Bài giảng Quản trị công tác xã hội Bài 6 - GV. Kim Hoa

Truyền thông trong quản trị
Mục tiêu:
Đến cuối bài, người học sẽ có khả năng :
•
Thảo luận tầm quan trọng của truyền thông trong một
cơ sở an sinh xã hội;
•
Liệt kê được tiến trình và mục đích của truyền thông
trong quản trị;
•
Nhận diện các loại, kiểu và phương pháp truyền
thông;
•
Liệt kê tiêu chuẩn truyền thông có hiệu quả;
•
Thảo luận tầm quan trọng của các mối quan hệ công
chúng trong một cơ sở; và
•
Chứng tỏ kiến thức và kỹ năng truyền thông bàng
cách thực hiện một tài liệu/trình bày để thông tin/vận
động cho các chương trình/dịch vụ của cơ sở trước
một số khán giả cụ thể.
Những chủ đề trong Bài bao gồm :
•
Truyền thông trong quản trị
•
Hội thảo
Truyền thông trong quản trị
Truyền thông - tầm quan trọng, mục đích,
loại và kiểu truyền thông
•

Truyền thông là một giai đoạn trong tiến trình
quản trị nhằm chuyển tải những ý kiến từ người
này sang người khác để thực hiện các chức
năng quản trị
•
Truyền thông hai chiều hướng tới tất cả nhân
viên và/hoặc các thành viên ban điều hành để
chuyển tải những ý kiến, kế hoạch, mệnh lệnh,
báo cáo và đề xuất liên quan tới nhiệm vụ, mục
đích và mục tiêu của cơ sở cần đạt được
Truyền thông trong quản trị
Tầm quan trọng của truyền thông
•
Truyền thông là một trong hai tiến trình kết nối
của công tác quản trị. Nó là cơ sở cho sự tương
tác xã hội làm nền tảng cho mọi hoạt động của
con người trong một tổ chức. “Sự tương tác
trong một tổ chức cũng giống như tế bào đối với
cơ thể con người.”
Truyền thông trong quản trị
Tầm quan trọng của truyền thông
Truyền thông là “phương tiện chủ yếu của con
người thu nhận và trao đổi thông tin. Việc ra
quyết định và thực hiện chức năng của nhà
quản trị tùy thuộc vào chất lượng và số lượng
thông tin nhận được.”
Truyền thông trong quản trị
•
Tầm quan trọng của truyền thông
Truyền thông là hoạt động tiêu tốn thời

gian nhiều nhất của nhà quản trị, một nhà
quản trị trung bình sử dụng từ 70 – 90%
thời gian của họ để truyền thông/giao tiếp.
Một cuộc khảo sát của John Henriche cho
thấy các quản trị viên cấp cơ sở (trực tiếp
với nhân viên) sử dụng 74% thời gian của
họ để giao tiếp; các quản trị viên cấp trung
81% và các quản trị viên cấp cao 87%.
Truyền thông trong quản trị
Tầm quan trọng của truyền thông
•
Thông tin và truyền thông “biểu thị quyền lực
trong tổ chức… người nào có được thông tin
liên quan đến mục đích, kế hoạch và hoạt
động của công ty thì người đó trở thành trung
tâm quyền lực trong một tổ chức.”
Truyền thông trong quản trị
Mục đích của truyền thông trong quản trị :
•
Đề làm rõ việc cần làm, bằng cách nào và ai
làm.
•
Để tăng cường tính đồng nhất với mục đích
của cơ sở.
•
Để chuyển tải/truyền đạt những vấn đề, đề
xuất, ý kiến.
•
Để báo cáo tiến độ công việc.
•

Để thúc đẩy sự tham gia; và
•
Để thúc đẩy sự trao đổi xã hội hay đưa ra sự
thừa nhận.
Truyền thông trong quản trị
Các kiểu truyền thông:
•
Truyền thông chính thức – hệ thống các phương
thức và kênh luồng hợp lý, được hoạch định
nhờ đó dòng thông tin đi từ các cấp quản trị như
có thể thấy trong sơ đồ tổ chức. Nó không chỉ đi
từ trên xuống mà còn từ dưới lên và theo chiều
ngang.
Truyền thông trong quản trị
•
Truyền thông không chính thức – truyền thông
không theo các kênh luồngcủa nhà quản trị
mà thay vào đó là thông qua các giao tiếp xã
hội giữa con người trong cơ sở. Nó thường
được biết dưới cái tên là “tin vịt” được truyền
đi nhanh hơn truyền thông chính thức nhưng
không chính xác trong việc giữ nguyên tính
chân thật của các dữ kiện ban đầu.
Truyền thông trong quản trị
Các loại truyền thông :
•
Truyền thông bằng lời – một người nói và người
khác nghe. Việc này xảy ra trong các cuộc họp
nhân viên, họp ủy ban, vấn đàm và hội nghị giữa
hai hay nhiều người.

•
Truyền thông không lời bao gồm hoạt động của
cơ thể – mắt, cử chỉ, dáng đi, nói nhanh hay
chậm, cường độ giọng nói, độ căng của môi, má
đỏ, nước mắt chảy. Thường thì cảm xúc và ý
tưởng được chuyển tải thông qua hành động
không lời của cơ thể hiệu quả nhất so với thông
qua lời nói.
Truyền thông trong quản trị
Tiến trình truyền thông :
•
Chia sẻ thông tin – tiến trình gởi tin và nhận tin;
•
Hiểu thông tin – những gì được nói ra và những
gì nghe được cơ bản là giống nhau; và
•
Làm rõ thông tin – để hiểu những gì người ta đã
nói.
Truyền thông trong quản trị
Nguyên tắc 5 C trong truyền thông
•
Fulmer đưa ra năm chữ C để lưu ý truyền thông hiệu
quả :
•
Rõ ràng. Sự mơ hồ dễ làm cho người ta đưa ra
những dấu hiệu và chỉ dẫn khác nhau cho dù cùng
một lúc. Thông điệp phải đơn giản và rõ ràng.
•
Hoàn tất. Một chỉ dẫn đưa ra mà hoàn tất một phần
thôi thì khó cho người thực hiện.

•
Ngắn gọn. Trình bày càng ngắn gọn càng tốt miễn sao
bao quát được chủ đề.
•
Cụ thể. Truyền thông phải nhằm vào mục tiêu; phải cụ
thể, dẫn ra các tên và những mong đợi nhờ thế không
bị hiểu lầm.
•
Chính xác. Nếu thông tin sai được ghi nhận thì những
khó khăn sẽ xảy ra ngay từ đầu, vì vậy tính chính xác
trong thông tin là cần thiết.
Truyền thông trong quản trị
Tầm quan trọng để truyền thông hiệu quả :
•
Tính kết quả
•
Tính hiệu quả
•
Sự quyết tâm
Truyền thông trong quản trị
Những tiêu chuẩn để truyền thông hiệu quả :
•
Mục đích truyền thông phải rõ ràng và được
người truyền thông cũng như người nhận thông
tin am hiểu.
•
Cả tài liệu nói và viết phải càng rõ ràng càng tốt
và chỉ một diễn giải. Nếu không thể có được tiền
đề này thì cố gắng giảm số lượng các ngoại lệ
và các phương án để mở khi diễn giải.

Truyền thông trong quản trị
Những tiêu chuẩn để truyền thông hiệu quả :
•
Truyền thông hiệu quả là một loạt các hành
động thích hợp. Nói cách khác, các truyền
thông xảy ra sau có liên quan đến những
truyền thông trước đó và tránh nguy cơ vô
hiệu.
•
Truyền thông tốt là thích hợp cho việc hoàn
thành mục đích; nó không quá nhiều cũng
không quá ít; nó có trọng tâm rõ ràng và có
chọn lọc phù hợp với nội dung.
Truyền thông trong quản trị
Những tiêu chuẩn để truyền thông hiệu quả :
•
Truyền thông tốt là kịp thời, đúng lúc trong đó ý
tưởng được đưa ra đúng vấn đề và người
nhận sẵn sàng tiếp nhận.
•
Trong truyền thông tốt, ý tưởng được truyền
qua các kênh chuyển nhờ đó người nhận sẽ
nhận được thông tin. Việc nầy cần tới một hệ
thống thông đạt không chỉ từ trên xuống mà
còn từ dưới đi lên và cả truyền thông theo
chiều ngang.
Truyền thông trong quản trị
Các phương pháp truyền thông :
•
Biên bản cuộc họp

•
Các cuộc hop nhân viên
•
Những thư từ và ghi chú
•
Những hội nghi không chính thức
•
Thư tin (Newsletter)
•
Bảng tin
•
Những hoạt động xã hội
•
Hộp thư kiến nghị
•
Những cuộc điện thoại
•
Hệ thống thông tin mật
•
Báo cáo
•
Email, internet và tin nhắn (SMS)
Truyền thông trong quản trị
Các mối quan hệ công chúng
Không có chức năng nào của cơ sở lại tách biệt nhau.
Nó ở trung tâm của nhiều vòng tròn đồng tâm, tiêu biểu
cho các yếu tố trong cộng đồng mà chúng phải duy trì
mối quan hệ sống còn nếu nó muốn hoàn thành nhiệm
vụ.
•

Nó phải thiết lập bản sắc riêng và các chức năng liên
quan tới các tổ chức khác.
•
Một cơ sở phải xây dựng bản sắc riêng có liên quan tới
thân chủ hiện có và tiềm năng.
•
Bản sắc của một cơ sở cần được xây dựng trong cộng
đồng.
Truyền thông trong quản trị
Các mối quan hệ công chúng
•
Quan hệ công chúng là chức năng quản trị đánh
giá thái độ công chúng, xác định các chính sách
và các phương thức của một cá nhân hay một tổ
chức quan tâm tới quyền lợi chung và thực thi
một chương trình hành động để công chúng
hiểu và chấp nhận.
Truyền thông trong quản trị
Các mối quan hệ công chúng
•
Chức năng của quan hệ công chúng là thúc đẩy
công chúng hiểu và chấp nhận một cơ sở và các
dịch vụ của nó. Vì thế, nó phải có mối quan hệ
tốt với cộng đồng và công chúng thông qua các
phương pháp khác nhau như thư tin, các hoạt
động truyền thông ba bên. Nhà quản trị cơ sở an
sinh xã hội thường là là người đại diện chính
thức cho cơ sở. Những người chủ cơ sở cũng
phải hãnh diện về cơ sở của họ.
GV : Tổng hợp và những điểm chính cần ghi

nhớ
•
Truyền thông là sự liên kết cuộc sống của một tổ
chức. Một cơ sở an sinh xã hội cần phải thông
đạt trong nội bộ và với bên ngoài tổ chức để đạt
mục tiêu của nó.
•
Truyền thông hiệu quả là bắt buộc được xem xét
trong tiến trình truyền thông – chia sẻ thông tin,
hiểu được thông tin và làm rõ thông tin.
•
Có nhiều phương pháp truyền thông khác nhau
cho nội bộ tổ chức và bên ngoài.
•
Điều quan trọng là cơ sở an sinh xã hội có được
những mối quan hệ cung chúng tốt để có được
lòng tin và sự ủng hộ của cộngđồng và công
chúng.
Hội thảo về Truyền thông
trong quản trị
Mục tiêu :
•
Chứng tỏ kiến thức và kỹ năng truyền thông
bằng cách thực hiện một tài liệu/trình bày để
thông tin/vận động cho các chương trình/dịch vụ
của cơ sở trước một số khán giả cụ thể.
Thời gian : 120 phút
Học cụ : Bút chì/bút màu, giấy màu, kéo, báo cũ,
keo dán, và những vật dụng cần cho hoạt động
sáng tạo.

Phương pháp : hội thảo và trình bày kết quả trong
buổi học chung ở hội trường