Tổ chức sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


VŨ THỊ DUYÊN


TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ
LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI



LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ






Hà Nội - 2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




VŨ THỊ DUYÊN


TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ
LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI

Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01


LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nghiêm Kỳ Hồng






Hà Nội - 2014
LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập và nghiên cứu chƣơng trình đào tạo sau đại học
chuyên ngành Lƣu trữ học của Khoa Lƣu trữ và Quản trị Văn phòng Trƣờng
Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội, tôi đã nhận đƣợc sự hƣớng
dẫn, giúp đỡ tận tình của quý thầy, cô và anh chị học viên trong lớp. Với lòng
biết ơn sâu sắc, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:
- Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội,
Khoa Sau đại học, quý thầy, cô trong Khoa Lƣu trữ và Quản trị văn phòng đã
giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện đề
tài này.
- Đặc biệt, tôi kính gửi lời cảm ơn chân thành và lời tri ân sâu sắc đến
TS. Nghiêm Kỳ Hồng, Thầy đã dành nhiều thời gian và tâm huyết, tận tình
chỉ bảo, hƣớng dẫn, động viên và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt

quá trình thực hiện đề tài này.
- Tôi gửi lời cảm ơn tới Ban Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Lãnh
đạo Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai cùng các anh, chị trong cơ
quan đã quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi đƣợc tham gia khảo sát,
nghiên cứu, thu thập tƣ liệu để hoàn thành luận văn của mình.
Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng trong quá trình nghiên cứu, thực
hiện đề tài nhƣng chắc rằng luận văn vẫn còn một số thiếu sót, hạn chế nhất
định. Vì vậy, tôi rất mong nhận đƣợc sự quan tâm và ý kiến đóng góp quý báu
của Quý Thầy, Cô, bạn bè giúp tôi hoàn thiện hơn cho đề tài và đƣa những kết
quả nghiên cứu từ luận văn này vào hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của cá
nhân cũng nhƣ cơ quan đƣợc tốt hơn. Xin chân thành cảm ơn./.

Tp. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2014
Tác giả luận văn: Vũ Thị Duyên
LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Tổ chức sử dụng tài liệu tại lƣu trữ lịch sử
tỉnh Đồng Nai” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các tài liệu và
kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác và trung thực./.


Tp. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2014
Tác giả luận văn


Vũ Thị Duyên

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

CTLT
Công tác lƣu trữ
TLLT
Tài liệu lƣu trữ
CCVTLT
Chi cục văn thƣ và lƣu trữ
VTLT
Văn thƣ và lƣu trữ
TTLT
Trung tâm lƣu trữ
LTLS
Lƣu trữ lịch sử
UBND
Ủy ban nhân dân
CNTT
Công nghệ thông tin

CSDL
Cơ sở dữ liệu
TCSD
Tổ chức sử dụng
TCSDTLLT
Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ
PGS.TS
Phó Giáo sƣ -Tiến sĩ
TS
Tiến sĩ
ThS
Thạc sĩ



1
MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU 03
1. Lý do chọn đề tài 03
2. Mục tiêu nghiên cứu 04
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 05
4. Phƣơng pháp nghiên cứu 05
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 07
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn 09
7. Bố cục của đề tài 10
CHƢƠNG 1: GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
ĐỒNG NAI 11
1.1. Một số vấn đề cơ bản về tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ 11
1.1.1. Tài liệu lưu trữ 11

1.1.2. Công tác lưu trữ 15
1.1.3. Lưu trữ lịch sử 19
1.2. Khái quát về Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai 20
1.3. Thành phần, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ 24
1.3.1. Về số lượng, thành phần, nội dung của tài liệu 24
1.3.2. Giá trị thông tin của tài liệu lưu trữ 26
CHƢƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ
LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI – THÀNH QUẢ VÀ HẠN CHẾ 31
2.1. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu tại LTLS tỉnh Đồng Nai 31
2.1.1. Chuẩn bị TL cho TCSD TLLT 31
2.1.2. Các công cụ tra cứu 38
2.1.3. Các hình thức SD TL 49


2
2.1.4. Công tác phục vụ và hiệu quả của công tác phục vụ sử dụng tài
liệu ở LTLS tỉnh Đồng Nai đối với hoạt động quản lý và nghiên cứu khoa học .
52
2.2. Đánh giá chung 56
2.2.1. Những kết quả đạt được 56
2.2.2. Hạn chế, tồn tại 58
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ
CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LTLS TỈNH ĐỒNG NAI 61
3.1. Tăng cƣờng tuyên truyền, phổ biến, quản lý về công tác lƣu trữ của
các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc và ban hành những văn bản mới về tổ chức sử
dụng tài liệu lƣu trữ 61
3.2. Đẩy mạnh các khâu nghiệp vụ lƣu trữ, tạo điều kiện cho công tác tổ
chức sử dụng TLLT đạt hiệu quả ngày càng cao 64
3.3. Đa dạng hóa các hình thức sử dụng tài liệu, tạo điều kiện để các cơ
quan, tổ chức, cá nhân đƣợc tiếp cận và sử dụng TLLT thuận lợi 66

3.4. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý CTLT và tổ chức sử dụng
tài liệu lƣu trữ 69
3.5. Tăng cƣờng đầu tƣ về con ngƣời, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu của
công tác tổ chức sử dụng tài liệu 70
3.6. Đẩy mạnh công tác theo dõi, kiểm tra, đánh giá hoạt động tổ chức sử
dụng tài liệu lƣu trữ 72
3.7. Cải cách thủ tục hành chính trong tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 74
KẾT LUẬN 77
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79
PHỤ LỤC




3
MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Công tác lƣu trữ đƣợc hiểu là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nƣớc
và quản lý nghiệp vụ liên quan đến việc bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu
quả tài liệu lƣu trữ (viết tắt là TLLT) để phục vụ cho nhiều yêu cầu khác nhau
của đời sống xã hội. Quy trình quản lý nghiệp vụ lƣu trữ bao gồm các nội
dung nghiệp vụ chủ yếu nhƣ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản,
thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. Trong quy trình đó, nếu thu thập,
bổ sung đƣợc coi là “đầu vào” thì tổ chức sử dụng chính là phần “đầu ra” của
tài liệu lƣu trữ. Làm tốt công tác này sẽ có ý nghĩa rất quan trọng nhằm phát
huy giá trị và nâng cao vai trò của tài liệu lƣu trữ trong xã hội. Do vậy, tổ
chức sử dụng tài liệu lƣu trữ giữ vai trò hết sức quan trọng trong công tác lƣu
trữ, là mục đích cuối cùng của toàn bộ hoạt động lƣu trữ ở mọi ngành, mọi
cấp và là biểu hiện cao nhất của tính chất chính trị của công tác lƣu trữ.

Trong thời đại thông tin nhƣ hiện nay, nhu cầu tìm kiếm và sử dụng
thông tin từ tài liệu lƣu trữ, nhằm phục vụ cho các hoạt động kinh tế - xã hội
cũng nhƣ nghiên cứu khoa học ngày càng lớn.
Để tài liệu có thể phát huy đƣợc giá trị của mình, vấn đề cấp thiết đặt ra
là phải nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ ở các
ngành và các cấp. Vấn đề đó đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức phải có phƣơng
pháp tổ chức sử dụng tài liệu khoa học, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu đơn
giản, rõ ràng và áp dụng khoa học - kỹ thuật để việc tra tìm tài liệu đƣợc
nhanh chóng, chính xác và mang lại hiệu quả thiết thực.
Tuy nhiên, hiện nay trong phạm vi cả nƣớc nói chung và tỉnh Đồng Nai
nói riêng, việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ còn nhiều mặt yếu kém. Ví dụ,
tại lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, trong cả năm 2012 tổng số lƣợt ngƣời khai


4
thác là 50 lƣợt ngƣời/120 lƣợt tài liệu; năm 2013 là 53 lƣợt ngƣời/143lƣợt tài
liệu. Hình thức sử dụng tài liệu còn nghèo, công cụ tra tìm còn thiếu thốn,
chất lƣợng thấp, ứng dụng công nghệ thông tin còn ít, dẫn đến việc tổ chức sử
dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai còn nhiều hạn chế.
Mặc dù còn nhiều hạn chế nhất định, song Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng
Nai trong những năm gần đây đang đƣợc chú ý quan tâm và đã có những
bƣớc khắc phục. Vậy công tác lƣu trữ của một tỉnh có nền kinh tế đang phát
triển mạnh mẽ tại khu vực phía Nam nhƣ hiện nay thì vấn đề tổ chức sử dụng
tài liệu lƣu trữ để phục vụ cho quá trình phát triển kinh tế - xã hội ở tỉnh Đồng
Nai nhƣ thế nào? Ngoài những gì Lƣu trữ lịch sử của tỉnh đã làm đƣợc thì còn
những hạn chế gì cần khắc phục? Công tác lƣu trữ, trong đó có hoạt động tổ
chức sử dụng tài liệu cần đƣợc hoàn chỉnh, phục vụ có hiệu quả đối với công
cuộc phát triển kinh tế - xã hội nhƣ thế nào?. Đó là những câu hỏi đặt ra và
cần đƣợc nghiên cứu, giải quyết một cách thấu đáo. Chính vì vậy, tôi đã tiến
hành khảo sát thực tế công tác lƣu trữ, đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu hoạt động

tổ chức sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ của tỉnh để từ đó lựa
chọn vấn đề: “Tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai”
làm đề tài luận văn của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này đƣợc nghiên cứu với những mục tiêu sau:
- Thông qua việc khảo sát thực tế khối tài liệu và tình hình tổ chức sử
dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, Luận văn đƣa ra những đánh
giá sơ bộ về những mặt đƣợc và chƣa đƣợc trong công tác tổ chức sử dụng tài
liệu tại tỉnh Đồng Nai nhằm khắc phục tình trạng này trong thời gian tới.
- Từ hƣớng nghiên cứu này, tác giả kiến nghị một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.



5
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu
Luận văn chọn đối tƣợng nghiên cứu là toàn bộ hoạt động của Chi cục
Văn thƣ và Lƣu trữ với vị trí, tính chất là một Lƣu trữ lịch sử nhà nƣớc cấp
tỉnh, trong đó trọng tâm là nghiên cứu sâu về quá trình triển khai nghiệp vụ tổ
chức sử dụng TLLT do Chi cục ngày nay và các tổ chức lƣu trữ trƣớc đó nhƣ
Phòng Lƣu trữ Văn phòng UBND, TTLT tỉnh thuộc Văn phòng UBND hoặc
thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Đồng Nai đã thực hiện từ sau ngày thống nhất đất nƣớc
(30-4-1975) đến tháng 9/2014.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
a) Thời gian: hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại CCVTLT từ năm
2001 đến tháng 9/2014
b) Không gian: Là họat động tổ chức sử dụng tài liệu tại một lƣu trữ
lịch sử nhà nƣớc cấp tỉnh, cụ thể là tại CCVTLT; không bao gồm lƣu trữ tỉnh
ủy Đồng Nai.

4. Phƣơng pháp nghiên cứu
4.1. Phương pháp luận
Phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin về chủ nghĩa duy vật biện
chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và
thực tiễn tổ chức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị thông tin trong tài liệu
lƣu trữ.
Sử dụng phƣơng pháp luận của lƣu trữ học thông qua việc áp dụng các
nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
vào việc xem xét giá trị của TLLT và nêu lên những giải pháp nhằm sử dụng
những TLLT đó có hiệu quả cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nƣớc nói
chung và công cuộc phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai nói riêng.



6
4.2. Phương pháp cụ thể
Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả sử dụng tổng hợp các phƣơng
pháp nghiên cứu, từ nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tế, thu thập, xử lý thông
tin, phân tích và tổng hợp nhằm giải quyết các vấn đề lý luận và thực tiễn tổ
chức sử dụng TLLT trong lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
Phương pháp điều tra và khảo sát thực tiễn: Luận văn đã sử dụng các
phƣơng pháp này để thu thập thông tin về số hóa tài liệu tại các cơ quan lƣu
trữ.
Phương pháp thống kê: phƣơng pháp này đƣợc sử dụng để tổng hợp số
liệu thu thập đƣợc nhằm đƣa ra nhận định về tình hình, cũng nhƣ kết quả của
việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực tra tìm tài liệu lƣu trữ.
Phương pháp phân tích: đƣợc vận dụng để phân tích từng bộ phận,
từng vấn đề của việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ để hiểu rõ đƣợc bản chất
của bộ phận, vấn đề đó.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Từ phƣơng pháp khảo sát,

chủ nhiệm đề tài tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ:
Luật lƣu trữ, các văn bản quy định về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu,
hƣớng tổ chức sử dụng, sách, báo, tạp chí, internet Từ đó phân loại và chọn
lọc những thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu để xử lý thông tin để
làm nổi bật vấn đề cần nghiên cứu.
Phương pháp tổng hợp: Phƣơng pháp này dựa trên kết quả phân tích
các bộ phận, các mặt vấn đề để từ đó đánh giá toàn diện về lý luận và thực
tiễn nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp góp
phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ cho hiện
nay.
Ngoài ra, ngƣời viết cũng sử dụng một số phƣơng pháp khác nhƣ
phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu, tham vấn chuyên gia cùng nhiều phƣơng


7
pháp cụ thể trong các nội dung nghiệp vụ thu thập, phân loại, xác định giá trị,
thống kê tài liệu lƣu trữ của lƣu trữ học, v.v
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là một vấn đề quan trọng trong công
tác lƣu trữ và đã đƣợc đề cập đến trong nhiều công trình nghiên cứu của nhiều
tác giả trong và ngoài nƣớc. Ở trong nƣớc, có thể kể đến một số công trình
chính nhƣ: Công tác lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 1987 do tác giả Vũ
Dƣơng Hoan chủ biên; Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, năm 1990 của
nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền,
Nguyễn Văn Thâm; Lịch sử lưu trữ Việt Nam, 2010 của nhóm tác giả Nguyễn
Văn Thâm, Vƣơng Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng cùng nhiều
bài viết về vấn đề này của GS, TSKH. Nguyễn Văn Thâm, PGS, TS. Dƣơng
Văn Khảm, PGS, TS. Đào Xuân Chúc, PGS, TS. Vũ Thị Phụng, PGS. Vƣơng
Đình Quyền, PGS. Nguyễn Văn Hàm, TS. Nghiêm Kỳ Hồng, TS. Phan Đình
Nham, TS. Nguyễn Lệ Nhung, TS. Đào Thị Diến đƣợc đăng trên Tạp chí

Văn thƣ lƣu trữ và kỷ yếu của nhiều hội thảo khoa học quan trọng khác.
Ngoài những công trình là sách và các bài báo nói trên, những năm gần
đây đã có khá nhiều luận văn thạc sĩ, bài viết trên tạp chí nói về vấn đề tổ
chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nhƣ:
1. Đào Thị Diến, Hà Văn Huề (2004), “Thực trạng và giải pháp tổ chức
sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I”, Kỷ yếu Khoa học.
2. Nguyễn Văn Thâm (1967), Một vài suy nghĩ về việc sử dụng tài liệu để
nghiên cứu lịch sử dân tộc, Văn thƣ lƣu trữ, số 2, Tr. 43-47.
3. Nguyễn Văn Hàm (2003), Công bố, giới thiệu tài liệu trên Tạp chí Lƣu
trữ Việt Nam – Những đóng góp quan trọng về mặt sử liệu, số 5, Tr. 149-150.


8
4. Nguyễn Văn Hàm (2005), Trao đổi một số nguyên tắc chung trong
công bố tài liệu, Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 5, Tr. 136-137.
5. Trần Phƣơng Hoa: “Khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp Bộ”. Luận văn Thạc
sĩ, năm 2007.
6. Hà Văn Huề: “Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh, thành phố và trực thuộc Trung ương”.
Luận văn Thạc sĩ, năm 2001.
7. Nguyễn Liên Hƣơng, Cao Thị Thanh Hiền (2010), Quá trình thiết kế
thi công cầu Long Biên qua các tư liệu và tài liệu lưu trữ, số 9, Tr. 14-20.
8. Đinh Văn Mạnh: “Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ
thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông vận tải và những
giải pháp”. Luận văn Thạc sĩ, năm 2009.
9. Dƣơng Thị Hòa: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên môn bảo
quản tại Trung tâm khí tượng thủy văn Quốc gia - Bộ Tài nguyên và Môi
trường”. Luận văn Thạc sĩ, năm 2009.
10. Nghiêm Kỳ Hồng (1999), Sử dụng tài liệu phục vụ toàn diện công

cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, Lƣu trữ Việt Nam, số 01, Tr. 6-9.
11. Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về quản trị
văn phòng và lưu trữ học, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí
Minh.
12.Vũ Thị Phụng (1990), Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài
liệu ở nước ta, Lƣu trữ Việt Nam, số 2, Tr. 12-17.
13. Vũ Thị Phụng (1990), Tổ chức sử dụng để nghiên cứu lịch sử nhà
nước, Lƣu trữ Việt Nam, số 3, Tr. 9-12.


9
14. Vũ Thị Phụng (2008), Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của
các cơ quan lưu trữ Việt Nam, kỷ yếu Hội nghị koa học quốc tế và phát huy
giá trị tài liệu lƣu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Cục
Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội tháng 4-2008
15. Trần Quang San (2013), Quản lý nhà nước về số hóa thông tin tài liệu
lưu trữ từ thực tiễn tại Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, Luận văn
Thạc sĩ, Tƣ liệu Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.
16. Đào Đức Thuận (2013), Về mối quan hệ giữa lƣu trữ và nghiên cứu
lịch sử, Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 6, Tr. 66-70.
17. Đào Đức Thuận (2013), Tuyên bố toàn cầu năm 2011 về lƣu trữ, Văn
thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 9, Tr. 63-64.
18. Đặng Thị Thu Trang: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu
trữ VPQH - Thực trạng và giải pháp”. Luận văn Thạc sĩ, năm 2009.
19. Hoàng Thị Bạch Yến: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
trong kho lưu trữ Trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng”. Luận
văn Thạc sĩ, năm 2010.
Nhìn chung các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên đã góp
phần làm sáng rõ nhiều vấn đề mang tính lý luận và thực tiễn quan trọng về
công tác lƣu trữ nói chung và hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nói

riêng. Tuy vậy, trong giới hạn công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ ở các
Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh, nhất là ở các tỉnh khu vực phía Nam thì cho đến nay
vẫn chƣa có một công trình nào đề cập tới vấn đề này.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn
- Thông qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học của công tác tổ
chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nói chung đã đƣợc áp dụng vào Lƣu trữ lịch sử
tỉnh Đồng Nai, Luận văn góp phần hệ thống hóa và làm sáng rõ hơn các vấn


10
đề mang tính lý luận và những quy định cần thiết liên quan đến lĩnh vực tổ
chức sử dụng tài liệu lƣu trữ ở một Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh.
- Làm rõ và đánh giá đúng thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu
lƣu trữ tại LTLS tỉnh Đồng Nai để qua đó khẳng định những thành quả đã đạt
đƣợc, những vấn đề còn tồn tại và rút ra những kinh nghiệm cần thiết đối với
Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai. Những kinh nghiệm này có thể áp
dụng vào những cơ quan, tổ chức lƣu trữ khác, nhất là với các Chi cục Văn
thƣ Lƣu trữ các tỉnh trong khu vực phía Nam.
- Trên cơ sở đánh giá đúng thực trạng công tác tổ chức sử dụng tại một
lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh cụ thể, luận văn đƣa ra một số kiến nghị về giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này. Các giải pháp đó có thể đƣợc áp
dụng cho LTLS tỉnh Đồng Nai và còn có thể áp dụng rộng rãi đối với các
LTLS khác ở nƣớc ta.
7. Bố cục của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục kèm theo, nội dung của đề tài
này gồm các chƣơng sau:
Chƣơng 1. Giá trị của tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai
Chƣơng 2. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh
Đồng Nai – Thành quả và hạn chế
Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng

tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.








11
Chƣơng 1
GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI
1.1. Một số vấn đề cơ bản về tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ
1.1.1. Tài liệu lưu trữ
a) Khái niệm về TLLT
Theo Điều 1 của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia đƣợc ban hành năm 2001
thì “TLLT quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an
ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ đƣợc hình thành
trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ
quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây
gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc
nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. TLLT quốc gia phải là
bản chính, bản gốc của tài liệu đƣợc ghi trên giấy, phim, ảnh, bằng hình, đĩa
hình, bằng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong
trƣờng hợp không còn bản chính, bản gốc thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp
pháp”.
Đến năm 2011, Luật Lƣu trữ đƣợc ban hành và trong Điều 2 của Luật đã
giải thích khái niệm “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ” và “TLLT bao gồm

bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc
thay thế bằng bản sao hợp pháp”. [39]
Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ Việt Nam” của
PGS-TS. Dƣơng Văn Khảm đã nêu rõ “TLLT là tài liệu có giá trị đƣợc lựa
chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ
chức và đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ”. [22, tr 346]


12
Từ các khái niệm trên cho thấy phần lớn TLLT có nguồn gốc từ văn thƣ,
đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; nhƣng
không phải tất cả tài liệu văn thƣ đều đƣợc xem là TLLT mà TLLT phải là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc
lựa chọn để đƣa vào bảo quản trong các phòng, kho lƣu trữ.
Nhƣ vậy, TLLT phải là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị
đƣợc lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, đƣợc bảo quản trong các kho lƣu
trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học,
lịch sử… của toàn xã hội.
b) Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
Mặc dù hiện nay còn có những cách diễn đạt khác nhau về đặc điểm của
TLLT, song cho dù đƣợc diễn đạt bằng phƣơng pháp nào thì TLLT cũng có
những đặc điểm chính nhƣ sau:
Một là, TLLT chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành
tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau.
Hai là, TLLT là bản gốc, bản chính; do vậy, TLLT có đầy đủ các yếu tố
về thể thức văn bản đảm bảo độ tin cậy và tính chính xác.
Ba là, TLLT có giá trị pháp lý; làm bằng chứng chân thực cho các hoạt
động quá khứ bởi vì nó chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện
lịch sử, các hiện tƣợng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo

của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử.
Bốn là, TLLT không phải là đối tƣợng đƣợc sản sinh ra để mua, bán,
kinh doanh mà nó phải do Nhà nƣớc thống nhất quản lý. TLLT đƣợc đăng ký,
nhà nƣớc bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhất
của nhà nƣớc.


13
Ngày nay, do sự tiến bộ của xã hội và sự phát triển mạnh mẽ của khoa
học công nghệ, tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức và cá nhân rất đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung với
khối lƣợng ngày càng lớn. Tuy nhiên, TLLT có thể đƣợc chia thành các loại:
- Tài liệu về quản lý Nhà nƣớc (Tài liệu hành chính): gồm các loại văn
bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nƣớc trên các lĩnh
vực chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự…; bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc
vào mỗi giai đoạn lịch sử và mỗi quốc gia nhất định (Thời phong kiến: Sắc,
dụ, chiếu, tấu, sớ ; hiện nay: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông
tƣ, Chỉ thị, Quyết định và các loại văn bản khác).
- Tài liệu về khoa học công nghệ (khoa học kỹ thuật): là tài liệu có nội
dung phản ánh về các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế;
thiết kế xây dựng các công trình cơ bản, thiết kế xây dựng các sản phẩm công
nghiệp; tài liệu về điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên nhƣ: địa chất, khí
tƣợng, thủy văn, bản đồ… bao gồm có nhiều loại nhƣ: bản vẽ, bản thuyết
minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ…
- Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu có nội dung ghi chép và phản ánh lại các
sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong tự nhiên và xã hội bằng hình ảnh và âm thanh
hoặc kết hợp hình ảnh và âm thanh nhƣ: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm,
ghi từ ; bao gồm âm bản, dƣơng bản của các cuộn phim, ảnh, băng đĩa ghi
âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình,…
- Tài liệu về văn học nghệ thuật: là tài liệu phản ánh các hoạt động sáng

tác văn học nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ…; bao gồm các loại
bản thảo, bản gốc các tác phẩm văn học nghệ thuật…
- Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng.
c) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ


14
Trong thông đạt số 01-CT/VP ngày 03/01/1946, Hồ Chủ tịch đã khẳng
định: “Tài liệu lƣu trữ có giá trị đặc biệt về phƣơng diện kiến thiết quốc gia”.
Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia đƣợc Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội thông qua tại
văn bản số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 và đƣợc Chủ tịch nƣớc
công bố tại Lệnh số 03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 cũng ghi rõ: “Tài liệu
lƣu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”.
TLLT quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử
đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh
tế, các đơn vị vũ trang nhân dân, các cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu.
Chính vì vậy, TLLT có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối đối với mọi mặt
của đời sống xã hội, cụ thể:
Về chính trị, các giai cấp trong xã hội đều sử dụng TLLT để bảo vệ
quyền lợi của giai cấp mình; các quốc gia đều sử dụng TLLT để bảo vệ quyền
lợi của quốc gia, dân tộc. Đối với nƣớc ta, Đảng và Nhà nƣớc ta sử dụng
TLLT để nghiên cứu xây dựng đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách, kế hoạch
phát triển đất nƣớc; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của đất
nƣớc; đấu tranh chống lại các luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc của các thế
lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và để củng
cố tình đoàn kết hữu nghị giữa nƣớc ta với các nƣớc trên thế giới. Bên cạnh
đó, TLLT đƣợc sử dụng để tuyên truyền, giáo dục quần chúng nhân dân lòng
yêu nƣớc, những chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc trong từng

thời kỳ lịch sử.
Về kinh tế, TLLT có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh
tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành. Việc nghiên cứu,
sử dụng triệt để TLLT sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân.


15
Về khoa học, TLLT phản ánh khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội
đƣơng thời nên nó mang tính khoa học cao, đƣợc sử dụng để nghiên cứu tổng
kết các quy luật vận động và phát triển của tự nhiên, xã hội và tƣ duy. TLLT
là nguồn tƣ liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học; nó không chỉ là
bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa
học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trƣớc đây vào công việc nghiên cứu hiện
tại tránh đƣợc sự nghiên cứu đƣờng vòng hay nghiên cứu lại.
Về lịch sử, tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử.
Nó luôn gắn liền và phản ánh trung thực quá trình hoạt động của một con
ngƣời, một cơ quan, tổ chức và các sự kiện của một quốc gia trong suốt tiến
trình lịch sử. Thực tế đã chứng minh TLLT là nguồn sử liệu đặc biệt có giá trị
và độ tin cậy cao nhất vì các tài liệu hầu hết đều đƣợc sinh ra đồng thời với
các sự kiện lịch sử nên nó phản ánh khách quan và chân thực sự kiện. Vì vậy
TLLT là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch
sử.
TLLT quốc gia, bao gồm bản chính, bản gốc, nếu chúng bị hủy hoại do
các thảm họa thiên nhiên, do cháy nổ, chiến tranh, xung đột vũ trang, khủng
bố hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi
đƣợc. Bên cạnh đó, chúng ta cũng thấy đƣợc rằng, TLLT chỉ thật sự phát huy
giá trị khi nó đƣợc khai thác để phục vụ cho lợi ích chính đáng của ngƣời dân,
lợi ích chung của xã hội. Vì vậy, việc bảo vệ và phát huy giá trị TLLT quốc
gia là công việc có tính nguyên tắc bắt buộc mà bất kỳ quốc gia nào cũng phải
quan tâm.

1.1.2. Công tác lưu trữ
a) Khái niệm công tác lưu trữ
Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ Việt Nam” của
PGS-TS. Dƣơng Văn Khảm thì công tác lƣu trữ là toàn bộ các quy trình quản


16
lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ lƣu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản,
bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT”. [22, tr 109]
Từ khi TLLT trở thành phƣơng tiện phục vụ cho việc quản lý, điều hành
của các cơ quan, tổ chức và phục vụ cho các nhu cầu xã hội thì con ngƣời đã
ý thức đƣợc việc sử dụng và lƣu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu thực
tiển và yêu cầu về sau. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức sau khi đã giải quyết xong thì những tài liệu có giá trị nghiên
cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử) cần đƣợc lƣu giữ lại và tổ
chức bảo quản để phục vụ cho nhu sử dụng của toàn xã hội. Từ đó đặt ra yêu
cầu là phải tổ chức tài liệu một cách khoa học và điều đó đƣợc tiến hành
thông qua tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ.
Nhƣ vậy, công tác lƣu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học
những văn bản, giấy tờ có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
b) Nguyên tắc quản lý TLLT và công tác lưu trữ
Để quản lý tốt TLLT và công tác lƣu trữ, nhà nƣớc đã ban hành các văn
bản quy phạm pháp luật quy định nguyên tắc quản lý lƣu trữ làm cơ sở cho
việc tổ chức thực hiện, cụ thể nhƣ:
- Tại Điều 3 của Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia năm 2001 quy định “Lƣu trữ
quốc gia đặt dƣới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà
nƣớc; TLLT quốc gia phải đƣợc quản lý thống nhất theo quy định của pháp
luật; Nhà nƣớc đầu tƣ kinh phí thích đáng đáp ứng yêu cầu quản lý TLLT
quốc gia”. [32]

- Tại Điều 3 của Luật Lƣu trữ ban hành năm 2011 về nguyên tắc quản lý
lƣu trữ quy định “Nhà nƣớc thống nhất quản lý tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia
Việt Nam; hoạt động lƣu trữ đƣợc thực hiện thống nhất theo quy định của


17
pháp luật; tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam đƣợc Nhà nƣớc thống
kê”. [41]
Nguyên tắc quản lý CTLT theo quy định của Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia
và Luật Lƣu trữ tuy khác nhau, nhƣng đều thể hiện trên 03 mặt cơ bản:
- TLLT quốc gia phải đƣợc quản lý thống nhất theo quy định của pháp
luật, nó phải đƣợc tập trung bảo quản trong các phòng, kho lƣu trữ của nhà
nƣớc, không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nào đƣợc chiếm làm của
riêng.
- Các chế độ nghiệp vụ nhƣ: Chế độ nộp lƣu, chỉnh lý, thống kê, xác
định giá trị, bảo quản, sử dụng tài liệu đều phải đƣợc thực hiện thống nhất
theo quy định của Nhà nƣớc.
- Hệ thống tổ chức ngành lƣu trữ phải đƣợc thống nhất về tổ chức và
quản lý chỉ đạo từ trung ƣơng đến địa phƣơng.
c) Vai trò của công tác lưu trữ
Công tác lƣu trữ ra đời do yêu cầu khách quan của việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội; bởi vì việc khai thác thông tin trong
TLLT có mục đích cuối cùng là hƣớng tới việc phục vụ các nhu cầu khác
nhau của đời sống xã hội, phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của quốc gia
và của mỗi con ngƣời.
Với chức năng bảo quản, bảo vệ an toàn TLLT và tổ chức khai thác, sử
dụng chúng phục vụ các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các
nhu cầu chính đáng của công dân thì công tác lƣu trữ có vai trò quan trọng
trong đời sống xã hội của mỗi quốc gia.
Ngày nay, trƣớc yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nƣớc, quản lý

xã hội thì vai trò của công tác lƣu trữ đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội
lại càng đƣợc coi trọng bởi vì thông tin trong TLLT là thông tin có độ tin cậy


18
cao do nguồn gốc hình thành, đặc trƣng pháp lý và tính chất chứng cứ lịch sử
của TLLT quy định.
Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lƣu trữ, Đảng và Nhà
nƣớc ta luôn đánh giá cao vai trò, tầm quan trọng của công tác lƣu trữ và
TLLT. Nhà nƣớc luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác
quản lý nhà nƣớc; đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy
quản lý hành chính nhà nƣớc.
d) Nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ
- Thu thập TLLT là việc sƣu tầm, thu thập và bổ sung TLLT vào các
phòng, kho lƣu trữ cơ quan và các kho lƣu trữ lịch sử theo những nguyên tắc
và phƣơng pháp thống nhất.
- Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu theo một phƣơng án
phân loại khoa học mà trong đó, tài liệu đƣợc sắp xếp, xác định giá trị, hệ
thống hóa và đƣợc làm các công cụ tra cứu nhằm giúp cho việc bảo quản và
phục vụ khai thác, sử dụng đƣợc dễ dàng, thuận tiện.
- Xác định giá trị tài liệu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu
trên cơ sở các nguyên tắc, phƣơng pháp khoa học và tiêu chuẩn nhằm lựa
chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
- Thống kê TLLT là xác định một cách chính xác và rõ ràng số lƣợng,
chất lƣợng, thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi phông lƣu trữ và mỗi
phòng, kho lƣu trữ để phục vụ cho các nội dung nghiệp vụ khác của công tác
lƣu trữ đƣợc tiến hành thuận lợi và đạt kết quả tốt.
- Bảo quản TLLT là dùng phƣơng pháp khoa học để giữ hồ sơ tài liệu
trong môi trƣờng thích hợp, nhằm đảm bảo tài liệu luôn duy trì đƣợc tình
trạng vật lý tốt, kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ nhu cầu nghiên cứu

khoa học và công tác thực tiễn của xã hội.


19
- Tổ chức sử dụng TLLT là toàn bộ những hoạt động nhằm đảm bảo cung
cấp cho các cơ quan nhà nƣớc và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ
cho các mục đích chính trị, kinh tế, khoa học,văn hóa và phục vụ cho quyền
lợi chính đáng của công dân.
Mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ là phục vụ cho việc khai thác,
sử dụng TLLT vào các nhu cầu chung của toàn xã hội. Vì vậy, các khâu
nghiệp vụ từ thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đến
thống kê, bảo quản an toàn tài liệu đều nhằm mục đích chung là sử dụng
TLLT một cách có hiệu quả để phục vụ cho lợi ích chính đáng của ngƣời dân,
lợi ích chung của xã hội. Chỉ có nhƣ vậy thì TLLT mới thật sự phát huy đƣợc
giá trị của nó.
1.1.3. Lưu trữ lịch sử
Theo Điều 2 của Luật lƣu trữ, Lƣu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt
động lƣu trữ đối với tài liệu lƣu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đƣợc tiếp
nhận từ Lƣu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
Theo nhƣ Điều 19 và Điều 20 của Luật lƣu trữ thì Lƣu trữ lịch sử đƣợc
tổ chức ở trung ƣơng và cấp tỉnh để lƣu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh
viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử. Lƣu trữ lịch sử
gồm: Lƣu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam và Lƣu trữ lịch sử của
Nhà nƣớc.
Lƣu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc
Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật Lƣu trữ và
quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.
Lƣu trữ lịch sử của Nhà nƣớc thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Nhà
nƣớc Việt Nam theo quy định sau đây:

20
Lƣu trữ lịch sử ở trung ƣơng thu thập, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ƣơng của Nhà
nƣớc Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ
quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nƣớc Việt Nam dân chủ
cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ƣơng của Chính phủ Cách mạng lâm
thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ƣơng khác thuộc
chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trƣớc; các doanh nghiệp nhà nƣớc do
Thủ tƣớng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo
quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên
lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trƣớc;
Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và
đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy
định trên.Vì vậy ở đề tài luận văn này, tác giả tìm hiểu về tổ chức sử dụng tài
liệu tại Lƣu trữ lịch sử, tức là Lƣu trữ lịch sử nhà nƣớc cấp tỉnh tại Đồng Nai.
1.2. Khái quát về Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai
Đồng Nai là tỉnh nằm trong vùng phát triển kinh tế trọng điểm phía Nam,
có diện tích 5.903,940 km
2
, chiếm 1,76% diện tích tự nhiên cả nƣớc và chiếm
25,5% diện tích tự nhiên của vùng Đông Nam Bộ. Dân số toàn tỉnh theo số
liệu điều tra dân số năm 2010 là 2.559.673 ngƣời, mật độ dân số: 433,5
ngƣời/km
2
. Hiện nay, Đồng Nai có 11 đơn vị hành chính trực thuộc gồm:
thành phố Biên hoà, thị xã Long Khánh và 9 huyện: Vĩnh Cửu, Trảng Bom,
Thống Nhất, Long Thành, Nhơn Trạch, Cẩm Mỹ, Tân Phú, Định Quán và
Xuân Lộc. Vị trí địa lý: hƣớng Đông giáp tỉnh Bình Thuận, hƣớng Đông Bắc

giáp tỉnh Lâm Đồng, hƣớng Tây Bắc giáp tỉnh Bình Dƣơng và tỉnh Bình
Phƣớc, hƣớng Nam giáp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu và hƣớng Tây giáp thành
phố Hồ Chí Minh. Đồng Nai là tỉnh có hệ thống giao thông thuận tiện với