hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các trường đại học thuộc đại học thái nguyên

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của bản
thân. Các dữ liệu trong luận văn là trung thực, rõ ràng và có nguồn gốc cụ thể. Kết
quả nghiên cứu trong luận văn chưa từng được trình bày và công bố tại bất kỳ một
công trình khoa học nào khác. Các giải pháp được đề xuất trong luận văn được rút
ra từ quá trình nghiên cứu thực tiễn tại các trường đại học thuộc Đại học Thái
Nguyên. Nghiên cứu dựa trên lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại các đơn
vị sự nghiệp có thu.
Hà nội, ngày 20 tháng 10 năm 2011
Học viên
MỤC LỤC
LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 90
LOẠI 3: THANH TOÁN 90
Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 91
Thanh toán nội bộ 91
LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 91
LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 92
LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 92
TÊN SỔ 100
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CCDC : Công cụ dụng cụ
CTKT : Chứng từ kế toán
ĐH : Đại học
ĐHTN : Đại học Thái Nguyên
KHCN : Khoa học công nghệ
NCKH : Nghiên cứu khoa học
NSNN : Ngân sách nhà nước
TK : Tài khoản
TKKT : Tài khoản kế toán
TSCĐ : Tài sản cố định
DANH MỤC SƠ ĐỒ

LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 90
LOẠI 3: THANH TOÁN 90
Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 91
Thanh toán nội bộ 91
LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 91
LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 92
LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 92
TÊN SỔ 100
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài luận văn
Xu thế toàn cầu về kinh tế, khoa học và công nghệ, môi trường và biến đổi
khí hậu, giáo dục và phát triển kỹ năng, khủng hoảng tài chính và về việc cấp tài
chính cho đào tạo và nghiên cứu đã tác động mạnh mẽ đến giáo dục đại học Việt
Nam và một loạt các vấn đề cần giải quyết đặt ra cho các trường đại học Việt Nam.
Xu thế toàn cầu đòi hỏi các trường đại học hoạt động tích cực hơn, thể hiện vai trò
tiên phong trong sự hợp tác với các ngành công nghiệp, kinh tế và cộng đồng; và xã
hội kỳ vọng tỷ suất lợi nhuận lớn hơn trong đầu tư cho giáo dục. Các trường đại học
là một phần của hội nhập toàn cầu về văn hoá, kinh tế, công nghiệp và xã hội. Xu
thế toàn cầu trong cấp tài chính cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu của trường đại
học là cơ sở để nhiều quốc gia chuyển đổi từ cơ cấu chi ngân sách cho giáo dục đại
học sang xu thế người học tự chi trả. Như vậy cải thiện quản trị đại học trong bối
cảnh mới là yêu cầu đặt ra cho các trường đại học Việt Nam, để tương xứng với vị
trí của nó và đáp ứng được yêu cầu của xã hội. Sự quan tâm đặc biệt của toàn xã hội
cùng với sự đầu tư và chính sách tài chính của chính phủ là nền tảng để công tác
quản trị của các trường đại học Việt Nam từng bước được đổi mới và cải thiện. Tuy
nhiên, công tác quản trị đại học ở nước ta vẫn còn bộc lộ nhiều yếu kém cần được
khắc phục, trong đó có công tác quản lý tài chính. Kế toán là công cụ đắc lực trong
hệ thống công cụ quản lý tài chính. Điều này chỉ có thể thực hiện được khi tổ chức
hợp lý, khoa học công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán ở các trường đại học
trong xu thế hội nhập có ý nghĩa lý luận và thực tiễn, là nền tảng thực hiện tốt công

tác quản trị đại học đối với mô hình đại học mới như các Đại học quốc gia và Đại
học vùng.
Đại học Thái Nguyên là một Đại học khu vực đa ngành, đa lĩnh vực bao gồm
các trường đại học thành viên, được giao nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực phục vụ
sự phát triển văn hoá, kinh tế, xã hội và bảo vệ sức khoẻ của các dân tộc của các
tỉnh trung du, miền núi phía bắc, theo các ngành nghề khác nhau như: Sư phạm, Y
1
Dược, Kỹ thuật công nghiệp, Nông - Lâm - Ngư nghiệp, Công nghệ thông tin -
Truyền thông, Khoa học xã hội và tự nhiên, Kinh tế và Quản trị kinh doanh, Ngoại
ngữ. Chính vì vậy việc đánh giá thực trạng công tác tổ chức kế toán tại các trường
đại học thuộc Đại học Thái Nguyên trong bối cảnh mới và điều kiện thực hiện cơ
chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính là hết sức cần thiết và tạo cơ sở cho việc
đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán, cơ chế quản lý tài chính phù hợp
với đặc điểm, tính chất hoạt động của mỗi trường đại học thành viên thuộc Đại học
Thái Nguyên. Xuất phát từ thực tiễn đó tôi đã chọn đề tài cho luận văn là: “Hoàn thiện
tổ chức công tác kế toán tại các trường đại học thuộc Đại học Thái Nguyên” góp
phần thực hiện tốt Luật Ngân sách nhà nước, giải quyết các vấn đề còn tồn tại và
thực hiện quản lý thống nhất tổ chức công tác kế toán, nâng cao chất lượng và hiệu
quả quản trị đại học của mô hình đại học vùng.
2. Mục tiêu nghiên cứu
2.1. Mục tiêu chung
Làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn của việc đổi mới và hoàn thiện từng bước
công tác tổ chức kế toán của các trường đại học công lập nói chung và của một Đại
học Vùng nói riêng, nhằm phát triển quy mô, nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo
góp phần phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội trong sự nghiệp công nghiệp hoá và
hiện đại hoá đất nước.
2.2. Mục tiêu cụ thể
- Làm rõ cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự
nghiệp có thu ở Việt Nam.
- Xác định được những yêu cầu có tính nguyên tắc cho việc hoàn thiện tổ

chức công tác kế toán tại các trường Đại học thuộc Đại học Thái Nguyên
- Rút ra các bài học thành công và những tồn tại cần khắc phục trên cơ
sở thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các Trường Đại học thuộc Đại học
Thái Nguyên.
- Đề xuất một số giải pháp cụ thể về việc đổi mới và từng bước hoàn thiện
công tác tổ chức kế toán tại các Trường Đại học thuộc Đại học Thái Nguyên.
2
- Kiến nghị các điều kiện tổ chức thực hiện các giải pháp để giải quyết những
đòi hỏi cấp bách về công tác tổ chức kế toán tại các Trường Đại học thuộc Đại học
Vùng hiện nay.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự
nghiệp có thu.
Nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại các trường đại học thuộc Đại học
Thái Nguyên.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Vì vấn đề có phạm vi và nội dung rộng, do vậy đề tài chỉ tập trung nghiên
cứu, khảo sát công tác tổ chức kế toán trong điều kiện thực hiện quyền tự chủ, tự
chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính tại
các trường đại học thuộc Đại học Thái Nguyên.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu dựa vào phương pháp thu thập số liệu và xử lý số
liệu kết hợp với các phương pháp khảo sát, thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh
để đưa ra nhận xét và những giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các
trường đại học thuộc Đại học Thái Nguyên. Bên cạnh đó Luận văn sử dụng một số
bảng biểu, sơ đồ, để hỗ trợ diễn đạt nội dung Luận văn.
5. Những đóng góp của Luận văn
Hệ thống hoá một số vấn đề lý luận cơ bản và phân tích cơ sở khoa học để
xem xét đánh giá các yếu tố liên quan đến công tác kế toán trong các cơ sở đào tạo

công lập.
Làm rõ sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện
thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy,
biên chế và tài chính tại các trường đại học thuộc Đại học Thái Nguyên trên cơ sở
nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý tài chính và công tác kế toán
tại các trường đại học thuộc Đại học Thái Nguyên hiện nay.
3
Đề xuất những giải pháp cơ bản và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ
chức kế toán của các trường đại học thuộc Đại học Thái Nguyên.
6. Kết cấu của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, trang mục lục và danh mục tài liệu tham khảo
và phụ lục biểu, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự
nghiệp có thu.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các trường đại học thuộc
Đại học Thái Nguyên.
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
tại các trường đại học thuộc Đại học Thái Nguyên.
4
Chương 1
LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA
CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG
TÁC KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm đơn vị sự nghiệp có thu
Hoạt động sự nghiệp ở nước ta là những hoạt động văn hoá thông tin, giáo
dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, y tế, thể dục thể thao được quy định tại Nghị
định số 73/CP ngày 24/12/1960 về điều lệ tài vụ sự nghiệp văn xã. Các đơn vị sự
nghiệp là những tổ chức được thành lập để thực hiện các hoạt động sự nghiệp, có

hai loại đơn vị sự nghiệp:
- Đơn vị sự nghiệp thuần tuý là các đơn vị sự nghiệp do Nhà nước thành lập
không có nguồn thu, được Ngân sách Nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động.
- Đơn vị sự nghiệp có thu là những đơn vị sự nghiệp mà ngoài nguồn kinh
phí được Ngân sách Nhà nước cấp còn được Nhà nước cho phép thu một số khoản
thu phí, lệ phí hoặc một số khoản thu khác để phục vụ trong quá trình hoạt động của
đơn vị.
Các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực
khác nhau:
 Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo;
 Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực y tế ;
 Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực văn hoá nghệ thuật ;
 Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao;
 Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực kinh tế
 Căn cứ vào chủ thể thành lập, đơn vị sự nghiệp có thu gồm:
• Đơn vị sự nghiệp công lập do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trực
tiếp ra quyết định thành lập.
5
• Đơn vị sự nghiệp có thu ngoài công lập như bán công, dân lập, tư nhân:
được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập, đăng ký hoặc công nhận.
• Đơn vị sự nghiệp có thu của các tổ chức xã hội, xã hội -nghề nghiệp.
• Đơn vị sự nghiệp có thu do các Tổng công ty thành lập.
 Căn cứ và nguồn thu sự nghiệp, đơn vị sự nghiệp có thu được phân
loại để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như quy định tại
Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 25/4/2006, gồm:
• Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường
xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động): là đơn vị có nguồn
thu sự nghiệp bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, Ngân sách Nhà
nước không phải cấp kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên cho đơn vị.
• Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường

xuyên: là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp chưa tự trang trải được toàn bộ chi phí hoạt
động thường xuyên, Ngân sách Nhà nước cấp một phần chi phí hoạt động thường
xuyên cho đơn vị (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động).
1.1.2. Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu
Các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và
với tính chất, đặc điểm, quy mô hoạt động khác nhau. Nhưng cho dù đơn vị đó có
thuộc ngành nào, loại hình đơn vị sự nghiệp nào thì chúng đều có một số đặc điểm
chung nhất định:
 Đơn vị sự nghiệp có thu được chủ động bố trí kinh phí để thực hiện
nhiệm vụ, được ổn định kinh phí hoạt động thường xuyên do ngân sách nhà nước
cấp đối với đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí theo định kỳ 3 năm và hàng năm
được tăng thêm theo tỷ lệ do Thủ tướng chính phủ quyết định.
 Về tổ chức biên chế: Đơn vị sự nghiệp được chủ động sử dụng số biên
chế được cấp có thẩm quyền giao, sắp xếp và quản lý lao động phù hợp với chức
năng nhiệm vụ của đơn vị theo pháp lệnh công chức. Đồng thời đơn vị cũng được
chủ động ký hợp đồng thuê, khoán công việc đối với những công việc không cần thiết
bố trí biên chế thường xuyên; ký hợp đồng và các hình thức hợp tác khác với chuyên
gia, nhà khoa học trong và ngoài nước để đáp ứng yêu cầu chuyên môn của đơn vị.
6
 Về huy động vốn và vay vốn tín dụng: Đơn vị sự nghiệp có hoạt động
dịch vụ được vay vốn của các tổ chức tín dụng, được huy động vốn của cán bộ, viên
chức trong đơn vị để đầu tư mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động sự nghiệp,
tổ chức hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tự chịu trách nhiệm
trả nợ vay theo quy định của pháp luật.
 Về quản lý và sử dụng tài sản: Đơn vị thực hiện đầu tư, mua sắm, quản
lý, sử dụng tài sản nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý tài sản nhà
nước tại đơn vị sự nghiệp. Đối với tài sản cố định sử dụng vào hoạt động dịch vụ
phải thực hiện trích khấu hao thu hồi vốn theo quy định áp dụng cho các doanh
nghiệp nhà nước. Số tiền trích khấu hao tài sản cố định và tiền thu từ thanh lý tài
sản thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước đơn vị được để lại đầu tư tăng cường cơ

sở vật chất, đổi mới trang thiết bị của đơn vị.
 Về việc mở tài khoản giao dịch: Đơn vị sự nghiệp mở tài khoản tại Kho
bạc Nhà nước để phản ánh các khoản kinh phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy
định của Luật Ngân sách nhà nước; được mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng hoặc
Kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản thu, chi của hoạt động dịch vụ.
 Đối với các khoản chi thường xuyên, căn cứ vào nhiệm vụ được giao và
khả năng nguồn tài chính, Thủ trưởng đơn vị được quyết định một số mức chi quản
lý, chi hoạt động nghiệp vụ cao hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền quy định và được quyết định phương thức khoán chi phí cho từng bộ
phận, đơn vị trực thuộc.
 Về chế độ tiền lương, tiền công và thu nhập: Đơn vị sự nghiệp có thu
được xác định tổng quỹ lương để trả cho người lao động trên cơ sở tiền lương tối
thiểu của Nhà nước tăng không quá 2 lần (đối với đơn vị tự đảm bảo một phần kinh
phí) và không quá 2,5 lần (đối với đơn vị tự đảm bảo toàn bộ chi phí thường xuyên).
Khi Nhà nước điều chỉnh các quy định về tiền lương, nâng mức lương tối thiểu hoặc
thay đổi định mức, chế độ, tiêu chuẩn cho ngân sách nhà nước, cả hai loại đơn vị sự
nghiệp phải trang trải các khoản chi tăng thêm theo chính sách chế đội mới từ các
nguồn: thu sự nghiệp, các khoanr tiết kiệm chi, các quỹ của đơn vị.
7
 Về sử dụng kết quả tài chính trong năm: Hàng năm căn cứ vào kết quả tài
chính, đơn vị sự nghiệp có thu được trích lập bốn quỹ: Quỹ dự phòng ổn định thu
nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Với các đặc điểm nêu trên của đơn vị sự nghiệp có thu đòi hỏi tổ chức công
tác kế toán của các đơn vị này phải được sắp xếp khoa học để các đơn vị có thể phát
huy được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài
chính, theo dõi toàn bộ vòng luân chuyển nguồn tài chính trong đơn vị. Chính vì
vậy tuỳ thuộc vào từng đơn vị để bố trí các nhân viên kế toán theo dõi các phần
công việc như tiền gửi ngân hàng, các nguồn kinh phí, tiền lương, tài sản cố định
1.1.3. Cơ chế quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu
Theo Luật Ngân sách Nhà nước, kế toán đơn vị sự nghiệp được tổ chức theo hệ

thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành
ngân sách đó. Hiện nay các đơn vị sự nghiệp được tổ chức theo cấp ngân sách như sau:
- Đơn vị dự toán cấp I: là đơn vị trực tiếp nhận kinh phí ngân sách nhà nước
cấp hàng năm từ cơ quan tài chính, phân bổ ngân sách cho các đơn vị dự toán cấp
dưới. Các đơn vị cấp I chịu trách nhiệm trước Nhà nước về tổ chức thực hiện công
tác kế toán và quyết toán Ngân sách của cấp mình và các cấp dưới trực thuộc. Đơn
vị dự toán cấp I quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính (Bộ, Sở, phòng Tài chính)
- Đơn vị dự toán cấp II: là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I có nhiệm
vụ quản lý kinh phí ở cấp trung gian, là cầu nối giữa đơn vị dự toán cấp I và cấp III
trong một hệ thống. Đơn vị cấp II nhận dự toán ngân sách từ đơn vị cấp I và phẩn
bổ cho đơn vị dự toán cấp III trực thuộc. Đơn vị dự toán cấp II chó nhiệm vụ tổ
chức thực hiện công tác kế toán, quyết toán ngân sách của cấp mình và cấp dươi
trực thuộc.
- Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn ngân sách để thực
hiện nhiệm vụ được giao. Đơn vị dự toán cấp III nhận kinh phí ngân sách từ đơn vị
cấp II hoặc cấp I (trong trường hợp không có cấp II). Đơn vị cấp III tổ chức thực
hiện công tác kế toán, quyết toán ngân sách của đơn vị mình và đơn vị dự toán cấp
dưới (nếu có).
8
- Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III được nhận kinh phí để thực hiện
phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán với
đơn vị dự toán cấp trên như quy định đối với đơn vị dự toán cấp III với cấp II và
cấp II với cấp I.
Nguồn tài chính của các đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm:
 Kinh phí do NSNN cấp: Kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên thực
hiện chức năng, nhiệm vụ đói với đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động,
được cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp giao, trong phạm vi dự toán được cấp có
thẩm quyền giao. Kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ (đối với đơn
vị không phải là tổ chức khoa học và công nghệ). Kinh phí thực hiện chương trình
đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức. Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu

quốc gia. Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đặt
hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác). Kinh phí thực hiện nhiệm vụ
đột xuất được cấp có thẩm quyền giao. Kinh phí thực hiện chính sách tinh giản biên
chế theo chế độ do nhà nước quy định (nếu có). Vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh
phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự
nghiệp theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi dự toán được
giao hàng năm. Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài được
cấp có thẩm quyền phê duyệt và kinh phí khác (nếu có).
 Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, gồm: Phần được để lại từ số thu phí, lệ
phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Thu từ hoạt động dịch
vụ. Thu từ hoạt động sự nghiệp khác (nếu có). Lãi được chia từ các hoạt động liên
doanh, liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng. Nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu, tặng, cho
theo quy định của pháp luật. Nguồn khác, gồm: Nguồn vốn vay của các tổ chức tín
dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chức trong đơn vị. Nguồn vốn liên doanh, liên
kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật
Từ các nguồn thu trên, đơn vị sự nghiệp thực hiện các đầu mục chi:
Thứ nhất, Chi thường xuyên; gồm: Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ
được cấp có thẩm quyền giao; Chi phục vụ cho việc thực hiện công việc, dịch vụ
9
thu phí, lệ phí; Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với
ngân sách nhà nước, trích khấu hao tài sản cố định theo quy định, chi trả vốn, trả lãi
tiền vay theo quy định của pháp luật).
Thứ hai, Chi không thường xuyên; gồm: Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa
học và công nghệ; Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức.
Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia; Chi thực hiện các nhiệm vụ do nhà
nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác) theo giá hoặc khung
giá do nhà nước quy định; Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước
ngoài theo quy định; Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền
giao; Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do nhà nước quy định (nếu có);
Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định

thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Chi thực hiện các dự án từ
nguồn vốn viện trợ nước ngoài; Chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết. và các
khoản chi khác theo quy định (nếu có).
Các đơn vị sự nghiệp có thu dù được tổ chức thực hiện ở cấp đơn vị dự toán
nào thì đều phải thực hiện cơ chế quản lý tài chính theo quy định hiện hành.
Cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp có thu là tổng thể các
phương pháp, các hình thức và công cụ được vận dụng trong suốt quá trình quản lý
các hoạt động tài chính của đơn vị, tổ chức ở những điều kiện cụ thể nhằm đạt được
những mục tiêu nhất định. Việc tạo ra một cơ chế quản lý tài chính thích hợp đối
với các đơn vị sự nghiệp có thu sẽ tạo quyền chủ động, tự quyết, tự chịu trách
nhiệm cho đơn vị sự nghiệp, đảm bảo cho bộ máy của đơn vị hoạt động có hiệu quả,
đáp ứng nhu cầu của xã hội. Đồng thời cơ chế quản lý tài chính thích hợp cũng nêu
cao ý thức tiết kiệm, sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí, tăng cường đấu tranh
chống tham ô, lãng phí; sắp xếp bộ máy tổ chức và lao động hợp lý, tăng thu nhập,
tăng phúc lợi, khen thưởng cho người lao động nhằm nâng cao đời sống của người
lao động.
Từ năm 2002, Chính phủ ban hành Nghị định 10/2002/NĐ-CP về chế độ tài
chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu. Nghị định này là một chủ trương lớn
10
của Nhà nước nhằm trao quyền tử chủ tài chính cho các đơn vị này. Đến năm 2006
được thay thế bằng Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 quy định quyền
tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài
chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập. Theo cơ chế này thì các đơn vị sự nghiệp
có thu được tự chủ về các nội dung:
* Cơ chế tiền lương, tiền công và thu nhập
+ Đối với những hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao,
chi phí tiền lương, tiền công cho cán bộ, viên chức và người lao động (gọi tắt là
người lao động), đơn vị tính theo lương cấp bậc, chức vụ do nhà nước quy định;
+ Đối với những hoạt động cung cấp sản phẩm do nhà nước đặt hàng có đơn
giá tiền lương trong đơn giá sản phẩm được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, đơn

vị tính theo đơn giá tiền lương quy định. Trường hợp sản phẩm chưa được cơ quan
có thẩm quyền quy định đơn giá tiền lương, đơn vị tính theo lương cấp bậc, chức vụ
do nhà nước quy định;
+ Đối với những hoạt động dịch vụ có hạch toán chi phí riêng, thì chi phí
tiền lương, tiền công cho người lao động được áp dụng theo chế độ tiền lương trong
doanh nghiệp nhà nước. Trường hợp không hạch toán riêng chi phí, đơn vị tính theo
lương cấp bậc, chức vụ do nhà nước quy định.
Nhà nước khuyến khích đơn vị sự nghiệp tăng thu, tiết kiệm chi, thực hiện
tinh giản biên chế, tăng thêm thu nhập cho người lao động trên cơ sở hoàn thành
nhiệm vụ được giao, sau khi thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước; tuỳ
theo kết quả hoạt động tài chính trong năm, đơn vị được xác định tổng mức chi trả
thu nhập trong năm cho người lao động theo quy định sau khi đã thực hiện trích lập
quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Việc chi trả thu nhập cho người lao động trong đơn vị được thực hiện theo
nguyên tắc: người nào có hiệu suất công tác cao, đóng góp nhiều cho việc tăng thu,
tiết kiệm chi được trả nhiều hơn. Thủ trưởng đơn vị chi trả thu nhập theo quy chế
chi tiêu nội bộ của đơn vị.
11
Khi nhà nước điều chỉnh các quy định về tiền lương, nâng mức lương tối
thiểu; khoản tiền lương cấp bậc, chức vụ tăng thêm theo chế độ nhà nước quy định
(gọi tắt là tiền lương tăng thêm theo chế độ nhà nước quy định) do đơn vị sự nghiệp
tự bảo đảm từ các khoản thu sự nghiệp và các khoản khác theo quy định của Chính phủ.
Trường hợp sau khi đã sử dụng các nguồn trên nhưng vẫn không bảo đảm đủ
tiền lương tăng thêm theo chế độ nhà nước quy định, phần còn thiếu sẽ được ngân
sách nhà nước xem xét, bổ sung để bảo đảm mức lương tối thiểu chung theo quy
định của Chính phủ.
Cơ chế tiền lương, tiền công và thu nhập trong các đơn vị sự nghiệp có thu
cũng tạo điều kiện tăng cường tự chủ tài hcính của đơn vị, thủ trưởng đơn vị được
quyết định mức thu nhập tăng thêm cho người lao động, tạo điều kiện cải thiện đơn
sống nâng cao tinh thần trách nhiệm của người lao động.

* Sử dụng kết quả hoạt động tài chính trong năm
Hàng năm sau khi trang trải các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp
khác theo quy định, phần chênh lệch thu lớn hơn chi (nếu có), đơn vị được sử dụng
như sau:
- Trích tối thiểu 25% để lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp;
- Trả thu nhập tăng thêm cho người lao động;
- Trích lập Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi, Quỹ dự phòng ổn định thu nhập.
Trường hợp chênh lệch thu lớn hơn chi trong năm bằng hoặc nhỏ hơn một
lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ trong năm, đơn vị được sử dụng để trả thu nhập
tăng thêm cho người lao động, trích lập 4 quỹ: Quỹ dự phòng ổn định thu nhập,
Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi, Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, trong đó, đối
với 2 Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi mức trích tối đa không quá 3 tháng tiền
lương, tiền công và thu nhập tăng thêm bình quân thực hiện trong năm. Mức trả thu
nhập tăng thêm, trích lập các quỹ do Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp quyết định theo
quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Tóm lại, sự khác biệt căn bản giữa đơn vị sự nghiệp có thu (đơn vị thực hiện
theo cơ chế tự chủ tài chính) và đơn vị sự nghiệp thuần tuý (đơn vị thụ hưởng) thể
12
hiện ở chỗ: chỉ trong đơn vị sự nghiệp có thu mới có kết quả hoạt động tài chính
hàng năm để tăng quyền tự chủ tài chính. Còn các đơn vị sự nghiệp thuần tuý thì
thu, chi theo định mức, dự toán được cơ quan chủ quản duyệt. Nếu không chi hết thì
nộp lại ngân sách, nếu không đủ chi thì giải trình xin cấp bù (nếu được giao thêm
nhiệm vụ). Còn đơn vị sự nghiệp có thu được tự chủ tài chính trên cơ sở tăng thu,
tiết kiệm chi hợp lý, nếu tạo ra kết quả tài chính thì được sử dụng trích lập bổ sung
các quỹ và trả thêm thu nhập cho người lao động theo quy định đối với phân kinh
phí được tự chủ. Đồng thời các đơn vị sự nghiệp có thu cũng được phép tự chủ
trong việc sử dụng các quỹ theo quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ.
* Sử dụng các quỹ
- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp dùng để đầu tư, phát triển nâng cao
hoạt động sự nghiệp, bổ sung vốn đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang

thiết bị, phương tiện làm việc, chi áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ, trợ
giúp thêm đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề năng lực công tác cho cán bộ, viên
chức đơn vị; được sử dụng góp vốn liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân
trong và ngoài nước để tổ chức hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
được giao và khả năng của đơn vị và theo quy định của pháp luật. Việc sử dụng
Quỹ do thủ trưởng đơn vị quyết định theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
- Quỹ dự phòng ổn định thu nhập để bảo đảm thu nhập cho người lao động.
- Quỹ khen thưởng dùng để thưởng định kỳ, đột xuất cho tập thể, cá nhân
trong và ngoài đơn vị theo hiệu quả công việc và thành tích đóng góp vào hoạt động
của đơn vị. Mức thưởng do thủ trưởng đơn vị quyết định theo quy chế chi tiêu nội
bộ của đơn vị.
- Quỹ phúc lợi dùng để xây dựng, sửa chữa các công trình phúc lợi, chi cho
các hoạt động phúc lợi tập thể của người lao động trong đơn vị; trợ cấp khó khăn
đột xuất cho người lao động, kể cả trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức; chi thêm cho
người lao động trong biên chế thực hiện tinh giản biên chế. Thủ trưởng đơn vị quyết
định việc sử dụng quỹ theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
13
1.2. VAI TRÒ, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.2.1. Vai trò của tổ chức công tác kế toán
Trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào thông tin về tài chính, kế toán đều rất cần
thiết cho nhu cầu quản lý, hoạt động của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán là một
công cụ quan trọng, không thể thiếu trong hệ thống quản lý tài chính nhằm quản lý,
điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính, kế toán ở mỗi đơn vị cũng
như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để thực hiện được vai trò đó thì
đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù
hợp với đặc điểm, điều kiện của từng đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế
toán theo một mô hình phù hợp với những đặc điểm, điều kiện riêng có của một đơn
vị cụ thể trên cơ sở quán triệt các nguyên tắc kế toán. Mở rộng ra, tổ chức công tác

kế toán bao hàm cả tổ chức hệ thống chứng từ, sổ, tài khoản, và báo cáo kế toán áp
dụng trong từng đơn vị cụ thể.
Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo cung cấp thông tin về
hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị một cách có hệ thống, kịp thời, chính xác cho
các nhà quản lý, giúp họ đưa ra các quyết định có hiệu quả nhất.
Bố trí con người để thực hiện các khối lượng công tác kế toán là một nội
dung của tổ chức công tác kế toán. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp
lý còn giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, góp
phần tinh giản bộ máy quản lý của đơn vị, nâng cao hiệu suất lao động kế toán và
hiệu lực của bộ máy quản lý.
Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị
trên cơ sở những quy định, chế độ chung của Nhà nước về quản lý tài chính sẽ tạo
ra sự thống nhất trong quản lý, cung cấp thông tin tin cậy cho công tác quản lý vĩ
mô, giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ thích hợp.
14
1.2.2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu
Như phần trên luận văn đã phân tích, tổ chức công tác kế toán có vai trò rất
quan trọng trong việc tiết kiệm nhân công, tiến độ thực hiện nhưng vẫn đảm bảo
thông tin kế toán chính xác, kịp thời, có tính quyết định cho sự thành công hay thất
bại trong các hoạt động của đơn vị. Muốn vậy trong hoạt động thực tiễn, tổ chức
công tác kế toán phải tuân theo những nguyên tắc nhất định giữa bản thân hoạt động
kế toán và quan hệ giữa kế toán với các bộ phận khác trong hệ thống quản lý. Các
nguyên tắc đó là:
Thứ nhất, nguyên tắc bảo đảm tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán
hiện hành. Chức năng của tổ chức công tác kế toán là cung cấp thông tin kịp thời,
đáng tin cậy cho người sử dụng. Nhằm tạo ra một khung pháp lý chung, một sự
hướng dẫn thống nhất, tiêu chuẩn cho tổ chức công tác kế toán, Nhà nước đã ban
hành Luật kế toán, các chuẩn mực, chế độ kế toán và đòi hỏi các đơn vị phải tuân
thủ. Thực hiện nguyên tắc này, khi triển khai tổ chức công tác kế toán, các đơn vị
phải nắm chắc và tuân thủ các chuẩn mực, chế độ kế toán của nhà nước, có như vậy

mới đảm bảo thực hiện tốt chức năng của tổ chức công tác kế toán.
Thứ hai, nguyên tắc thống nhất. Tổ chức công tác kế toán là một loại hình tổ
chức đặc thù. Tổ chức công tác kế toán không phải là sự lắp ghép tuỳ tiện hoặc gộp
lại một cách đơn giản các phần từ (đối tượng, phương pháp, mô hình, bộ máy kế
toán ) mà là sự kết hợp hữu cơ giữa chúng. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phải
đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán giữa đối tượng và phương pháp,
hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán.
Tổ chức công tác kế toán còn phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và
quản lý. Trong bất cứ đơn vị nào, ngoài bộ phận kế toán còn có các bộ phận khác
liên quan như thống kê, kế hoạch, vật tư, kỹ thuật Các bộ phận này có quan hệ
chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ thống quản lý. Do đó tổ chức công tác kế toán
phải luôn chú ý mối quan hệ giữa kế toán và các bộ phận khác để đảm bảo sự thống
nhất trong việc tính toán và đánh giá các chỉ tiêu kinh tế; hoặc mối liên hệ trong
15
việc cung cấp, thu thập và sử dụng các thông tin cũng như trong việc đối chiếu,
kiểm tra số liệu kế toán với các bộ phận khác để đảm bảo sự ăn khớp, thống nhất
với nhau. Đồng thời, tổ chức công tác kế toán còn phải đảm bảo thống nhất với toàn
hệ thống, thống nhất mô hình tổ chức công tác kế toán với mô hình tổ chức hoạt
động và tổ chức quản lý. Nhờ vậy hệ thống mới không ngừng vận động và phát triển.
Thứ ba, nguyên tắc phù hợp với đặc thù của đơn vị. Mỗi đơn vị là một tổ
chức độc lập với những đặc điểm và điều kiện riêng về mô hình tổ chức, về phương
thức hoạt động, mô hình quản lý Khi tổ chức công tác kế toán, ngoài việc đảm
bảo tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ chung, còn phải chú ý đến đặc
điểm, điều kiện riêng của đơn vị, không áp dụng một cách rập khuôn, máy móc mà
phải triển khai tổ chức công tác kế toán phù hợp với từng điều kiện cụ thể, ví dụ cần
tuỳ thuộc vào quy mô, lĩnh vực loại hình hoạt động, trình độ của cán bộ kế toán để
lựa chọn hình thức kế toán, mô hình kế toán thích hợp. Thực hiện nguyên tắc này sẽ
đảm bảo sự hài hoà giữa tính thống nhất và tính đặc thù trong tổ chức công tác kế
toán, đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kế toán và phát huy đầy đủ vai trò của kế
toán trong hệ thống quản lý đơn vị.

Thứ tư, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức kế toán ở mỗi đơn vị kế
toán phải sau cho vừa gọn nhẹ cả về bộ máy, phương tiện, số lượng ghi chép
nhưng vẫn bảo đảm thu thập, hệ thống và cung cáp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời.
1.2.3. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu
Xuất phát từ những nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán, nội dung của tổ
chức công tác kế toán bao gồm:
- Tổ chức chứng từ kế toán: là vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi
chép kế toán để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ, thiết kế khối lượng
hạch toán ban đầu trên hệ thống bản chứng từ. Cụ thể bao gồm các công việc: Xác
định danh mục chứng từ; tổ chức lập chứng từ; tổ chức kiểm tra chứng từ; tổ chức
luân chuyển chứng từ; tổ chức bảo quản lưu trữ và huỷ chứng từ.
16
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: là vận dụng phương pháp tài khoản để
xây dựng hệ thống tài khoản trên góc độ ban hành chế độ và vận dụng chế độ. Đây
chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản hạch toán kế toán cho các đối
tượng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản,
nguồn vốn và quá trình sử dụng kinh phí của đơn vị hạch toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán: là hình thức biểu hiện của phương pháp đối
ứng tài khoản được vận dụng trên thực tế nhằm hệ thống hoá các số liệu kế toán.
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: là phương pháp tổng hợp số liệu kế toán
theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh một cách tổng quát, toàn diện và có hệ
thống tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động của đơn vị sau một kỳ hạch toán.
- Tổ chức kiểm tra kế toán: nhằm đảm bảo công tác kế toán tuân thủ theo các
quy định.
Để thực hiện được toàn bộ nội dung trên, tổ chức công tác kế toán cần thực
hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán phù
hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị, thực hiện kế hoạch hoá công tác kế toán (xác
định nhiệm vụ, mối quan hệ của từng bộ phận, từng cán bộ nhân viên kế toán )
đảm bảo công tác kế toán được thực hiện với chất lượng tốt, hiệu suất cao.

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế
độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện
kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong đơn vị chấp hành chế độ quản lý kinh
tế tài chính nói chung về chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ.
1.3. NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ
SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tin chứng
minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh, đã thực sự hoàn thành theo thời
gian và địa điểm phát sinh, là căn cứ để ghi sổ kế toán và tổng hợp số liệu kế toán.
17
Tổ chức chứng từ kế toán là thiết lập các thủ tục cần thiết để hình thành bộ
chứng từ đầy đủ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm thiết lập hệ thống
thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho quản lý và xử lý ghi sổ kế toán.
Tổ chức tốt hệ thống chứng từ trong đơn vị sự nghiệp có thu sẽ tạo thuận lợi
cho việc xử lý số liệu ghi sổ kế toán và bảo đảm tính pháp lý của số liệu trên sổ kế
toán. Đồng thời tổ chức tốt chứng từ cũng sẽ nâng cao tính pháp lý trong việc kiểm
tra kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán, như kiểm tra giám sát tài sản
và các hoạt động tài chính của đơn vị, kiểm tra và xử lý kịp thời những sai sót, gian
lận cũng như những tranh chấp trong quan hệ kinh tế có thể xảy ra. Từ đó tăng
cường chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán.
Để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong việc điều hành và quản lý nền
kinh tế quốc dân, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ về chứng từ kế toán, trong đó
bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn. Các
đơn vị căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình để tổ chức thực hiện và vận dụng theo
đúng quy định của Nhà nước về Chế độ chứng từ.
Xuất phát từ vai trò của chứng từ trong quản lý và trong công tác kế toán,
việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu cũng phải
tuân thủ theo những nguyên tắc sau:

Một là, tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban
hành, được thống nhất áp dụng về hệ thống biểu mẫu chứng từ bắt buộc để tổ chức
vận dụng chế độ hợp lý, hợp pháp bảo đảm chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế
toán và thông tin cho quản lý.
Hai là, tổ chức chứng từ phải căn cứ vào cơ cấu tài sản, nguồn vốn, đặc điểm
tổ chức hoạt động và trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại
chứng từ thích hợp.
Ba là, tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và
tình hình biến động của chứng từ để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân
chuyển các bộ phận có liên quan.
18
Bốn là, tổ chức vận dụng chứng từ phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm
từng loại chứng từ.
Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm:
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.
+ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là việc lựa chọn số lượng, chủng loại
chứng từ căn cứ vào hệ thống biểu mẫu chứng từ thống nhất do Nhà nước ban hành,
đồng thời phù hợp với cơ cấu tài sản, nguồn vốn, đặc điểm hoạt động và trình độ
quản lý của đơn vị.
Chứng từ là phương pháp đầu tiên quan trọng của hệ thống phương pháp
hạch toán kế toán. Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra về
trạng thái và sự biến động của đối tượng kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho
lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.
Nội dung của chứng từ kế toán bao gồm:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá, số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số

tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan
đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu nói trên, chứng từ kế toán có thể có thêm
những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Tác dụng của chứng từ kế toán như sau:
Lập chứng từ là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ
thống kiểm soát nội bộ của đơn vị; không có chứng từ sẽ không thể thực hiện được
công tác kế toán.
19
Lập chứng từ kế toán là nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát
sinh và thực sự hoàn thành, đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ.
Lập chứng từ kế toán là nhằm tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh
tế phát sinh.
Lập chứng từ kế toán là nhằm ghi nhận đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm
đối với nghiệp vụ phát sinh trước pháp luật.
+ Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Chương trình luân chuyển chứng từ
là sự vận động của chứng từ từ giai đoạn lập cho đến giai đoạn lưu trữ, bảo quản
chứng từ, thực hiện chức năng truyền thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính
phản ánh trong chứng từ kế toán. Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân
chuyển khác nhau nên các giai đoạn cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác
nhau, song chung quy lại luân chuyển chứng từ thường bao gồm các giai đoạn sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ trong các đơn vị sự nghiệp có thu
Bước 1: Lập chứng từ kế toán: Tuỳ thuộc theo nội dung kinh tế của nghiệp
vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Khi lập chứng từ phải đảm bảo tuân thủ các quy
định sau:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị
kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho
mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội

dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu
thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung
theo quy định.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết
tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải
20
Lập
chứng từ
Lập
chứng từ
Bảo quản, lưu trữ
và huỷ chứng từ
Bảo quản, lưu trữ
và huỷ chứng từ
Sử dụng
chứng từ
Sử dụng
chứng từ
Kiểm tra
chứng từ
Kiểm tra
chứng từ
liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa
đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế
toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập
nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các
liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịch với tổ
chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của
đơn vị kế toán.

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán
phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy
định về chứng từ điện tử và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán: Thông tin kế toán thu nhận đều được
phản ánh trong các chứng từ kế toán ban đầu hoặc trong chứng từ kế toán nội sinh.
Vì vậy, kiểm tra thông tin kế toán thu nhận được chính là kiểm tra thông tin phản
ánh ở chứng từ kế toán.
Khi nhận được chứng từ kế toán, cán bộ, nhân viên kế toán phải kiểm tra
chứng từ kế toán theo trình tự: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ
tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế
toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin
trên chứng từ kế toán.
Chỉ những chứng từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo được các nội dung trên
mới được sử dụng để ghi sổ kế toán còn trường hợp phát hiện nội dung nào đó
không đảm bảo thì phải báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để
xử lý kịp thời.
Bước 3: Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán: Trước
khi ghi sổ kế toán, phải phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phù
21