Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của viện Khoa học Địa chất và khoáng sản thuộc bộ Tài nguyên và môi trường

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
- - - - -- - - - -


HOÀNG THỊ HƢƠNG GIANG




TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ
CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN
THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG





LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH: LƢU TRỮ




Hà Nội, 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG THỊ HƢƠNG GIANG



TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ
CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN
THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG




LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƢU TRỮ
Mã số: 60320301


NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG


Hà Nội, 2014

1
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 3
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
LƢU TRỮ VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN 13
1.1. Vài nét khái quát về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản 13

1.2. Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ của Viện 20
1.2.1. Đặc điểm tài liệu lƣu trữ của Viện 32
1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lƣu trữ của Viện 20
1.3. Khái niệm cơ bản về tổ chức khoa học tài liệu: 37
1.4. Mục đích, yêu cầu công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ 37
1.4.1. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ 37
1.4.2. Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ 38
1.5. Tiểu kết Chƣơng 1 40
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN 41
2.1. Nhận thức và sự chỉ đạo, điều hành công tác tổ chức khoa học tài liệu của
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản 41
2.2. Trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ 45
2.3. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu
lƣu trữ tại Viện 47
2.4. Thực trạng công tác tổ chức tài liệu lƣu trữ tại Viện 48
2.4.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ của Viện 48
2.4.2. Phân loại tài liệu lƣu trữ 50
2.4.3. Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ……………………… …………………………………………… 52
2.4.4. Biên mục, thống kê và công cụ tra cứu tài liệu 55
2.5. Tiểu kết Chƣơng 2 57

2
CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ
CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ
KHOÁNG SẢN 59
3.1. Các đề xuất về mặt chỉ đạo và điều hành 60
3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức trong cơ quan về công tác
lƣu trữ 60
3.1.2. Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ và trách nhiệm cá nhân của cán

bộ làm công tác lƣu trữ 60
3.1.3. Ban hành thêm các văn bản hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ 61
3.1.4. Bố trí thêm nhân sự và mở rộng kho lƣu trữ cơ quan 62
3.1.5. Đầu tƣ kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học
tài liệu lƣu trữ 62
3.2. Các đề xuất về mặt nghiệp vụ lƣu trữ 63
3.2.1. Phân loại tài liệu lƣu trữ 63
3.2.2. Phân định đơn vị bảo quản 78
3.2.3. Sắp xếp các đơn vị bảo quản 79
3.2.4. Biên mục các đơn vị bảo quản 80
3.2.5. Xác định giá trị tài liệu 85
3.2.6. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin 85
3.3. Tiểu kết Chƣơng 3 92
KẾT LUẬN 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO 95
PHỤ LỤC 100


3
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa, sự cấp thiết của đề tài
Đất và Khoáng sản là một trong những nguồn tài nguyên quốc gia vô
cùng quý giá. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng nguồn tài nguyên này một cách
hợp lý sẽ có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của nền kinh tế cũng nhƣ
đảm bảo mục tiêu chính trị và phát triển xã hội.
Đối với nƣớc ta, do tầm quan trọng nhƣ vậy đồng thời cũng do hoạt động
này đƣợc chú trọng nên đã và đang thu hút sự quan tâm, nghiên cứu của rất
nhiều nhà khoa học, đặc biệt là sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng và
Nhà nƣớc. Đó là một trong những nguyên nhân chính hình thành nên một cơ
quan - Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản (gọi tắt là Viện), có chức năng,

nhiệm vụ chuyên nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ về địa chất,
khoáng sản, tài nguyên nƣớc dƣới đất, địa chất biển, địa chất môi trƣờng, địa
chất đô thị, địa chất y học, địa kỹ thuật (sau đây gọi chung là địa chất, khoáng
sản); đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản. Trong quá trình hoạt động
từ khi thành lập cho đến nay, Viện đã sản sinh ra một khối tài liệu lớn về
lƣợng, đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung. Tuy nhiên, hiện nay
công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ của Viện Khoa học Địa chất và
Khoáng sản chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Tài liệu đang trong tình trạng bó
gói, cuộn tròn thành từng tập, bảo quản trong điều kiện nhà kho chật chội, bụi
bặm. Việc phân loại tài liệu chỉ mới đƣợc tiến hành hết sức sơ bộ, chƣa đáp
ứng đƣợc yêu cầu tra tìm tài liệu, thậm chí có khâu còn chƣa đƣợc tiến hành
nhƣ thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu.
Với thực trạng tài liệu hiện có tại cơ quan nhƣ trên nếu không đƣợc khắc
phục sẽ dẫn đến tình trạng tích đống ngày một lớn. Bởi lẽ bên cạch tài liệu
chƣa xử lý qua những năm tiếp theo sẽ sản sinh thêm khối lƣợng khổng lồ tài
liệu, đặc biệt là tài liệu chuyên môn đặc thù. Đến lúc này nguy cơ hƣ hại tài

4
liệu sẽ khó lƣờng, đặc biệt những tài liệu có giá trị cao cũng sẽ mất đi, điều đó
chắc chắn sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động nghiên cứu, sản xuất, đến việc xây
dựng, thi công, đến sự an toàn của con ngƣời. Do đó, việc tổ chức khoa học
tài liệu lƣu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong tình hình hiện
nay tại Viện.
Mặt khác, do hoạt động thực tiễn hiện nay tại cơ quan cần sử dụng rất
nhiều tài liệu đã có, những kết quả nghiên cứu đã đi trƣớc để tham khảo (bởi
tài liệu nghiên cứu khoa học luôn có tính kế thừa và sáng tạo). Vậy nên khối
tài liệu đang chất đống, xếp lộn xộn trong các giá, tủ nếu không đƣợc tổ chức
khoa học sẽ gây mất mát, thiệt hại lớn cho cơ quan không chỉ trƣớc mắt mà
còn cả lâu dài sau này.
Nhƣ vậy, khối tài liệu khoa học nếu đƣợc tổ chức một cách khoa học,

hợp lý và rõ ràng thì sẽ phát huy tối đa vai trò, tác dụng của tài liệu khoa học -
công nghệ (bao gồm cả tài liệu chuyên môn đặc thù), phục vụ đắc lực cho
hoạt động thực tế hàng ngày của cơ quan, cũng nhƣ giữ gìn đƣợc khối tài sản
vô cùng quí giá cho Nhà nƣớc, cho ngành địa chất và khoáng sản. Nói cách
khác, nếu tài liệu khoa học - công nghệ đƣợc tổ chức một cách khoa học sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cũng
nhƣ công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ tại cơ quan.
Đối với công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học công nghệ
tại cơ quan nếu đƣợc thu thập thƣờng xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lƣợng sẽ
thu hút đƣợc sự quan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến
nghiên cứu tài liệu. Đặc biệt sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin
chứa đựng trong những tài liệu khoa học công nghệ sẽ là một trong những yếu
tố rất quan trọng đối với ngƣời khai thác, sử dụng tài liệu. Mặc khác, hiệu quả
của công tác tổ chức sử dụng tài liệu cũng có tác dụng tích cực góp phần nâng
cao nhận thức, ý thức của nhiều lãnh đạo, của từng cán bộ viên chức trong cơ

5
quan. Vì tổ chức khoa học tài liệu sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc,
đặc biệt là công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hàng ngày. Từ đó mỗi cán bộ
sẽ thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác lƣu trữ, đồng thời sẽ nghiêm túc
thực hiện những quy định về công tác này.
Việc tổ chức khoa học tài liệu nếu làm tốt sẽ tạo điều kiện cho công
tác thống kê, kiểm tra, bảo quản tài liệu, ngăn chặn những thiệt hại không
đáng có.
Mặt khác, ngành lƣu trữ Việt Nam ngày càng phát triển yêu cầu đối với
tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu khoa học công nghệ nói riêng ngày càng
khắt khe hơn, nên việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc, các quy định
của ngành trong lĩnh vực này là điều bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức, đặc
biệt đối với một cơ quan nghiên cứu khoa học nhƣ Viện Khoa học Địa chất
Khoáng sản. Với thực trạng tình hình tài liệu hiện có tại cơ quan nhƣ đã trình

bày ở trên thì một yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải tổ chức khoa học khối tài
liệu này, có nhƣ vậy mới chấp hành đúng, đầy đủ, kịp thời các văn bản quy
định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ.
Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề rất phổ cập
hiện nay, công việc này giúp ngƣời sử dụng rút ngắn đƣợc thời gian tra tìm
đƣợc chính xác tài liệu chứa đựng trong đó những nội dung cần thiết. Tuy
nhiên, chỉ có tổ chức khoa học tài liệu thì việc ứng dụng công nghệ thông tin
mới đạt hiệu quả cao. Bởi vì, các phần mềm đƣợc lập trình của máy tính sẽ tự
động cập nhật thông tin từ khoá theo những trƣờng mà chỉ có tổ chức khoa
học tài liệu thì mới có thể tìm kiếm hoặc phân loại theo cách này.
Nói tóm lại, trong tình hình hiện nay, để bảo quản an toàn và tổ chức khai
thác sử dụng hiệu quả khối tài liệu khoa học công nghệ nói chung và tài liệu địa
chất khoáng sản nói riêng đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của Viện,
một trong những nhiệm vụ cấp thiết là phải tiến hành tổ chức khoa học khối tài

6
liệu này, có nhƣ vậy tài liệu lƣu trữ của Viện mới phát huy tối đa vai trò, giá trị
của nó trong việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng giao
cho, cũng nhƣ đúng chủ trƣơng, chính sách, quy định của Nhà nƣớc, của ngành
lƣu trữ đối với công tác lƣu trữ trong các cơ quan, tổ chức.
Xuất phát từ những lý do nêu trên chúng tôi đã mạnh dạn chọn đề tài:
“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường” làm đề tài luận văn cao học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Dựa vào kết quả nghiên cứu lý luận, phân tích thực trạng tổ chức tài liệu
của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trƣờng, đề xuất một số biện pháp nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức khoa
học tài liệu lƣu trữ của cơ quan này.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt đƣợc mục tiêu trên đây, đề tài cần phải giải quyết một số nhiệm

vụ sau đây:
- Nghiên cứu lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ nói chung.
- Nghiên cứu các đặc điểm của tài liệu lƣu trữ hiện đang bảo quản tại
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản về các phƣơng diện nhƣ nguồn gốc xuất
xứ, thành phần, khối lƣợng, đặc điểm về hình thức bề ngoài, phƣơng thức chế
tác, về phƣơng diện nội dung và các đặc điểm trong tổ chức khoa học khối tài
liệu này.
- Khảo sát, phân tích, tổng hợp thực trạng tài liệu lƣu trữ và công tác tổ
chức khối tài liệu đó nhằm phát hiện những ƣu điểm và hạn chế làm cơ sở
thực tiễn cho việc giải quyết mục tiêu nêu trên của đề tài.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiêu cứu của đề tài: là tài liệu lƣu trữ, tổ chức tài liệu lƣu
trữ nói chung và của Viện nói riêng, trong đó chú ý vào công tác tổ chức khoa

7
học tài liệu chuyên môn đặc thù hình thành trong quá trình hoạt động chuyên
môn của Viện.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Do chức năng, nhiệm vụ của Viện là
nghiên cứu khoa học về địa chất và khoáng sản, mỗi phòng trong Viện lại có
những tài liệu chuyên ngành khác nhau. Chính vì vậy, tài liệu hình thành
trong hoạt động của Viện chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù thuộc lĩnh
vực nghiên cứu địa chất và khoáng sản. Loại tài liệu này chiếm khối lƣợng
lớn nhất của Viện, tài liệu hành chính chỉ chiếm khối lƣợng nhỏ. Vì vậy, đề
tài chỉ tập trung nghiên cứu khối tài liệu chuyên môn đặc thù hiện có trong
kho lƣu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản và công tác tổ chức
khoa học đối với khối tài liệu đó.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện những mục tiêu đã nêu, ngoài sử dụng phƣơng pháp luận
của chủ nghĩa Mác – Lê nin chúng tôi đã sử dụng các phƣơng pháp nhƣ: phân
tích tổng hợp, phƣơng pháp điều tra, mô tả, khảo sát thực tế và phỏng vấn, cụ

thể là:
- Phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin về nhận thức khoa học
giúp cho ngƣời nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách
biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho
những đánh giá cũng nhƣ những kết quả mà đề tài đƣa ra.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: đƣợc sử dụng khi phân tích, xử lý số
liệu, tổng hợp thông tin qua quá trình khảo sát thực tế thu đƣợc.
- Phương pháp phỏng vấn: đƣợc thực hiện trong quá trình thu thập thông
tin, ý kiến cán bộ viên chức trong cơ quan.
- Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phƣơng pháp quan trọng để có
những số liệu phản ánh thực trạng tài liệu cũng nhƣ các vấn đề đang phải giải
quyết trong thực tế tổ chức tài liệu lƣu trữ cơ quan – nơi đƣợc khảo sát. Đề tài

8
có tính ứng dụng cao hay không, trƣớc hết phụ thuộc rất lớn từ những kết quả
khảo sát này.
- Phương pháp sử liệu học: nhằm đánh giá độ chính xác và giá trị tài liệu
của Viện.
- Phƣơng pháp quan sát, tham dự: Để có thể biết rõ hơn tài liệu lƣu trữ và
thực tế công tác lƣu trữ của Viện là nhƣ thế nào.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu lƣu trữ khoa học
công nghệ nói riêng (trong đó có tài liệu chuyên môn đặc thù nhƣ: tài liệu địa
chất, địa chất khoáng sản, tài liệu khí tƣợng thuỷ văn, tài liệu trắc địa và bản
đồ) là một trong những vấn đề đã, đang thu hút sự quan tâm của các nhà quản
lý, các nhà khoa học. Do đó, đã có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến
vấn đề này nhƣ:
Trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lƣu trữ: “Lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình
Quyền và Nguyễn Văn Thâm thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể nhƣ: phân

loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu.
Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía
cạnh, vấn đề cụ thể của tài liệu lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa
học tài liệu nói riêng thí dụ: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào
kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (Chủ nhiệm); “Lý luận
và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” - Vƣơng Đình
Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng công cụ thống kê tài liệu lưu trữ”
– Nguyễn Cảnh Đƣơng (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở lý luận và thực tiễn xây
dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm); “Lưu
trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” - Nguyễn Minh Phƣơng; “Tổ chức Quản lý tài
liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ Tài
nguyên và Môi trường” - Nguyễn Liên Hƣơng.

9
Vấn đề này còn đƣợc đề cập trong các bài đăng tải trên tạp chí Văn thƣ
Lƣu trữ Việt Nam. Đã có rất nhiều bài đăng trên các tạp chí chuyên ngành này
nhƣ: “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện
ảnh” của tác giả Đào Xuân Chúc – Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 01
(2-2002), tr 40 - 48; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi
mới” của tác giả Phan Đình Nham – Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 1/1994;
“Vài nét về quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn” của tác giả Nguyễn Lan
Phƣơng – Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam 2 - 1998; “Trao đổi ý kiến về thuật ngữ
phân loại tài liệu và hệ thống hóa tài liệu” của tác giả Vƣơng Đình Quyền –
Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 1/1982; các bài viết này tập trung
nghiên cứu mặt lý luận chung của công tác tổ chức khoa học và sử dụng tài
liệu lƣu trữ, một số bài có đề cập đến cơ quan cụ thể.
Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khóa luận, luận văn thạc sỹ và các báo
cáo khoa học của sinh viên Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng trƣờng
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực
này. Qua nghiên cứu tôi thấy có một số đề tài nghiên cứu liên quan tới đề tài

của mình nhƣ:
- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lƣu trữ năm 2004 của Lê Tuấn Hùng:
“Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để
hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học và Công nghệ”.
- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lƣu trữ năm 2008 của Nguyễn Mai
Hƣơng: “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại trung tâm kiểm định kỹ thuật
an toàn xây dựng Bộ Xây dựng”.
- Luận văn thạc sỹ năm 2003 của Nguyễn Minh Sơn, Chuyên Ngành Lƣu
trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm lƣu trữ quốc gia III –
Thực trạng và giải pháp”.

10
- Luận văn thạc sỹ năm 2008 của Hồ Anh Tú, Chuyên ngành Lƣu
trữ học: “ Tổ chức Khoa học tài liệu lƣu trữ của Liên đoàn lao động tỉnh,
thành phố”.
- Luận văn thạc sỹ năm 2008 của Vũ Ngọc Thúy, Chuyên ngành Lƣu trữ
học: “ Sƣu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lƣu trữ tổng
bí thƣ tại kho lƣu trữ trung ƣơng Đảng”,
Ngoài ra còn có các khóa luận tốt nghiệp nhƣ:
- Khoá luận tốt nghiệp năm 2005 của sinh viên Vũ Thị Hằng, Chuyên
ngành Lƣu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại Sở Văn hóa Thể
thao tỉnh Bắc Giang – Nhận xét và kiến nghị”
- Khoá luận tốt nghiệp năm 2008 của sinh viên Phạm Văn Hải, Chuyên
ngành Lƣu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại công ty Điện lực
Hà Nội”,
Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu lƣu
trữ, nhƣng chƣa có đề tài nào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lƣu
trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. Vì vậy, đề tài của tôi có tính
chất kế thừa nhƣng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trƣớc.
7. Các nguồn tài liệu tham khảo

Để nghiên cứu đề tài này, tôi đã tham khảo các nguồn sau:
- Sách, giáo trình chuyên môn về lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ;
- Những văn bản quy định của Nhà nƣớc, của cơ quan Đảng, đặc biệt cơ
quan về đối tƣợng nghiên cứu;
- Những công trình nghiên cứu đã công bố (báo cáo khoa học, báo cáo
thực tập, khóa luận tốt nghiệp, ) về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, những
đề tài nghiên cứu liên quan;
- Các bài viết trên báo, tạp chí chuyên ngành về Lƣu trữ và Địa chất, các
website có liên quan đến nội dung nghiên cứu.

11
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận phần nội dung báo cáo của tôi đƣợc
trình bày thành ba phần chính cụ thể nhƣ sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện
khoa học Địa chất và Khoáng sản
Phần này trình bày khái quát về các khái niệm cơ bản về tài liệu lƣu trữ,
tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ cũng nhƣ mục đích, yêu cầu, nội dung,
phƣơng pháp tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu
lƣu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. Những kết quả nghiên cứu
chƣơng này sẽ là cơ sở, nền tảng để chúng ta so sánh, đối chiếu với thực tiễn
và đề xuất một phƣơng pháp tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tối ƣu nhất.
Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa
học Địa chất và Khoáng sản
Phần này đi sâu tìm hiểu quá trình hình thành tài liệu của cơ quan, công
tác chỉ đạo điều hành tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại cơ quan và hiện
trạng tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại bộ phận lƣu trữ Viện Khoa học Địa
chất và Khoáng sản.
Đặc biệt trong chƣơng này đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu việc
phân loại tài liệu của cơ quan, tìm hiểu thực trạng công tác biên mục, thống

kê, xác định giá trị và công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ, kèm theo đó là sự phân
tích, nhận xét về các mặt mạnh và tồn tại của thực trạng đó, chỉ ra nguyên
nhân của mặt mạnh và những tồn tại trong tổ chức tài liệu lƣu trữ để kế thừa
ƣu điểm và khắc phục tồn tại trong tổ chức tài liệu của Viện Khoa học Địa
chất và Khoáng sản.

12
Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Trên cơ sở phân tích những ƣu điểm và tồn tại của công tác tổ chức tài
liệu tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, căn cứ vào cơ sở lý luận và
pháp lý, đề tài đƣa ra một số giải pháp cụ thể nhằm tổ chức khoa học tài liệu.
Các giải pháp đó gồm: Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản nghiệp vụ về tổ chức tài liệu; giải pháp nhằm xây dựng phƣơng án
tối ƣu để tổ chức tài liệu lƣu trữ thực sự khoa học, nâng cao chất lƣợng thu
thập, phân loại, xác định giá trị, biên mục, thống kê và xây dựng công cụ tra
tìm tự động tài liệu. Ngoài các biện pháp về nghiệp vụ, công tác tổ chức – cán
bộ cũng đƣợc đề cập trong chƣơng này.
Mặc dù đã cố gắng nhƣng do thời gian và khả năng có hạn nên luận văn
không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận đƣợc ý kiến
đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn.
Qua đây, tôi xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, các cơ
quan, cá nhân và đặc biệt là sự hƣớng dẫn nhiệt tình, chu đáo của TS. Nguyễn
Cảnh Đƣơng đã giúp tôi hoàn thành đề luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 06 tháng 6 năm 2014
Học viên

Hoàng Thị Hƣơng Giang

13
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ
VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN

1.1. Vài nét khái quát về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đƣợc thành lập theo Quyết định số
95/CP của Chính phủ ngày 16/6/1976 trên cơ sở Đoàn Địa chất 45 (Quyết
định thành lập số 500/ĐC ngày 15/5/1965 của Tổng cục Địa chất). Ngày
17/12/1980, Thủ tƣớng Chính phủ ra Quyết định số: 309/TTg thành lập Ban
đào tạo và giao nhiệm vụ đào tạo trên đại học cho Viện. Căn cứ Quyết định
số: 782/TTg ngày 24/10/1996 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc sắp xếp các
cơ quan nghiên cứu, triển khai khoa học và công nghệ, ngày 31/12/1996, Bộ
trƣởng Bộ Công nghiệp đã ký Quyết định số: 4014/QĐ - TCCB thành lập
Viện Nghiên cứu Địa chất và Khoáng sản trực thuộc Bộ Công nghiệp. Theo
Nghị định số: 91/2002/NĐ - CP của Thủ tƣớng Chính phủ và Quyết định số:
16/2003/QĐ - BTNMT của Bộ trƣởng Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Viện
trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng. Theo Quyết định số: 1238/QĐ -
TTg ngày 18 tháng 9 năm 2006 của Thủ tƣớng Chính Phủ, Viện đổi tên là
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Chức năng
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là Viện nghiên cứu cơ bản trực
thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, có chức năng nghiên cứu khoa học và
phát triển công nghệ về địa chất và khoáng sản, tài nguyên địa chất, tài
nguyên nƣớc dƣới đất, địa chất biển, địa chất môi trƣờng, địa chất đô thị, địa
chất y học, địa chất kỹ thuật (gọi chung là địa chất khoáng sản); đào tạo sau
đại học về địa chất, khoáng sản.

14
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản có tƣ cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật; đƣợc ngân sách của Nhà nƣớc
bảo đảm kinh phí hoạt động thƣờng xuyên theo chế độ của tổ chức khoa học
và công nghệ nghiên cứu cơ bản.
Nhiệm vụ và quyền hạn
+ Trình Bộ trƣởng kế hoạch nghiên cứu, triển khai khoa học và công nghệ
dài hạn, 5 năm, hàng năm về địa chất, khoáng sản; tổ chức thực hiện sau khi
kế hoạch đƣợc phê duyệt;
+ Nghiên cứu cơ bản về vỏ trái đất, cấu trúc và thành phần vật chất của
các thành tạo địa chất, điều tra tài nguyên khoáng sản, tai biến địa chất và môi
trƣờng địa chất;
+ Tham gia xây dựng chiến lƣợc phát triển, chính sách, pháp luật về địa
chất, khoáng sản ;
+ Xây dựng kế hoạch nghiên cứu dài hạn, 5 năm, hàng năm về địa chất,
khoáng sản và tổ chức thực hiện sau khi đƣợc phê duyệt;
+ Nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao tiến bộ khoa học - công nghệ về địa
chất, khoáng sản;
+ Tổ chức hoặc tham gia thực hiện các chƣơng trình nghiên cứu khoa học
-công nghệ về địa chất, khoáng sản với nƣớc ngoài hoặc tổ chức quốc tế;
+ Xây dựng quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế -
kỹ thuật về địa chất, khoáng sản;
+ Thực hiện công tác đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản;
+ Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ về địa chất, khoáng sản.





15

Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản:

Mối quan hệ giữa các phòng trong quá trình lập ra tài liệu chuyên môn
- Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý về nhân sự của Đề án.
- Phòng Khoa học – Kế hoạch – Hợp tác quốc tế: Quản lý về mặt kế
hoạch triển khai công việc của Đề án.
- Phòng Tài chính Kế toán: Quản lý tài chính, chính sách, lƣơng
của Đề án.
- Phòng Viễn thám – Toán địa chất:
+ Phòng ĐCTV - ĐCCT: Phối hợp thành lập bản đồ địa chất thủy văn
ảnh, giải đoán thủy văn, lập sơ đồ lƣu vực dòng chảy.
+ Phòng Địa mạo: Thành lập bản đồ địa mạo, trắc lƣợng hình thái.
+ Thạch luận: Giải đoán, thành lập các bồn trầm tích, đánh giá khoáng
sản, phân tích cấu trúc địa chất.

16
+ Viễn thám giúp Khoáng sản Không kim loại: Xử lý số liệu, làm rõ bản
chất của các mối quan hệ giữa Khoáng sản Không kim loại với quá trình, đối
tƣợng địa chất liên quan. Viễn thám đƣợc coi là một trong các phƣơng pháp
nghiên cứu điều tra khoáng sản.
+ Qua ảnh Viễn thám phát hiện đứt gãy sẽ giúp cho công tác Địa vật lý
khảo sát đứt gãy hiệu quả hơn.
- Phòng Khoáng vật – Địa chất đồng vị:
+ Khoáng vật là nền tảng cho nghiên cứu thạch học, thạch luận
nguồn gốc.
+ Khoáng vật phục vụ cho Khoáng sản: Nghiên cứu về nguồn gốc
Quặng, thành phần vật chất Quặng hóa, TH trong Quặng.
+ Khoáng vật giúp Địa vật lý xác định khoáng vật: manhetit cho công tác
điều tra, đo vẽ địa vật lý từ, uran cho công tác điều tra, đo vẽ địa vật lý xạ,
Quặng kim loại cho công tác điều tra, đo vẽ địa vật lý điện.

+ Khoáng vật cho Viễn thám Toán địa chất: Với mỗi loại khoáng vật
có phổ xác định, do đó nghiên cứu khoáng vật sẽ phục vụ cho phân tích
ảnh viễn thám.
+ Khoáng vật cho Cổ sinh: Khoáng vật nghiên cứu đá trầm tích có chứa
cổ sinh, phân tích mẫu Microsond.
+ Khoáng vật cho Địa hóa: các khoáng vật tìm đƣợc trong đất chính là
mẫu địa hóa vì vậy khoáng vật nghiên cứu giúp phân loại địa hóa ra thành Địa
hóa nguyên sinh, địa hóa thứ sinh.
+ Khoáng vật cho Địa chất thủy văn - Địa chất công trình: Với tập hợp
khoáng vật nằm trong đất quyết định chất lƣợng đất, độ ổn định công trình,
thủy văn.
+ Khoáng vật phục vụ Kinh tế địa chất: Loại khoáng vật tùy theo mức độ
phổ biến trong vỏ trái đất sẽ tạo ra các mỏ có giá trị khác nhau.

17
- Phòng Cổ sinh – Địa tầng:
+ Cổ sinh Địa tầng phục vụ cho Kiến tạo Địa mạo: giúp nghiên cứu
chuyên đề cấu trúc kiến tạo.
+ Cổ sinh địa tầng giúp cho Khoáng sản Không kim loại: xác định tuổi,
môi trƣờng địa chất thành tạo Khoáng sản Không kim loại.
- Phòng Khoáng sản Kim loại và Không kim loại:
+ Khoáng sản Không kim loại cùng Khoáng sản kim loại: là 2 đơn vị
cùng chuyên môn (Cùng phƣơng pháp nghiên cứu chung nhƣng có những
phƣơng pháp nghiên cứu đặc thù riêng cho từng loại khoáng sản kim loại và
không kim loại).
+ Giúp cho Kiến tạo – Địa mạo: Nghiên cứu mối liên quan, khả năng
sinh khoáng của các cấu trúc địa chất,các hoạt động kiến tạo, các dạng địa
mạo đối với các loại khoáng sản kim loại (không kim loại) với quá trình hình
thành và bảo tồn vỏ phong hóa.
+ Giúp cho Thạch luận nghiên cứu mối quan hệ sinh khoáng kim loại

(không kim loại) đối với quá trình địa chất nghiên cứu tiềm năng khoáng sản
không kim loại trong các thành tạo địa chất.
+ Đối với Kinh tế Nguyên liệu khoáng: Khoáng sản kim loại (không kim
loại) sẽ cung cấp tài nguyên, trữ lƣợng, chất lƣợng của khoáng sản phục vụ
giải các bài toán về kinh tế nguyên liệu khoáng.
- Phòng Thạch luận – Trầm tích luận:
+ Thạch luận giúp Cổ sinh lát mỏng thạch học.
+ Nghiên cứu quá trình địa chất (magma, trầm tích, biến chất), thành tạo
các đối tƣợng (đá) chứa khoáng sản không kim loại.
- Phòng Kinh tế nguyên liệu khoáng:
+ Phòng Kinh tế nguyên liệu khoáng tham gia xây dựng định mức đơn
giá mẫu cổ sinh các loại.

18
+ Tính toán giá trị kinh tế, khả năng khai thác, sử dụng của các tích tụ
khoáng sản không kim loại.
- Phòng Phân tích:
+ Phòng phân tích giúp Khoáng sản không kim loại: Xác định thành
phần vật chất (hóa học, khoáng vật) của Khoáng sản Không kim loại và các
đối tƣợng địa chất liên quan, cung cấp các số liệu để luận giải các quá trình
sinh khoáng quá trình tạo vỏ phong hóa.
+Phòng phân tích giúp phòng Thạch luận: Gia công các loại mẫu: thạch
học, thạch học định hƣớng, khoáng tƣớng, trọng sa, vi cổ sinh, bao thể, hoá,
quang phổ, microsonde; Phân tích các loại mẫu: thạch học, khoáng tƣớng,
trọng sa theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Viện.
+ Phòng Phân tích với Phòng Kim loại: Nghiên cứu thành phần vật chất
các loại của đá và quặng.
- Phòng Địa chất thủy văn – Địa chất công trình:
+Xác định điều kiện địa chất thủy văn, địa chất công trình trong khai
thác khoáng sản kim loại, không kim loại;

+ Xác định ảnh hƣởng môi trƣờng do khai thác khoáng sản gây ra;
+ Xác định các thông số cơ lý của vỏ phong hóa;
+ Xác định điều kiện thủy văn đối với các quá trình phong hóa.
+ Địa chất thủy văn – địa chất công trình cho Địa vật lý: Định hƣớng sơ
bộ vị trí khảo sát, độ sâu, chiều dày tầng chứa nƣớc phục vụ công tác đo địa
vật lý.
- Phòng Kiến tạo Địa mạo:
+ Với phòng Khoáng sản không kim loại: Nghiên cứu cấu trúc địa chất,
các hoạt động kiến tạo, các quá trình và các hình thái địa mạo phục vụ nghiên
cứu, điều tra, đánh giá khoáng sản không kim loại, nghiên cứu điều tra vỏ
phong hóa.

19
+ Với phòng Thạch luận: nghiên cứu liên quan về tổ hợp thạch - kiến tạo,
vi kiến tạo.
+ Với phòng Cổ sinh - Địa tầng: Nghiên cứu liên quan về bào tử phấn
hoa định tuổi Đệ tứ, di sản địa chất hóa thạch cổ sinh, di sản địa chất địa tầng.
+ Với phòng Khoáng sản: nghiên cứu liên quan cấu trúc - trƣờng quặng,
di sản địa chất khoáng sản.
+ Với phòng Địa chất thủy văn - Địa chất công trình: Nghiên cứu liên
quan về thủy văn karst, tai biến địa chất, di sản địa chất hang động và hệ
thống thủy văn v.v.
+ Với phòng Địa hóa môi trƣờng: nghiên cứu kiến tạo đóng góp rất
nhiều cho nghiên cứu địa hóa. Từ những nghiên cứu kiến tạo, chúng ta có
thể chứng minh đƣợc nguồn gốc hình thành từ nhiều loại khoáng vật tại
những nơi khác nhau
+ Với phòng Khoáng vật - Địa chất Đồng vị: Nghiên cứu liên quan về
định tuổi Đồng vị: K - Ag, di sản địa chất khoáng vật.
+ Với phòng Toán viễn thám: Nghiên cứu về xử lý ảnh vệ tinh.
+ Với phòng Phân tích: Nghiên cứu liên quan về các mẫu thạch học định

hƣớng, thạch học đá kiến tạo.
- Phòng Địa vật lý:
+ Địa vật lý cho Không kim loại: Nghiên cứu điều tra vỏ phong hóa phục
vụ điều tra, đánh giá khoáng sản phi kim loại.
+ Địa vật lý cho Kiến tạo Địa mạo: Tham gia thực hiện công tác địa vật
lý liên quan đến tai biến địa chất, đánh giá hoạt động của đứt gãy.
+ Địa vật lý cho Địa chất thủy văn – Địa chất công trình: Tìm kiếm nƣớc
ngầm, xác định các tham số vật lý (vận tốc truyền sóng của đất đá, tham số cơ
lý) phục vụ thiết kế, thi công nền móng công trình, khảo sát môi trƣờng.

20
- Phòng Địa hóa:
+ Phòng Địa hóa có mối quan hệ chặt chẽ với Địa vật lý và Khoáng sản.
Trong công tác thăm dò, tìm kiếm, Địa hóa thƣờng đi đầu trong việc xác định
các tiền đề tìm kiếm, đƣa ra nhận định ban đầu để phục vụ toàn bộ công tác.
Địa vật lý và Khoáng sản mang tính thực hiện những công tác tiếp theo mang
tính chất chuyên sâu, đòi hỏi thời gian và công sức.
+ Nhiệm vụ của Địa hóa và Thạch Luận gắn kết với nhau. Cả hai đều
nghiên cứu chung một đối tƣợng là các loại đá. Cả hai đều nghiên cứu thành
phần các loại đá, bất kỳ đá nào cũng chứa các nguyên tố trong hệ thống tuần
hoàn. Việc nghiên cứu sự phân bố các nguyên tố trong các đá khác nhau là
nhiệm vụ gắn kết Địa hóa và Thạch Luận.
+ Địa hóa cho Kiến tạo: Từ những dấu hiệu Địa hóa các nhà Kiến tạo có
thể xác định đƣợc những hoạt động kiến tạo đã xảy ra trong giai đoạn trƣớc.
Nhƣ vậy, ở Viện mỗi phòng ban đều ở phƣơng diện này hay phƣơng
diện khác đều tham gia hoặc chủ trì trong việc tạo lập lƣu trữ và sử dụng
tài liệu chuyên môn đặc thù. Đây là một đặc điểm cần chú ý khi tổ chức
khoa học tài liệu.
1.2. Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động
của Viện

1.2.1 Đặc điểm tài liệu lƣu trữ của Viện
a, Đặc điểm về thành phần, khối lƣợng, nội dung của khối tài liệu
lƣu trữ hiện đang đƣợc bảo quản tại Viện
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là một cơ quan nhà nƣớc trực
thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, thực hiện chức năng nghiên cứu đồng
thời cũng đào tạo sau đại học về địa chất và khoáng sản. Quá trình hoạt động
của Viện sản sinh ra khối tài liệu rất phong phú.

21
Khối lượng:
Kết quả khảo sát và tìm hiểu, cho thấy trong kho lƣu trữ của Viện có
khoảng 1000m giá tài liệu.
Tình trạng vật lý:
Hầu hết tài liệu có tình trạng vật lý tốt, ít bị nấm mốc, mủn hay bay
màu…
Thành phần:
Thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của Viện rất đa dạng gồm có:
- Một khối lƣợng là tài liệu hành chính: tài liệu thi đua khen thƣởng;
quản lý hành chính; kế hoạch tháng, quý, năm, kế hoạch dài hạn về các mặt
hoạt động của Viện; các báo cáo về tình hình kế hoạch; các văn bản hƣớng
dẫn xây dựng, trình duyệt, giao chỉ tiêu biên chế, tuyển dụng lao động, các
bản kế hoạch tài chính của Viện, văn bản kiểm tra, xét duyệt vấn đề tài
chính kế toán của đơn vị, Ngoài ra, còn có các văn bản do Chính phủ, các
Bộ, ban ngành và cơ quan cấp trên gửi đến nhƣ Nghị định, Quyết định,
Thông tƣ, Chỉ thị,…
- Tài liệu khoa học (trong đó chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù) là
thành phần tài liệu rất quan trọng, chiếm khối lƣợng lớn nhất của Viện, vì
thực chất chức năng, nhiệm vụ của Viện là nghiên cứu khoa học. Gồm có:
Tài liệu xét duyệt đề tài
+ Bản đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ, dự án;

+ Bản tổng hợp Danh mục đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ,
dự án;
+ Thuyết minh đề tài;
+ Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển chủ nhiệm;
+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng xét duyệt;

22
+ Phiếu nhận xét của ủy viên Hội đồng xét duyệt;
+ Phiếu đánh giá kết quả xét duyệt đề tài;
+ Biên bản họp hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài;
+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ
nhiệm đề tài
+ Phiếu thuyết minh đề tài;
+ Quyết định phê duyệt.
Tài liệu về tổ chức thực hiện nghiên cứu
+ Hợp đồng khoa học và công nghệ;
+ Thuyết minh đề tài đã đƣợc phê duyệt;
+ Báo cáo khoa học;
+ Các báo cáo định kỳ;
+ Các sản phẩm khoa học của đề tài (bản đồ - bản vẽ);
+ Các tài liệu nguyên thủy: số liệu gốc, nhật ký thực địa, kết quả
phân tích, báo cáo kết quả khảo sát nƣớc ngoài (nếu có), tài liệu ảnh, tài
liệu ghi âm – ghi hình (băng đĩa).
Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở
+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở;
+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp cơ sở;
+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp cơ sở;
+ Phiếu tự đánh giá cấp cơ sở;
+ Biên bản kiểm phiếu cấp cơ sở.
Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp bộ

+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp bộ;
+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp bộ;
+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp bộ;

23
+ Phiếu tự đánh giá nghiệm thu cấp bộ;
+ Biên bản kiểm phiếu cấp bộ;
+ Biên bản thanh lý.
Trong khối tài liệu về khoa học nà đa phần là tài liệu chuyên môn. Đó
là các thuyết minh, báo cáo, sản phẩm khoa học của các đề tài nghiên cứu địa
chất, khoáng sản và các tài liệu nguyên thủy của nó.
Nội dung tài liệu lưu trữ của Viện
Tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan phải phản ánh
đƣợc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Cũng nhƣ vậy, tài liệu lƣu
trữ của Viện đã phản ánh bao trùm tất cả các mặt, lĩnh vực hoạt động của
Viện. Bao gồm:
- Tài liệu về kế hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn của Viện;
- Tài liệu về lập dự toán thu chi ngân sách của Viện
- Hồ sơ cán bộ, công tác đào tạo, tài liệu liên quan đến công tác thi đua
khen thƣởng, kỷ luật;
- Tài liệu chuyên môn đặc thù của cơ quan gồm:
+ Các báo cáo lập bản đồ địa chất trình bày các kết quả đo vẽ bản đồ
địa chất ở các tỷ lệ 1:500.000, 1:200.000, 1:100.000, 1:50.000, 1:25.000.
Tài liệu bao gồm các bản báo cáo, thuyết minh, bản vẽ, nhật ký về các kết
quả nghiên cứu về địa chất (địa tầng, cấu trúc, thạch luận, trầm tích, xâm
nhập, phun trào, kiến tạo, địa mạo, trầm tích đệ tứ, vỏ phong hoá, trọng sa,
kim lƣợng, ).
Ví dụ: Đề án Đánh giá tai biến địa chất ở các tỉnh ven biển miền Trung
từ Quảng Bình đến Phú Yên - Hiện trạng, nguyên nhân, dự báo và đề xuất
biện pháp phòng tránh, giảm thiểu hậu quả; Đề án Nghiên cứu dẫy ngang

các thành hệ địa chất Việt Nam và mối quan hệ của chúng với quặng hoá và
thành lập phức hệ bản đồ nói trên tỷ lệ 1/1.000.000;…