THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN MS Office 2003

THAO TÁC CƠ BẢN
Khi chúng ta sử dụng các phần mềm trong bộ Office thì các thao tác cơ bản tương tự nhau, và cũng
tương tự đối với các phần mềm soạn thảo khác trên HĐH Windows và có thể trên HĐH khác. Vì vậy
khi bạn đã nắm vững các thao tác cơ bản dưới đây thì sẽ thực hiện được trong các phần mềm khác
nhau của bộ Office và các phần mềm khác.
1. Lưu
- Cách 1: Vào menu File -
Save.
- Cách 2: Kích nút Save
trên thanh công cụ.
- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím
Ctrl + S.
* Kích vào các biểu tượng ở
bên trái hộp thoại Save As để
truy cập nhanh đến thư mục
cần lưu tài liệu.
* Tên các tài liệu nên dùng
tên tiếng Việt không dấu.
Lưu ý!
1. Trong quá trình làm việc
với các tài liệu bạn nên
thường xuyên nhấn tổ hợp
phím Ctrl + S để lưu tài liệu
tránh trường hợp sự cố làm
tắt máy đột ngột làm hỏng
hoặc mất tài liệu.
2. Trong thao tác lưu tài liệu
đặc biệt lưu ý khi xuất hiện
yêu cầu xác nhận việc lưu đè
lên tài liệu cũ, đây là sai lầm
thường gặp nhất đối với người

bắt đầu sử dụng các phần
mềm trong bộ Office. Khi
xuất hiện hộp thoại yêu cầu
xác nhận như hình bên bạn
phải cân nhắc nếu không bạn
có thể lấy một nội dung mới
lưu đè và làm mất nội dung
của file cũ.
2. Mở
3. Nhận diện các con trỏ
Con trỏ thể hiện trạng thái thao tác hiện thời, vì vậy bạn phải hiểu và nắm vững các loại con trỏ để
thực hiện các thao tác hợp lý.
, , , : con trỏ để thay đổi độ rộng các đối tượng.
: con trỏ để di chuyển các đối tượng
, : con trỏ để thay đổi kích thước
Ví dụ khi bạn đưa muốn thay đổi độ rộng một hình vẽ trong MS Word bạn phải đưa chuột đến vị trí
biên của hình sao cho xuất hiện các mũi tên , , , thì mới giữ chuột kéo để thay đổi độ rộng
được; khi bạn muốn di chuyển một hình vẽ thì phải đưa chuột đến vị trí biên của hình sao cho xuất
hiện con trỏ thì mới giữ chuột và kéo hình đến vị trí mới.
4. Sử dụng phím Ctrl
Trong bộ Office phím Ctrl sử dụng kết hợp với các phím khác để tạo nên tổ hợp phím tắt thực hiện
các thao tác nhanh; kết hợp Ctrl với chuột để thực hiện thao tác copy nhanh các đối tượng.
Ví dụ: Để copy một table trong Ms Word, bạn đưa con trỏ về góc trên bên trái của table sao cho xuất
hiện con trỏ dạng , nhấn giữ Ctrl và kéo chuột đến vị trí cần tạo một table giống table đang chọn
sao cho trong khi kéo xuất hiện con trỏ dạng , thả chuột ra trước bạn sẽ có thêm một table mới
giống table đã chọn. Trong trường hợp này nếu bạn thả phím Ctrl ra trước thì sẽ trở thành thao tác di
chuyển table bằng chuột.
Thực hiện thao tác kết hợp phím Ctrl + chuột bạn có thể copy nhanh tất cả các đối tượng khác trên
màn hình soạn thảo của MS Word như văn bản, đối tượng đồ họa, công thức toán
5. Sử dụng phím Alt

- Cách 1: Vào File, Open.
- Cách 2: Nhấn nút Open
trên thanh công cụ
- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím
Ctrl + O.
Có thể nhiều tài liệu để mở
cùng lúc, để chọn nhiều tài
liệu không liền kề với nhau
nhấn giữ phím Ctrl kết hợp
kích chuột chọn tài liệu. Nhấn
đúp vào một trong các tài liệu
đã chọn hoặc nhấn nút Open
để mở.
Bạn có thể mở tài liệu bằng
cách kích đúp vào tài liệu
trong màn hình của Windows
Explorers khi truy cập vào
thư mục lưu tài liệu.
Trong quá trình soạn thảo khi cần các đối tượng giống nhau về kích
thước, màu sắc, định dạng thì bạn nên sử dụng chức năng copy. Ví dụ
khi vẽ một sơ đồ có nhiều khối có kích thước giống nhau thì cách tối ưu
nhất là copy khối đã vẽ trước đó, copy thì có nhiều cách nhưng cách tối
ưu nhất trong trường này là kết hợp phím Ctrl + chuột; trong trường
hợp này nếu không copy bạn vẽ một khối mới thì khối này có thể có
kích thước không giống khối đã vẽ trước làm mất thẫm mỹ.
Khi bạn muốn thay đổi kích thước của một đối tượng đồ họa trong bộ Office nếu dùng chuột kéo thì
sẽ kích thước của đối tượng sẽ thay đổi theo cấp số cộng của 0.05 inch, nhưng đôi khi chúng ta cần
thay đổi kích thước với biên độ nhỏ hơn 0.05 thì không thực hiện được. Khi đó bạn nên kết hợp phím
Alt + kéo chuột để thay đổi kích thước của các đối tượng trong bộ MS Office.
Designed by Trần Quang Hải

Email: