Kỹ năng soạn thảo văn bản_Tài liệu ôn thi công chức ngành địa chính cấp xã

305

PHẦN II:
CÁC KỸ NĂNG, NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI VÀ MÔI TRƯỜNG Ở
PHƯỜNG, THỊ TRẤN
Chuyên đề 7:
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
1. Những vấn đề chung
1.1. Nguyên tắc, thể thức và thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước
1.1.1. Nguyên tắc ban hành văn bản
* Đảm bảo đúng thẩm quyền
- Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền được ban hành các loại và hình
thức văn bản theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo đúng thẩm quyền nghĩa là nội dung văn bản phù hợp với chức năng
nhiệm vụ quyền hạn được giao. Hình thức văn bản đúng với quy định của pháp luật.
* Hình thức văn bản phải tuân theo đúng quy định của pháp luật
- Hình thức văn bản là toàn bộ các yếu tố tạo nên bề mặt bên ngoài của văn
bản phù hợp với nội dung của văn bản.
- Hình thức văn bản phải đảm bảo đúng quy định về thẩm quyền ban hành
loại văn bản phù hợp với nội dung. Thể thức và kỹ thuật trình bầy đúng quy định
của pháp luật.
* Đảm bảo tính thống nhất về mặt pháp chế văn bản
Văn bản được ban hành không những đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự
thủ tục theo quy định của pháp luật mà còn phải đảm bảo tính rõ ràng dễ hiểu.
Nội dung văn bản không được chồng chéo, mâu thuẫn với những văn bản còn
đang có hiệu lực (trừ trường hợp văn bản sau thay thế văn bản trước), văn bản
cấp dưới không được trái với văn bản cấp trên. Nếu văn bản có quy định chế tài
thì chế tài phải rõ ràng, đúng tính chất và thẩm quyền của cơ quan ban hành.
* Đảm bảo phạm vi hiệu lực của văn bản
- Phạm vi hiệu lực của văn bản là giới hạn tác động thực tế của văn bản
trên ba mặt: Thời gian, không gian và đối tượng áp dụng.

- Văn bản phải ghi rõ thời điểm có hiệu lực, phạm vi và đối tượng áp dụng.
1.1.2. Thể thức văn bản
1.1.2.1. Khái niệm
Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu
tố cấu thành văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhằm
đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế.
1.1.2.2. Các yếu tố của thể thức văn bản
306

Thể thức chung của văn bản bao gồm:
a. Quốc hiệu:
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b. Tên cơ quan ban hành:
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng
Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan
chủ quản. Ví dụ:
BỘ NỘI VỤ

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và
tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt
Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH HÀ TĨNH
SỞ NỘI VỤ
VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC

c. Số, kí hiệu của văn bản:
- Văn bản quy phạm pháp luật:
+ Số, ký hiệu của Luật, Nghị quyết của Quốc hội được sắp xếp theo thứ tự
sau: " Loại văn bản, số thứ tự của văn bản / năm ban hành / tên viết tắt của cơ
quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội".
+ Số, ký hiệu của Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội
được xắp xếp theo thứ tự: "loại văn bản; số thứ tự của văn bản/ năm ban hành/
tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội".
+ Số và ký hiệu của các loại văn bản khác được sắp xếp theo thứ tự sau: "
Số thứ tự của văn bản/ năm ban hành/ tên viết tắt của loại văn bản - tên viết tắt
của cơ quan ban hành văn bản'.
307

Việc đánh số thứ tự phải theo từng loại văn bản và từng năm ban hành văn
bản đó. Số được ghi bằng chữ ả rập bắt đầu từ số 01 tháng 01 vào ngày đầu năm
và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ví dụ: 43/2014/NĐ-CP
- Văn bản hành chính:

+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng kí văn bản do cơ quan ban
hành trong một năm được ghi bằng chữ Ả rập bắt đầu từ số 01
+ Kí hiệu của văn bản hành chính (trừ công văn)
Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan tổ chức
ban hành.
Ví dụ: số 04/ QĐ-BTNMT.
+ Kí hiệu của công văn: bao gồm chữ viết tắt của cơ quan ban hành và chữ
viết tắt tên đơn vị soạn thảo.
Ví dụ: Số 12/ BTNMT-VP
d. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những
đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử
thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.Ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn
Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Tài nguyên và Môi trường thuộc Bộ Tài
nguyên và Môi trường (có trụ sở cơ quan tại phường Ba Đình, thị xã Bỉm Sơn,
tỉnh Thanh Hóa): Thanh Hóa,,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực
thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của
các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,

+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
308

Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của
Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ
sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân
tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà
Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Văn bản của các cơ quan thuộc thành phố thuộc tỉnh: ghi tên thành phố trực
thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Phủ Lý thuộc tỉnh Hà
Nam: TP. Phủ Lý,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà
tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các
phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của
các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của
các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,
Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu) và
của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Ba Đình (thị xã Bỉm Sơn, tỉnh
Thanh Hóa): Ba Đình,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP.
Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân
dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo
quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
* Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Hà Tĩnh, ngày 05 tháng 01 năm 2014
Thanh Hoá, ngày 16 tháng 02 năm 2014
e. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:
309

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
f. Nội dung văn bản:
* Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Yêu cầu về nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với
quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ
ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần
xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ dễ
hiểu. Đối với những cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết

tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn
ngay sau cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và
tên của Luật, Pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 43/2014/NĐ-
CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Đất đai”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký
hiệu của văn bản đó (Nghị định số 43/2014/NĐ-CP);
* Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để
ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một
trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm
hoặc theo khoản, điểm.
310

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều
thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
g. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
* Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay
cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
* Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ
nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám
đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không
quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên
cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ
chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ
chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định
chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh

đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng
không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh
của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ
quan, tổ chức.
311

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo
của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó
Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ
Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc
Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội
đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C
* Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học
hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản
của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được
ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
h. Dấu của cơ quan, tổ chức
- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng
dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được
thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
i. Nơi nhận:
Nơi nhận là những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản với các mục
đích cụ thể: để kiểm tra, giám sát, giải quyết, thi hành
k. Dấu chỉ mức độ mật, khẩn.
312

- Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu

hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định
tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
- Dấu chỉ mức độ khẩn
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ
khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn
thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất
mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn
chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP
(HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa
chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số
Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
- Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát
hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ
dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở
lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
- Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
l. Các thành phần thể thức khác: Địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số Fax, chỉ
dẫn và phụ lục kèm theo.

313

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ)


314

Ghi chú:
Ô số
:
Thành phần thể thức văn bản
1
:
Quốc hiệu
2
:
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3
:
Số, ký hiệu của văn bản
4
:
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a
:
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b

:
Trích yếu nội dung công văn
6
:
Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c
:
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
8
:
Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b
:
Nơi nhận
10a
:
Dấu chỉ mức độ mật
10b
:
Dấu chỉ mức độ khẩn
11
:
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12
:
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13
:
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14
:
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website;
số điện thoại, số Telex, số Fax
15
:
Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
1.2. Một số quy định (thủ tục) liên quan đến văn bản
* Soạn thảo văn bản
- Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
Việc soan thảo các văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy
định của luật ban hành vản bản quy phạm pháp luật.
- Soạn thảo các văn bản khác:
Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu của
cơ quan giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo. Đơn vị, cá nhân soạn thảo phải thực
hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung, mức độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo.
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
+ Soạn thảo văn băn
315

+ Tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan ( khi
cần thiết); tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
+ Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan.
* Duyệt bản thảo
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt, trường hợp sửa
chữa bổ sung bản thảo đã duyệt phải trình người duyệt xem xét quyết định.
* Đánh máy nhân bản
Phải đánh đúng nguyên văn bản thảo, nếu phát hiện thấy sai sót hoặc chưa
rõ phải báo với người soạn thảo hoặc người ký văn bản. Phải đảm bảo bí mật về

nội dung văn bản
Nhân bản đúng số lượng.
* Kiểm tra văn bản
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Người được giao trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư ở các cơ
quan phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày
và thủ tục ban hành.
* Ký, ban hành văn bản
- Người có thẩm quyền hoặc người ký thay, người được thừa uỷ quyền,
thừa lệnh ký theo quy chế ký văn băn.
- Khi ký không dùng bút chì, không dùng bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
- Thực hiện các thủ tục ban hành: cho số, vào sổ, lưu, chuyển
* Bản sao văn bản
- Các hình thức sao:
+ Sao y bản chính: bản sao đầy đủ nội dung của văn bản và trình bày theo
thể thức quy định, được thực hiện sao từ bản chính.
+ Sao lục: là bản sao đẩy đủ, chính xác, nội dung của văn bản được thực
hiện từ bản sao y như bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
+ Trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản được thực hiện từ
bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
- Thể thức văn bản sao: bản sao văn bản phải có đầy đủ các yếu tố: Hình
thức sao; tên cơ quan sao; số, ký hiệu bản sao; địa danh, ngày, tháng, năm sao; chức
vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan sao; nơi nhận.
- Các bản sao được thực hiện đúng quy định có giá trị như bản chính.


316

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ)


Ghi chú:
Ô số
:
Thành phần thể thức văn bản
1
:
Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao
lục”
2
:
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
3
:
Số, ký hiệu bản sao
4
:
Địa danh và ngày, tháng, năm sao
5a, 5b, 5c
:
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
6
:
Dấu của cơ quan, tổ chức
7
:

Nơi nhận
317
1.3. Trình tự soạn thảo
a. Chuẩn bị
- Xác định mục đích ,yêu cầu của văn bản cần soạn thảo: Trước khi soạn
thảo văn bản cần xác định văn bản ban hành ra nhằm mục đích gì? Quy định một
chủ trương chính sách của nhà nước, một vấn đề trong quản lý hay hướng dẫn,
giải thích quy định của cấp trên; đề xuất, xin ý kiến, giao dịch, trao đổi
- Xác định đối tượng tiếp nhận văn bản: Khi soạn thảo văn bản cần xác định
văn bản gửi cho ai, ai thực hiện (những đối tượng liên quan đến văn bản). Để có
cách viết tăng tính thuyết phục cần chú ý:
+ Biết rõ văn bản gửi đi đâu: đến cơ quan cấp trên,cơ quan ngang cấp hay cấp
dưới, cho đông đảo quần chúng hay một số đối tượng, cơ quan chuyên môn
+ Nôi dung văn bản có liên quan đến một hay nhiều cơ quan, một cấp một
ngành hay nhiều cấp, nhiều ngành
Trên cơ sở đó lựa chọn cách hành văn cũng như sử dụng từ ngữ cho phù hợp.
- Thu thập xử lý các thông tin cần thiết: Trên cơ sở mục đích yêu cầu và nội
dung văn bản tiến hành thu thập, lựa chọ các thông tin cần thiết để đưa vào văn bản.
- Lựa chọn hình thức văn bản: Cũng dựa trên cở mục đích, yêu cầu, đối
tượng tiếp nhận văn bản để lựa chọn tên loại, thể thức văn bản cho phù hợp; ví
dụ: nên để hình thức văn bản là công văn hay thông báo, chỉ thị
b. Kết cấu bố cục (soạn đề cương)
Kết cấu bố cục là sắp xếp nội dung theo từng phần, từng chương, từng
điều của văn bản. Các phần, chương, mục, điều, khoản được phân bố theo một
trình tự hợp lý và thống nhất như sau: đặt vấn đề, giải quyết vấn đề và kết thúc
vấn đề, các ý của những phần này phải tuân theo sự lập luận một cách chặt
chẽ. Tùy theo từng thể loại văn bản mà lựa chọn bố cục cho hợp lý, văn bản có
thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục
theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc phân chia thành các mục từ
lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

- Văn bản quy phạm pháp luật:
Ngoài luật, pháp lệnh các văn bản quy phạm pháp luật có bố cục:
+ Nghị quyết: điều, khoản, điểm.
+ Nghị định: chương, mục, điều, khoản, điểm.
+ Quyết định: điều, khoản, điểm.
+ Các quy chế, quy định ban hành kèm theo: chương - mục, điều, khoản -
điểm.
- Văn bản hành chính:
+ Quyết định cá biệt: điều, khoản, điểm; các quy chế, quy định ban hành
kèm theo quyết định theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
318
+ Các loại khác: phần, mục, khoản, điểm.
c. Diễn đạt nội dung (viết thành văn)
Nội dung văn bản muốn có sức thuyết phục thì phải có luận cứ, luận chứng
đầy đủ, xác đáng.
Khi soạn thảo văn bản phải sử dụng văn phong hành chính. Văn phong hành
chính là phong cách viết văn trong văn bản hành chính.
* Đặc điểm của văn phong hành chính
Văn phong hành chính có những đặc điểm sau:
+ Tính khách quan của nội dung hay sự việc được nói đến và cách trình bày
trực tiếp không thiên vị (vì đây là tiếng nói của cơ quan, không phải là tiếng nói
riêng của cá nhân).
+ Tính chất ngắn gọn, chính xác của các thông tin đưa vào văn bản và tính
đầy đủ thông tin cần thiết cho vấn đề hoặc sự việc mà văn bản nói đến (không dài
dòng nhưng phải đầy đủ thông tin).
+ Tính khuôn mẫu, điển hình và tiêu chuẩn hoá các thuật ngữ được sử dụng
với cách diễn đạt trong sáng. Các thuật ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác
và chỉ được hiểu theo một nghĩa. Trong trường hợp phải sử dụng từ đa nghĩa, từ
chuyên môn phải có sự giải thích. Không dùng những từ ngữ màu mè, hình
tượng.

+ Tính chất rõ ràng, cụ thể của các quan điểm, vấn đề với lối truyền đạt phổ
thông đại chúng.
+ Tính cân đối và sự liên kết chặt chẽ giữa các câu trong một văn bản.
* Cách xưng hô trong văn bản:
+ Tự xưng.
Văn bản gửi cấp trên: phải nêu đầy đủ tên cơ quan mình.
Văn bản gửi cấp dưới: chỉ cần nêu tên cấp, bậc chủ quản.
Văn bản gửi cơ quan ngang cấp thêm từ “chúng tôi” sau tên cơ quan gửi văn
bản.
+ Gọi tên cơ quan cá nhân nhận văn bản:
Cơ quan nhận là cấp dưới trực thuộc có thể nêu tên cụ thể hoặc tổng quát
Cơ quan nhận là cấp trên: chỉ cần nêu cấp chủ quản
Cơ quan nhận là cơ quan ngang cấp hoặc không cùng hệ thống: ghi đầy đủ
tên cơ quan đó.
Văn bản gửi cho cá nhân: nam gọi là Ông, nữ gọi là Bà.
* Dùng từ
Phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ thường dùng từ đơn nghĩa và
nghĩa thực của nó - nghĩa đen.
319
Không dùng biện pháp tu từ như: ẩn dụ, hoán dụ, nhân cách hóa.; không
dùng từ thơ ca, từ có hình ảnh bóng bẩy, trống rỗng, khoa trương; không dùng
các từ ngữ địa phương và những từ mới chưa được công nhận.
Từ ngữ trong văn bản đòi hỏi phải chuẩn xác.
* Đặt câu
Phong cách hành chính đòi hỏi phải vận dụng các kiểu câu theo mục đích
phát ngôn một cách linh hoạt. Đối với câu biểu cảm, câu nghi vấn không nên sử
dụng.
Về mặt nguyên tắc không có qui định bắt buộc về sử dụng và đặt câu trong
văn bản hành chính mà có thể đặt câu theo nhiều thể loại, vấn đề cần quan tâm là
sự sắp xếp, diễn đạt câu để tạo nên sự trong sáng của văn bản.

*Dấu câu
Dấu câu là phương tiện ngữ pháp dùng trong chữ viết để làm rõ một cấu tạo
ngữ pháp; phân cách giữa các đoạn, giữa các câu, các thành phần của câu đơn,
các vế cuả câu ghép.Trong các loại dấu, phong cách ngôn ngữ văn hành chính
không nên dùng dấu (?), dấu chấm cảm (!), hạn chế dùng dấu ( )
d. Kiểm tra bản thảo
Khi soạn xong bản thảo nhất thiết phải kiểm tra lại. Cần phải soát lại nội
dung bản thảo xem đã được thể hiện đầy đủ mục đích đề ra hay chưa? Nội dung
có nhất quán không? Cách trình bày và lập luận có chặt chẽ và phù hợp với thể
loại văn bản ban hành hay không? Ngoài ra còn phải kiểm tra về ngữ pháp, câu,
từ; lỗi chính tả.
1.4. Kỹ thuật trình bày
* Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu
in sẵn (khổ A5).
* Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
* Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
320
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
2. Soạn thảo một số văn bản hành chính

2.1. Soạn thảo biên bản
* Khái niệm
Biên bản là bản ghi chép về một sự việc, một hoạt động diễn ra trong một
giới hạn thời gian ngắn mà không có hiệu lực pháp lý để dẫn đến tình trạng mới
của quá trình quản lý.
Ví dụ: biên bản về một cuộc họp, biên bản bàn giao tài sản
* Cách xây dựng biên bản
- Bố cục chung một biên bản thường có các mục sau đây:
+ Quốc hiệu
+ Tên văn bản và trích yếu nội dung.
+ Thời gian và địa điểm xảy ra sự kiện.
+ Thành phần tham gia.
+ Diễn biến sự kiện.
+ Kết thúc biên bản chữ ký để xác nhận và điều khoản ghi chú cần thiết.
- Cách ghi chép khi làm biên bản:
Có hai cách ghi chép khi làm biên bản:
+ Cách thứ nhất là ghi chi tiết và đầy đủ mọi biểu hiện có liên quan đến sự
kiện. Theo cách này biên bản được ghi lại đầy đủ nguyên văn lời nói của tất cả
các cá nhân tham gia.Cách này là bắt buộc đối với các biên bản bàn giao, biên
bản kiểm tra, biên bản cuộc họp quan trọng.
+ Cách thứ hai là ghi tổng hợp. Theo cách này, trong biên bản những chi tiết quan
trọng mới ghi đầy đủ,còn những chi tiết xét thấy thể tóm tắt thì không cần ghi đầy đủ.
2.2. Soạn thảo thông báo
- Thông báo là văn bản được sử dụng chủ yếu để truyền đạt nội dung một
quyết định, một tin tức một sự việc cho các cơ quan đơn vị cá nhân biết.
- Thể thức của thông báo theo qui định chung về thể thức của văn bản.
- Nội dung của thông báo tuỳ thuộc vào tính chất của từng sự việc, có thể có
phần mở đầu, cũng có thể giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo.
Ví dụ:
- Ngày 08 tháng 7 năm 2014, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã tổ chức Hội

nghị sơ kết thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng đầu năm và triển khai chương
trình công tác 6 tháng cuối năm 2014 của Bộ. Tham dự hội nghị
- Trường Cao Đẳng Tài nguyên và Môi trường miền Trung thông báo:
321
Anh (chị):
Đã trúng tuyển kỳ thi tuyển viên chức năm
Văn phong của thông báo đồi hỏi phải ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, không cần
phải lập luận hay bộc lộ tình cảm.
Thông báo cũng không cần thiết kết thúc có tính xã giao, cảm ơn hay giao
nhiệm vụ. Những thông báo dài và có nhiều vấn đề cần chia thành các mục để dễ
theo dõi.
2.3. Soạn thảo báo cáo
* Khái niệm
Báo cáo là văn bản được dùng để trình bày các kết quả đã đạt được trong
hoạt động của một cơ quan, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế của quản lý,
lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới thích hợp. Báo cáo có thể dùng để mô
tả sự phát triển, diễn biến một công việc, một vấn đề do nhu cầu của hoạt động
quản lý.
Có nhiều loại báo cáo khác nhau và mỗi loại đều có những đặc thù riêng.
Nhưng bất luận thế nào báo cáo cũng không phải là văn bản suy luận mà là văn
mô tả. Người viết báo cáo không được phép sáng tạo mà chỉ được đánh giá, nhận
định dựa trên kết quả đã khảo sát, mô tả.
* Một số vấn đề cần chú ý
Khi soạn thảo báo cáo cần tuân theo những qui định chung; trong đó cần
chú ý một số vấn đề:
- Chuẩn bị:
+ Xác định rõ mục đích ,yêu cầu của báo cáo: có thể căn cứ vào mục đích yêu
cầu mà cấp trên đề ra cho đơn vị hoặc từ thực tế công tác đang tiến hành cần báo
cáo.
+ Thu thập các tài liệu, số liệu để đưa vào nội dung báo cáo. Cần phải xác

định đúng giá trị các tài liệu, số liệu vì đó là phần minh hoạ không thể thiếu đối
với mỗi loại báo cáo.
+ Sắp xếp, tổng hợp các tài liệu,số liệu thu thập được theo một hệ thống
nhất định để đưa vào báo cáo.
- Bố cục một bản báo cáo:
Tuỳ theo các báo cáo khác nhau mà người soạn thảo có thể xây dựng một bố
cục thích hợp. Một bản báo cáo thông thường ngoài phần thể thức, phần nội dung
thường có hai phần:
Phần thứ nhất là phần nói về tình hình công việc hoặc là phần mô tả sự việc
đã xảy ra trong thực tế. Sau mô tả là phân tích kết quả, kinh nghiệm đạt được và
đánh giá tình hình, xác định các tồn tại cần tiếp tục giải quyết.
Phần thư hai là những phương hướng lớn để tiếp tục giải quyết vấn đề.
322
Trong mỗi phần nêu trên có thể có nhiều mục với nhiều cách phân chia khác
nhau dựa theo đối tượng báo cáo. Việc phân tích kết quả đạt được có thể phân
tích một cách tổng quát các hoạt động hay từng mặt hoạt động.
* Cách trình bày và hành văn
Báo cáo có thể viết bằng lời, dùng chữ số để minh hoạ, trình bày theo lối
biểu mẫu, sơ đồ, các bảng đối chiếu nếu xét thấy cần thiết.
Hành văn của báo cáo phải mạch lạc. Không nên dùng lối hành văn cầu kỳ.
Khi đánh giá tình hình cần thực sự khách quan và công bằng. Không nên dùng
các từ mang tính chất chủ quan, một chiều hoặc khoa trương vì điều đó làm tổn
hại cho giá trị của báo cáo.
Với báo cáo chuyên đề có thể kèm theo phần phụ lục gồm những số liệu liên
quan đến nội dung báo cáo.Phần phụ lục cũng có thể là các bảng thống kê, các
biểu mẫu so sánh v.v
2.4. Soạn thảo công văn
2.4.1. Khái niệm
Công văn hành chính là một loại văn bản chỉ mang tính chất trao đổi thông
tin như một loại thư từ bình thường, nhưng đây là sự trao đổi mà đại diện là cơ

quan để giải quyết các nhiệm vụ chung.
Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng rãi:
- Để thông báo một vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một
văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành.
- Để hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên.
- Để thông báo một hoạt động sẽ diễn ra trong tương lai.
- Để hỏi ý kiến về một vấn đề trong hoạt động của cơ quan.
- Để trình một kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên.
- Để xác nhận một vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan.
- Để thăm hỏi, cảm ơn v.v
Chú ý: tuy phạm vi sử dụng của công văn rộng rãi nhưng công văn hành
chính không mang tính chất của một văn bản ban hành mệnh lệnh.
2.4.2. Bố cục
Một công văn hành chính nhìn chung gồm có các bộ phận sau đây:
* Phần thể thức
Phần thể thức gồm có:
+ Quốc hiệu
+ Địa danh, ngày, tháng,năm ban hành văn bản
+ Cơ quan ban hành văn bản
323
+ Số và ký hiệu văn bản
+ Trích yếu nội dung
+ Nội dung
+ Chữ ký và con dấu
+ Nơi nhận văn bản
Chú ý: công văn hành chính là văn bản không tên do đó dưới địa danh ngày,
tháng ghi chữ: “Kính gửi”: nơi nhận văn bản. Phần trích yếu nội dung ghi dưới số
và ký hiệu văn bản; cụ thể như sau:

Tên cơ quan ban hành Quốc hiệu

số và ký hiệu
Trích yếu nội dung Địa danh, ngày tháng năm ban hành

Kính gửi
Nội dung:
+ Phần mở đầu
+ Phần nội dung chính
+ Phần kết thúc
chức vụ
Nơi nhận chữ ký, họ, tên của người có thẩm quyền
* Phần nội dung
Phần nội dung gồm các phần:
- Mở đầu công văn:
Phần mở đầu công văn chính là phần phải làm rõ lý do viết công văn hoặc
cơ sở để viết công văn. Tuỳ theo nội dung công văn, hỏi ý kiến hoặc cảm ơn
v.v để viết phần mở đầu.
Ví dụ:
+ Ủy ban nhân dân phường Ba Đình đã nhận được Công văn số 12/ ĐPTTH -
VP ngày 12 tháng 8 năm 2013 của Đài phát thanh và truyền hình Thanh Hóa về
việc giải quyết đơn thư khiếu nại của bà Nguyễn Thị Hà
+ Theo yêu cầu của Thanh tra Chính phủ tại công văn số 636/TTCP-C.IV
ngày 31 tháng 3 năm 2014 về việc đánh giá, tổng kết việc thực hiện các quy định
về minh bạch tài sản thu nhập, Bộ yêu cầu các đơn vị thực hiện nội dung sau:
- Phần nội dung chính của công văn:
324
Đây là phần cơ bản của công văn trình bày yêu cầu cần giải quyết. Phần này
cần trình bày cụ thể, rõ ràng, chính xác các vấn đề đặt ra xoay quanh mục tiêu
chung của công văn (nêu ở phần trích yếu). Khi viết cần chọn văn phong phù
hợp, lập luận chặt chẽ tùy từng loại công văn hành chính. Nếu công văn giải thích
thì cần khách quan cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện; công văn từ chối thì cần lịch

sự; công văn thăm hỏi thì thể hiện tình cảm ân cần chân thật, không xáo mòn;
công văn đề xuất thì phải chặt chẽ, có lập luận xác đáng; công văn tiếp thu phê
bình thì cần mềm mỏng, cầu thị và khiêm tốn v.v
- Phần kết luận:
Đây là phần kết thúc văn bản, cần viết ngắn gọn. Tuỳ theo loại công văn để
lựa chọn các từ ngữ, thuật ngữ cách đặt câu cho phù hợp.
Ví dụ: Công văn đề nghị hay dùng “đề nghị”, “rất mong”; Công văn thăm
hỏi, cảm ơn dùng từ “chúc”.
2.5. Soạn thảo tờ trình
2.5.1. Khái niệm
Tờ trình là văn bản dùng để đề xuất với cơ quan cấp trên xem xét quyết
định, phê chuẩn một kế hoạch hoạt động, một chương trình công tác, xây dựng
một công trình.
2.5.2. Nội dung
* Phần mở đầu:
Nêu lý do soạn thảo tờ trình, các căn cứ, cơ sở đề xuất nội dung tờ trình.
Ví dụ: Thực hiện Luật thi đua khen thưởng và Công văn số 902/BTNMT ngày
23 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc xét khen thưởng nhân
Đại hội thi đua yêu nước ngành Tài nguyên và Môi trường. Trường cao đẳng Tài
nguyên và Môi trường miền Trung đã
* Phần chính:
Nêu nội dung vấn đề cần đề xuất với cơ quan cấp trên. Cần phân tích ý
nghĩa của đề nghị; những mặt tốt, mặt xấu thuận lợi, khó khăn của các phương án
dự kiến, từ đó chọn phương án tối ưu để đề nghị cấp trên xét duyệt.
Ví dụ: Tờ trình về việc thành lập Trung tâm tư vấn, dịch vụ Tài nguyên và
Môi trường có những nội dung sau:
- Chức năng nhiệm vụ và phương hướng hoạt động
- Biên chế và tổ chức bộ máy
- Đánh giá triển vọng và những khó khăn
- Phương thức triển khai

- Thời gian thực hiện
* Phần kết thúc:
325
Tóm tắt nội dung đề xuất với cấp trên, đề nghị cơ quan cấp trên xem xét
sớm có quyết định đối với vấn đề được trình.
Tờ trình có thể kèm theo các bản phụ lục để minh họa, giải trình chi tiết.
2.6. Soạn thảo quyết định
2.6.1. Khái niệm
Quyết định là hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước, các nhà chức
trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ,
chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự về các cộng việc khác.
- Yêu cầu của quyết định
+ Đảm bảo tính pháp lý;
+ Đảm bảo tính khoa học;
+ Đảm bảo tính hiệu quả;
+ Đảm bảo tính khả thi.
2.6.2. Cơ cấu nội dung của một quyết định
- Phần thứ nhất: Căn cứ ra quyết định.
Phần này không chia thành các đề mục, nhưng thường bao gồm căn cứ pháp
lý (tức văn bản của cơ quan cấp trên làm cơ sở cho những quyết định cụ thể ở
phần quyết định) và cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định (theo đề nghị hoặc để
tăng cường ).
Ví dụ:
Căn cứ Quyết định số 1818/QĐ-BTNMT ngày12 tháng 9 năm 2008 của Bộ
trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của trường Cao đẳng Tài nguyên và Môi trường miền Trung;
Căn cứ Quyết định số 918/QĐ-BTNMT ngày 18 tháng 5 năm 2009 của Bộ
trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định về quản lý công chức,
viên chức;
Theo đề nghị của ông trưởng phòng Tổ chức - Hành chính;

Xét năng lực cán bộ,
- Phần hai: Nội dung quyết định.
Phần nội dung quyết định thường được viết dưới dạng các điều. Tuỳ thuộc
nội dung quyết định để thể hiện.
+ Đối với quyết định về nhân sự, thường có 3 điều:
Điều 1. Điều động ai? Hiện làm gì? ở đơn vị nào? sẽ làm gì ở đơn vị nào?
hoặc công nhận ai? bộ phận nào? chức vụ gì?
Điều 2. Quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể
Điều 3. Trách nhiệm thi hành, thời gian thi hành.
326
+ Đối với quyết định tổ chức bộ máy cũng thông thường có 3 điều
Điều 1. Quyết định thành lập cơ quan, đơn vị nào? với chức năng nhiệm vụ
gì?
Điều 2. Tổ chức và biên chế của đơn vị.
Điều 3. Trách nhiệm thi hành quyết định và thời gian có hiệu lực của quyết
định.
+ Đối với quyết định về công việc:
Loại quyết định này không có quy định cụ thể về số điều cần phải có. Tuỳ
theo nội dung công việc cần phải quy định mà có số điều tương ứng.

BÀI TẬP KỸ NĂNG
1. Soạn thảo Biên bản xử lý vi phạm hành chính về đất đai và môi trường
của UBND phường, thị trấn.
2. Soạn thảo Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về đất đai và môi
trường của UBND phường, thị trấn.
3. Soạn thảo Tờ trình của UBND phường, thị trấn về việc đề nghị về một
vấn đề cụ thể của UBND phường, thị trấn đối với cấp huyện.
4. Soạn thảo Thông báo của UBND phường, thị trấn về một vấn đề cụ thể
của UBND phường, thị trấn cho các đối tượng cần được thông báo.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.