Slide bài giảng môn quản trị dự án: Chương 6: Quản lý việc bố trí và điều hòa nguồn lực thực hiện dự án

Ths Ho Nhat Hung 1
Chương 6
QUẢN LÝ VIỆC BỐ TRÍ VÀ
ĐIỀU HÒA NGUỒN LỰC
THỰC HIỆN DỰ ÁN
Ths Ho Nhat Hung 2
6.1 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC
HIỆN DỰ ÁN

Việc bố trí sử dụng nguồn lực một cách hợp lý
là cần thiết trong quản lý dự án. Sự thiếu hụt
hoặc dư thừa nguồn lực đều dẫn đến việc chi
phí gia tăng hoặc thời gian thực hiện dự án bị
kéo dài.
Ths Ho Nhat Hung 3
6.1 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC
HIỆN DỰ ÁN

Cần tuân thủ theo các nguyên tắc ưu tiên sau Khi bố trí nguồn
lực :

- Ưu tiên các công việc găng

- Ưu tiên các công việc mà có thời gian dự trữ là nhỏ nhất

- Ưu tiên các công việc có thời gian thực hiện dài nhất

- Ưu tiên các công việc có thời điểm khởi công hay hoàn
thành sớm nhất

- Ưu tiên các công việc đòi hỏi phải hoàn thành trước


- Ưu tiên các công việc vì mục đích chính trị, xã hội hoặc tạo
uy tín thương hiệu cho công ty.
Ths Ho Nhat Hung 4
6.1.1 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ
GANTT

a. Quy trình thực hiện

Bước 1. Vẽ sơ đồ GANTT

Bước 2. Xác định hao phí nguồn lực tương ứng
với từng công việc dự án

Bước 3. Đơn vị nguồn lực được thể hiện trên
trục tung phần dưới gốc tọa độ. Bố trí nguồn
lực thực hiện dự án ở phía dưới trục hoành
Ths Ho Nhat Hung 5
b. Thí dụ
“Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp” với bảng phân tích
công việc như dưới đây:
TT Tên công việc Ký hiệu Độ dài thời
gian (tuần)
Thời điểm bắt
đầu
1 Làm móng nhà A 5 Bắt đầu ngay
2 Vận chuyển cần cẩu về B 1 Bắt đầu ngay
3 Lắp dựng cần cẩu C 3 Sau B
4 Vận chuyển cấu kiện D 4 Bắt đầu ngay
5 Lắp ghép khung nhà E 7 Sau C

Cho biết thêm: Để hoàn thành mỗi công việc của dự án cần phải sử dụng 2 đơn vị
nguồn lực 1 tuần.
Bố trí nguồn lực trên sơ đồ GANTT (các bước 1,2 và 3 theo quy trình) của “Dự án
lắp ghép khu nhà công nghiệp” được thể hiện trong sơ đồ sau:
Ths Ho Nhat Hung 6
Ths Ho Nhat Hung 7
Sơ đồ PERT này có ba tiến trình: AFE, BCE và DGE
Ths Ho Nhat Hung
8
Ths Ho Nhat Hung
9

Như vậy thời gian cao điểm trong bố trí
sử dụng nguồn lực nằm ở 4 tuần đầu. Đây
là điều bất hợp lý, vì mới bắt đầu dự án đã
yêu cầu sử dụng nhiều nguồn lực. Có
nghĩa là trong 4 tuần đầu, nhu cầu nguồn
lực là “căng thẳng”: 6 đơn vị nguồn
lực/tuần, 8 tuần còn lại nhu cầu nguồn lực
“nhàn rỗi”: 2 đơn vị nguồn lực/tuần.
Ths Ho Nhat Hung 10
6.1.2 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC
TRÊN SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN

Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT của dự án với các công việc và thời gian
của từng công việc.

Bước 2. Vẽ hệ trục toạ độ hai chiều với trục hoành biểu thị thời
gian thực hiện các công việc trên từng tiến trình. Trục tung thể
hiện tuần tự các tiến trình của sơ đồ PERT


Bước 3. Vẽ sơ đồ PERT cải tiến lên hệ trục toạ độ hai chiều, bằng
cách: vẽ tiến trình dài nhất (tức tiến trình tới hạn) trước, sau đó
đến các tiến trình ngắn dần. Tiến trình dài nhất cũng là tiến trình
nằm thấp nhất, sau đó cao dần lên.
Ths Ho Nhat Hung 11
6.1.2 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC
TRÊN SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN

Bước 4. Bố trí nguồn lực thực hiện dự án trên sơ đồ PERT cải tiến bằng
cách căn cứ vào các tiến trình theo nguyên tắc:

- Trục hoành biểu diễn thời gian của từng tiến trình

- Trục tung biểu diễn các tiến trình và hao phí nguồn lực của từng công
việc.

- Loại bỏ công việc cùng tên trong các tiến trình khác nhau, chỉ để lại
công việc đó trong một tiến trình duy nhất.

- Bố trí nguồn lực cho các công việc theo từng tiến trình trên sơ đồ
PERT cải tiến

Bước 5. Nhận dạng sự “căng thẳng” hay “nhàn rỗi” trong bố trí nguồn
lực huy động dự án để từ đó có biện pháp điều hoà sử dụng nguồn lực
Ths Ho Nhat Hung 12

b. Thí dụ

Trở lại thí dụ “ Dự án lắp ghép khu nhà công

nghiệp”
Ths Ho Nhat Hung 13
Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT (đã có)
Sơ đồ PERT này có ba tiến trình: AFE, BCE và DGE
Ths Ho Nhat Hung 14
Bước 2 và 3. Vẽ hệ trục toạ độ hai chiều với trục hoành biểu thị thời
gian, trục tung thể hiện các tiến trình và vẽ sơ đồ PERT cải tiến lên
hệ trục toạ độ hai chiều đó.
Ths Ho Nhat Hung 15
Bước 4. Bố trí nguồn lực thực hiện dự án trên sơ đồ PERT cải
tiến
Bước 5. Nhận dạng sự căng thẳng hay nhàn rỗi trong bố trí
nguồn lực
Ths Ho Nhat Hung 16

Qua sơ đồ PERT cải tiến ta thấy: cũng giống như đối
với sơ đồ GANTT, trong 4 tuần đầu, nhu cầu nguồn
lực là “căng thẳng”: 6 đơn vị nguồn lực/tuần, 8 tuần
còn lại nhu cầu nguồn lực là “nhàn rỗi”: 2 đơn vị
nguồn lực/tuần.

Một trong những nhiệm vụ của quản lý dự án là
phải điều hòa nguồn lực trong việc thực hiện dự án.
Ths Ho Nhat Hung 17
6.2 ĐIỀU HOÀ NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN
6.2.1 Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của
công việc
6.2.2 Các phương án điều hòa nguồn lực thực
hiện dự án
Ths Ho Nhat Hung 18

6.2.1 Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công
việc

a. Khái niệm và quy trình xác định thời gian
dự trữ

Thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công việc
(TS) là khoảng thời gian mà ta có thể điều chỉnh
thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc công việc đó.
Thời gian nhàn rỗi chỉ có ở các công việc không
nằm trên tiến trình tới hạn (đường găng) và là cơ
sở để điều hòa nguồn lực thực hiện dự án.
Ths Ho Nhat Hung 19

Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT của dự án với các công việc được
ký hiệu hóa

Bước 2. Xác định thời gian bắt đầu của công việc (TB)

TB là tổng thời gian hao phí cho các công việc khác xảy ra
trước công việc đó. Lưu ý rằng: TB của công việc đầu tiên
trong tiến trình bao giờ cũng bằng 0

Bước 3. Xác định thời gian hoàn thành tiến trình sau công
việc (TC)

TC bằng tổng thời gian của một tiến trình trừ thời gian bắt
đầu của công việc đó

TC = ∑tei - T

B
Ths Ho Nhat Hung 20

Bước 4. Xác định thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc (TE)
giữa các tiến trình mà có sự tham gia của tiến trình này. Đây cũng
chính là thời gian bắt đầu dài nhất của công việc đó và là một trong
các căn cứ để xác định thời gian dự trữ.

T
E
= Max T
B

Bước 5. Xác định thời gian hoàn thành tiến trình sau công việc dài
nhất (Max T
C
)

Là giá trị lớn nhất khi so sánh các giá trị của T
C
ứng với mỗi công
việc trong từng tiến trình

Bước 6. Xác định thời gian bắt đầu chậm nhất của công việc (T
L
).T
L

là cơ sở để xác định thời gian dự trữ


T
L
=T
CP
- Max T
C

Bước 7. Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công việc (TS)

T
S
=T
L
-T
E
Ths Ho Nhat Hung 21
b. Thí dụ
Trở lại thí dụ dự án “Lắp ghép khu nhà công nghiệp”
Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT (đã có)
Ths Ho Nhat Hung 22
Bước 2, 3, 4, 5, 6, 7 được thể hiện trong bảng sau đây:
XÁC ĐỊNH THỜI GIAN DỰ TRỮ CỦA DỰ ÁN
Ths Ho Nhat Hung 23
Ths Ho Nhat Hung 24
SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN CỦA DỰ ÁN
4
Ths Ho Nhat Hung 25
6.2.2 Các phương án điều hòa nguồn lực thực
hiện dự án


Có nhiều phương án điều hòa nguồn lực, tùy theo
thời gian dự trữ của từng công việc. Phương án tốt
nhất là phương án mà có đường điều hòa nguồn lực là
đường thẳng hoặc gần thẳng xấp xỉ với mức bình quân
về nguồn lực trong một đơn vị thời gian. Các phương
án còn lại có đường điều hòa nguồn lực càng giống
đường Parabol càng tốt. Đỉnh của Parabol phải nằm
vào khoảng giữa của thời gian thực hiện dự án.