Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và biên mục tại các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI
KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN

VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ
TRONG XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI
CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA
BÀN HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Vũ Dương Thúy Ngà
SINH VIÊN THỰC HIỆN: Trần Thị Nga
LỚP: Thư viện 37B

HÀ NỘI – NĂM 2009


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

AACR2

: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản lần 2

BBK

: Khung phân loại thư viện thư mục

CSDL

: CSDL

DDC

: Khung phân loại thập phân Dewey

ISBD

: Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế

LCC

: Bảng phân loại thư viện Quốc hội Mỹ

MARC21

: Biên mục có thể đọc bằng máy

T T T T- TV

: Trung tâm thông tin thư viện

TV

: Thư viện

TVQG

: Thư viện Quốc gia


1

MỤC LỤC
Lời nói đầu .................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................. 1
2. Mục đích nghiên cứu .................................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 3
4. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 3
5. Ý nghĩa của đề tài ....................................................................................... 3
6. Bố cục của bài khóa luận ............................................................................ 3
Chương 1: VAI TRỊ CỦA VIỆC CHUẨN HĨA TRONG CƠNG TÁC
XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC ............................................................. 5
1.1

Tổng quan về công tác xử lí tài liệu ...................................................... 5

1.1.1 Mơ tả tài liệu ........................................................................................ 5
1.1.2 Phân loại tài liệu .................................................................................... 6
1.1.3 Định chủ đề tài liệu............................................................................... 7
1.1.4 Định từ khoá tài liệu ............................................................................. 9
1.2

Tổng quan về công tác biên mục ........................................................ 10

1.2.1 Tổ chức mục lục truyền thống ............................................................. 10
1.2.2 Biên mục đọc máy .............................................................................. 10
1.3 Vai trị của việc chuẩn hố trong cơng tác xử lí tài liệu và biên mục...... 12
1.3.1 Một số chuẩn nghiệp vụ trong cơng tác xử lí tài liệu và biên mục....... 12
1.3.2 Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc chuẩn hố trong cơng tác xử lí tài
liệu và biên mục đối với các thư viện Việt Nam ........................................... 17
Chương 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ

TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ
VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI ........................... 20
2.1 Xu hướng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lí tài liệu và biên mục ở
Việt Nam ...................................................................................................... 20


2.2 Thư viện trường Đại học với việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lí
tài liệu và biên mục ...................................................................................... 24
2.3 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong cơng tác xử lí tài liệu
và biên mục tại một số thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội............ 27
2.3.1 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong cơng tác xử lí tài
liệu ............................................................................................................... 27
2.3.1.1 Mô tả tài liệu ................................................................................... 27
2.3.1.2 Phân loại tài liệu ............................................................................... 31
2.3.1.3 Định chủ đề tài liệu........................................................................... 36
2.3.1.4. Định từ khoá tài liệu ........................................................................ 40
2.3.2 Thực trạng việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong công tác biên mục ..... 43
2.3.2.1 Tổ chức mục lục truyền thống .......................................................... 43
2.3.2.2 Biên mục đọc máy ............................................................................ 45
2.4 Đánh giá về thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí
tài liệu và biên mục tại các thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội ..... 48
2.4.1 Ưu điểm .............................................................................................. 48
2.4.2 Những tồn tại và nguyên nhân ............................................................. 51
Chương 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG
CƯỜNG VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG
TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI ..................................... 53
3.1 Một số kiến nghị đề xuất với cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động thư
viện .............................................................................................................. 53
3.2 Một số giải pháp đối với các thư viện trường Đại học ............................ 55

KẾT LUẬN ................................................................................................. 58
Danh mục tài liệu tham khảo ..................................................................... 59


1

Lời nói đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại ngày nay - thời đại của nền kinh tế tri thức, thơng tin giữ
vai trị trọng yếu. Sự bùng nổ cách mạng thông tin đã làm thay đổi căn bản về
lối sống, cách làm việc, tư duy của con người. Thực tế cho thấy mỗi một quốc
gia muốn phát triển đất nước của mình, thì khơng chỉ dựa vào nội lực của đất
nước mà phải mở rộng quan hệ hợp tác với các nước trong khu vực và trên
thế giới. Xu hướng tồn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới và là xu
thế tất yếu của thời đại ngày nay. Xu thế này đã mở ra những thời cơ mới và
những thách thức mới cho các quốc gia trên thế giới, đặc biệt là các quốc gia
đang phát triển, trong đó có Việt Nam.
Trong sự phấn đấu chung để theo kịp sự phát triển của thế giới thì sự
nghiệp giáo dục, đặc biệt là giáo dục đại học đóng một vai trị đáng kể. Giáo
dục đại học đã và đang cung cấp cho tương lai những chủ nhân có tri thức
cao, có khả năng độc lập, tư duy để làm chủ thực sự. Thư viện với chức năng
là cơ quan văn hóa, giáo dục ngồi nhà trường có vai trị quan trọng trong
việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài. Thư viện phải là
cơ sở cho việc tự học cho toàn dân, bởi vì nó nắm cơng cụ chủ yếu cho việc
tự học đó là sách báo, tài liệu. Trong cơ cấu các trường đại học, Thư viện
chính là bộ phận không thể thiếu, được coi như giảng đường thứ hai của sinh
viên bởi vì nó góp phần trực tiếp vào nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả của sự
nghiệp giáo dục đai học.
Một trong những điều kiện quan trọng để thực hiện sự hội nhập và hợp
tác, thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu giáo dục đại học nói trên là vấn đề cập nhật

và chia sẻ nguồn tin giữa các nước, các Thư viện với nhau. Trong đó vấn đề


2

tiên quyết đặt ra là tiêu chuẩn hóa, bởi vì tiêu chuẩn hóa đảm bảo sự thống
nhất và hợp lý hóa các quy trình, sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt
động thông tin tư liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa hoạt động này với các nhiệm
vụ, đẩy mạnh tiến bộ khoa học và cơng nghệ, góp phần hồn thiện việc tổ
chức, quản lý hoạt động thơng tin tư liệu, nâng cao năng suất lao động và chất
lượng lao động của cán bộ thông tin tư liệu. Để Thư viện các trường đại học
thực sự đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo, hệ thống này cần đẩy mạnh
hoạt động nghiệp vụ của mình để nhằm đạt tới sự chuẩn hóa, hội nhập và liên
thơng Thư viện.
Ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hố thơng tin (nay là Bộ VHTT –
DL) đã có văn bản số 1598/BVHTT, theo đó, từ ngày 1 tháng 6 năm 2007 tất
cả các Thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành, đa ngành đều được
khuyến cáo nên áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của Thư viện đó
là AACR2, DDC, MARC21.
Với những lý do ở trên em đã chọn đề tài “Việc áp dụng các chuẩn
nghiệp vụ trong xử lí tài liệu và biên mục tại các thư viện trường đại học
trên địa bàn Hà Nội” làm đề tài khóa luận của mình. Tuy nhiên, do hạn chế
về vốn tư liệu và trình độ bản thân nên em khơng có tham vọng trình bày tồn
cảnh vấn đề, mà chỉ đi vào một số vấn đề của đề tài đó là việc mô tả, phân
loại, định chủ đề, định từ khóa, cơng tác tổ chức mục lục truyền thống và biên
mục đọc máy tại Thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội.
2. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu hiện trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và
biên mục tại các trường đại học trên địa bàn Hà Nội. Trên cơ sở đó đưa ra các
kiến nghị nhằm tăng cường áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, góp phần nâng cao

3

hiệu quả hoạt động trong các thư viện trường Đại học đáp ứng yêu cầu của
thực tế.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và
biên mục
- Phạm vi: Khóa luận giới hạn phạm vi nghiên cứu tại thư viện, trung
tâm thông tin các trường đại học như: ĐH Quốc Gia Hà Nội, ĐH Sư Phạm,
Học viện Kỹ thuật Quân sự, ĐH Bách Khoa, ĐH Văn Hoá Hà Nội, ĐH Luật
và ĐH Y Hà Nội.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu tài liệu có liên quan đến vấn đề
- Khảo sát
- Phỏng vấn trực tiếp các cán bộ thư viện
- Phân tích tổng hợp, đánh giá, so sánh, xử lý các số liệu các số liệu thu
thập được
5. Ý nghĩa của đề tài
+ Ý nghĩa lý luận: tìm hiểu và nhận xét về các chuẩn nghiệp vụ đang
được áp dụng trong thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội
+ Ý nghĩa thực tiễn: qua việc khảo sát, nghiên cứu tìm hiểu việc áp
dụng các chuẩn nghiệp vụ trong thư viện trường đại học, đề tài sẽ cung cấp
các cứ liệu giúp cho việc hoàn thiện các chuẩn nghiệp vụ và tăng cường hơn
nữa việc áp dụng các chuẩn này tại các thư viện trường đại học.
6. Bố cục của bài khóa luận


4

Ngoài danh mục các từ viết tắt sử dụng trong khóa luận, phần mở đầu,
phần kết luận,danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm 3 chương
sau:
Chương 1: Vai trị của việc chuẩn hóa trong cơng tác xử lí tài
liệu và biên mục trong thư viện các trường đại học
Chương 2: Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong
xử lí tài liệu và biên mục tại các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội
Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm tăng cường việc
áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tai các
thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội

Em xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới cơ giáo Th.s Vũ Dương Thúy
Ngà, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện
đề tài khoá luận. Em xin chân thành cám ơn các cán bộ thư viện tại các TTTT
– TV nơi em tiến hành khảo sát vì những ý kiến đóng góp q báu và sự tạo
điều kiện thuận lợi cho em khi tiến hành khảo sát, cám ơn sự động viên, hỗ
trợ của gia đình, bạn bè trong q trình em hồn thành khố luận. Do thời
gian nghiên cứu có hạn, trình độ bản thân cịn hạn chế vì vậy khóa luận tốt
nghiệp của em sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em kính mong
nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo, sự chia sẻ của bạn bè để khố
luận có thể hồn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 5 năm 2009
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Nga


5

Chương 1
VAI TRỊ CỦA VIỆC CHUẨN HĨA TRONG CƠNG TÁC
XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC

1.1 Tổng quan về công tác xử lí tài liệu
Cơng tác xử lí tài liệu là một khâu công tác kỹ thuật cơ bản và phức tạp
trong dây chuyền TV thông tin. Việc tiến hành lựa chọn và xử lý những thơng
tin chính xác, khoa học để đưa vào lưu trữ không thể làm một cách tuỳ tiện
mà phải tuân theo một trật tự có tính ngun tắc và lơgic.
Xử lí tài liệu là q trình phân tích, lựa chọn và trình bày những yếu tố
đặc trưng về nội dung và hình thức của tài liệu nhằm đưa vào hệ thống lưu trữ
và tìm kiếm, giúp cho người dùng tin lựa chọn tài liệu hoặc các thơng tin cần
thiết. Xử lí tài liệu trong TV bao gồm những cơng đoạn chính : Mơ tả, phân
loại, định chủ đề, định từ khố, tóm tắt tài liệu,…
1.1.1 Mô tả tài liệu
Theo Từ điển Tiếng Việt (2007): Mô tả tức là dùng ngôn ngữ,màu sắc,
đường nét, nhạc điệu,…để cho người khác hình dung các sự vật hoặc hình
dáng, tâm trạng của con người trong khung cảnh nhất định nào đó.
Trong lĩnh vực TV học: Mơ tả tài liệu là việc lựa chọn những dẫn liệu
đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo một nguyên tắc nhất định
giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài
liệu đó.
Cơng tác mô tả tài liệu ở Việt Nam xuất hiện cùng với sự ra đời của các
TV đầu tiên ở nước ta ( Thế kỷ XI – XII ), mô tả lúc đầu rất đơn giản chủ yếu


6

nhằm mục đích thống kê và bảo quản. Đến Thế kỷ XVIII – XIX xuất hiện hai
bộ thư mục lớn là: “Nghệ Văn Chí” của Lê Q Đơn và “Văn Tịch Chí” của

Phan Huy Chú. Hai bộ thư mục này giúp chúng ta biết được những sách vở,
tài liệu có từ thời Lý, Trần, Lê ( Thế kỷ XI – XIX ). Tài liệu trong thư mục
được mô tả tương đối tỷ mỉ, bao gồm những thông tin chủ yếu như: tên sách,
số quyển (tập), tên người biên soạn, tiểu sử tóm tắt về tác giả, năm viết, đặc
điểm của cuốn sách, nội dung, cá biệt có cuốn cịn ghi rõ hiện còn hay mất,…
Năm 1964 TVQG Việt Nam bắt đầu biên soạn một tập quy tắc mơ tả
mang tính chất sơ thảo gồm có 8 yếu tố. Đến năm 1976, quy tắc năm 1964
chính thức được biên soạn với tên gọi: “Quy tắc mô tả ấn phẩm dùng cho
mục lục thư viện” (Quy tắc này rút gọn còn 7 yếu tố).
Hiện nay các TV ở Việt Nam áp dụng hai quy tắc mơ tả chính đó là quy
tắc mơ tả thư mục theo chuẩn quốc tế (ISBD) và quy tắc biên mục Anh – Mỹ
(AACR2).AACR2 là một quy tắc biên mục được biên soạn dựa trên ISBD. Vì
thế nhìn chung khơng có sự khác biệt nhiều giữa AACR2 và ISBD về 8 vùng
mô tả và các dấu phân cách, tuy nhiên AACR2 tạo nhiều điểm truy cập và
quy định khá chi tiết trong lập tiêu đề, cũng như trong một số yếu tố mô tả.
1.1.2 Phân loại tài liệu
Phân loại là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội
và nhiều ngành khoa học. Phân loại hiểu theo nghĩa rộng là việc sắp xếp, tổ
chức các sự vật, hiện tượng và toàn bộ tri thức hoặc thơng tin theo một trật tự
có hệ thống. Đây là một hoạt động cơ bản, một hoạt động trí tuệ của con
người. Để nhận biết và nghiên cứu về các sự vật hiện tượng, con người đã tiến
hành việc phân loại với nhiều mục đích khác nhau.


7

Phân loại tài liệu là q trình xử lí nội dung tài liệu nhằm xác định đề
tài chủ yếu của tài liệu và phản ánh thông tin về nội dung theo các môn ngành
tri thức dưới dạng ký hiệu phân loại theo một bảng phân loại cụ thể.
Phân loại tài liệu là khâu công tác được các TV và cơ quan thông tin ở

Việt Nam và trên thế giới hết sức quan tâm. Phân loại tài liệu là một khâu
quan trọng giúp cho việc kiểm sốt thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai
thác, trao đổi thông tin trong phạm vi quốc gia và quốc tế.
Ngoài việc ứng dụng trong nhiều khâu công tác của hoạt động TV
thông tin nhằm mục đích kiểm sốt thư mục, tổ chức bộ máy tra cứu theo
phân loại thì phân loại tài liệu cịn giúp cho việc biên soạn thư mục, tổ chức
kho mở, phục vụ việc tìm tin trở nên dễ dàng. Nhiều nhà TV học trước đây đã
khẳng định: Cơ sở của TV là sách, nền tảng của nghề TV là phân loại. Với
việc xử lí tài liệu theo phân loại, chúng ta có thể tổ chức các phương tiện tra
cứu theo phân loại: mục lục phân loại và các CSDL. Ở các nước phương tây,
ngay từ cuối thế kỷ XIX, phân loại đã được sử dụng như là một công cụ chủ
yếu để xếp giá trong hầu hết các TV. Nhiều bảng phân loại đã được sử dụng
nhằm mục đích này: bảng phân loại thập phân Dewey (DDC),bảng phân loại
thập phân bách khoa quốc tế (UDC), bảng phân loại TV thư mục (BBK), bảng
phân loại TV Quốc hội Mỹ (LCC),…
1.1.3 Định chủ đề tài liệu
Định chủ đề là quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được thể
hiện dưới dạng các đề mục chủ đề. Đề mục chủ đề là một dạng ngôn ngữ tư
liệu được sử dụng để mô tả một cách ngắn gọn chủ đề và góc độ nội dung của
chủ đề cũng như của hình thức tài liệu. Nói cách khác, đề mục chủ đề là một
dạng tư liệu được xây dựng trên cơ sở ngơn ngữ tự nhiên có kiểm sốt về mặt
từ vựng và được trình bày theo ngun tắc chính phụ. Ngơn ngữ tư liệu là


8

ngơn ngữ tìm tin do các nhà TV tạo ra để tiếp cận thông tin hay tài liệu. Mỗi
đề mục chủ đề có thể là tên gọi của một vấn đề, một sự vật, hiện tượng, một
địa danh, một nhân vật nổi tiếng hoặc chữ viết tắt thông dụng.
Ở Việt Nam, công tác định chủ đề tài liệu đã bắt đầu được triển khai từ

thuộc Pháp. Ở các TV lớn như: TV Trung ương Đông Dương (nay là TVQG
Việt Nam), TV trường Viễn Đông Bác Cổ, TV trường Đại học Y Dược, mục
lục chủ đề được tổ chức cùng với mục lục tác giả. Mục lục chủ đề là loại mục
lục cơ bản phản ánh nội dung vốn tài liệu trong những năm đầu thế kỷ XX. Ở
trong các TV lớn, các đề mục chủ đề được xây dựng bằng tiếng Pháp do đối
tượng sử dụng vào thời bấy giờ chủ yếu là người Pháp và các công chức phục
vụ cho Pháp.
Từ năm 1954 đến năm 1960, sau khi tiếp quản Hà Nội, các TV lớn ở
Hà Nội tiếp tục tổ chức mục lục chủ đề với tư cách là ngơn ngữ tìm tin cơ bản
và duy nhất theo nội dung.Một hệ thống các đề mục chủ đề bằng tiếng Việt đã
được xây dựng và sử dụng trong các TV lớn. Song việc làm này cịn tuỳ tiện,
khơng có TV nào biên soạn thành bảng đề mục chủ đề hoặc thậm chí dưới
dạng hộp phiếu chủ đề cơng vụ. Tại TVQG Việt Nam mục lục chủ đề được
tổ chức đến năm 1960, Viện Thông tin Khoa học Xã Hội, mục lục chủ đề chỉ
tồn tại đến năm 1958. Từ những năm đầu của thập kỷ 60, một số TV ở miền
Bắc không tiến hành định chủ đề và xây dựng mục lục chủ đề nữa. Lúc bấy
giờ, nhiều nhà TV của Việt Nam chịu ảnh hưởng của một số nhà TV Liên Xô
cho rằng mục lục phân loại là mục lục duy nhất phản ánh nội dung kho sách
một cách khoa học. Một số TV lớn như TVQG Việt Nam, TV Khoa học Kỹ
Thuật Trung Ương, TV Khoa học Xã hội chỉ tổ chức mục lục phân loại và
không tổ chức mục lục chủ đề nữa.


9

Từ năm 1980 đến nay việc tổ chức mục lục chủ đề lại được quan tâm.
Tuy nhiên, tại các TV chuyên ngành do tính chất và đặc thù và mục đích phục
vụ cho các cán bộ, sinh viên nghiên cứu thuộc các ngành chuyên môn khác
nhau, việc sử dụng ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề cũng khơng hồn tồn thống
nhất. Có một số TV tự biên soạn bảng danh mục chủ đề cho TV mình, ví dụ:

TV trường Đại học Y, TV trường Đại học Dược (trước đây). Có một số TV
khác sử dụng các bảng đề mục chủ đề của nước ngồi và dùng ln thuật ngữ
bằng các tiếng nước ngồi đó mà khơng cần phải dịch chuyển sang tiếng Việt.
Ví dụ: Trung tâm TV Y học Trung Ương sử dụng bảng đề mục chủ đề Y học
(Medical Subject Heading – viết tắt là Me.S.H) của TV Quốc gia Mỹ biên
soạn, và một số TV trường Đại học định chủ đề tự do.
1.1.4 Định từ khoá tài liệu
Định từ khố tài liệu là q trình phân tích nội dung mơ tả tài liệu và
mơ tả nội dung chính của tài liệu đó bằng một hay một tập hợp các từ khố
nhằm mục đích lưu trữ và tìm tin tự động hố hoặc tạo ngơn ngữ tìm tin
trong các bảng tra ấn phẩm thơng tin. Mỗi từ khố là một điểm tiếp cận tìm
tin độc lập. Kết quả của q trình định từ khố là tạo ra một tập hợp từ khố
mơ tả đầy đủ các khía cạnh nội dung của tài liệu (cịn được gọi là mẫu tìm).
Đó chính là các dấu hiệu tìm tin trong CSDL của TV.
Vào những năm 1990, cùng với xu hướng tin học hố TV, cơng tác
định từ khố được triển khai rộng rãi trong các TV và cơ quan thông tin ở
Việt Nam. Thời gian đầu các TV tiến hành định từ khoá tự do. Chất lượng của
các từ khoá chưa thật đảm bảo và hiện tượng nhiễu tin còn phổ biển gây
khơng ít khó khăn trong việc tra tìm tài liệu. Trước thực tế đó, u cầu về mặt
kiểm sốt từ vựng đã được đặt ra. Một số Bộ từ khoá quy ước và từ điển từ
khoá đã được biên soạn, tiêu biểu là: Bộ từ khoá quy ước của TVQG (năm


10

2005 được bổ sung biên tập lại và đổi tên là Bộ từ khố), Bộ từ khố Khoa
học và Cơng nghệ của Trung tâm thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc Gia
(TTTT KH & CNQG) và Bộ từ khoá Khoa học Xã hội và Nhân Văn của Viện
Thông tin Khoa học Xã hội…
1.2 Tổng quan về công tác biên mục

1.2.1 Tổ chức mục lục truyền thống
Mục lục là danh mục hoặc bảng kê các tài liệu được sắp xếp theo một
trình tự nhất định nhằm giới thiệu, phản ánh đặc trưng vốn tài liệu của một
hoặc một nhóm TV.
Việc tổ chức mục lục là cần thiết khi một vốn tư liệu hay sưu tập phát
triển tới mức không thể nhớ hay kiểm soát được từng tư liệu trong kho. Mục
đích của cơng tác biên mục này là để giúp cho người đọc tìm kiếm tài liệu và
TV có thể kiểm sốt các tài liệu có trong TV hoặc cơ quan thông tin.
Ở hầu hết các TV Việt Nam, hệ thống mục lục truyền thống là một
trong những phương tiện lưu trữ thông tin không thể thiếu được khi tin học
hố TV chưa phổ biến. Nó là tấm gương phản ánh vốn sách của TV, là nhịp
cầu nối giữa sách, người đọc và cán bộ TV với nhau. Hệ thống mục lục truyền
thống có thể bao gồm: mục lục dành cho người đọc: mục lục chữ cái, mục lục
phân loại, mục lục chủ đề; mục lục công vụ và hộp phiếu bài trích,...
1.2.2 Biên mục đọc máy
Vào đầu những năm 60, ở một số nước phát triển trên thế giới tin học
bắt đầu được ứng dụng vào hoạt động TV. Đây là bước thay đổi lớn làm cho
tính chất nghề TV có nhiều thay đổi: hoạt động TV đã gắn liền với hoạt động
thông tin, biên mục được tự động hoá.


11

Biên mục đọc máy (MARC) xuất hiện vào khoảng năm 1960 với khổ
mẫu MARC đầu tiên là khổ mẫu biên mục đọc máy của TV Quốc hội Mỹ.
MARC là từ viết tắt từ thuật ngữ tiếng Anh là: “Machine Readable
Cataloguing”, dịch sang tiếng Việt là: “ Biên mục có thể đọc bằng máy”.
MARC đã trở thành một công cụ không thể thiếu được của hoạt động biên
mục tự động. Thực chất của hoạt động này là sử dụng một phần mềm tư liệu
hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị TV để tạo lập các biểu

ghi cho một CSDL thư mục và tạo ra các mục lục thích hợp.
Để quản lý tài liệu bằng máy tính các TV đều phải xây dựng các CSDL.
Trong đó, các thơng tin thư mục được mã hố và mã số dưới dạng dữ liệu mà
máy tính có thể thao tác được. Cấp tổ chức cao nhất của dữ liệu là các CSDL.
CSDL tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ
đồng thời trên các vật mang tin của máy tính và được quản lý theo một cơ chế
thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được nhanh chóng.
Các chương trình quản trị CSDL văn bản TV thường có 3 loại khổ mẫu: khổ
mẫu hiển thị và in ấn, khổ mẫu nhập tin, khổ mẫu trao đổi. Trên thế giới đã
từng tồn tại nhiều các khổ mẫu khác nhau như: UKMARC, USMARC,
AUSMARC, INTERMARC, CAN MARC,…Trước sự phát triển của nhiều
khổ mẫu, các TV, cơ quan thông tin cũng đã và đang chuẩn hố để có thể tạo
ra được một khổ mẫu chung, có thể phổ biến rộng rãi trên thế giới nhằm tạo
điều kiện để trao đổi, chia sẻ tài liệu đã được biên mục. Trên con đường hoàn
thiện để trở thành khổ mẫu chung của thế giới, cùng với UNIMARC,
MARC21 đã ra đời trên cơ sở của USMARC và CANMARC. Cấu trúc biểu
ghi MARC21 bao gồm 3 thành phần:
Phần 1: Đầu biểu (Leader) là một trường dữ liệu đặc biệt có độ dài cố
định 24 ký tự chứa các thơng tin về q trình xử lý biểu ghi


12

Phần 2: Thư mục hay còn gọi là danh mục(directory) là phần tiếp ngay
sau đầu biểu. Gồm một loạt nhóm dữ liệu chỉ dẫn về các trường dữ liệu
có trong biểu ghi.
Phần 3: Các trường dữ liệu: là những trường của biểu ghi chứa các dữ
liệu mô tả. Các trường này có thể có độ dài thay đổi hoặc cố định
Bản chất của một biểu ghi MARC là một bản thiết kế mà theo đó các
dữ liệu sẽ được sắp xếp, biểu diễn,…Ngồi ra, MARC21 cịn có hệ thống

bảng mã hoá ký hiệu được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế, có tính chất sử
dụng thống nhất, bao gồm:
Bảng mã tên các quốc gia
Bảng mã các khu vực địa lý
Bảng mã ngôn ngữ và một số bảng định danh khác
Hiện nay, trong các khổ mẫu biên mục đọc máy trên thế giới thì khổ
mẫu biên mục đọc máy MARC21 là khổ mẫu được sử dụng phổ biến hơn cả.
1.3 Vai trị của việc chuẩn hố trong cơng tác xử lí tài liệu và biên mục
1.3.1 Một số chuẩn nghiệp vụ trong cơng tác xử lí tài liệu và biên mục
 Quy tắc mơ tả
Quy tắc mơ tả là cách trình bày dữ liệu thư mục theo một quy định chặt
chẽ, cùng với các dấu hiệu dùng để xác định chúng.
Hiện nay trên thế giới có hai quy tắc được sử dụng nhiều nhất đó là
ISBD và AACR2
- ISBD là tiêu chuẩn quốc tế ra đời vào những năm 70 của thế kỷ XX.
Đến năm 1985 ISBD chính thức được đưa vào sử dụng trong các TV ở Việt
Nam.


13

ISBD bao gồm các vùng mô tả sau:
Vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm
Vùng 2: Lần xuất bản
Vùng 3: Địa chỉ xuất bản
Vùng 4: Đặc trưng số liệu
Vùng 5: Tùng thư
Vùng 6: Phụ chú
Vùng 7: ISBN (Chỉ số sách quốc tế - International Standard
Book Number)

Giá tiền, số bản in.
- AACR2: Là quy tắc biên mục Anh – Mỹ do các nước nói tiếng Anh
biên soạn tra, được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1967. Đến năm 1978 với sự
hợp tác của TV Quốc gia của Anh, Mỹ và Canada, quy tắc biên mục AACR2
được xuất bản và nhanh chóng được áp dụng. Năm 1998, AACR2 được in lại.
Sau này AACR2 còn được tái bản và cập nhật vào các năm 1999, 2001, 2002,
2004.
AACR2 có 8 vùng dữ liệu
Vùng 1: Nhan đề và xác minh về trách nhiệm
Vùng 2: Lần xuất bản
Vùng 3: Vùng đặc biệt
Vùng 4: Vùng xuất bản
Vùng 5: Vùng mô tả vật lý
Vùng 6: Vùng tùng thư


14

Vùng 7: Vùng ghi chú
Vùng 8: Vùng tiêu chuẩn (ISBN, ISSN, điều kiện có được tài
liệu)
Với việc ra đời và áp dụng các quy tắc mô tả theo chuẩn cho các loại
hình tư liệu của TV đã tạo điều kiện giao lưu quốc tế về thông tin thư mục:
cho phép các nước trao đổi các biểu ghi thư mục xuất phát từ những nguồn
khác nhau, khắc phục hàng rào địa lí, khắc phục hàng rào ngơn ngữ nhờ hệ
thống các dấu phân cách. Qua đó tạo điều kiện dễ dàng chuyển đổi các biểu
ghi thư mục sang các dữ liệu đọc bằng máy. Các quy tắc mô tả cũng giúp
thống nhất việc mô tả tài liệu tại các TV, tránh tình trạng mỗi TV có một cách
mơ tả khác nhau.
 Khung phân loại

Khung phân loại là một hệ thống được trình bày dưới dạng sơ đồ nhằm
phản ánh mối qua hệ logic, đẳng cấp theo thứ bậc giữa các khái niệm mơn
ngành tri thức nhằm mục đích áp dụng vào việc phân loại tài liệu. Trong
khung phân loại TV toàn bộ tri thức được phân chia thành các đề mục, trong
từng đề mục các khái niệm được sắp xếp theo trật tự từ chung đến riêng, từ
khái quát đến cụ thể, từ lý thuyết đến thực tiễn.
Một số khung phân loại được biết đến nhiều như: DDC, UDC, BBK,
LCC.
- DDC: Là khung phân loại có nhiều ưu điểm và rất nổi tiếng trên thế
giới. DDC cũng có nhiều ưu thế, nó được nhiều nước sử dụng, được cập nhật
kịp thời và nhất là hiện nay được quy định dùng cho hệ thống OCLC. Theo
khung phân loại này tri thức được chia thành 10 lớp chính, từ 000 đến 900.
Hiện nay, Việt Nam đã dịch và xuất bản DDC rút gọn ấn bản 14 bằng Tiếng


15

Việt. Đây là dấu hiệu cho thấy DDC là một khung phân loại đang được Việt
Nam đặc biệt quan tâm.
- BBK: Được hoàn thành vào năm 1968. Lúc đầu BBK được biên soạn
với mục đích sử dụng cho một vài TV lớn ở Liên Xô, dần dần phạm vi sử
dụng của bảng được mở rộng ra trong nhiều TV khác.Ở Việt Nam, BBK có 3
phiên bản lớn: BBK do TV Khoa học Kỹ thuật Trung Ương biên soạn, BBK
do Viện Thông tin Khoa học Xã hội và BBK do TVQG Việt Nam biên soạn.
Trong các phiên bản BBK bằng tiếng Việt, người ta sử dụng chữ cái tiếng
Việt kết hợp với chữ cái Latinh từ A đến Z để thể hiện các dãy cơ bản (28
dãy). Mặc dù từ sau khi Liên Xô và các nước Đông Âu sụp đổ, xu hướng sử
dụng BBK trên thế giới có phần giảm sút,nhưng tại Việt Nam, BBK vẫn là
khung phân loại được sử dụng rộng rãi trong các TV lớn và một số viện
nghiên cứu, trường Đại học.

- UDC: Ra đời vào năm 1895 tại Bỉ trên cơ sở của khung phân loại
DDC. Từ khi ra đời cho đến nay, UDC đã được xuất bản dưới các hình thức
khác nhau như: UDC đầy đủ, UDC cỡ trung bình, UDC rút gọn và UDC
chuyên ngành. Hiện nay UDC đã được dịch sang tiếng Việt. Khung phân loại
UDC gồm bảng chính, 7 bảng trợ ký hiệu và bản tra cứu chủ đề. Trong bảng
chính, tri thức được chia thành 10 lớp cơ bản từ 0 đến 9. Nhìn chung, đây là
khung phân loại đáp ứng tốt yêu cầu phân loại tài liệu, song so với DDC thì
UDC ít được sử dụng hơn.
- LCC: Là khung phân loại TV Quốc hội Mỹ gồm 20 lớp cơ bản. Các
lớp cơ bản của khung phân loại của TV Quốc hội được thể hiện bằng chữ cái
từ A đến Z. Tuy là một khung phân loại mang nặng tính dân tộc và tính quốc
gia, song khung phân loại của TV Quốc hội Mỹ vẫn có một ưu thế riêng. Tại
nhiều nước, LCC được sử dụng trong các trường Đại học.


16

Ở Việt Nam ngoài các khung phân loại ở trên, các TV, cơ quan thơng
tin cịn sử dụng bảng phân loại 19 lớp, bảng phân loại dùng trong trường phổ
thông, khung đề mục quốc gia,…
 Khổ mẫu biên mục
Khổ mẫu biên mục là một tập hợp các quy định, quy định cấu trúc biểu
ghi của một CSDL, cách trình bày sắp xếp dữ liệu trong biểu ghi đó; đưa ra
phương pháp mã hóa thơng tin rộng rãi dựa trên cơ sỏ phân tích sâu sắc các
yếu tố thư mục.
Hiện nay trên thế giới hình thành 2 khổ mẫu là UNIMARC và MARC
21. Cho đến nay MARC là khổ mẫu được sử dụng thông dụng hơn trong biên
mục tự động.
Khổ mẫu biên mục là cơng cụ cần thiết để chuẩn hố biên mục, chuẩn
hoá việc tổ chức lưu giữ dữ liệu. Khổ mẫu MARC cho phép máy tính sắp xếp

và lựa chọn dữ liệu biên mục theo một quy tắc thống nhất. Dữ liệu biên mục
có thể in ra được các dạng thức khác nhau như: mục lục chủ đề, tác giả, các
sản phẩm thông tin thư mục,…Các sản phẩm này phù hợp và thuận lợi trong
việc tổ chức và trao đổi dữ liệu thư mục. Do vậy khổ mẫu MARC có ý nghĩa
quan trọng trong việc thống nhất hoạt động biên mục, tạo điều kiện trao đổi
dữ liệu thư mục trong mạng lưới trên toàn thế giới một cách dễ dàng. Trước
thực tế trong một thời gian dài ở Việt Nam chưa có sự thống nhất trong việc
sử dụng các khổ mẫu MARC, nhiều TV đã tự biên soạn MARC của Việt
Nam, cộng đồng TV Việt Nam đã thống nhất lựa chọn MARC 21 là khổ mẫu
chuẩn để thực hiện biên mục ở Việt Nam.
 Các cơng cụ kiểm sốt
Kiểm sốt tính thống nhất là q trình đảm bảo sự nhất quán trong khi
diễn đạt một tiêu đề hay điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên


17

người, các tác phẩm hay các chủ đề cơ sở tuân thủ các quy tắc mô tả (trong
trường hợp tên người và nhan đề) hay khung đề mục chủ đề (thí dụ: khung đề
mục chủ đề của TV quốc hội Mỹ LCSH, bộ từ khố có kiểm sốt), từ điển từ
chuẩn (thesaurus) hoặc bằng cách tra cứu hộp phiếu hay tệp quy định tính
thống nhất.
Bảng đề mục chủ đề của TV quốc hội Mỹ là bảng được xây dựng trên
cơ sở các đề mục chủ đề mà TV đã soạn thảo từ năm 1898. Xuất bản lần thứ
nhất với tên gọi “đề mục chủ đề sử dụng cho mục lục kiểu từ điển của TV
quốc hội Mỹ”, năm 1978 đổi tên là” Đề mục chủ đề của TV quốc hội”. Năm
1993, bảng đề mục chủ đề của TV Quốc hội được xuất bản lần thứ 16.
Ở Việt Nam, một số bộ từ khoá, từ điển từ khoá đã được biên soạn để
sử dụng trong việc kiểm soát như: Bộ từ khoá quy ước của TVQG (năm 2005
được bổ sung biên tập lại và đổi tên là Bộ từ khoá), Bộ từ khố Khoa học và

Cơng nghệ của TTTT KH & CNQG và Bộ từ khoá Khoa học Xã hội và Nhân
Văn của Viện Thông tin Khoa học Xã hội
Như vậy, các cơng cụ kiểm sốt đóng vai trị đặc biệt quan trọng trong
hoạt động xử lý thơng tin. Ngồi việc tạo và nâng cao chất lượng xử lý thông
tin, các cơng cụ kiểm sốt cịn tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin
trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin. Với những mục lục lên tới hàng
ngàn, hàng vạn biểu ghi, nếu khơng có các cơng cụ kiểm sốt thì sẽ làm giảm
chất lượng của biên mục tra cứu, dẫn đến hiện tượng tản mạn hoặc mất tin.
1.3.2 Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc chuẩn hoá trong cơng tác xử lí
tài liệu và biên mục đối với các thư viện Việt Nam
Vấn đề “ thống nhất và chuẩn hoá” về tổ chức và nghiệp vụ của TV
Việt Nam đã được cộng đồng TV ở Việt Nam, các nhà nghiên cứu, ban lãnh
đạo Vụ thư viện – Bộ VHTT - DL, TVQG Việt Nam và các TV quan tâm nêu


18

lên từ khá sớm, từ những năm của thế kỷ trước. Điều dễ nhận thấy là, trước
năm 2000, mạng lưới TV Việt Nam tuy phát triển khá nhanh nhưng thiếu
thống nhất về tổ chức, về chuyên môn nghiệp vụ, từ phân loại tới mô tả, biên
mục,…càng thiếu thống nhất hơn, mỗi nơi thực hiện một kiểu, không theo
một chuẩn mực thống nhất nào. Tại hội thảo quốc tế “ Hệ thống và tiêu chuẩn
cho thư viện Việt Nam” họp tại Hà Nội từ ngày 26/9 đến 28/9/2001, việc áp
dụng các chuẩn nghiệp vụ trong các hoạt động TV thông tin của nước ta trong
những năm đầu thiên niên kỷ mới đã được đại diện lãnh đạo Bộ Khoa học –
Công nghệ, Bộ VHTT - DL, Bộ Giáo dục – Đào tạo và Giám đốc các TV,
trung tâm thông tin Việt Nam nhất trí tán thành. Các chuẩn đó được xác định
là: Khung phân loại Dewey (DDC), khổ mẫu trao đổi thư mục MARC21 và
quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2. Đặc biệt, văn bản số 1598/BVHTT ra
đời ngày 7/5/2007 với khuyến cáo cho các TV là nên sử dụng các chuẩn

nghiệp vụ như: DDC, MARC21, AACR2 trong hoạt động TV đã đánh dấu
một bước ngoặt trong hoạt động chỉ đạo nghiệp vụ của các cơ quan chức năng
trong lĩnh vực TV thông tin. Như vậy, việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ
trong xử lí tài liệu và biên mục là đòi hỏi bức xúc của bản thân hoạt động TV
trong nước, vừa mang ý nghĩa to lớn, đó là:
- Đảm bảo sự thống nhất về quy trình hoạt động TV thơng tin, bao gồm
sự nhất qn về hình thức và nội dung các bước, các cơng đoạn xử lí, lưu trữ,
phổ biến và trao đổi thông tin, nhằm tiến tới sự thống nhất về kỹ thuật xử lý
nghiệp vụ. Hoạt động TV thông tin trong nước và quốc tế mang lại hiệu quả
cao trong quá trình xử lý, khai thác và chia sẻ nguồn tin, lưu trữ và trao đổi
thông tin giữa các TV và cơ quan thông tin với nhau, đáp ứng tối đa nhu cầu
ngày càng cao của người dùng tin.
- Đảm bảo mối liên hệ tương tác giữa các cơ quan thông tin – thư viện
trong nước và quốc tế. Vai trò này càng trở nên quan trọng trong điều kiện


19

chia sẻ nguồn thông tin giữa các TV và cơ quan thông tin của quốc gia cũng
như các TV và trung tâm thông tin trong khu vực và trên thế giới. Bởi lẽ nếu
khơng có chuẩn hố trong xử lí tài liệu và biên mục sẽ khơng có sự thống nhất
và tương hợp về khổ mẫu và các quy tắc xử lí thơng tin, tiền đề của việc chia
sẻ và trao đổi thông tin giữa các tổ chức thông tin – TV trong phạm vi khu
vực và quốc tế. Khi đó mỗi quốc gia sẽ như một “ốc đảo thơng tin”, kìm hãm
sự giao lưu khoa học, cơng nghệ và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, hậu
quả là kìm hãm sự phát triển của mỗi quốc gia.
Dựa trên việc chuẩn hoá nghiệp vụ, các TV sẽ thực hiện tốt việc dùng
chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia và quốc tế, sử dụng các công
nghệ tiên tiến trong các hoạt động thông tin – TV, nâng cao chất lượng dịch
vụ, tiếp cận và hội nhập nhanh hơn với các nước trong khu vực và trên thế

giới. Chuẩn hoá tạo điều kiện cho việc chia sẻ thơng tin, từ đó giúp các TV,
trung tâm thơng tin tiết kiệm sự đầu tư cho hoạt động xử lý thơng tin. Thay vì
việc bắt tay vào xử lý tài liệu, cán bộ thư mục có thể tra cứu tìm xem tài liệu
đó đã được xử lý ở đâu chưa. Nếu tài liệu đó đã được xử lý thì có thể tải trực
tiếp về CSDL của TV mình.


20

Chương 2
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG
TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

2.1 Xu hướng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lí tài liệu và biên
mục ở Việt Nam
Hội nghị quốc tế tại đại học Malaya, Malaysia năm 1997 và tại Đại học
East Anglia, Anh Quốc năm 1998 đã kết luận: “ Thư viện thế giới ngày nay
nói chung và Thư viện Đại học nói riêng đang phát triển với một tốc độ nhanh
chưa từng có”.
Cùng với sự phát triển của TV, thì sự phát triển nhanh chóng của cơng
nghệ thơng tin và viễn thơng cũng đã có ảnh hưởng sâu sắc tới việc quản trị
TV. Các TV trên toàn cầu đã có thể chia sẻ tài nguyên với nhau một cách dễ
dàng. Do đó việc tiêu chuẩn hóa ở quy mơ quốc gia và quốc tế là yêu cầu và
điều kiện không thể thiếu được của các hệ thống TV thông tin.
Hệ thống các tiêu chuẩn hiện có trong hoạt động TV thông tin ở nước
ta đang thu hút sự quan tâm của nhiều cá nhân, tổ chức. Sự dịch chuyển từ mơ
hình hoạt động mang tính biệt lập, cát cứ sang mơ hình liên kết, phối hợp với
nhau giữa các cơ quan TTTV địi hỏi sự hình thành và việc áp dụng nhiều loại
tiêu chuẩn.

Từ khoảng đầu những năm 2000, vấn đề này đã được đặt tại trung tâm
nhiều cuộc thảo luận khoa học quy mô quốc gia và ngành. Các Hội thảo và đề
tài nghiên cứu về US MARC (2000) và liền sau đó là vấn đề về một VN
MARC có cần phải được nghiên cứu, thiết lập hay không và sự chuyển biến


21

nhanh chóng sang các dự án nghiên cứu – phiên dịch và áp dụng MARC 21
đã là các sự kiện khoa học – thực tiễn nổi bật trong toàn hệ thống các tổ chức
TV, cơ quan thông tin của nước ta gần đây.
Do xu thế gia tăng nguồn tin dạng số, ngay từ năm 2002, Doublin Core
như một chuẩn cho việc miêu tả thư mục đối với các dữ liệu dạng số đã bắt
đầu biết đến ở Việt Nam.
Các ví dụ trên cho thấy, hoạt động liên quan đến việc xây dựng, áp
dụng, phổ biến các tiêu chuẩn mang tính chất chuyên môn nghiệp vụ trong
các TV và cơ quan thông tin được quan tâm, đã nhận được những nguồn đầu
tư đáng kể của Chính phủ cũng như của các tổ chức quốc tế và nước ngoài.
Cùng với sự kiện Việt Nam gia nhập WTO, chuẩn hoá đã và đang trở
thành một yêu cầu tất yếu của bất cứ ngành nghề và hoạt động nào trong xã
hội. Chuẩn hố chính là quá trình thiết kế và thực thi những tiêu chuẩn gọi là
chuẩn hố. Trong đó “ Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả
thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy
tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử
dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một
khung cảnh nhất định”( Theo TCVN 6450:1998 Tiêu chuẩn hố và các hoạt
động có liên quan – Thuật ngữ và khái niệm cơ bản). Như vậy, chuẩn hoá
thực chất là một bước quá độ từ ý tưởng cá nhân đến ý tưởng chung, từ lộn
xộn đến trật tự, và từ tuỳ hứng đến quy luật.
Trong ngành thư viện thơng tin quan niệm chuẩn hố được hình thành

theo hướng phát triển của ngành. Trước đây, hình ảnh TV là TV đơn độc, vai
trị chính của người cán bộ TV là quản lý tư liệu, quan niệm chuẩn hố chỉ gói
gọn trong phạm vi quốc gia, thậm chí cho mỗi TV. Khi nhu cầu tìm kiếm
thơng tin dần trở nên bức thiết trong sinh hoạt xã hội, địi hỏi có sự hợp tác và