cứu một cách có cơ sở và khách quan.
Để kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực ở các đơn vị hành chính
sự nghiệp, thì vấn đề tổ chức tốt công tác kế toán là một trong những tiền đề tiên
quyết, đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục đào tạo ở nước ta hiện nay.
Khác với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, đơn vị hành chính sự nghiệp
được Nhà nước giao nhiệm vụ theo chức năng quản lý ngành và được phân cấp
quản lý theo các đơn vị dự toán cấp I, cấp II, cấp III. Các đơn vị hành chính sự
nghiệp được trang trải chi phí bằng nguồn vốn cấp phát của ngân sách Nhà nước
và nguồn thu sự nghiệp. Mọi khoản thu, chi ở đơn vị đều phải được dự toán một
8
cách có cơ sở khoa học. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán hợp lý, khoa học ở các
đơn vị có vai trò đặc biệt quan trọng, thể hiện trên các vấn đề sau:
- Nhờ tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán mà đảm bảo cho kế toán
thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quản lý, cung cấp đầy đủ, kịp thời về tình
hình kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị.
- Nhờ tổ chức tốt công tác kế toán mà tạo điều kiện cho việc sử dụng hợp lý
các loại chứng từ, tài khoản kế toán, đảm bảo phản ánh đúng đắn, đầy đủ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Nhờ tổ chức tốt công tác kế toán mà có thể tạo điều kiện cho việc sử dụng
hợp lý nguồn nhân lực, vật lực hiện có trong đơn vị, góp phần nâng cao năng suất
lao động của nhân viên kế toán.
Hạch toán kế toán trong các đơn vị là công cụ quan trọng để thực hiện việc
quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính. Do vậy để
phát huy vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý, vấn đề có tính chất
quyết định là phải biết tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý nhằm
cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà
nước cũng như của chủ doanh nghiệp và các nhà đầu tư, chủ nợ.

1.1.3 Khái quát chung về kế toán dự án ODA
Kế toán dự án là công việc thu thập, ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình
quản lý và sử dụng các nguồn vốn hiện có của dự án dưới hình thức giá trị, giúp
Ban Quản lý dự án theo dõi, quản lý việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn vốn dự
án đúng mục đích, có hiệu quả, phù hợp với cam kết của nhà tài trợ và Việt Nam
trong Điều ước quốc tế.
Kế toán dự án có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Thu thập, ghi chép, tính toán và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình
hình luân chuyển, sử dụng tài sản và các nguồn vốn của dự án, quản lý việc sử
dụng các nguồn vốn của dự án đúng mục đích, đúng cơ cấu vốn và đạt hiệu quả
cao.
9
- Kết hợp chặt chẽ với bộ phận lập kế hoạch, kỹ thuật và cán bộ dự án khác
để xây dựng kế hoạch vốn hàng năm, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các mục
tiêu dự án. Kiểm tra kết quả hoạt động và các khoản chi phí của dự án, tham gia
phân tích và đánh giá hiệu quả dự án.
- Lập và nộp báo cáo tài chính hàng quý (nếu cần), hàng năm và khi kết thúc
dự án, thực hiện quyết toán vốn từng phần dự án hoặc toàn bộ dự án theo chế độ
quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.
* Yêu cầu đối với kế toán dự án:
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế
toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.
- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Thông tin, số liệu kế toán được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi
kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính; liên tục từ khi thành lập đơn vị kế toán đến
khi chấm dứt hoạt động; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải lũy kế theo số liệu
kế toán của kỳ trước.

- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có
thể so sánh được.
Ngoài ra, kế toán dự án ODA phải tuân theo các nguyên tắc kế toán sau:
- Giá gốc: Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, lắp
ráp, chế biến, các chi phí liên quan trực tiếp khác đến khi đưa tài sản đó vào trạng
thái sẵn sàng sử dụng. Dự án không được tự điều chỉnh lại giá trị tài sản đã ghi sổ
kế toán.
- Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp
dụng nhất quán Ýt nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có sự thay đổi
chính sách và phương pháp kế toán đã chọn trong kỳ kế toán năm thì dự án phải
10
áp dụng nhất quán sự thay đổi đó trong cả năm và phải giải trình trong thuyết
minh báo cáo tài chính.
- Khách quan: Dự án phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực
tế, đúng thời gian nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Công khai: Thông tin, số liệu báo cáo tài chính năm phải được công khai
theo quy định hiện hành của Chính phủ.
- Thận trọng: Dự án phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ
các khoản thu, chi một cách thận trọng không được làm sai lệch tình hình hoạt
động kinh tế, tài chính của dự án.
1.2 Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp
Tổ chức công tác kế toán khoa học có tác dụng quan trọng trong việc tiết
kiệm lao động kế toán, giảm chi phí hạch toán kế toán nhưng vẫn bảo đảm thực
hiện tốt các chức năng: thông tin và kiểm tra ở đơn vị. Muốn vậy trong hoạt động
thực tiễn tổ chức hạch toán kế toán phải tuân theo những nguyên tắc nhất định,
dựa trên những nguyên tắc của bản thân hoạt động kế toán và quan hệ giữa kế toán
với các phân hệ khác trong hệ thống quản lý. Bao gồm 5 nguyên tắc sau:
Một là nguyên tắc tuân thủ: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức hạch toán kế toán

phải tuân theo các văn bản pháp luật liên quan, tuân thủ Điều lệ tổ chức kế toán
Nhà nước.
Hai là nguyên tắc hệ thống: Phải luôn quan tâm đến tính hệ thống trong bộ
máy kế toán (các phần hành) có chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ riêng nhưng có
mối liên hệ tác động qua lại lẫn nhau hình thành một thể thống nhất, các phần
hành trong hệ thống không thể tồn tại độc lập tách rời nhau.
Ba là nguyên tắc thống nhất: Trong bộ máy quản lý ở đơn vị bao gồm nhiều
bộ phận, kế toán chỉ là một bộ phận trong bộ máy quản lý. Do vậy tổ chức công
tác kế toán phải bảo đảm mối liên hệ với các bộ phận trong bộ máy quản lý trên
11
các mặt về nhận và cung cấp thông tin, thống nhất với các bộ phận về nội dung,
phương pháp tính các chỉ tiêu kinh tế, thống nhất về đơn vị hạch toán và kỳ hạch
toán, bảo đảm tính so sánh được của các tài liệu kế toán với các tài liệu quản lý
khác.
Nguyên tắc thống nhất còn thể hiện ngay trong bộ máy kế toán phải thống
nhất những quy định, nội dung phương pháp tính toán ở từng bộ phận, mối liên hệ
lẫn nhau giữa các bộ phận. Bảo đảm thống nhất về nội dung, phương pháp tính
toán, hạch toán kế toán theo quy định, những chuẩn mực kế toán của Nhà nước để
đạt được mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ quản lý của bản thân đơn vị và quản
lý, kiểm soát, giám sát của Nhà nước đối với đơn vị.
Bốn là nguyên tắc phù hợp: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức công tác kế toán
phải phù hợp với đặc điểm cụ thể của đơn vị về: quy mô hoạt động, loại hình hoạt
động, đặc thù về quản lý (có phân cấp không) của đơn vị, phù hợp với trình độ
năng lực của cán bộ kế toán ở đơn vị, phù hợp với trang thiết bị cho công tác tổ
chức kế toán. Không dập khuôn máy móc, cứng nhắc trong tổ chức kế toán.
Năm là nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức công tác kế toán
phải thực sự khoa học sao cho chi phí bỏ ra là thấp nhất với hiệu quả công tác kế
toán phát huy trong quản lý là cao nhất về cung cấp thông tin cho quản lý, giám
đốc các hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả cao nhất.
Những nguyên tắc trên phải được triển khai đồng bộ mới có thể phát huy

được tốt các nội dung của công tác tổ chức kế toán. Tổ chức công tác kế toán
chính là việc liên kết một cách có định hướng, mang tính hệ thống, các phương
pháp kế toán thông qua yếu tố con người với mục đích tạo diều kiện cho công tác
kế toán thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ, phát huy được vai trò của nó
trong quản lý kinh tế.
Ngoài ra, để tổ chức công tác kế toán được tốt, thì tổ chức kế toán tại mỗi
đơn vị hành chính sự nghiệp phải xuất phát từ các căn cứ cơ bản sau:
12
- Căn cứ vào qui mô hoạt động của đơn vị: Tùy theo qui mô hoạt động của
đơn vị thuộc cấp dự toán nào hoặc khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều
hay Ýt mà lựa chọn các yếu tố trong tổ chức công tác kế toán phù hợp.
- Căn cứ vào nội dung cơ bản của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện
hành, lựa chọn các nội dung cần thiết cho tổ chức kế toán hành chính sự nghiệp
trong các đơn vị cho hợp lý.
- Căn cứ mức độ, yêu cầu và thời gian cung cấp thông tin cho các đối tượng
sử dụng.
- Căn cứ vào cơ chế quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị.
- Căn cứ tình hình trang thiết bị và sử dụng các phương tiện, kỹ thuật xử lý,
cung cấp thông tin.
1.2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp
Tổ chức công tác kế toán có thể hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành
gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, chế độ,
thể lệ kế toán, tổ chức qui trình lập và luân chuyển chứng từ, tổ chức vận dụng hệ
thống tài khoản kế toán. Hệ thống cấu thành tổ chức công tác kế toán phải thực
hiện tốt mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố, với mục đích đảm bảo cho
công tác kế toán thực hiện với hiệu quả cao, phát huy triệt để vai trò của kế toán.
Dù qui mô hoạt động của các đơn vị đơn vị hành chính sự nghiệp ở mức nào,
thực hiện chức năng nhiệm vụ gì nhưng khi tổ chức công tác kế toán hành chính
sự nghiệp vẫn phải quan tâm đầy đủ đến các nội dung sau:

1.2.3.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Cơ sở pháp lý của việc ghi chép sổ kế toán là các chứng từ kế toán. Chứng từ
kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát
sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc phải được
chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Căn cứ chế độ kế toán hành
chính sự nghiệp hiện hành đã qui định một hệ thống chứng từ dùng chung cho các
13
đơn vị hành chính sự nghiệp, kết hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị mà lựa chọn
các chứng từ trong hệ thống đó sử dụng cho đơn vị. Hệ thống chứng từ bắt buộc
và hệ thống chứng từ hướng dẫn.
- Hệ thống chứng từ bắt buộc bao gồm các chứng từ do Nhà nước ban hành
thống nhất theo mẫu nhất định, việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh vào các mẫu chứng từ này cũng được qui định cụ thể theo phương pháp nhất
định.
- Hệ thống chứng từ hướng dẫn bao gồm các chứng từ mà Nhà nước chỉ qui
định có tính hướng dẫn. Các đơn vị hành chính sự nghiệp căn cứ vào đặc điểm cụ
thể của đơn vị mình để thiết lập và phương pháp ghi chép dựa trên cơ sở đảm bảo
tính trung thực và tính hợp lệ của chứng từ.
Tùy thuộc vào qui mô và tính chất hoạt động của từng đơn vị trên cơ sở hệ
thống chứng từ bắt buộc của Nhà nước đã ban hành mà xác định những chứng từ
cần thiết phải sử dụng. Từ đó đơn vị dự toán cấp I hướng dẫn các đơn vị dự toán
cấp dưới thực hiện.
Theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi, bổ sung
theo các Thông tư số 70/2001/TT-BTC ngày 24/8/2001, Thông tư số
109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001, Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày
31/12/2002 và Thông tư số 03/2004/TT-BTC ngày 13/1/2004 của Bộ Tài chính, hệ
thống chứng từ gồm:
- Chỉ tiêu lao động tiền lương : 8 mẫu
- Chỉ tiêu vật tư : 5 mẫu
- Chỉ tiêu tiền tệ : 8 mẫu

- Chỉ tiêu tài sản cố định : 3 mẫu
- Chứng từ ban hành ở các văn bản pháp quy khác: 41 mẫu
Chương trình luân chuyển chứng từ: Tùy theo từng phần hành kế toán, kế
toán trưởng quy định chương trình luân chuyển từ khi bắt đầu lập, qua các bước
phê duyệt và thực hiện ghi sổ, theo hai phương thức liên tiếp hoặc song song.
14
Theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 của Bộ Tài chính về Chế
độ Chứng từ kế toán thì trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước
sau:
- Lập chứng từ và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào
chứng từ
- Kiểm tra chứng từ kế toán
- Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Sau khi báo cáo quyết toán năm được duyệt chứng từ kế toán được đưa vào
lưu trữ, và bảo quản theo quy định của Nhà nước.
Kiểm tra chứng từ: Trước khi ghi sổ kế toán phải tiến hành kiểm tra tính pháp
lý của chứng từ, các thông tin cần thiết và độ chính xác của các thông tin, kiểm tra
các chứng từ thủ tục (chứng minh) liên quan.
1.2.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa
các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán
phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình vận động của
kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài khoản kế toán
được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các
tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán hình thành Hệ thống tài khoản kế toán. Hệ
thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp là một trong những nội dung quan
trọng của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, được thiết lập nhằm phục vụ cho
việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế có thể phát sinh trong tất cả các đơn
vị từ việc hình thành nguồn kinh phí, phân phối kinh phí, sử dụng kinh phí và

quyết toán kinh phí, từ các chỉ tiêu hành chính sự nghiệp thuần túy đến các chỉ tiêu
của sản xuất kinh doanh dịch vụ. Chính vì vậy, khi tổ chức công tác kế toán, việc
sử dụng các tài khoản nào trong hệ thống tài khoản chung cho phù hợp với hoạt
động của đơn vị phục thuộc vào đặc thù hoạt động của đơn vị đó. Với một vài đơn
15
vị cá biệt mà hệ thống tài khoản dùng chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
không đủ phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì đơn vị có thể xin bổ
sung tài khoản, nhưng nhất thiết phải được sự chấp thuận của Bộ Tài chính.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành, căn
cứ vào nội dung và quy mô nghiệp vụ phát sinh của từng đơn vị, kế toán phải tiến
hành nghiên cứu, cụ thể hóa và xác định hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho
đơn vị mình. Đồng thời xây dựng danh mục và cách thức ghi chép các tài khoản
cấp 2, cấp 3… Hiện nay, Nhà nước đã ban hành hệ thống tài khoản kế toán áp
dụng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp tại Quyết định số
999/TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số
184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, Thông tư số 185/1998/TT-BTC ngày
28/12/1998, Thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001, Thông tư số
121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 và Thông tư số 03/2004/TT-BTC ngày
13/1/2004 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản này gồm 06 loại tài khoản trong
bảng và 01 loại tài khoản ngoài bảng đó là:
+ Loại 1: Tiền và vật tư
+ Loại 2: Tài sản cố định
+ Loại 3: Thanh toán
+ Loại 4: Nguồn kinh phí
+ Loại 5: Các khoản thu
+ Loại 6: Các khoản chi
+ Loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào hệ thống tài
khoản thực hiện theo đúng qui định cụ thể thống nhất hiện hành.
1.2.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán

Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II, ngoài việc
mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải
16
m s theo dừi vic cp phỏt v quyt toỏn vic s dng kinh phớ ca cỏc n v
trc thuc tng hp bỏo cỏo quyt toỏn vi c quan qun lý cp trờn v c quan
ti chớnh. S k toỏn gm hai loi: s k toỏn tng hp v s k toỏn chi tit. Mi
mt n v hnh chớnh s nghip, vic vn dng h thng s k toỏn ngoi s chi
phi bi qui mụ hot ng ca n v, cũn chu s chi phi bi cỏc hỡnh thc s k
toỏn m n v ú s dng. Tng ng vi mi hỡnh thc s k toỏn s cú s qui
nh h thng s k toỏn riờng. Theo ch k toỏn hin hnh cú cỏc hỡnh thc s
k toỏn sau:
a. Hỡnh thc Nht ký - S cỏi
Theo hỡnh thc ny, cỏc nghip v kinh t phỏt sinh c kt hp ghi chộp
theo trỡnh t thi gian v phõn loi, h thng húa theo ni dung kinh t (theo ti
khon k toỏn) trờn cựng mt quyn s k toỏn tng hp l s Nht ký - S cỏi v
trong cựng mt quỏ trỡnh ghi chộp.
Hỡnh 1.2: Trỡnh t ghi s k toỏn theo hỡnh thc Nht ký - S cỏi
Ghi hng ngy
Ghi cui thỏng
i chiu, kim tra
Ghi cui quớ, nm
b. Hỡnh thc Chng t ghi s
17
Chứng từ kế toán
Bảng tổng
hợp chứng từ
kế toán
Nhật ký - Sổ cái
Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Theo hỡnh thc ny, vic ghi s k toỏn tng hp c cn c trc tip vo
cỏc Chng t ghi s. Chng t ghi s l mt loi s k toỏn dựng cho cỏc n v
phõn loi, h thng húa v xỏc nh ni dung kinh t ca cỏc hot ng kinh t
ti chớnh ó phỏt sinh. Vic ghi s k toỏn trờn c s chng t ghi s s c tỏch
bit thnh hai quỏ trỡnh riờng r.
- Ghi theo trỡnh t thi gian phỏt sinh ca nghip v kinh t ti chớnh trờn S
ng ký chng t ghi s.
- Ghi theo ni dung kinh t ca nghip v kinh t ti chớnh phỏt sinh trờn S
cỏi.
Hỡnh 1.3: Trỡnh tự ghi s k toỏn theo hỡnh thc Chng t ghi s

Ghi hng ngy
Ghi cui thỏng
i chiu, kim tra
Ghi cui quớ, nm
c. Hỡnh thc nht ký chung
Theo hỡnh thc ny, tt c cỏc nghip v kinh t ti chớnh phỏt sinh u phi
c ghi vo s Nht ký m trng tõm l s nht ký chung, theo trỡnh t thi gian
18
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
phỏt sinh v ni dung kinh t ca cỏc nghip v ú. Sau ú ly s liu trờn S nht
ký chung ghi S cỏi theo tng nghip v phỏt sinh.
Hỡnh 1.4: Trỡnh t ghi s k toỏn theo hỡnh thc Nht ký chung
Ghi hng ngy
Ghi cui thỏng
i chiu, kim tra
Ghi cui quớ, nm
i vi mi n v trong quỏ trỡnh t chc cụng tỏc k toỏn, vic s dng
hỡnh thc s k toỏn no tựy thuc tng n v, trong mi hỡnh thc vic s dng
nhiu hay ít cỏc s tựy thuc khi lng cụng vic v qui mụ ca tng n v.
iu ỏng lu ý l dự s dng s k toỏn no u phi theo mu qui nh thng
nht ng thi tha món c yờu cu hch toỏn chi tit, hch toỏn tng hp nhm
cung cp cỏc thụng tin cn thit cho ngi qun lý v vic lp cỏc bỏo cỏo ti
chớnh.
Trong iu kin ng dng mỏy vi tớnh vo cụng tỏc k toỏn, hỡnh thc chng
t ghi s l hỡnh thc hin nay c nhiu n v s dng v cng c nhiu n
v xõy dng phn mm da vo ú xõy dng cỏc chng trỡnh k toỏn hnh
chớnh s nghip. Khi ỏp dng k toỏn mỏy, mi s v bỏo cỏo k toỏn u c in
t trong mỏy tớnh, khụng dựng mu in sn, do ú s cú mt s mu s c thit
19
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký chung

Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
kế lại cho phù hợp với điều kiện in ra trên máy vi tính. Việc thiết kế mẫu sổ in ra
trên máy vi tính dù với mục đích gì cũng phải đảm bảo các yêu cầu của chế độ kế
toán hiện hành, cung cấp đầy đủ, chính xác, rõ ràng các thông tin theo yêu cầu của
công tác quản lý.
Bảng 1.1: Danh mục và mẫu các sổ kế toán
áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
(Ban hành theo Quyết định số 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa
đổi, bổ sung theo Thông tư số 185/1998/TT-BCT ngày 28/12/1998, Thông tư số
109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001, Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày
31/12/2002 và Thông tư số 03/2004/TT-BTC ngày 13/1/2004 của Bộ Tài chính)
Số
TT
Tên sổ
Ký hiệu
mẫu sổ
Hình thức kế toán
Phạm vi áp dụng
Nhật
ký -
Sổ cái
Chứng
từ ghi
sổ

Nhật
ký
chung
1 2 3 4 5 6 7
1 Nhật ký - Sổ cái S 01-H x 0 0
2 Chứng từ ghi sổ S 02a-H 0 x 0
3 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ S 02b-H 0 x 0
4
Sổ cái (dùng cho hình thức
Chứng từ ghi sổ)
S 02c,d-
H
0 x 0
5 Sổ Nhật ký chung S 03a-H 0 0 x
6
Sổ cái (dùng cho hình thức
Nhật ký chung)
S 03b-H 0 0 x
7
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
cùng loại
S 04-H x x 0
8 Sổ quỹ tiền mặt S 11-H x x x
9 Sổ tiền gửi S 12-H x x x
10
Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi
ngoại tệ
S 13-H x x x Đơn vị có ngoại tệ
11 Sổ kho S 21-H x x x
12

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ,
SP, hàng hóa
S 22-H x x x
13
Bảng tổng hợp chi tiết vật
liệu, dụng cụ, SP, hàng hóa
S 22a-H x x x
14 Sổ tài sản cố định S 31-H x x x
15 Bảng tính hao mòn TSCĐ S 31a-H x x x
16
Sổ theo dõi TSCĐ và dụng
cụ tại nơi sử dụng
S 32-H x x x
20
1 2 3 4 5 6 7
17 Sổ tổng hợp nguồn kinh phí S 41a-H x x x
18 Sổ chi tiết các tài khoản S 43-H x x x
19 Sổ theo dõi cho vay
S 43a-
DA
x x x
Đơn vị có dự án viện
trợ, có hoạt động tín
dụng cho vay
20
Sổ theo dõi nhận và sử dụng
vốn đầu tư XDCB
S 44-H x x x
21
Sổ theo dõi nguồn kinh phí

ngân sách cấp
S 45-H x x x
22
Sổ theo dõi nguồn kinh phí
ngoài ngân sách
S 46-H x x x
23 Sổ chi tiết doanh thu S 51-H x x x
Đơn vị có bán SP,
hàng hóa, dịch vụ
24 Sổ chi tiết các khoản thu S 52-H x x x Đơn vị có thu
25 Sổ chi tiết thuế GTGT S 53a-H x x x
Đơn vị có sản xuất,
kinh doanh dịch vụ
26 Sổ chi tiết thuế GTGT S 53b-H x x x
Đơn vị có sản xuất,
kinh doanh dịch vụ
27
Sổ chi tiết thuế GTGT được
hoàn lại
S 54-H x x x
Đơn vị có sản xuất,
kinh doanh dịch vụ
28 Sổ chi tiết chi hoạt động S 61a-H x x x
29 Sổ tổng hợp chi hoạt động S 61b-H x x x
30 Sổ chi tiết chi dự án S 63-H x x x Đơn vị có dự án
31
Sổ chi phí sản xuất, kinh
doanh, dịch vụ
S 64-H x x x
Đơn vị có sản xuất,

kinh doanh dịch vụ
32
Sổ theo dõi kinh phí cấp cho
cấp dưới
S 67-H x x x Đơn vị cấp trên
33
Sổ tổng hợp sử dụng kinh phí
các đơn vị cấp dưới
S 68a,b-
H
x x x Đơn vị cấp trên
34
Sổ tổng hợp chi ngân sách
theo nhóm mục
S 69-H x x x
35 Sổ theo dõi chi phí trả trước S 70-SN x x x
Đơn vị sự nghiệp có
thu
36 Bảng tính khấu hao TSCĐ S 71-SN x x x
Đơn vị sự nghiệp có
thu
37
Sổ theo dõi thực hiện khoán
chi hành chính
S 72-H x x x
Đơn vị khoán chi
hành chính
38
Sổ tổng hợp tình hình thực
hiện khoán chi hành chính

S 73-H x x x
Đơn vị khoán chi
hành chính
39
Sổ theo dõi sử dụng kinh phí
tiết kiệm chi
S 74-H x x x
Đơn vị khoán chi
hành chính
40
Sổ theo dõi tạm ứng của kho
bạc
S 75-H x x x
41
Bảng phân bổ chi phí khấu
hao và chi phí trả trước
FB01-
SN
x x x
Đơn vị sự nghiệp có
thu
21
1.2.3.4 Tổ chức lập báo cáo tài chính
Là quá trình tính toán các chỉ tiêu và phản ánh vào các mẫu biểu theo quy
định. Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
- Báo cáo tài chính: Là những báo cáo tổng hợp phản ánh tình hình tài sản,
tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ và
tình hình sử dụng từng loại kinh phí. Ngoài ra, các đơn vị sự nghiệp còn phải tổng
hợp tình hình thu chi và kết quả của từng loại hoạt động sự nghiệp, hoạt động kinh
doanh trong kỳ kế toán. Hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị sự nghiệp gồm:

Bảng cân đối tài khoản
Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định
Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc
Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu
Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu dự toán
Thuyết minh báo cáo tài chính
Theo qui định hiện hành thì thời hạn gửi báo cáo đối với các đơn vị sự nghiệp
dự toán cấp I chậm nhất là sau 25 ngày kết thúc quí với báo cáo quí và 30 ngày đối
với báo cáo năm. Đối với đơn vị dự toán cấp II nộp báo cáo tài chính cho đơn vị
dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp thì chậm nhất sau 15 ngày kết thúc quí
với báo cáo quí và 20 ngày đối với báo cáo năm và đơn vị dự toán cấp III nộp báo
cáo tài chính cho đơn vị dự toán cấp II hoặc cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp
chậm nhất là 10 ngày sau khi kết thúc quí và 15 ngày sau khi kết thúc năm.
- Báo cáo quản trị: Được vận dụng theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị sự
nghiệp với mục đích phục vụ cho quản lý nội bộ.
Hệ thống báo cáo tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp được lập với
các mục đích sau:
22
- Tổng hợp và trình bày một cách khái quát, toàn diện tình hình tài sản, tình
hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ và tình
hình sử dụng từng loại kinh phí. Ngoài ra, các đơn vị có hoạt động sự nghiệp kinh
tế còn phải tổng hợp tình hình thu, chi và kết quả từng loại hoạt động sự nghiệp,
hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán.
- Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính cần thiết cho việc kiểm tra, kiểm
soát các khoản chi, quản lý tài sản của Nhà nước, tổng hợp, phân tích, đánh giá
các hoạt động của mỗi đơn vị nói riêng và toàn xã hội nói chung, giúp cho Chính
phủ có cơ sở để khai thác các nguồn thu, điều chỉnh các khoản chi một cách hợp
lý, từ đó định ra được đường lối phát triển xã hội đúng đắn và lành mạnh. Các đơn
vị cơ sở có đủ căn cứ xác đáng để lập kế hoạch kinh phí cho mỗi kỳ hoạt động một

cách hợp lý, đồng thời phân tích được xu hướng phát triển, từ đó định ra chiến
lược và biện pháp quản lý tài chính ở đơn vị.
Số lượng báo cáo, nội dung và phương pháp tính toán, hình thức trình bày
các chỉ tiêu trong từng báo cáo được áp dụng thống nhất theo Quyết định số 999-
TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính cho tất cả các đơn vị hành chính
sự nghiệp. Trong điều kiện áp dụng máy vi tính, mọi báo cáo sẽ được tổng hợp tự
động từ số liệu trên các chứng từ gốc rồi in ra trên máy theo mẫu qui định.
1.2.3.5 Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ những đặc điểm của các đơn vị hành chính sự nghiệp mà tổ
chức bộ máy công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thường được
tổ chức theo hình thức tập trung. Điểm đặc biệt trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
của bộ máy kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp là ngoài tổ chức hạch toán
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong quá trình hoạt động của đơn vị, còn phải
thực hiện các nhiệm vụ quản lý tài chính như: lập dự toán kinh phí, phân bổ kinh
phí và kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng kinh phí ở các đơn vị dự toán trực
thuộc hoặc ở các bộ phận.
23
Các đơn vị hành chính sự nghiệp thường có quy mô hoạt động nhỏ, nội dung
chi tiêu, số lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, tính chất chi
tiêu không phức tạp và theo định mức chung, nhưng các phần hành kế toán trong
mỗi đơn vị vẫn bao gồm:
- Bộ phận kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động
các loại vốn bằng tiền của đơn vị (tiền mặt, ngoại tệ, các chứng chỉ có giá và vàng
bạc, kim khí, đá quí tại quỹ của đơn vị hoặc gửi kho bạc nhà nước).
- Bộ phận kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình
hình biến động vật tư, sản phẩm, hàng hóa tại đơn vị. Phản ánh số lượng, nguyên
giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của
TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.
- Bộ phận kế toán thanh toán: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình
thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị. Phản

ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công
chức, viên chức, các khoản phải nộp ngân sách và việc thanh toán các khoản phải
nộp, phải trả.
- Bộ phận kế toán nguồn kinh phí, vốn, quĩ: Phản ánh số hiện có và tình hình
biến động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định, kinh phí đằu tư xây
dựng cơ bản, kinh phí hoạt động, kinh phí thực hiện dự án, kinh phí khác và các
loại vốn, quỹ của đơn vị.
- Bộ phận kế toán các khoản phải thu: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản
thu phí, thu sự nghiệp, hội nghị phí, thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh và các
khoản phải thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp kịp thời số phải nộp cho ngân sách
Nhà nước hoặc cấp trên.
- Bộ phận kế toán các khoản phải chi: Phản ánh tình hình chi phí cho hoạt
động, chi thực hiện chương trình dự án theo dự toán được duyệt và tình hình thanh
quyết toán các khoản chi đó, phản ánh chi phí của các hoạt động sản xuất kinh
24
doanh dịch vụ và chi phí của các hoạt động khác, trên cơ sở đó để xác định kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ.
- Bộ phận kế toán tổng hợp: Tùy theo tính chất hoạt động của mỗi đơn vị, vị
trí của mỗi đơn vị trong hệ thống dự toán mà lựa chọn các biểu mẫu báo cáo kế
toán cần thiết để lập các báo cáo quyết toán và phân tích quyết toán đó.
1.2.3.6 Tổ chức kiểm tra kế toán
Kinh phí hành chính sự nghiệp là phần chi quan trọng nhất của Ngân sách
Nhà nước, nhằm đảm bảo ổn định chính trị, đảm bảo thực hiện công bằng xã hội,
tăng cường quản lý nhà nước về kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp
đều được cấp kinh phí theo mức chi và nội dung chi đã được cấp có thẩm quyền
phê duyệt. Do vậy, công tác kiểm tra kế toán trong phần kiểm tra nội dung công
tác kế toán chủ yếu tập trung kiểm tra chế độ chi tiêu có tuân thủ theo đúng chế
độ, đúng định mức, đúng mục đích và nội dung đã được duyệt hay không? Công
tác kiểm tra kiểm toán tại đây chủ yếu sẽ do đơn vị sự nghiệp thực hiện, nhưng
bên cạnh đó còn phải chịu sự giám sát thường xuyên của cơ quan kho bạc, cơ quan

tài chính cấp trên và chấp hành sự kiểm tra của cơ quan kiểm toán nhà nước. Để
thực hiện được vai trò trên trong quá trình dự toán, cấp phát, quản lý nguồn kinh
phí hành chính sự nghiệp cần phải được tổ chức một cách hợp lý, khoa học. Việc
tổ chức quản lý nguồn kinh phí hành chính sự nghiệp được thể hiện thông qua 3
công việc chính đó là: Lập và tổng hợp dự toán, Cấp phát kinh phí, Quyết toán
kinh phí. Các công việc đó được thực hiện nh sau:
a. Lập và tổng hợp dự toán kinh phí năm
Vào khoảng tháng 6 hàng năm, theo chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc
xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và dự toán Ngân sách Nhà nước năm
sau. Bộ Tài chính sẽ ban hành thông tư hướng dẫn về yêu cầu, nội dung và thời
hạn lập dự toán NSNN và thông báo số kiểm tra về dự toán NSNN cho các Bộ, cơ
quan Trung ương và các Tỉnh. Trên cơ sở thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính,
các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương, các Tỉnh sẽ tiến hành hướng dẫn các đơn vị
25