Thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc thực trạng và giải pháp

t
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
====================



CAO ĐỨC BỘ



THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ
CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
VĨNH PHÚC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP




LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lƣu trữ học








HÀ NỘI, 2015

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
====================



CAO ĐỨC BỘ



THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ
CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
VĨNH PHÚC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP



Luận văn Thạc sĩ khoa học chuyên ngành: Lƣu trữ học
Mã số: 60320301





Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. Nguyễn Văn Hàm



HÀ NỘI, 2015

2
MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 5
1. Tính cấp thiết của đề tài. 5
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài 8
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài 8
4. Đối tƣợng nghiên cứu 9
5. Lịch sử nghiên cứu 9
6. Các nguồn tài liệu tham khảo 11
7. Phƣơng pháp nghiên cứu 11
8. Bố cục nội dung luận văn 12
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC 14
1.1. Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu lƣu trữ 14
1.1.1. Khái niệm về thu thập tài liệu 14
1.1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ 15
1.1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 16
1.1.4. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18
1.1.5. Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai
đoạn hiện nay 19
1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Vĩnh Phúc 20
1.2.1. Sơ lược lịch sử hình thành của các sở, ban, ngành 20
1.2.2. Vị trí và chức năng của các Sở 20
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của các Sở 21
1.2.4. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của các Sở 23
1.2.5. Công tác Văn thư - Lưu trữ của các Sở 24
1.3. Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lƣu trữ cấp Sở

thuộc tỉnh Vĩnh Phúc 29

3
Tiểu kết chƣơng 1 32
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ
CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC 33
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy của Chi cục văn thƣ
lƣu trữ tỉnh Vĩnh Phúc 33
2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục văn thư lưu trữ
tỉnh Vĩnh Phúc 33
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh 34
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh 36
2.2. Những quy định của cơ quan có thẩm quyền về thu thập tài liệu vào
lƣu trữ 36
2.3. Kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 39
2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 39
2.3.2. Cơ sở vật chất và tình hình bảo quản tài liệu của Kho lưu trữ lịch sử
tỉnh Vĩnh Phúc 40
2.3.3. Đội ngũ cán bộ của lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc 43
2.3.4. Các nghiệp vụ lưu trữ của Kho lưu trữ lịch sử tỉnh 45
2.4. Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lƣu trữ lịch sử tỉnh 49
2.4.1. Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho lưu trữ
lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 49
2.4.2. Danh mục mẫu thành phần tài liệu của các Sở nộp lưu vào Kho lưu
trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 52
2.5. Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ của các Sở vào Kho lƣu trữ lịch sử
tỉnh Vĩnh Phúc. 66
2.5.1. Những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu của
các Sở vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh 67
2.5.2. Tổ Chức thực hiện 69

2.6. Đánh giá kết quả và hạn chế 70
Tiểu kết chƣơng 2 73

4
Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ THU THẬP TÀI LIỆU CỦA CÁC
SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC. 76
3.1. Một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào Lƣu trữ
lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 76
3.1.1. Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu. 76
3.2.2. Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ 78
3.2.3. Nghiên cứu, xác định rõ các loại tài liệu có giá trị lịch sử phải thu thập
vào lưu trữ lịch sử tỉnh 80
3.2.4. Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng nghiệp vụ lưu trữ 81
3.2.5. Lưu trữ lịch sử tỉnh cần tích cực, chủ động mở các lớp tập huấn về thu
thập, bổ sung tài liệu 83
3.2.6. Nghiên cứu các quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử 84
Tiểu kết chƣơng 3 87
TÀI LIỆU THAM KHẢO 90
PHỤ LỤC 93



5
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn luôn coi trọng công tác này là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích
không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, với những yêu cầu

mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò
đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin có
trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành,
do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy
định. Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng
những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân
trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến
to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng. Do vậy,
nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ giúp
các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin
cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. Nội dung
của tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học quý báu trong quá trình phát
triển của quốc gia, các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, công tác lưu trữ còn giúp các
cơ quan, tổ chức trong việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống
cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết những bài học và rút ra những
kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh….
Bộ máy hành chính Nhà nước là yếu tố quan trọng nhất của nền hành chính
nhà nước và được tổ chức thành một hệ thống các cơ quan hành chính nhà
nước từ trung ương tới địa phương. Trong hệ thống các cơ quan quản lý hành
chính Nhà nước thì các sở, ban, ngành thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp
UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa
phương, và thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự ủy quyền của UBND cấp

6
tỉnh và pháp luật cho phép và thuộc cơ quan quản lý có thẩm quyền riêng, thực
hiện chức năng giúp nhà nước quản lý thống nhất các vấn đề về kinh tế, chính
trị, văn hóa xã hội của đất nước. Đây là một lĩnh vực quản lý rộng có tính hệ
thống với nhiều vấn đề hết sức phức tạp, khó khăn và nhạy cảm đòi hỏi sự nhạy
bén, linh động trước những diến biến khó lường của tình hình trong nước và
quốc tế.

Trong những năm qua được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Đảng, Nhà
nước, Chính phủ, tỉnh Vĩnh Phúc đã đạt được những thành tựu to lớn trong công
cuộc xây dựng và phát triển đất nước, kết cấu cơ sở hạ tầng giao thông được
chú trọng, môi trường đầu tư thuận lợi, các vấn đề về y tế, văn hóa, giáo dục
được quan tâm đúng mức, bộ mặt đời sống nhân dân trên địa bàn tỉnh ngày càng
được nâng cao,Vĩnh Phúc luôn nằm trong tốp đầu so với các tỉnh khác về nhiều
chỉ số phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, đặc biệt về lĩnh vực thu hút các dự án
đầu tư nước ngoài, đây là yếu tố quan trọng nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế
trên địa bàn của tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng và có ý nghĩa to lớn đối với quá trình
xây dựng và phát triển đất nước trong nền kinh tế thị trường theo định hướng xã
hội chủ nghĩa mà Đảng và Nhà nước đã đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh những kết
quả đạt được tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay cũng đang đứng trước nhiều thách thức
của nền kinh tế thị trường, trong quá trình xây dựng phát triển kinh tế - văn hóa
và xã hội của tỉnh như: thất thoát, lãng phí đặc biệt là vấn đề tham nhũng, lợi
dụng chức vụ quyền hạn gây hậu quả nghiêm trọng, các vấn đề về đầu tư nước
ngoài, y tế, giáo dục vẫn còn những tồn tại nhật định cần khắc phục …. Tất cả
những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ. Bởi vậy,
cùng với các loại tài liệu lưu trữ hình thành ở các cơ quan quản lý Nhà nước
khác nhau trong tỉnh , thì khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động tại các sở, ngành của tỉnh Vĩnh Phúc là nguồn tài liệu lưu trữ hết sức có
giá trị trên nhiều phương diện điều này không chỉ trong hoạt động của riêng
từng sở, ngành mà còn có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển chung của tỉnh và
đất nước. Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quản an toàn khối tài liệu

7
này là một nhiệm vụ quan trọng và không chỉ là trách nhiệm của từng sở, ngành
và Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc mà còn là trách nhiệm và sự phối hợp
đồng bộ của cả một hệ thống, của nhiều cơ quan quản lý nhà nước khác của
tỉnh và đất nước. Hiện nay bên cạnh các ưu điểm đạt được, qua công tác kiểm
tra thường xuyên của chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh nhận thấy rằng công tác

lưu trữ tại các sở, ngành tại Vĩnh Phúc vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định
về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: công tác thu thập, nộp lưu hồ sơ tài
liệu về lưu trữ cơ quan chưa thực hiện theo quy định, chưa có hệ thống văn bản
hoàn chỉnh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung
tài liệu nói riêng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu
khi giao nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Mặt khác, với sự phát triển
nhanh chóng của khoa học công nghệ, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin
trong quá trình thực hiện và giải quyết công việc tại tất cả các sở, ngành nên
khối lượng tài liệu điện tử đang được hình thành nhanh , nhưng trên thực tế tại
các lưu trữ của các Sở, cũng như Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh phúc chưa có một
phương pháp hữu hiệu đề thu thập và quản lý hiệu quả khối tài liệu này. Từ đó,
đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát,
hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao,qua những
vấn đề thực tiễn này, tác giả quyết định chọn đề tài
“ Thu thập tài liệu lƣu trữ của các Sở vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh
Phúc - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn thạc sỹ chuyên ngành “ Lưu trữ
học ” của mình. Thông qua đề tài này tác giả hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý
của các sở, ngành, cũng như các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác tại
Vĩnh Phúc hiểu và quan tâm tới công tác lưu trữ của cơ quan mình hơn nữa,
đồng thời Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn
bản pháp lý về công tác lưu trữ, đặc biệt là thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ,
nhằm hướng tới một sự nghiệp lưu trữ nói chung của cả nước.



8
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
Trong đề tài này, luận văn tập trung nghiên cứu các mục tiêu và nhiệm vụ chính
sau:
* Mục tiêu của đề tài:

- Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các
lưu trữ và một vài nhận xét trong giai đoạn hiện nay.
- Nghiên cứu về nguồn và danh mục thành phần tài liệu của các Sở thuộc
diện thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc.
* Nhiệm vụ của đề tài:
- Tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu tại lưu trữ
của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc.
- Đề xuất các giải pháp, biện pháp để công tác thu thập và bổ sung tài liệu
lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử đạt hiệu quả cao nhất.
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Cùng với hệ thống các cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác thì các
sở, ban, ngành giữ một vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - văn hóa
– xã hội của Vĩnh Phúc, khối các cơ quan này có phạm vi hoạt động rộng, chức
năng, nhiệm vụ có ảnh hưởng tới nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã
hội. Bởi vậy, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban,
ngành là một trong những nguồn tài liệu lưu trữ quan trọng cần được thu thập,
bảo quản chu đáo trong kho lưu trữ để tránh mất mát, hư hỏng tài liệu. Nhận
thức được tầm quan trọng này chi Cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho
UBND tỉnh xây dựng, ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu của các sở,
ban, ngành thuộc UBND tỉnh nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Mặt khác,
công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một lĩnh vực nghiên cứu rộng.
Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này tác giả chỉ tập trung vào
nghiên cứu các vấn đề như sau:
- Nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các sở, ngành của
tỉnh Vĩnh Phúc.

9
- Nghiên cứu về thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở
vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. Đặc biệt là những thành phần tài liệu lưu trữ
hình thành trong chính quá trình hoạt động của các Sở thuộc danh mục tài liệu

phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn, tài
liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn).
4. Đối tƣợng nghiên cứu
Những đối tượng mà chúng tôi tập trung nghiên cứu trong luận văn là các
nguồn bổ sung và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung của các Sở vào lưu
trữ lịch sử tỉnh và thực trạng thực hiện vấn đề này ở tỉnh Vĩnh Phúc trong thời
gian vừa qua.
5. Lịch sử nghiên cứu
Công tác lưu trữ đặc biệt là thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ có thể
khẳng định rằng đây là vấn đề không còn mới và đã có rất nhiều bài viết, công
trình nghiên cứu khoa học đề cập đến. Tuy nhiên, ở mỗi công trình nghiên cứu
đề cập đến những khía cạnh và những vấn đề khác nhau, cơ quan cụ thể khác
nhau và mức độ khác nhau do đó chúng ta có thể hoàn toàn nghiên cứu, tìm hiểu
vấn đề theo cách riêng của đề tài. Các công trình nghiên cứu đều đi vào nghiên
cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất định, nó có
tác dụng lớn cho việc vận dụng trong hoạt động của cơ quan. Dưới đây là các
công trình nghiên cứu đề cập tới những vấn đề về thu thập, bổ sung tài liệu
như:
Trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình
Quyền và Nguyễn Văn Thâm đã thể hiện từng khâu nhiệm vụ như sau: phân loại,
xác định giá trị, thu thập, bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu.
Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía
cạnh, các vấn đề cụ thể của tài liệu lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ
sung tài liệu nói riêng, thí dụ: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào
kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (Chủ nhiệm); “Lý luận và

10
thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” - Vương Đình
Quyền (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng danh mục hồ

sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm).
Vấn đề này còn được đề cập trong các bài đăng tải trên tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam và các tạp chí khác như: “Lý luận và thức tiễn công tác lưu trữ
nhìn nhận từ thực tiễn ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hàm - Tạp chí
Khoa học, Đại học quốc gia Hà Nội, Số 3, 2003; “Vấn đề thu thập và tổ chức
khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện ảnh” của tác giả Đào Xuân Chúc –
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 01, 2002; “ Thu thập tài liệu của các đơn vị sản
xuất kinh doanh thực trạng và giải pháp” của tác giả Vũ Thị Phụng – Tạp chí
Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 05, 2004; “ Thực tiễn công tác thu thập, chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Ngô Thiếu Hiệu-
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04, 2002; các bài viết này tập trung nghiên cứu
mặt lý luận và thực tiễn chung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khóa luận, luận văn thạc sỹ và các báo
cáo khoa học của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực này như:
Khóa luận tốt nghiệp năm 2006 của sinh viên Nguyễn Thị Minh Hạnh, chuyên
ngành Lưu trữ học “ Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu
thập và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục văn thư lưu trữ
tỉnh Vĩnh Phúc”. Trần Quang Hồng (2002), Bổ sung tài liệu lưu trữ vào trung
tâm lưu trữ tỉnh - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành lưu
trữ,Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội;
Ngoài ra, còn có các báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2012
gắn với việc tổng kết thực hiện Chỉ thị số 66/2006/CT- UBND và Quyết định số
32/2010/QĐ- UBND của UBND tỉnh về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn
thư, lưu trữ trong thời gian vừa qua ở Vĩnh Phúc.
Đây cũng là những tài liệu rất tốt để tác giả tham khảo khi thực hiện đề tài này.
Với đề tài này tác giả tập trung đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác thu thập

11
tài liệu tại các sở, ngành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc

từ đó chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời kiến nghị các giải pháp góp phần
nâng cao hiệu quản của hoạt động này. Bởi vì đây là khâu đầu tiên quyết định
đến tính hiệu quả trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh
Phúc.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để hoàn thiện đề tài luận văn này chúng tôi sử dụng một số tài liệu tham
khảo sau đây:
- Tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan, Giáo
trình lưu trữ học…
- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Chi cục văn thư lưu
trữ tỉnh và các sở, ban, ngành trong tỉnh.
- Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của các
Bộ.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện những mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài tác giả sử dụng một số
phương pháp nghiên cứu chính sau đây:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin về nhận thức khoa học
giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách
biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho
những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: được sử dụng khi phân tích, xử lý số
liệu, tổng hợp thông tin qua quá trình khảo sát thực tế thu được.
- Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện trong quá trình thu thập thông
tin, ý kiến cán bộ viên chức trong Trung tâm lưu trữ tỉnh và các Sở.
- Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phương pháp quan trọng để có
những số liệu phản ánh thực trạng tình hình tài liệu thu thập của các sở vào lưu

12
trữ lịch sử tỉnh cũng như các vấn đề về tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các

Sở và Trung tâm lưu trữ tỉnh.
- Phương pháp luận của lưu trữ học được cụ thể thành các nguyên tắc :
Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
- Phương pháp mô tả, so sánh và một số phương pháp khác.
8. Bố cục nội dung luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận phần nội dung báo cáo của tác giả
được trình bày thành ba phần chính cụ thể như sau:
Chƣơng 1. Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập, bổ sung tài liệu vào
lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc
Trong mỗi một công trình nghiên cứu khoa học việc đưa ra được những
cở sở lý luận có một vai trò quan trọng đối với quá trình nghiên cứu. Vì vậy,
trong phần nội dung chương 1 này tác giả tập trung trình bày những cở sở kiến
thức cở bản về lý luận và thực tiễn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử
cấp tỉnh, cũng như giới thiệu được thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị cơ
bản của tài liệu lưu trữ cấp Sở thuộc tỉnh Vĩnh Phúc. Những kết quả nghiên cứu
về mặt lý luận của chương này sẽ là cơ sở, nền tảng để tác giả có thể so sánh,
đối chiếu với thực tiễn công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ
lịch sử tỉnh. Từ đó nắm được thực trạng và đưa ra những đề xuất tối ưu nhất.
Chƣơng 2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu lƣu trữ của các Sở
vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc
Nội dung chương này sẽ đi vào tìm hiểu khái quát về chức năng, nhiệm vụ
tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đặc biệt là tình
hình về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ tại Chi cục văn thư lưu
trữ và tại các Sở. Cũng như, khảo sát cơ sở vật chất và các công tác nghiệp vụ
lưu trữ, tình hình bảo quản tài liệu. Vì đây là là yếu tố quan trọng liên quan tới
việc tổ chức tốt công tác lưu trữ, trong đó có nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu
lưu trữ cấp Sở đang nghiên cứu trong đề tài.

13
Cuối cùng là việc tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu

thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, kèm theo đó là sự
phân tích, đánh giá những mặt đạt được và những điều còn tồn tại trong công
tác này.
Chƣơng 3. Một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào Lƣu
trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc
Trên cở sở phân tích thực trạng những ưu điểm và tồn tại trong công tác
thu thập tài liệu của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh, đồng thời căn cứ vào cơ sở
lý luận và tính pháp lý cũng như tình hình thực tiễn nghiên cứu trong chương
2, với nội dung chương này tác giả đi vào tập trung nghiên cứu đưa ra một số
giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh, các giải pháp
đó là: bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu; tăng cường
đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ; nghiên cứu, xác định rõ các tài
liệu có giá trị lịch sử phải thu thập vào lưu trữ tỉnh; giải pháp liên quan tới trách
nhiệm của phòng văn thư - lưu trữ; tích cực, chủ động mở các lớp tập huấn về
thu thập, bổ sung tài liệu; và cuối cùng là nghiên cứu các quy định về thu thập,
bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử.
Trong quá trình thực hiện luận văn này, mặc dù đã cố gắng nhưng do thời
gian có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất
mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn có thể
hoàn thiện hơn. Đồng thời, tôi xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới quý thầy, cô
giáo, các cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của
thầy PGS. Nguyễn Văn Hàm đã giúp tôi hoàn thành đề tài luận văn này.

Hà Nội, ngày tháng năm
Học viên


14
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC

1.1. Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu lƣu trữ
1.1.1. Khái niệm về thu thập tài liệu
Để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ khái
niệm thu thập tài liệu lưu trữ. Đã có rất nhiều tài liệu, bài viết về công tác thu
thập, bổ sung tài liệu lưu. Qua phân tích và tìm hiểu, tác giả thấy rằng có khá
nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu. Nhưng ở cách tiếp cận
nào thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cũng liên quan đến việc xác định
nguồn và thành phần tài liệu nộp vào các lưu trữ. Vì vậy, theo quan điểm của tác
giả việc thu thập, bổ sung tài liệu là căn cứ vào quy định của Nhà nước để tiến
hành thu thập tài liệu vào các lưu trữ. Qua đó sẽ không ngừng hoàn thiện các
phòng lưu trữ và sẽ phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ của độc giả. Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ” việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ
bản sau:
Thứ nhất, phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ
hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng
những chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng.
Thứ hai, xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào
các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà
nước quy định.
Thứ ba, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo
đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ. Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ
quan lưu trữ có thể dễ dàng tiến hành công tác thu thập, các cơ quan là nguồn
nộp lưu thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học.

15
Thứ tư, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ
cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc.

Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy
định.
Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, tài liệu còn thiếu hoặc tài liệu chưa
hoàn chỉnh để bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia.
Thu thập bổ sung tài liệu vào các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có
quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ
thu thập và bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần hoàn chỉnh và
phong phú thêm thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ
cơ quan và lưu trữ quốc gia. Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu ngày càng phong phú đa dạng
của xã hội.
1.1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ
Công tác lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội.
Những đóng góp của nó đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong
các lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế và chính trị. Tài liệu lưu trữ đã cung
cấp những thông tin hết sức có giá trị trong việc điều tra, khảo sát và hạn chế
công sức phải làm lại từ đầu. Chính vì thế, đã từ rất lâu trong các thời kỳ phong
kiến cũng đều chú ý đến công tác này nhưng do nhiều nguyên nhân đặc biệt là
do chiến tranh, do thời tiết khắc nghiệt, do phương tiện bảo vệ hạn chế mà
chúng ta không còn giữ được nhiều tài liệu của các thời kỳ đó. Ngày nay, với sự
phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật tài liệu đã được bảo quản tốt hơn,
phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội. Đối với sự phát triển của công tác lưu
trữ đòi hỏi không ngừng hoàn thiện các nội dung nghiệp vụ, giảm sự cồng kềnh,
phức tạp đồng thời phải đi đến những chuẩn mực về các khâu nghiệp vụ. Công
tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ nhằm bảo quản tập trung, thống
nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông
lưu trữ. Nếu công tác thu thập không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát,

16
thất lạc tài liệu đồng thời công tác lưu trữ cũng không thể hoàn thành nhiệm vụ

của mình và không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người
khai thác, sử dụng.
1.1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu dựa trên các nguyên tắc sau:
* Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử
Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời kỳ lịch sử
nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy. Áp dụng nguyên tắc này, ở nước ta tài
liệu được chia thành hai khối khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng
Tám năm 1945 và khối tài liệu sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945.
Thuộc thành phần tài liệu của thời kỳ trước Cách mạng tháng Tám năm
1945 là tài liệu của chính quyền phong kiến, các cơ quan thống trị của thực dân
Pháp và phát xít Nhật, tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ.
Thuộc thành phần tài liệu của thời kỳ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945
là tài liệu của chính quyền Nhà nước dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa: tài
liệu của các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ.
Thông thường người ta lấy Cách mạng thành công làm mốc phân chia thời
đại. Đối với Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945. Nhưng ở địa
phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng địa phương đó.
* Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo Phông lưu trữ
Thu thập bổ sung tài liệu theo Phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ
chức bảo quản và sử dụng. Tài liệu của một Phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ
khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị… Do đó, nó phá vỡ mọi
liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của
Phông. Vì vậy, tài liệu của một Phông nhất thiết không được phân tán ở các kho
lưu trữ khác nhau.
Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho Phông nào đó thì nhất thiết phải nghiên
cứu lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của nó. Thực hiện nguyên
tắc này, các tổ chức lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn của Phông

17

khác thì phải đưa về đúng vị trí của nó. Mặt khác, phải thường xuyên sưu tầm,
thu thập, bổ sung hoàn chỉnh các tài liệu vẫn còn bị phân tán vào các Phông lưu
trữ.
* Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối Phông lưu trữ
Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, người ta còn phải chú ý
nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối Phông lưu trữ. Khối Phông lưu
trữ bao gồm những Phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội
dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau, khi để gần nhau sẽ có lợi cho
việc bảo quản và tổ chức sử dụng.
Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và nó chỉ áp dụng đối
với bổ sung tài liệu hành chính, không áp dụng trong việc bổ sung tài liệu khoa
học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, dây ghi âm.
* Nguyên tắc thu thập, bổ sung theo khu vực thẩm quyền
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ theo khu vực thẩm quyền thường áp dụng
cho lưu trữ lịch sử. Theo nguyên tắc này, lưu trữ lịch sử chỉ được quyền thu thập
những tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong danh mục là nguồn nộp lưu
đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu
phải thực hiện một số nghiệp vụ trước khi giao nộp tài liệu như: chỉnh lý thống
kê, phân loại, lập mục lục hồ sơ,… và phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
theo đúng thời hạn đã được pháp luật quy định.
Đối với lưu trữ hiện hành, cơ quan, tổ chức cũng phải xác định thẩm quyền
thu thập và xác định danh mục các đơn vị phải giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu
trữ hiện hành. Thông thường, chỉ có các đơn vị chức năng thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan tổ chức mới phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Các đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, ví dụ như các doanh nghiệp, được
lập phông lưu trữ riêng, không phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
cơ quan tổ chức.

18
1.1.4. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
* Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành
Khái niệm “hiện hành” thể hiện sự ngay lập tức, trước mắt của bất kỳ sự
vật, hiện tượng nào. Đối với công tác lưu trữ chúng ta không được phép để tài
liệu phát tán, thất lạc mà phải có biện pháp để giữ tài liệu lại, khai thác sử dụng,
hoàn thiện hồ sơ để chuyển vào lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định). Do đó lưu trữ
hiện hành ở đây được hiểu là lưu trữ cơ quan, nó có vai trò hết sức quan trọng
trong công tác lưu trữ. Nếu không có công tác lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ
hiện hành làm không tốt thì sẽ không cung cấp đầy đủ cho lưu trữ lịch sử, ảnh
hưởng lớn đến hiệu quả của tất cả công tác lưu trữ nói chung. Tất cả các cơ quan
sau khi giải quyết xong các công việc, vấn đề tài liệu đó do các cán bộ phụ trách
phải tập hợp lại, chuyển vào lưu trữ cơ quan để khai thác, sử dụng hàng ngày.
* Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử là lưu trữ cố định, đây là các lưu trữ có nhiệm vụ quan trọng
bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử dụng những tài liệu có giá trị lâu dài, giá trị lịch sử
của đất nước. Tất cả các tài liệu ở đây phải có chế độ bảo quản nghiêm ngặt,
quản lý chặt chẽ. Tuy nhiên, nhiệm vụ đưa các tài liệu đó ra sử dụng lại được đặt
thành vấn đề cần thiết chứ không phải chỉ giữ chúng trong kho. Để thu thập
được đầy đủ các tài liệu này thì trách nhiệm không chỉ thuộc về các cơ quan lưu
trữ lịch sử mà là trách nhiệm chung của tất cả các cán bộ công chức, viên chức
có liên quan. Nếu thu thập được đầy đủ sẽ có cơ sở cho sự hoạt động của các cơ
quan lưu trữ, phục vụ được các nhu cầu khai thác sử dụng của công dân đem lại
lợi ích cho nhà nước và cá nhân. Tất cả các cơ quan nằm trong danh sách nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của nhà nước đều phải có trách nhiệm
chuẩn bị và giao nộp tài liệu đúng hạn và đảm bảo chất lượng. Đó chính là danh
mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, các cơ quan này thuộc khu vực thẩm
quyền thu thập của lưu trữ lịch sử. Khu vực thẩm quyền là phạm vi hành chính –
lãnh thổ mà trên đó tài liệu của các cơ quan được hình thành và quản lý thống

19
nhất. Việc làm rõ khu vực thẩm quyền là rất quan trọng, đặc biệt ở những khu
vực có nhiều các lưu trữ lịch sử của đất nước.
1.1.5. Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong
giai đoạn hiện nay
Do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật đặc biệt là việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức và quản lý văn bản ở hầu hết các
cơ quan. Do vậy, tài liệu điện tử đang hàng ngày, hàng giờ sản sinh ra với khối
lượng rất lớn và gây ra rất nhiều khó khăn cho công tác lưu trữ. Có rất nhiều các
cuộc hội thảo, các nghiên cứu, trao đổi về vấn đề này nhưng nói chung còn
nhiều vấn đề chưa thống nhất, giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử chưa được chấp
nhận trên bình diện rộng, nó chỉ mang tính chất tham khảo, còn giá trị pháp lý
còn nhiều bất cập. Các nhà lưu trữ học cho rằng “Tài liệu lưu trữ điện tử là một
bộ phận của tài liệu điện tử, có giá trị như bản chính, phản ánh chân thực về hoạt
động của cơ quan, tổ chức và cá nhân được bảo quản với mục đích sử dụng cho
nhu cầu chính đáng trước mắt cũng như lâu dài của xã hội, của từng cơ quan, tổ
chức và mỗi người”. Nói cách khác nó là tài liệu điện tử có giá trị cần phải bảo
quản để đảm bảo thông tin cho thế hệ tương lai. Hiện tại, chúng chủ yếu được
bảo quản là căn cứ pháp lý để xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng
ngày của chính những cơ quan sản sinh ra tài liệu điện tử. Còn tương lai, chúng
được bảo quản với mục đích là một nguồn tin phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu
khoa học – lịch sử, phát triển nền văn hóa dân tộc và nhân loại.
Hiện nay, có thể nói rằng tài liệu điện tử rất phù hợp với hoạt động của mọi
cơ quan, nó đang chiếm ưu thế rất lớn so với các tài liệu khác. Hầu hết các cơ
quan đã làm quen và thành thạo với tài liệu điện tử. Nhưng trên thực tế, các nhà
khoa học chưa xác định được chính xác vòng đời của tài liệu điện tử. Chính vì
vậy, các cơ quan, tổ chức bên cạnh sử dụng tài liệu điện tử thì cũng sử dụng các
loại hình tài liệu truyền thống khác như giấy. Tài liệu điện tử chưa thể thay thế
hoàn toàn các tài liệu khác, nó vẫn tồn tại song song hỗ trợ cho nhau. Hầu hết
các cơ quan cũng sử dụng phối hợp nhiều loại hình, như vậy sẽ trở nên đa dạng

20
và phù hợp hơn trong điều kiện còn kém phát triển như chúng ta. Việc khai thác,
sử dụng tài liệu điện tử đòi hỏi phải có nhiều phương tiện hỗ trợ, trình độ của
các cán bộ phải đáp ứng được với sự thay đổi của khoa học, công nghệ tiên tiến
hiện đại.
1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Vĩnh Phúc
1.2.1. Sơ lược lịch sử hình thành của các sở, ban, ngành
Tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập trên cơ sở Nghị quyết của Quốc hội khoá IX
kỳ họp lần thứ 10 về chia tách tỉnh Vĩnh Phú thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và tỉnh
Phú Thọ. Tỉnh Vĩnh Phúc đi vào hoạt động chính thức kể từ ngày 01/01/1997 là
một tỉnh thuộc đồng bằng Sông Hồng tiếp giáp với nhiều tỉnh. Phía tây bắc giáp
với tỉnh Tuyên Quang; Phía đông bắc giáp với tỉnh Thái Nguyên; Phía đông nam
giáp với thành phố Hà Nội; Phía tây giáp tỉnh Phú Thọ, với số dân tính đến năm
2010 là 999.786 người và diện tích là 1.231,76 km
2
. Sau khi tỉnh được thành lập
nhiệm vụ xây dựng phát triển kinh tế, xã hội trong địa bàn tỉnh là nhiệm vụ
được đặt lên hàng đầu, cùng với đó là việc kiện toàn hệ thống các cơ quan quản
lý hành chính Nhà nước, trong đó có các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh gồm có các sở và cơ quan ngang sở (gọi chung là sở) cũng được thành lập.
Trong quá trình hình thành và phát triển của mình, các Sở đóng một vai trò
quan trọng vào thành công chung trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội
của tỉnh cũng như của đất nước .
1.2.2. Vị trí và chức năng của các Sở
- Các Sở trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở
địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.

- Các Sở trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ

21
đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước
về ngành, lĩnh vực cấp trên.
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của các Sở
- Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:
+ Dự thảo quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng
năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành
chính nhà nước về các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được
giao;
+ Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Chi cục trực thuộc;
+ Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể điều kiện, tiêu
chuẩn, chức danh đối với Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Sở; Trưởng, Phó phòng
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc
tỉnh (sau gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) trong phạm vi ngành, lĩnh
vực quản lý.
- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:
+ Dự thảo quyết định thành lập, sát nhập, giải thể các đơn vị thuộc cơ quan
chuyên môn cấp tỉnh theo quy định của pháp luật.
+ Dự thảo quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, phổ biến, giáo dục pháp
luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm về giám định, đăng ký, cấp giấy
phép, văn bằng, chứng chỉ thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của cơ quan
chuyên môn cấp tỉnh theo quy định của pháp luật, sự phân công hoặc ủy quyền

của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

22
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp,
tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và các tổ chức phi chính phủ thuộc
các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm
của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực quản lý của sở theo quy định
của pháp luật, sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý đối với cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và chức danh chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn
nghiệp vụ được giao.
- Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối
với tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết
khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật hoặc
phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, các phòng
nghiệp vụ và các đơn vị sự nghiệp thuộc cơ quan chuyên môn cấp tỉnh; quản lý
biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi
dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh theo quy định của pháp luật
và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh theo quy định
của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các

Bộ, cơ quan ngang Bộ.

23
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao hoặc
theo quy định của pháp luật.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của các Sở
- Người đứng đầu mỗi Sở là Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước Ủy ban
nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách.
+ Các Sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng.
+ Căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh, Giám đốc Sở ban hành Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của
cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy định đó.
+ Giám đốc Sở chịu trách nhiệm về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình và các công việc được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh phân công hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tham nhũng, gây thiệt hại trong tổ chức, đơn
vị thuộc quyền quản lý của mình.
+ Giám đốc Sở có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ, cơ quan ngang Bộ về tổ chức, hoạt động của cơ quan
mình; xin ý kiến về những vấn đề vượt quá thẩm quyền và báo cáo công tác
trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi có yêu cầu; phối hợp
với Giám đốc cơ quan chuyên môn khác và người đứng đầu tổ chức chính trị -
xã hội cùng cấp để giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình.
- Phó giám đốc sở là người giúp Giám đốc sở chỉ đạo một số mặt công tác
và chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được
phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc sở được Giám đốc uỷ
nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh.
- Số lượng Phó Giám đốc Sở không quá 03 người; riêng số lượng Phó Giám

đốc các Sở thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và Ủy ban nhân dân thành
phố Hồ Chí Minh không quá 04 người.

24
- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách đối với Giám đốc và
Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo quy
định của pháp luật.
- Cơ cấu tổ chức của các Sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gồm có:
+ Văn phòng;
+ Thanh tra;
+ Phòng nghiệp vụ;
+ Chi cục;
+ Tổ chức sự nghiệp [ 6,tr.89 ].
1.2.5. Công tác Văn thư - Lưu trữ của các Sở
Trong những năm qua, bên cạnh việc hoàn thành các nhiệm vụ về chuyên
môn nghiệp vụ của từng lĩnh vực cụ thể mà các Sở quản lý, thì các Sở còn là
những đơn vị điển hình làm tốt và triển khai đầy đủ các quy định của Pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Nhận thức được vai trò quan trọng
của công tác văn thư, lưu trữ để đảm bảo thông tin liên lạc, phục vụ sự chỉ đạo,
điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức; cung cấp những tài liệu, số liệu
đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và cung cấp
những thông tin quá khứ, những bằng chứng, những căn cứ phục vụ cho hoạt
động quản lý của cơ quan; giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công
việc và giải quyết, sử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cẩu của tổ chức, cá
nhân. Do đó, trong những năm qua lãnh đạo các Sở cũng đã quan tâm, chỉ đạo
sát sao đối với lĩnh vực công tác này trên các mặt sau:
- Công tác tổ chức, bố trí cán bộ
Mặc dù nhiều sở bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nhưng về cơ
bản, các sở đã bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ đúng chuyên

môn nghiệp vụ, trình độ từ Trung cấp trở lên. Đặc biệt là các Sở Văn hóa Thể
thao và Du lịch, Sở Giáo dục & Đào tạo, Sở Y tế, … đã bố trí công chức văn
thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn từ cao đẳng trở lên.