Báo cáo thực tập quản trị văn phòng ứng dụng phần mềm ESSENTIAL PIM trong hoạt động cơ quan

Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
TÊN ĐỀ TÀI
ỨNG DỤNG TIN HỌC PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG QUẢN LÍ
TIẾN TRÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI HỘI CHỮ THẬP ĐỎ XÃ TRÀNG AN
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Hạnh
Lớp: Quản trị văn phòng K12 A
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Nguyễn Thị Hằng
Thái Nguyên, năm 2014
1
Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU
Hoạt động quản lí tại các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế xã hội…
gọi chung là cơ quan, tổ chức luôn cần được duy trì tính liên tục và phải có trình tự. Hay
nói cách khác là cần phải có sự sắp xếp, quản lí một cách khoa học quá trình hoạt động
của mỗi cá nhân, của cơ quan. Chính vì thế, phần lớn mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức đều
có lịch làm việc phù hợp với tính chất công việc cũng như chức năng, nhiệm vụ riêng của
mình. Song trên thực tế để quản lí lịch làm việc của cá nhân, cơ quan một cách khoa học,
hiệu quả nhất cần tốn nhiều thời gian và công sức.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lí và góp phần tin học hóa công tác hành chính văn
phòng đề tài ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lí lịch làm việc giới thiệu về các
tính năng ưu Việt của phần mềm, đồng thời hướng dẫn cách thức ứng dụng phần mềm đối
với việc quản lí lịch làm việc. Tạo công cụ để mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức quản lí hiệu
quả lịch làm việc mà tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức. Không những thế, đây là
khâu quan trọng trong quá trình giải quyết công việc chung của cơ quan, tổ chức, bởi có
quản lí khoa học, hiệu quả lịch làm việc thì công việc của cá nhân, cơ quan mới được
hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả. Tạo cơ sở cho việc phát triển bề vững của cơ quan,
tổ chức, góp phần tạo nên tính khoa học trong công tác quản lí. Qua đó giúp cho sinh viên
ngành Quản trị văn phòng trang bị thêm kiến thức, cũng như năng lực hoạt động thực tiễn
sau khi ra trường.

2
Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng
MỤC LỤC
3
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC.
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
1.1.1. Quản chương trình công tác:
Chương trình công tác: là một tập hợp những hoạt động, công việc được xắp xếp
theo trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) để mọi cùng người
thực hiện.
Quản chương trình công tác là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp
thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong
khoảng thời gian hoạch định.
Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lí lịch làm việc khoa
học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo nên hiệu
quả công việc cao.
1.1.2. Ứng dụng phần mềm để quản lí chương trình công tác
Ứng dụng phần mềm là sử dụng một loại chương trình có khả năng làm cho máy
tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó mà người dùng muốn thực hiện.
Ứng dụng phần mềm trong quản lí chương trình công tác là việc cài đặt, sử dụng
phần mềm nào đó để thực hiện chức năng quản lí chương trình công tác của cá nhân, tổ
chức thông qua cách con người tác động vào phần mềm để phần mềm sắp xếp, xử lí và
nhắc nhở công việc cần làm đúng thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi ích của người
dùng.
Việc sử dụng phần mềm có tác dụng hiệu quả trong công việc nhờ đảm bảo về trình
tự công việc, thời gian, địa điểm… Không những thế, còn có sự báo trước của phần mềm
giúp người dùng có thời gian và điều kiện chuẩn bị cho công việc cần làm được hoàn
thiện tốt nhất.
1.2. Giới thiệu về UBND xã Tràng An

Tràng An là một xã nằm ở phía Bắc huyện Đông Triều, có diện tích tự nhiên
9,5km
2
, dân số có 1.725 hộ với 6001 nhân khẩu, được phân bố làm 7 cơ sở thôn. Cơ cấu
kinh tế của xã chủ yếu là sản xuất nông nghiệp và vườn đồi. Đời sống kinh tế cơ bản ổn
định, nhân dân trong xã hăng hái lao động sản xuất, tin tưởng vào đường lối, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước và nhất là Nghị quyết đại hội Đảng bộ xã lần thứ XXI
(giai đoạn 2010 - 2015). Trên địa bàn xã có một số đơn vị và công trình quan trọng như:
Đơn vị kho KV4, A16 thông tin, Công ty gốm cao cấp, đường sắt đường sông, chùa
Quỳnh Lâm.
Xã được định biên 21 cán bộ, công chức, số lượng công việc cần phải giải quyết
hàng ngày là rất lớn. Chính vì vậy, để giải quyết công việc theo đúng trình tự, nhanh gọn
và khoa học đòi hỏi mỗi cán bộ công chức của xã phụ trách từng lĩnh vực chuyên môn của
mình cần phải xây dựng cho mình một chương trình công tác, một lịch làm việc cụ thể,
theo đó để giải quyết công việc đúng trình tự và hiệu quả.
1.3. Vài nét về phần mềm quản lí lịch làm việc Essential PIM
EssentialPIM Free là một phần mềm giúp bạn quản lý các cơ sở thông tin và lịch
làm việc cá nhân một cách đơn giản và hiệu quả. Chỉ bằng một vài thao tác nhỏ, bạn đã
có trong tay một trợ lí đắc lực trong việc phân chia và quản lý thời gian làm việc của
mình.
EssentialPIM Free là người một trợ lý hiệu quả trong mọi dự định, kế hoạch công
việc hiện tại cũng như tương lai gần sắp tới của bạn. Vì vậy, bạn sẽ không cần phải sử
dụng bất kỳ phần mềm hỗ trợ nào, tất cả mọi công việc sẽ nhanh chóng được giải quyết.
EssentialPIM Free mang trong mình đầy đủ các chức năng cơ bản cần có của một
phần mềm quản lý tương tự như Microsoft Outlook từ thiết lập thời gian làm việc (task-
list), hẹn ngày giờ (to-do-list), ghi chú (note) cũng như sắp xếp theo trật tự các thông tin
khác (contacts).
Cũng giống như những phần mềm quản lý cá nhân khác, EssentialPIM Free mang
đến cho bạn một sự tiện nghi tối đa bằng cách phân chia rõ ràng các mục cụ thể tùy theo
thời gian hoặc màu sắc với giao diện gần gũi và quen thuộc. Ngoài ra bởi chức năng

đồng bộ hóa với các chương trình khác như Outlook, Windows Mobile devices… chương
trình sẽ giúp bạn thiết lập môt lịch làm việc cực kỳ hiệu quả.
Bên cạnh đó, EssentialPIM Free còn cho phép bạn cài đặt password để đảm bảo tính
bảo mật hay lưu lại file dữ liệu lên mỗi lịch trình làm việc của riêng bạn.
 Các tính năng chính của EssentialPIM Free:
- Quản lý toàn bộ các thông tin cá nhân cơ bản từ task-list, to-do list, note và
contacts.
- Phân chia công việc theo từng mục tùy theo thời gian, màu sắc một cách hiệu quả.
- Đồng bộ hóa với nhiều chương trình khác như Outlook, Windows Mobile
devices…
- Giao diện thân thiện, đơn giản.
- Cho phép bảo vệ giữ liệu thông qua tùy chỉnh mật khẩu.
- Lưu giữ thông tin cá nhân thông qua file định dạng .epim.
 Cửa giao diện của phần mềm Essential PIM
 Tìm hiểu giao diện của phần mềm Essential PIM
Các chức năng của phần mềm được chia thành 6 thẻ chính trên thanh tác vụ
taskbar.
Tên thẻ Mô tả
Files
(Tệp)
ThẻFiles gồm có các chức năng cơ bản như New, Open, Save, Save
As, Close, Pass Word Protect, Import, Export, Page Set Up,
Print…
View
(Khung
nhìn)
ThẻView gồm thanh trạng thái Stastus Bar, bảng điều hướng
Navigation Pane, cửa sổ nhắc nhở Reminder Windows.
Go (Đến) Thẻ Go là thẻ đi đến các hiển thị chính EPIM Today, lịch của 1 ngày
Calendar, To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash.

Actions
(Hành
động)
Các hành động Actionsđược thiết lập do người dùng thiết lập khi
được báo xong sẽ được lưu tại đây như một thừng rác dự trữ. Thông
thường khi không có dữ liệu được bỏ vào thùng rác thì chỉ cóEmpty
Trash.
Tools
(Côngcụ)
Thẻ Toolsnày gồm tùy chọn Option và ngôn ngữ sử dụng đối với
phần mềm Language.
Help(Trợ Thẻ Helps gồm nội dung trợ giúpHelp contents, thỏa thuận cấp
giúp) phépLicense Agreement, diễn đàn hỗ trợSupport Forum, hỗ trợ qua
emailEmail Suport, đặt tin dài hạnSubscribe to newletter, website,
kiểm tra phiên bản mớiCheck For New Versionvà một cửa về
Essential PIM.
Bên cạnh đó, dọc phía trái cửa sổ giao diện chính của phần mềm là các hiển thị
trực quan như:cuộc hẹn mới, việc cần làm mới, ghi chú mới, mật khẩu mới cho phép
người dùng nhập dữ liệu, thông tin theo nội dung công việc, EPIM Today, Calendar,
To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash và phía dưới cùng là lịch tháng rất tiện
lợi cho việc theo dõi thời gian biểu.
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH, DÒNG CHẢY
CÔNG VIỆC TẠI HỘI CHỮ THẬP ĐỎ XÃ TRÀNG AN.
2.1. Khảo sát thực trạng hoạt động của Hội Chữ Thập Đỏ xã Tràng An.
H iộ Chữ Thập đỏ xã Tr ng An l m t t ch c xã h i nhân à à ộ ổ ứ ộ đạo của quần chúng ở
địa phương, cụ th l c p xã có ể à ấ nhiệm vụ tuyên truyền vận động cán bộ hội
viên,thanh,thiếu niên Chữ thập đỏ và các tầng lớp nhân dân tham gia các hoạt động nhân
đạo của Hội,các chương trình nhân đạo xã h i c a nh nộ ủ à ước,trong các lĩnh vực:cứu trợ
nhân đạo, phòng ng a v ng phó th m h a;chừ à ứ ả ọ ăm sóc giúp đỡ nạn nhân thiên tai,nạn
nhân chiến tranh,những người khuyết tật,trẻ mồ côi,người già không nơi nương tựa ;giup

đỡ những người khó khăn ,hoạn nạn vươn lên hòa nh p c ng ậ ộ đồng.
Tuyên truyền, vận động cán bộ, hội viên,và nhân dân tham gia hoạt động chăm
sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân,các chương trình chăm sóc sức khỏe tại cộng đồng
như sơ cứu ban đầu ,vận động hiến máu cứu người;trồng và sử dụng cây thuốc nam;tham
gia phong trào vệ sinh phòng b nh;b o v môi trệ ả ệ ường;phòng ch ng d ch v các t n nố ị à ệ ạ
xã h i. ộ
Giải quyết
các văn bản
Đi
cơ sở
Lịch công
tác tuần
Chương trình
công tác
năm
Lịch công
tác tháng
CÔNG VIỆC
Theo điều lệ của Hội Chữ thập đỏViệt Nam,Hội Chữ thập đỏ xã Tràng An hoạt
động theo nguyên tắc tập trung dân chủ. lãnh đạo các chi Hội, được bầu cử trực tiếp bằng
phiếu kín. Cơ cấu tổ chức của Hội Chữ thập đỏ xã Tràng An gồm 7 chi hội và 3 tổ hội
nằm trên địa bàn 7 thôn của xã. Với số chi Hội như vậy, Hội Chữ thập đỏ xã Tràng An có
một chương trình công tác năm được thiết lập theo tháng cho phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ của Hội. Chính vì vậy, luồng đi công việc của Hội Chữ Thập Đỏ xã theo tháng
trên cơ sở chương trình công tác của năm.
2.2. Phân tích quy trình mô phỏng lịch làm việc:
Lịch làm việc trong 1 tháng của chủ tịch Hội Chữ Thập Đỏ xã Tràng An( từ ngày
05/01/2014-05/02/2014).
Ngày
06/01

Buổi
sáng
Công việc: họp giao ban.
Công việc: Họp Ban Chấp hành triển khai các hoạt động mừng
Đảng, mừng xuân Tết Giáp Ngọ
Địa điểm: Văn phòng Hội Chữ thập đỏ.
Thời gian: 7h30’-11h00.
Buổi
chiều
Công việc: giải quyết văn bản
Địa điểm: phòng làm việc
Thời gian: 14h00’ – 16h30’.
Từ
ngày
07/01
đến
10/0
1
Buổi
sáng
Công việc: Đi đến cơ sở chi tổ hội kiểm tra và nắm bắt tình hình tử
tưởng của Hội viên .
Địa điểm: các chi, tổ hội, thuộc địa bàn xã Tràng An.
Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính).
ngày
11/01
Buổi
sáng
Công việc: Ký chương trình phối hợp công tác với UBND xã.
Địa điểm: Hội trường UBND xã.

Thời gian: 8h 00-10h30’.
Buổi
chiều
Công việc: Giải quyết các công văn đến.
Địa điểm: phòng làm việc.
Thời gian: 2h30’- 16h30.
Từ
ngày
12/0
1
đến
14/0
1
Buổi
sáng
Công việc: Đi đến cơ sở chi tổ hội kiểm tra các mô hình phát triển sản
xuất do Hội Chữ thập đỏ xã quản lý.
Địa điểm: các chi, tổ hội, thuộc địa bàn xã Tràng An.
Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính).
Ngày
15/0
1
Buổi
sáng
Công việc: Họp Ban chấp hành triển khai công tác Thi đua khen
thưởng 2014 và giao chỉ tiêu Thi đua cho các Chi hội.
Địa điểm: Văn phòng Hội Chữ thập đỏ xã.
Thời gian: 7h30’-11h00.
Buổi
chiều

Công việc: giải quyết văn bản.
Địa điểm: phòng làm việc.
Thời gian: 2h00-16h30’.
Ngày Buổi Công việc: Đi đến cơ sở chi tổ hội kiểm tra và nắm bắt tình hình hoạt
16
đến
25/01
sáng động của các chi, tổ hội
Địa điểm: các chi, tổ hội, thuộc địa bàn xã Tràng An.
Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính).
Ngày
26 /
01
Sáng Công việc: Xây dựng báo cáo tháng
Địa điểm: Tại phòng làm việc
Thời gian: 8h00 – 10 h15
Buổi
chiều
Công việc: Gửi công văn về huyện và lưu công văn đị
Địa điểm: Phòng làm việc
Thời gian: 2h00-16h00
Ngày
27
đến
02/2
Sáng Công việc: giải quyết các công việc liên quan
Địa điểm: phòng làm việc.
Thời gian: từ 7h 30 – 10h 30.
chiều Công việc: xuông cơ sở để nắm bắt tình hình hội viên
Địa điểm: các chi, tổ hội

Thời gian: 2h00-16h00
CHƯƠNG 3. ỨNG DỤNG CỦA PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG
QUẢN LÍ LỊCH LÀM VIỆC TẠI HỘI CHỮ THẬP ĐỎ XÃ TRÀNG AN
3.1.Cách thức tiến hành, trình tự công việc:
Nhằm nâng cao công tác quản lí của Hội chữ thập đỏ xã Tràng An, đồng thời với
mục đích đưa việc sử dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính văn phòng,
phần mềm quản lí lịch làm việc Essential PIM sẽ giúp cho cán bộ, đặc biệt là người
làm văn phòng của Hội Chữ thập đỏ quản lí tốt lịch làm việc của mình nhờ một số
chức năng tiện lợi của phần mềm như:
• Tạo lịch cá nhân hoặc lịch nhóm làm việc.
• Hệ thống nhắc nhở các sự kiện, lịch hẹn.
• Hiển thị trực quan, linh hoạt trên biểu đồ thời gian.
3.2. Giới thiệu các giao diện cơ bản:
Cài công cụ ngôn ngữ tiếng Việt thuận tiện cho việc sử dụng được thuận tiện hơn
bằng thao tác sau:
Tools/ Languages/ chọn Vietnam.
Ứng dụng phần mềm Essential PIM quản lí các chương trình hoạt động và lịch làm việc
của Hội Chữ thập đỏ xã Tràng An
3.2.1. Cuộc hẹn mới
Để mở cửa sổ nhập thông tin về cuộc hẹn mới có thể tiến hành theo 3 cách:
• Cách 1: Nhấn vào cuộc hẹn mới ở cửa sổ các hành động dọc phía trái cửa
sổ hiển thị trực quan.
• Cách 2: Thẻ Tệp/Mới/ Cuộc hẹn
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift+Ctrl+T
Sau khi hoàn thành các thao tác trên cửa sổ cuộc hẹn mới hiện ra như sau:
Nhập chủ đề cuộc hẹn, vị trí cuộc hẹn, thời gian bắt đầu, thời lượng họp, thời gian
kết thúc ta có thể tùy chỉnh. Ngoài ra còn có sự lựa chọn, tùy chỉnh về độ ưu tiên, sự
hoàn tất, thể loại, ghi chú hay lưu ý, trình nhắc, lặp lại cuộc hẹn, nâng cao.
Theo kết quả khảo sát ta có :
- Buổi sáng ngày 06/ 01: Họp Ban chấp hành triển khai các hoạt động Mừng

Đảng, mừng xuân Giáp Ngọ; Địa điểm tại văn phòng Hội chữ thập đỏ; Thời gian từ
8h15’ đến 11h00’. Ta nhập thông tin cho cuộc hẹn như sau:
Buổi chiều ngày 06/ 01: Giải quyết các văn bản có liên quan; Địa điểm tại
phòng làm việc; Thời gian từ 2h00’ đến 4h30’. Ta nhập thông tin cho cuộc hẹn như sau:
- Buổi sáng ngày 10/ 01: Ký chương trình phối hợp công tác với UBND xã; Địa
điểm tại hội trường UBND xã; Thời gian từ 8h00’ đến 11h00’. Ta nhập thông tin cho
cuộc hẹn như sau:
Như vậy, sau khi hoàn tất quá trình cập nhật thông tin thì nhấn OK để lưu
lại. Khi đó, lịch hiển thị theo tháng sẽ có nội dung cuộc hẹn hiện trên lịch như sau:
Kết quả cũng có thể xem hiển thị theo tuần, năm tùy theo nhu cầu của người
dùng. Cuộc hẹn sẽ được báo trước một khoảng thời gian đã được người nhập cài đặt sẵn
từ phần mềm. Nếu có ghi chú cũng sẽ được hiển thị đầy đủ cùng với các thông tin khác
đã cài đặt khi có chuông báo hẹn trước.
3.2.2. Việc cần làm mới
Để mở cửa sổ nhập thông tin về việc cần làm mới có thể tiến hành theo 3 cách:
Cách 1: Nhấn vào việc cần làm mới ở cửa sổ các hành động bên phải giao diện
trực quan của phần mềm.
• Cách 2: Tệp/ Mới/ việc cần làm mới.
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift+Ctrl+O
Sau khi hoàn thành các thao tác trên cửa sổ việc cần làm mới hiện ra như sau:
Nhập thông tin cho cuộc họp như chủ đề, vị trí, lúc bắt đầu, kết thúc, độ ưu tiên…
Từ kết quả khảo sát ta có thể nhập thông tin cho các công việc mới trong tuần như sau:
Thứ 2: Họp Ban thường vụ triển khai công việc trong tuần. Đây là cuộc họp định
kì của Hội. Nhập dữ liệu vào như sau:
- Thứ 3 Có nội dung công việc là đi đến các chi, tổ hội kiểm tra và nắm bắt tình
hình tư tưởng của hội viên chữ thập đỏ. Địa điểm là các chi, tổ hội trên địa bàn xã Tràng
An.Thời gian kéo dài cả ngày, làm việc và nghỉ theo đúng giờ hành chính. Vì đây là công
việc mang tính khảo sát thực tế nên sau khi hoàn thành cần phải có báo cáo kết quả, phần
này có thể ghi vào ghi chú để tránh bị quên hay thiếu sót. Nhập dữ liệu vào như sau:
- Thứ 4: Buổi sáng Họp giao ban Khối đoàn thể, công việc được thực hiện tại hội

trường UBND xã, thời gian tuân thủ theo giờ hành chính. Nhập thông tin như sau:
Thứ 5 có nội dung công việc là kiểm tra sổ ghi chếp của các tổ vay vốn do Hội
quản lý. Địa điểm tại văn phòng hội Chữ thập đỏ xã. Thời gian kéo dài cả ngày, làm việc
và nghỉ theo đúng giờ hành chính. Công việc này cần sự chuẩn bị trước, quan trọng nên
để chế độ ưu tiên cao nhất . Nhập dữ liệu vào như sau:
Thứ 6: Giao ban với UBND xã. Công việc được thực hiện tại Hội trường
UBND xã, thời gian từ 8h00-11h30. Nhập dữ liệu vào như sau:
Sau khi hoàn tất quá trình cập nhật thông tin thì nhấn OK để lưu lại. Khi đó, các
công việc sẽ được hiển thị theo thứ tự từ đầu tuần đến cuối tuần như sau:
Lưu ý: Sau khi giải quyết xong mỗi công việc ta cần tích vào ô vuông nhỏ phía
trái mỗi công việc sẽ có sự gạch bỏ công việc đó đi để mặc định cho người xem là công
việc đã được giải quyết. Tránh sự nhầm lẫn và thuận lợi cho việc theo dõi.
3.2.3. Ghi chú hay lưu ý mới
Cách mở ghi chú mới:
• Cách 1: Nhấn vào ghi chú ở cửa sổ các hành động dọc phía trái cửa sổ hiển
thị trực quan.
• Cách 2: Thẻ Tệp/Mới/ Ghi chú.
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + N
Cần nhập tên cho ghi chú mới và nhập nội dung chú mới. Theo Khảo sát ta có thể
nhập thông tin tên chủ tịch là Hoàng Thị Hạnh và điền nội dung ghi chú ta được kết quả
như sau:
3.2.4. Liên hệ mới:
Cửa sổ liên hệ được mở theo 3 cách sau:
• Cách 1: Nhấn vào liên hệở cửa sổ các hành động dọc phía trái cửa sổ hiển
thị trực quan.
• Cách 2: Tệp/Mới/ Liên hệ.
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + C
Cửa sổ liên hệ bao gồm thông tin cá nhân, công việc, ghi chú, ảnh và thông tin về
những người cần liên hệ. Thông tin về người cần liên hệ bao gồm: họ tên, số di động,
email…tùy theo sự cài đặt của người dùng về những thông tin gì cần sử dụng . Ta có thể

nhận biết rõ hơn cửa sổ hiển thị của Liên hệ qua hình ảnh sau:
3.2.5. Mật khẩu mới:
Cửa sổ liên hệ được mở theo 2 cách sau:
• Cách 1: Nhấn vào mật khẩu mới ở cửa sổ các hành động dọc phía trái cửa
sổ hiển thị trực quan.
• Cách 2: Tệp/Mới/ mật khẩu
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + P
Mật khẩu được sử dụng khi mà người dùng muốn bảo mật hay giữa an toàn thông
tin trong lịch làm việc của mình. Cửa sổ làm việc với mật khẩu bao gồm các nội dung
cần nhập như: nhan đề, tên người dùng, mật khẩu, cửa sổ hiển thị của mật khẩu như
sau:
3.2.6. Các chức năng hiển thị chính:
EPIM hôm nay, hộpThư và hộp Rác: Tại kết quả khảo sát không có các nội
dung để nhập thông tin cho các mục này, chính vì vậy có thể tìm hiểu thông qua việc
nhận biết của sổ làm việc qua các mô tả sau:
EPIM hôm nay:
Mở EPIM được thực hiện theo 3 cách:
• Cách 1: Kích đúp chuột vào ô Thưở dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan.
• Cách 2: Thẻđến/ Thư
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F5
Cửa sổ EPIM chỉ hiển thị những công việc được nhập trong chính ngày hôm đó và
sẽ xảy ra gần nhất với ngày hôm đó. Dưới đây là hiển thị của PIM hôm nay:
Hộp Thư:
Mởhộp Thư được thực hiện theo 3 cách:
• Cách 1: Kích đúp chuột vào ô Thư ở dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan.
• Cách 2: Thẻ đến/ Thư
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F5
Thư là mục người dùng có thể nhập thông tin về thư như gửi từ ai, từ đâu, chủ đề
là nhận thời gian nào,…Và dưới đây là cửa sổ làm việc với thư:
Hộp Rác:

Mở hộp hộp rác được thực hiện theo 3 cách:
• Cách 1: Kích đúp chuột vào ô rác ở dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan.
• Cách 2: Thẻ đến/ Rác
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9
Rác chứa các công việc, cuộc hẹn, ghi chú đã được xóa và sắp xếp thông tin theo
thời gian được tạo ra, được hiệu chỉnh và được xóa, có chủ đề, địa điểm hạng mục nào.
Và dưới đây là cửa sổ hiển thị của Rác:
KẾT LUẬN
Nhờ có phần mềm quản lí lịch làm việc Essential PIM mà tất cả các công việc như
tham dự cuộc họp, trả lời công văn, thư từ, giải quyết giấy tờ, văn bản, tiếp dân… trong
một tháng hay một khoảng thời gian nào đó của Hội Chữ Thập Đỏ xã Tràng An được
thực hiện một cách đầy đủ, nhanh chóng và đúng thời gian. Bởi có sự báo trước hay nhắc
nhở đã được nhập sẵn nên công việc có sự chuẩn bị trước sẽ được hoàn thành tốt hơn.
Qua đó ta thấy được tác dụng to lớn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công