Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý nhân sự và tiền lương

PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
BỘ GI ÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
KHOA KẾ TOÁN
*****************


MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN LÍ NHÂN SỰ
VÀ TIỀN LƯƠNG



GVHD : NGUYỄN QUANG ÁNH
NHÓM SVTH : TRẦN THỊ MỸ (NT)
VÕ TH Ị THU OANH
PHAN LÊ HIỀN LI
VŨ NHƯ PHƯƠNG
NGUYỄN THỊ BÍCH NGỌC
LỚP : K13KKT3
KHOÁ : 2008 _2009

SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 1
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh

rong thời đại phát triển hiện
nay, Công nghệ thông tin đang thực sự đóng một vai trò hết sức quan trọng trong cuộc sống
của chúng ta, cũng như trong mọi lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, quản lý và đặc biệt là trong
quản trị nguồn nhân lực. Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại
những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp, cụ thể là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nâng

cao năng suất lao động…
T
Tuy nhiên, cũng phải thừa nhận một điều rằng, so với các nước trên thế giới và kể cả trong khu
vực, thì việc quản trị doanh nghiệp, quản trị nguồn nhân lực ở Việt Nam, vẫn còn tụt hậu trong việc
ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là trong quản lý nguồn nhân lực. Trong khi đó, có nhiều yếu
tố tác động đến chất lượng, hiệu quả của việc quản trị nguồn nhân lực, nhưng cơ bản hiện nay là
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Như vậy, với cơ sở vật chất hiện đại yêu cầu Doanh
nghiệp phải có một hệ thống phần mềm quản lý toàn diện, hỗ trợ việc cung cấp các báo cáo thống
kê giúp người quản lý đưa ra quyết định, đánh giá đúng thực trạng của chất lượng nhân lực, huy
động nguồn lực vào đúng mục đích, nâng cao hiệu quả quản lý.
Ngoài ra trong hoạt động doanh nghiệp, công việc tính lương là công việc quan trọng, nó không
chỉ tác động đến tình hình tài chính của doanh nghiệp mà còn có tác động đến tâm lý của người lao
động, có khả năng kích thích lao động, sản xuất…, do đó tin học hoá công việc tính lương là một
yếu tố cần thiết hàng đầu.
Vì những lí do đó mà nhóm em quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế hệ thống thông
tin kế toán quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH Huy Thông.
Phần mềm Quản lý Nhân sự & Tiền lương ra đời với mục đích là công cụ hỗ trợ đắc lực cho
công tác tổ chức cán bộ, quản lý nhân lực, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định chính xác
trong việc phát triển nguồn lực đủ trình độ, đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của sản xuất, kinh doanh
trong thời đại ngày nay.
Bên cạnh đó, phần mềm còn có ưu điểm lớn trong việc xây dựng bảng lương cho doanh nghiệp
với bất kỳ công thức tính lương, với mọi loại hình doanh nghiệp (Thương Mại, Sản xuất, Hành
chính Sự nghiệp, Xuất nhập khẩu, Dịch Vụ…).
Lời cam đoan:
Nhóm em không sao chép
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 2
ĐÀ NẴNG 5/2009
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
I .Bảng kế hoạch triển khai đề tài:
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 3

Tuần Công việc Nhân sự
31 Lập kế hoạch triển khai đề tài
Cả nhóm
32
Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài
Mỹ - Phương
33
Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu
Ly - Oanh
34
Phác thảo khung đề tài
Cả nhóm
35
Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu
Mỹ - Bích Ngọc
36
Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD
và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD
Cả nhóm
37
Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity
Relationship). Thiết kế các Form nhập liệu và
các báo cáo
Phương - Oanh - Ly
38 Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập Cả nhóm
42
Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài
Cả nhóm
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
II.Khảo sát thực tế:

1. Thực trạng khảo sát.
Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống
mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch kế hoạch cho dự án thì công việc khảo sát hiện
trạng là một công việc rất quan trọng. Trong đó việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự và tiền
lương cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác, hiệu quả và đáp ứng những nhu
cầu của thực tế xã hội hiện nay. Dựa vào việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những
nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết
“cải tạo cái cũ xây dựng cái mới”.
Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển, quy mô của
các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản lý còn nhiều hạn chế,
công việc quản lý vẫn chưa dạt hiệu quả cao.
Nhưng ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp ngày càng
được mở rộng,đòi hỏi công tác quản lý nhân sự và tiền lương phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai
sót. Do vậy mà quản lý thủ công đã dần dần không phù hợp với xu hướng thời đại mới mà thay vào
đó là việc sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý nhân sự và tiền lương. Cụ thể là tại công ty
TNHH Huy Thông số 99 Triệu Nữ Vương .
a. Nhược điểm của hệ thống cũ.
 Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về nhân viên rất phức tạp phải
sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, toàn bộ số hồ
sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ.
 Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những thông tin về một
nhân viên nào đó sẽ rất mất thời gian .
 Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khi
thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mới phải có quyết định của giám
đốc.
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 4
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
 Khi nhập hồ sơ nhân viên với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải sử dụng
nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục.
 Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hồ sơ nhân viên quá trình thanh toán tiền

lương và các quản lýkhác rất mất thời gian, phải qua rất nhiều phòng ban.
b. Ưu điểm của hệ thống cũ.
 Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp cho các doanh
nghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc.
 Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính chất gia đình
nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản lý.
Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ, còn để phát
triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ công không có khả năng đáp ứng,
mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là
phải có lực lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản lý công việc.
Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một thời gian nhất
định bởi vậy cần hạn chế một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả thi nhất định. Tại thời điểm
này cần xác định các mục tiêu cho dự án và chính các mục tiêu này là thước đo để kiểm chứng và
nghiệm thu dự án sau này.
2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới.
a. Ưu điểm của hệ thống mới .
 Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cần thiết rất dễ
dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin.
 Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công,
tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc lập các tổng hợp báo cáo
thuận tiện nhanh chóng.
 Giảm được số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý tránh được tình trạng dư thừa
và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý.
b. Nhược điểm của hệ thống mới.
 Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật hiện đại nên cũng phải
có kinh phí để triển khai.
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 5
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
 Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phải đào tạo một đội ngũ
nhân viên có tay nghề cao.

 Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phải thay đổi để phù hợp
với xu hướng hiện nay,
Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệ thống mới thì tôi thấy
rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phương pháp thủ công của hệ thống cũ không thể đáp ứng
được các nhu cầu cần thiết của công ty và không thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao trong việc
sản xuất kinh doanh. Do vậy mà công ty cần phải xem xét và chú trọng đến việc thay thế lại hệ
thống cũ bằng hệ thống mới hiệu quả hơn có sử dụng các phần mềm máy tính quản lý nhân sự và
tiền lương. Đó là một phần rất quan trọng để phát triển công việc kinh doanh ngày càng có hiệu quả
hơn.
III. Giới thiệu về đề tài :
Đề tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lí sự và tiền lương là nhân tố
quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của các nhà nhân máy xí nghiệp. Nó giúp cho DN
vừa giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết khác như phải trả thêm lương cho công nhân
,chi phí phát sinh khác ,trong khi chỉ cần 1 lần chi cho phần mềm và dùng lâu dài ,lại vừa tiết
kiệm thời gian để tiến hành các hoạt động khác hữu ích hơn.

I. Thiết kế sơ đồ phân cấp chức năng FHD :
Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương là quá trình quản lý nhân sự ,tính lương ,trả lương và
báo là hoạt động của bất cứ một doanh nghiệp nào.Trong quản lí nhân sự và tiền lương có hoạt
động quản lí nhân sự tại bộ phận này có 3 bộ phận :quản lí phòng ban,quản lí nhân viên , quản lí
công việc .Hoạt động tính lương có 5 hoạt động : lương cơ bản ,phụ cấp ,thưởng , tạm ứng và các
khoản giảm trừ .Hoạt dộng trả lương và báo cáo gồm có 4 hoạt động : phiếu xác nhận sản phẩm ,
bảng chấm công , bản thanh toán tiền lương , và phiếu lương.
Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình tiền lương tại công ty TNHH HUY
THÔNG

SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 6
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
Đây là hệ thống "quản lý nhân sự và tính lương" công ty TNHH . Khi nhân viên được công
ty tuyển dụng, kế toán sẽ cập nhật thông tin nhân viên vào máy tính để quản lý. Công ty sẽ chấm

công nhân viên mỗi ngày và trả lương cho nhân viên vào cuối thang hay đầu tháng kế tiếp. Hồ
sơ nhân viên được quản lý ở phân hệ “Quản lý nhân viên”. Từ phân hệ này cũng cho ta biết
nhân viên đó làm việc toàn thời gian hay bán thời gian. Như vậy các phân hệ khác cũng có thể
sử dụng thông tin của phân hệ này. Mọi công việc của nhân viên bán thời gian đều được quản lý
ở phân hệ “Quản lý công việc” này. Nhờ phân hệ này mà ta có thể thực hiện chấm công, tính
lương cho các nhân viên làm việc bán thời gian ấy.
Ngoài ra hệ thống còn cho phép thực hiện các chức năng như tìm kiếm, trích xuất báo, thống
kê cáo theo yêu cầu.
Xây dựng hệ thống "quản lý nhân sự và tính lương" nhằm giúp cho công ty quản lý nhân viên
hiệu quả hơn, đồng thời giảm nhẹ công việc cho người sử dụng. Hơn nữa, phần mềm giúp cho
người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh những thông tin cần thiết.
Hệ thống "quản lý nhân sự" gồm các chức năng chính sau:
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 7
KẾ TOÁN QUẢN LÍ NHÂN SỰ

VÀ TIỀN LƯƠNG
QL NHÂN
SỰ
TRẢ LƯƠNG
VÀ BÁO CÁO
QL PHÒNG
BAN
QL NHÂN
VIÊN
QL CÔNG
VIỆC
Phiếu lương
LƯƠNG CƠ
BẢN
THƯỞNG

PHỤ CẤP
TẠM ỨNG
CÁC
KHOẢN
GIẢM TRỪ
Phiếu xác
nhận SP
Bảng chấm
công
Bảng thanh
toán tiền
lương
TÍNH LƯƠNG
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
+ Quản lý nhân viên (Cập nhật các thông tin về nhân viên).
+ Quản lý phòng ban (Cập nhật các thông tin về phòng ban).
+ Quản lý công việc. (Mỗi công việc sẽ có một mức giá trả cho nhân viên)

II. Biểu dồ phân luồng dữ liệu DFD :
1. Mức khung /mức cảnh (mức o)

Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung / bối cảnh được miêu tả bằng sơ đồ sau :

Hình 1 .sơ đồ thể hiện hoạt động quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung
/bối cảnh (mức 0)
Khi nhân viên đến xin việc và cung cấp những thông tin liên quan đến bản thân ,sau đó được bộ
phận quản lí nhân viên nhận vào làm việc.
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 8
KT TIỀN LƯƠNG
NGÂN HÀNG

BAN LÃNH ĐẠO
QL NHÂN SỰ
NHÂN VIÊN
Yêu cầu
Cung cấp thông
tin cá nhân
Thanh toán tiền
Phiếu lương
Phiếu xác nhận SP
Yêu
cầu
Báo
cáo
Yêu cầu
báo cáo
Báo
cáo
Giấy báo nợ
Vay
tiền
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
Quá trình kế toán quản lí nhân sự và tiền lương bao gồm : quản lí nhân sự ,tính lương,trả lương và
báo cáo .
• Kế toán tiền lương nhận phiếu xác nhận sản phẩm và tính lương cho nhân viên .
• Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên
• Cuối kì kế toán vay tiền và thanh toán tiền lương cho nhân viên
2. DFD Mức dỉnh (Mức 1) :


Hình 2 :sơ dồ thể hiện hoạt động tiền lương ở mức đỉnh

Nhân viên sẽ đến làm việc tại công ty ,đồng thời cung cấp những thông tin cá nhân cho phòng quản
lí nhân sự .
Phòng nhân sự theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và báo cáo kết quả làm việc của nhân viên
cho kế toán tính lương để tính lương cho nhân viên .
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 9
TRẢ LƯƠNG
VÀ BÁO
CÁO
NHÂN VIÊN
NGÂN HÀNG
BAN LÃNH ĐẠO
TÍNH LƯƠNG
QL NHÂN SỰ
Yêu
cầu
Báo
cáo
Yêu
cầu
Báo
cáo
Báo
cáo
tiền
lương
Yêu cầu báo cáo
Vay
tiền
Giấy
báo nợ

Phiếu xác nhận SP
Thanh toán tiền
Phiếu lương
Báo
cáo
Yêu
cầu
Yêu cầu
Cung cấp thông tin
cá nhân
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
Kế toán tính lương xong lại tiếp tục báo báo qua bên bộ phận trả lương để bộ phận này tiến hành
vay tiền của ngân hàng và trả lương cho nhân viên .
3. DFD Mức dưới đỉnh :giải thích cho hoạt động quản lí nhân sự




Hình 3: sơ đồ thể hiện hoạt động quản lí nhân sự (mức dưới đỉnh )
 Định kì hay cuối tháng ban lãnh đạo và kế toán sẽ yêu cầu bộ phận quản lí nhân sự cung
cấp những thông tin về nhân viên để kiểm tra về việc quản lí nhân viên .
 Khi nhận được yêu cầu thì bộ phận quản lí nhân sự liên hệ với quản lí phòng ban , quản lí
công việc và quản lí nhân viên để có thông tin về nhân viên ,phòng ban và tình hình công việc
mà nhân viên đó làm .
 Khi có những thông tin trên thì bộ phận quản lí nhân sự sẽ báo cáo cho kế toán và ban lãnh
đạo .Kế toán và ban lãnh đạo dựa vào những thông tin đó để tính lương cho nhân viên
4.DFD Mức dưới dỉnh :giải thích cho hoạt động tính lương
Khi nhân viên đến làm việc, nhận phiếu xác nhận sản phẩm và được kế toán tính lương
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 10
QUẢN LÍ NHÂN

SỰ
KẾ TOÁN
Yêu cầu
Yêu cầu
Báo cáo Báo cáo
QUẢN LÍ NHÂN VIÊN
QUẢN LÍ CÔNG VIỆC
QUẢN LÍ PHÒNG BAN
BAN LÃNH ĐẠO
Nhân ViênPhòng Ban
Công việc
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
 Trong quá trình làm việc nếu nhân viên làm tốt công việc thì được sẽ thưởng .
 Nhân viên sẽ được hưởng các khoản phụ cấp và phải trả các khoản giảm trừ như thuế thu
nhập cá nhân ,BHXH,BHYT…
 Kế toán tính lương cơ bản cho nhân viên dựa vào ngày công của nhân viên làm việc và hệ số
lương của nhân viên đó.
 Nhân viên sẽ được tạm ứng trước một số tiền theo qui định nếu cần .

Hình 4:sơ đồ thể hiện hoạt động tính lương (mức dưới đỉnh 1)
5. DFD Mức dưới đỉnh :giải thích cho hoạt động trả lương và báo
cáo tiền lương
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 11
NHÂN VIÊN
TÍNH LƯƠNG
QL NHÂN SỰ
PHỤ CẤP
THƯỞN
G
CÁC KHOẢN

GIẢM TRỪ
TẠM ỨNG
LƯƠNG CƠ BẢN
Ngày công
Hệ số lương
Yêu
cầu
Báo
cáo
Phiếu xác nhận SP
Bảng tính lương
PT & TK HTTTKT QL Nhân Sự &Tiền lương GVHD :Nguyễn Quang Ánh
Hình 5: sơ đồ thể hiện hoạt động trả lương và báo cáo tiền lương (mức
dưới đỉnh)

Khi các bộ phận quản lí nhân sự và tính lương cung cấp đầy đủ thông tin về tiền lương thì bộ phận
trả lương tiến hành vay tiền của ngân hàng và dựa vào bảng chấm công hay bảng tính lương để trả
lương cho nhân viên .
Kế toán báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và ghi số kế toán .
III. Các kiểu thực thể và mô hình ER (Entity Relationship)
SVTH :Nhóm OLPM Lớp K13KKT3  Trang 12
BAN LÃNH ĐẠO
GHI SỔ
NGÂN HÀNG
TRẢ LƯƠNG
VÀ BÁO CÁO
NHÂN VIÊN
BẢNG TÍNH LƯƠNG
BẢNG CHẤM
CÔNG

Phiếu xác nhận SP
Phiếu lương
Báo
cáo
Yêu
cầu
Vay
tiền
Giấy
báo
nợ