Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng

Website: Email : Tel : 0918.775.368
lời nói đầu
Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI năm 1996 của Đảng cộng sản Việt Nam
đã đánh dấu bớc ngoặt của nền kinh tế của nớc Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
. Đây là cái mốc chuyển nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế
hàng hoá nhiều thành phần có sự điều tiết của Nhà nớc theo định hớng XHCN.
Trong Đại hội Đảng VI và nhất là trong Đại hội Đảng lần VIII, Đảng ta đã
nhấn mạnh việc đổi mới tổ chức doanh nghiệp Nhà nớc, phát huy cao độ quyền tự
chủ của doanh nghiệp. Vấn đề huy động vốn và tạo thêm động lực thúc đẩy doanh
nghiệp làm ăn có hiệu quả cũng đợc Đảng chú trọng.
Trong những năm gần đây, việc thay đổi chính sách quản lý của Đảng và Nhà
nớc đã tạo ra động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển càng ngày càng toàn diện. Tuy
nhiên bên cạnh những chính sách của Đảng và Nhà nớc thì bản thân đơn vị, cơ sở
cũng phải có những biện pháp, hình thức phát huy khả năng của ngời lao động nhằm
nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Muốn thực hiện đợc điều đó thì
vai trò của ngời lãnh đạo là rất to lớn và cần thiết. Nó nh là một giàn nhạc giao hởng
mà không thể thiếu đợc ngời nhạc trởng chỉ đạo .
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Ch ơng I
1. Lý do chọn chuyên đề thực tập .
Nhận thấy tầm quan trọng đó của ngời lãnh đạo. Là một sinh viên của lớp Quản trị
Văn phòng và quá trình thực tập tôi lại càng đợc hiểu thêm về vấn đề này. Nó là
động lực thúc đẩy tôi đi đến quyết định đi sâu vào nghiên cứu chuyên đề
Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng. Mà nội dung trọng tâm tôi muốn
đề cấp tới ở phần này bao gồm hai nội dung chính.
Vai trò của ngời lãnh đạo trong cơ quan văn phòng.
Đổi mới phong cách lãnh đạo trong cơ quan văn phòng.
2. Mục đích nghiên cứu chuyên đề.
Đến với quyết định chọn viết chuên đề này, tôi cũng nhận thấy nó là một vấn
đề rất rộng, mà hầu nh ở bất kỳ một phơng diện hoạt động xã hội nào cũng cần có

sự quản lý lãnh đạo điều hành. Điều đó càng chứng tỏ công tác lãnh đạo điều hành
là rất quan trọng và cần thiết để đạt đợc mục tiêu đã đề ra.
Khi nghiên cứu chủ đề này nó đã trau dồi thêm cho tôi những hiểu biết về công
tác lãnh đạo điều hành. Bên cạnh đó , nó còn giúp cho tôi có đợc phơng pháp tiếp
cận vấn đề một cách khoa học với t duy lý luận một cách logíc hơn về một vấn
đề.
3. Phạm vi và phơng pháp nghiên cứu chuyên đề.
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nh đã nói ở trên, chuyên đề Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng
là một vấn đề rất rộng. Nhng qua đây tôi nhận thấy trong nó nổi cộm lên hai vấn đề
đặc trng mà tôi cần quan tâm đó là:
Vai trò của ngời lãnh đạo trong cơ quan văn phòng.
Đổi mới phong cách lãnh đạo trong cơ quan văn phòng.
Vì thế tôi đã quyết định chọn viết chuyên đề này với hai trọng tâm chính trên
đây.
Cũng trong quá trình thực tập và viết chuyên đề này. Tôi đã đợc thầy giáo
Nguyễn Trọng Bảo và các cô bác trong Công ty 20, đã hớng dẫn cho tôi phơng pháp
tiếp cận vấn đề một cách khoa học, phơng pháp nghiên cứu lý luận, phơng pháp toạ
đàm, phơng pháp tổng kết thực tiễn. Bằng các phơng pháp nói trên, tôi nghĩ mĩnh sẽ
hoàn thành tốt báo cáo thực tập này . Tôi xin đợc cảm ơn về tất cả điều đó.
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
chơng II
Giới thiệu khái quát về công ty 20..Tổng Cục Hậu Cần..Bộ Quốc Phòng.
I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 20
1. Quá trình ra đời của Công ty 20
Công ty 20 là một trong những doanh nghiệp ra đời sớm nhất của ngành hậu cần
Quân đội . Bốn mơi hai năm xây dựng và trởng thành của công ty gắn liền với quá
trình phát triển của ngành hậu cần nói riêng và nền công nghiệp quốc phòng của đất

nớc nói chung .
Công ty đợc thành lập theo quyết định số 457/QĐ-QP ngày 04/08/1993 và quyết
định số 119/ Đ M - DN ngày 13/03/1996 của văn phòng Chính phủ.
2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập là :
- Sản xuất các sản phẩm quốc phòng , chủ yếu là hàng dệt , may mặc theo kế
hoạch hàng năm và dài hạn của TCHC - BQP .
- Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dệt , may phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ
trong nớc và xuất khẩu .
- Xuất nhập khẩu các sản phẩm, vật t thiết bị phục vụ cho sản xuất các mặt hàng
thuộc ngành may mặc và dệt của Công ty .
3. Quá trình phát triển của Công ty từ khi thành lập tới nay có thể khái quát thành 5
giai đoạn sau đây :
3.1 Giai đoạn từ năm 1957-1964
Công ty 20 đợc thành lập ngày 18/02/1957 tại phòng làm việc của tân chủ nhà
máy da Thụy Khê thuộc quận Ba Đình - Hà Nội với tên Xởng may đo gọi tắt là
X20 .
Nhiệm vụ của xởng khi mới thành lập là may phục vụ cho cán bộ trung - cao cấp
trong toàn quân, tham gia nghiên cứu chế thử và sản xuất thử nghiệm các kiểu quân
trang , quân phục vụ cho bộ đội.
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Về hiện chế ban đầu X20 có 36 ngời . Cơ sở vật chất kỹ thuật rất nghèo nàn
( cả xởng chỉ có 22 thiết bị máy móc các loại ).
Về mô hình sản xuất giống nh một tổ hợp bao gồm ( 3 tổ chức sản xuất , 1 bộ
phận kỹ thuật đo cắt, 1 tổ chức hành chính hậu cần ).
Tháng 12/1962 TCHC chính thức ban hành nhiệm vụ cho X20 theo quy chế xí
nghiệp quốc phòng . Sự công nhận pháp lý đã tạo tiền đề cho xí nghiệp phát triển mở
rộng quy mô sản xuất, tiếp cận dần với sản xuất công nghiệp .
Theo nhiệm vụ mới do TCHC của cục quân nhu giao cho xí nghiệp, ngoài nhiệm
vụ may đo cho cán bộ trung cao cấp và bảo đảm các kế hoạch đột xuất, xí nghiệp bắt

đầu nghiên cứu tổ chức các dây truyền sản xuất hàng loạt và tổ chức may gia công
ngoài xí nghiệp.
Từ năm 1963 trở đi sản xuất gia công ngoài xí nghiệp đợc đẩy mạnh với gần 30
HTX may mặc ở miền Bắc. Sự phát triển này phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của
ngành may Quân đội nhân dân Việt Nam trong những năm đầu của cuộc kháng chiến
chống Mỹ cứu nớc.
3.2 Giai đoạn từ năm 1965 đến 1975:
Trong chiến tranh trống Mỹ cứu nớc, cùng với sự phát triển nhanh chóng của
quân đội, nhu cầu bảo đảm quân trang cho bộ đội không nghừng tăng lên về số lợng.
Đồng thời chất lợng kiểu dáng cũng đòi hỏi ngày càng đợc cải tiến nhằm đáp ứng yêu
cầu xây dựng quân đội chính quy hiện đại.
Để thực hiện nhiệm vụ trên xí nghiệp đã nhanh chóng mở rông quy mô sản xuất,
tuyển thêm lao động, đa tổng quân số lên hơn bảy trăm ngời .Công ty đã tổ chức đào
tạo, bồi dỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, tổ chức tiếp nhận và mua sắm thêm
trang thiết bị mới kể cả máy móc hỏng của các xí nghiệp khác về sửa chữa, phục hồi
đa vào sử dụng.
Đến năm 1970 xí nghiệp đã thành lập các ban nghiệp vụ và các phân xởng thay
thế cho các tổ nghiệp vụ và tổ sản xuất bao gồm: 7 ban nghiệp vụ và 4 phân xởng
(trong đó có 2 phân xởng may:1phân xởng cắt và một phân xởng cơ khí).
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Năm 1969 đến năm 1972 là bốn năm xí nghiệp may 20 phát triển nhanh về mọi
mặt. Nhiệm vụ sản xuất ngày càng lớn, lực lợng công nhân tăng nhiều, cơ sở vật chất
kỹ thuật đợc đầu t thêm, cơ khí hoá đợc đẩy mạnh.
3.3. Giai đoạn từ năm 1975 đến 1987.
Năm 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, cả nớc độc lập thống nhất. Đặc
điểm này đã tác động không nhỏ tới các hoạt động của các xí nghiệp quốc phòng nói
chung trong đó có xí nghiệp may 20. Đó là chuyển hớng sản xuất từ thời chiến sang
thời bình. Đây là thời kỳ chuyển mình sau chiến tranh của cả nớc .
Cũng nh nhiều đơn vị sản xuất trong và ngoài Quân đội, xí nghiệp may 20 đứng

trớc 2 thử thách lớn : bảo đảm cho sản xuất tiếp tục phát triển và bảo đảm ổn định đời
sống cho cán bộ công nhân.
Để hoàn thành nhiệm vụ, xí nghiệp đã tiến hành một loạt các biện pháp nh: tổ
chức lại sản xuất, toàn bộ máy quản lý, tăng cờng quản lý vật t, đẩy mạnh sản xuất
phụ , để tận dụng lao động và phế liệu , phế phẩm. Liên kết kinh tế với các đơn vị
bạn, chuẩn bị tốt cho việc đi sâu vào hạch toán kinh tế kinh doanh xã hội chủ nghĩa .
Năm 1985, quân đội có sự thay đổi lớn trong việc tinh giảm biên chế dẫn tới khối
lợng quân trang sản xuất giảm nhiều . Xí nghiệp lâm vào tình trạng thiếu việc làm,
không sử dụng hết năng lực sản xuất, đời sống công nhân gặp nhiều khó khăn. Đợc
sự đồng ý của TCHC sự giúp đỡ của bộ công nghiệp nhẹ và liên hệ các xí nghiệp gia
công hàng xuất khẩu may mặc Việt Nam, xí nghiệp đã lập luận chứng kinh tế kỹ
thuật, vay 20000 USD để mua các trang thiết bị chuyên dùng, đổi mới dây chuyền
công nghệ, tham gia may gia công hàng xuất khẩu.
Năm 1988, xí nghiệp đợc chấp nhận là thành viên của Cofectimex và tham gia
chơng trình 19 tháng 5 về làm hàng gia công xuất khẩu cho bạn hàng Liên Xô.
3.4. Giai đoạn từ năm 1988 đến 1992.
Việc chuyển đổi nên kinh tế từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng có
sự điều tiết của nhà nớc đã mở ra nhữnh triển vọng, những thuận lợi mới cho các
doanh nghiệp. Đồng thời cũng nảy sinh không ít khó khăn do bản thân cơ chế thị tr-
6
Website: Email : Tel : 0918.775.368
ờng gây ra. Mặt khác những biến động chính trị ở Đông Âu và Liên Xô những năm
đầu thập kỷ 90 đã thực sự ảnh hởng đến tình hình kinh tế xã hội ở nớc ta. Trong bối
cảnh đó xí nghiệp may 20 cũng chịu sự tác động to lớn.
Trớc tình hình đó, xí nghiệp may 20 đã mạnh dạn chuyển hớng sang sản xuất
hàng gia công xuất khẩu cho các nớc khu vực 2 nh: Hồng Kông, ĐàI Loan, Nam
Triều Tiên, Nhật Bản. Việc tiếp cận thị trờng mới gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi xí
nghiệp phải có những chuyển biến về công tác kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu của
khách hàng .
Đảng bộ xí nghiệp đã tìm ra con đờng riêng. Dựa vào đặc thù của xí nghiệp sản

xuất kinh doanh để nhanh chóng đổi mới cơ cấu tổ chức nâng cao trình độ tay nghề
cho công nhân, trình độ quản lý, tận dụng mọi cơ hội để đổi mới trang thiết bị, tạo
cho xí nghiệp có đủ sức cạnh tranh trong thời kỳ mới. Xí nghiệp may 20 đã thực sự
lột xác từ một đơn vị hoạt động theo chế độ bao cấp đẵ chuyển hẳn sang hoạt động
theo phơng thức hạch toán kinh doanh một cách vững chắc. Năm 1989 Xí nghiệp
may 20 vinh dự đợc hội đồng nhà nớc nớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
tuyên dơng danh hiệu cao quý: Đơn vị Anh hùng lao động. Ngày 12/02/1992 Bộ
Quốc Phòng ra quyết định số 74b/QP chuyển xí nghiệp may 20 thành Công ty may
20. Công ty may 20 ra đời là bớc nhảy vọt quan trọng trong 35 năm xây dựng và tr-
ởng thành của xí nghiệp. Từ đây, công ty đã có đầy đủ t cách , đặc biệt là t cách pháp
nhân trên con đờng sản xuất kinh doanh.
3.5. Giai đoạn từ năm 1993 đến nay :
Năm 1993 là năm công ty chính thức hoạt động theo mô hình quản lý mới. Mô
hình tổ chức bao gồm : 4 phòng nghiệp vụ, 1 cửa hàng dịch vụ và giới thiệu sản
phẩm, 1 trung tâm đào tạo kỹ thuật may bậc cao, 3 xí nghiệp thanh niên là: xí nghiệp
may 1 ( chuyên may đo cho cán bộ trung - cao cấp) , xí nghiệp may 2 và may 3.
Từng bớc ổn định sản xuất tiếp tục xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng đội ngũ cán
bộ, và công nhân lành nghề, đặc biệt chú trọng đến việc đầu t đổi mới trang thiết bị
hiện đại. Công ty đã có thêm nhiều bạn hàng mới ở trong và ngoài nớc, thị trờng đợc
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
mở rộng . Từ năm 1994 công ty đợc xuất nhập khẩu trực tiếp, đã tạo ra một lợi thế rất
lớn không những mang lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh mà còn tạo uy tín ngày
càng cao trên thị trờng quốc tế.
Năm 1995, Công ty thành lập thêm xí nghiệp may 4 - chuyên may hàng loạt, địa
điểm đóng tại Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội. Đây là một bớc mở rộng sản xuất để
tăng năng lực của Công ty.
Theo hớng đa dạng hoá sản phẩm, trong năm 1996 Công ty xây dựng dự án và
đầu t mới một dây truyền máy may hàng dệt kim trị giá trên hai tỉ đồng. Đồng thời
thuê các trang thiết bị dệt khăn, dệt tất để sản xuất các mặt hàng phục vụ cho quân

đội và thị trờng.
Ngày 02/07/1996 TCHC ký quyết định số 112/QĐ - H16 chính thức cho phép
thành lập hai xí nghiệp mới là xí nghiệp 5 (chuyên sản xuất hàng dệt kim) và xí
nghiệp 6.
Do yêu cầu nhiệm vụ, để đa dạng hoá ngành nghề Công ty đã phát triển thêm
ngành dệt vải . Có thể nói đây là bớc đi đầu tiên đầy khó khăn gian khổ để cho ra đời
một ngành sản xuất mới của Công ty.
Ngày 19/02/1998, Bộ trởng bộ Quốc Phòng ký quyết định số 319/QĐ - QP cho
phép Xí nghiệp may 20 thành Công ty may 20.
Mô hình tổ chức của Công ty may 20 bây giờ gồm: 6 phòng nghiệp vụ, 1 trung
tâm huấn luyện, 1 trờng mẫu giáo mầm non, 7 xí nghiệp thành viên trực thuộc Công
ty, đóng tại 9 địa điểm từ thành phố Nam Định về thủ đô Hà Nội. Tổng quân số của
công ty hiện nay lên đến gần 2700 ngời.
Với chặng đờng bốn mơi hai năm xây dựng và trởng thành từ xởng may đo
hàng kỹ đến Công ty 20 là một quá trình phát triển phù hợp với tiến trình lịch sử của
đất nớc, của Quân đội ta nói chung và của ngành hậu cần, ngành quân trang Quân đội
ta nói riêng. Đó là quá trình phát triển từ không đến có, từ nhỏ đến lớn, từ thô sơ đến
hiện đại, từ sản xuất thủ công đến bán cơ khí rồi cơ khí toàn bộ, từ quản lý theo chế
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
độ bao cấp đến hạch toán từng phần, tiến tới hoà nhập với thị trờng trong nớc, khu
vực và thế giới.
Có thể đánh giá quá trình phát triển của Công ty 20 qua một số chỉ tiêu sau :
Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu
STT Tên chỉ tiêu ĐVT 2000 2001 So sánh
I Doanh thu 1000đ 232.081.483 264.248.414 113,9
1 Phục vụ QP 140.931.689 139.663.864 99,1
2 Kinh tế - XK 91.149.794 124.584.550 136,7
II Lao động tiền lơng
1

L.động BQ trong d.sách
Ngời 3.021,67 3.269 108,2
2 Tổng quỹ tiền lơng 1000đ 28.113.638 38.178.729 135,8
3
TNBQ của 1LĐ/tháng
917.884 1.050.000 114,4
III Lợi nhuận thực hiện 1000đ 13.263.000 14.882.272 112,3
IV Nộp ngân sách 1000đ 11.539.900 13.800.000 119,6
II- Nhận xét chung về Công ty 20.
Công ty 20 là công ty thuộc TCHC - BQP. Ra đời và sản xuất kinh doanh các mặt
hàng may mặc và dệt ... phục vụ cho Quân đội và xuất khẩu ra thị trờng.
Qua đợc thực tập ở Công ty 20 em có đôi điều nhận xét về u, nhợc điểm của Công
ty 20.
1. Ưu điểm:
+ Từ một Công ty may hàng kỹ mà đã vơn lên trở thành một Công ty 20 lớn
mạnh, đứng vững trên thị trờng.
+Về mặt hàng sản xuất kinh doanh, ngày một sản xuất với số lợng lớn, đã mở
thêm đợc cả một số mặt hàng phụ và mặt hàng bổ sung.
+Về quy mô: Ngày càng mở rộng sản xuất, từng bớc đi đến quyết định thành lập
thêm các đơn vị thành viên mới. Chính vì thế các khâu sản xuất đã tránh khỏi tình
trạng chồng chéo.
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+Về quy trình công nghệ sản xuất ngày một hoàn thiện và đã tổ chức sản xuất đi
vào khép kín.
+ Trang thiết bị trong công ty tơng đối tốt, cơ sở hạ tầng đảm bảo cho sản xuất
kinh doanh.
+ Kết quả đạt đợc cho thấy: Số lợng công nhân viên tăng ngày càng nhiều, nhng
đời sống của cán bộ công nhân viên vẫn đợc cải thiện.
+ Thực tế nộp ngân sách Nhà nớc hàng năm tăng lên gần một tỷ đồng Việt Nam.

+ Bên cạnh đó Công ty còn có thêm một số các u điểm khác nữa.
2. Nhợc điểm:
Bên cạnh những u điểm kể trên thì Công ty 20 cũng không tránh khỏi nhợc điểm
tồn tại của mình:
+Mức độ cạnh tranh của hàng hoá do công ty sản xuất ra bên ngoài cha mạnh, cha
thu hút đợc thêm khách hàng và ngời tiêu dùng.
+ Cha có đợc biện pháp cạnh tranh đa hàng dệt vào thị trờng, nh một thế mạnh
chủ yếu của công ty.
+ Yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng của Quốc phòng mang tính thời vụ, có
nhiều nhiệm vụ đột xuất. Đơn hàng kinh tế nội địa - xuất khẩu phụ thuộc rất lớn vào
thị trờng. Việc cung cấp các yếu tố sản xuất của khách hàng không đồng bộ.
+Việc khai thác nguồn hàng kinh tế nội địa trong điều kiện đấu thầu ngày càng
khó vì tình hình cạnh tranh rất gay gắt.
+ Công ty hiện nay rất thiếu vốn lu động thuộc nguồn ngân sách cấp, đặc biệt là
đối với hai Xí nghiệp dệt. Cơ chế cấp ứng và thanh toán vốn cho sản xuất Quốc
phòng cha thật phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty.
ChơngIII.
Tình hình công tác văn phòng ở Công Ty 20:
I. Khái niệm văn phòng:
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Văn phòng là một thực thể bao gồm các yếu tố về vật chất nhân sự phù hợp với
yêu cầu thực hiện chức năng của văn phòng.
Văn phòng là một tổ chức có các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với yêu
cầu hoạt động thông tin nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ để đạt đợc mục tiêu của
đơn vị.
II. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đầy đủ
1. Tổ chức hoạt động của văn phòng
- Tổ chức hoạt động văn phòng đợc coi là quá trình điều hành, phối hợp các yếu
tố có trong đơn vị để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể.

- Chức năng hoạt động văn phòng cơ quan, đơn vị là việc sắp đặt các yếu tố cấu
thành trong đơn vị theo một trật tự nhất định, nhằm đạt đợc mục tiêu của cơ quan,
đơn vị.
- Tổ chức quản trị văn phòng là quản lý các nguồn thông tin tài liệu, thông qua
các nhiệm vụ của lãnh đạo và các bộ phận trong đơn vị để đạt đợc mục tiêu của cơ
quan, đơn vị.
2.Chức năng của văn phòng;
Gồm có 3 chức năng cơ bản:
- Chức năng tham mu: Muốn quyết định các mục tiêu của cơ quan đơn vị ngời
quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan đồng thời phải chú ý tới những ý kiến
tham gia của cấp dới, của bộ phận trợ giúp là văn phòng. Văn phòng sẽ tập hợp chọn
lọc để đa ra những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, ph-
ơng án để quyết định kịp thời, đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu
hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng này đợc
gọi là chức năng tham mu cho các nhà lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị của công tác
văn phòng.
- Chức năng tổng hợp: Kết quả tham vấn trên xuất phát từ những thông tin ở cả
đầu vào, đầu ra và thông tin ngợc trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tợng mà văn phòng
thu thập đợc, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của ngời lãnh đạo quản lý.
11
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình
tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động nh trên thuộc về
chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng
thiết thực đến chức năng tham mu của văn phòng, mà còn có vai trò quan trọng đến
sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng
này, nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố hiện đại hóa công tác văn phòng
cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại.
- Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan đơn vị, không thể thiếu các điều
kiện vật chất nh nhà cửa, thiết bị, phơng tiện, công cụ, tài chính... Những cái đó thuộc

về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá
trình, mọi lúc mọi nơi.
VD:
+ Khu văn phòng cơ quan làm việc phải đợc lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi
trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất.
+ Trong trụ sở phòng làm việc cần sắp đặt phù hợp với mỗi loại công việc, mỗi
ngời cán bộ , nhân viên trong từng điều kiện môi trờng nhất định. Cho dù các thiết bị
thô sơ hay hiện đại cũng cần đợc bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả.
+ Những vật dụng thờng xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động
của cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp. Trên cơ sở định mức tiêu dùng hay
kỳ hạn sử dụng. Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hởng đến kết
quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra. Muốn hoạt động phải có những
nguyên vật liệu, phơng tiện, và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lạị tuỳ thuộc
vào phơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nh thế nào của mỗi văn phòng cơ
quan. Chi phí thấp nhất để đạt kết quả cao là phơng châm hoạt động của công tác văn
phòng.
3. Nhiệm vụ của văn phòng:
- Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi thực thể trong văn phòng cơ quan, đơn vị
ngời ta phân thành các chức năng cụ thể , chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn
12
Website: Email : Tel : 0918.775.368
với mỗi điều kiện không gian, thời gian lĩnh vực , tính chất hình thức, nội dung cụ thể
nên còn gọi là những nhiệm vụ. Từ đó có thể xác định đợc hoạt động của văn phòng bao
gồm các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị.
+ Xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động của cơ quan , đơn vị.
+ Thu nhận , xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.
+ Trợ giúp về văn bản.
+ Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
+ Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng .

+ Duy trì hoạt động thờng nhật của văn phòng.
13
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ văn phòng lý tởng
III. Hoạt động văn phòng ở Công ty 20:
Qua đợt đầu đợc thực tập ở Công ty 20, em thấy trong Công ty 20 có văn phòng và
một số phòng chức năng. Văn phòng đã thực hiện chức năng chính của văn phòng Công
ty 20.
1. Văn phòng với công tác văn phòng ở Công ty 20:
1.1. Văn phòng đã thực hiện ba chức năng chính của mình :
- Chức năng tham mu: Phòng này đã trợ giúp đắc lực cho Giám đốc, cố vấn và trợ
giúp cho Giám đốc trong những tình huống, những quyết định đem lại hiệu quả cho
Công ty. Đã giúp lãnh đạo xử lý các công việc cần thiết, kịp thời và đúng đắn.
- Chức năng tổng hợp: bên cạnh chức năng tham mu cho Giám đốc, văn
phòng cũng đã thực hiện chức năng tổng hợp của mình tơng đối tốt. Đã luôn thu thập đợc
14
Chánh vănphòng
(trởng phòng )
Phó văn phòng hành
chính
Phó văn phòng
quản trị
Lễ
tân
Văn
th
Lu
trữ
Y tế
Đán

h
máy
nhân
in
văn
bản
Thô
ng
tin
Th
ký
Bảo
vệ
Độ
i
xe
Tạp
vụ
Tổn
g
hợp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thông tin từ mọi phía, nhất là từ các phòng ban chức năng. Phòng đã quản lý và cung cấp
thông tin kịp thời cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo xử lý các thông tin , tổng hợp các dữ liệu
đã có để báo cáo lên Giám đốc. Các thông tin về kinh doanh, về thay thế , sửa chữa...
Trang thiết bị của Công ty 20 đã đợc cung cấp và quyết định xử lý một cách kịp thời.
- Chức năng hậu cần: Văn phòng đã trực tiếp chỉ đạo, quyết định, phân công
công tác hậu cần, cho các cấp dới thực hiện. Văn phòng đứng đầu là Chánh văn phòng có
toàn quyết định về công tác hậu cần, đảm bảo đầy đủ công tác hậu cần cho toàn Công ty
và báo cáo kết quả lên Giám đốc Công ty. Tập hợp các thông tin cần thiết để báo cáo lên

Giám đốc ra quyết định thay thế, mua sắm trang thiết bị trong Công ty .
Sơ đồ văn phòng công ty 20
1.2. Các bộ phận trong văn phòng :
- Văn phòng của Công ty 20 đứng đầu là Chánh văn phòng, lãnh đạo cấp dới thực
hiện tốt những việc đợc giao.Chánh văn phòng đóng vai trò trung gian giữa cấp trên và
15
Chánh văn
phòng
Phó phòng

Văn th
Lu trữ
đánh máy
đội xe
Bảo vệ
Tạp vụ
Y tế
Website: Email : Tel : 0918.775.368
cấp dới. Chánh văn phòng quyết định, xử lý các công việc trong chức vụ của mình nh:
chỉ đạo cho cấp dới về công tác hậu cần, trình cấp trên xin tài chính để thực hiện công
việc, chỉ đạo phó phòng phân bổ xe cho lãnh đạo đi công tác, bố trí bảo vệ công ty...
- Giúp việc cho Chánh văn phòng là phó phòng có nhiệm vụ quản lý và xử lý đội
ngũ công tác văn th, lu trữ và đánh máy. Quản lý và bố trí xe đi công tác cho lãnh đạo.
Tuyển và bố trí Bảo vệ làm việc bảo vệ Công ty 20. Quản lý bố trí tạp vụ làm công tác
mua sắm hậu cần, trang thiết bị phục vụ hoạt động trong Công ty. Bộ phận này đảm
nhận cả công việc lễ tân, đón tiếp khách... Bộ phận y tế chăm lo sức khoẻ, khám sức
khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Số lợng các thành viên trong văn phòng.
+ Chánh văn phòng : 1 ngời.
+ Trởng ban hậu cần : 1 ngời.

+ Trởng ban hành chính : 1 ngời.
+ Văn th bảo mật : 2 ngời.
+ Xây dựng cơ bản : 2 ngời.
+ Đội xe : 6 ngời.
+ Bảo vệ : 6 ngời.
+ Công vụ : 1 ngời.
+ Quân y : 3 ngời.
+ Nhà ăn : 5 ngời.
- Chính vì bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức tập trung, nên
mọi hoạt động về tài chính của công ty đều đợc phản ánh về phòng Tài chính-kế
toán .
1.3. Trang thiết bị của văn phòng Công ty 20:
Qua thực tập ở văn phòng Công ty 20, em thấy trang thiết bị phục vụ cho hoạt
động văn phòng Công ty 20 tơng đối tốt. Ngoài cơ sở vật chất tối thiểu văn phòng Công
16
Website: Email : Tel : 0918.775.368
ty 20 đã từng bớc tiến tới hiện đại hoá công tác văn phòng. Máy vi tính đã đợc sử dụng
không chỉ để soạn thảo văn bản, mà đã đợc thực hiện chức năng khác của nó nh: thống
kê, lu trữ d liệu thông tin, sử dụng tính toán, hạch toán kết quả kinh doanh. Bên cạnh đó
các máy vi tính trong công ty đã đợc nối mạng thành hệ thống. Cách bố trí văn phòng
làm việc nhìn chung tơng đối hợp lý, từ phòng bảo vệ đến các phòng văn th lu trữ... rất
thuận tiện cho việc đi lại trong Công ty . Quá trình sản xuất của Công ty đợc tổ chức theo
dây chuyền khép kín, mọi công nhân khi làm việc đều phải mang trang phục bảo hội lao
động.
Nhìn một cách khái quát ta thấy trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng
nói riêng và toàn Công ty nói chung là tốt. Đảm bảo mọi họat động trong Công ty đợc
thông suốt và ổn định.
2. Các phòng chức năng thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
Nh đã nói ở trên Công ty 20 có văn phòng riêng biệt và ngay mỗi phòng chức
năng cũng thực hiện công tác văn phòng của mình với ba chức năng chính:

- Chức năng tham mu
- Chức năng tổng hợp
- Chức năng hậu cần.
2.1. Phòng kế hoạch tổ chức sản xuất ( KH-TCSX).
Ngoài nhiệm vụ chính phòng KH-TCSX đã thực hiện ba chức năng của văn
phòng cho mình.
- Chức năng tham mu: phòng KH-TCSX đã tham mu cho lãnh đạo chủ yếu về
lĩnh vực hoạt động của mình. Tham mu và phân tích từ những dữ liệu đã có cho lãnh đạo
về tổ chức sản xuất trong Công ty. Xây dựng kế hoạch tổ chức sản xuất của Công ty trong
những năm tới.
- Chức năng tổng hợp: phòng KH-TCSX đã thực hiện chức năng tổng hợp bằng
cách thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng tất cả các thông tin cần thiết cho tổ chức sản xuất
và kế hoạch sản xuất của Công ty. Từ đó có cơ sở dữ liệu để báo cáo lên lãnh đạo theo
tuần , tháng, quý , năm.
17
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Chức năng hậu cần: phòng KH-TCSX tự phục vụ hậu cần cho chính mình. Họ
đã có một ngời làm th ký ( văn th - lu trữ - đánh máy và tạp vụ ) phục vụ trong văn phòng
của mình. Ngời th ký này đảm nhiệm công tác hậu cần một cách tối thiểu nhất cho phòng
KH-TCSX .
2.2. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu ( KD-XNK)
Ngoài nhiệm vụ chính của mình Phòng KD-XNK cũng thực hiện chức năng nhiệm
vụ của văn phòng.
- Chức năng tham mu: phòng KD-XNK là trợ thủ đắc lực trong công tác tham
mu cho lãnh đạo về KD-XNK hàng may, dệt của Công ty. Đã tham mu cho lãnh đạo về
KD-XNK bằng những kết quả đã đạt đợc và vạch ra định hớng cho tơng lai, đã giúp lãnh
đạo quyết định đúng, chính xác và kịp thời vấn đề KD-XNK.
- Chức năng tổng hợp: đã thu thập xử lý thông tin một cách kịp thời, đồng thời
quản lý và sử dụng nó cho việc KD-XNK một cách triệt để. Từ các thông tin đó đã vạch
ra đợc các kế hoạch trình lên lãnh đạo. Báo cáo cho lãnh đạo các kết quả đã đạt đợc.

- Chức năng hậu cần: phòng KD-XNK cũng có một cán bộ làm nhiệm vụ hậu
cần cho riêng mình.
2.3. Phòng tài chính kế toán ( TC-KT )
Ngoài nhiệm vụ chính của mình, phòng TC - KT cũng thực hiện chức năng nhiệm
vụ của văn phòng.
- Chức năng tham mu: phòng TC - KT làm công tác tham mu cho lãnh đạo về tài
chính trong Công ty. Phòng đã cố vấn cho lãnh đạo về thu chi ngân sách, hạch toán kinh
doanh trong Công ty.
- Chức năng tổng hợp: phòng TC - KT cũng tổ chức tổng hợp thông tin về TC -
KT. Từ đó báo cáo tổng hợp cho lãnh đạo xem xét và quyết định.
- Chức năng hậu cần: phòng TC-KT có một ngời làm công tác hậu cần nhằm đáp
ứng yêu cầu riêng của đơn vị mình.
2.4. Phòng kỹ thuật chất lợng ( KT - CL )
Ngoài nhiệm vụ chính của mình, phòng KT - CL cũng làm công tác văn phòng.
18
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Chức năng tham mu cho lãnh đạo : phòng KT-CL đã tham mu cho lãnh đạo chủ
yếu về kỹ thuật và chất lợng hàng sản xuất trong Công ty. Cố vấn cho lãnh đạo nên hay
không nên thay đổi mẫu mã mặt hàng trong Công ty. Luôn quan tâm đảm bảo và nâng
cao chất lợng các mặt hàng sản xuất và nhất là hàng xuất khẩu của Công ty ra thị trờng.
- Chức năng tổng hợp: tổng hợp, kiểm tra chất lợng các mặt hàng sản xuất của
Công ty theo tiêu chuẩn quy định. Thu thập thông tin từ các bạn hàng cho đến ngời tiêu
dùng về sản phẩm của Công ty 20 để báo cáo lên lãnh đạo, kịp thời điều chỉnh và nâng
cao chất lợng mặt hàng của Công ty.
- Chức năng hậu cần: Phòng KT-CL cũng làm khâu hậu cần cho mình. Phòng
không có bộ phận hậu cần riêng biệt, mà hoạt động hậu cần này đã đợc các thành viên
trong phòng KT - CL tự đảm trách
2.5. Phòng chính trị.
Ngoài nhiệm vụ chính về công tác chính trị : Đảng uỷ, công đoàn, phụ nữ, đoàn
thanh niên.. trong Công ty, phòng cũng làm công tác văn phòng của mình.

- Chức năng tham mu: Phòng chính trị đã tham mu cho lãnh đạo và Đảng uỷ tổ
chức các cuộc họp Đảng uỷ, họp lãnh đạo Công ty bàn bạc về đờng lối, chính sách của
Đảng, của Nhà nớc ta và ngay của cả TCHC - BQP, đã chỉ đạo định hớng cho Công ty
hoạt động . Trong cuôc họp các thành viên của phòng có thể đóng góp những ý kiến cho
lãnh đạo về định hớng mà TCHC - BQP đã đề ra. Tránh sai phạm và đi lạc hớng của Nhà
nớc ta, tránh làm sai hay hiểu lầm đờng lối của Đảng mà TCHC - BQP đã quy định.
Tham mu cho lãnh đạo về các thành viên trong Đảng uỷ, kết nạp Đảng, Đoàn.. .cho
những ai đủ t cách.
- Chức năng tổng hợp: Phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ thu thập, xử lý thông
tin chủ yếu về chính trị, từ bên ngoài Công ty, cho đến từng bộ phận, từng thành viên
trong Công ty. Qua đó nắm bắt, quản lý và sử dụng thông tin một cách chính xác. Báo
cáo ngay cho lãnh đạo những thông tin cần thiết. Tổng hợp các số liệu đã đợc lãnh đạo
Công ty đề ra và trình lên lãnh đạo các kết quả của từng tháng, quý, năm.
19
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Chức năng hậu cần: Phòng chính trị có một bộ phận hậu cần gồm hai ngời. Một
ngời làm công tác hậu cần chính cho phòng chính trị, còn một ngời làm công tác hậu cần
nói chung nh: hậu cần cho việc tổ chức hội nghị, toạ đàm, các cuộc liên hoan, giao lu
trong Công ty.
3. Một số kết quả của công tác văn phòng ở Công ty 20.
Công tác văn phòng của Công ty 20 đã đem lại những kết quả khả quan trong
hoạt động của công ty. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng đều đợc văn phòng và
các phòng ban, đảm trách một cách có hiệu quả, Công ty 20 có văn phòng để thực
hiện các chức năng và nhiệm vụ chính của mình. Một phần vì đây là một Công ty sản
xuất kinh doanh. Nhng qua thực tế cho thấy các phòng chức năng ngoài văn phòng,
đã làm tốt đợc công tác văn phòng của mình, để đạt đợc các kết quả cần thiết.
IV. Nhận xét chung.
1. Nhận xét chung về công tác văn phòng ở Công ty 20.
Qua tìm hiểu về hoạt động của công tác văn phòng ở Công ty 20. Cho thấy Công
ty 20 có văn phòng là phòng đảm nhận chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công tác

văn phòng. Bên cạnh đó các phòng chức năng cũng thực hiện công tác văn phòng
của mình.
Dựa trên sơ đồ hoàn chỉnh của công tác văn phòng và việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng, ta thấy từ văn phòng đến các phòng chức năng của Công ty
20, ngoài nhiệm vụ chính của mình, nó còn làm tốt công tác văn phòng cho chính
bản thân nó.Tuy hệ thống văn phòng không phải là bộ máy văn phòng lý tởng nhng
công tác văn phòng ở đây vẫn đợc thực hiện một cách có khoa học. Đặc biệt là nó đã
đem lại không ít những thành quả cho Công ty.
Ngoài chức năng và nhiệm vụ riêng thì các phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra,
giám sát mọi hoạt động của nhau. Các hoạt động không bị bó hẹp trong phạm vị của
phòng mà nó luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống dây chuyền
mắt xích. Trang thiết bị trong văn phòng tơng đối đầy đủ nên đã ứng dụng đợc tiến
bộ khoa học công nghệ vào công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn th lu trữ.
20