Quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc nhóm 4

Quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc
Sau khi đã bỏ ra khá nhiều thời gian và công sức cho đợt tuyển dụng, cuối cùng cũng đã
có trong tay những nhân viên mới đầy tiềm năng và tổ chức hy vọng rằng đây sẽ là nguồn nhân
lực quý giá đảm bảo sự thành công trong tương lai. Tuy nhiên, một khâu quan trọng mà bạn
không nên xem nhẹ là công tác "hậu tuyển dụng".
Những tổ chức biết quan tâm đến giai đoạn nhạy cảm này sẽ giảm thiểu tỷ lệ bỏ việc ở
nhân viên mới. Điều này đồng nghĩa với việc công ty sẽ tiết kiệm được đáng kể các chi phí dành
cho việc tuyển dụng.
Quá trình hội nhập là cực kỳ quan trọng không chỉ cho nhân viên mới mà ngay cả cho
những nhân viên đang làm việc cho công ty. Ấn tượng về những ngày đầu tiên làm việc cho công
ty sẽ là những kỷ niệm khó phai mờ với nhiều người. Vì vậy, tổ chức nên có chương trình đón
tiếp nhân viên mới sao cho đáng nhớ và trân trọng.
I. Lý thuyết về hội nhập
1. Khái niệm, mục đích của chương trình hội nhập vào môi trường làm
việc
1.1.Khái niệm
Hội nhập vào môi trường làm việc là một chương trình nhằm giúp cho người lao động
mới có điều kiện tìm hiểu thêm các thông tin về tổ chức mà họ làm việc có liên quan đến
chính sách, quy định, phúc lợi…Đồng thời cũng giúp cho người lao động mới có điều
kiện làm quen với môi trường làm việc mới, tránh những sai sót ban đầu có thể xảy ra.
1.2.Mục đích
• Làm cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức
Làm cho nhân thích ứng với tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức
- Chính thức có nghĩa là tổ chức đó muốn nhân viên mới có năng suất càng
sớm càng tốt
- Phi chính thức có nghĩa là nhân viên đó được đồng nghiệp chào hỏi với
bàn tay rộng mở. Nếu thực hiện không khéo thì nhân viên đó sẽ bị nhân
viên cũ đùa cợt, chế diễu theo kiểu “ma cũ bắt nạt ma mới”.
Thường các nhân viên nghỉ việc trong vai tháng đầu các giai đoạn khác do một số
nguyên nhân:
- Do thất bại trong chương trình hội nhập bởi vì nhân viên mới cảm thấy

cô đơn, không được đồng nghiệp chấp nhận. Và càng cao hơn trong
các xã hội có kì thị chủng tộc.
- Sự cảm ứng lạc điệu càng cao thì các nhân viên này rất dễ nghỉ việc
“Sự cảm ứng lạc điệu” là sự khác biệt giữa cái người ta kì vọng tại nơi
người ta làm việc với cái mà người ta thực sự tìm thấy được. Hoặc
nhân viên mới có thể không thích các chính sách liên quan đến công
việc của công ty, không thích đồng nghiệp, sự kiểm soát của cấp
trên…
• Cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng
Với chương trình này sẽ giúp nhân viên mới hiểu được:
- Cấp trên đòi hỏi và tiêu chuẩn hoàn thành công việc của họ như thế
nào, và khi hoàn thành công việc bằng hay trên mức chuẩn thị họ sẽ
được thưởng qua việc tăng lương, tăng thưởng ra sao
- Giúp nhân viên mới hiểu biết về các quy định, chính sách của công
ty…
• Giảm bớt sai lỗi và tiết kiệm thời gian
Một khi công nhân được trang bị mọi thông tin cần thiết, họ sẽ không mất thời
gian hỏi người này người kia phải làm gì, làm thế nào, được đánh giá ra sao,
lương bổng ra sao…. Và cấp trên cũng đỡ mất thời gian giải thích và kiểm tra
thường xuyên.
 Nhân viên mới có thể dễ dàng bắt tay vào công việc ngay khi sau kết thúc
chương trình
• Tạo một ấn tượng thuận lợi
Tạo cho nhân viên mới 1 ấn tượng tốt đẹp về công ty về mặt tình cảm; tránh tình
trạng lo lắng ban đầu.
2. Quy trình thực hiện chương trình hội nhập vào môi trường làm việc
Chương trình có thể là bài bản, chính quy, nghi thức và có thể là không bài bản, nghi
thức. Thường thường chương trình do đồng nghiệp đảm trách thì không bài bản và
không chính quy, nghi thức nhằm mục đích chi nhân viên mới khỏi hoang mang và
khỏi hiểu sai vê công ty hoặc có các thông tin không chính xác. Đây là trường hợp chỉ

có một hay hai nhân viên mới vào làm việc trong một công ty nhỏ. Tuy nhiên, không
phải công ty nhỏ nào cũng áp dụng chương trình kiểu này, và cũng không phải công
ty lớn nào cũng áp dụng chương trình chính quy, nghi thức. Tất cả còn tùy thuộc vào
từng tình huống cụ thể. Trong phần này, chúng tôi sẽ đề cập chương trình hội nhập
vào môi trường làm việc bài bản, nghi thức.
Dù là tổ chức thuộc loại hình nào thì chương trình chính quy bao giờ cũng bao gồm
hai mức độ: chương trình hội nhập trên bình diện toàn công ty và chương trình thuộc
về bộ phận phòng ban chuyên môn nơi cá ứng viên mới sẽ trực tiếp làm việc. Các giai
đoạn của chương trình hội nhập vào môi trường làm việc cũng theo thứ tuwh trên, và
sau cùng là giai đoạn theo dõi đánh giá.
Lập kế hoạch hội nhập
Hội nhập tổng quát
Hội nhập chuyên môn
Theo dõi và đánh giá
Đóng góp, đáng giá
2.1. Xây dựng kế hoạch
- Đối tượng được đào tạo
- Mục tiêu đào tạo nhân viên
- Các chương trình đào tạo nhân viên
- Ngân quỹ cho đào tạo nhân viên
- Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho đào tạo nhân viên
2.2. Hội nhập tổng quát
 Đảm nhiệm: Bộ phận nhân sự.
 Mục đích:
 Tổng quát về công ty, về chính sách, thủ tục, lương bổng, phúc lợi, an toàn lao động,
tương quan với công đoàn, cơ sở vật chất hạ tầng, và các yếu tố kinh tế.
 Giảm nỗi lo lắng cho nhân viên mới.
 Giúp cho công ty không bị nhân viên khiếu nại vô cớ hoặc khiếu nại là họ không biết
nên làm sai.
 Nội dung

• Cung cấp thông tin tổng quát về tổ chức:
- Lịch sử hình thành và phát triển.
- Truyền thống, phong tục, chuẩn mực tiêu chuẩn của công ty.
- Cơ cấu của tổ chức doanh nghiệp
- Chức vụ và tên của các lãnh đạo.
- Các phòng ban và chức vụ của nhân viên.
• Thông tin về quy định, chính sách:
- Sản phẩm, dịch vụ do tổ chức cung ứng.
- Chính sách và chuẩn mực của tổ chức.
- Những quy định về kỷ luật.
• Thông tin về lương thưởng, phúc lợi, trợ cấp:
- Cẩm nang của các nhân viên.
- Mức lương, thang lương và ngày trả lương.
- Các ngày nghỉ phép và nghỉ lễ.
- Các giờ giải lao.
- Các khả năng đào tạo và phát triển.
- Bảo hiểm.
- Kế hoạch nghỉ hưu.
- Các dịch vụ do tổ chức cung ứng cho nhân viên.
- Các chương trình giúp đỡ công nhân viên.
• Thông tin về an toàn lao động, kỷ luật lao động:
- Sức khỏe an toàn.
- Tiện nghi, dịch vụ y tế, ma túy, vệ sinh, an toàn, đền bù.
- Những quy định về kỷ luật.
2.3.Hội nhập chuyên môn
 Đảm nhiệm: Cấp quản trị trực tiếp của nhân viên mới.
 Mục đích :
- Bồi dưỡng kĩ năng chuyên môn của các nhân viên mới:
+ Chưa có kinh nghiệm: giới thiệu công việc chuyên môn , đào tạo
+ Đã có kinh nghiệm: phối hợp chương trình đào tạo và chương trình HNVMTLV

=> Làm cho nhân viên làm việc hăng say, có năng suất , hứng thú trong công việc.
- Giúp nhân viên mới làm quen với các đồng nghiệp trong công ty , tạo không khí thân
thiện trong đơn vị
 Nội dung:
Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự sẽ trang bị cho nhân viên mới thông tin về chức năng của
bộ phận phòng ban, nhiệm vụ trách nhiệm với công việc, thủ tục, chính sách luật lệ và quy định.
• Chức năng của bộ phận phòng ban:
- Mục đích và các mục tiêu ưu tiên hiện nay
- Cơ cấu tổ chức
- Các hoạt động
- Mối tương quan với các phòng ban khác
- Mối tương quan giữa các công việc bộ phận trong phòng ban
• Nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc :
- Giải thích chi tiết công việc dựa vào bản mô tả công việc hiện tại và các kết quả
mong đợi
- Giải thích tại sao công việc đó là quan trọng , mối tương quan của nó với các công
việc khác
- Thảo luận các vấn đề khó khăn thường gặp và cách khắc phục
- Thời gian làm việc
- Nhu cầu giờ phụ trợ
- Phân công công việc thêm : thay đổi nhiệm vụ để thay thế một nhân viên vắng mặt
- Các vấn đề liên quan đến dụng cụ
- Các loại dịch vụ hỗ trợ và làm thế nào để được hỗ trợ
- Mối tương quan với thanh tra nhà nước
• Chính sách , thủ tục , điều lệ và quy định
- Các luật lệ nguyên tắc với công việc
- Xử lý trường hợp cấp bách
- An toàn lao động và phòng ngừa tai nạn
- Tường trình các sự cố và tai nạn
- Các tiêu chuẩn vệ sinh

- An ninh và chi phí cho an ninh
- Tiếp xúc với người ngoài
- Các quy định về làm việc riêng : ăn uống nghe điện thoại , nghỉ trưa
- Kiểm tra thiệt hại
- Bảng chấm công, giờ giấc
- Xin hoặc yêu cầu cung cấp dụng cụ
- Kiểm tra đánh giá công tác
- Thông báo đăng kí xóa công việc và yêu cầuái phân công
• Tham quan đơn vị phòng ban
- Phòng vệ sinh
- Bình cứu hỏa
- Các ống khóa
- Xin phép ra vào cơ quan
- Hệ thống nước
- Khu vực các quản đốc
- Bộ phạn cum cấp và bảo trì phòng ốc
- Các khu dịch vụ
- Bộ phận cứu thương
• Giới thiệu với các đồng nghiệp
 Thực hiện :
Các đề tài trên đây quá nhiều không thể thực hiện trong 1 buổi hay 1 ngày như vậy sẽ tạo
sự nhàm chán dẫn đến hiệu quả tiêu cực .
- Nên có các buổi báo cáo ngắn trong khoảng 2 tiếng và thực hiện làm nhiều ngày ,
nhiều buổi sẽ làm giảm khối lượng những điều cần nhớ mỗi buổi .
- Nên có nhiều người giới thiệu như vậy sẽ cho nhân viên đó thấy được sự thân thiện
bầu không khí thân mật của môi trường làm việc
- Không nên chỉ phát 1 cuốn gọi là cẩm nang như nhiều công ty thực hiện , điều đó
mang lại hiệu quả cực thấp.
2.3. Theo dõi và đánh giá
Bộ phận nhân sự phối hợp với bộ phận phòng ban đánh giá và theo dõi . Trước tiên bộ

phận nhân sự sẽ kiểm tra xem công ty đã thực hiện đầy đủ chương trình này chưa . Cấp
quản trị trực tiếp không nên yêu cầu nhân viên mới nếu gặp chuyện gì khó khăn thì ghe
qua , mà nên theo dõi động viên nhân viên mới , sẵn sàng trả lời bất kì câu hỏi nào gặp
phải ngay tại thời điểm kiểm tra .
Bảng đánh giá :
Danh mục Có Không
1. Bạn đã giới thiệu tóm tắt về doanh nghiệp chưa ?
2. Bạn đã giới thiệu sơ đồ cơ cấu tổ chức chưa
3. Bạn trao cẩm nang cho nhân viên chưa ?
4. Bạn đã giải thích công việc chưa
5. Bạn đã giới thiệu nhân viên mới với các dồng nghiệp chưa?
6. Bạn đã bố trí giới thiệu nơi làm việc cho nhân viên mới
chưa ?
7. Bạn đã có lời thông báo chào đón chưa?
8. Bạn có bảng danh mục HNVMLV không và bạn đã hoàn
thành các mục trong đó chưa ?

 Mục đích :
Đánh giá xác định xem chương trình có đáp ứng nhu cầu của công ty và của nhân
viên mới hay không , tìm cách cải tiến tạm thời .
 Thực hiện :
Bộ phận nhân sự phối hợp bộ phận phòng ban :
- Yêu cầu nhân viên mới điền vào bảng câu hỏi mà không kí tên
- Phỏng vấn các nhân viên mới ngẫu nhiêu
- Có các buổi thảo luận nhóm với các nhân viên mới để thích ứng công việc .
- Đánh giá và điều chỉnh lại chương trình hội nhập cho phù hợp với người nhân viên
mới đó.
3. Các yếu tố tác động đến quá trình hội nhập.
3.1. Nhân tố thuộc về doanh nghiệp
• Ngân sách đào tạo

Đào tạo hội nhập là hoạt động đòi hỏi những khoản chi phí nhất định như: chi phí thù lao
cho những người thực hiện và những người cộng tác trong đào tạo, huấn luyện, chi phí
trang thiết bị học tập,… Vì vậy cần phải có ngân quỹ riêng cho công tác đào tạo. Ngân
quỹ phải được thiết lập một cách đầy đủ và chính xác trên cơ sở khả năng tài chính của
doanh nghiệp và các mục tiêu, lợi ích của mỗi chương trình đào tạo. Công tác đào hội
nhập trong doanh nghiệp có tốt hay không phụ thuộc một phần không nhỏ vào ngân sách
dành cho đào tạo của doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp rất quan tâm đến công tác
đào tạo nhưng ngân sách dành cho việc đào tạo nhân viên không nhiều thì họ không thể
thường xuyên và liên tục tổ chức các lớp học chuyên môn và nghiệp vụ cho nhân viên
trong doanh nghiệp. Nếu ngân sách có hạn thì doanh nghiệp chỉ có thể đào tạo cho nhân
viên theo hình thức đào tạo tại chỗ, với phương pháp này thì chi phí cho đào tạo sẽ thấp
mà giúp cho nhân viên nhanh chóng nắm băt công việc tuy nhiên nếu muốn nâng cao
trình độ hơn nữa thì rất khó.
• Trình độ đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp:
Trình độ của nhân viên trong doanh nghiệp cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác đào
tạo trong doanh nghiệp. Nếu trong doanh nghiệp nhân viên đều có trình độ thì các nhân
viên mới sẽ có nhiều cơ hội để học hỏi kinh nghiệm và việc hội nhập sẽ trở nên dễ dàng
và rút ngắn được thời gian thực hiện.
• Nhà quản trị
Nhà quản trị là một yếu tố quyết định đến vấn đề đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp quan tâm đến công tác đào tạo hay không, có theo sát và nắm bắt được kịp
thời nhu cầu đào tạo của nhân viên và của sự biến động thị trường hay không phụ thuộc
rất nhiều vào nhà quản trị, nhân viên có gắn bó với doanh nghiệp hay không một phần
cũng do nhà quản trị cóđược những đãi ngộ tốt dành cho nhân viên hay không (đãi ngộ về
lương, thưởng, chế độ, đào tạo…)
• Chiến lược kinh doanh, chiến lược nhân sự của doanh nghiệp
Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp cho biết mục tiêu của doanh nghiệp trong từng
giai đoạn phát triển. Những mục tiêu này đặt ra các yêu cầu khác nhau về trình độ, năng
lực chuyên môn… đối với tất cả các thành viên trong doanh nghiệp trong đó có nhóm các
nhân viên mới, để thích ứng với sự thay đổi của tổ chức, nhằm thực hiện tốt nhất mục

tiêu đã đề ra.
• Điều kiện tổ chức công tác đào tạo
Yếu tố này là một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến phương pháp đào tạo. Đây là
điều kiện cần thiết để phục vụ cho công tác đào tạo nhân viên. Mỗi phương pháp đào tạo
đòi hỏi các phương tiện hỗ trợ phù hợp, nên nếu thiếu chúng thì công việc giảng dạy khó
có thểđạt được mục đích đề ra. Ví dụ, với những doanh nghiệp chuyên về may mặc, giầy
da, hàng thủ công mỹ nghệ thì đào tạo tại chỗ và đào tạo nghề là thích hợp nhất, phù hợp
với trình độ cũng như yêu cầu của công việc, người lao động không phải nghỉ làm, vẫn
được chấm lương và vẫn có thể học nghiệp vụ. Với những doang nghiệp làm thương mại,
dịch vụ, tư vấn…. Nhân viên có trình độ chuyên môn nhất định, nếu doanh nghiệp có khả
năng tổ chức các lớp học chuyên môn nghiệp vụ tại doanh nghiệp là một điều rất tốt tuy
nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng cóđiều kiện mở lớp tại doanh nghiệp hoặc mời
giảng viên về giảng tại doanh nghiệp cho nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã cử nhân viên
đi học các khoá học ngắn hạn ở các trung tâm hoặc trường đại học ở bên ngoài.
3.2. Nhân tố thuộc về người lao động
• Đối tượng được đào tạo
Đối tượng đào tạo khác nhau cần phải có các hình thức và phương pháp đào tạo khác
nhau. Chẳng hạn để đào tạo nhân viên có thể sử dụng các phương pháp: kèm cặp, đào tạo
nghề dụng cụ mô phỏng… Để đào tạo nhà quản trị có thể sử dụng các phương pháp:
nghiên cứu tình huống, mô hình ứng xử, nhập vai, luân phiên công việc.
• Độ tuổi
Độ tuổi của nhân viên cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác đào tạo. Với những nhân
viên trẻ tuổi, nhân viên dễ tiếp thu những kiến thức từ các khoá học cả trong doanh
nghiệp cũng như bên ngoài doanh nghiệp do những nhân viên trẻ có khả năng tiếp thu
kiến thức nhanh, cập nhật thông tin thường xuyên cho nên dễ dàng tiếp xúc với công
nghệ mới, quan niệm kinh doanh và làm việc mới.
• Mong muốn, nguyện vọng sau khi học xong
Trong doanh nghiệp nhu cầu đào tạo của mỗi người là khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vào
phẩm chất, năng lực, ý chí phấn đấu vươn lên và cả điều kiện cá nhân của họ khi làm việc
tại doanh nghiệp. Do đó để xác định chính xác nhu cầu đào tạo từ đó triển khai thực hiện

quá trình đào tạo nhân viên có hiệu quả, cần phải quan tâm đến nhu cầu đào tạo, nguyện
vọng của người lao động.
3.3. Nhân tố thuộc về đặc thù công việc
• Tính chất công việc của người lao động trong doanh nghiệp.
Căn cứ vào tính chất công việc của người lao động trong doanh nghiệp, nhà quản trị có
thể lựa chọn các hình thức và phương pháp đào tạo phù hợp.
• Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Mỗi công việc đòi hỏi kỹ năng và các hành vi cần thiết để thực hiện tốt công việc, đòi hỏi
các năng lực, phẩm chất cần có của người lao động trong quá trình thực hiện công việc.
Vì vậy, tiêu chuẩn thực hiện công việc đặt ra nội dung cần phải đào tạo đối với người lao
động. Thông thường các doanh nghiệp thường dựa vào tiêu chuẩn thực hiện công việc để
xác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc đào tạo nhân viên mới thực hiện công việc
lần đầu.
4. Chương trình tái hội nhập vào môi trường làm việc.
Hầu hết các công ty đều chỉ chú trọng đến chương trình tái hội nhập vào môi trường làm
việc của nhân viên mới mà lãng quên đi việc tái hội nhập đối với các nhân viên cũ . Đúng
như vậy , trong thời đại công nghệ thông tin đại chúng như hiện nay , mọi thứ đều có thể
thay đổi trong 1 tích tắc , công ty cũng vậy , môi trường làm việc thay đổi liên tục , vì thế
đòi hỏi sự thích nghi cực cao của các nhân viên. Hơn thế nữa, những nhân viên cũ khi
đến khoảng thời gian nào đó họ đã quá quen với công việc cũng như không khí làm việc
ấy , hứng thú và sự nhiệt tình của họ sẽ giảm xuống . Vì vậy, việc f5 , làm mới không khí
làm việc trong nhân viên cũ là công việc quan trọng chẳng kém gì việc hội nhập nhân
viên mới. Từ đó cải thiện môi trường làm việc, không khí thân thiện trong công ty , lấy
lại sự nhiệt tình đã phần nào giảm xuống của nhân viên cũ, giúp hiệu quả năng suất công
việc tăng lên.
II. Quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc tại
Công ty cổ phần gỗ GAGO.
1. Khái quát Công ty cổ phần gỗ GAGO
1.1.Quá trình hình thành và phát triển ở Công ty cổ phần gỗ GAGO
Công ty cổ phần gỗ GAGO với tên giao dịch là GAGO WOOD JOINT STOCK

COMPANY viết tắt là Công ty cổ phần gỗ GAGO.,JSC với trụ sở chính ở số 7/29 Văn Chương2,
Phố Khâm Thiên, phường Văn Chương, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần gỗ
GAGO là nhà phân phối độc quyền sản phẩm sàn gỗ công nghiệp của tập đoàn Dongwha – một
tập đoàn với trên 60 năm kinh nghiệm sản xuất sản phẩm từ gỗ công nghiệp và là một trong
những nhà sản xuất sàn gỗ công nghiệp hàng đầu thế giới
Mặc dù mới được thành lập vào tháng 2/2002 nhưng đến nay Công ty cổ phần gỗ GAGO
đã có hệ thống phân phối chính tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh với hơn 100 đại lý lớn
nhỏ, tuy còn non trẻ nhưng đây cũng là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả.
Qua quá trình phát triển và trưởng thành GAGO.,JSC Đã có những thành tựu đáng kể
trên thị trường sàn gỗ. Là một nhà tiên phong trong lĩnh vực sàn gỗ công nghiệp tại Việt Nam.
Công ty cổ phần gỗ GAGO đã khẳng định được vị trí của mình trên thương trường đó là 3 năm
liền đạt danh hiệu “Hàng Việt Nam chất lượng cao” do người tiêu dùng bình chọn (2004,
2005,2006), huy chương vàng hội chợ “Xuất nhập khẩu và tiêu dùng”…
Sản phẩm chính của GAGO.,JSC là ván lát sàn công nghiệp, được sử dụng cho nhiều
mục đích khác nhau: lát sàn nhàở, showroom, khách sạn, nhà hàng, công trình công cộng, sàn thi
đấu thể thao, phòng tập luyện đa năng…
1.2.Cơ cấu bộ máy của Công ty cổ phần gỗ GAGO
Cơ cấu tổ chức:
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH GAGO HÀNỘI
PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH GAGO TP.HỒ CHÍ MINH
PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG KẾ TOÁN
PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG KẾTOÁN
NHÓM MARKETING
NHÀ KHO
BỘ PHẬN VẬN TẢI
NHÓM MARKETING
NHÀ KHO

NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
BỘ PHẬN VẬN TẢI
NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
CỬA HÀNG BÁN LẺ
CỬA HÀNG BÁN LẺ
Bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của Công ty được bố trí thống nhất từ trên xuống đảm bảo tính hợp lý và
hiệu quả cao.
- Giám đốc quyết định những vấn đề quan trọng của Công ty, điều hành hoạt động của
Công ty
- Phó giám đốc giúp đỡ giám đốc giải quyết những vấn đề của Công ty, tham gia bàn bạc,
tham mưu, đề xướng những đường lối chính sách trong Công ty, ký kết những văn bản
hợp đồng thuộc thẩm quyền
- Phòng kinh doanh: chỉđạo đôn đốc việc kinh doanh, lập kế hoạch, tìm kiếm thị trường,
đối tác, nghiên cứu mở rộng thị trường, tìm đầu mối khách hàng. Đưa ra các chiến lược
kinh doanh, chỉđạo đôn đốc việc kinh doanh, trực tiếp điều hành hoạt động phân phối,
bán hàng ở các đại lý của Công ty, tổ chức các hoạt động Marketing của Công ty.
- Phòng kế toán – tài vụ: có nhiệm vụ hạch toán các khoản thu chi, xác định các khoản
thanh toán, khoản nợ, chi trả lương cho nhân viên, huy động các nguồn vốn cho kinh
doanh.
Nhìn tổng thể cơ cấu tổ chức của Công ty ta thấy : Ban giám đốc chỉđạo trực tiếp tới các
phòng ban, phòng kinh doanh, phòng kế toán – tài vụ. Phòng kinh doanh tổ chức mạng lưới phân
phối sản phẩm trên thị trường và thu thập thông tin phản hồi.
Các phòng ban này phải tổ chức thực hiện các kế hoạch, các hoạt động mà cấp trên giao
cho và phản hồi báo cáo kết quả hoạt động của mình lên cấp trên để cấp trên có những phương
hướng chỉđạo làm sao cho hiệu quả kinh doanh của Công ty là cao nhất.
1.3.Sơ bộ ngành nghề kinh doanh
- Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng (Doanh nghiệp chỉ kinh
doanh khi có đủđiều kiện theo quy định của pháp luật)
- Sản phẩm chính: Ván lát sàn công nghiệp

- Các hoạt động kinh doanh chủ yếu: Thưong mại
- Thị trường chủ yếu: Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh
2. Quản lý chương trình đào tạo hội nhập nhân viên tại Công ty cổ phần gỗ
GAGO (Vị trí: Nhân viên bán hàng)
2.1. Chịu trách nhiệm chính:
1. Ban Điều hành
- Giới thiệu định hướng Công ty
- Mô hình hoạt động
- Văn hóa doanh nghiệp, giá trị cốt lõi.
2. Giám đốc nhân sự
- Giới thiệu nhân sự,cầu nối tâm lý giữa NS
mới và các bộ phận, phòng ban chức năng.
Hướng dẫn nội quy, các quy định chi tiết về
giao tiếp, bảo mật.
- Thiết bị, công cụ làm việc, hướng dẫn sử dụng
- Các chính sách, chế độ của Công ty
- Các vấn đề đánh giá, khen thưởng, kỷ luật,
chấm dứt.
- Sổ tay nhân sự
3. Cấp quản lý chuyên môn
- Giới thiệu nhân sự phòng ban
- Bản mô tả công việc
- Hướng dẫn công việc
- Chỉ tiêu
- Các quy định liên quan nghiệp vụ
- Chính sách hỗ trợ, phối hợp, tương tác các
thành viên phòng ban
4. Các đồng nghiệp cùng
phòng ban
- Theo phân công cụ thể của cấp quản lý

chuyên môn
2.2. Tiến trình:
a) Lập kế hoạch
- Ngân quỹ cho đào tạo: Ngân quỹ cho đào tạo của công ty được thiết lập trên cơ sở khả
năng tài chính của Công ty, các mục tiêu, lợi ích thực tế của mỗi chương trình đào tạo,
Công ty trích 1% lợi nhuận hàng năm cho đào tạo, ngân quỹ đào tạo sử dụng không hết
sẽ được gộp vào cho năm sau.
- Danh sách những công việc cần hoàn thành trước khi nhân viên mới làm việc ngày đầu
tiên.
- Lựa chọn vị trí và không gian làm việc hợp lý cho Nhân viên, sắp xếp những công cụ
làm việc cần thiết (điện thoại, máy tính, email, tài khoản đăng nhập / BB bàn giao)
- Xác định những đồng nghiệp hướng dẫn: Trao đổi về nội dung hướng dẫn với người phụ
trách, đảm bảo người hướng dẫn đã sắp xếp thời gian cho việc đào tạo nhân viên mới
- Lập bảng mô tả công việc cụ thể, bảng hướng dẫn công việc, chỉ tiêu và tiêu chuẩn đánh
giá hiệu quả làm việc.
- Lên kế hoạch đào tạo, giao một số công việc hợp lý cho nhân viên mới trong những ngày
đầu.
b) Hội nhập tổng quát
 Hoạt động
- Trao đổi về mô hình nhân sự Công ty, giá trị cốt lõi, văn hóa Công ty.
- Trao đổi về quy tắc trang phục nơi làm việc, giờ làm việc, giờ nghỉ trưa, người cần xin
phép khi nghỉ đột xuất.
- Hướng dẫn về giao tế, tiếp khách, ứng xử công sở.
- Trao đổi về các quy định bảo mật.
- Trao đổi về lịch trả lương, lịch nghỉ, chính sách làm thêm giờ, phụ cấp (nếu có).
- Bàn giao sổ tay nhân sự.
 Phương pháp
- Một buổi học tổng quan về công ty dưới sự dẫn dắt của chuyên viên nhân sự.
- Giao lưu văn nghệ, các trò chơi với nội dung về lịch sử-văn hóa công ty.
- Liên hoan hoặc cùng nhau ăn trưa, qua đó các nhân viên mới có thể tự giới thiệu và tìm

hiểu lẫn nhau.
c) Hội nhập chuyên môn (Bán hàng)
 Hoạt động:
- Trao đổi về mục đích làm việc của bộ phận bán hàng, phương châm và chính sách hướng
tới mục tiêu, kế hoạch.
- Giới thiệu về thành viên trong bộ phận
- Tour vòng quanh khu làm việc
- Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm lập Bản Danh sách theo dõi những công việc và
công đoạn cần làm trong quá trình hướng dẫn nhân viên mới.
 Mô tả công việc của nhân viên bán hàng:
- Giao tiếp khách hàng và kỷ năng về sản phẩm: Nắm tất cả các kỷ năng về sản phẩm như:
chất liệu, màu sắc, kiểu dáng, tính năng Giao tiếp khách hàng theo tài liệu đã huấn
luyện.
- Trưng bày hàng hoá: Luôn luôn đảm bảo sào kệ luôn gọn gàng và tươm tất (dựa vào
bảng hướng dẫn trưng bày).
- Xuất bán: Thường xuyên có mặt tại khu vực trưng bày để giúp khách hàng lựa chọn sản
phẩm. Theo dõi tốc độ tiêu thụ của mỗi mã hàng và báo cáo chi tiết số lượng hàng cách 2
ngày/ lần.
- Xuất trả: Căn cứ vào mức độ tiêu thụ và ý kiến khách hàng cũng như thời gian tồn hàng ,
nhân viên bán hàng sẽ lên bảng kê xuất trả hàng về kho đối với những sản phẩm không
còn phù hợp ( tứ sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc, dơ, không còn được ưa chuộng, bán
chậm……). Sau đó nhân viên sẽ làm việc trực tiếp với cửa hàng trưởng về bảng kê xuất
trả và báo cáo về công ty.
- Kiểm hàng tồn: Đếm số lượng theo mã, mod tại từng bộ phận và tổng kết cho ra số tổng
tồn. Phải luôn đảm bảo độ chính xác và tính trung thực trong việc kiểm hàng.
- Bảo quản hàng hoá: Các nhân viên có nhiệm vụ luôn chăm chút hàng hoá, giữ gìn vệ
sinh sản phẩm, hướng dẫn khách hàng xem, kiểm tra sản phẩm đúng cách. Báo cáo ngay
với cửa hàng trưởng khi phát hiện ra các hiện tượng mất mát, cố ý phá hoại sản phẩm.
- Các thông tin khác: Cập nhật thông tin về thông tin sản phẩm mới: from sản phẩm, chất
liệu, màu, sắc, kiểu dáng… Thống kê về lượng khách hàng tại cửa hàng và (khách xem ,

thử, mua) đối với hàng công ty.Báo cáo được nguyên nhân tăng giảm tại cửa hàng. Cập
nhật được các thông tin: hàng hoá, doanh thu và tỉ lệ tăng giảm của các nhà cung cấp tại
cửa hàng lân cận.
- Kiểm kê hàng hoá: Nộp hóa đơn bán hàng. Kiểm kê hàng hoá, cân đối sổ sách – nộp tiền.
Bổ sung mặt hàng thiếu. Kiểm kê dụng cụ hổ trợ kinh doanh.
 Phương pháp
Đào tạo trong công việc là phương pháp đào tạo chủ yếu trong Công ty cổ phần gỗ
GAGO. Số nhân viên bán hàng khi mới được tuyển dụng thì Công ty sẽ chia họ vào các nhóm
bán hàng đang hoạt động có hiệu quả, để họ làm việc cùng các nhân viên bán hàng giỏi, những
nhân viên giỏi sẽ chỉ dẫn cho họ cách thức bán hàng, cho họ đi cùng để học hỏi, tiếp thu kinh
nghiệm bán hàng. Những nhân viên mới này sẽ nắm ngay được các yêu cầu của công việc thực tế
mà mình cần phải làm.
Không những thế để huấn luyện cho nhân viên bán hàng cách phản ứng nhanh và đưa ra
cách giải quyết công việc một cách hợp lý nhất thì công ty còn định kỳ 3 tháng 1 lần tập huấn
cho nhân viên cách giải quyết tình huống. Trong những buổi học đó Công ty đưa ra những tình
huống kinh doanh khác nhau mà nhân viên bán hàng sẽ gặp phải trong thực tế công việc, hoặc
trong tương lai sẽ gặp phải, những tình huống này sẽ là những tình huống khó khăn, các dữ liệu
không đầy đủ các yếu tố trong tình huống sẽ thay đổi liên tục, đòi hỏi những nhân viên tham gia
khoá học phải xử lý các thông tin, đưa ra phương án phù hợp và lý giải vì sao mình chọn phương
án này. Sau đó người hướng dẫn cùng tất cả các nhân viên tham gia phân tích và trao đổi lời giải
của từng người. Phương pháp này sẽ giúp cho nhân viên chủ động sáng tạo trong công việc cũng
như tự tin hơn trong công việc của mình.
Học viên sẽ được học cách giải quyết 3 vấn đề thường gặp phải trong việc bán hàng của
mình đó là:
- Tại sao khi quyết định tiêu dùng hay mua một mặt hàng nào đó, người ta hay hỏi về
nguồn gốc xuất xứ?
- Trở ngại tâm lý của người tiêu dùng khi mua mặt hàng nào đó họ không rõ nguồn gốc
hoặc doanh nghiệp sản xuất?
- Với sản phẩm có tính chất sử dụng lâu dài và gắn liền về lợi ích, người tiêu dùng thường
quan tâm đến yếu tố nào trước khi quyết định có nên mua và sử dụng sản phẩm đó hay

không?
Tại lớp học, giảng viên tiến hành phân tổ, nhóm để thực hiện hoạt động tranh luận với
các tình huống đãđược chuẩn bị. Kết thúc buổi trao đổi thảo luận giữa các cá nhân, giảng viên có
thể mời một số thành viên có những ý kiến hay lên đóng vai, trao đổi trước lớp.
Vai trò của giảng viên và học viên trong lớp học tình huống
Thời điểm Giảng viên Học viên
Trước khoá học
Nghiên cứu tình huống
Chuẩn bị các tình huống cá
nhân
Chuẩn bị hoạt động, trò chơi
Tham khảo qua cấp trên, quản
lý bán hàng
Trong khoá học
Giảng về lý thuyết chung Nghe và tiếp nhận ý kiến
Giao tình huống và tài liệu Nêu tình huống, nhập tình
huống vào bài tập đội bạn
Hướng dẫn thảo luận tình
huống
Tham gia thảo luận tình huống
theo nhóm
Cuối khoá học
Đánh giá và ghi nhận sự tham
gia của học viên
So sánh phân tích ý kiến của
bạn cùng lớp.
Phân tích làm rõ vấn đềđược
trao đổi, thảo luận
Nhận thức vấn đề và nội dung
quan trọng đã học trên lớp

Công ty còn thường xuyên cho nhân viên thay đổi địa bàn hoạt động để họ có thể thích
ứng được với sự thay đổi của thị trường cũng như tăng cường khả năng làm việc theo nhóm.
d) Theo dõi, đánh giá
- Trong suốt giai đoạn quan trọng này, lên lịch thường xuyên cho những buổi đánh giá hiệu
quả công việc chính thức và không chính thức.
- Tham khảo ý kiến đánh giá của những bộ phận khác (ý thức, khả năng).
- Trưởng bộ phận bán hàng trực tiếp hướng dẫn đánh giá nhân viên sẽ làm điền thông tin
theo mẫu sau, đồng thời yêu cầu nhân viên điền vào mục ý kiến cá nhân mà không cần ký
tên.
Họ và tên: Phòng/Ban/Bộ
phận:
Vị trí công
tác:
Người được giao hướng
dẫn:
Thời điểm bắt đầu vào làm việc:
Nhiệm vụ được giao trong thời gian thử
việc:



STT Tiêu chí đánh giá
Yêu cầu
Người hướng dẫn
đánh giá
Đạt
Không
đạt
1
Công việc chuyên

môn
Hoàn thành công việc được giao,
cơ bản đạt chất lượng và đúng hạn
2
Khả năng nắm bắt
công việc
Tiếp thu và trình bày ý tưởng thực
hiện công việc
3
Khả năng học hỏi
trong công việc
Tiếp nhận kiến thức, kỹ năng làm
việc từ đồng nghiệp
4
Ý thức tổ chức kỷ
luật
Ý thức tôn trọng kỷ luật lao động,
thực hiện các nội quy, quy chế của
Công ty
Ý KIẾN CỦA CÁ NHÂN: Có Không
 Công việc được giao có phù hợp với khả năng
trình độ và sở trường?
 Có yên tâm công tác và gắn bó lâu dài với Công ty
 Ý kiến khác: ……………………………
Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA
NGƯỜI HƯỚNG DẪN
(Ký và ghi rõ họ và tên)
Ý KIẾN CỦA TRƯỞNG
BỘ PHẬN
(Ký và ghi rõ họ và tên)

Ý KIẾN CỦA GIÁM
ĐỐC
(Ký và ghi rõ họ và tên)
3. Đánh giá chung và đóng góp về công tác đào tạo nhân viên ở Công ty
cổ phần gỗ GAGO
3.1.Ưu điểm, hạn chế
 Ưu điểm
- Công ty đã xây dựng được quy chế làm việc cho nhân viên bán hàng, giám sát bán hàng
cũng như nhân viên văn phòng và quản lý chung.
- Bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên bán hàng, giám sát bán hàng. Từ đó mọi
người trong nhóm có thể kết hợp làm việc một cách nhịp nhàng và có hiệu quả.
 Hạn chế
• Về nội dung đào tạo
Nội dung đào tạo nhân viên trong Công ty thường thiên về đào tạo kỹ năng bán hàng. Các
kỹ năng khác không mấy được quan tâm tổ chức đào tạo. Mặc dù rất được quan tâm thế nhưng
nội dung đào tạo kỹ năng bán hàng này thường nặng về thực hành thực tế theo hình thức nghề
dậy nghề, không có được những kiến thức nền tảng và lý luận về công việc bán hàng, đạo đức
kinh doanh, những đức tính, phẩm chất mà người bán hàng cần phải có.
• Về phương pháp đào tạo
Vì phương pháp đào tạo chủ yếu của Công ty cổ phần gỗ GAGO là đào tạo trong công
việc, sử dụng nhân viên cũ kèm nhân viên mới cho nên nhiều khi nhân viên mới học được cả cái
hay cũng như cái dở của nhân viên cũ. Nhân viên mới bị ảnh hưởng khá nhiều bởi người hướng
dẫn của mình.
• Về ngân sách đào tạo
Công ty cổ phần gỗ GAGO đã thiết lập ngân quỹ dành cho đào tạo là 1% lợi nhuận sau
thuế tuy nhiên việc đào tạo không sử dụng hết ngân quỹ dành cho đào tạo. Số ngân quỹ sử dụng
không hết gộp vào cho năm sau. Tuỳ theo tình hình kinh doanh mà trích ngân quỹ dành cho đào
tạo chứ không nhất thiết là năm nào cũng phải trích lại 1% lợi nhuận cho đào tạo, có năm ngân
quỹ vẫn còn nhiều cho nên không trích lợi nhuận của năm đó cho đào tạo.
3.2.Đóng góp giải pháp

Công ty nên đào tạo nhân viên kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giúp cho họ một định hướng
đúng đắn khi làm việc. Đối với nhân viên bán hàng thì họ phải hiểu bán hàng là gì, Chức năng và
nhiệm vụ của nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng sẽđược gì trong công việc, nhân viên bán
hàng phải có những kỹ năng bán hàng nào thông qua các kỹ năng giao tiếp với khách hàng, lựa
chọn các phương thức va thủ thuật bán hàng nào cho hợp lý.
Vì phương pháp đào tạo chủ yếu của Công ty cổ phần gỗ GAGO là đào tạo trong công việc, sử
dụng nhân viên mới kèm nhân viên cũ cho nên nhiều khi nhân viên mới học được cả cái hay cũng như cái
dở của nhân viên cũ. Nhân viên mới bị ảnh hưởng khá nhiều bởi người hướng dẫn của mình. Chính vì vậy
Công ty cổ phần gỗ GAGO phải thường xuyên đào tạo họ về văn hoá Công ty. Đào tạo cho nhân viên biết
cách ứng xử trong công việc và trong các hoạt động hàng ngày, tạo thành thói quen cho các thành viên
trong Công ty, các quy tác và quy định riêng của Công ty, từđó giúp cho họđịnh hướng tốt hơn trong công
việc.
Công ty cần thường xuyên tổ chức các chiến dịch thi đua với các phần thưởng dành cho những cá
nhân và đội nhóm kinh doanh xuất sắc. Cần phải có những đợt tổng kết các phong trào thi đua từ đó sẽ có
những phần thưởng cho các nhóm và cá nhân xuất sắc, tạo động lực cho họ làm việc phát huy tính sáng
tạo trong công việc cao hơn nữa. Ngoài ra Công ty cũng cần tổ chức cho nhân viên những buổi giao lưu,
dã ngoại để nhân viên thêm hiểu nhau, tạo bầu không khí dân chủ trong toàn Công ty, tương trợ giúp đỡ
nhau giữa nhà quản trị các cấp và nhân viên trong Công ty,giữa nhân viên với nhân viên, để nhân viên
thấy rằng mình được tôn trọng do đó phát huy được hết tiềm năng của mình.