Báo cáo thực tập tốt nghiệp Công ty TNHH Kyoei Việt Nam

MỤC LỤC
1

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Kyoei Việt Nam
Bảng 1.1. Phân công lao động của công ty TNHH Kyoei Việt Nam giai đoạn 2012-2014
Bảng 1.2. Tổng quan về vốn của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam trong 3 năm 2012-
2014………
Bảng 1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam trong 3
năm 2012-2014.
Bảng 2.1. Cơ cấu nhân lực bộ phận quản trị nhân lực của Công ty TNHH Kyoei Việt
Nam năm 2012-2014.
Sơ đồ 2.1. Cấu trúc tổ chức bộ phận quản trị nhân lực của công ty TNHH Kyoei Việt
Nam.
Bảng 2.3. Thực trạng hoạt động tuyển dụng của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam năm
2014……….
Bảng 2.4. Chi phí tuyển dụng của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam năm 2012-2014.
Bảng 2.5. Số lượng NLĐ được đào tạo trong 3 năm 2012-2014 của Công ty TNHH
Kyoei Việt Nam
Bảng 2.6. Chi phí cho đào tạo và phát triển nhân lực của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam
trong 3 năm gần đây.
Bảng 2.7. Mức đóng bảo hiểm của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam năm 2014
Bảng 2.8. Các loại phụ cấp của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam năm 2014
Bảng 2.9. Hiệu quả sử dụng lao động của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam trong 3 năm
2012-2014
Bảng 2.10. Hiệu quả sử dụng chi phí tuyển dụng của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam
trong 3 năm 2012-2014.
Bảng 2.11. Hiệu quả sử dụng chi phí đào tạo của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam trong 3
năm 2012-2014 .
2


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Ý nghĩa
BGĐ Ban Giám Đốc
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
BP HC-NS Bộ phận Hành chính
nhân sự
CBCNV Cán bộ công nhân viên
KCN Khu công nghiệp
NLĐ Người lao động
NSDLĐ Người sử dụng lao động
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
3

PHẦN 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU
HẠN KYOEI VIỆT NAM
1.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam
Công ty TNHH Kyoei Việt Nam (Viết tắt là KMV) được thành lập bởi công ty Kyoei
Manufacturing Co, Ltd Japan vào ngày 10/06/2003. Giấy phép số 47/GP- KCN- Hà Nội do
ban quản lý khu công nghiệp và chế xuất Hà Nội cấp. Công ty TNHH Kyoei Việt Nam
được thành lập và đi vào hoạt động với 100% nguồn vốn đầu tư từ Nhật Bản
Người đại diện: Ông Yamada Masuya.Điện thoại: (84-4) 35829361.
Chức vụ: Giám Đốc.Fax: (84-4) 35820371.
Loại công ty: 100% vốn nước ngoài.Email:
Mã số thuế: 0101377820.
Địa chỉ: Lô 2-3 và lô 83-84, KCN Nội Bài, Huyện Sóc Sơn, TP Hà Nội, Việt Nam.
Với tổng diện tích là: 36,7 m
2
trong đó nhà máy 1 với diện tích là 22,9m

2
và nhà máy
2 là 13,8m
2
. Với số vốn đầu tư ban đầu là 5000000 $.Được thành lập vào ngày 10/06/2003
và bắt đầu hoạt động vào tháng 03/2004. Công ty đi vào hoạt động và không ngừng phát
triển với 3 nhà máy trong đó nhà máy 1 và 2 là hai nhà máy chính. Tháng 08/2005 mở rộng
nhà máy thứ 2 với diện tích 13,8m
2
và đến tháng 06/2014 công ty mở rộng sản xuất lần thứ
4 với sợ mở rộng quy mô của xưởng hàn, dập….Trong hơn 10 năm hoạt động, ngoài những
kết quả đạt được về danh thu, lợi nhuận công ty còn đạt được rất nhiều thành tích như:
Chứng chỉ ISO 14001-2004, chứng chỉ ISO 9001-2008…
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Kyoei
Việt Nam
1.2.1.Chức năng của công ty
Sau hơn 10 năm thành lập và phát triển Công ty TNHH Kyoei Việt Nam có các
chức năng tổng quát sau:
- Đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nâng cao công nghệ sản xuất với hệ thống công nghệ sơn
điện ly hiện đại góp phần nâng cao hiệu quả lao động.
- Hợp tác với các nhà cung cấp. các cổ đông, đa dạng hóa các sản phẩm sản xuất.
Chức năng cụ thể của công ty:
+ Chức năng chuyên môn kỹ thuật: Công ty thực hiện các hoạt động sản xuất
các mặt hàng, thiết bị phương tiện giao thông như ô tô, xe máy; Gia công chi tiết các
linh kiện; Lắp ráp các chi tiết…
+ Chức năng mua và bán: Công ty thực hiện việc mua nguyên vật liệu phục vụ cho
hoạt động sản xuất đồng thời đảm bảo cung cấp đủ hàng cho các khách hàng của mình.
4




 
! "#$%#&'( )"* %
+,-
."/&0
12
1
13 ,.14"* %
15 "#$627
1"."%#&'81( )
8( )"* %
8( )+ 
8,-9
8"/&0.:
;<9=
+ Chức năng xuất nhập khẩu: Ngoài các hoạt động mua và bán trong nước được
thực hiện liên tục thì hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa với các khách hàng nước
ngoài cũng được chú trọng. Đặc biệt với đặc điểm là công ty 100% vốn nước ngoài
nên việc giao thương với các đối tác nước ngoài của công ty được các nhà quản trị
quan tâm và đem lại hiệu quả kinh tế cao.
1.2.2.Nhiệm vụ của công ty
Công ty Kyoei Việt Nam đặt ra nhiệm vụ lớn nhất đó là sự phát triển bền vững,
trong đó các giá trị lợi ích của công ty, khách hàng, NLĐ và xã hội được kết hợp hài
hòa. Nhiệm vụ chính của Kyoei Việt Nam bao gồm:
- Hợp tác bền vững với các nhà cung cấp chính, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
- Ứng dụng công nghệ hiện đại nhằm đem lại các sản phẩm chất lượng cao với mẫu mã,
màu sắc bắt mắt.
- Sử dụng có hiệu quả nguồn vốn hiện có, thu hút vốn đầu tư bên ngoài.
1.2.3.Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty hoạt động theo cơ cấu chức năng trực tuyến với các bộ phận phòng ban

trong công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Kyoei Việt Nam
(Nguồn: Ban nhân sự Công ty TNHH Kyoei Việt Nam).
Công ty đang hoạt động với ba cấp chính đó là: Cấp 1 Giám Đốc, cấp 2 bao
gồm các phòng chức năng: Phòng Hành chính-Nhân sự, kế toán; phòng điều hành;
phòng kỹ thuật sản xuất; phòng quản lý chất lượng; phòng thiết kế gia công; phòng
bảo dưỡng. Cấp 3 đó là các phòng và bộ phận chính như: bộ phận hành chính, bộ phận
5
>
kế toán, bộ phận mua và bán, bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận kỹ thuật, bộ phận gia
công chi tiết, bộ phận bảo dưỡng thiết bị, kho nguyên vật liệu…
Giám Đốc: Trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban, đề ra sứ mệnh,
mục tiêu kinh doanh của công ty.
Phòng Hành chính- Nhân sự: Thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục
hành chính của công ty, tiến hành các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ đối với
NLĐ trong công ty, quản lý hồ sơ nhân sự, đảm bảo đủ số lượng cũng như chất lượng
lao động đáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty.
Phòng điều hành: Chịu trách nhiệm mảng mua và bán, lập kế hoạch sản xuất và
các hoạt động xuất nhập khẩu của công ty.
Phòng kỹ thuật: quản lý và giám sát kỹ thuật sản xuất, lập trình duyệt thiết kế kỹ
thuật, thiết kế bản vẽ thi công…. Chủ trì tổ chức kỹ thuật thi công và công trình do
công ty thực hiện.
Phòng quản lý chất lượng đảm bảo cho các sản phẩm đạt chất lượng theo đúng
tiêu chuẩn thiết kế, đảm bảo quy trình sản xuất đúng tiêu chuẩn.
Phòng thiết kế- gia công: Thiết kế khuôn, gia công dụng cụ và gia công chi tiết.
Phối hợp với phòng kỹ thuật để tạo ra sản phẩm đúng tiêu chuẩn mà tiết kiệm chi phí.
Phòng bảo dưỡng thực hiện việc bảo dưỡng, bảo trì trang thiết bị, máy móc đảm
bảo sự hoạt động liên tục của các bộ phận sản xuất.
1.3. Lĩnh vực và đặc điểm hoạt động của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam
1.3.1.Lĩnh vực hoạt động của công ty

Công ty TNHH Kyoei Việt Nam là một công ty 100% vốn đầu tư từ Nhật Bản.
Hoạt động kinh doanh chính bao gồm sản xuất các thiết bị cho phương tiện giao
thông.Công ty sản xuất các chi tiết và linh kiện cho ô tô, xe máy bằng máy dập, hàn,
sơn điện ly âm cực. Với hệ thống kỹ thuật tích hợp, sản phẩm của Kyoei được đảm
bảo chất lượng cao.
1.3.2.Đặc điểm hoạt động của công ty
Công ty TNHH Kyoei Việt Nam là công ty sản xuất nên hoạt động của công ty
mang đặc thù của ngành sản xuất với máy móc trang thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu của
các khách hàng về cả số lượng, chất lượng và mẫu mã sản phẩm. Các sản phẩm chính
được sản xuất là chi tiết của xe máy, ô tô… được sản xuất, gia công theo dây chuyền.
1.4. Khái quát về các hoạt động kinh tế và nguồn lực của Công ty TNHH
Kyoei Việt Nam
1.4.1. Khái quát về nhân lực của công ty
Sau hơn 10 năm thành lập Công ty TNHH Kyoei đã thu hút được khá
nhiều nhân lực chất lượng cao đặc biệt trong ngành sản xuất thiết bị. Năm 2014
6
?
có sự tăng mạnh về số lượng nhân viên do công ty mở rộng sản xuất lần thứ 4 và
sự hoạt động ổn định của nhà máy thứ 2 vào tháng 06 năm 2014. Do đặc điểm hoạt
động sản xuất của công ty phải làm việc trong môi trường,nặng nhọc, áp lực công
việc khá cao đã tạo ra sự chênh lệch lớn về giới tính của NLĐ. Lao động sản xuất
chủ yếu là nam có độ tuổi từ 18-30. Lao động nữ chủ yếu là làm việc trong các văn
phòng, bộ phận hành chính và kế toán, bộ phận quản lý….Tóm lại lao động của
công ty thuộc nhóm lao động trẻ với số lượng lao động trong độ tuổi từ 18-40
chiếm tỷ lệ khá cao xấp xỉ 2/3 trên tổng số lao động.
Bảng 1.1. Phân công lao động của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam
giai đoạn 2012-2014
(Đơn vị:
người).
Tiêu chuẩn Năm 2012 2013 2014

So sánh
2012/2013 2013/2014
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)
Số lượng 1109 1150 928 41 3.7 -222 19.3
Giới tính
Nam
941 961 769 20 2,12 -192 20
Nữ
168 189 159 21 12.5 -30 15.87
Trình độ
ĐH trở lên
66 70 81 4 6.06 11 15.71
Cao đẳng
75 80 85 5 7.14 5 6.25
Khác
968 1000 762 32 3.3 -238 23.8
Độ tuổi
18 - 40
739 767 780 28 3.8 13 1.7
40-65
370 383 148 13 3.5 -235 61.3
Tỷ lệ nghỉ việc
34 28 17 -6 17.6 -11 64.7

NSLĐ bình quân
2987 3065 3198 78 2.6 133 4.3
(Nguồn: Ban nhân sự công ty TNHH Kyoei Việt Nam).
Tỷ lệ nghỉ việc giảm qua các năm 2012-2014, năm 2013 giảm 17.6% so
với năm 2012 đặc biệt năm 2014 tỷ lệ nghỉ việc giảm mạnh với 61.3%. NSLĐ
tăng qua các năm. Tuy nhiên năm 2014 NSLĐ tăng lên 4.3% so với năm 2013
điều đó cho thấy hiệu quả của việc mở rộng sản xuất vào tháng 06/2014. Công
ty đã đạt hiệu quả cao trong công tác sử dụng lao động của mình, sự sắp xếp
NLĐ hợp lý và khoa học.
1.4.2. Khái quát về vốn của công ty
Bảng 1.2. Tổng quan về vốn của công ty trong 3 năm 2012-2014.
(Đơn vị: triệu đồng).
Năm Năm Năm So sánh
7
@
ST
T
Chỉ tiêu
2012 2013 2014
2012/2013 2013/2014
Chênh
lệch
Tỷ
lệ(%
)
Chên
h lệch
Tỷ
lệ(%
)

1 Vốn chử sở
hữu
7,356,422 7,508,973 7,510,453 152,55
1
2.07 1,480 0.03
2 Vốn điều lệ 5,223,165 5,225,732 5,234,143 2,567 0.05 8,411 0.2
3 Nợ phải trả 3,745,212 3,747,329 3,755,124 2,117 0.06 7,795 0.3
4 Tổng tài sản 8,834,375 8,987,376 8,989,472 153,00
1
1.73 2,096 0.02
(Nguồn: Bô phận kế toán công tyTNHH Kyoei Việt Nam).
Nhìn vào bảng trên ta thấy vốn chủ sở hữu của công ty tăng qua các năm
2012-2014, năm 2013 vốn chủ sở hữu tăng 2.07% so với năm trước tuy nhiên
đến năm 2014 thì vốn chủ sở hữu lại chỉ tăng 0.03% điều đó chịu sự ảnh hưởng
của nền kinh tế trong nước và thế giới. Vốn điều lệ tăng mạnh trong giai đoạn
2013-2014 và tổng tài sản của công ty cũng tăng qua các năm 2012-2014. Tuy
nhiên vào năm 2014 thì độ chênh lệch về tổng tài sản lại rất thấp so với năm
2013 chỉ chiếm 0.02%.
1.4.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ
Công ty có trụ sở chính tại Lô 2-3 và 83-84 tại xã Quang Tiến, huyện
Sóc Sơn, TP.Hà Nội với 2 nhà máy và 7 phân xưởng. Công ty có 2 văn phòng
chính đó là văn phòng hành chính và văn phòng xưởng với 82 máy vi tính, 2
máy photo lớn, 3 máy photo mini, 20 máy điều hòa hai chiều và các máy móc
thiết bị khác. Ở các xưởng sản xuất với 150 máy hàn, 290 máy dập, 20 máy
phun sơn và các máy móc thiết bị khác.
Công nghệ sản xuất hiện đại, sản xuất theo dây chuyền với hệ thống
phun sơn điện ly hiện đại và an toàn cho NLĐ.
1.5. Một số kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Kyoei Việt
Nam trong 3 năm gần đây
Bảng 1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công tyTNHH Kyoei Việt Nam

trong 3 năm 2012-2014
(Đơn vị: Tỷ đồng).
Năm So sánh
2012/2013 2013/2014
8
A
Tiêu
chuẩn
2012 2013 2014 Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)
Tổng doanh thu 151,258 151,323 151,745 65 0.04 422 0.28
Chi phí 149,743 149,828 149,897 85 0.06 69 0.05
Lợi nhuận trước
thuế
1,515 1,495 1,848 -20 1.32 353 19
Lợi nhuận sau
thuế
1,136 1,121 1,386 -15 1.32 265 23.62
Thu nhập bình
quân
0.0156 0.0162 0.0171 0.0006 3.84 0.0009 5.56
(Nguồn: Bộ phận kế toán công ty TNHH Kyoei Việt Nam).
Nhìn vào bảng trên có thể thấy doanh thu, lợi nhuận của công ty có sự thay đổi
qua các năm 2012-2014. Điều đó chịu ảnh hưởng trực tiếp từ tình hình kinh tế trong

nước và thế giới. Năm 2014 tình hình hoạt động kinh doanh của công ty tương đối
hiệu quả thể hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế tăng 23.6% so với năm 2013.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty không chỉ thể hiện qua kết quả về
doanh thu, lợi nhuận mà còn được thể hiện qua các thành tích nổi bật sau:
- Năm 2008 công ty được nhận giải thưởng từ Sở y tế Hà Nội cho Labor’Hygiene.
- 05/06/2009 nhận chứng chỉ ISO 9001-2008.
- 03/07/2013 nhận chứng chỉ ISO 14001-2004.
9
B
PHẦN 2. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CỦACÔNG
TYTRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KYOEI VIỆT NAM
2.1. Tình hình nhân lực và chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tổ chức
quản trị nhân lực của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam
2.1.1. Tình hình nhân lựccủa bộ phận tổ chức quản trị nhân lực của
công ty
Cơ cấu nhân lực của bộ phận quản trị nhân lực của công ty TNHH Kyoei năm
2012-2014 như sau.
Bảng 2.1. Cơ cấu nhân lực bộ phận quản trị nhân lực năm 2012-2014
(Đơn vị: người).
Tiêu chuẩn Năm 2012 2013 2014
So sánh
2012/2013 2013/2014
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)

Tổng số lao động 4 5 5 1 25 0 0
Cơ cấu theo giới
tính
Nam
1 1 1 0 0 0 0
Nữ
3 4 4 1 33.3 0 0
Cơ cấu theo độ tuối
18-25 tuổi 2 3 2
1 50 -1 33.3
25-35 tuổi 2 2 2
0 0 0 0
Trên 35 tuổi 0 0 1
0 0 -1 50
Cơ cấu theo trình
độ
Đại học 4 5 5
1 25 0 0
Cao đẳng 0 0 0
0 0 0 0
Khác 0 0 0 0 0 0 0
(Nguồn: Ban nhân sự công ty TNHH Kyoei Việt Nam).
Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy cơ cấu nhân lực bộ phận quản trị nhân lực của
công ty tương đối ổn định qua các năm 2012-2014. Năm 2013 tăng 1 người so với
năm 2012 và năm 2014 thì số lượng không đổi. Lao động nữ chiếm tỷ lệ khá cao do
được điểm công việc yêu cầu độ tỉ mỉ, chính xác cao. Lao động bộ phận nhân sự là lao
động trẻ với tỷ lệ lao động trong độ tuổi 18-25 chiếm tới hơn 70%, trình độ lao động
đạt 100% trình độ Đại Học.
10
C

2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tổ chức quản trị nhân lực
 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tổ chức quản trị nhân lực bao gồm:
Cán bộ cấp cao về nhân sự của công ty(head of human Resoource department)
cũng giống như các trưởng bộ phận khác, ngoài việc làm đầy đủ chức năng nhiệm vụ
hoạch định- tổ chức- điều hành- và kiểm soát trong phạm vi quyền hạn của mình còn
phải làm tròn nhiệm vụ chức năng chuyên môn của mình là phục vụ các bộ phận khác
một cách có hiệu quả liên quan đến các lĩnh vực nêu trên.
- Nghiên cứu tài nguyên nhân sự.
Phòng quản trị nhân lực có trách nhiệm ghi chép, thu thập và phân tích các
thông tin về những thay đổi về hành vi, thái độ của người lao động(NLĐ). Nghiên cứu
những yếu tố làm giảm năng suất lao động, những nguyên nhân gây nên sự vắng mặt
của nhân viên, biểu hiện không thỏa mãn, bất hợp tác. Các chuyên viên sẽ tiếp xúc
trực tiếp với NLĐ, tìm hiểu về những ca thán và phân biệt đối xử. Những yếu tố liên
quan đến khoa học hành vi.
- Hoạch định tài nguyên nhân sự
Dựa theo kế hoạch chiến lược của toàn công ty, cán bộ nhân sự cấp cao sẽ
hoạch định chiến lược nhân sự cho doanh nghiệp, đồng thời cố vấn cho các bộ phận
hoạch định tài nguyên nhân sự cho bộ phận đó. Các nhà quản trị nhân sự cũng phải
hoạch định nhân sự cho bộ phận mình.
- Tuyển dụng.
Phòng quản trị nhân lực dựa trên bảng mô tả chi tiết công việc để xác định tiêu
chuẩn của nhân viên sẽ được tuyển.
Trước khi tuyển mộ, nhà quản trị nhân lực xác định nguồn nhân lực bên trong
công ty có thể đáp ứng được nhu cầu này không, bởi việc tuyển mộ bên ngoài rất tốn
kém chi phí.
- Đào tạo và phát triển.
Phòng quản trị nhân lực có vai trò giúp cho các giám sát viên trở thành người
đào tạo tốt hơn, tiến hành các khóa đào tạo độc lập. Đào tạo các kỹ sư cấp cao, phòng
quản trị nhân lực sẽ hướng vào giảng dạy các lĩnh vực khoa học ứng dụng nhiều hơn là
khoa học cơ bản.

- Quản trị tiền lương.
Quản trị tiền lương đòi hỏi sự nỗ lực kết hợp của phòng quản trị nhân lực và
những người quản lý tác nghiệp. Văn phòng quản trị lương bổng đặt dưới quyền quản
11

DE&F=
G HIJI HK/LG HIJIMJ %# HNG HIJI9#&O
trị của cán bộ nhân sự cấp cao sẽ chịu tráh nhiệm về xây dựng và bảo toàn cấu trúc
tiền lương, đồng thời hàng ngày bổ sung các thủ tục liên quan đến vấn đề lương bổng.
- Quan hệ với người lao động
Phòng quản trị nhân lực có vai trò tích cực trong việc đàm phán và quản trị hợp
đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể. Trước khi đàm phán, phòng quản trị nhân
lực có trách nhiệm thu thập các thông tin cần thiết và giúp chuẩn bị vị trí thỏa thuận
cho doanh nghiệp. Sau khi hợp đồng hay thỏa ước lao động được đàm phán, phòng
quản trị nhân lực sẽ chỉ thị cho các chuyên viên về việc quản trị thỏa ước, tránh những
bất bình, xung đột xảy ra. Một trách nhiệm chính của phòng quản trị nhân lực là đảm
bảo tránh cho công ty những mưu đồ lao động không hợp lý. Ngoài ra, phòng quản trị
nhân lực còn có nhiệm vụ xây dựng nội quy lao động và thủ tục giải quyết các bất bình
có hiệu quả để bảo vệ NLĐ.
- Dịch vụ và phúc lơi
Phòng quản trị nhân lực có trách nhiệm làm cho công tác thù lao lao động mang
tính cạnh tranh với các tổ chức khác, hợp lý theo nghĩa công bằng nội bộ, hợp pháp và
các tác dụng tạo động lực. Ngoài những khoản phúc lợi bằng vật chất, phong quản trị
nhân lực cần phải chú ý đến các khoản phúc lợi phi vật chất, bởi vì khi NLĐ đã ổn
định về vật chất khi họ còn có nhu cầu xã hội, nhu cầu được kính trọng và nhu cầu tự
thể hiện bản thân.
- Y tế và an toàn
Trách nhiệm của phòng quản trị nhân lực là đào tạo và thanh tra về an toàn, sửa
chữa các điều kiện không an toàn, xây dựng các chương trình sức khỏe, thương xuyên
báo cáo về tai nạn và thương tật. Mọi vấn đề xảy ra phòng nhân lực phải có trách

nhiệm lưu trữ.
- Hoàn thiện tổ chức nhân lực theo chỉ đạo từ cấp trên.
- Tham mưu, tư vấn cho Ban giám đốc về tình hình nhân sự của các phòng ban.
- Tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, trả công.
- Giải quyết các công việc phát sinh đột xuất theo ủy nhiệm của Giám đốc
- Tổ chức các chương trình lễ tết, hội họp.
2.1.3.Tổ chức bộ phận quản trị nhân lực
Bộ phận quản trị nhân lực của công ty năm 2014 gồm 5 người. Tất cả đều có
trình độ Đại Học.
12

(Nguồn: Ban nhân sự công ty TNHH Kyoei Việt Nam).
Sơ đồ 2.1. Cấu trúc tổ chức bộ phận quản trị nhân lực của Công tyTNHH Kyoei
Việt Nam
Trong đó trưởng phòng Nhân sự có 1 người, chuyên viên tuyển dụng 1 người,
chuyên viên đào tạo và huấn luyện 1 người, chuyên viên tiền lương 2 người.
Trưởng phòng nhân sự chịu trách nhiệm chính trong việc ra quyết định, ký
duyệt các văn bản có liên quan tới nguồn nhân lực trong công ty. Thiết lập các chiến
lược phát triển nhân lưc trong hiện tại và tương lai.
Chuyên viên tuyển dụng tiến hành các công việc sau: Thông báo tuyển dụng,
xây dựng quy trình tuyển dụng, lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và tổ chức thi tuyển cho
các ứng viên, input thông tin ứng viên vào phần mềm Fast.
Chuyên viên đào tạo và huấn luyện: Xác định nhu cầu đào tạo tại các bộ phận,
phòng ban trong công ty sau đó trình lên trưởng phòng nhân sự xin ý kiến phê duyệt;
Xây dựng các chương trình đào tạo cho NLĐ, đánh giá sau đào tạo…
Chuyên viên tiền lương: Lập phiếu lương, báo cáo lương, hoàn thiện bảng chấm
công, báo cáo chấm công, đăng ký thang bảng lương, quản lý thời gian làm thêm giờ
của NLĐ, trả lời thắc mắc về lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm cho NLĐ.
13


2.2. Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường quản trị nhân lực tới
hoạt động quản trị nhân lực của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam
2.2.1. Các nhân tố bên ngoài
 Bối cảnh nền kinh tế
Tổng sản phẩm trong nước (GDP) 6 tháng đầu năm 2014 tăng 5,18% so với
cùng kỳ năm 2013, trong đó quý I tăng 5,09%; quý II tăng 5,25%. Trong mức tăng
5,18% của toàn nền kinh tế, khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng 2,96%, đóng
góp 0,55 điểm phần trăm vào mức tăng chung; khu vực công nghiệp và xây dựng tăng
5,33%, đóng góp 2,06 điểm phần trăm; khu vực dịch vụ tăng 6,01%, đóng góp 2,57
điểm phần trăm. Như vậy, tốc độ tăng GDP 6 tháng đầu năm 2014 cao hơn cùng kỳ
năm 2013 (tăng 4,9%), là một kết quả đáng ghi nhận, đánh dấu sự hồi phục của nền
kinh tế trong bối cảnh còn gặp nhiều khó khăn.
Về cơ cấu kinh tế, 6 tháng đầu năm 2014, khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản
chiếm tỷ trọng 17,69%; khu vực công nghiệp và xây dựng chiếm 38,70%; khu vực
dịch vụ chiếm 43,61%. Tỷ trọng của 2 khu vực công nghiệp và dịch vụ đều cao hơn
năm 2013, đánh dấu sự chuyển dịch cơ cấu ngành là đúng hướng.
Cùng với sự tăng trưởng và ổn định của nền kinh tế trong 6 tháng đầu năm, đặc
biệt là khu vực công nghiệp chiếm tỷ trọng khá cao công ty TNHH Kyoei Việt Nam
cũng đã mở rộng lần thứ 4 vào tháng 6 năm 2014. Chính vì vậy nhu cầu tuyển dụng
nguồn nhân lực chất lượng cao cũng được công ty đặc biệt chú trọng. Ngân sách dành
cho tuyển dụng, đào tạo nhân lực cũng được quan tâm, công ty đã chi hơn 1 tỷ đồng
cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân lực cho việc mở rộng lần 4 này.
 Các chính sách, pháp luật của nhà nước
Các chính sách pháp luật của nhà nước như luật lao động, chính sách tiền tệ…
ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động quản trị nhân lực của công ty. Năm 2012 với hệ quả
của các biện pháp giảm tổng cầu đã tác động kìm hãm sức mua của thị trường và tốc
độ tăng trưởng kinh tế. Số lượng doanh nghiệp ngừng hoạt động, phá sản, giải thế…
điều đó ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của công ty Kyoei. Sự điều chỉnh trong bộ
luật lao động năm 2012 về mức lương tối thiểu cũng ảnh hưởng tới chính sách lương,
thưởng của công ty.

14

Với những thay đổi đó Công ty Kyoei đã xây dựng cho mình một đội ngũ lao
động có trình độ cao, mặt khác cắt giảm chi phí các hoạt động để tối thiểu hóa chi phí.
Chú trọng vào chất lượng lao động, nâng cao năng suất lao động thông qua máy móc,
trang thiết bị hiện đại.
 Trình độ khoa học công nghệ
Cùng với sự phát triển không ngừng của những tiến bộ khoa học công nghệ
trong nước, công ty cũng đã trang bị cho mình những máy móc thiết bị tiên tiến, đảm
bảo năng suất cao. Công ty trang bị hệ thống sơn điện ly âm cực với thiết bị hiện đại.
Bên cạnh đó thì việc đào tạo nhân lực để tạo sự phù hợp thích ứng giữa khoa học công
nghệ với trình độ đội ngũ lao động cũng được chú trọng. Thêm vào đó là các chính
sách khen thưởng đối với tập thể, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, năng suất lao
động cao đã tạo động lực rất lớn cho người lao động.
 Thị trường lao động
Trong những năm gần đây, do sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trong
ngành và các doanh nghiệp khác trên thị trường đã ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động
quản trị nhân lực của công ty Kyoei. Để đảm bảo thu hút đủ lao động phục vụ cho hoạt
động sản xuất của công ty, ban nhân sự đã đặc biệt chú trọng tới công tác tuyển dụng.
Đăng tin thông báo trên các trang web, bảng tin KCN, xây dựng các chính sách lương
thưởng hấp dẫn NLĐ. Đặc biệt công ty còn chú trọng đặc biệt tới hoạt động đào tạo
nâng cao tay nghề cho NLĐ, xây dựng các lộ trình thăng tiến cho NLĐ làm việc hiệu
quả và có thâm niên cao.
2.2.2. Các nhân tố bên trong
 Mục tiêu kinh doanh, chiến lược kinh doanh
Căn cứ vào mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh trong 5 năm tới- trở thành
1 trong 10 công ty có vốn đầu tư nước ngoài lớn mạnh nhất KCN Nội Bài, công ty đã
xây dựng đội ngũ lao động có chất lượng cao thông qua các chương trình đào tạo
chuyên môn và đào tạo định hướng cho NLĐ, thu hút NLĐ trên các phương tiện
truyền thông, xây dựng các chính sách lương thưởng nhằm thu hút và giữ chân NLĐ

có trình độ đến với công ty. Cùng với đó là chính sách cắt giảm nhân lực năm 2014
xuống còn 928 lao động giảm 222 người so với năm 2013 với mục tiêu tối thiểu hóa
chi phí nhân lực, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất.
15
>
 Khả năng tài chính
Tình hình tài chính của công ty trong 3 năm gần đây có sự tăng lên đáng kể,
vốn chủ sở hữu tăng lên chính vì vậy mà ngân sách dành cho các hoạt động về nhân
lực cũng tăng theo. Ngân sách dành cho lương thưởng của NLĐ được quan tâm, ngân
sách đành cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo nhân viên cũng được đảm bảo.
 Quan điểm quản trị của cán bộ cấp cao
Ban lãnh đạo công ty xác đinh yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất quyết
định tới sự thành công hay thất bại của công ty. Vì vậy chính sách về nhân sự luôn
được chú trọng về đề cao. Công ty đã tạo ra môi trương làm việc thoải mái nhất cho
công- nhân viên của mình kể cả trong văn phòng hay ngoài phân xưởng. Với thời gian
làm việc hợp lý, linh hoạt và chính sách đánh giá nhân lực dựa trên chất lượng và hiệu
quả công việc.
Ví dụ: Nhân viên nữ có con nhỏ được đi làm muộn hoặc về sớm 60 phút mỗi
ngày làm việc hoặc nghỉ 1 ngày trong tuần.
 Cơ cấu tổ chức quản trị nhân lực và năng lực của cán bộ phụ trách công tác quản trị
nhân lực
Trình độ của cán bộ phụ trách về nhân lực của công ty từ Đại Học trở lên, được
đào tạo bài bản đúng chuyên môn, có kinh nghiệm làm việc và thái độ làm việc tốt.
Giám Đốc Công ty và các cán bộ cấp cao, trưởng các đơn vị, phòng ban làm
việc khá nghiêm túc. Tuy nhiên, ngoài thời gian làm việc họ sống rất gần gũi, quan
tâm, thăm hỏi nhân viên, tìm hiểu về đời sống gia đình của NLĐ để động viên và có
những chính sách tài chính nhằm khắc phục khó khăn tạm thời của họ.
2.3. Thực trạng hoạt động quản trị nhân lực của công ty TNHH Kyoei Việt
Nam
2.3.1. Thực trạng về quan hệ lao động

Về tổ chức công đoàn: Công đoàn của công ty TNHH Kyoei Việt Nam được
thành lập vào năm 2004 với chủ tịch ban chấp hành công đoàn là ông Nguyễn Văn
Đức. Hiện tại công đoàn của công ty có 912 thành viên, 25 thành viên thuộc ban chấp
hành. Công đoàn đã thực hiện các chức năng và nhiệm vụ như: đại diện, bảo vệ quyền
và lợi ích của công đoàn, người lao động trong công ty.
16
?
Việc trao đổi thông tin trong quan hệ lao động của công ty: Công ty thường
xuyên có cuộc trao đổi thông tin giữa ban lãnh đạo với công- nhân viên. Thông qua
các hình thức trao đổi bằng văn bản(thông báo, quy định, quyết định…) của lãnh đạo
công ty tới từng phòng ban, bộ phân, phân xưởng, người lao động và ngược lại, trao
đổi bằng điện thoại và hệ thống máy tính liên kết. Ngoài ra, việc trao đổi thông tin
cũng được thực hiện trực tiếp thông qua các cuộc họp hàng tháng của công ty được tổ
chức vào ngày 25 hàng tháng.
Các căn cứ pháp lý của quan hệ lao động tại công ty
- Hợp đồng lao đông: Các điều khoản trong hợp đồng lao động với NLĐ được
quy định rõ ràng, cụ thể và tuân theo Bộ luật lao động. Tính đến ngày 31 tháng 12 năm
2014 công ty Kyoei Việt Nam đã có 928 người lao động và với 790 hợp đồng lao động
xác định thời hạn và 138 hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
- Thỏa ước lao động: Thỏa ước lao động của công ty được ký kết vào năm
2004. Nó là những quy định nội bộ của công ty, được thiết lập trên cơ sỏ thương lượng
giữa hai bên: Người sử dụng lao động- đại diện là Giám Đốc và đại diện cho tập thể
Người lao động. Các điều khoản của thỏa ước đều tuân thủ quy định của pháp luật.
- Nội quy lao động: Quy định rõ những yêu cầu về bảo mật thông tin tại công ty
buộc nhân viên phải tuân thủ khi tham gia vào công ty và các quy định khác liên quan
đến từng chức danh công việc cụ thể.
2.3.2. Thực trạng về tổ chức lao động
Công ty tổ chức lao động theo khối chức năng và khối sản xuất. Khối chức năng
bao gồm: Ban nhân sự, bộ phận kế toán, bộ phận mua và bán, bộ phận quản lý chất
lượng. Khối sản xuất bao gồm: xưởng sơn, xưởng hàn, xưởng gia công chi tiết, xưởng

lắp ráp…Hai khối này có sự hợp tác với nhau rất chặt chẽ và khoa học.
 Phân công và hiệp tác lao động: Căn cứ vào trình độ lao động mà NLĐ được sắp xếp
vào các vị trí công việc sao cho phù hợp, khoa học; lao động giữ các đơn vị phòng ban
có liên quan liên kết mật thiết với nhau để đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả
nhất.
 Điều kiện nơi làm việc
Đối với NLĐ làm việc tại các văn phòng, văn phòng được thiết kế khoa học,
gọn gàng, hợp lý và thuận tiện cho việc trao đổi giữa các thành viên trong nhóm làm
17
@
việc, mỗi NLĐ được trang bị một máy vi tính, một bàn làm việc riêng đảm bảo cho
việc thực hiện các công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Đơi với NLĐ làm việc trực tiếp tại các phân xưởng thì có hệ thống cách âm
giữa các xưởng, trang bị ghế ngồi nghỉ giải lao giữa giờ, hệ thống điều hòa và thông
gió đảm bảo.
Thời gian làm việc của công ty chia ca linh hoạt. Một ngày chia làm 3 ca, 8
tiếng một ca với lịch làm việc là 24 ngày trong tháng. Lao động sản xuất, quản lý trực
tiếp tại xưởng làm việc theo ca 1, 2, 3: khối văn phòng làm việc theo ca hành chính.
2.3.3. Thực trạng về định mức lao động
Công ty đang áp dụng định mức lao động theo thời gian cho tất cả các chức
danh trong công ty. Tuy nhiên đối với NLĐ làm việc trực tiếp tại các xưởng sản xuất
thì ngoài việc định mức theo thời gian còn tiến hành định mức theo NSLĐ bình quân.
VD: Bộ phận gia công chi tiết với định mức là 35 sản phẩm/người/ca làm việc, bộ
phận hàn 52 chi tiết/người/ca làm việc…. Việc định mức được trưởng các bộ phận tiến
hành tính toán, xác định và báo cáo lên cấp trên để làm cơ sở xác định nguồn nhân lực
cần có ở mỗi bộ phận. Đây còn là cơ sở để tính tiền thưởng cho mỗi tổ, bộ phận và cá
nhân NLĐ. Đối với mỗi vị trí công việc có bản mô tả công việc riêng và nếu có sự
điều chỉnh thay đổi gì sẽ được thông báo cho NLĐ. Đơn vị tính là ngày công của từng
tháng để tính lương. Công ty áp dụng tính công thông qua hệ thống máy quẹt thẻ và
thẻ từ chấm công. Mỗi lao động sẽ được cấp một thẻ từ chấm công tương ứng với một

ID ngay sau khi vào làm việc tại công ty. Người lao động tiến hành quẹt thẻ chấm
công tương ứng với ngày đi làm. Máy chấm công tự động cập nhật số ID và giờ quẹt
để chấm công cho người lao động. Hệ thống máy chấm công được kết nối với máy
tính xử lý số liệu của bộ phận nhân sự.
2.3.4. Thực trạng về hoạch định nhân lực
Công ty dự báo nhu cầu ngắn hạn dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh kết
hợp với kinh nghiệm dự báo nhu cầu nhân lực của các trưởng bộ phận để xác định nhu
cầu về số lượng, chất lượng nhân lực của từng bộ phận. Ban nhân sự thu thập thông
tin về nhu cầu nhân lực của các bộ phận, phòng ban sau đó tổng hợp lại để xác định
tổng nhu cầu gửi lên ban lãnh đạo công ty.
18
A
Nhu cầu nhân lực dài hạn của công ty được thực hiện định kỳ 2 năm 1 lần, trưởng
các bộ phận, phòng ban căn cứ vào nhu cầu nhân lực ngắn hạn ở bộ phận mình phụ trách
đề ra kế hoạch nhân lực sau đó gửi tới bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự căn cứ vào dự
báo nhu cầu của các phòng ban và chiến lược kinh doanh của Công ty xác định nhu cầu
nhân lực trong dài hạn. Ban nhân sự theo dõi việc thực hiện kế hoạch và báo cáo lại cho
BGĐ công ty định kỳ 6 tháng 1 lần. Kết quả của hoạch định nhân lực làm cơ sở để ban
lãnh đạo công ty xác định số lượng và chất lượng đội ngũ nhân lực trong tương lai.
2.3.5. Thực trạng về phân tích công việc
Việc phân tích công việc tại công ty được thực hiện theo chu kỳ 6 tháng
một lần. Trưởng các đơn vị, phòng ban là người trực tiếp tiến hành việc phân
tích các công việc ở đơn vị, phòng ban mình phụ trách.
Công tác phân tích công việc tại công ty TNHH Kyoei Việt Nam được thực hiên
theo quy trình sau:
-Phòng nhân sự của công ty có công văn đề nghị các phòng, ban, bộ phận khác
thực hiện phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban, bộ phận mình.
-Trưởng các phòng, ban, bộ phận bằng những kiến thức hiểu biết chuyên môn
và kinh nghiệm của mình thông qua các công việc hàng ngày liệt kê các công việc phải
làm của các chức danh bộ phận mình, sau đó viết thành văn bản.

-Sau khi trưởng các phòng, ban, bộ phận đã xây dựng xong bản phân tích công
việc của các công việc ở bộ phận, phòng ban mình có thể họp bộ phận để lấy ý kiến
góp ý, hoàn thiện bản phân tích công việc và giao cho phòng nhân sự.
-Phòng nhân sự tiếp nhận, trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt. Sau khi Giám
Đốc thông qua, ký phê duyệt các văn bản được các phòng ban thông qua và lưu lại tại
bộ phận nhân sự.
Nhìn chung việc phân tích công việc tại công ty được tiến hành theo trình tự rõ
ràng, chi tiết và khoa học. Đối với mỗi công việc, vị trí cụ thể sẽ có cách phân tích
công việc khác nhau sao cho phù hợp, dễ hiểu nhất. Đảm bảo cho NLĐ hiểu và thực
hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Bản phân tích công việc sẽ được đính kèm
cùng với hợp đồng lao động khi hợp đồng được hai bên ký kết.
2.3.6. Thực trạng về tuyển dụng lao động
Xác định nhu cầu tuyển dụng: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh, định
hướng phát triển của Công ty, các phòng lập nhu cầu tuyển dụng của phòng mình theo
19
B
biểu mẫu quy định của công ty trình trưởng khối/ Trưởng phòng cấp cao kiểm tra và
Ban giám đốc (BGĐ) duyệt.
Nguồn tuyển dụng: Công ty Kyoei tiến hành tuyển dụng theo ba nguồn sau:
tuyển trực tiếp bên ngoài công ty, tuyển dụng từ nguồn nhân lực nội bộ, tuyển dụng từ
nguồn nhân lực thuê ngoài. Tuy nhiên hình thức tuyển trực tiếp bên ngoài công ty
được sử dụng phổ biến để tuyển dụng cho hầu hết các chức danh trong công ty. Đây là
nguồn chính để tuyển dụng đáp ứng đầy đủ nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng
hoạt động của công ty ở cả hiện tại và tương lai.
Bảng 2.3. Thực trạng hoạt động tuyển dụng của Công ty TNHH Kyoei Việt
Nam năm 2014
Chức danh
cần tuyển
Nơi cần
tuyển

Số hồ sơ
nhận
được
(hồ sơ)
Số hồ sơ
đạt yêu
cầu
(hồ sơ)
Số ứng viên
dự tuyển
(người)
Số ứng
viên đạt
(người)
Chi phí
tuyển dụng
(triệu
đồng)
Kỹ thuật
viên
Chi
nhánh Hà
Nội
20 13 10 3 25
QC- Quản
lý chất
lượng
Chi
nhánh Hà
Nội

30 15 15 5 30
Past Shop Chi
nhánh Hà
Nội
50 22 20 15 40
(Nguồn: Ban nhân sự công ty TNHH Kyoei Việt Nam).
Chi phí cho hoạt động tuyển dụng của công ty bao gồm: chi phí cho tài liệu, tổ
chức thi tuyển, chi phí đăng tin tuyển dụng…. Công ty đăng tin tuyển dụng thông qua
các văn bản tuyển dụng được dán tại bảng tin khu công nghiệp Nội Bài, bảng tin trước
cổng công ty và trên trang web vietnamwork.com.vn.Việc sử dụng chi phí cho tuyển
dụng chưa thực sự hiệu quả. Điều đó thể hiện qua việc đăng tin tuyển dụng trên
website vietnamwork.com.vn. Chi phí cho việc đăng tin trên trang web này rất cao
nhưng số ứng viên thu nhận được thông tin từ trang web này lại rất ít. Chính vì vậy các
nhà quản trị nhân lực trong công ty cần chú trọng hơn nữa trong việc chọn các website
đăng tin tuyển dụng để có thể tối thiểu hóa chi phí tuyển dụng mà hiệu quả tuyển dụng
đảm bảo.
Chi phí tuyển dụng của công ty trong 3 năm 2012-2014 được thể hiện qua bảng sau
20
C
Bảng 2.4. Chi phí tuyển dụng của Công ty TNHH Kyoei Việt Nam năm
2012-2014.
(Đơn vị: triệu đồng).
Năm
Chỉ tiêu
2012 2013 2014
So sánh
2012/2013 2013/2014
Chênh
lệch
Tỷ lệ

(%)
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)
Chi phí tuyển dụng 132.7 139.4 144.2 6.7 5.05 4.8 3.5
(Nguồn: Ban nhân sự công ty TNHH Kyoei Việt Nam).
Quy trình tuyển dụng: Công ty TNHH Kyoei đã đưa ra một quy trình tuyển
dụng khá rõ ràng và chi tiết với nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban. Các công việc
trong quy trình được thực hiện một cách liên tục. Ứng với mỗi bước công việc lại có
một biểu mẫu đi kèm giúp cho việc tuyển dụng được thực hiện bài bản, khoa học hơn.
Tuy nhiên quy trình tuyển dụng của công ty còn cồng kềnh với nhiều bước công việc
dẫn đến mất khá nhiều thời gian vào việc đưa ra quyết định tuyển dụng, thủ tục vẫn
còn khá phức tạp.
Quy trình tuyển dụng của công ty bao gồm 14 bước và được diễn giải như sau:
Bước 1. Xác định yêu cầu tuyển dụng
Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của Công ty,
các phòng lập nhu cầu tuyển dụng của phòng mình theo biểu mẫu quy định của công
ty, trình trưởng khối/ Trưởng phòng cấp cao kiểm tra và Ban giám đốc (BGĐ) duyệt.
Bước 2. Ban Giám đốc phê duyệt nhu cầu tuyển dụng
Trên cơ sở đề xuất từ các phòng ban, Ban Giám đốc phê duyệt Phiếu yêu cầu
tuyển dụng căn cứ trên định biên nhân sự và định hướng phát triển nguồn nhân lực của
Công ty.
Phiếu yêu cầu tuyển dụng được xem là hợp lệ để Bộ phận Hành chính- Nhân sự
tiến hành tuyển dụng khi có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng ban liên quan, Trưởng
khối (nếu có) hoặc Trưởng phòng cấp cao của phòng ban có nhu cầu tuyển và chữ ký
duyệt của Ban Giám đốc.
21

Bước 3. Phòng Hành chính tiếp nhận và xem xét nhu cầu nhân sự

Bộ phận Hành chính - Nhân sự tiếp nhận Phiếu yêu cầu tuyển dụng.
Bộ phận HC-NS sẽ dựa vào bảng mô tả công việc cho vị trí cần tuyển dụng và
bàn bạc thống nhất với Trưởng phòng ban liên quan về tiêu chí và yêu cầu đối với vị
trí cần tuyển trước khi đăng tuyển.
Bước 4. Tìm nguồn ứng viên
- Căn cứ theo bản mô tả công việc cho từng vị trí bộ phận Hành chính-Nhân sự
tiến hành tìm nguồn ứng viên phù hợp.
- Trước hết, Trưởng phòng HC-NS phối hợp với các Phòng ban trong Công ty
để tìm trong đội ngũ CBCNV hiện có xem nhân sự nào phù hợp với vị trí cần tuyển để
có thể tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực trong công ty để trình Ban giám đốc phê
duyệt quyết định bổ nhiệm hoặc điều chuyển nhân sự đó.
- Nếu không tìm được nhân sự trong nguồn nhân lực hiện có, BP HC-NS tiến
hành tìm nguồn ứng viên bên ngoài.BP HC-NS cân nhắc việc sử dụng nguồn nhân lực
thuê ngoài hay trực tiếp tuyển dụng và báo cáo BGĐ phê duyệt.
- BP HC-NS có trách nhiệm xác định các nguồn ứng viên phù hợp: như thông
qua các Công ty tư vấn, Trung tâm giới thiệu việc làm, các Trường đại học, cao
đẳng, trung cấp, hoặc nguồn ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp để đưa ra kế hoạch tuyển
dụng phù hợp.
Bước 5. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự và trình Ban giám đốc
BP HC-NS sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan để lập kế hoạch tuyển dụng,
nêu chi tiết các nội dung chính trên cơ sở Phiếu yêu cầu tuyển dụng và trình Trưởng
khối HC-NS, trình Ban giám đốc.
Bước 6. Duyệt kế hoạch tuyển dụng
Kế hoạch tuyển dụng sẽ do Ban giám đốc phê duyệt
Bước 7. Thông báo kế hoạch tuyển dụng
- Thông báo kế hoạch tuyển dụng cho các bộ phận liên quan
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được duyệt, nhân viên nhân sự gửi kế hoạch
tuyển dụng cho các bộ phận liên quan để thông tin cho các bộ phận rõ về lịch phỏng
vấn, lịch đào tạo, lịch chuyển người lao động về bộ phận.
- Thông báo kế hoạch tuyển dụng cho những người liên quan trongBP

22

Lập bản phân công công việc chuyển thông tin cho từng thành viên tham gia
vào chương trình tuyển dụng qua email.
Trong trường hợp cần thiết như phải tổ chức thi kiểm tra đầu vào, thi kỹ năng…
thì BP HC-NS sẽ tổ chức cuộc họp để thảo luận thông tin với trưởng các phòng ban
liên quan và phân công công việc cho các thành viên có liên qua.
Bước 8. Tổ chức thực hiện
Do bộ phận Hành chính-Nhân sự thực hiện và bao gồm các công việc sau:
Thông báo tuyển dụng, Tiếp nhận hồ sơ ứng viên, lập danh sách ứng viên tham gia
tuyển dụng, Mời ứng viên tham gia tuyển dụng, Tổ chức kiểm tra, Tổ chức phỏng vấn
ứng viên (bắt buộc đối với tất cả ứng viên), Tổ chức khám sức khỏe tuyển dụng, Lập
danh sách ứng viên trúng tuyển.
Bước 9. Kiểm tra bằng cấp, đối chiếu bằng gốc và xác định mức lương cụ thể
cho từng ứng viên
Trên cơ sở Danh sách ứng viên trúng tuyển, nhân viên HC-NS tiến hành kiểm
tra bằng cấp của ứng viên và đối chiếu với bằng gốc. Nhân viên nhân sự có trách
nhiệm đảm bảo phải nhìn tận mắt bản gốc các bằng cấp có liên quan và đối chiếu với
bản sao (áp dụng với tất cả các ứng viên trúng tuyển vào Công ty).
- Dựa trên bằng cấp, kinh nghiệm làm việc của ứng viên nhân viên HC-NS
đánh giá tính phù hợp của bằng so với vị trí tuyển dụng để xếp vào mức lương theo
quy định của công ty.
Bước 10. Tiếp nhận thành viên mới và tổ chức ký thỏa thuận thử việc và học việc
Ban nhân sự và các bộ phận phòng ban có liên quan tiến hành tiếp nhận thành
viên mới, tổ chức ký thỏa thuận thử việc và học việc đối với nhân viên mới.
Bước 11. Tiến hành học việc, thử việc, Đánh giá thử việc, Quyết định về kết quả
thử việc của người lao động để ký hợp đồng lao động chính thức
Người lao động khi về bộ phận sẽ được tiếp tục đào tạo theo chương trình của
bộ phận dành cho từng vị trí công việc. Trong giai đoạn này thành viên mới sẽ được
bộ phận đào tạo hướng dẫn và tiến hành cho làm thử.

Bước 12: Tổng hợp và lập báo cáo tuyển dụng
23

Căn cứ vào kết quả đánh giá của bộ, Bộ phận HC-NS lập báo cáo tuyển dụng trình
trưởng phòng HC-NS và BGĐ phê duyệt, đồng thời tổng hợp vào bảng “Thông tin ký hợp
đồng lao động” chuyển nhân viên nhân sự làm căn ký ký hợp đồng lao động.
Bước 13: Ban giám đốc phê duyệt
Ban giám đốc sẽ là người quyết định cuối cùng đối với việc có ký hợp đồng
chính thức với NLĐ hay không sau khi xem xét kết quả đánh giá của bộ phận.
Lưu ý: Trong trường hợp Người lao động không đạt sau thử việc, bộ phận nhân
sự sẽ tiến hành tuyển bổ sung vào đợt tuyển dụng kế tiếp.
Bước 14: Lưu Hồ sơ nhân sự
Bộ phận Hành chính-Nhân sự tiến hành lưu hồ sơ theo đúng thủ tục của công ty.
2.3.7. Thực trạng về đào tạo và phát triển nhân lực của công ty
Xác định nhu cầu đào tạo: Hàng năm, các trưởng phòng cần phải xác định rõ
lực lượng trọng yếu của phòng mình căn cứ vào mục tiêu chất lượng của Công ty,
bảng đánh giá năng lực và bản đánh giá kĩ năng, lập đề xuất về kế hoạch đào tạo
nghiệp vụ của năm sau cho thành viên trong phòng theo Bản đề xuất kế hoạch đào tạo,
chuyển bản đề xuất về kế hoạch đào tạo đến phòng Hành chính muộn nhất vào giữa
tháng 3 hàng năm.
Số lượng NLĐ được đào tạo qua các năm 2012-2014 được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 2.5. Số lượng NLĐ được đào tạo trong 3 năm 2012-2014 của công ty
(Đơn vị: người).
Tiêu chuẩn Năm 2012 2013 2014
So sánh
2012/2013 2013/2014
Chênh
lệch
Tỷ
lệ

(%)
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)
Số lượng 876 953 882 77 8.8 -71 7.5
Nội dung
đào tạo
Đào tạo kiến
thức, kỹ năng
175 207 252 32 18.3 45 21.7
Đào tạo
Tranning
5 8 10 3 60 2 25
Đào tạo định
hướng nghề
695 738 620 43 6,2 -118 16
(Nguồn: Ban nhân sự công ty TNHH Kyoei Việt Nam).
24

Nhân viên nhân sự- Phòng Hành chính dựa vào các bản đề xuất kế hoạch đào
tạo hàng năm của các trưởng phòng, cùng với các yêu cầu về đào tạo bắt buộc của luật,
tiến hành tổng hợp lập kế hoạch đào tạo huấn luyện cho năm, báo cáo lên trưởng
phòng Hành chính. Trưởng phòng Hành chính sau khi xem xét và điều chỉnh tiến hành
lập đề xuất lên Ban giám đốc và dự tính ngân sách cho đào tạo.
Phòng Hành Chính sẽ tổ chức cuộc họp vào tháng 4 hàng năm bao gồm sự có
mặt của Ban giám đốc, Trưởng các Khối và Trưởng các phòng ban trong Công ty
để:Báo cáo về hiệu quả đào tạo năm trước; Tổng kết các chương trình đào tạo hàng
năm; Đề xuất Kế hoạch đào tạo và phát triển chung toàn công ty và dự tính ngân sách
cho đào tạo.

Sau cuộc họp Ban giám đốc sẽ cân nhắc và xem xét lại bản đề xuất về kế hoạch
đào tạo và phát triển của năm và đưa ra quyết định cuối cùng.
Bảng 2.6. Chi phí cho đào tạo và phát triển nhân lực của Công ty TNHH Kyoei Việt
Nam trong 3 năm gần đây
(Đơn vị: VNĐ).
STT
Chi phí 2012 2013 2014
So sánh
2012/2013 2013/2014
Chênh lệch Chênh lệch
1 Chi phí thuê giảng viên 23,935,000 26,200,000 27,420,000 2,265 1,220
2 Chi phí tài liệu, văn
phòng phẩm
16,400,000 20,245,000 25,768,000 3,845 5,523
3 Chi phí thuê địa điểm 33,000,000 42,000,000 47,000,000 9,000,000 5,000,000
4 Chi phí hỗ trợ người học 25,505,000 51,401,706 66,713,768 25,896,706 15,312,062
5 Tổng chi phí 98,840,000 139,846,706 191,901,768 41,006,706 52,055,062
(Nguồn: Ban nhân sự Công ty TNHH Kyoei Việt Nam).
Hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực của công ty ngày càng được chú trọng
và đầu tư. Chi phí cho hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực tăng trong các năm
2012-2014. Điều này cho thấy ban lãnh đạo công ty đã đặc biệt quan tâm tới chất
lượng nguồn nhân lực ở hiện tại và tượng lai. Việc nâng cao tay nghề đội ngũ lao động
để đáp ứng nhu cầu công việc của các bộ phận, phòng ban trong công ty. Tuy nhiên
cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo việc đào tạo đúng đối tượng, đúng nhu cầu công
việc để đạt hiệu quả cao nhất trong đào tạo và phát triển nhân lực.
25
>