Luận văn thạc sĩ Hoàn thiện kiểm soát chi bảo hiểm xã hội Tỉnh Phú Yên (full)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ HỒNG OANH

HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2012


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THI HỒNG OANH

HỒN THIỆN KIỂM SỐT
CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS.TRƯƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng – Năm 2012

i

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai
công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Hoàng Oanh


ii

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU

1

1. Tính cấp thiết của đề tài

1

2. Mục tiêu nghiên cứu

2

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2

4. Phương pháp nghiên cứu

2

5. Bố cục đề tài

2

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

3

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM
XÃ HỘI

6

1.1. ĐỊNH NGHĨA VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT

6

1.1.1. Định nghĩa

6

1.1.2. Mục tiêu

6

1.2. KIỂM SOÁT TRONG QUẢN LÝ

6

1.2.1. Bản chất, vai trị của kiểm sốt

6

1.2.2. Phân loại kiểm sốt

6

1.2.3. Quy trình kiểm sốt

8

1.2.4. Mối quan hệ giữa kiểm sốt và quản lý
1.3 HỆ THỐNG KIỂM SỐT TRONG TỔ CHỨC

10
11

1.3.1. Mơi trường kiểm sốt

11

1.3.2. Hệ thống thơng tin kế toán

13

1.3.3. Hoạt động kiểm soát

14

1.4. KHÁI QUÁT VỀ BHXH

17

1.4.1. Khái niệm

17

1.4.2. Bản chất của BHXH

17

1.4.3. Quỹ BHXH

17


iii

1.4.4. Nội dung chi

17

1.4.5. Nội dung kiểm soát chi

20

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

26

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ
HỘI TỈNH PHÚ YÊN

27

2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BHXH TỈNH PHÚ YÊN

27

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

27

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ BHXH tỉnh Phú Yên

28

2.1.3. Đặc điểm tài chính của BHXH

29

2.2. HỆ THỐNG KIỂM SỐT CỦA BHXH TỈNH PHÚ N

29

2.2.1. Mơi trường kiểm sốt

29

2.2.2. Tổ chức cơng tác kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên

30

2.2.3. Thủ tục kiểm sốt

31

2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SỐT CHI BHXH TỈNH PHÚ N

32

2.3.1. Lập kế hoạch chi

32

2.3.2. Kiểm soát các khoản chi

55

2.4. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI
BHXH TỈNH PHÚ N

72

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

76

CHƯƠNG 3. HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
TỈNH PHÚ YÊN

77

3.1. CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI
BHXH TỈNH PHÚ N

77

3.2. CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI BHXH TỈNH
PHÚ N
3.2.1. Hồn thiện mơi trường kiểm sốt

78
78


iv

3.2.2. Hồn thiện thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt chi
BHXH tỉnh Phú n
3.2.3. Hồn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên

79
81

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

96

KẾT LUẬN

97

TÀI LIỆU THAM KHẢO

98

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN


v

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH:

Bảo hiểm xã hội

BHYT:

Bảo hiểm y tế

DSPHSK:

Dưỡng sức phục hồi sức khỏe

DVKT:

Dịch vụ kỹ thuật

KCB:

Khám chữa bệnh

KPCĐ:

Kinh phí cơng đồn

LĐTB&XH:

Lao động thương binh và xã hội

TNLĐ-BNN:

Tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp

TSCĐ:

Tài sản cố định

UNC:

Ủy nhiệm chi

vi

DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng

Tên bảng

Trang

2.1

Dự toán chi từ nguồn NSNN

34

2.2

Dự toán chi quỹ BHXH

35

2.3

Dự toán chi quản lý bộ máy

37

2.4

Quyết toán chi từ nguồn NSNN

44

2.5

Quyết toán chi quỹ BHXH

45

2.6

Bảng tính lương tăng thêm

47

2.7

Quyết tốn chi quản lý bộ máy

66


vii

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu

Tên sơ đồ

sơ đồ

Trang

1.1

Quy trình kiểm sốt

8

1.2

Quan hệ giữa kiểm sốt và quản lý

11

2.1

Mơ hình tổ chức BHXH tỉnh Phú n

28

2.2

Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn

31

2.3

Quy trình lập kế hoạch

33

2.4

Trình tự, thủ tục kiểm sốt chi phí tiền lương

67

2.5

Trình tự, thủ tục kiểm sốt mua hàng hóa vật tư

68

2.6

Trình tự, thủ tục kiểm sốt chi phí sửa chữa lớn TSCĐ

70

2.7

Trình tự, thủ tục kiểm sốt chi phí đầu tư XDCB

71

3.1

Trình tự, thủ tục kiểm sốt chi trả lương hưu

82

3.2

Trình tự, thủ tục kiểm sốt chi trợ cấp 1 lần

83

3.3

Trình tự, thủ tục kiểm sốt ốm đau, thai sản, nghĩ dưỡng
sức

85

3.4

Trình tự, thủ tục kiểm sốt chi trợ cấp thất nghiệp

86

3.5

Trình tự, thủ tục kiểm sốt chi lương CBCC

90

3.6

Trình tự, thủ tục kiểm sốt mua hàng hóa, vật tư

92

3.7

Trình tự, thủ tục kiểm sốt chi phí sửa chữa lớn

94


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bảo hiểm xã hội là chính sách an sinh xã hội quan trọng trong hệ thống
chính sách xã hội được Đảng và Nhà nước đặc biệt quan tâm. Con người vừa
là mục tiêu, vừa là động lực trong sự nghiệp cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa,
là yếu tố quan trọng nhất, có ý nghĩa quyết định trong quá trình phát triển đất
nước, vì vậy việc chăm sóc sức khỏe và bảo đảm an sinh xã hội là một trong
những nhiệm vụ hàng đầu của Đảng, Nhà nước và cộng đồng xã hội.
Chính sách bảo hiểm xã hội hiện nay được mở rộng đến mọi người lao
động thuộc các thành phần kinh tế. Vì thế, số người lao động tham gia BHXH
ngày càng gia tăng, tạo nên một lượng quỹ BHXH rất lớn. Đồng thời để đảm
bảo việc chi trả kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, tận tay cho người được
hưởng cũng là một việc khơng mấy giản đơn.
Trong khi đó q trình giải quyết chế độ chính sách của hệ thống
BHXH còn quá lỏng lẻo, tạo nhiều khe hở để người sử dụng lao động và
người lao động có cơ hội chiếm dụng một lượng quỹ khá lớn. Hiện nay hệ

thống BHXH chưa kiểm soát được các khoản chi như: chi trả lương hưu và
trợ cấp BHXH hàng tháng, chế độ ốm đau-thai sản-nghỉ dưỡng sức, chế độ
bảo hiểm thất nghiệp, chế độ trợ cấp 1 lần, chi phí khám chữa bệnh … làm
thất thoát một lượng quỹ BHXH, quỹ BHYT rất lớn và tình trạng đó kéo dài
rất nhiều năm qua.
Chính vì thế việc thiết lập và khơng ngừng hồn thiện hệ thống kiểm
sốt trong q trình quản lý và điều hành hoạt động là yếu tố cần thiết đối với
đơn vị BHXH.
Việc dựa vào các lý thuyết hiện đại về kiểm sốt để hồn thiện kiểm
sốt chi BHXH tỉnh Phú Yên là yêu cầu tất yếu và đây cũng chính là lý do tơi
chọn đề tài: Hồn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên.


2

2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm sốt chi BHXH
- Phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên.
- Đề xuất giải pháp để hồn thiện kiểm sốt chi BHXH tỉnh Phú Yên.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: tác giả tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận về
kiểm soát chi BHXH, thực trạng cơng tác kiểm sốt chi BHXH tỉnh Phú Yên
và vận dụng lý luận để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu đề tài là kiểm soát các khoản chi tại BHXH tỉnh
Phú Yên.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá nghiên cứu để thực hiện luận văn, tác giả sử dụng phương
pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.

Luận văn còn vận dụng các phương pháp phân tích, đánh giá, thu thập
thơng tin về các vấn đề, sự kiện và nêu lên ý kiến của bản thân.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
được kết cấu thành 3 chương
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ
HỘI
Chương 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
TỈNH PHÚ YÊN
Chương 3: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
TỈNH PHÚ YÊN


3

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu đề cập đến hoạt động BHXH ở
nhiều khía cạnh khác nhau. Điển hình một số đề tài nghiên cứu sau đây:
Đề tài cấp Bộ năm 1999 do Tiến sĩ Phạm Thành làm chủ nhiệm đề tài
“Cơ sở khoa học để hoàn thiện quy chế quản lý tài chính BHXH Việt Nam”.
Đây là đề tài nghiên cứu chuyên ngành, đề tài đã phân tích được bản chất của
tài chính BHXH, quỹ BHXH và đưa ra những giải pháp để hồn thiện quy chế
quản lý tài chính BHXH. Trong đó có một quy chế đưa vào thực hiện từ năm
2009 là Nhà nước cho thi hành BHXH tự nguyện và hiện nay đang thực hiện
chi trả chế độ cho những đối tượng được hưởng chế độ BHXH tự nguyện.
Đồng thời, một nội dung mà đề tài đề cập đến là khoán chi hoạt động bộ máy
ngành BHXH Việt Nam. Về cơ chế khoán chi: khoán chi hợp lý nhất của
ngành BHXH Việt Nam là xây dựng một tỷ lệ % tính trên tổng số thu BHXH,
nếu số thu tăng thì tổng số tiền tuyệt đối khốn chi cho tồn ngành BHXH
cũng tăng lên, vừa có lợi cho quỹ, vừa khuyến khích ngành BHXH làm tốt

cơng tác thu, tỷ lệ khoán từ 4 - 4,1% trên tổng thu BHXH và hiện nay cũng
đang được áp dụng.
Đề tài cấp Bộ năm 2000 do Tiến sĩ Mai Thị Cẩm Tú làm chủ nhiệm đề
tài “Nghiên cứu hồn thiện quy trình quản lý BHXH đối với lực lượng vũ
trang”. Đề tài đã đề cập tới một đối tượng đặc biệt tham gia BHXH là lực
lượng vũ trang. Đề tài đã đóng góp nhiều giải pháp hồn thiện quy trình quản
lý BHXH đối với lực lượng vũ trang, trong đó đề cập chi tiết về quản lý thu,
chi và giải quyết các chế độ BHXH đối với các đối tượng tham gia BHXH
thuộc lực lượng vũ trang.
Đề tài cấp Bộ năm 2000-2001 do Tiến sĩ Nguyễn Huy Ban làm chủ
nhiệm đề tài “Nghiên cứu xây dựng luận cứ khoa học cơ bản để hoàn thiện hệ
thống BHXH ở Việt Nam”. Đây là đề tài đề cập đến nhiều mặt thuộc hệ thống


4

BHXH như: mở rộng đối tượng tham gia BHXH theo hình thức bắt buộc và
mở rộng đối tượng tham gia BHXH theo hình thức tự nguyện, trong đó đề tài
đề cập đến hoàn thiện các chế độ BHXH như: trợ cấp mất sức lao động, BH
thất nghiệp, nghĩ dưỡng sức..
Đề tài cấp Bộ năm 2000 do Tiến sĩ Bùi Văn Hồng làm chủ nhiệm đề tài
“Cơ sở khoa học xây dựng mơ hình và cơ chế hoạt động của tổ chức đầu tư
tăng trưởng quỹ BHXH”. Đây là đề tài đã đề cập đến cơ sở để hình thành tổ
chức đầu tư tăng trưởng quỹ BHXH và đưa ra những đề xuất mơ hình tổ chức
và cơ chế hoạt động của tổ chức.
Đề tài cấp Bộ năm 2000-2001 do Thạc sĩ Đỗ Văn Sinh – Trưởng ban
kế hoạch tài chính làm chủ nhiệm đề tài “Quỹ BHXH và những giải pháp đảm
bảo sự cân đối ổn định giai đoạn 2000-2020”. Đề tài đề cập thứ nhất tình hình
hoạt động quản lý quỹ BHXH giai đoạn trước năm 1995 về giải quyết các chế
độ, chính sách và chi BHXH; thứ hai tình hình quản lý và cân đối quỹ BHXH

giai đoạn từ năm 1995 đến nay; thứ ba đưa ra những giải pháp cân đối quỹ
BHXH giai đoạn 2000-2020.
Đề tài cấp Bộ năm 2000 do Thạc sĩ Trần Xuân Vinh – Tổng Biên tập
Tạp chí BHXH làm chủ nhiệm đề tài “Cơ sở khoa học hồn thiện quản lý
hành chính hoạt động BHXH ở Việt Nam”. Đề tài đề cập đến sự kiện tồn bộ
máy thực hiện chế độ, chính sách BHXH; xây dựng, kiện tồn đội ngũ cán bộ,
cơng chức, viên chức ngành BHXH; đưa ra các giải pháp để hồn thiện quản
lý Nhà nước về BHXH trong đó có Ban hành Luật BHXH cần phải được xây
dựng trên cơ sở những quan điểm, nguyên tắc: phải thống nhất cho mọi loại
hình lao động trong cả nước, quỹ BHXH phải được quản lý tập trung và bản
chất của BHXH là tượng trợ. Đồng thời thực hiện các chức năng kiểm tra,
thanh tra, xử lý các vi phạm về BHXH.
Đề tài năm 2000 do CN. Đinh Thị Như Ý, Phó trưởng ban quản lý chi


5

BHXH VN làm chủ nhiệm đề tài “Tăng cường quản lý an tồn tiền mặt trong
q trình chi trả các chế độ BHXH”. Đề tài đã đánh giá được thực trạng tổ
chức quản lý tiền mặt trong quá trình chi trả các chế độ BHXH hiện nay và đã
đưa ra được các phương pháp đảm bảo an toàn tiền mặt trong quá trình chi trả.
Đề tài năm 2001 do CN. Lê Quyết Thắng làm chủ nhiệm đề tài “Hồn
thiện cơng tác kiểm tra trong hệ thống BHXH Việt Nam”. Đề tài đã đánh giá
được thực trạng công tác kiểm tra về BHXH ở Việt Nam và đưa ra các giải
pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra trong hệ thống BHXH như: giải
pháp tổ chức bộ máy và con người làm công tác kiểm tra, giải pháp về hành
lang pháp lý, tiêu chuẩn hóa các tiêu thức kiểm tra và phương pháp kiểm tra
đánh giá kết quả hoạt động BHXH.
Các cơng trình nghiên cứu trên có mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên
cứu, cách tiếp cận khác nhau, các cơng trình nghiên cứu đều đưa ra được

những giải pháp để hồn thiện. Tuy nhiên, chưa có cơng trình nào nghiên cứu
về lĩnh vực kiểm soát chi quỹ BHXH. Do đó, tơi chọn đề tài này để làm rõ
hơn về mặt quản lý quỹ thì cần kiểm sốt nó như thế nào để bảo tồn được
lượng quỹ BHXH khơng bị thất thốt.
Những vấn đề mang tính chất định hướng được nêu trong đề tài này tác
giả đã tham khảo một số quy định của Nhà nước về chính sách BHXH thơng
qua tạp chí BHXH Việt Nam, Các kỷ yếu khoa học của BHXH, các tài liệu
hội thảo, báo cáo hoạt động và các văn bản của ngành.
Đề tài nghiên cứu: “Hồn thiện kiểm sốt chi BHXH tỉnh Phú n” đã
đi sâu vào việc nghiên cứu và phân tích rõ qui trình chi trả các chế độ BHXH,
BHYT, bảo hiểm thất nghiệp… từ đó kiểm sốt nó và dựa trên cơ sở lý luận
khoa học và thực tiễn đề tài sẽ xây dựng các giải pháp để hồn thiện kiểm sốt
chi BHXH tỉnh Phú Yên.


6

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.1. ĐỊNH NGHĨA VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT
1.1.1. Định nghĩa
Kiểm soát là một phương tiện nhằm giảm thiểu những yếu tố gây tác
động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó.
1.1.2. Mục tiêu
Mục tiêu kiểm sốt đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả
sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực
và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật

và các quy định.
1.2. KIỂM SOÁT TRONG QUẢN LÝ
1.2.1. Bản chất, vai trị của kiểm sốt
a. Bản chất của kiểm sốt
Bản chất của kiểm soát là việc thiết lập mục tiêu cần đạt đến, xây dựng
các hoạt động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm
đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã định.
b. Vai trị của kiểm sốt
Vai trị của kiểm sốt là giúp nhà lãnh đạo xem xét hoạt động của đơn
vị trong q trình quản lý của mình có những vấn đề gì cần phải giải quyết và
tìm những biện pháp điều chỉnh phù hợp, kịp thời.
1.2.2. Phân loại kiểm soát
Giữa kiểm sốt và mục tiêu cụ thể ln có mối liên hệ trực tiếp hoặc


7

gián tiếp nhau. Đồng thời, khi tính chất và phạm vi mục tiêu có sự thay đổi thì
cách kiểm sốt cũng có thể thay đổi theo. Kiểm sốt có thể được phân loại
theo các tiêu thức sau:
* Theo quan hệ với q trình hoạt động: có 3 loại kiểm sốt
Kiểm soát hướng dẫn: là loại kiểm soát được tiến hành đồng thời với
q trình xây dựng mục tiêu. Thơng qua các thủ tục, chính sách, kiểm sốt
hướng dẫn giúp cho nhà quản lý có được các hành động quản lý kịp thời.
Kiểm sốt “có” “khơng”: là loại kiểm sốt nhằm vào chức năng bảo vệ
các mục tiêu đã đề ra, thơng qua hàng loạt các chuỗi kiểm sốt nhằm bảo đảm
đạt được kết quả mong muốn.
Kiểm soát sau hành động: là loại kiểm soát được thực hiện xảy ra sau
khi đã có những hoạt động nghiệp vụ kinh tế. Đây là loại kiểm soát được tiến
hành phổ biến nhất. Kiểm soát sau hành động là xem lại quá khứ, nhưng bao

giờ cũng hướng vào việc cải tiến những hoạt động tương lai.
* Theo thời điểm thực hiện kiểm soát
Kiểm soát trước khi thực hiện: kiểm soát kế hoạch, các nguồn lực
chuẩn bị cho hoạt động…để đảm bảo cho quá trình thực hiện đạt kết quả tốt.
Kiểm sốt trong q trình thực hiện: kiểm sốt được tiến hành trong
q trình tổ chức thực hiện kế hoạch để có thể nắm bắt và điều chỉnh kịp thời
những vấn đề phát sinh trong khi thực hiện.
Kiểm soát sau khi thực hiện: sau khi hồn tất, hành động kiểm sốt này
được tiến hành để đánh giá kết quả thực hiện, so sánh với mục tiêu đã đề ra và
rút ra các kinh nghiệm.
* Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm soát
- Kiểm soát trực tiếp
- Kiếm soát gián tiếp


8

* Theo mối quan hệ với phạm vi kiểm soát
Kiểm sốt chung: hình thức kiểm sốt được thực hiện cho nhiều hoạt
động trong đơn vị.
Kiểm sốt cụ thể: là hình thức kiểm soát được thiết lập cho từng hoạt
động riêng biệt hoặc một nghiệp vụ kinh tế cụ thể.
1.2.3. Quy trình kiểm sốt
Xác định mục tiêu kiểm sốt
(tổng hợp và chi tiết)
Phân
tích
ngun
nhân
chênh

lệch và
điều
chỉnh

Xây dựng tiêu chuẩn kiểm sốt

Đo lường kết quả thực hiện

So sánh kết quả với tiêu chuẩn

Sai
Đánh giá lại kết quả, đưa ra hành
động quản lý tiếp theo

Sơ đồ 1.1: Trình tự của quy trình kiểm sốt thể hiện
Quy trình kiểm sốt được thực hiện theo 6 bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát
Bước đầu tiên, cơ bản là xác định mục tiêu cần đạt đến. Mục tiêu này
có thể là tổng hợp, hoặc có thể là chi tiết, cụ thể rõ ràng. Mục tiêu kiểm sốt
có thể được xem như là cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát. Các mục tiêu
đã được xác định phải có tính hợp pháp, có khả năng đo lường được. Đồng
thời, khi xây dựng mục tiêu phải chú trọng đến các nguyên tắc chỉ đạo nội bộ


9

sẵn có.
Bước 2: Xây dựng tiêu chuẩn kiểm sốt
Là thiết lập và đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình hoạt động
của đơn vị, tổ chức. Các tiêu chuẩn đưa ra phải phù hợp với các mục tiêu đã

đề ra và có thể đo lường được.
Bước 3: Đo lường kết quả thực hiện
Đo lường cụ thể các kết quả thực hiện của công việc, là cơ sở đúng đắn
về so sánh và phân tích kết quả đã thực hiện với các tiêu chuẩn đã thiết lập, từ
đó có những hành động quản lý cần thiết, phù hợp.
Bước 4: So sánh kết quả cụ thể với mục tiêu
Các kết quả thực hiện sau khi được đo lường ở bước 3 được dùng để so
sánh với các tiêu chuẩn đã thiết lập. Qua kết quả so sánh sẽ có được sự chênh
lệch giữa tiêu chuẩn đã thiết lập với kết quả đã thực hiện.
Bước 5: Phân tích nguyên nhân gây ra chênh lệch và điều chỉnh
Từ kết quả chênh lệch ở bước 4, xác định các nguyên nhân gây ra
chênh lệch, xu hướng và mức độ ảnh hưởng của những chênh lệch này. Lưu
ý, trong khi phân tích, có phần lùi thời gian để có thêm các thơng tin về các
hoạt động nghiệp vụ khác. Phải xác định được nguyên nhân trực tiếp, nguyên
nhân cơ bản và những nhân tố cá biệt ảnh hưởng đến kết quả thực hiện.
Từ việc phân tích nguyên nhân và các nhân tố dẫn đến sai lệch giữa kết
quả thực hiện và tiêu chuẩn đã thiết lập, nhà quản lý nắm bắt sai lệch giữa kết
quả thực hiện và tiêu chuẩn đã thiết lập, nhà quản lý nắm bắt được vấn đề cần
phải giải quyết, đưa ra những hành động quản lý thích hợp để điều chỉnh sai
lệch đó.
Bước 6: Tiếp tục đánh giá lại
Bước cuối cùng là tiếp tục đánh giá lại kết quả khi các hành động ở các
bước trên đã hoàn thành, kiểm tra tiếp tục tính đúng đắn của các hành động


10

trước đây và cách tiến hành những hành động đó. Đây là sự liên kết giữa chu
kỳ kiểm soát trước với chu kỳ sau và xác định hành động quản lý tiếp theo.
1.2.4. Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý

Giữa kiểm sốt và quản lý có mối quan hệ rất mật thiết với nhau. Kiểm
soát là một chức năng quan trọng không thể thiếu của quản lý và là một bộ
phận chủ yếu trong quá trình quản lý nên kiểm sốt có quan hệ mật thiết với
quản lý.
Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý thể hiện qua các bước sau:
Lập kế hoạch: thông qua việc xác định và đưa ra mục tiêu trên cho hoạt
động của tổ chức sẽ là cơ sở cho chức năng kiểm sốt được thực hiện. Tính
hiệu quả của kiểm sốt phụ thuộc vào sự đầy đủ trong việc lập kế hoạch.
Tổ chức thực hiện: thông qua tổ chức, công việc kiểm soát được phân
chia, ủy quyền một cách cụ thể. Như vậy, tổ chức đã tạo lập tiến trình cho
kiểm sốt thực hiện.
Điều hành hoạt động: trong quá trình điều hành hoạt động và chỉ đạo tổ
chức thực hiện công việc, các nhà quản lý cũng điều hành hệ thống kiểm sốt
và có những hành động cần thiết khi việc thực hiện kế hoạch có những thay
đổi. Vì vậy, kiểm sốt tốt cần phải có sự cộng tác chặt chẽ với các cấp quản lý
để hỗ trợ những nhu cầu kiểm soát.
Đánh giá kiểm soát và thực hiện kế hoạch: là hành động xem xét các
hoạt động kiểm soát trong đơn vị đã đạt hiệu quả chưa, quá trình thực hiện kế
hoạch có những vướng mắc gì, tìm ngun nhân để có những biện pháp quản
lý kịp thời, phù hợp.


11

Lập kế hoạch

Đánh giá kiểm soát
thực hiện kế hoạch

Ra quyết

định

Tổ chức
thực hiện

Điều hành hoạt
động, kiểm soát
Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý
1.3 HỆ THỐNG KIỂM SỐT TRONG TỔ CHỨC
1.3.1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi
phối ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của
các bộ phận khác trong hoạt động của tổ chức.
Mơi trường kiểm sốt bao gồm các nhân tố có ảnh hưởng, tác động đến
việc lập kế hoạch, điều hành hoạt động và xử lý thơng tin trong q trình
kiểm sốt. Mơi trường kiểm sốt gồm có mơi trường bên trong và mơi trường
bên ngồi của tổ chức.
a. Mơi trường bên trong
Mơi trường bên trong gồm các nhân tố trong nội bộ của tổ chức, có tác
động đến việc thiết kế, hoạt động, sự hữu hiệu của các chính sách và thủ tục
kiểm sốt của tổ chức đó.
Mơi trường bên trong gồm các nhân tố trong nội bộ của tổ chức, có tác
động đến việc thiết kế, hoạt động, sự hữu hiệu của các chính sách và thủ tục
kiểm sốt của tổ chức đó.


12

Quan điểm của nhà quản lý: bộ phận quản lý là người điều hành toàn
bộ hoạt động trong tổ chức. Do vậy quan điểm về quản lý như nhận thức và

giám sát rủi ro, tính chính xác của thơng tin kế tốn, các quy tắc, giá trị đạo
đức trong tồn tổ chức là trọng tâm của mơi trường kiểm sốt.
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức tạo ra một khn mẫu cho việc lập kế
hoạch, thực hiện, kiểm sốt và giám sát hoạt động. Cơ cấu tổ chức tốt thể hiện
cụ thể, rõ ràng và đầy đủ chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ của từng bộ phận
trong tổ chức và đảm bảo cho các thủ tục kiểm sốt có hiệu quả cao.
Chính sách nhân sự: đội ngũ nhân sự là nhân tố quan trọng trong mơi
trường kiểm sốt và là chủ thể thực hiện trực tiếp các thủ tục kiểm sốt trong
hoạt động của tổ chức. Chính sách nhân sự đúng đắn phải đi từ khâu tuyển
dụng, tổ chức huấn luyện đào tạo, và sử dụng cán bộ nhân viên có năng lực,
trình độ, có tinh thần trách nhiệm tốt. Chính sách nhân sự gồm các chính sách
về tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, khen thưởng, kỷ luật . . .
Kế hoạch: công tác lập kế hoạch khi được tiến hành ngiêm túc và khoa
học sẽ trở thành một cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu. Một hệ thống kế hoạch đi từ
khâu lập kế hoạch hoạt động, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính bao gồm
những tính tốn, cân đối và dự đốn nhu cầu…Do đó, trong quá trình điều
hành hoạt động của đơn vị, các nhà quản lý phải luôn quan tâm xem xét tiến
độ thực hiện kế hoạch, kịp thời điều chỉnh khi có vấn đề phát sinh.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm: xác lập quyền hạn và trách nhiệm
cho các cấp quản lý, thiết lập các chính sách thích hợp để tạo ra cơ sở và mối
quan hệ cho các báo cáo và cơng tác kiểm sốt là việc làm cần thiết. Đây là sự
cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức. Do
vậy, việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần phải được thực hiện bằng văn
bản và triển khai trong toàn bộ tổ chức về nhiệm vụ, quyền hạn và chức năng
cụ thể của từng thành viên cũng như mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ


13

chức với nhau.

b. Mơi trường bên ngồi
Các nhân tố của mơi trường bên ngồi là các nhân tố khơng nằm trong
tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại ảnh hưởng và tác động đến thái độ,
sự thiết lập và thực hiện các thủ tục trong hoạt động kiểm soát của tổ chức.
Các nhân tố của mơi trường bên ngồi gồm:
- Hệ thống luật pháp gồm các văn bản, quy định của Nhà nước và của
Ngành đối với hoạt động của tổ chức như luật BHXH, luật BHYT, các thay
đổi của chế độ kế toán…
- Sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng như Chi cục thuế,
cơ quan kiểm tốn, thanh tra…
1.3.2. Hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sự
kiện kinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báo
cáo kế tốn. Thơng tin kế tốn phải bảo đảm được kiểm soát chặt chẽ hệ
thống chứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ. Quá
trình của hệ thống là sự thu thập, ghi nhận, phân loại, tính tốn, ghi chép và
tổng hợp báo cáo những nghiệp vụ kinh tế, tài chính của tổ chức đó, bảo đảm
chức năng thơng tin cho hoạt động quản lý và cịn kiểm sốt nhiều mặt hoạt
động khác của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:
- Xác định, ghi chép những nghiệp vụ đã xảy ra là có thật, đúng thời gian
- Diễn giải nghiệp vụ chi tiết, đầy đủ, phân loại nghiệp vụ đúng đắn
- Đo lường để ghi chép đúng giá trị của các nghiệp vụ
- Trình bày đúng, đầy đủ thơng tin cần thiết trên các báo cáo tài chính
Để mục tiêu này đạt được khi thực hiện tốt các khâu sau:
Hệ thống chứng từ kế toán: là giai đoạn đầu tiên, đặc biệt quan trọng.


14

Chứng từ với đặc trưng là phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra nên nó
địi hỏi chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung
thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra. Ngay từ khâu này kiểm soát đã
được thực hiện bằng việc kiểm tra, giám sát từng nghiệp vụ phát sinh, đảm
bảo số liệu được phản ánh chính xác, đúng đắn, ngăn ngừa hành vi gian lận
hoặc sai xót xảy ra để bảo vệ nguồn lực của đơn vị.
Hệ thống sổ kế tốn: là giai đoạn chính của q trình thực hiện hệ
thống thơng tin kế tốn. Thơng qua việc tiếp nhận những thông tin ban đầu
của chứng từ để xử lý ghi chép, phân loại và tổng hợp, sổ kế toán phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ lập các báo cáo tài chính và báo
cáo kế tốn quản trị định kỳ và đột xuất, cung cấp những thông tin cần thiết
cho nhà quản lý. Sổ kế tốn được tổ chức gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ, tổng
hợp thơng tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm sốt
trong q trình xử lý chứng từ, đối chiếu số liệu giữa chi tiết và tổng hợp.
Hệ thống tài khoản: hệ thống tài khoản đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho
việc phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ
ràng, đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin cho
nhà quản lý, việc lập bảng cân đối tài khoản cũng là một cách kiểm soát số
liệu ghi chép có đúng hay khơng.
Hệ thống báo cáo tài chính: là khâu cuối cùng của q trình dựa trên
kết quả tổng hợp của số liệu trên sổ sách kế tốn và hệ thống tài khoản. Thơng
tin trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính, kết quả
hoạt động của đơn vị và trình bày tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán yêu cầu.
1.3.3. Hoạt động kiểm soát
a. Các nguyên tắc kiểm soát
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc


15

và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều
bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của ngun tắc này là khơng cho một cá
nhân hay một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ kinh tế từ khâu đầu
đến khâu kết thúc. Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ làm việc nhiều
người thì các sai sót dễ bị phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc
phân cơng, phân nhiệm cịn có tác dụng tạo ra sự chun mơn hóa, giúp cho
việc kiểm tra chéo, thúc đẩy nhau trong công việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về chức
năng đối với một số công việc như: chức năng xét duyệt chế độ với chức năng
kế toán, chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát, …Nguyên tắc này xuất
phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ
dàng dẫn đến lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó
khăn. Chẳng hạn như nếu để kế tốn kiêm giải quyết chế độ thì họ rất dễ che
dấu hành vi gian lận của mình.
Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt: Theo sự ủy quyền của người quản
lý, các cấp dưới được giao quyền quyết định giải quyết một số cộng việc
trong phạm vi nhất. Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các nhà quản lý
không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh mà nên
có sự phân chia quyền lực cho các cấp, đồng thời xác định rõ thẩm quyền phê
chuẩn từng cấp. Việc làm này giúp cho nhà quản lý có thể kiểm sốt và hạn
chế được sự tùy ý khi giải quyết công việc. Thông thường trong một tổ chức
sẽ có hai hình thức ủy quyền là: ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể.
Ủy quyền chung: Tức là một số nhiệm vụ trong những phạm vi giới
hạn nhất định do những người lãnh đạo cấp dưới xét duyệt như trưởng phòng,
hay giám đốc cấp huyện xét duyệt.
Ủy quyền cụ thể: Tức là một số nghiệp vụ cá biệt như các nghiệp vụ có
giá trị lớn hay một số nghiệp vụ quan trọng có ảnh hưởng mạnh đến hoạt

16

động của tổ chức.
b. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát do lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm đạt được các mục
tiêu kiểm soát như: nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, hiệu quả của
công tác quản lý tài chính, giảm thiểu các chi phí…Ngồi ra nó cịn là cơ sở
để nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân.
Phân chia trách nhiệm đầy đủ: mục đích của việc phân chia trách
nhiệm là để tạo ra sự kiểm sốt lẫn nhau trong q trình hoạt động, nếu có xảy
ra sai xót sẽ được phát hiện kịp thời, làm giảm cơ hội che giấu sai sót của cá
nhân. Trách nhiệm của một cá nhân cần phải được xác định và phân chia đầy
đủ và cụ thể.
Kiểm soát vật chất: được thực hiện trên các sổ sách và tài sản. Sổ sách
kế tốn có chức năng ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra. Do
vậy, yêu cầu cơ bản là sổ sách kế toán phải được phản ánh trung thực, đầy đủ
giữa thực tế và số liệu được ghi chép trên sổ sách, đảm bảo chức năng kiểm
sốt ở nhiều góc độ khác nhau, cụ thể là bảo vệ tài sản, ngăn ngừa hành vi
gian lận, gây mất mát tài sản hoặc sử dụng không đúng mục đích.
Kiểm tra độc lập: Kiểm tra là ln cần thiết, nhằm đảm bảo các nghiệp
vụ được thực hiện và xử lý chính xác là thành phần quan trọng của q trình
kiểm sốt. u cầu quan trọng là người thực hiện kiểm tra không phải là
người thực hiện nghiệp vụ hoặc phê duyệt. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ
khơng cịn khi người kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người thực hiện
nhiệm vụ hoặc không độc lập.
Kiểm tra độc lập làm giảm thiểu các sai sót do sự cẩu thả hoặc yếu kém
của năng lực cá nhân và trong một số hoạt động nghiệp vụ cụ thể có tình trạng
yếu thì vẫn cần có sự kiểm tra độc lập.