Hướng dẫn xử lý công tác tạm tính trên phần mềm dự toán

CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 1

Hướng dẫn xử lý công tác tạm tính trên PM Dự toán GXD
I. Công tác vận dụng, tạm tính
Khi lập dự toán thuận lợi nhất là công việc bạn cần lập dự toán có sẵn mã hiệu
định mức, đơn giá để tra.
Tuy nhiên theo thời gian các định mức đã công bố có thể cũ đi, lạc hậu so với
công nghệ thi công mới. Do khoa học kỹ thuật phát triển rất nhanh, các công nghệ thi
công mới, biện pháp thi công mới, kỹ thuật thi công mới, các ứng dụng khoa học kỹ
thuật mới vào ngành xây dựng ngày một nhiều. Việc thu thập, xử lý số liệu định mức
luôn đi chậm hơn 1 bước. Do đó có nhiều công việc thi công mới không có định mức
hoặc các định mức cũ sẽ không phù hợp.
Như vậy, các công tác tạm tính (TT) là những công tác chưa có trong định mức,
không lẽ gặp công tác này thì "tắc" và không làm tiếp được dự toán? Vả lại các công
tác này cũng rất nhiều.
Để giải quyết "ách tắc này" các quy định của Nhà nước (Thông tư 04/2010/TT-
BXD) cho phép người lập dự toán có thể tạm tính (ước lượng, ước tính) chi phí cho
công tác đó mà không phải đợi đến khi có định mức nữa. Về cơ bản bạn phải có kinh
nghiệm, thông tin thì mới có thể ước lượng, ước tính cho chính xác (hoặc gần gần
được). Cách người ta thường làm:
1. Vận dụng
- Bạn có thể lấy một công tác khác có trong định mức mà cách thi công của nó
tương tự như công tác tạm tính đó để vận dụng. Ví dụ: Công tác rải vữa lót sàn
không có định mức. Bạn có thể chiết tính phần vật liệu là vữa lót (có định mức),
còn nhân công và máy thì lấy bằng công tác đổ bê tông lót.
- Bạn cũng có thể lấy một định mức nào đó rồi điều chỉnh đi cho phù hợp (nhưng
phải có kinh nghiệm, hiểu biết về biện pháp, điều kiện thi công, yêu cầu kỹ thuật của
công trình và am hiểu về định mức mới chỉnh đúng được).
2. Ước tính
- Nếu không có công tác khác tương đương thì bạn có thể tạm tính giá vật liệu,

nhân công, máy cho công tác đó bằng một số tiền nào đó. Lưu ý là số tiền này càng sát
với thực tế càng tốt.
- Bạn cũng có thể căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm lập hoặc báo giá của nhà
sản xuất. Thường họ báo là chi phí đầy đủ để làm công tác đó, thì bạn bớt các chi phí
theo định mức tỷ lệ đi và phân tách được chi phí VL, NC, M ra để đưa vào bảng dự
toán sao cho khi tính tổng hợp chi phí thì vừa bằng báo giá là được.
3. Sử dụng số liệu từ công trình tương tự
- Đây là làm theo kiểu tiền lệ. Bạn có thể tham khảo ở các công trình tương tự đã
thực hiện. Ví dụ: Dự toán của một công trình khác đã được duyệt, hồ sơ thanh, quyết
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 2

toán ở trong đó họ lập thế nào, bạn có thể lập như vậy. Nói chung bất cứ nguồn nào
chứng minh được giá trị thực của chúng.
- Như vậy, việc lưu trữ số liệu quá khứ (nước ngoài thường dùng thuật ngữ History
data) là rất quan trọng đối với người lập dự toán và kỹ sư định giá, quản lý chi phí.
4. Đi lập định mức mới để áp dụng cho công trình
- Bạn cũng có thể liên hệ các đơn vị có chức năng, kinh nghiệm như Viện Kinh tế
xây dựng hoạc Công ty CP Giá Xây Dựng để lập định mức áp dụng cho công trình
hoặc hỏi các chuyên gia định mức.
- Hoặc từ kinh nghiệm, thực tế thi công, tự đưa ra các hao phí để lập định mức và
chiết tính ra các công tác gọi là tạm tính. Chuẩn bị sẵn các tài liệu để sẵn sàng bảo vệ
với Chủ đầu tư, các cơ quan chức năng khác.
II. Hướng dẫn chiết tính công tác tạm tính trên phần mềm Dự toán GXD
Giả sử bạn lập dự toán và gặp phải công tác phải tạm tính là: Sản xuất lắp đặt cửa
sắt dày 8ly.
1. Hướng dẫn tra mã tạm tính phù hợp với công tác định chiết tính
Ở cột tra mã hiệu các bạn gõ một trong các từ khóa “tạm tính” hoặc “tam tinh”
hoặc “TT” phần mềm sẽ xuất hiện hộp thoại tìm kiếm công tác này.

Phần mềm đã gợi ý cho các bạn để chọn mã tạm tính cho phù hợp với nội dung
công tác bạn cần làm:
- Mã TT: với những đơn giá tạm tính bạn chỉ cần hiển thị ra một giá chung chung
không cần tính chi tiết vật liệu nhân công máy.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 3

- Với các mã Từ TT1 đến TT9: Ở cột vật liệu nhân công máy xuống tương ứng sẽ
thấy xuất hiện số 1, 9 hoặc trống không có gì.
 Như mã TT1, có số 1 ở cột vật liệu và các cột khác trống như vậy công tác phân
tích ra chỉ có vật liệu, TT2 có số 1 ở cột VL, NC nên công tác 2 bao gồm vật liệu và
nhân công. Các bạn thấy có số 9 ở cột vật liệu và cột máy nghĩa là mã tạm tính đó có
vật liệu khác, máy khác.
- Sau khi bạn nhớ và làm quen tay rồi thì khi tra mã hiệu chỉ cần gõ luôn mã TT1
là ra công tác tạm tính 1, TT9 để ra công tác tạm tính 9, không cần tra từ khóa tạm
tính nữa. Với mã TT thì được mã hóa Tti.
2. Ví dụ thực hiện 3 mã tạm tính tổng quát
Trong ví dụ sau tôi làm với 3 mã tạm tính để nêu lên những trường hợp tổng quát:
mã TT, TT1 chỉ có vật liệu, TT8 có đủ vật liệu, vật liệu khác, nhân công, máy và máy
khác.
Bước 1. Khởi động phần mềm Dự toán GXD, chọn CSDL địa phương lập dựt
toán, giả sử đang chọn CSDL HaNoi2011, trong sheet Du toan XD tra các mã TT,
TT1, TT8 như hình sau:

Bước 2. Tiến hành sửa tên công tác trong cột nội dung công việc, rồi sửa đơn vị,
nhập khối lượng. Đối với công tác mã TT thì nhập luôn giá tiền là 1.000.000 đồng ở
đơn giá vật liệu. 2 công tác còn lại tạm thời giữ nguyên.
Bước 3. Chạy lệnh phân tích đơn giá để Chiết tính đơn giá
Bước 4. Thực hiện các thao tác làm đơn giá tạm tính
a. Mã tạm tính TT

Trên sheet Don gia XD các bạn thấy với mã TT thì phần mềm không phân tích ra
vật liệu, nhân công máy nữa mà ra luôn giá 1.000.000đ là số liệu ta nhập từ sheet Du
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 4

toan XD và tính các chi phí theo định mức tỷ lệ (chi phí đuôi). Cách này đơn giản như
vậy là xong và không quan tâm đến Tổng hợp và chênh lệch vật tư nữa. Nhưng cách
này khi giải trình sẽ hơi khó khăn một chút, vì người thẩm tra sẽ không biết các bạn
dựa vào đâu đưa ra các con số đó.

b. Mã tạm tính TT1
- Mã TT1 được tự động đánh mã vật tư VLTT1. Bạn có thể chọn ô chứa VLTT1
và gõ từ khóa tìm tên vật liệu và nhập tên vật liệu tại ô bên cạnh.

Có thể tra mã vật tư
phù hợp trong
TDVT.csv hoặc tự
tạo ra 1 mã vật tư
bắt đầu bằng chữ V
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 5

Chú thích rất rõ ràng, ở cột MSVT bạn có thể nhập từ khóa là “cửa” để tìm kiếm
xem có thấy vật tư nào trong CSDL TDVT.csv phù hợp. Không có vật tư có chứa từ
cửa trong Từ điển vật tư. Bạn có thể tự gõ 1 mã số vật tư cho cửa này, mã vật tư bắt
đầu bằng chữ V, tôi chọn mã Vcua8ly cho dễ nhớ, sửa lại tên vật tư là Cửa sắt 8ly,
sửa tên đơn vị, nhập khối lượng hao phí định mức theo kinh nghiệm của mình hoặc
bạn tham khảo những người có kinh nghiệm về việc này.

Liên quan đến khối lượng khi Tổng hợp vật tư, các bạn Unhide cột L ra sẽ thấy

cột hao phí đã tính đúng, cần phải có thao tác kiểm tra này vì một số trường hợp khi
chèn dòng để thêm các vật liệu sẽ bị link sai công thức tính hao phí dẫn đến tổng hợp
sai khối lượng
Cột Đơn giá, giá vật tư sẽ được tự động link sang sau khi tiến hành Tổng hợp và
chênh lệch vật tư và nhập được giá vật tư bên Bảng Tổng hợp.
Ô màu vàng đơn giá đầy đủ tạm thời chưa có giá vì đơn giá vật tư chưa có ngay
mà đợi sau khi Tổng hợp vật tư mới nhập.
Đơn giá này sẽ
được tự động nối
sang khi Tổng
hợp vật tư
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 6


c. Mã tạm tính TT8
Quay lại với mã TT8, giả sử từ thực tế, kinh nghiệm các bạn biết để làm được 1
cái cửa này cần 45,6 kg thép tấm 8ly; 8kg sắt hộp 14x1; 0,9 kg que hàn và khoảng 1%
vật liệu khác.

CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 7

 Chiết tính phần vật liệu
Ở cột MSVT, đi tra tìm vật tư giống như tra mã đơn giá vậy. Ta đi tìm thép tấm,
gõ thép tấm trong cột MSVT, bạn thấy xuất hiện hộp thoại tìm kiếm vật tư, có rất
nhiều loại thép tấm và để ý chúng có giá bằng nhau, ta chọn được mã thép tấm
V10821.

- Sửa tên và nhập định mức hao phí là 45,6: các bạn chú ý cột Hao phí và Hao phí

khác được Unhide ra. Bạn thấy cột hao phí là 45,6 tuy nhiên khối lượng hao phí để
làm 2 cái cửa như vậy là chưa đúng. Ghi nhớ chỗ sai này, để bước sau sẽ xử lý.

- Tiếp tục đi tìm mã vật tư của sắt hộp, các bạn gõ vào cộ MSVT: sắt hộp.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 8


- Ta tra được mã số vật tư của sắt hộp, nhập 8 vào cột hao phí định mức. Bạn thấy
được cột hao phí là 8. Hao phí này cũng chưa đúng, ta để xử lý sau.

- Theo giả thiết còn vật liệu nữa là Que hàn, vậy là thiếu 1 dòng vật liệu rồi. Khi
chiết tính đơn giá thừa thiết vật liệu các bạn có thể chèn dòng để thêm hoặc xóa dòng
khi thừa. Có thể chèn dòng bằng lệnh Chèn dòng như bảng dự toán, hoặc insert dòng
như của Excel bình thường vẫn làm.
- Click chuột phải vào tiêu đề của dòng vật liệu khác, chọn Chèn dòng và chèn số
dòng mình muốn vào, cần bao nhiêu vật tư nữa thì chèn bấy nhiêu dòng. Thừa dòng
các bạn có thể xóa đi mà không ảnh hưởng gì. Ví dụ này chỉ cần chèn thêm 1 dòng.

CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 9


- Các bạn tiếp tục đi tìm mã que hàn và nhập hao phí định mức 0,9kg que hàn. Ở
cột thành tiền và hao phí của vật liệu chèn thêm bạn thấy trắng không có giá trị, cần
phải nhập lại công thức tính Thành tiền và hao phí, vấn đề này sẽ xử lý sau.
- Khi nhập hao phí của vật liệu khác là 1% thì cột M sẽ xuất hiện hao phí khác
theo tỷ lệ 1% với hao phí của của các vật tư đã tính ra hao phí ở trên. Tuy nhiên giá trị
này vẫn chưa chính xác.

Tạm thời các bạn đã chiết tính xong phần vật liệu!
 Chiết tính phần nhân công
Mặc định Phần mềm để là nhân công bậc 3/7 nhóm 1 cho các mã tạm tính có nhân
công. Ví dụ như công tác sản xuất lắp đặt cửa sắt này theo kinh nghiệm xác định được
là 1 công nhân bậc 4/7 phải mất 4 tiếng mới làm xong 1 cửa. Nên ta có thể chọn lại
nhân công bậc 4/7 bằng cách, ở cột MSVT bạn nhập N1 Enter sẽ ra hộp thoại tìm
kiếm.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 10


Bấm đồng ý, nhập hao phí định mức nhân công 4 tiếng = 0,5 ca.

Vậy là chiết tính xong nhân công
 Chiết tính phần giá ca máy
Giả sử hao phí ca máy để làm 1 cửa là Máy hàn: 0,08 ca, Máy cắt: 0,06 ca. Máy
khác khoảng 5%.
- Tương tự như trên ta đi tra mã các máy đó: ta tìm máy hàn. Gõ chữ hàn vào cột
MSVT: tìm thấy mã máy M0481 là phù hợp, nhập định mức hao phí 0,08. Thiếu dòng
của Máy cắt, chèn thêm 1 dòng tìm mã máy cắt: gõ chữ cắt. Tìm được mã M0522 phù
hợp, nhập định mức hao phí 0,6. Nhập hao phí định mức cho máy khác là 5%.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 11


Từ trên xuống dưới, các bạn thấy cột hao phí và hao phí khác của các vật tư thêm
vào đang tính giá trị chưa chuẩn. Với các phiên bản trước các bạn phải sửa thủ công
cột hao phí này thì mới tổng hợp chính xác được khối lượng ở bảng Tổng hợp và
chênh lệch, từ phiên bản Dự toán GXD9s này các bạn có thêm 1 tiện ích tuyệt vời.
Tiện ích/ Cập nhật đơn giá và hao phí vật tư

Khi sử dụng tiện ích tuyệt vời này, tất cả các đơn giá chi tiết đều được kiểm tra và
chuẩn xác lại các công thức tính toán. Áp dụng khi tự đi chiết tính đơn giá không có
trong định mức, hoặc khi đơn giá chi tiết có quá nhiều công tác, sợ sai xót khi vô tình
xóa mất công thức nào đó cũng có thể bấm tiện ích này để tự động làm đúng lại.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 12


Như vậy ta đã tiến hành chiết tính, lập định mức cho đơn giá của công tác Sản xuất
lắp đặt cửa sắt 8ly hoàn chỉnh. Các bạn có thể thấy các vật tư trong công tác tạm tính
này tra được đều có giá tại thời điểm công bố bộ Đơn giá địa phương.
 Bước 5: Tổng hợp và chênh lệch vật tư
Dùng lệnh Chi phí xây dựng/ Tổng hợp và chênh lệch vật tư

Các bạn thấy, các vật tư đã được tổng hợp sang. Các vật tư: Que hàn, sắt hộp, thép
tấm, nhân công 4/7, máy cắt, máy hàn là các vật tư đã có giá trong CSDL Hà Nội
2011. Giá vật tư gốc và giá thời điểm lập dự toán đang là giá năm 2011. Cửa sắt 8ly
chưa có trong CSDL, ta nhập giá cửa sắt 8ly thời điểm lập dự toán là 800.000 đồng.
Giá vật tư ở bảng Tổng hợp chênh lệch này đang được nối trực tiếp sang vật tư
tương ứng trong sheet Don gia XD.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 13


Bước 6: Sử dụng lệnh kết nối phù hợp với phương pháp lập dự toán
Phân tích:
Các bạn quay lại sheet Du toan XD

Các bạn thấy, đơn giá TT ta nhập giá trực tiếp như vậy sẽ thấy giá luôn ở bên

thành tiền. Còn đơn giá TT1, TT8 là số 1, 9 là do CSDL thiết lập để bạn dễ dàng chọn
mã hiệu tạm tính phù hợp với công tác, không có ý nghĩa giá trị dự toán. Khi để đơn
giá như vậy trong bảng dự toán là rất không hợp lý.
Các bạn có thể thấy Đơn giá chi tiết đã có giá, Phần mềm Dự toán GXD sẽ giúp
bạn có thể nối được đơn giá này sang Bảng dự toán bằng lệnh Kết nối Đơn giá với Dự
toán (khi lập dự toán theo đơn giá địa phương mới cần dùng lệnh này, lập dự toán theo
đơn giá công trình thì các đơn giá chi tiết luôn được tự động kết nối với bảng dự toán)
Trên sheet Du toan XD bạn muốn kết nối đơn giá cho công tác nào thì click chuột
phải vào công tác đó và chọn lệnh Kết nối Đơn giá với Dự toán. Ví dụ với công tác
TT1 ta thấy đơn giá vật liệu 800.000 đã được nối sang.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 14



Với công tác TT1, đơn giá vật liệu là 800.000đ/ cái cửa. Ta hiểu được rằng đơn giá
này chính là giá tại thời điểm hiện tại vì đơn giá này có vật tư chỉ bao gồm vật liệu là
cửa sắt 8ly chưa có cơ sở dữ liệu trong về giá gốc ta đã nhập giá thời điểm hiện tại ở
bảng Tổng hợp vật tư rồi.

CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 15

Nếu giá 800.000 là giá tại thời điểm hiện tại rồi thì không thể có chênh lệch được
nữa. Chính vì vậy để đơn giá này là đúng và không bị bù thừa chênh lệch chỉ cần nhập
giá ở cột Giá vật tư gốc = cột Giá vật tư thời điểm lập dự toán = 800.000

Xét đến công tác tạm tính 8, sử dụng lệnh Kết nối đơn giá với bảng dự toán

Ta thấy rằng đơn giá TT8, tất cả các đơn giá vật tư đều là lấy từ giá vật tư trong

CSDL, tức là giá vật tư của công tác TT8 đang lấy tại thời điểm gốc. Và đơn giá vật
liệu, nhân công, máy ở bảng dự toán chính là đơn giá gốc (đang chọn CSDL Hà Nội
2011 tức là đơn giá TT8 đang tính tại thời điểm 2011) và đang được nối trực tiếp từ
ĐGCT, ĐGCT lại đang được nối từ bảng Tổng hợp vật tư sang.
Nếu nhập đúng giá vật tư tại thời điểm hiện tại thì ĐGCT cũng thay đổi, bảng Dự
toán cũng thay đổi theo và công tác này không thể nào bù chênh lệch được bắt buộc
phải nhập giá thời điểm hiện tại bằng thời điểm gốc. Trường hợp này nếu các vật tư
của công tác tạm tính 8 không trùng với vật tư nào ở các ĐGCT công tác khác thì
không sao nhưng thường thì khó tránh khỏi việc trùng tên vật tư như vậy nên nếu nhập
giá thời điểm hiện tại bằng thời điểm gốc thì lại không thể bù chênh lệch cho công tác
bị trùng đó. Vậy phải làm cách nào để bù chênh lệch được cho cả công tác tạm tính???
Các bạn nhớ lại, đơn giá vật liệu, nhân công, máy trên sheet Du toan XD trước khi
nhập giá vật tư hiện tại chính là đơn giá địa phương, giờ chỉ cần cố định giá này lại thì
công tác này không khác gì 1 công tác có trong công bố giá địa phương vậy thì có thể
bù chênh lệch bình thương rồi.
Thao tác cố định đơn giá này là một thủ thuật nhỏ trên Excel, bạn Copy rồi Paste
lại chính đơn giá đó nhưng khi Paste các bạn chọn chế độ Paste Value để chỉ paste giá
trị mà không còn công thức liên kết sang ĐGCT nữa.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 16




CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG
Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 17

Như vậy là các bạn có thể tiến hành nhập và tính toán giá vật tư để bù chênh lệch
như bình thường.
 Nhập giá vật liệu

 Tính Bảng nhân công
 Tính bảng giá ca máy


Như vậy, thực hiện tương tự các bạn có thể chiết tính và lập dự toán cho bất kỳ
một công tác tạm tính nào. Việc cố định đơn giá bằng thao tác Copy/Paste Value chỉ
cần làm cho những đơn giá nào có xuất hiện vật tư gốc trong khi chiết tính. Nếu hoàn
toàn là các vật tư mới bạn chỉ cần không cần thao tác này mà chỉ cần xử lý như công
tác tạm tính 1, nhập cho giá vật tư thời điểm lập dự toán = giá vật tư gốc.
Khi lập dự toán theo đơn giá công trình thì với các công tác tạm tính bạn chỉ cần
xử lý đến bước 5 như hướng dẫn trên, vì lúc này không quan tâm đến chênh lệch vật tư
nữa. Công tác tạm tính đã được chiết tính và coi như một công tác bình thường.