TÀI LIỆU THAM KHẢO VĂN THƯ LƯU TRỮ

HỎI - ĐÁP NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ
HỎI:
Học viên Trần Thanh Ngọc lớp K52 của Trung ương Hội Lưu trữ Việt Nam hỏi về
việc huỷ tài liệu có liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn.
trả lời:
Câu 1: Việc huỷ tài liệu hết giá trị có những quy định gì mới?
Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị đã được quy định tại Điều 35, 36, và 37 của Điều lệ
về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày
28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ. Song các quy định này chỉ đề cập đến việc thành lập
Hội đồng xác định giá trị tài liệu và thủ tục lập biên bản khi tiêu huỷ tài liệu.
Những điều chỉnh mới về tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại Điều 12 của Nghị định số
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu
trữ quốc gia là quy định chế độ thẩm tra; phân quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi
tiêu huỷ của các cơ quan lưu trữ các cấp như:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu của các Trung tâm lưu trữ quốc
gia và các cơ quan, tổ chức thuộc ngtuồn nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia;
- Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu lưu trữ của tỉnh, lưu trữ huyện và các cơ quan, tổ chức
là nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh;
- Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
lưu trữ huyện và lưu trữ xã;
- Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị không là
nguồn nộp lưu và lưu trữ lịch sử.
Ngoài ra, cũng tại Điều 12 của của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Chính phủ quy
định về việc phân quyền quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của người đứng đầu
các cơ quan, tổ chức như sau:
- Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia;
- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ,
người đứng đầu các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc
gia quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến
thẩm định bằng văn bản của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại
tỉnh;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh
quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng
văn bản của lưu trữ tỉnh;
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản
tại lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện
quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định
bằng văn bản của lưu trữ huyện;
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã sau
khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung
tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ
quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên
trực tiếp.
Câu 2: Việc tiêu huỷ tài liệu ở cấp xã có cần tuân thủ các quy định chung về huỷ tài
liệu không?
Căn cứ vào các quy định đã nêu trên của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, thì khi loại
huỷ tài liệu hết giá trị của cấp xã, vẫn phải tuân thủ các quy định chặt chẽ vể huỷ tài liệu của
Nhà nước. Vấn đề cần xem xét cụ thể là, ở cấp xã, trừ các phường, thị trấn, tài liệu lưu trữ
còn giữ lại được là rất ít. Vì vậy, việc huỷ tài liệu chưa cần đặt ra. Trước tình hình như vậy,
lưu trữ xã cần thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị, cá nhân lãnh đạo của xã vào
bảo quản tại kho chung, tổ chức phân loại, chỉnh lý và loại ra những tài liệu trùng thừa để
bảo quản riêng chờ xử lý sau.
LỊCH SỬ LƯU TRỮ VIỆT NAM TRÊN ĐẤT THĂNG LONG HÀ NỘI
1. Tổ chức lưu trữ thời kỳ phong kiến Việt Nam
a.Lưu trữ Việt Nam trước thời kỳ nhà Nguyễn 938-1802
Trước thời kỳ tiền Lê, tài liệu lưu trữ không còn được bảo tồn. Từ thời kỳ nhà Lý?
đến triều Tây Sơn, được sử sách ghi lại là, tài liệu của bộ máy nhà nước được cất vào tủ

công, không có kho lưu trữ. Một số bộ giữ tài liệu dưới dạng sổ sách như số hộ tịch, sổ điền
bạ, sổ thuế Các vương triều không có chủ trương lưu giữ lâu dài tài liệu quản lý? nhà nước
như các chiếu, chỉ, sắc dụ do không có nhận thức về công tác bảo tồn, lưu giữ tài liệu.
Ngoài ra, tài liệu bị mất mát do chiến tranh, môi trường, thiên tai huỷ hoại.
b.Lưu trữ triều Nuyễn
So với các thời kỳ của các vương triều trước đó, các triều vua nhà Nguyễn đã nhận
thức được giá trị của tài liệu lưu trữ nên đã chú ?ý việc tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu.
Riêng về tổ chức, Triều đình nhà Nguyễn đã chú ý đến việc tổ chức các cơ quan văn
thư và lưu trữ, như năm 1821, đã lập ra Văn thơ phòng. Đến năm 1829, Văn thơ phòng được
chia thành 4 bộ phận, gồm:
- TàoThượng bảo: phòng giữ ấn tín;
- Tào Tú luận: phòng ghi chép những giáo huấn của nhà vua và thảo văn bản;
- Tào Bí thơ: phòng thơ ký đặc biệt làm nhiệm vụ coi giữ những tác phẩm văn thơ của
nhà vua.
- Tào Bổn chương: phòng quản lý những giấy tờ công hình thành qua hoạt động của
nhà vua và của Nội các.
Riêng Tào Bổn chương được chia thành Lại bộ chương, Lê Bình Chương và Hình
Công Chương; nhiệm vụ:
+ Lại Bộ chương: luôn giữ những tài liệu về nhân sự và tài chính;
+ Lê Bình Chương: luôn giữ những tài liệu về lễ tân và quân đội;
+ Hình Công Chương: luôn giữ những tài liệu về toà án và công chính.
Như vậy, Tào Thượng bản và Tào Tú Luận mang tính chất một phòng văn thư; Tào
Bí thơ và Bổn Chương thực chất là một phòng lưu trữ.
Năm 1925, Minh Mệnh cho lập Tàng thư lâu tại đông bắc Hoàng thành. Đây chính là
Kho lưu trữ guốc gia, có nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ và sổ sách của triều đinh và các
bộ. Cấu trúc Tàng thư lâu: nhà 2 tầng, xây bằng gạch, đá; tầng dưới 11 gian, tầng trên 7 gian
2 chái.
Trong thời kỳ nhà Nguyễn, còn được lập ra hai kho lưu trữ - thư viện là Kho lưu trữ -
thư viện Quốc sử quán và Kho lưu trữ - thư viện Nội các.
Các vương triều nhà Nguyễn cũng đã chú ý chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ. Nhà vua đã

kiểm tra và ban hành các văn bản luật pháp như sắc, chỉ, dụ hoặc khẩu dụ để chấn chỉnh, chỉ
đạo công tác lưu trữ. Ngoài ra, nhà vua đã áp dụng các hình phạt đối với các trường hợp để
tài liệu vị hủy hoại, mất mát.
Chính nhờ có sự quan tâm chỉ đạo công tác lưu trữ của nhà Nguyễn như vậy, nên nhà
Nguyễn đã để lại cho hậu thế nhiều tài liệu quí giá thuộc các nhóm như châu bản, địa bạ,
mộc bản và các tư liệu lưu trrữ quí giá khác.
c. Lưu trữ Việt Nam thời kỳ thuộc Pháp
Năm 1858 thực dân Pháp tấn công Đà Nẵng, mở đầu cuộc chiến tranh xâm lược Việt
Nam. Phản bội lợi ích của dân tộc, ngày 05 tháng 6 năm 1862, Vua Tự Đức đã cắt 3 tỉnh
miền Đông và bồi thường 4 triệu đô la chiến phí cho Pháp. Trước sự nhu nhược của Triều
đình Phong kiến Nhà Nguyễn, thực dân Pháp đẩy mạnh quân sự chiếm nốt những phần đất
còn lại ở Việt Nam. Tiếp các năm sau, chúng đánh chiếm Bắc kỳ và trung kỳ, buộc triều
đình Huế phải k?ý hiệp ước Patnot thừa nhận sự cai trị của Pháp trên toàn cõi Việt Nam.
Năm 1887, sau khi đánh chiếm Lào và Cao Miên, Pháp cử Paul Bert làm toàn quyền ở Đông
Dương.
Thời gian đầu, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được giao cho Thanh tra thuộc địa
phụ trách. Thống đốc Nam kỳ ban hành một số quy định về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ và cấp chứng thực lưu trữ.
Từ năm 1873, công tác lưu trữ được giao cho Hội đồng tư mật quản l?ý và như vậy,
vị trí của lưu trữ được đặt cao hơn.
Ngày 24/9/1909, kho lưu trữ Nam kỳ được thành lập theo Nghị định của Thống đốc
Nam kỳ Urrây.
Tại Trung kỳ, năm 1897, sở lưu trữ được thành lập.
Tại Bắc kỳ, công tác lưu trữ được tổ chức muộn hơn do Thống sứ Bắc kỳ phải đối
phó với các phong trào nổi dậy của nông dân thuộc địa. Đến năm 1907, Thống sứ Bắc kỳ
ban hành Thông tư quy định về lập hồ sơ, thu thập, bảo quản tài liệu, tuyển chọn nhân viên
lưu trữ. Nói chung, trước năm 1917, công tác lưu trữ ở Việt Nam và Đông Dương chưa có
cơ quan quản l?ý thống nhất, thiếu nhân viên lưu trữ được đào tạo, thiếu các phương tiện bảo
quản tài liệu lưu trữ. Vì vậy, tài liệu bị mất mát, phân tán và hư hại.
Thời kỳ thuộc Pháp, công tác lưu trữ được ghi dấu ấn rõ nét là từ năm 1917. Tháng

6/1917, theo đề nghị của Toàn quyền Đông Dương Anbexaro, chính quốc đã cử Pôn Buđê,
người tốt nghiệp trường đại học lưu trữ - cổ tự học sang Đông Dương phụ trách lưu trữ.
Ngày 29/11/1917, Toàn quền Đông Dương ban hành Nghị định thành lập Nha Lưu trữ Thư
viện Đông Dương. Nha có nhiệm vụ tổ chức lại các kho lưu trữ, chỉ đạo thanh tra công tác
lưu trữ, tổ chức thư viện và thanh tra thư viện. Ngày 26/12/1918, Toàn quyền Đông Dương
ban hành Nghị định quy định cụ thể về tổ chức và hoạt động của Nha lưu trữ và thư viện
Đông Dương:
+ Kho lưu trữ trung ương Hà Nội;
+ Kho lưu trữ Thống đốc Nam kỳ tại Sài Gòn;
+ Kho lưu trữ Khâm sứ Trung kỳ tại Huế;
+ Kho lưu trữ Thống sứ Campuchia tại Pnông Pênh;
+ Kho lưu trữ Thống sứ Lào tại Viêng Chăn.
So với bộ máy nhà nước ở Trung ương, bộ máy nhà nước bảo hộ đã khá đầy đủ. Cùng
với hàng loạt các sở ra đời, Sở Lưu trữ và Thư viện cũng đã được thành lập.
Về cơ sở vật chất, Nha lưu trữ cho xây 2 kho lưu trữ: kho lưu trữ Hà nội và Kho lưu
trữ tại Pnông Pênh.
Ở Việt Nam, trong suốt 27 năm tồn tại (1918-1945), ba kho lưu trữ ở Hà Nội, Huế,
Sài Gòn đã hoạt động như các Kho lưu trữ lịch sử.
Về tổ chức Kho lưu trữ cơ quan: theo cuốn những nguyên tắc quản lý hành chính do
Lion moany viết năm 1924, thì toàn Đông Dương có 16 Kho lưu trữ.
c. Lưu trữ Việt Nam sau Cách mạng Tháng 8 năm 1945
Sau Cách mạng tháng 8/1945, do hoàn cảnh chiến tranh, nước Việt Nam dân chủ
cộng hoà không có cơ quan có thẩm quyền chính thức quản lý công tác lưu trữ. Vì vậy, thời
gian đầu, Chính phủ Lâm thời đã tổ chức lại Nha Lưu trữ Thư viện trung ương, lập Nha Lưu
trữ Công văn và Thư viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia giáo dục. Ngày 08/9/1945,
Chính phủ lâm thời ra Sắc lệnh bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu, Quản thủ Kho lưu trữ và Thư
viện Trung kỳ Huế, nguyên Phó Giám đốc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương làm Giám
đốc. Nhưng hoàn cảnh đất nước chưa được an bình, cả một thời gian dài, công tác lưu trữ
vẫn gặp những khó khăn, nên cơ quan quản lý lưu trữ do Chính phủ Lâm thời thành lập ra
chưa thể quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong cả nước.

Với bối cảnh lịch sử nêu trên, sự kiện thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng
theo Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ đã đánh dấu một bước
ngoặt lịch sử quan trọng của công tác lưu trữ Việt Nam. Từ đây, công tác lưu trữ ở nước ta
trở thành một ngành độc lập, thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất.
Ra đời ngay sau Nghị định 102/CP là bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và
công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP của Hội đồng Chính phủ ngày
28/9/1963. Điều lệ quy định việc thành lập các mật kho lưu trữ ở các khu, tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương, kho và phân kho lưu trữ Trung ương để bảo quản tài liệu của các cơ
quan Trung ương và lưu trữ chuyên ngành (Điều 26). Về lưu trữ chuyên ngành, Điều 30 của
Điều lệ quy định: Công an, Ngoại giao và Quốc phòng được lập kho lưu trữ riêng nhưng
phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Lưu trữ.
Trên cơ sở của Điều lệ, Phủ Thủ tướng đã ban hành Thông tư số 9/BT ngày 8/3/1964.
Thông tư quy định: lập Tổ lưu trữ ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ trực thuộc Hội đồng Chính
phủ. Cá biệt lập phòng lưu trữ.
Lưu trữ cơ quan mang tính chất hiện hành thực hiện nhiệm vụ quản lý, bảo quản tạm
thời tài liệu lưu trữ cơ quan trước khi đưa vào quản lý tại lưu trữ lịch sử để bảo quản cố định
tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Tổ chức lưu trữ giai đoạn 1976-1999.
Sau ngày giải phóng miền Nam 1975, đất nước thống nhất, Hội đồng Chính phủ đã
Quyết định thành lập Kho lưu trữ TW II đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh và giao cho Cục
Lưu trữ trực tiếp quản lý.
Đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, ngày 26/12/1981 Hội đồng Bộ
trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Quyết định thành lập Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam. Bản Quyết định đã nhấn mạnh sự cần thiết phải tập trung tài liệu lưu trữ vào bảo quản
trong kho lưu trữ Nhà nước TW và địa phương. Một năm sau, tức ngày 11/12/1982, Hội
đồng Nhà nước ban hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Điều 5 của Pháp lệnh
quy định tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ Nhà nước.
Điều 14 và 15 của Pháp lệnh quy định cụ thể về hệ thống tổ chức ngành lưu trữ bao gồm: cơ
quan lưu trữ Nhà nước Trung ương thuộc Hội đồng Bộ trưởng; cơ quan lưu trữ ở các Bộ, Uỷ
ban Nhà nước, cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng; cơ quan lưu trữ thuộc Uỷ ban nhân

dân các cấp. Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất quy định việc quản lý tập trung,
thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia.
Hai năm sau, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT
về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Theo Nghị định này, hệ thống tổ chức lưu trữ của nước ta như sau:
+ Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng;
+ Phòng lưu trữ Bộ, Uỷ ban Nhà nước và các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ
trưởng;
+ Phòng lưu trữ cấp tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc TW.
Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia và Nghị định số 34/HĐBT, ngày
05/11/1984 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Thông tư 221-LT-TT quy định ở các Bộ, Uỷ
ban Nhà nước, cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng thành lập Phòng lưu trữ và Thông tư
số 222-LT-TT quy định thành lập Phòng lưu trữ trực thuộc UBND tỉnh, thành phố, đặc khu
trực thuộc Trung ương.
Mặc dù đã có văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về tổ chức lưu trữ nói riêng và công
tác lưu trữ nói chung, song trong suốt thời gian dài từ 1985-1997, cùng với những thay đổi
về tổ chức (sáp nhập một số cơ quan thuộc Chính phủ và chia tách tỉnh) ở hầu hết các Bộ,
các tỉnh đều chưa lập được Phòng lưu trữ như quy định của pháp luật.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị 726TTg ngày 04/9/1987 về
tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ, ngày 24/01/1998 Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay
là Bộ Nội vụ) đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ
quan nhà nước các cấp. Theo Thông tư thì ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ (sau đây gọi chung là Bộ) thành lập Phòng lưu trữ đặt trong Văn phòng Bộ. Ở các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn
phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh.
Từ đầu những năm 2000 của thế kỷ trước, công tác lưu trữ được ghi dấu ấn phát triển
mới là ngày 04/4/2001, Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
thay thế Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982. Để hướng dẫn thi hành Pháp
lệnh mới này, ngày 08/4/ năm 2004, Chính phủ ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP
hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Các văn bản quy phạm pháp

luật mới này đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng giá trị của tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi
mới.
Từ năm 2003, sau khi có Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của Bội nội vụ, Cục Lưu trữ Nhà nước, cơ quan quản lý ngành lưu trữ, chính thức
trực thuộc Bộ Nội vụ, được giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư và đổi tên là Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc bộ Nội vụ.
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thể tóm tắt theo sơ
đồ sau:
II. GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM TRÊN
ĐẤT THĂNG LONG- HÀ NỘI
Trong tiến trình lịch sử, yêu cầu ghi chép của loài người đã có từ thời cổ xưa, nhưng
tài liệu xuất hiện chỉ từ khi xã hội hình thành nhà nước và giai cấp, đó là xã hội nô lệ gắn
liền với sự phát triển và phân ngành sản xuất. Tài liệu ngày càng gia tăng và đa dạng còn do
sự phát triển nhanh của kỹ thuật văn phòng. Những ký tự ghi chép ban đầu thường được thể
hiện trên cát, trên vỏ cây hoặc sau này là trên đất nung Sự ghi chép đó thường xuất hiện ở
những nơi có điều kiện tự nhiên thuận lợi nhất cho việc phát triển kinh tế trên thế giới, như
trên các triền sông Nil Ai Cập, dải sông Lưỡng Hà vùng Trung cận đông, triền sông Cửu
long đã góp phần mang lại nền văn minh cổ xưa cho xã hội - văn minh chữ viết. Ở đây loài
người còn lưu giữ được những kho lưu trữ khổng lồ có vật mang tin bằng đất nung từ 2500
năm trước công nguyên. Tuy vậy, những tài liệu lưu trữ có vật mang tin mềm thời kỳ nô lệ
hầu như loài người không còn lưu giữ được, mà phổ biến trên thế giới, các nước chỉ còn lại
được tài liệu lưu trữ từ thời kỳ phong kiến, từ thế kỷ thứ VII sau Công nguyên.
Ở nước ta, tài liệu cổ nhất ghi trên giấy, không kể các văn bia và kinh phật, còn giữ
lại được là thời kỳ hậu Lê (thế kỷ XV), hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I,
Hà Nội. (xem TL trang sau).
Nhưng ở thời kỳ này, tài liệu lưu trữ còn lại không đáng kể và tài liệu cổ chủ yếu là
các Sắc phong, còn tài liệu lưu trữ cổ nhất về hành chính nhà nước thì chỉ còn lưu giữ lại
được từ thế kỷ thứ XIX sau Công nguyên (1802). Đây là khối tài liệu lưu trữ quan trọng nhất
của thời kỳ phong kiến Việt Nam. Đó là tài liệu của các vương triều nhà Nguyễn từ
năm1802 đến năm1945, qua các triều đại:

Gia Long (1802-1819),
Minh mệnh (1820-1840),
Thiệu Trị (1841-1847),
Tự Đức (1848-1883),
Kiến Phúc (1884),
Đồng Khánh 1886-1888),
Thành Thái (1889-1907),
Duy Tân (1907-1916),
Khải Định (1916-1925),
Bảo Đại (1926-1945).
Loại hình tài liệu lưu trữ chủ yếu viết trên giấy dó bằng chữ Hán nôm. Trong đó, khối
tài liệu quan trong nhất là tài liệu Châu bản. Châu bản triều Nguyễn là các bản tấu, sớ đã
đựơc các vua nhà Nguyễn phê duyệt với những dấu ấn “ngự phê” của nhà vua, cùng các sắc,
dụ, chiếu, chỉ và những công văn, tờ trình sổ sách kê khai, những văn bản ngoại giao còn
lưu lại được cho đến nay. Trên thực tế, đó là tài liệu văn thư lưu trữ của triều đình nhà
Nguyễn do các văn phòng của nhà vua mang tên Viện thị thư, viện thị Hàn, Viện nội hàn đời
Gia Long tổ chức ra.
Ngược dòng lịch sử, dấu ấn về Thăng Long – Hà Nội phần nhiều được phản ánh
trong các tư liệu lưu trữ và các sách tra cứu khác, như các quốc sử “Đại Việt Sử ký Toàn
thư”của các thần sử Lê Văn hưu, Phan Phu tiên và Ngô Sĩ Liên; “Khâm định Việt sử Thông
Giám Cương Mục” của Quốc sử quán triều Nguyễn; các Bách khoa toàn thư, như
Wikipedia Theo những tư liệu lưu trữ này thì Thăng Long (Rồng bay lên) chỉ được đặt tên
từ thế kỷ thứ XI khi Việt Nam dành được độc lập, sau khi Lý Công Uẩn ra Chiếu dời đô năm
1010 từ Hoa Lư. Thăng long là Thủ đô của Đại Việt cho đến năm 1397, khi Thủ đô được di
chuyển về Thanh Hoá, tức Tây Đô. Thăng Long khi đó có tên là Đông đô. Như vậy, Hà Nội
đã trải qua nhiều tên gọi, kể từ năm 454- 456 thời Nam Bắc Triều của Trung Quốc, từ những
tên Tống Bình, Đại La- La thành- năm 866; Long Đỗ (Rốn rồng)-năm 866, Đông Đô - năm
1397, Đông Quan- năm 1408, Đông Kinh- năm 1428, Bắc Thành, thời Tây Sơn. Năm 1802,
được đổi lại là Thăng long, nhưng chữ “Long” có nghĩa mới, tức là thịnh vượng. Năm 1831,
vua Minh Mạng lập ra tỉnh Hà Nội, với ý nghĩa tỉnh nằm trong (nội) hai con sông (hà) là

sông Hồng và sông Đáy. Những người phương tây thường gọi Hà Nội bằng cái tên ghép
Hán Việt “Tonkin”.
Xen kẽ với những tài liệu lưu trữ thời kỳ phong kiến, ở nước ta hình thành khối lớn
tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Pháp, như phông Toàn quyền Đông Dương, phông
Thống xứ Bắc kỳ, phông Thống đốc Nam kỳ, các phông Toà xứ các tỉnh Toàn bộ tài liệu
lưu trữ thuộc thời kỳ phong kiến và thuộc Pháp hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia I, 31B phố Tràng Thi Hà Nội với tổng số khoảng 6 km giá tài liệu (chiều dài tài liệu
dựng đứng xếp trên giá).
Riêng ở miền Nam nước ta, trước năm 1945, qua hoạt động của chính quyền nguỵ Sài
gòn (Việt Nam Cộng hoà), đã hình thành và được quản lý tại Văn khố Sài gòn một số lượng
tài liệu lưu trữ đáng kể, đặc biệt là tài liệu lưu trữ của các khối phông Phủ Tổng thống Đệ
nhất cộng hoà, khối phông Phủ Tổng thống Đệ nhị cộng hoà, phông Phủ Thủ tướng và các
bộ của Việt Nam Cộng hoà Sau ngày giải phóng miền Nam, số tài liệu này hầu như còn
giữ lại nguyên vẹn và được bảo vệ an toàn cùng với trên 30 ngàn tấm tài liệu mộc bản được
giữ lại tại Đà Lạt tỉnh Lâm Đồng. ( xem 1 tấm tài liệu mộc bản)
Chỉ tính riêng khối tài liệu lưu trữ V¨n khố Sài Gòn đã có tổng số là 30 km giá tài
liệu.
Khối tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam có giá trị nghiên cứu cao
nhất hiện nay trên đất Thăng Long – Hà Nội là tài liệu lưu trữ có niên hạn từ năm 1945 trở
lại đây của Việt Nam dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đang được
bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tại số 34 đường Phan Kế Bính Hà Nội. Tổng
số tài liệu lưu trữ tậi đây hiện có là 8 km giá tài liệu. Ngoài ra còn 12 km giá tài liệu thuộc
các nguồn nộp lưu đã đến hạn nộp lưu chưa thu về Trung tâm. (xem toà nhà Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III)
Giá trị đặc biệt và trực tiếp đối với yêu cầu nghiên cứu lịch sử và hiện hành trên đất
Thăng Long – Hà Nội phải kể đến tài liệu hình thành qua các hoạt động của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân trong các thời kỳ lịch sử của Hà Nội. Khối tài liệu này đang được bảo quản
tại Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội, số 20, đường Huỳnh Thúc Kháng. Tổng số tài liệu
lưu trữ được bảo quản tại đây lên tới gần chục km giá tài liệu. Tần số độc giả đến khai thác,
sử dụng tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu tương đương với một Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia.
XÃ HỘI HOÁ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
LỘ TRÌNH THỰC HIỆN XÃ HỘI HOÁ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
VÀ VAI TRÒ CỦA HỘI VĂN THƯ LƯU TRỮ VIỆT NAM
PGS-TS. Dương Văn Khảm
1. Những vấn đề chung về xã hội hoá công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ có phạm vi rộng. Trong báo cáo này tác giả chỉ giới hạn công việc
sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ đối với khối tài liệu được gọi là “tài liệu lưu trữ nhân dân”
mà Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam có thể thực hiện theo phương thức xã hội hoá công tác
lưu trữ.
Từ năm 2005, Hội Lưu trữ Việt Nam đã lập một Dự án có nội dung tương tự, trình Bộ
Nội vụ xem xét. Với yêu cầu của Ban tổ chức Hội thảo này, chúng tôi muốn xây dựng một
lộ trình thực hiện xã hội hoá việc sưu tầm, thu thập và bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ nhân dân.
Tài liệu lưu trữ nhân dân là tài liệu có giá trị lưu trữ, hình thành qua hoạt động của
toàn thể nhân dân lao động, thuộc sở hữu hợp pháp của nhân dân mà phổ biến, chưa được
Nhà nước quản lý.
Nhóm nghiên cứu của sinh viên Trường Đại học KHXH & NV trong công trình dự
thi “Giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học năm 2007” định nghĩa: ”Tài liệu lưu trữ
nhân dân là tài liệu thuộc quyền sở hữu hợp pháp của công dân và không thuộc nguồn nộp
lưu vào các lưu trữ lịch sử, có ý nghĩa không chỉ với nhân dân mà còn có nhiều ý nghĩa khác
về mặt lịch sử, kinh tế, văn hoá, giáo dục Nhóm này còn phê phán một số định nghĩa về tài
liệu lưu trữ nhân dân theo cách liệt kê.
Trong số tài liệu lưu trữ nhân dân có một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ cá nhân và tài
liệu lưu trữ truyền miệng, vì vậy, chúng tôi muốn viết rõ thêm hai khái niệm phát sinh này:
Tài liệu lưu trữ cá nhân là tài liệu phản ánh quá trình sống và hoạt động của cá nhân
và tài liệu khác thuộc sở hữu tư nhân do cá nhân hiện là chủ sở hữu.
Tài liệu lưu trữ truyền miệng là tài liệu ghi chép những thông tin do cá nhân, nhân
chứng lịch sử truyền đạt trực tiếp qua phỏng vấn về các sự kiện lịch sử, biến cố xã hội, hoạt
động xã hội quan trọng chưa được lưu giữ thành văn trong các kho lưu trữ.

Nguồn sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân là những nhân chứng lịch sử, các tổ
chức, tập thể, cá nhân tiêu biểu trong hoạt động chính trị, hoạt động chính trị-xã hội, hoạt
động xã hội, xã hội-nghề nghiệp, hoạt động văn hoá, nghệ thuật hoặc cá nhân đang sở hữu
tài liệu lưu trữ.
Cơ sở pháp lý của việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân là:
Điều 5, khoản 1 và khoản 2 của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do ủy ban thường vụ
Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 quy định: "Tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ
có giá trị như tài liệu quy định tại Điều 1 của Pháp lệnh này được Nhà nước đăng ký, bảo hộ;
cơ quan lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản".
“Nhà nước khuyến khích việc tặng cho, ký gửi tài liệu riêng của cá nhân, gia đình,
dòng họ cho cơ quan lưu trữ; trong trường hợp bán tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng
họ thì phải báo cho cơ quan lưu trữ và ưu tiên bán cho cơ quan lưu trữ”.
Ngoài ra, Điều 3 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Chính phủ ban hành quy định thành
phần tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ và Điều 5 của Nghị định quy định đầu tư
kinh phí cho việc sưu tầm, mua tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ và của các tổ
chức khác.
Đối với Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tôn chỉ mục đích được ghi trong Điều lệ
được Nhà nước phê duyệt là " bảo vệ an toàn và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ quốc gia phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ
nghĩa".
Việc thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân nhằm mục đích bổ sung vào các thành phần tài
liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam đang bị thiếu hụt, mất cân đối nghiêm trọng. Như
vậy, việc sưu tầm, thu thập này sẽ góp một phần quan trọng vào việc bảo đảm cho tài liệu
lưu trữ phản ánh đầy đủ các sự kiện lịch sử và các hoạt động xã hội khác, phục vụ cho yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong việc nghiên cứu tại các cơ quan, tổ chức lưu trữ
của Đảng, Nhà nước và các kho lưu trữ thuộc các thành phần sở hữu khác.
Đối tượng sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân là các cơ quan, tổ chức, cá nhân,
gia đình, dòng họ đang sở hữu tài liệu quan trọng, như:
Theo thống kê đợt 1 của Trung ương Hội Lưu trữ Việt Nam năm 2004, hiện nay có

trên 2.000 cá nhân đang nắm giữ những tài liệu quan trọng thành văn có liên quan đến lịch
sử dân tộc, trong đó có trên 200 cá nhân thuộc diện cấp bách cần thu thập ngay. Những cá
nhân này bao gồm:
a) Các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu
trữ nhà nước;
b) Các lão thành cách mạng;
c) Các nhà hoạt động chính trị như: cán bộ chủ chốt của Đảng, đại biểu Quốc hội, các
thành viên Chính phủ, các Bộ trưởng, Thứ trưởng ;
d) Các nhà khoa học, nhà hoạt động văn học, nghệ thuật, văn hoá, giáo dục tiêu biểu
và các cá nhân khác đủ tiêu chuẩn lập phông lưu trữ cá nhân;
đ) Các nhân chứng của lịch sử;
e) Các cá nhân có những thành tích nổi bật trong chiến đấu, sản xuất và hành vi anh
dũng nổi bật được xã hội công nhận.
Ở hầu như tất cả các nước, kể cả các nước Đông Nam Á, Việc sưu tầm, thu thập tài
liệu lưu trữ truyền miệng, tài liệu lưu trữ cá nhân là một công việc bắt buộc của công tác lưu
trữ. Hiệp hội lưu trữ Đông Nam Á thuộc Hội đồng lưu trữ quốc tế (SARBICA) mà Việt Nam
tham gia, đã tổ chức hai lần Hội thảo về vấn đề này để tham luận, kiểm điểm, đánh việc thực
hiện sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ truyền miệng, tài liệu lưu trữ cá nhân mà Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước Việt Nam tham gia trình bày báo cáo khoa học: một lần tổ chức năm
1990 tại Kuala Lumpur, Malaysia; một lần tổ chức năm 2004 tại Jakarta, Indonesia.
Tại Nga, Viện Lưu trữ Nhân dân đã được thành lập để quản lý tài liệu không thuộc
diện bảo quản tại các lưu trữ lịch sử của Nhà nước. Hình thức tổ chức này đã thúc đẩy việc
xã hội hoá công tác lưu trữ tại Nga, làm cho Lưu trữ Quốc gia Nga quản lý được khối di sản
văn hoá vào bậc nhất thế giới, trong đó có nhiều tài liệu lưu trữ quý, hiếm mà nước ta đã
nhận được bản sao, như tài liệu về hoạt động của Đảng cộng sản Việt Nam, tài liệu về hoạt
động cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các diễn biến cách mạng khác. Gần đây nhất,
phía Nga đã chuyển giao cho Việt Nam bộ phim mầu “Ngày lịch sử”, sản xuất cách đây trên
50 năm, phim nhựa, dài 670 m, với nội dung Lễ đón tiếp, diễu binh chào mừng Chủ tịch Hồ
Chí Minh và Chính phủ về Thủ đô tại Quảng trường Ba Đình, Hà Nội sau 9 năm kháng
chiến.

Tại Mỹ, ngoài Lưu trữ Quốc gia, Chính phủ đã khuyến khích thành lập nhiều cơ quan
lưu trữ của các tổ chức xã hội để quản lý tài liệu không thuộc thành phần tài liệu của Nhà
nước, trong đó có Viện Lưu trữ về Việt Nam. Nhiều tài liệu lưu trữ về chiến tranh Việt Nam,
trong đó có cuốn Nhật ký Đặng Thuỳ Trâm, bản gốc, cũng đang được bảo quản tại đây.
Tại Thuỵ sỹ, việc xã hội hoá công tác lưu trữ được phát triển rất sớm. Vì vậy, số
lượng tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được quản lý trong các kho rất lớn. Phải nói
rằng, toàn dân có thể đến các kho lưu trữ để khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cuộc sống
hàng ngày cho dân nhân như xác định tài sản, bất động sản; xác định thông tin quá khứ trong
các gia phả, tộc phả của toàn dân. Những tài liệu này đương nhiên phục vụ yêu cầu quản
lý xã hội của Nhà nước. Số lượng tài liệu lưu trữ hiện bảo quản trong Lưu trữ Quốc gia của
Thuỵ Sỹ là 120 km giá tài liệu, dân số có gần 7 triệu người (Việt Nam-gần 30km giá tài liệu
tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia, dân số có hơn 80 triệu người).
2. Vai trò xã hội hoá trong công tác lưu trữ
Việc xã hội hoá công tác lưu trữ là việc tạo các dịch vụ công về lưu trữ, chủ yếu đề
cập đến việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ tác động trực tiếp đến tài liệu như hướng dẫn
bảo, sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân.
Xã hội hoá công tác lưu trữ là trong các hoạt động lưu trữ, tất cả các cơ quan, tổ chức
và cá nhân trong xã hội đều có thể tham gia theo một chuẩn mực thống nhất do Nhà nước
quy định. Điều đó là cần thiết, vì tài liệu hình thành qua hoạt động của cơ quan, tổ chức và
cá nhân, mà những tài liệu có giá trị lưu trữ hiện có ở tất cả mọi nơi, không phải chỉ có ở các
cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử như hiện nay. Phải nói rằng, đâu có
các hoạt động xã hội, thì ở đó có tài liệu, trong đó có tài liệu có giá trị lưu trữ. Vì vậy, các cơ
quan, tổ chức và cá nhân phải ý thức được rằng, họ phải có nghĩa vụ tham gia quản lý tài
liệu. Nếu chỉ có cơ quan lưu trữ của Đảng và Nhà nước làm công tác lưu trữ như Cục Lưu
trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm lưu trữ
quốc gia, các phòng lưu trữ thì việc quản lý tài liệu lưu trữ sẽ có nhiều hạn chế, bởi tài liệu
lưu trữ được thu thập vào lưu trữ lịch sử chủ yếu được quy định trong các nguồn nộp lưu,
tức là danh mục các cơ quan, tổ chức có tài liệu phải nộp vào lưu trữ (1 đến 10%) trong tổng
số pháp nhân trong hệ thống chính trị và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu.
Việc xã hội hoá một hoạt động xã hội là một nhu cầu tất yếu và đã có từ rất sớm.

Ngay trong cuộc chiến tranh nhân dân do Đảng ta lãnh đạo, đã huy động được toàn dân tham
gia kháng chiến, vậy ai sẽ là nhân vật lịch sử tiêu biểu? Ví dụ, gia đình của bà mẹ Việt Nam
anh hùng có những con trai, con gái đều tham gia chiến trường và đã hy sinh hết cả, có phải
là nhân vật lịch sử, tiêu biểu hay không và tài liệu của gia đình họ có được quản lý trong lưu
trữ lịch sử hay không? Đất nước ta, trong những năm chiến tranh khốc liệt và cả những năm
xây dựng, phát triển đất nước, đã xuất hiện nhiều tấm gương đáng để cho hiện tại và tương
lai học tập, như trong nhiều văn kiện của Đảng và Nhà nước đã từng viết: một đất nước “ra
ngõ gặp anh hùng”. Hành động anh hùng đó có thể diễn ra trong cả cuộc đời của một cá
nhân, những cũng xuất hiện trong một số năm hoặc một lần ở những người có lứa tuổi khác
nhau, kể cả lớp thanh niên còn rất trẻ. Khi đọc sách “Mãi mãi tuổi Hai mươi” được biên tập
từ Nhật ký “Cuộc đời” của Liệt sỹ Nguyễn Văn Thạc và Nhật ký Đặng Thuỳ Trâm của nữ
bác sỹ trẻ, cuộc đời tham gia chiến trường của họ chỉ vài ba năm, nhưng những hành động
của các chiến sỹ này đã làm cho cả những người ở bên kia chiến tuyến phải khâm phục. Một
sỹ quan làm quân báo Mỹ đã thu nhận được quyển sổ Nhật ký Đặng Thuỳ Trâm và giữ nó
như một kỷ vật riêng để chứng minh về chủ nghĩa anh hùng của người dân Việt Nam và
chứng minh cuộc chiến tranh phi nghĩa mà Mỹ đã gây ra ở Việt Nam. Nhờ tấm lòng nhân
hậu của những người lính này mà sau hơn 30 năm, cuốn Nhật ký được bảo quản an toàn tại
Viện Lưu trữ về Việt Nam tại Trường Đại học Tổng hợp Texas Mỹ và bản sao trên đĩa CD
Nhật ký Đặng Thuỳ Trâm đã tìm được đường về quê hương Việt Nam. Chính những người
lính Mỹ này, trong thư gửi cho mẹ Đặng Thuỳ Trâm cũng viết: “Trên bất cứ đất nước nào
trên thế giới, điều đó đều được gọi là anh hùng”. Vậy còn rất nhiều các hành vi anh hùng
trong hơn 80 triệu dân Việt Nam có tài liệu cần thu vào lưu trữ để bảo quản, mà các cuốn
nhật ký nêu trên chỉ là các đại diện được tình cờ nhận biết. Nếu như hiện nay, việc thu thập
tài liệu chỉ hạn chế ở danh mục nguồn nộp lưu và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu, thì còn bỏ
sót rất nhiều tài liệu không được quản lý trong các kho lưu trữ.
Một ví dụ cụ thể khác, cố Nghệ sỹ nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản là một người có công
rất lớn trong việc chụp và lưu giữ các hình ảnh về Việt Nam kháng chiến. Trong kho lưu trữ
ảnh của ông có những ảnh được lưu lại từ thời kỳ tiền khởi nghĩa năm 1925 đến thời kỳ
chống chiến tranh phá hoại của Mỹ tại miền Bắc nước ta. Nhưng số lượng ảnh mà ông và
Trung tâm lưu trữ quốc gia thoả thuận để bảo quản trong kho lưu trữ của Nhà nước và tài

liệu ảnh do Bảo tàng Cách mạng công bố thành sách là rất ít so với số lượng hiện có của
ông. Phút lâm chung, ông đã di chúc lại cho bà quả phụ toàn bộ tài liệu ảnh quý giá này.
Nhưng không bao lâu, bà lại quá cố. Suốt quá trình ông còn sống và hiện nay, cơ quan lưu
trữ của Nhà nước chưa tiếp cận được số tài liệu ảnh này ngoài việc chỉ thống kê, phân loại
một phần.
Vì vậy, việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ với phương thức xã hội hoá công tác
lưu trữ nằm trong một Dự án của Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam có một ý nghĩa thiết thực.
Chúng ta có thể nhận biết được vai trò của Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam trong việc
thực hiện xã hội hoá công tác lưu trữ là:
Về mặt lý luận, việc xã hội hoá một hoạt động xã hội là việc của toàn dân; toàn dân
có quyền và có nghĩa vụ tham gia trong một điều kiện có tổ chức. Điều kiện đó là, phải có
kiến thức về chuyên môn và về luật pháp chuyên ngành. Việc xã hội hóa phải được tổ chức
và quản lý chặt chẽ. Nếu thoát ly yêu cầu toàn dân tham gia, tức là xã hội hoá, thì mọi công
việc sẽ khó mà thành công. Ngay một lĩnh vực quốc phòng, ít người nói đến yêu cầu dịch vụ
công hoặc xã hội hoá, nhưng bản thân tên của cuộc chiến-“Chiến tranh nhân dân” đã có một
nội hàm là công việc của toàn dân do Đảng ta lãnh đạo mà lực lượng chủ lực là quân đội và
những người tham gia là toàn dân. Nếu không làm như vậy thì không thể thắng nổi kẻ thù.
Còn trong công tác lưu trữ, một quy trình nghiệp vụ quan trọng là sưu tầm, thu thập
tài liệu lưu trữ nhân dân sẽ bảo đảm đầu vào của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, để cập
nhật, bổ sung tài liệu lưu trữ có giá trị vào các kho lưu trữ của Đảng, Nhà nước và Viện Lưu
trữ Nhân dân. Nếu thiếu những việc làm đó, thì trong Phông lưu trữ quốc gia sẽ thiếu vắng
những tài liệu phản ánh các sự kiện lịch sử của cách mạng nước ta, sẽ mất đi những dấu ấn
về công lao và hoạt động sáng tạo của các cá nhân trong các thời kỳ lịch sử và dấu ấn về các
hành vi anh hùng của những cá nhân cụ thể.
Vậy ai sẽ làm công việc đó? Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác lưu trữ là của
các cơ quan lưu trữ nhà nước, của các cá nhân trong biên chế nhà nước. Nhưng họ không
làm được hết các việc theo yêu cầu của công tác lưu trữ. Ví dụ, từ đầu những năm 60 của thế
kỷ trước, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã từng tổ chức việc sưu tầm tài liệu thuộc sở hữu tập
thể và tài liệu lưu trữ cá nhân. Nhưng rồi công việc này không thể tiếp tục vì nhiều lý do,
trong đó có lý do là quỹ thời gian không cho phép vì biên chế ít; mặt khác, Cục còn phải tập

trung vào yêu cầu quản lý nhà nước về lưu trữ và sau này, phải dành thời gian thực hiện các
dự án quan trọng khác. Vì vậy, phải động viên mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân có điều kiện,
năng lực và tâm huyết tham gia, tức là xã hội hoá công tác này.
Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam là một tổ chức xã hội-nghề nghiệp, bao gồm những
người đã và đang làm việc trong ngành lưu trữ và các ngành khác có liên quan, tự nguyện
tham gia sinh hoạt Hội. Trình độ và số lượng những người trong Hội Văn thư Lưu trữ Việt
Nam là một tiềm năng lớn. Hầu hết những người có học hàm Giáo sư, Phó Giáo sư và có
học vị Tiến sỹ đã đến tuổi 60-tuổi được nghỉ hưu, đều có thể tham gia sinh hoạt hội. Hiện
nay, phần lớn họ đang giảng dạy đại học, cao học và hướng dẫn các luận văn Thạc sỹ, luận
án Tiến sỹ và tham gia Hội đồng chấm thi Chuyên viên chính, Chuyên viên cao cấp, chấm
luận văn Thạc sỹ, luận án Tiến sỹ. Uy tín của những người này là tốt và có nhiều thuận lợi
trong việc gặp gỡ, phỏng vấn, sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân tiêu biểu, của các nhân
chứng lịch sử và cán bộ lão thành cách mạng. Với kinh nghiệm nghề nghiệp, họ sẽ làm việc
cả đời, không vụ lợi cho việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân, vì bản thân họ sẵn
có lòng yêu nghề nghiệp, yêu quý tài liệu. Tôn chỉ mục đích mang một nội dung trọng tâm
của Điều lệ Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam là “thu thập, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ
cho yêu cầu nghiên cứu xây dựng và bảo vệ Tổ quốc” sẽ có một cơ hội trở thành hiện thực.
3. Lộ trình thực hiện xã hội hoá công tác lưu trữ
do Hội văn thư lưu trữ Việt Nam thực hiện
Nước ta có hơn 80 triệu dân. Mỗi công dân Việt Nam, trong quá trình sống và làm
việc, đều được hình thành tài liệu cá nhân, gồm các khối tài liệu chính là:
- Thông tin chung về cá nhân;
- Thư từ trao đổi;
- Các công trình nghiên cứu và sáng tạo;
- Tài liệu thuộc sở hữu tư nhân do cá nhân sưu tầm được
Những cá nhân cùng huyết thống sống trong một gia đình, dòng họ, trong quá trình
sống và hoạt động, tạo ra khối tài liệu gia đình, dòng họ. Nhưng trong một cộng đồng xã hội,
không phải cá nhân, gia đình, dòng họ nào cũng tạo ra những tài liệu có giá trị cần được
quản lý. Vì vậy, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia chỉ quy định những cá nhân tiêu biểu, gia đình
dòng họ tiêu biểu mới được đăng ký bảo hộ và là đối tượng được thu thập, bổ sung vào

Phông lưu trữ quốc gia.
Khái niệm về tài liệu lưu trữ nhân dân cần lưu trữ có phạm vi rộng hơn những cá
nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu nêu trên ở chỗ, tất cả những cá nhân là nhân chứng của lịch
sử, cá nhân đang nắm giữ những thông tin không thành văn, cá nhân hoạt động chính trị - xã
hội, cá nhân đang sở hữu những tài liệu quan trọng đối với quốc gia, tuy chưa đủ tiêu chuẩn
thành lập phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, đều là đối tượng sưu tầm, thu thập tài
liệu truyền miệng và tài liệu lưu trữ cá nhân.
Tính cấp bách của việc thu thập tài liệu lưu trữ cá nhân là:
Tài liệu lưu trữ truyền miệng, tài liệu lưu trữ cá nhân là nguồn bổ sung quan trọng
nhất bù đắp lại những mất mát, các khoảng trống của tài liệu trong các kho lưu trữ. Tài liệu
đó được phục hồi thông qua công tác sưu tầm, thu thập tài liệu do các nhà lưu trữ học, tư
liệu học, các cộng tác viên thực hiện.
Tài liệu lưu trữ cổ nhất của Việt Nam còn lưu giữ lại được là năm 1488, thời hậu Lê,
thế kỷ thứ XV. Nhưng nội dung của tài liệu này chỉ là bằng sắc. Còn tài liệu lưu trữ hình
thành quan hoạt động hành chính nhà nước của nước ta chỉ còn lưu trữ được từ năm 1802-
bắt đầu thời kỳ Gia Long, Triều Nguyễn. Trong khi đó, các nước trong khu vực Đông Nam
Á, phổ biến giữ được tài liệu lưu trữ cổ nhất có vật mang tin mềm là thế kỷ thứ VII, cá biệt
có nước giữ lại được tài liệu từ thế kỷ thứ III sau Công Nguyên. Việc lưu trữ được tài liệu cổ
nhất của một quốc gia là một điều kiện để một quốc gia có tầm nhìn sâu vào quá khứ của
lịch sử đất nước, đồng thời là một trong các tiêu chuẩn quan trọng phản ánh chỉ số văn minh
về văn hoá của một dân tộc.
Ngoài tuổi thọ của tài liệu, sự mất cân đối trong thành phần tài liệu của một giai đoạn
lịch sử cũng là một yêu cầu quan trọng đối với việc quản lý tài liệu phục vụ cho yêu cầu khai
thác thông tin hồi cố. Tuy rằng, tài liệu hình thành tự nhiên trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức và cá nhân, nhưng do việc quản lý tài liệu yếu kém, hoặc do những điều kiện
khách quan khác, nên trong các kho lưu trữ không còn lưu giữ lại được đầy đủ tài liệu, kể cả
những tài liệu quan trọng, phản ánh những diễn biến cách mạng của một thời kỳ.
Để giải hoá những khiếm khuyết đã nêu (tuổi thọ thấp; mất cân đối của tài liệu), một
biện pháp hữu hiệu nhất mà các nước đều áp dụng là triển khai thực hiện xã hội hoá công tác
lưu trữ, mà cụ thể là sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân.

Việc này là rất cấp bách, vì những cá nhân đang có trong tay những tư liệu quý của
lịch sử vẫn tiếp tục ra đi. Thời gian tiếp theo, sự quá cố của cá nhân đồng thời mang theo cả
một khối thông tin tài liệu của Quốc gia về các nguồn sử liệu một cách vĩnh viễn không bao
giờ lấy lại được.
Xã hội hoá công tác lưu trữ cần được thực hiện thông qua một Dự án.
Cơ quan chủ đầu tư của Dự án là Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
Cơ quan phối hợp thực hiện Dự án là các cơ quan, tổ chức lưu trữ của Đảng và Nhà
nước.
Để thực hiện Dự án theo tính chất xã hội hoá, cần phải lập một mạng lưới rộng rãi các
cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia Dự án. Trong đó, lực lượng quan trọng nhất là: các tổ
chức lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sảnViệt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt
Nam tại các cơ quan Trung ương và địa phương; các hội viên Hội Văn thư Lưu trữ Việt
Nam và các cộng tác viên có bề dày kinh nghiệm về các nguồn tài liệu và có tín nhiệm trong
công tác giao tiếp, hợp tác phục vụ mục đích sưu tầm, thu thập tài liệu.
Phương pháp tổ chức thực hiện Dự án:
- Lập Ban quản lý và điều hành Dự án;
- Lập mạng lưới cộng tác viên tại các tổ chức lưu trữ đảng và nhà nước, các Hội, chi
hội thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam:
+ Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
+ Các Tung tâm lưu trữ (hoặc kho lưu trữ) thuộc hệ thống Phông lưu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam;
+ Các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Các Hội, chi hội thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam;
+ Các cá nhân có uy tín khác.
Mỗi cơ quan, tổ chức và cá nhân, theo sự phân công của Ban quản lý Dự án, đều có
trách nhiệm phát hiện nguồn, trực tiếp đi sưu tầm, thu thập tài liệu truyền miệng tài liêụ lưu
trữ cá nhân.
- Tổ chức xác định giá trị, thẩm định tài liệu sưu tầm, thu thập được.
+ Lập “Hội đồng Quốc gia xác định giá trị tài liệu” để thẩm định tài liệu sưu tầm, thu
thập được và định giá tài liệu nếu tài liệu thuộc đối tượng mua, bán. Hội đồng bao gồm các

chuyên gia, các thành viên am hiểu về chính trị, xã hội, lịch sử; có kinh nghiệm về xác minh
độ chân thực của tài liệu, xác định độ chính xác của tài liệu. Hội đồng có trách nhiệm, thông
qua việc xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị để bổ sung vào các kho lưu trữ và
loại ra những tài liệu không có giá trị bảo quản và xác định giá trị tài chính, nếu tài liệu
thuộc đối tượng mua, bán để tạo cơ sở cho việc xác định đơn giá của từng loại tài liệu giúp
chi, trả cho các chủ sở hữu tài liệu.
- Xác định thẩm quyền quản lý tài liệu.
Thẩm quyền quản lý tài liệu được hiểu là, sau khi sưu tầm, thu thập được tài liệu lưu
trữ, cần phải giao cho cơ quan lưu trữ quản lý theo đúng thẩm quyền được quy định theo
thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Cụ thể là:
+ Tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục lưu trữ Văn phòng
Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý;
+ Tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước thuộc Bộ Nội vụ quản lý;
+ Tài liệu ngoài Phông lưu trữ Đảng và Nhà nước do “Viện Lưu trữ Nhân dân” thuộc
Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam quản lý.
Các nguồn tài liệu thuộc Viện Lưu trữ Nhân dân bao gồm:
+ Các cơ quan tổ chức đang sở hữu tài liệu lưu trữ có giá trị, không thuộc nguồn nộp
lưu vào các lưu trữ lịch sử thuộc Phông lưu trữ Đảng CSVN và Phông lưu trữ Nhà nước Việt
Nam;
+ Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu không thuộc nguồn nộp lưu vào
các lưu trữ lịch sử thuộc Phông lưu trữ Đảng CSVN và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
CÁC GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN DỰ ÁN VÀ VẤN ĐỀ KINH PHÍ
GIAI ĐOẠN I: 2005 – 2010
- Nghiên cứu, viết dự thảo Dự án;
- Mời chuyên gia góp ý và tư vấn cho Dự án;
- Hội thảo mở rộng đóng góp cho dự án;
- Tập huấn trong mạng lưới thực hiện Dự án;
- Thực hiện thí điểm Dự án bằng kinh phí tự có của Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam
gồm các công việc thống kê nguồn, địa chỉ cần sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân;

hướng dẫn các chủ tài liệu bảo quản an toàn tài liệu và bắt đầu thu thập thí điểm một số tài
liệu về Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
GIAI ĐOẠN II: 2011 – 2015
-Tổ chức Viện Lưu trữ Nhân dân thuộc Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam;
-Bắt đầu sưu tầm thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân về Viện Lưu trữ Nhân dân;
-Đề nghị Nhà nước hỗ trợ kinh phí xây kho lưu trữ của Viện Lưu trữ Nhân dân và trả
tiền cho chủ sở hữu tài liệu nếu tài liệu được xác định là có giá trị, thuộc diện mua bán.
Nguồn tài chính:
Tư tưởng chỉ đạo trong việc tạo nguồn tài chính để thực hiện xã hội hoá công tác lưu
trữ là, ngay từ đầu, không nên chờ Nhà nước cấp kinh phí bằng Ngân sách nhà nước để thực
hiện xã hội hoá. Làm như vậy là không đúng tính chất của việc xã hội hoá.
Vậy, Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam phải tự tạo ra nguồn tài chính cho công tác này
bằng cách:
-Vận động tài trợ;
-Đóng góp của các đơn vị tự hạch toán thuộc Trung ương Hội. (mở rộng các đơn vị tự
hạch toán theo Luật Khoa học và Công nghệ với mô hình Hiệp hội ).
Khi Dự án thực sự mang lại hiệu quả, có sự đóng góp cụ thể cho yêu cầu nghiên cứu
của xã hội, mới đề nghị Nhà nước hỗ trợ tài chính bằng Ngân sách nhà nước.