Bài giảng nghiệp vụ công tác lưu trữ chương 4 thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ TS nguyễn lệ nhung

www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
1


NGHIỆP VỤ
NGHIỆP VỤ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ




Giảng viên: TS. Nguy
Giảng viên: TS. Nguy
ễn Lệ Nhung
ễn Lệ Nhung

www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
2
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Vở ghi chép đầy đủ, chính xác
2. Giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ”- Trường CĐ
VTLTTW I (2006)
3. Các Tập bài giảng về “Lưu trữ TL KHKT”; “Lưu trữ
TLNN”; “Lưu trữ TL Đảng và các tổ chức chính trị-

xã hội”- Khoa Lưu trữ- Trường CĐ Nội vụ HN
(2008)
4. Pháp lệnh LTQG 2001 & NĐ 111/2004/CP
5. Các văn bản của Đảng và Nhà nước ban
hành về công tác Lưu trữ
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
3
CHƯƠNG IV: THU THẬP, BỔ SUNG TL
VÀO LƯU TRỮ
I. Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên
tắc thu thập bổ sung TLLT
II. Các nội dung cơ bản của nghiệp vụ thu
thập, bổ sung
III. Thu thập bổ sung tài liệu vào LTHH
IV. Thu thập, bổ sung tài liệu vào LTLS
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
4
I. Khái niệm, mục đích, nội dung,
nguyên tắc thu thập bổ sung TLLT
1. Khái niệm
2. Mục đích
3. Nội dung công tác thu thập,
bổ sung (TTBS)TLLT
4.Nguyên tắc TTBS TL vào LT

www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
5
1. Khái niệm
TTBS tài liệu là quá trình thực hiện các
biện pháp có liên quan tới việc xác định
nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ
cơ quan và PLTQG để từ đó lựa chọn và
chuyển giao TL vào các kho lưu trữ theo quy
định của Nhà nước.
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
6
2 Mục đích TTBS TLLT
+ Để đưa vào kho những TL có giá trị lịch sử,
thực tiễn để bảo quản, nhằm thực hiện tốt
nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục
vụ tốt nhất các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng
của độc giả.
+ Việc TTBS TLLT vào kho tốt sẽ làm hoàn
chỉnh và phong phú thêm thành phần PLTCQ
nói riêng và PLTQG VN nói chung.
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997

7
3. Nội dung công tác TTBS TLLT
•
Xác định nguồn TTBS
•
Xác định thành phần TL thuộc diện nộp lưu để
bổ sung vào lưu trữ
•
Phân chia các nguồn TL vào mạng lưới KLT
- KLT Đảng thu thập TL thuộc PLTĐCS
- KLT Nhà nước thu thập TL thuộc PLTNN
•
Thực hiện thủ tục giao nộp TL vào KLT
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
8
4. Nguyên tắc TTBS TLLT
- Nguyên tắc TTBS tài liệu theo thời
kỳ lịch sử.
- Nguyên tắc không phân tán phông
- Nguyên tắc TTBS TL theo khối
phông lưu trữ
- Nguyên tắc TTBS TL theo khu vực
thẩm quyền
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997

9
II. Nội dung cơ bản của nghiệp vụ TTBS
1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ theo quy định
của Nhà nước
2 Sưu tầm, bổ sung những TL còn thiếu để bổ
sung cho các PLT
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
10
1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ
(Mục 1- CII - PLLTQG năm 2001)
Điều 12 quy định thẩm quyền thu thập TL thuộc
PLTQG:
- Cơ quan lưu trữ của Đảng thu thập TL thuộc
phông LTĐCSVN
- Cơ quan lưu trữ của Nhà nước thu thập TL
thuộc phông LTNN
Điều 13 quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư
để giao nộp vào LTHH; lựa chọn tài liệu lưu
trữ hiện hành để giao nộp vào LTLS.
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
11
1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ
(tiếp theo)

Điều 14 quy định thời hạn giao nộp TLLT:
- Sau 1 năm - kể từ năm công việc có liên quan
đến TL văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu
trữ được giao nộp vào LTHH.
- Từ LTHH vào LTLS được quy định như sau:
+ 10 năm đối với cơ quan, tổ chức ở TW.
+ 5 năm đối với cơ quan, tổ chức ở ĐP.
+ 30 năm đối với 3 bộ: công an, quốc phòng, ngoại
giao (trừ TL hiện hành và chưa giải mật)
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
12
2.Sưu tầm, bổ sung những TL còn
thiếu để bổ sung cho các PLT
•
Hiện nay, trong PLTQG nói chung và các PLT
CQ, TC, CN nói riêng, TLLT thường không
đầy đủ do nhiều nguyên nhân: thiên tai, địch
họa, chiến tranh, ý thức con người nên thất
lạc, hư hỏng…
=> Sưu tầm, bổ sung TL cho các PLT là rất cần
thiết, góp phần hoàn chỉnh TL cho các PLT
đồng thời góp phần hoàn thiện tốt nguyên tắc
quản lý tập trung, thống nhất TLLT.
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997

13
III. Thu thập bổ sung TL vào LTHH
1. Khái niệm LTHH
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTHH
3. Trách nhiệm của LTHH trong công
tác TTBS TL
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
14
1. Khái niệm LTHH (lưu trữ cơ quan)
•
Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu
trữ của cq, tổ chức có nhiệm vụ
thu thập, bảo quản và phục vụ sử
dụng TLLT được tiếp nhận từ các
đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
(K5- Đ2- PLLTQG 2001)
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
15
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTHH
•
Những TL hình thành trong quá trình hoạt
động của đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan đó
(tài liệu đã được giải quyết xong ở giai đoạn
văn thư) => Những đơn vị tổ chức thực hiện

các chức năng chủ yếu của cơ quan là
nguồn TL bổ sung chính vào LTCQ.
•
Lưu ý: TL cũ còn để lại ở các đơn vị và cá
nhân trong CQ cũng thuộc nguồn nộp lưu
vào LTHH của CQ
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
16
3. Trách nhiệm của LTHH trong công tác TTBS
(Điều 5-Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)
•
Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
•
Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định
hồ sơ, tài liệu cần thu thập
•
Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ
sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
•
Chuẩn bị kho tàng và phương tiện để tiếp
nhận TL
•
Tổ chức tiếp nhận TL và lập biên bản giao
nhận TL.
www.vanthuluu
tru.com

TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
17
Sơ đồ CCTC của Trường CĐ Nội vụ HN
BAN GIÁM HiỆU
Các phòng Các khoa Các trung tâm
Cơ sở đào tạo tại
Đà Nẵng
Đào tạo
Hành chính- tổ chức
Quản trị
Qlý CT HS,SV
Kế hoạch- tài
Qlý KH và HTQT
Văn thư
Lưu trữ
HCVP và TTTV
Thư ký và QTVP
GD thường xuyên
Giáo dục đại cương
Tin học
Đào tạo Nghề
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
18
IV. Thu thập, bổ sung TL vào LTLS
1. Khái niệm LTLS
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS

3. Trách nhiệm của LTLS trong công
tác TTBS
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
19
1. Khái niệm lưu trữ lịch sử
(lưu trữ cố định)
•
Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có
nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài
và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp
nhận từ LTHH và các nguồn tài liệu
khác (K6- Đ2 – PLLTQG 2001)
•
VD: TTLTQG I,II,III, IV, TTLT tỉnh…
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
20
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS
* Các TTLTQG có quyền thu thập TLLT của các cơ
quan tổ chức sau:
- Các cơ quan tổ chức của chế độ PKVN;
- Các cơ quan, tổ chức TW của Nhà nước: VNDCCH;
CHMNVN; VNCH; CHXHCNVN;
- Các doanh nghiệp Nhà nước do thủ tướng CP, bộ
trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ

quan thuộc CP quyết định thành lập và các tổ chức kinh
tế khác theo quy định của pháp luật;
- Các cơ quan tổ chức của chế độ thực dân, đế quốc
xâm lược trên lãnh thổ Việt Nam trước 30/4/1975;
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng,
ký gửi hoặc bán TLLT.
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
21
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS
* Các lưu trữ tỉnh, huyện có thẩm quyền thu
thập TLLT hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan tổ chức sau:
- Cơ quan tổ chức Nhà nước cùng cấp ở ĐP;
- Doanh nghiệp Nhà nước do chủ tịch UBND
tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh
tế khác;
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện
tặng, cho, ký gửi hoặc bán TLLT.
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
22
2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS
* Trung tâm lưu trữ TL chuyên môn:
Thu thập tài liệu có giá trị lịch sử từ các cơ
quan thuộc ngành

www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
23
3. Trách nhiệm của LTLS trong công tác TTBS
(Được quy định tại K4 - Đ6 - NĐ 111)
•
Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
•
Phối hợp với LTHH lựa chọn TL cần thu thập;
•
Hướng dẫn LTHH chuẩn bị TL giao nộp;
•
Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp
nhận TL;
•
Tổ chức tiếp nhận TL và lập biên bản giao
nhận TL.
•
Lưu ý: Việc thu thập TL được tiến hành trên
cơ sở hồ sơ hoặc ĐVBQ được thống kê thành
MLHS, TL nộp lưu.
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
24
Bài tập:
1. Trình bày cơ cấu tổ chức

của cơ quan anh (chị) đang công tác.
2. Lập bảng kê nguồn tài liệu và thành
phần tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ
của cơ quan anh (chị) đang công tác.
www.vanthuluu
tru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
25
CÂU HỎI ÔN TẬP
•
1. Khái niệm, nội dung và nguyên tắc TTBS
TLLT?
•
2. Khái niệm, đặc điểm LTCQ (lưu trữ hiện
hành)? Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu
vào LTCQ?
•
3. Khái niệm LTLS (lưu trữ quốc gia)? Các
nguồn thu thập, bổ sung TL vào LTLS?
•
4. Các nguyên tắc thu thập, bổ sung TLLT vào
LTLS?
•
5. Thẩm quyền và trách nhiệm của LTCQ và
LTQG trong công tác thu thập, bổ sung TL?