ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ

CHỦ ĐỀ:
ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ
ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG
ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU
QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ
[Nhóm 3]
[Giảng viên: Nguyễn Thị Mỹ]
[HÀ NỘI - 2014]
KẾT CẤU BÀI THUYẾT TRÌNH:
1. Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng.
2. Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng.
3. Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng.
4. Bài tập thảo luận
MỤC LỤC
CHỦ ĐỀ: 1
ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ 1
ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG 1
TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG 1
VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ 1
MỤC LỤC 2
DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 4
I. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG 5
II. ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG 7
2.1 Thứ nhất, ước tính nhu cầu 7
2.2 Xét duyệt yêu cầu mua 10
2.3 Tìm kiếm thị trường 13
2.4. Lựa chọn nhà cung ứng chính thức: 16
a, Những tiêu chuẩn chính để lựa chọn nhà cung ứng: 16

b, Phương pháp đánh giá nhà cung ứng: 18
c) Vấn đề kết hợp các phương án mua 20
2
2.5. Chuyển giao đơn đặt hàng 20
2.6. Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng 21
2.7. Tiếp nhận hàng 21
2.8. Thanh toán tiền mua: 22
III. XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CUNG ỨNG 22
IV. BÀI TẬP THẢO LUẬN : BÀI 4 CHƯƠNG 5 (SBT): 24
4.1. Thủ tục kiểm toán: 24
4.2. Tiêu chí đánh giá: 25
3
DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM
1. Nguyễn Thị Thu Hà CQ531050
2. Nguyễn Bích Hòa CQ531401
3. Lô Diệu Thúy CQ533812
4. Nguyễn Thị Phương Thảo CQ533513
5. Nông Thị Thu Huệ CQ531581
6. Đinh Thị Thùy Dung CQ530609
7. Nguyễn Thị Hương CQ531838
4
I. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
Mục tiêu cơ bản của hoạt động cung ứng là đáp ứng tốt nhất yêu cầu hàng hóa đâu vào
với đầy đủ cả về số lượng, chủng loại, chất lượng giá cả và thời điểm phù hợp với mục tiêu
của từng chương trình cụ thể. Vì vậy, đánh giá quản trị nội bộ về tổ chức cung ứng cần làm
rõ các vấn đề sau:
Thứ 1: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng
Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận cung ứng cần được phân cấp phù hợp với yêu
cầu quản lý. Để thực hiện việc phân cấp này cần giải quyết 2 vấn đề:
 Xác định mức độ độc lập hay phụ thuộc của từng đơn vị để hình thành các mô hình

phân cấp: đầy đủ hay từng mặt.
 Trao các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể về cung ứng cho từng loại đơn vị: Với các
đơn vị thành viên độc lập, do được trao quyền độc lập về kinh doanh, về tài chính nên cung
ứng cũng cần được trao quyền hạn và trách nhiệm tương ứng. Với các đơn vị phụ thuộc cần
được trao quyền hạn và trách nhiệm cụ thể trong việc xác định yêu cầu mua, tham gia một số
công việc có liên quan đến tìm kiếm thị trường, về giám sát thực hiện thời hạn cung ứng và
chất lượng hàng hóa, chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng hàng hóa tại đơn vị.
Thứ 2: Quan hệ giữa bộ phận vật tư với các bộ phận khác
Đây là mqh trực tiếp giữa bộ phận vật tư với các bp chủ yếu sau:
 Các bộ phận trực tiếp dùng vật tư& các DV từ bộ phận cung ứng (đây là bộ phận trực
tiếp đưa ra các yêu cầu nên cũng cần được tham gia vào quá trình điều hành hoạt động cung
ứng).
 Các bộ phận kĩ thuật nghiên cứu : Phụ trách các vấn đề liên quan trực tiếp đến trình tự
và phương pháp điều hành về công nghệ như chất lượng vật tư , dịch vụ đầu vào và sản
phẩm đầu ra. Thông thường ở VN thì bộ phận này trùng với bộ phận trực tiếp dung vật tư và
dịch vụ. Chỉ có sự tách biệt rõ rang nhất giữa 2 bộ phận này khi công ty đang trong quá trình
nghiên cứu sản phẩm mới sử dụng các nguyên vật liệu mới, bộ phận này yêu cầu bộ phận vật
tư cung cấp NVL đúng theo tiêu chuẩn để làm sản phẩm mẫu.
 Bộ phận tiêu thụ có quan hệ chặt chẽ với bp cung ứng trong qúa trình xác định và điều
hành hđ cung ứng cả về khối lượng tiêu thụ dự kiến qua từng thời kì và chất lượng sản phẩm
cần có trong quan hệ với nguyên liệu, vật liệu hoặc dịch vụ đầu vào.
5
 Bộ phận kế toán : có quan hệ tới việc xử lý thông tin qua mỗi lần mua ,ngoài ra còn
tham gia kiểm soát suốt qt mua về các mạ liên quan đến nguồn tài chính , giá cả, thanh toán
và các lợi ích liên quan đến quá trình cung ứng.
 Hoạt động dự trữ : có quan hệ chặt chẽ với cung ứng , làm cầu nối trung gian giữa
cung ứng với hoạt động cơ ban( sản xuất và tiêu thụ) và chiến lược dự trữ qh thị trường với
nhu cầu hđ, ví dụ quản lí kho bãi Khi số lương hàng trong kho dưới định mức cho phép thì
phải báo cho bộ phận cung ứng biết để có kế hoạch mua thêm, khi lượng dự trữ quá tải thì
báo để cho bộ phận cung ứng ngừng các kế hoạch thu mua…

Thứ 3: Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng:
 Hoạt động cung ứng là quá trình phối kết hợp giữa nhiều hoạt động cụ thể trong sự
chỉ đạo thống nhất và do nhiều bộ phận đảm nhiệm
 Mục tiêu là tạo ra sự kết hợp tối ưu trên cơ sở sd hữu hiệu các quy trình cà pp kĩ thuật
đã dự tính cũng những kquả n/cứu về n/vụ ; giảm thiểu chi phí mua, nâng cao chất lượng
,hiệu quả của toàn bộ hoạt động ; tạo đươc sự đồng thuận nội bộ và tăng cường trách
nhiệm , năng lực kĩ năng của nhân viên.
Thứ 4 Địa vị pháp lí của người phụ trách hoạt động cung ứng cần
 Đảm bảo khả năng tập hợp các bộ phận có liên quan đến hoạt động cung ứng.
 Có đủ khả năng và thẩm quyền thu hút các cá nhân có đủ năng lực .
 Tạo ra được mức độ độc lập và vị trí thích hợp cho quan hệ có hiệu quả với các thành
viên bộ phận cung ứng và các nhân viên khác có liên quan .
Trong quan hệ đó người phụ trách chung hoạt động này phải là một trong những người
thuộc bộ máy lãnh đạo cao nhất trong đơn vị
Thứ 5 Vấn đề bất kiêm nhiệm
 Yêu cầu chung là cách li thích hợp các trách nhiệm trước các nghiệp vụ có liên quan
trong cùng một chu trình nghiệp vụ
 Trong hoạt động cung ứng một người không được kiêm nhiệm nhiều bước công việc
khác nhau như :
+ Giữa đặt hàng với cung ứng
+ Giữa cung ứng với nhận hàng
+ Giữa nhận hàng với lưu kho
+ Giữa cung ứng nhận hàng với thanh toán
6
II. ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
Để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ về cung ứng và có cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt
động và hiệu năng quản lý cần nghiên cứu các quy tắc cơ bản của quá trình tác nghiệp qua
các bước:
2.1 Thứ nhất, ước tính nhu cầu.
Để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cần

khẳng định được tính khoa học của phương pháp ước tính nhu cầu trình tự và phương
pháp điều hành trong quan hệ với việc thông tin kịp thời cho bộ phân cung ứng cũng như
tính pháp lý của việc xác định như cầu.
• Những yếu tố làm căn cứ xác định nhu cầu bao gồm:
- Một là, chương trình mục tiêu của hoạt động trong quan hệ với việc xác định quy
mô, cơ cấu và thời gian cung ứng từng loại vật tư hoặc dịch vụ cụ thể;
Mỗi hoạt động của doanh nghiệp đều được xây dựng chương trình, mục tiêu cụ thể với
nhu cầu vật tư khác nhau về chủng loại, chất lượng. Cung ứng vật tư đầu vào có đặc điểm
nhều chủng loại với số lượng và chất lượng, thời gian cung ứng khác nhau do nhu cầu sử
dụng và thời gian đáp ứng vật tư ở nhiều bộ phận. Cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất
lượng, đúng về quy cách, kịp thời về thời gian và phải đồng bộ tạo tiền đề cho sự liên tục của
hoạt động.
Ví dụ như trong doanh nghiệp sản xuất, khi lập dự toán sản xuất kinh doanh tạo lập
mối quan hệ phù hợp giữa các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp, hoạt động
của DN được cụ thể hóa thành hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị, về số lượng
như số lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu về chất
lượng, số lượng, thời gian cung ứng… Để thực hiện quá trình sản xuất trơn chu đòi hỏi phải
đảm bảo thường xuyên, liên lục nguyên vật liệu và máy móc thiết bị… chỉ có đảm bảo đủ về
số lượng, đúng mặt hàng, đúng về chất lượng và kịp thời các loại vật tư thì quá trình sản xuất
mới tiến hành được bình thường và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả, đạt được mục tiêu.
7
Những vi phạm, sai sót dù nhỏ trong quá trình đảm bảo vật tư cũng dẫn đến gián đoạn trong
sản xuất, gây ứ đọng vốn và mất đi cơ hội kinh doanh.
- Hai là, định mức sử dụng và dự trữ cùng các tiêu chuẩn kĩ thật làm căn cứ xác định nhu
cầu trong quan hệ với tính tiên tiến của tiêu chuẩn và trách nhiệm của bộ phận kĩ thuật, vật
tư, dự trữ.
Định mức sử dụng là lượng vật tư cần thiết phải hao phí để hoàn thành một đơn vị khối
lượng công việc ở điều kiện nhất định. Như định mức nguyên vật liệu phản ánh lượng
nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm. Nhờ vào định mức sử dụng và dự trữ
mà xác định nhu cầu nguyên vật kiệu nhằm thực hiện kế hoạch sản xuất và cung ứng kịp

thời, hiệu quả.
Tiêu chuẩn để sản xuất sản phẩm : Nếu tiêu chuẩn sản xuất cao, đồng nghĩa chất lượng
sản phẩm cao, khắt khe trong khâu đầu vào về chất lượng đầu vào và giá thành nguyên vật
liệu đầu vào. Tất nhiên nhà quản lý phải xem xét và cân nhắc việc tiêu chuẩn mà bộ phận
Nc và PT đặt ra có phù hợp với mục tiêu của DN, sự quy chuẩn của quốc tế (sự tiên tiến của
tiêu chuẩn) mặt khác,việc đặt ra tiêu chuẩn có tốt, áp đặ khung định mức và dự trữ có vẻ là
tốt đến đâucũng ko thể hoàn thành nếu ko cân nhắc tới yêu tố thứ 3 đó chính là con ngườimà
ở đây là những người trực tiếp tham gia vào quá trình lên tiêu chuẩn định mức và bảo quản
nguồn lực đầu vào này bao gồm: bộ phận kỹ thuật bộ phận vật tư bộ phạn dự trữ, bến bãi,
kho hàng
- Ba là, những dự án riêng cần đến những vật tư, dịch vụ đặc biệt; Những dự án của
doanh nghiệp yêu cầu những vật tư đặc biệt cũng là căn cứ để toán, dự đoán số lượng, chủng
loại cần mua, đáp ứng nhu cầu sử dụng.
- Bốn là, nhu cầu dự trữ bình thường hoặc đặc biệt được tính toán trên cơ sở khoa hoc;
trong các doanh nghiệp sản xuất, lượng dự trữ được quy định để đảm bảo cho quá trình sản
xuất được quy định để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra bình thường. Yêu cầu dự trữ vừa
đủ, không thừa vì sẽ tốn kém chi phí bảo quản, chi phí ứ đọng vốn, không thiếu vì làm sản
8
xuất gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh.Việc xác định nhu cầu dự trữ được tính toán dựa
trên cơ sở khoa học cụ thể.
- Năm là, nhu cầu khác do các bộ phận đơn vị đặt ra.
• Việc xem xét quá trình phối – kết hợp trong cung cấp và sử dụng thông
tin ước tính từ phương pháp đơn giản như sử dụng thẻ kho đến phương pháp tự động
bằng hệ thống tin học hiện đại trong việc chuyển tiếp thông tin liên quan đến xác định nhu
cầu.
Hầu hết các công ty đều sử dụng những mẫu phiếu in sẵn và đánh số cho các nhu cầu từ
những phòng, ban, tổ sản xuất. Người yêu cầu vật tư cần lập ít nhất 2 bản: một bản gửi đến
phòng cung ứng, bản còn lại được lưu trữ trong hồ sơ của bộ phận có nhu cầu.
Ngày nay, ở những doanh nghiệp tiên tiến trên thế giới người ta đã sử dụng hệ thống máy
vi tính để quản lý vật tư và xác định nhu cầu vật tư. Trong mạnh nội bộ có đầy đủ các thông

tin về các loại vật tư thông dụng, lượng tồn kho, giá cả,… để các bộ phận có nhu cầu dễ dàng
tham khảo. khi có nhu cầu, các bộ phận sẽ lập phiếu yêu cầu (điện tử), qua mạng nội bộ
truyền trực tiếp cho phòng cung ứng và chu trình mua hàng sẽ đi vào hoạt động.
Trong số những công ty quản lý vật tư bằng máy vi tính thì hầu hết đều sử dụng những
chương trình kiểm soát hàng tồn kho tự động, chương trình giúp xác định mức dự trữ tới hạn
của các loại vật tư – mà tại đó công ty cần phải mua hàng bổ sung. Khi phát hiện mức dự trữ
tới hạn, máy tính sẽ tự động in ra 1 phiếu yêu cầu bổ sung hàng dự trữ gửi thẳng đến phòng
cung ứng. Loại phiếu này thay thế cho “phiếu đặt hàng lưu động” được sử dụng trong hệ
thống theo dõi tồn kho xử lý bằng tay.
Trong mỗi phương pháp trên, cách thức cụ thể với một phương tiện đặc thù và quan trọng
hơn là phải giúp ích cho việc xác định nhu cầu theo các mục tiêu cụ thể. Yêu cầu này cần
được tiếp tục xem xét, giải quyết ở các bước kế tiếp: xét duyệt nhu cầu;
• Ước tính nhu cầu cần được xem xét trên khía cạnh pháp lý về trách nhiệm, cả về thủ
tục xác định nhu cầu:
9
- Về trách nhiệm xác định nhu cầu cần căn cứ vào quy định cụ thể của đơn vị trong quan
hệ với quy định chung. Nói chung, nhu cầu này phải do một bộ phận độc lập với bộ phận
cung ứng (như bộ phận sử dụng vật tư, dịch vụ hoặc qua bộ phận kế hoạch, kinh doanh hoặc
vật tư) xác định.
( Cô ơi, cô giải thích thêm về phần này cho em được không ạ?)
- Về thủ tục: xác định nhu cầu cần căn cứ vào chứng từ hợp lệ như các đơn mua hàn hay
những bảng kê nhu cầu từng loại vật tư hay dịch vụ kèm theo những đặc điểm kĩ thuật cụ thể
do những người có trách nhiệm lập và gửi tới. Những đặc điểm kĩ thuật này có thể đã được
tiêu chuẩn hóa hoặc sẽ là cơ sở cho việc tiêu chuẩn hóa sau này. Theo xu hướng chung về
đơn giản hóa thủ tục, đặc biệt với những mặt hàng hay những hoạt động đã ổn định và đã tạp
được tính nề nếp, có thể đơn giản hóa một số thủ tục hành chính như những bảng kê tiêu
chuẩn kĩ thuật nói trên hay tương tự là những lệnh di chuyển.
2.2 Xét duyệt yêu cầu mua
Xét duyệt yêu cầu mua bao gồm cả 2 loại công việc: trước tiên là kiểm tra lại các thông
tin ở tầm cao hơn và yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi khi cần. Sau cùng là kí duyệt hoặc bác bỏ

yêu cầu nếu không sửa đổi bổ sung làm rõ được vấn đề đặt ra . Do vậy, trong kiểm toán hoạt
động, xét duyệt cần được đánh giá cả về pháp lý lẫn nghiệp vụ:
* Về mặt pháp lý, đánh giá quản trị nội bộ hoạt động cung ứng thường quan tâm nhều tới
cả địa vị pháp lý cả người xét duyệt và cả thủ tục pháp lý qua quá trình xét duyệt
+ Người xét duyệt phải là người có đủ thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc quy
định của đơn vị: có thể là giám đốc hay trưởng bộ phận cung ứng.
+ Người xét duyệt phải là người có thể ủy quyền kiểm tra lại các thông tin cho bộ phận
cung ứng song việc ký duyệt phải theo đúng quy định pháp lý có hiệu lực.
+ Về thủ tục pháp lý, các trình tự cần được dự kiến trước cả bước cụ thể cùng các mẫu
giấy tờ cần thực hiện trong từng bước. Với giấy yêu cầu mua cần có chữ kí của người phụ
trách bên yêu cầu và bộ phận cung ứng.
10
* Về nghiệp vụ, “Xét” và “duyệt” được gắn nhưa hai mặt của một vấn đề và đều cần
được thực hiện ở tầm cao hơn với ý nghĩa kết nối nhiều mối quan hệ trên phạm vi rộng hơn.
Mục tiêu chủ yếu của quá trình xét duyệt này bao gồm:
Một là, mức đầy đủ (đồng bộ) của các chương trình, dự án có nhu cầu vật tư, dịch vụ cụ
thể;
- Khi nhận được các tài liệu trên, nhân viên phòng cung ứng phải kiểm tra kỹ lưỡng độ
hoàn chỉnh và tính chính xác của chúng. Trên cơ sở đó tổng hợp nhu cầu từng loại vật tư.
Điều này đặc biệt quan trọng là các loại vật tư phải được mô tả thật rõ ràng, đầy đủ và chính
xác.
Hai là, độ tin cậy (chính xác) của những thông tin cơ sở về nhu cầu mua;
- Xác định lượng vật tư cần mua thì sau khi tổng hợp được nhu cầu vật tư của tất cả các
bộ phận cung ứng phải tiến hành kiểm tra hàng tồn kho (kiểm tra trên sổ sách, giấy tờ, máy
tính và đối chiếu với tồn kho thực tế). Nếu loại vật tư nào trong kho còn đủ để đáp ứng nhu
cầu thì sẽ không cần mua thêm.
Ba là, mức đầy đủ (toàn diện) và kịp thời (nhạy bén) của việc cung cấp thông tin liên
quan đến nhu cầu đặc biệt của những thông tin liên quan đến khả năng lỗi thời hoặc khan
hiếm của hàng hóa trong tương lai; Đối với những mặt hàng khan hiếm cần có những kế
hoạch mua hàng phù hợp, không mua thừa vì gây lãng phí nguồn tài chính do tính chất nhạy

cảm của chúng. Nếu mua thừa, doanh nghiệp có thể phải bỏ ra một khoản tiền lớn nhưng lại
không sử dụng được trong tương lai do lỗi thời. Do đó, đây là một trong những mục tiêu
quan trọng cần hướng đến trong quá trình xét duyệt.
Bốn là, mức công khai hóa và đồng thuận với những bộ phận có liên quan trong nội bộ
đơn vị và mức minh bạch hóa trong quan hệ với lợi ích của hoạt động cung ứng;
Năm là, khả năng mua thể hiện qua sự hiện hữu của hàng hóa trên thị trường và khả năng
thay thế qua hướng dẫn của bộ phận vật tư cho người yêu cầu; Hàng hóa không có trên thị
trường là một khó khăn cho việc tìm kiếm nguồn hàng,
11
Sáu là, lợi ích chung của hoạt động cung ứng cùng những lợi ích và khả năng thay thế
(kể cả tự sản xuất);
Bảy là, khả năng thanh toán trong kì này và trong tương lai;
Thông thường, sau khi yêu cầu mua được xét duyệt, bộ phận cung ứng sẽ thực hiện yêu
cầu này. Tuy nhiên tùy theo phân cấp quản lý tài chính và cung ứng và tùy theo việc vận
dụng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, bộ phận cung ứng có thể ủy quyền mua cho đơn vị
đã các định yêu cầu mua. Có thể cho đây là trường hợp đặc biệt của được cơ chế phân cấp và
nguyên tắc ủy quyền cho phép. Mặc dầu vậy, việc ủy quyền mua phải được xem xét trên
nhiều mặt:
Một là, khẳng định hàng hóa trong yêu cầu mua không có trong đơn vị
Ủy quyền mua chỉ được cho phép khi khẳng định nhu cầu mua là có thật. Cơ sở của việc
khẳng định đó trước hết là mặt hàng trong yêu cầu mua không sẵn có trong đơn vị. Bộ phận
cung ứng với mối quan hệ vốn có về mua hàng với tất cả các bộ phận để chịu trách nhiệm về
vấn đề này;
Hai là, khả năng sản xuất tại chỗ loại hàng cần mua
Đây là một yếu tố khẳng định không chỉ tính có thật mà cả tính bất khả kháng của yêu
cầu mua. Nếu tính bức bách trên không tồn tại thì việc tự sản xuất vẫn có thể mang lại nhiều
lợi ích, đặc biệt là khi nhu cầu và giá cả của loại hàng hóa này tăng lên hoặc khi hoạt động
của đơn vị đang gặp khó khăn. Trong trường hợp giá cả của loại hàng hóa này trên thị trường
cao ảnh hưởng đến tình hình thanh toán của doanh nghiệp, và các hoạt động khác cũng bị
ảnh hưởng theo vì nguồn tài chính của công ty hạn chế.

Việc sản xuất tại chỗ thay thế hoạt động mua này, về nguyên tắc, do bộ phận cung ứng đề
xuất.
Ba là, khả năng mua được mặt hàng theo yêu cầu
12
Nói chung những mặt hàng thông dụng thường có sẵn trên thị trường; Với những mặt
hàng đặc dụng thường phải đặt trước hoặc tìm mặt hàng thay thé hoặc gia công lại từ những
mặt hàng tương tự v.v. Với những tình huống đặc biệt này, bộ phận cung ứng cần chủ động
tìm hiểu trước và thảo luận với bên yêu cầu để có phương án giải quyết tốt nhất có thể có;
Bốn là, việc xét trước khoản ngân sách mua hàng. Ngân sách mua hàng là một trong
những yếu tố quan trọng để xem xét mua hàng. Nếu mua hàng vượt quá ngân sách sẽ ảnh
hưởng đến tình hình tài chính của công ty, về khả năng thanh toán,yêu cầu đặt ra cần được
mua được vật tư trong khoản ngân sách và đồng thời đảm bảo hiệu quả đầu vào về chất
lượng, giá cả…
Mọi nhu cầu mua đều có xét duyệt trước khoản ngân sách cùng các phương án thanh toán
thích hợp. Vấn đề càng trở nên hệ trọng với nhu cầu vượt quá khoản ngân sách đã được
duyệt;
Năm là, nguồn tài chính cho việc chi trả tiền hàng: Mỗi hoạt động cung ứng đều gắn với
nghĩa vụ tài chính của bên mua với bên bán. Với việc xem xét ủy quyền, vấn đề đặt ra cho
mỗi thương vụ là tính toán trước nguồn tài chính vào thời điểm mua để ra được kế hoạch
mua hàng cụ thể, bên cạnh đó, khả năng thanh toán cùng các phương án tương thích để có
thể mua hàng hay đẩy lùi thời gian mua hoặc giảm số lượng mua…
Sáu là, thủ tục ủy quyền
Trên cơ sở quy định của đơn vị về ủy quyền và phê chuẩn, việc ủy quyền cần được thể
hiện cả trên giấy tờ cụ thể hoặc ngay trên đơn đặt hàng; hoặc trên giấy ủy quyền bổ sung.
Thông tin quỷ quyền được xử lý qua phê duyệt bổ sung. Mọi thủ tục phải được hoàn tất
trước khi thực hiện hoạt động mua.
2.3 Tìm kiếm thị trường
Mục tiêu của tìm kiếm thị trường là định hướng việc chọn nhà cung cấp vào những
trọng điểm xác định trên cơ sở hiểu biết chung ban đầu về thị trường vật tư hoặc dịch vụ theo
yêu cầu đã được duyệt. Có thể coi bước công việc này là khâu cơ sở cho bước lựa chọn nhà

13
cung ứng chính thức. Do vậy, trong bước này, kiểm toán chủ yếu tập trung vào những trình
tự hoặc những phương pháp tìm kiếm thị trường qua quá trình lựa chọn những nhà cung ứng
tiềm năng. Những phương pháp này chủ yếu bao gồm:
Một là, tìm hiểu hồ sơ về các nhà cung ứng chiến lược của đơn vị;
Đối với các tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung ứng tốt thật sự là một
tài nguyên vô giá, bởi chính nhà cung ứng sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của DN. Nhà
cung ứng tốt không chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá cả hợp
lý,… mà còn hỗ trợ khách hàng phát triển sản phẩm, phân tích giá trị, sẵn sàng hợp tác trong
các chương trình giảm chi phí, giúp người mua đạt được hiệu quả cao hơn. Lựa chọn nhà
cung ứng tốt và quản lý được nhà cung ứng, là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức có được sản
phẩm, dịch vụ chất lượng như mong muốn với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương
trường, bên cạnh đó còn luôn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt được
thành tích cao hơn.
Ngày nay, việc mua được nguyên vật liệu với giá cả chấp nhận được từ nhà cung ứng
ngày càng trở nên khó khăn. Việc DN có thể giảm chi phí liên quan đến việc mua hàng
và tăng lợi nhuận mà không phải tăng sản lượng bán hoặc giảm chất lượng của sản
phẩm, thì quản trị mối quan hệ nhà cung ứng (SRM) là một cách tiếp cận toàn diện để
quản lý các tương tác của DN với các tổ chức cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà DN sử
dụng. SRM được hiểu là “tập hợp các phương pháp và ứng dụng cần thiết đối với việc
tương tác với nhà cung ứng sản phẩm dịch vụ nhằm mang lại lợi nhuận cho DN”. Theo đó,
SRM cũng được mở rộng thêm là cách thức xây dựng mối quan hệ gần gũi hơn với nhà
cung ứng chiến lược đã được lựa chọn nhằm tìm ra những đặc điểm có thể tăng cường mối
quan hệ trong khi vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở đôi bên
cùng có lợi và cùng nhau tăng cường khả năng tạo ra nguồn lợi nhuận mới.
Hai là, cập nhật những thông tin mới về thị trường qua quảng cáo, niên giám thương
mại, các bản tin hoặc tạp chí chuyên ngành, các hội nghị khách hành hoặc các cuộc triển
lãm….;
14
Không phải tất cả hàng hóa đã mua hoặc sắp mua bạn đều hiểu rõ về chúng, vì thế việc

đầu tiên trước khi mua hàng bạn phải tìm hiểu thật kĩ về hàng hóa sắp mua thông qua việc tự
tìm hiểu/tìm kiếm thông tin trên Internet (đây là 1 công cụ khá hữu hiệu và thông dụng) hoặc
qua các bộ phận yêu cầu, bộ phận thiết kế/kĩ thuật hoặc qua kênh của các nhà cung cấp/đại
diện (vì những nhà cung cấp/đại diện thường hiểu rất kĩ về dòng sản phẩn của họ nên họ có
thể tư vấn khá chi tiết cho chúng ta) hoặc có thể tìm hiểu thông tin qua bạn bè cùng làm mua
sắm/thương mại như bạn vì có thể họ đã nghiên cứu hoặc từng mua sản phẩm đó. Bạn tìm
hiểu càng kĩ về hàng hóa sắp mua bao nhiêu thì rủi ro mua hàng không chính xác sẽ giảm
bấy nhiêu. Tuy nhiên xác suất mua phải hàng không đúng không phải là không có, vì vậy khi
đánh giá kĩ thuật của hàng hóa trước khi quyết định đặt hàng, chúng ta có thể nhờ sự tư
vấn/giúp đỡ của các bộ phận kĩ thuật liên quan.
Khi bạn có những hiểu biết sâu sắc về kĩ thuật hoặc bạn xuất thân từ dân kĩ thuật thì đó
là một lợi thế khá lớn của bạn khi thực hiện việc mua hàng mà đặc biệt là trong các lô hàng
phức tạp. Kĩ năng tự nghiên cứu, kĩ năng giao tiếp với nhà cung cấp được đặc biệt quan tâm
trong công tác này.
Tuy nhiên, làm thế nào để tìm được đúng hội công nghiệp? Tham khảo các tài liệu trợ
giúp xác định địa chỉ như danh bạ về các hội, các hội thương mại và nghiệp vụ khác, tìm
kiếm trên mạng Sử dụng trang web để tìm kiếm các nhà cung cấp là cách khai thác đặc biệt
rẻ tiền nhưng rất hiệu quả. Với các công cụ tìm kiếm mạnh như Google, có thể tìm thấy các
nhà cung cấp trên toàn thế giới. Các công ty khu vực, các cửa hàng bán lẻ thành công ở một
khu vực địa lý cũng là một nguồn hàng tốt.
Ba là, tiếp xúc với đại diện các nhà cung cấp để tìm hiểu thông tin về sản phẩm hay kĩ
thuật mới và tạo thiện cảm với những đại diện này; như công dụng, các chỉ tiêu kĩ thuật hay
báo giá….
Bốn là, tìm hiểu số lượng người cung cấp thông tin về nhà cung ứng mới cũng như
những đối tác của nhà cung ứng này.
15
Trên cơ sở những thông tin ban đầu, bộ phân cung ứng sẽ chọn ra nhà cung cấp tiềm
năng và có đánh giá những mặt mạnh yếu của từng nhà cung cấp
2.4. Lựa chọn nhà cung ứng chính thức:
Tìm kiếm được một nguồn cung ứng tốt, có khả năng đáp ứng các yêu cầu của công ty là

mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Có được nguồn cung bền vững doanh
nghiệp có thể duy trì được hoạt động sản xuất được liên tục, cạnh tranh được với đối thủ, sản
phẩm làm ra đạt chất lượng cao, giá thành hạ,…góp phần đẩy mạnh sự phát triển của doanh
nghiệp.
Như vậy, lựa chọn nhà cung ứng chính thức là một vấn đề cần được quan tâm; tuy chỉ là
một quyết định cụ thể song lại liên quan trực tiếp đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả
hoạt động và hiệu năng quản lý. Do vậy, kiểm toán viên hoạt động cần nghiên cứu những
tiêu chuẩn chính, những phương pháp lựa chọn nhà cung ứng chính thức để làm căn cứ để
đánh giá hoạt động này.
a, Những tiêu chuẩn chính để lựa chọn nhà cung ứng:
Tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng bao gồm ba yếu tố cơ bản: số lượng (chi tiết theo
chủng loại), chất lượng và giá cả.
- Với yếu tố số lượng vật tư hoặc khối lượng dịch vụ: Cần xem xét xem với số lượng
cần thiết mua, nhà cung ứng có khả năng cung cấp đúng số lượng theo đúng thời gian yêu
cầu hay không; số lượng phải được tính cụ thể theo từng khoản mục, chi tiết đến từng kích
cỡ, phẩm cấp và các tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể. Đồng thời, số lượng cần chi tiết cho từng
thời kỳ cụ thể của quá trình hoạt động, đặc biệt đối với những hoạt động hoạt động theo chu
kỳ xác định.
Ví dụ: Công ty sản xuất bánh Hoa Mai, đến trung thu và tết, nhu cầu về bánh tăng mạnh
(do yếu tố mùa vụ), sản lượng tiêu thụ tăng mạnh, như vậy vào 2 – 3 tháng trước trung thu
hoặc tết, DN cần phải thu mua nguyên vật liệu cho sản xuất: cần 100,000 kg bột mỳ tương
ứng 1000 bao với 100kg/bao. Có 4 nhà cung ứng:
16
A: có sẵn 900 bao đảm bảo cung cấp đủ 1000 bao sau 2 tuần ký hợp đồng; giá
1.100.000/bao, chất lượng tốt. Nhà cung ứng quen thuộc và lâu dài của doanh nghiệp.
B: có sẵn 1200 bao; giá 1.000.000 đồng/bao chất lượng khá tốt.
C: có 950 bao, gía 850.000 đồng/bao, chất lượng bình thường.
 Đầu tiên phòng thu mua cần xác định xem với số lương bột mỳ như trên, Nhà cung
ứng nào có thể đáp ứng được nhu cầu về số lượng và hoàn thành việc cung ứng đúng thời
hạn; xem xét xem với những bao mẫu có đủ tiêu chuẩn về số kg/bao hay không, có được

đóng gói đúng kỹ thuật và còn thời hạn hay không. Nếu đáp ứng được thì sẽ lọc nhà cung
ứng đó ra và tiếp tục xem xét các tiêu chuẩn tiếp theo về chất lượng, về giá cả.
 Loại nhà cung cấp C.
- Với yếu tố chất lượng vật tư hoặc dịch vụ cần mua: Chất lượng của vật tư hàng hóa
đầu vào này cần đáp ứng được những yêu cầu về kỹ thuật, về chất lượng của sản phẩm hoặc
dịch vụ đầu ra phù hợp với mục tiêu hoạt động.
Với ví dụ trên, Bột mỳ cần phải đáp ứng được yêu cầu: màu sắc đúng tiêu chuẩn: trắng
ngà, mịn, đều, không bị vón cục hay bị ẩm…để đảm bảo khi sử dụng bột mỳ này để làm
bánh sẽ ngon hơn, hấp dẫn hơn.
 Cả A và B đều đạt yêu cầu.
- Với yếu tố giá cả trong quan hệ với các dịch vụ đi kèm: Chính sách giá cả cần phải
được xem xét trong hàng loạt các mối qua hệ giữa mức giá với chất lượng vật tư dịch vụ
được cung ứng và các dịch vụ đi kèm; giữa hiệu quả trước mắt và hiệu quả lâu dài trong hoạt
động của đơn vị….Giải quyết được các mối quan hệ này chính là cơ sở cho việc đảm bảo
hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý qua mục tiêu và phương
thức thực hiện chính sách giá cả.
Chẳng hạn, mối quan hệ giữa với hoạt động cơ bản và hoạt động lâu dài của đơn vị; quan
hệ giữa giá rẻ với mục tiêu lợi ích trước mắt với lợi ích lâu dài tạo uy tín và thương hiệu trên
cơ sở quan hệ thường xuyên và lành mạnh với đối tác là các vấn đề được cân nhắc.
Các dịch vụ cung ứng đi kèm thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
• Đặc điểm địa lý: ảnh hưởng trực tiếp đến cự li, địa hình, loại hình vận chuyển…và từ
đó ảnh hưởng đến cước phí vận chuyển;
• Khả năng sản suất: ảnh hưởng đến số lượng cung ứng đặc biệt là vào giai đoạn khẩn
trương;
• Các dịch vụ gia tang theo gợi ý của bên cung ứng như: thay đổi công nghệ hay gia
công thêm những công đoạn hay chi tiết do những đòi hỏi mới hay làm tang chất lượng hoặc
17
tính hấp dẫn, tính cạnh tranh của hang hóa; dịch vụ mới, kĩ thuật cao sao với số ít chuyên gia
có thể cung ứng;
• Các dịch vụ bảo hành, dịch vụ sau bán hang khác;

• Thỏa thuận của nhà cung ứng về tang trình tự hoặc phương pháp kiểm soát để tránh
rủi ro có thể xảy ra trong hoàn cảnh đột biến (kể cả khả năng đình công ở bên cung ứng);
• Dịch vụ cho những nhu cầu về thông tin nói chung và về phân tích tài chính của nhà
cung ứng nói riêng…
Với tác động của các yếu tố trên, giá mua vật tư hang hóa dễ bị đẩy lên so với dự kiến do
đó các yếu tố này cần được nghiên cứu đầy đủ trong quá trình kiểm toán hoạt động.
Ví dụ: Với mục tiêu lợi ích trước mắt, DN có thể chọn B, giá rẻ, chất lượng khá tốt làm
nhà cung cấp; Với mục tiêu hoạt động lâu dài DN có thể chọn A, giá cao hơn, chất lượng tốt
làm nhà cung cấp chính thức.
 Cả A và B đều đáp ứng được các yếu tố về số lượng, chất lượng, giá cả, có thể chọn A
hoặc B làm nhà cung ứng tùy theo mục tiêu của DN. Tuy nhiên A là nhà cung ứng đã hợp
tác lâu lâu năm với DN, DN có sự hiểu biết về A nên có thể giảm được các rủi ro trong quá
trình mua vật tư và sẽ được hưởng các chính sách ưu đãi, các dịch vụ đi kèm tốt hơn so với
B, do đó nên chọn A làm nhà cung ứng chính thức.
b, Phương pháp đánh giá nhà cung ứng:
Doanh nghiệp sử dụng ba phương pháp chính để lựa chọn nhà cung ứng hiệu quả nhất là:
phân loại, hệ số chuẩn và mức chi đã điều chỉnh.
Phương pháp phân loại nhà cung ứng: có thể phân loại thành các loại có chất lượng khác
nhau (tốt, trung bình, kém) kèm theo các chỉ tiêu đánh giá khác nhau.
Để khách quan, có thể dùng bảng thăm dò những người hiểu biết tất cả các nhà cung ứng
tiềm năng; bảng thăm dò cần có đủ tiêu chí cơ bản để đánh giá nhà cung ứng. Vì mỗi tiêu chí
được đánh giá định tính nên phương pháp này có nhược điểm là không rõ ràng và phụ thuộc
nhiều vào cảm nhận và cách thức nhận định của mỗi người.
Phương pháp chấm điểm có hệ số hoặc mức điểm tối đa (trọng số) theo tầm quan trọng
của từng chỉ tiêu: phương pháp này được áp dụng khá phổ biến khi cần xác định cụ thể vị trí
của từng nhà cung ứng theo từng tiêu chí có tầm quan trọng khác nhau.
18
Ví dụ: để đánh giá nhà cung ứng, Công ty STEVINA sử dụng phương pháp chấm điểm
có trọng số với các tiêu thức như sau:
STT

TIÊU THỨC
ĐÁNH GIÁ
ĐIỂM
TRỌNG
SỐ
0,5-1 1,5-2 2,5-3
1
Chất lượng sản
phẩm
Có sai sót ngoài
quy định tạmchấp
nhận được
Sai sót trong
phạm vi cho
phép
Đúng với thỏa
thuận
4
2
Thời gian giao
hàng
Chậm 2 ngày Chậm 1 ngày
Giao đúng thời
gian yêu cầu
4
3 Giá bán Gía bán lẻ Giá bán sĩ
Có chiết khấu
theo số lượng
4
4

Phương thức
thanh toán
Trả ngay
Trả chậm 07
đến 10 ngày
Trả chậm 15
đến 20 ngày
2
5
Phương thức
giao hàng
Giao tại kho bên
bán trong TP
Giao tại kho
bên bán trong TP
Giao tại cty 1
6
Sự phản hồi
đối với những sự
cố phát sinh
Trên 8 tiếng
Từ 4 đến 8
tiếng
Dưới 4 tiếng 1
7
Thời hạn đã
giao dịch
Dưới 1 năm Từ 01 đến 03
Từ 03 năm trở
lên

1
8
Quy mô sản
xuất
Hàng chợ
Cơ sở sản
xuất
Công ty 1
9
Số lượng hàng
hóa tối đa đáp ứng
yêu cầu công ty
Chỉ đáp ứng <
50% số lượng
Đáp ứng từ
50 -< 100%
Không giới hạn 1
Tổng cộng 19
Ghi chú: Đối với nhà cung ứng mới, không đánh giá tiêu chuẩn trong phần Số thứ tự
Nhà cung ứng được chọn phải đáp ứng đủ 02 điều kiện:
19
- Điểm trung bình > 1.5 điểm. Điểm trung bình = (Tổng điểm * hệ số ) / tổng hệ số.
- Điểm chất lượng > 1.5 điểm
c) Vấn đề kết hợp các phương án mua
Doanh nghiệp cần kết hợp các phương thức mua và kết hợp nhiều nhà cung ứng để khắc
phục nhược điểm tính đơn phương. Thường có hai loại kết hợp chính:
Một là, kết hợp giữa phương thức mua trực tiếp với phương thức mua từ bán buôn.
Mua trực tiếp có ưu điểm là mua từ gốc nên vừa có lợi, vừa ít rủi ro do không qua trung
gian. Nhược điểm:do cung ứng đơn phương dễ dẫn đến bị động vào một nhà cung ứng duy
nhất.

 Cần kết hợp giữa các phương thức mua để hạn chế rủi ro.
Hai là, kết hợp những nhà cung ứng khác nhau
Ưu điểm: đảm bảo tính an toàn của hoạt động cung ứng và tăng tính cạnh tranh giữa các
nhà cung ứng.
Nhược điểm: nhiều nhà cung ứng =>nhiều mối quan hệ =>yêu cầu ứng xử phải linh hoạt
hơn, trình tự và phương pháp tiến hành cần được tổ chức tốt hơn,…
 Cần cân nhắc thận trọng về số lượng nhà cung ứng, xem xét lợi ích lâu dài, sự tín
nhiệm đối với đối tác.
2.5. Chuyển giao đơn đặt hàng
Sau khi thực hiện bốn bước trên, doanh nghiệp cần tiến hành lập đơn đặt hàng / hợp đồng
cung ứng và chuyển cho nhà cung ứng bằng 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: doanh nghiệp lập đơn đặt hàng, quá trình giao dịch bằng thư, email, fax,…=>nhà
cung ứng chấp nhận đơn đặt hàng, kí hợp đồng.
20
Cách 2: doanh nghiệp lập đơn đặt hàng, quá trình đàm phán, gặp mặt trực tiếp =>kí kết
hợp đồng cung ứng.
Sau đó, nhà cung ứng làm xong thủ tục xác nhận sẽ chuyển lại một bản đơn đặt hàng cho
doanh nghiệp. Cuối cùng, đơn đặt hàng sẽ được luân chuyển theo quy trình của doanh
nghiệp.
2.6. Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng
Bộ phận cung ứng phải thực hiện việc theo dõi đến khi nhận được hàng để thực hiện
đúng thời hạn cung ứng đã được thỏa thuận. Trình tự thực hiện tùy thuộc vào mức độ hệ
trọng của việc cung ứng.
VD: trong một giao dịch với số lượng hàng lớn, theo dõi thực hiện đơn đặt hàng có thể
chia thành 2 giai đoạn. giai đoạn 1: nhà cung ứng sản xuất, tích lũy hàng hóa vật tư để cung
ứng. trong giai đoạn này đơn vị có thể gặp nhà cung ứng để nắm bắt tình hình thực hiện số %
sản lượng hàng hóa theo đơn đặt hàng. Giai đoạn 2: vân chuyển hàng hóa vật tư từ nhà cung
ứng đến đơn vị. Trong giai đoạn này có thể nảy sinh những rủi ro (mắc kẹt do bão lũ, rủi ro
do phương tiện vận tải bị đắm, lật đổ, đâm va vào vật thể khác,… ) , bộ phận cung ứng cần
phải gặ gỡ nhà cung ứng để tháo gỡ khó khăn và hạn chế những khó khăn.

2.7. Tiếp nhận hàng
Bộ phận tiếp nhận hàng chịu trách nhiệm xem xét vật tư, dịch vụ được cung ứng về số
lượng và chất lượng.
Khi xảy ra những vấn đề về số lượng thiếu hụt hoặc vượt quá mức đơn đặt hàng; chất
lượng, chủng loại không đúng với những thỏa thuận trong đơn hàng; hàng hóa bị hư hoảng
trong quá trình vận chuyển,… Cần liên hệ ngay với nhà cung ứng để đưa ra những giải pháp
thích hợp như trả lại toàn bộ hay từng phần lượng hàng hóa đang giao nhận, điều chỉnh lại
giá cả, xử phạt người vận chuyển,…tùy tình huống và nguyên nhân cụ thể.
21
2.8. Thanh toán tiền mua:
Đây là một bồ phận của kiểm toán hoạt động tài chính. Trên góc độ mua hang, ở giai
đoạn này, bộ phận vật tư cần tập hợp và chuyển đủ cho thủ quỹ những giấy tờ hợp lệ chững
minh cho sự hoàn tất của hoạt động: từ đơn yêu cầu mua và giấy đặt hang qua phiếu nhận
hang đến hóa đơn của nhà cung ứng. Bộ phận vật tư ( có thể phối hợp với bộ phận kế toán)
kiểm tra lại các chứng từ này cả về sự đồng bộ lẫn tính hợp lý, chính xác của các thông tin
trên các chứng từ này. Sau đó thủ quỹ sẽ lập phiếu chi tiền mặt giao cho người có trách
nhiệm thanh toán với nhà cung ứng.
Trên cơ sở nghiên cứu tất cả các mặt có liên quan nói trên, kiểm toán hoạt động đưa ra
đánh giá về hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng đã và đang được thự hiện. cũng trên
cơ sở đó có thể nghiên cứu đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.
III. XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CUNG ỨNG
Việc đánh giá hoạt động được thực hiện đồng bộ cho toàn bộ cuộc kiểm toán.
Tuy nhiên cũng tùy theo mục tiêu và tính chất của từng cuộc kiểm toán việc xây dựng
chương trình kiểm toán và thực hiện đánh giá này có thể bao gồm
 Đầy đủ cả về nội dung đánh giá theo những tiêu chí cụ thể (với kiểm toán chuyên đề
về cung ứng )
 Đánh giá sơ bộ trong từng hoạt động cụ thể (của cuộc kiểm toán toàn diện)
Yêu cầu của tiêu chí này cần được đặt trên cả 2 mặt
 Hiệu lực quản trị
 Đánh giá chung toàn bộ hoạt động

Do vậy các tiêu chí cần được cụ thể đồng thời nhất quán với định hướng chung của cuộc
kiểm toán.
Với hoạt động cung ứng
• I.01 Đánh giá hiệu lực điều hành
• I.01.01. Mức sát thực, rõ ràng của từng mục tiêu
• I.01.01.01. Mức chi tiết, cụ thể ở cấp dưới
• “ Mức cụ thể, rõ ràng của đơn đặt hàng (hay phiếu yêu cầu) của đơn vị sử dụng”
I . Mức hiệu lực của hệ thống quản trị nội bộ
I.01. Mức hiệu lực của quá trình điều hành
• I.01.01. Mức sát thực, rõ ràng của từng mục tiêu
22
• I.01.01.01. Mức cụ thể, rõ ràng của đơn đặt hàng (phiếu yêu cầu) của đơn vị sử
dụng.
• I.01.01.02. Mức đảm bảo nhà cung ứng
• I.01.01.02.01. Mức đảm bảo số lượng vật tư hoặc khối lượng dịch vụ
• I.01.01.02.02. Mức đảm bảo chất lượng vật tư hoặc dịch vụ cần mua
• I.01.01.02.03. Mức đảm bảo giá cả trong quan hệ với các dịch vụ kèm
theo
• I.01.01.02.04. Mức đảm bảo thực hiện đúng thời hạn cung ứng
• I.01.01.03. Kết quả mục tiêu tương ứng nguồn lực
• I.01.01.03.01. Số lượng hàng hóa có thiếu hụt hay vượt quá mức đặt
hàng
• I.01.01.03.02. Chất lượng hoặc chủng loại có đúng với thỏa thuận trong
đơn hàng.
• I.01.01.03.03. Hàng hóa có bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển
• I.01.02. Mức cụ thể, thiết thực của trình tự hoạt động cung ứng
• I.01.02.01. Ước tính nhu cầu và hình thành đơn đặt hàng
• I.01.02.02. Xét duyệt nhu cầu
• I.01.02.03. Tìm kiếm thị trường với những nhà cung ứng tiềm năng
• I.01.02.04. Lựa chọn nhà cung ứng chính thức

• I.01.02.05. Chuyển giao đơn đặt hàng
• I.01.02.06. Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng
• I.01.02.07. Tiếp nhận hàng
• I.01.02.08. Thanh toán khoản phải trả
• I.01.03. Mức tuân thủ các nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
• I.01.03.01. Việc khẳng định hàng hóa trong yêu cầu mua không có trong
đơn vị
• I.01.03.02. Khả năng SX tại chỗ loại hàng cần mua
• I.01.03.03. Khả năng mua được mặt hàng theo yêu cầu
• I.01.03.04. Việc xét duyệt trước khoản ngân sách mua hàng
• I.01.03.05. Nguồn tài chính cho việc chi trả tiền hàng
• I.01.03.06. Thủ tục ủy quyền
23
I.02. Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin
• I.02.01.Mức kiểm soat được qua hệ thống chứng từ, hóa đơn
• I.02.01.01. Có tập hợp và chuyển đủ cho bộ phận quĩ giấy tờ hợp lệ từ hóa đơn
yêu cầu mua và giấy đặt hàng qua phiếu mua hàng đến hóa đơn của nhà cung cấp
• I.02.01.02. Có thực hiện kiểm tra lại các chứng từ về sự đồng bộ hợp lý và
chính xác
• I.02.02. Mức kiểm soát được qua hệ thống sổ chi tiết
• I.02.03. Mức kiểm soát được thông qua hệ thống sổ tổng hợp
• I.02.04. Mức kiểm soát được qua sự liên kết giữa các yếu tố của hệ thống kế toán
I.03. Mức toàn dụng thông tin cho quá trình quản lý
• I.03.01. Mức toàn dụng của thông tin qua các đơn đặt hàng
• I.03.01.01. Mức sử dụng đầy đủ thông tin chứng từ vào việc ghi sổ
• I.03.01.02. Xử lý kịp thời tình trạng cung ứng vượt định mức
• I.03.01.03. Sử dụng triệt để các thông tin khác có liên quan.
• I.03.02. Mức toàn dụng của thông tin tuần, kỳ qua sổ chi tiết
• I.03.03. Mức toàn dụng của thông tin định kỳ qua sổ tổng hợp
IV. BÀI TẬP THẢO LUẬN : BÀI 4 CHƯƠNG 5 (SBT):

4.1. Thủ tục kiểm toán:
i, Đối chiếu trực tiếp giữa phiếu nhập kho với đơn đặt hàng
j, B1: xác định lượng hàng tồn kho bằng cách kiểm kê, xác minh phiếu nhập xuất kho.
B2.so sánh lượng hàng tồn kho thực tế với kế hoạch, với các năm trước
k, Hai trường hợp:
- Đặt mua loại A nhưng nhập về có cả B,C. – so sánh giữa dơn đặt hàng, hóa đơn mua
hàng và phiếu nhập kho hoặc kiểm kê
- Mua A, nhập về A nhưng kém chất lượng.+ bộ phận cung ứng biết: xem xét tài liệu bộ
phận cung ứng + thực nghiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa
24
l, - Xác minh tài liệu bộ phận cung ứng để biết đc có lô hàng không đúng chủng loại
- Xác minh việc chưa có ý kiến phản hồi của nhà cung ứng
- Xem xét phiếu nhập kho
m, Trường hợp 1: ước tính đúng, nhập hàng muộn đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng so
với ước tính nhu cầu.
Trường hợp 2: ước tính sai, nhập
n, So sánh giá trên hóa đơn mua hàng với giá phổ biến của nhà cung ứng (chào hàng của
nhà cung ứng)
4.2. Tiêu chí đánh giá:
i.a. Hiệu lực:
I.01.01. Mức sát thực, rõ ràng của từng mục tiêu
- I.01.01.02. Mức đảm bảo từ phía nhà cung ứng
+ I.01.01.02.01. Mức đảm bảo đúng chủng loại mặt hàng
- I.01.01.03. Kết quả mục tiêu tương ứng nguồn lực
+ I.01.01.03.02. Chất lượng hoặc chủng loại có đúng với thỏa thuận trong đơn hàng.
j.a. Hiệu lực:
• I.01.02. Mức cụ thể, thiết thực của trình tự hoạt động cung ứng
– I.01.02.01. Ước tính nhu cầu và hình thành đơn đặt hàng
k.a. Hiệu lực:
– I.01.01.03. Kết quả mục tiêu tương ứng nguồn lực

– I.01.01.03.02. Chất lượng hoặc chủng loại có đúng với thỏa thuận trong đơn hàng.
25