kỹ năng thuyết trình của một kỹ sư

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC TP HCM
CHUYÊN NGÀNH KỸ THUẬT XÂY DỰNG
***
BÀI TIỂU LUẬN
ĐỀ TÀI: Kỹ năng thuyết trình của một kỹ sư xây
dựng
Môn:
Khóa:
Mã lớp:
Giảng viên hướng dẫn:
Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Nguyên
Ngày hoàn thành: 28/06/2015
1
2
MỤC LỤC
Lời mở đầu
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Các khái niệm
1.1.1 Khái niệm về thuyết trình
1.1.2 Vai trò của thuyết trình
1.2 Kỹ năng thuyết trình
1.2.1 Kỹ năng thuyết trình
1.2.2 Tác phong khi thuyết trình
1.2.3 Cấu trúc của bài thuyết trình
Chương 2: KẾ HOẠCH, PHƯƠNG PHÁP HỌC KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
2.1 Chuẩn bị trước khi thuyết trình
2.1.1 Chuẩn bị về bề ngoài đối với người thuyết trình
2.1.2 Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình (8 bước)
2.1.3 Chuẩn bị các dụng cụ trực quan
2.2 Luyện tập trước khi thuyết trình
2.3 Tiến hành thuyết trình

2.3.1 Trình tự tiến hành thuyết trình
2.3.2 Các lưu ý trong khi thuyết trình
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
3
LỜI MỞ ĐẦU
4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Các khái niệm
1.1.1 Khái niệm về thuyết trình:
Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: hiệu
quả, tạo dựng quan hệ và thực hiện.
Hay một cách đơn giản, chúng ta sẽ hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có
nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó - nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó nhằm cung
cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.
1.1.2 Vai trò của thuyết trình:
Trong học tập, thuyết trình là một kỹ năng tất yếu mà bắt buộc mỗi sinh viên cần phải có. Đồng
thời, đây cũng chính là cơ hội để sinh viên có thể rèn luyện khả năng trình bày vấn đề trước đám
đông của mình, chuẩn bị thêm hành trang trước khi bước vào đời.
Trong công việc, thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự
tin khi đứng trước một đám đông, thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công
của mỗi cá nhân. Cho dù một người có những hiểu biết quý giá và ý tưởng độc đáo đến
đâu đi chăng nữa, mà đến khi cần thiết lại không thể trình bày cho người khác hiểu thì
cũng khó lòng đạt được những thành công nhất định
Trong xã hội, thuyết trình giúp truyền đạt thông tin đến công chúng một cách trực tiếp
và nhanh chóng hơn như: tuyên truyền phòng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa, tuyên
truyền và thuyết phục mọi người dân thực hiện nếp sống văn minh hay tổ chức thuyết
trình về an toàn xã hội, an sinh giáo dục, môi trường
1.2Kỹ năng thuyết trình:
1.2.1 Khái niệm Kỹ năng thuyết trình:

Kỹ năng thuyết trình là khả năng sử dụng kết hợp kiến thức, thái độ, phương pháp, công
cụ cần thiết vào quá trình truyền đạt và dẫn dắt thông tin nhằm 3 làm cho nội dung thông
tin có sức hấp dẫn hơn, thu hút được nhiều người nghe hơn. Kỹ năng thuyết trình là sự
kết hợp giữa nội dung và hình thức, giữa giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp hình thể, không
chỉ truyền đạt thông tin đến đám đông bằng lời nói đến cơ quan thính giác của họ, mà còn
truyền đến các giác quan còn lại gồm thị giác, khứu giác, vị giác, xúc giác
1.2.2 Tác phong khi thuyết trình:
Để có một buổi thuyết trình thành công thì người thuyết trình cần phải chuẩn bị rất nhiều
những yếu tố. Trong đó, tác phong của người thuyết trình chiếm một vị trí không nhỏ đến
hiệu quả của buổi thuyết trình.
Tác phong ở đây bao gồm: trang phục hay hình dáng bên ngoài; hành vi, điệu bộ và cách
ứng xử; phong cách xuất hiện …
5
Ấn tượng đầu tiên về người thuyết trình chính là hình dáng bên ngoài của họ ngay khi
xuất hiện. Vì thế, chúng ta cần tạo được thiện cảm đối với người nghe ở những giây đầu
tiên này. Lựa chọn, phối hợp trang phục là một kỹ năng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp
đến bài thuyết trình. Một sự phối hợp hài hòa giữa trang phục, đầu tóc và những trang
sức kèm theo sẽ tạo được ấn tượng tốt với khán thính giả.
Mặt khác, trang phục gọn gàng, phù hợp sẽ giúp cho bạn cảm thấy tự tin, mạnh mẽ hơn
khi thuyết trình và sẽ tạo được sự tin cậy nơi người nghe. Ngược lại, nếu chọn trang phục
không hợp với cơ thể, hoàn cảnh và nội dung bài diễn thuyết sẽ gây phản cảm cho đối
phương. Từ đó, bài thuyết trình của bạn sẽ giảm sức thuyết phục.
1.2.3 Cấu trúc của bài thuyết trình:
Có thể mô phỏng bài thuyết trình như một cái đinh: cái đinh đó làm thế nào để gắn
kết được hai mảnh gỗ, một mảnh gỗ là người thuyết trình và một mảnh gỗ là người
nghe. Nếu dùng một cái đinh không có mũi và cũng không có mũ đinh thì không thể
liên kết người nghe và người thuyết trình với nhau được. Bài thuyết trình gồm ba
phần:
1. Phần mở bài: mũi đinh
2. Phần thân bài: thân đinh

3. Phần kết bài: mũ đinh
Phần mở bài: phải gợi mở nội dung cho phần thân bài và phải nêu được các phần cũng
như lợi ích của bài thuyết trình mang lại cho người nghe. Mở đầu bài thuyết trình, bạn
hãy thu hút sự chú ý của người nghe ngay lập tức, đưa ngay các thông điệp giới thiệu
tổng quan, giới thiệu kinh nghiệm bản thân, giới thiệu vấn đề một cách sáng tạo như kể
chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới
Phần thân bài: nên chia ra làm hơn hai phần và sau mỗi phần phải có kết luận sơ bộ
hoặc tóm tắt. Tức là có chia thành các đoạn ngắn nhưng tối thiểu phải có 2 đoạn
trong phần thân bài. Tuy nhiên nội dung chính của bài thuyết trình nên theo Tam
đoạn luận (chia thành 3 phần lớn) và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày
ý tưởng trong phần này. Ví dụ trình bày ý tưởng theo logic, theo thứ tự thời gian,
trình bày từ tổng thể tới cụ thể, từ điều đã biết đến cái chưa biết, từ những điều đã
được chấp nhận tới những mâu thuẫn, trình bày theo quan hệ nhân - quả, từ vấn đề
tới giải pháp
6
Phần kết luận: tóm tắt nội dung của bài thuyết trình phần này rất quan trọng. Kết
luận của bài trình bày phải nêu được điểm nhấn của bài trình bày. Trong phần này
cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động, như
"bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn?"
Chương 2: KẾ HOẠCH, PHƯƠNG PHÁP HỌC KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
2.1 Chuẩn bị trước khi thuyết trình:
2.1.1 Chuẩn bị về bề ngoài đối với người thuyết trình:
Đây là bước đầu tiên căn bản khi một người chuẩn bị thực hiện một bài thuyết trình.
Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc
ấn tượng và phù hợp, tránh sự lố bịch, giữ khuôn mẫu và sự hài hòa. Nhìn
chung, dưới đây sẽ là một vài gợi ý dành cho một người khi thuyết trình trước
một cuộc họp/ hội nghị trang trọng:
- Quần áo phải vừa vặn, không quá chật chội, không ngắn cũn cỡn. Thông thường,
bạn sẽ trông lịch lãm hơn trong âu phục dài tay.
- Chọn trang phục có màu phù hợp với màu tóc và màu da của bạn. Bạn nên chọn

những tông màu nền nhã, tránh những màu sắc quá chói chang, lòe loẹt.
- Tránh sử dụng trang sức quá lấp lánh, hay quá nhiều trang sức rườm rà, gây ra
nhiều tiếng ồn.
- Trang điểm đơn giản và phù hợp. Tránh trang điểm quá đậm sẽ tạo ấn tượng xấu.
- Tóc nên được cắt tỉa, chăm sóc gọn gàng và hài hòa với vóc dáng của bạn.
2.1.2 Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình:
Việc chuẩn bị nội dung thuyết trình cũng giống như việc thiết kế bảng vẽ khi xây
nhà vậy. Bất kỹ ai trước khi xây nhà đều phải có bảng vẻ để dựa vào đó mà tính toán
việc mua vật tư, theo dõi vật tư đó được sử dụng như thế nào. Giống như vậy, việc
chuẩn bị nội dung cho bài thuyết trình sẽ giúp cho bài thuyết trình trôi chảy và hiệu
quả hơn. Để chuẩn bị tốt cho một bài thuyết trình, chúng ta sẽ thực hiện theo các
bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu
7
Trước tiên, bạn cần phải xác định được tại sao mình cần phải thuyết trình, mình
thuyết trình vì mục đích gì? Nội dung chính mà mình cần truyền đạt đến người nghe
là gì?
Bước 2: Tìm hiểu khán giả
Khi tìm hiểu khán giả, bạn nên đặt mình vào vị trí của khán giả và xem xét theo bốn
khía cạnh sau:
1- Giá trị: cần xác định xem điều gì là quan trọng đối với khán giả. Các tổ chức
khác nhau có những hệ thống giá trị khác nhau.
2- Nhu cầu: tìm hiểu nhu cầu của nhóm trước buổi thuyết trình là rất quan trọng –
có thể những gì họ cần lại khác hẳn những gì bạn nghĩ. Diễn giả phải tìm cách
giải quyết khác biệt này.
3- Sự bó buộc: đó là những ức chế ngăn cản người nghe những gì họ muốn hay
nắm bắt những gì họ cần biết.
4- Thông tin chung về buổi thuyết trình: bạn cần biết số lượng người nghe, địa
điểm thuyết trình, các trang thiết bị sẵn có….để chuẩn bị tốt cho buổi thuyết
trình.

Bước 3: Thiết kế bài thuyết trình
Để có một bài thuyết trình hoàn chỉnh, dưới đây sẽ là gợi ý cách xây dung bài thuyết
trình theo 8 bước sau:
Bước 1: Động não để có được những ý tưởng chính
Động não, suy nghĩ cho ra những ý tưởng chính cho phần trình bày của bạn và ghi
nháp những ý tưởng đó ra mẩu giấy nhỏ. Hãy cứ để cho ý tưởng đến một cách tự
nhiên, đừng chỉnh sửa quá nhiều. Ở bước này, có càng nhiều ý tưởng càng tốt.
Sau đó, lọc lại một lần nữa, chọn ra khoảng từ hai đến 5 ý tưởng chính mà bạn muốn
khai thác
Bước 2: Trình bày những ý phụ
Một khi bạn đã có những ý tưởng chính cho phần trình bày của mình, bạn hãy triển
khai những ý nhỏ để hỗ trợ. Những ý hỗ trợ này có thể bao gồm những ý giải thích,
những số liệu, hay những dẫn chứng minh họa để làm rõ những ý chính như phần
8
phần đã trình bày.
Bước 3: Nêu những lợi ích
Để phần trình bày của bạn thuyết phục, bạn cần nêu ra những lợi ích mà người nghe
sẽ thu được nếu họ làm theo những yêu cầu của bạn. Những lợi ích thường được nêu
trong phần thân bài.
Bước 4: Thiết kế tài liệu phân phát
Phân phát tài liệu trong phần trình bày giúp cho người nghe củng cố những thông tin
quan trọng, tóm tắt những hoạt động để người nghe có thể theo kịp và cug cấp thêm
những thông tin giúp làm rõ những vấn đề mà không cần dùng nhiều dụng cụ trực
quan.
Khi đã chọn được tài liệu phân phát phù hợp, bạn sẽ quyết định thời gian phát tài
liệu tùy thuộc vào mục đích và mong muốn của diễn giả.
Bước 5: Chuẩn bị dụng cụ trực quan
Khi đã xây dựng xong bố cục của bài nói, bạn sẽ quyết định xem có nên sử dụng các
dụng cụ trực quan không, nếu có thì đó sẽ là gì, phục vụ cho mục đích gì.
Với sự hỗ trợ của các dụng cụ trực quan sẽ giúp bài thuyết trình của bạn chuyên

nghiệp và hoàn thiện hơn.
Bước 6: Nhắc lại các ý chính
Hãy ôn lại những ý chính trong phần nói của bạn. bạn có thể dễ dàng thực hiện việc
này bằng cách nói lại các ý chính trong bài thuyết trình mà ở bước 1 bạn đã phác
họa trước đó. Các câu này nên nằm ở giữa bài thuyết trình, không nên nằm ở phần
mở bài hay kết luận, nó giúp cho người nghe củng cố lại những thông tin xuyên suốt
buổi nói, nắm chắc những ý chính, mục đích của diễn giả.
Bước 7: Viết phần mở bài
Phần mở bài sẽ có 2 chức năng chính:
- Cung cấp những thông tin cần thiết – Nó có thể bao gồm những thông tin cơ bản,
nêu lên sự quan trọng của chủ đề, giới thiệu bản thân và uy tín của bạn. Bạn
cũng có thể bổ sung một số nội dung khác phù hợp với nội dung mà bạn trình
bày.
9
- Thu hút sự chú ý. Trước khi bạn trình bày, người nghe có thể đang bị xao nhãng
chưa tập trung và chú ý đến bạn, bạn có thể bắt đầu bằng cách đặt ra những câu
hỏi mở, kể một mẩu chuyện, nói một câu gây sốc hay trích dẫn một câu châm
ngôn…
Bước 8: Viết phần kết của bài thuyết trình
Phần kết nhắc lại những thông tin ở phần mở bài. Thông thường chúng liên quan
đến những vấn đề cơ bản mà bạn đã nhắc đến trong bài.
2.1.3 Chuẩn bị các dụng cụ trực quan
Thông thường trong một buổi thuyết trình ta cần sử dụng một số dụng cụ trực quan
sau đây:
- Máy chiếu: cần kiểm tra chắc chắn rằng các bóng đèn của máy chiếu không bị
hỏng và có sẵn bóng đèn dự trữ. Hãy lau chùi màn hình máy chiếu để chiếu được
rõ nét hơn
- Các tập giấy note có thể lật trang: khi thuyết trình bạn cần có những tờ giấy để
viết và ghi chú. Bạn cần kiểm tra xem đã đủ giấy chưa? Kiểm tra bút có đầy đủ
và chắc chắn không bị khô mực hay không?

- Các thiết bị phần cứng và chương trình máy tính: bạn nên kiểm tra tất cả các
phần cứng và các chương trình của máy tính để đảm bảo rằng chúng đang hoạt
động tốt. Luôn có kế hoạc dự trữ khi sự cố xảy ra.
- Các tài liệu sử dụng trong buổi thuyết trình: các tài liệu photo trong buổi thuyết
trình có sử dụng được không? Chúng có được sắp xếp theo thứ tự để thông tin
truyền tải ít bị gián đoạn nhất không?
- Cây chỉ màn hình
- Micro: bạn nên kiểm trả xem micro có ổn định không? Pin còn sử dụng được lâu
không? Và luôn có phương án dự phòng.
2.2 Luyện tập trước khi thuyết trình
Sau đây là các bước luyện tập thuyết trình. Việc ghi nhớ các bước này sẽ giúp bạn có một
bài thuyết trình thoải mái, tự tin và thuyết phục hơn.
- Hãy chắc phần phần ghi chú của bạn chỉ là một vài từ khóa và viết to phần ghi chú trên
10
một vài phiếu.
- Hãy tự ôn lại toàn bộ bài thuyết trình để hệ thống hóa các ý chính.
- Lặp lại những thao tác trên đến khi quen thuộc với dòng tư tưởng và nơi bạn dự tính sử
dụng các công cụ trợ quan hỗ trợ cho buổi thuyết trình.
- Thực hành trả lời những câu hỏi mà bạn dự tính là khán giả sẽ hỏi.
- Thực hiện một, hai lần tổng duyệt cuối trước khi thực hiện bài thuyết trình của
bạn.
2.3 Tiến hành thuyết trình
2.3.1 Trình tự tiến hành thuyết trình:
Hãy trình bày bài thuyết trình của bạn theo thứ tự sau:
1. Lời mở đầu.
2. Câu giới thiệu vấn đề mà bạn sắp trình bày.
3. Giới thiệu các ý chính và những ý phụ.
4. Các lợi ích.
5. Câu chốt ý.
6. Phần kết luận.

2.3.2 Các lưu ý trong khi thuyết trình:
- Cử chỉ: Hãy học cách kiểm soát cử chỉ của mình khi đứng trước đám đông. Việc
có các cử chỉ tự nhiên sẽ không làm hỏng buổi thuyết trình của bạn, ngoại trừ một số
động tác sau: để hai tay trong túi quần, khoanh tay sau lưng, bắt chéo hai tay, hai tay
chống hông hoặc siết chặt tay một cách lo lắng.
- Giao tiếp bằng mắt: Quy tắc bất thành văn của việc giao tiếp bằng mắt là hãy nhìn
một người trong một khoảng thời gian từ một đến ba giây. Bạn không nên liếc măt
khắp phòng. Hãy tập trung nhìn vào một người nào đó, không quá lâu để tránh
người này không thấy thoải mái nhưng đủ lâu để lôi cuốn họ vào bài thuyết trình của
bạn. Sau đó, bạn hãy nhìn sang người khác.
- Điều chỉnh giọng nói của bạn: ba vấn đề chính mà bạn thường gặp với giọng đọc
đó là: đọc đều đều cho thấy tốc độ đọc không phù hợp, thường là nói quá nhanh, âm
lượng quá to hay quá nhỏ. Hãy luôn chắc rằng giọng nói của bạn phù hợp và phục
11
vụ tốt cho việc thuyết trình của bạn.
12