Tiểu luận Tin học kế toán: Phân tích ứng dụng Excel kế toán

I HC KINH T - LUT
KHOA K TOÁN ậ KIM TOÁN
****************


TIN HC K TOÁN
 tài:
Phân tích ng dng excel k toán.


Nhóm thc hin: Nhóm ST
Lp: K11405 A


DANH SÁCH NHÓM
H VÀ TÊN
MSSV
1- Nguyn ng Tây Trà
2- Phan Nguyn Tho Vy
3- Vn Th M Hoài
4- ng Hoài Thng
5- Nguyn Th L Giang
6- Nguyn V Thúy Vy
K114050822
K114050834
K114050744
K114050820
K114050729
K114050836

I- Gii thiu v excel:
Microsoft Excel là mt phn mm hay là mt chng trình ng dng, to ra
mt bng tính giúp ta d dàng hn trong vic thc hin:
 Tính toán đi s, phân tích d liu
 Lp bng biu báo cáo, t chc danh sách

p các ngun d liu khác nhau
 V đ th và các s đ
 T đng hóa các công vic bng các macro

u ng dng khác đ giúp chúng ta có th phân tích nhiu loi
hình bài toán khác nhau.
 Excel giúp ích rt nhiu cho công vic qun tr, báo cáo và ra quyt đnh.
Microsoft Excel là mt ngôn ng thân thin, ph bin mà bt k ai cng có th s
dng đc, nó đã đi sâu vào trong tt c các lnh vc ca cuc sng k c lnh vc
tài chính k toán. ng dng excel vào công tác k toán không ch gii quyt đc
vn đ x lý và cung cp thông tin nhanh chóng, thun li mà nó còn làm tng

nng sut lao đng ca b máy k toán, to c s đ tinh gin b máy, nâng cao
hiu qu hot đng k toán, nó giúp các doanh nghip có mt b phn qun lý tt
hn, x lý nhanh chóng các chng t.
II- Gii thiu các hàm thng dùng trong excel k toán:
1. Hàm tìm kim
Hàm HLOOKUP:
- Tìm kim tng t nh hàm VLOOKUP nhng bng cách so sánh nó vi các
giá tr trong hàng đu tiên ca bng nhp vào.
- Cú pháp: HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range
lookup])
- Các tham s tng t nh hàm VLOOKUP.
Hàm INDEX:
- Tr v mt giá tr hay mt tham chiu đn mt giá tr trong phm vi bng hay
vùng d liu.
- Cú pháp:
- INDEX(Array,Row_num,Col_num)
- Các tham s:
- Array: Là mt vùng cha các ô hoc mt mng bt bin.
- Nu Array ch cha mt hàng và mt ct, tham s Row_num hoc Col_num
tng ng là tùy ý.
- Nu Array có nhiu hn mt hàng hoc mt ct thì ch mt Row_num hoc
Col_num đc s dng.
- Row_num: Chn la hàng trong Array. Nu Row_num đc b qua thì
Col_num là bt buc.
- Col_num: Chn la ct trong Array. Nu Col_num đc b qua thì Row_num
là bt buc.
Xem thêm:hng dn s dng, s dng các hàm trong excel, các hàm trong
excel, các hàm c bn trong excel
Hàm VLOOKUP.
- Công thc: Vlookup(lookup_value, table_array,

col_index_num,[range_lookup])
Vlookup(Giá tr dò tìm, Bng tham chiu, Ct cn ly,X).
- Tác dng: Hàm Vlookup là hàm tr v giá tr dò tìm theo ct đa t bng
tham chiu lên bng c s d liu theo đúng giá tr dò tìm. X=0 là dò tìm mt cách
chính xác. X=1 là dò tìm mt cách tng đi.
Thông thng X=0 đc mc đnh trong tìm kim. Trong các công thc k
toán, hàm này thng dùng đ tìm kim và tr v tên hàng, mã hàng, đn v tính
trong k toán kho. tìm kim giá vn, giá bán trong k toán doanh thu, hoc cng có
th tìm kim các thông s v khách hàng, ngi mua trong k toán phn hành
công n





2. Hàm điu kin
- Công thc: = If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

= If(iu kin, Giá tr 1, Giá tr 2)
- Công dng: Hàm tr v giá tr 1 nu điu kin đúng, Hàm tr v giá tr 2 nu
điu kin sai.
Hàm IF thng đc s dng khi lp các bng lng thng cho cán b công
nhân viên, tính thu thu nhp cá nhân và thng doanh s cho nhân viên kinh
doanh


3. Hàm tính tng:
Hàm SUM
Mô t: Hàm SUM thêm tt c các s mà bn quy đnh nh đi s. Mi đi s có
th là mt phm vi, tham chiu ô, mng, hng s, công thc, hay kt qu t hàm

khác.
Cú pháp: SUM(number1,[number2], )'
Number1: Bt buc. i s đu tiên mà bn mun thêm.
Number2, Tùy chn. i s dng s t 2 đn 255 mà bn mun thêm.
Ví d: Dùng hàm sum tính tng s phát sinh N - Có trong s NK Thu Tin Mt
Công thc: Tng s Phát sinh N bng:
E6 = SUM (E8: E65536)
Trong đó: E8: E65536 Min tính tng, Hàm sum s tính tng tt c s đc cha
trong các ô t E8 đn E65536.


=SUM(LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”")))
Ctr Sh Enter
Thông thng nhng hàm sum mng hay Sum(If()), phi Ctr Sh Enter, ta nên
chuyn qua sumproduct thì khi Ctr Sh Enter. Vd ta có th thay ct trên nh sau:
=SUMPRODUCT((LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”")))*1)
Hay là đt 1 name: TotalC
Refer to:
=SUM(LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”")))
Không có Ctr Sh Enter
Vy ta ch cn =TotalC là OK.

Hàm sum dung đ tính tng phát sinh n va phát sinh có  trong tt c các
bng tính.
Hàm SUBTOTAL trong quá trình hoch toán k toán trên EXCEL
i s đu tiên ca ca hàm SUBTOTAL xác đnh hàm thc s nào s đc s
dng khi tính toán trong danh sách bên di.
Subtotal là hàm tính toán cho mt nhóm con trong mt danh sách hoc bng d
liu tu theo phép tính mà bn chn la trong đi s th nht.
Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2, )

Trong đó:
 Function_num là các con s t 1 đn 11 (hay có thêm 101 đn 111 trong
phiên bn Excel 2003, 2007) qui đnh hàm nào s đc dùng đ tính toán
trong subtotal.
 Ref1, ref2, là các vùng đa ch tham chiu mà bn mun thc hin phép
tính trên đó.
Trong k toán trên Excel Hàm Subtotal vi tham s 9 thng đc s dng đ
tính tng trong bng Cân đi k toán, cân đi phát sinh tháng/nm.
Ví d: Dùng hàm Subtotal đ tính tng các khon n phát sinh trên s nht ký
chung.



4. Hàm tính tng có điu kin:
- Công thc: = Sumif(range,criteria,[sum_range])
= Sumif(Vùng cha điu kin, iu kin, Vùng cn tính tng)
- Công dng: Hàm này tr v giá tr tính tng ca các ô trong vùng cn tính
tho mãn mt điu kin đa vào.

Khi làm s sách k toán k toán s dng hàm Sumif trong các công vic sau:
+ Kt chuyn các bút toán cui k
+ Tng hp s liu t NKC lên Phát sinh N Phát sinh Có trên Bng cân đi s
phát sinh tháng, quý và nm
+ Tng hp s liu t PNK, PXK lên “ Bng NHp Xut Tn “
+ Tng hp s liu t NKC lên ct PS N, PS Có ca “ Bng tng hp phi thu,
phi tr khách hàng”
Và cá bng tính có liên quan

5. Hàm ni:
- Công thc: = And( logical1,[logical2],…)

= And(đi 1, đi 2, ).
- Công dng: Hàm này là phép VÀ, ch đúng khi tt c các đi s có giá tr
đúng. Các đi s là các hng, biu thc logic.

Hàm AND dùng đ ni các điu kin lc, dùng làm s và các mu biu trong báo
cáo qun tr ni b dùng trong phân tích, qun tr, k toán ni b

6. Hàm Or
- Công thc: = Or( logical1,[logical2],…)

= Or(đi 1, đi 2, ).
- Công dng: Hàm này là phép HOC, ch sai khi tt c các đi s có giá tr
sai.
Hàm này ng dng trong vic đánh s th t các phiu trong các s cái, s qu
hay s đc thù
Ngoài ra còn có các hàm đc áp dng trong excel nh:
Nhóm hàm tính giá tr trung bình : Hàm AVERAGE, Hàm
SUMPRODUCT…
Nhóm hàm chui : Hàm LEFT, Hàm MID,…
Nhóm hàm đm d liu : Hàm COUNT, Hàm COUNTIF, Hàm COUNTA…
III- Cách t chc d liu:
1- M tài khon s dng – s d đu k:
Tt c các tài khon doanh nghip s dng đ đnh khon k toán đu phi đng ký
sn và phn ánh s d đu k ca các tài khon vào trong BNG DANH MC
TÀI KHON.
S HIU TÀI KHON: Mi tài khon có mt s hiu riêng, tài khon đc m
chi tit cho tng đi tng theo dõi c th ca k toán chi tit (mi vt t hàng hóa,
mi khách hàng, mi công c dng cầ) theo nhu cu qun lý và lp báo cáo k
toán.
Trong bng DANH MC TÀI KHON ch có mt các tài khon đc phép dùng

đ đnh khon (tài khon chi tit), còn các tài khon tng hp s không đc tn ti
trong Bng Danh mc tài khon.
MATSNV (Mã tài sn ngun vn): dùng đ xác đnh v trí ca tng tài khon
trong BNG CỂN I K TOÁN.
Mã tài sn ngun vn thit lp cho tng tài khon phi da vào tính cht c bn
ca tài khon đó.
CT LOI TK: Các tài khon có s phát sinh n tng (s d bên n) thì loi tài
khon quy c là “N”. Ngc li nhng tài khon có s phát sinh có tng (có s d
bên có) thì loi tài khon quy c là “C”.
Loi tài khon đc đt theo tính cht c bn ca tng tài khon, không đt cho
trng hp c th ca tng tài khon chi tit (VD: 131 đc quy c loi TK là
“N” ậ không phân bit nó có d n hay d có).
CT S D U K: phn ánh s d đu k trên tng tài khon chi tit đã m.
Nu 1 tài khon có loi tài khon là “N” mà s d đu k li là s d có thì s d
đu k phi nhp s âm, và mt tài khon có loi tài khon là “C” mà s d đu k
là n thì s d đu k cng phi nhp s âm.
2- nh khon k toán trên excel (S k toán máy):
Khác vi đnh khon trên các s k toán làm theo li th công, đnh khon trên
máy vào s k toán máy có nhng đc đim riêng phi tuân th theo là:
Phi đnh khon theo hình thc đnh khon đn gin, tài khon ghi n, tài khon
ghi có và các thông tin khác trong mt bút toán đnh khon đc ghi trên mt dòng
đ máy tính có th nhìn thy quan h đi ng (n - có) gia chúng vi nhau. Nu
mt chng t phát sinh bút toán kép thì k toán phi tách thành nhiu bút toán đn
gin đ đnh khon vào s k toán máy.





3- S đ truyn thông tin ca k toán excel theo hình thc k toán “Nht ký

chung”:

Qua s đ trên, ta thy tt c các s k toán, báo cáo thu và báo cáo tài chính đu
nhn thông tin t Bng danh mc tài khon và S k toán máy.
-Bng danh mc tài khon (bng h thng tài khon ca doanh nghip) cung cp s
d đu k sau khi đã tng hp s phát sinh t S k toán máy và tính s d cui
k.
-S k toán máy (S nht ký hàng ngày) cung cp chi tit phn nht ký hàng ngày,
đó chính là các bút toán đnh khon và nhng thông tin liên quan.
-T cu trúc ca 2 bng trên (Bng danh mc tài khon, S k toán máy), ta thy
khi lp các s k toán và các báo cáo k toán, nu cn ti s d đu k ta s truy
xut trong Bng danh mc tài khon, và khi cn ti s phát sinh (hay các thông tin
chi tit phát sinh) ta s truy cp ti S k toán máy.
a) Lp 5 s nht ký:
i vi hình thc k toán “Nht lý chung” ngoài vic s dng s Nht ký chung,
ngi ta còn s dng thêm các s nht ký chuyên dùng khác nh: Nht ký thu tin,
Nht ký chi tin, Nht ký bán hàng chu, Nht ký mua hàng chu.
Mi s có mt chc nng theo dõi, phn ánh các nghip v kinh t phát sinh riêng
(s Nht ký thu tin đc m đ theo dõi các chng t thu tinầ), các nghip v
không đc phn ánh trong 4 s nht ký chuyên dùng s đc phn ánh vào s
nht ký chung. Thông tin đ lp các s nht ký s đc ly t S k toán máy hay
nói cách khác, mt bút toán đnh khon trong S k toán máy s đc chuyn vào
mt trong nm s nht ký tùy vào ni dung nghip v đó.
Ví d: Nu bút toán có tài khon ghi n là “111” thì s đc chuyn vào s Nht
ký thu tin.
Mt chng t ch đc ghi vào mt trong các s nht ký, chng t đã ghi vào s
nht ký này ri thì s không đc ghi vào s nht ký khác. Công vic ca ngi
làm công vic k toán trên Excel là phi nhn bit nghip v nào s đc chuyn
vào s nht ký nào.
b) Lp s cái các tài khon:

 lp đc các s cái ta cn thc hin lp Bng Cân đi phát sinh trc:


BNG CỂN I PHÁT SINH
(BNG CỂN I TÀI KHON)
S K TOÁN MÁY
S CÁI TÀI KHON




Bng cân đi tài khon cung cp s d đu k, S k toán máy cung cp s phát
sinh và thông tin chi tit cho s cái tài khon.
-nh khon các nghip v vào s k toán máy đn đâu thì đng thi chuyn bút
toán đnh khon đó vào ngay các s cái có liên quan.
-S liu chuyn vào s cái không cn tng hp nh làm bng th công.
c) Lp các s chi tit, bng chi tit:






d) Lp các s chi phí sn xut kinh doanh:

BNG CỂN I PHÁT SINH
(BNG CỂN I TÀI KHON)
S K TOÁN MÁY
S CHI TITTÀI
KHON/ BNG TNG
HP CHI TIT TÀI
KHON
S K TOÁN MÁY
S CHI PHÍ SN XUT
KINH DOANH
BNG DANH MC TÀI KHON

S K TOÁN MÁY
TH TÍNH GIÁ THÀNH
SN PHM








e) Lp báo cáo thu giá tr gia tng:

IV- u nhc đim ca excel k toán:
1- u đim:
- Không ph thuc vào nhà phát trin, tng kh nng t mày mò, làm ch
công vic cho k toán viên.
- Excel là phn mm ph thông
- Chi phí đu t thp.
- Phù hp cho vic to các báo biu có tính toán.
S K TOÁN MÁY
BNG KÊ DCH V HÀNG HÓA MUA VÀO
BNG KÊ HÀNG HÓA DCH V BÁN RA
T KHAI THU GTGT
BNG DANH MC
TÀI KHON
- Có tính linh hot cao, d dàng điu chnh các s sách và báo cáo k toán theo
yêu cu mi ca nhà qun lý.
Linh đng trong mi trng hp, có th tùy bin s
liu đ lên các báo cáo theo yêu cu ca nhà qun tr.
2- Nhc đim:
- Gii hn ngi dùng .
Ch làm 1 ngi trên 1 file ti 1 thi đim, ph thuc vào ngi làm, nu có thay
đi v nhân s trong b phn k toán thì nhân viên mi s gp khó khn trong vic
tip nhn công vic. Trong khi đó, phn mm k toán có nguyên lý, có tài liu
hng dn s dng đ ngi sau có th d dàng tip nhn công vic.
- Khâu nhp liu s tn khá nhiu thi gian, d liu k toán lu tr trong
nhiu files đc lp, d liu >5Mb m rt chm.
i vi k toán trên Excel nhân viên k toán phi hch toán th công hàng ngày.
Trong khi làm PMKT thì có đnh ngha ht các nghip v kinh t phát sinh thành
th vin nghip v (KH có th t đnh ngha đc) và khi thc hin nghip v KT
thì ngi dùng không còn quan tâm chuyn N/Có.
- Ch đáp ng v mt s sách thông thng. , các phân tích thng kê mang

tính qun tr là rt khó (tr khi phi lp trình VBA).
- K toán bán th công
- Tính bo mt cha cao. Không có chc nng ràng buc d liu nh các phn
mm qun tr c s d liu.
Macro ca Excel có th b xóa bi các phn mm dit virus trong khi các CSDL
ca PMKT thì ít b trc trc. Tính an toàn cao ca PMKT vi các công c v
CSDL nh backup, restore, bo mt h qun tr CSDL, không th xóa CSDL nu
không có quyn.