Quản lý hàng hoá và công nợ.doc

LI NểI U
Ngy nay, ng dng ca tin hc trong vic qun lý dng nh khụng cũn xa
l vi cỏc doanh nghip, cỏc cụng ty. Li ớch m cỏc phn mm qun lý em li khin
ta khụng th khụng tha nhn tớnh hiu qu ca nú.
Chng trỡnh qun lý hng hoỏ v cụng n l mt trong nhng cụng vic
tng i phc tp ũi hi nhiu thi gian v cụng sc. Khi qun lý ũi hi s chớnh
xỏc tuyt i trong tớnh toỏn, cp nht thụng tin mt cỏch nhanh chúng, thc thin
c iu ú s giỳp ngi qun lý tit kim c thi gian, cụng sc cng nh hiu
qu cao trong cụng vic. L nhng sinh viờn c trang b nhng kin thc ca
nghnh thụng tin qun lý vi nhng kin thc ó tip thu v vn dng lý thuyt ú
vo cụng vic thc tin l xõy dng phn mm qun lý hng hoỏ v cụng n ti
Cụng ty CP XK ĐÔNG NAM A HAMICÔ
Qua mt thi gian phõn tớch, nghiờn cu v bỏm sỏt thc t em ó nm bt
c cụng vic c th ca chng trỡnh. Kt hp vi lý thuyt ó hc trng vi
nhu cu thit thc ca chng trỡnh cựng vi s giỳp v hng dn tn tỡnh ca
thy giỏo Trn Mnh Tun. Em ó xõy dng c chng trỡnh Xây dng Qun lý
bán hàng v cụng n trờn mụi trng h qun tr c s d liu Microsoft Access.
Mc dự ó cú nhng c gng, cựng vi s giỳp ca cỏc thy cụ giỏo
nhng do thi gian cú hn, trỡnh chuyờn mụn, kin thc v kinh nghim cũn
non tr nờn chng trỡnh khụng trỏnh khi nhng thiu sút. Em rt mong nhn
c s úng gúp ý kin ca cỏc thy cụ giỏo, ca bn bố em cú th hon thin
hn v mt kin thc v tip tc nghiờn cu phỏt trin chng trỡnh.
Em xin chõn thnh cm n!
Sinh viờn
TRÂN VĂN ĐịNH
1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.1 - KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau được lưu trữ
trong máy tính theo một quy định nào đó, và được sử dụng cho một số đông người sử
dụng... Họ có thể cập nhập số liệu của mình vào máy, lưu trữ, xử lý phục vụ theo yêu

cầu của mình. Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để dễ quản lý
và khai thác, mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẫu tin (Record) chứa một số
thông tin về đối tượng.
Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu được gọi là Hệ quản trị cơ
sở dữ liệu (Database management system). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có một nhiệm vụ
rất quan trọng, nó được coi như là một bộ diễn dịch (Interpreter) với ngôn ngữ bậc
cao, nhằm giúp cho người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà không nhất thiết
phải biết tường tận các thuật toán, cũng như là cách lưu trữ, biểu diễn dữ liệu trong
máy tính như thế nào. Việc tổ chức một hệ thống thông tin hay xây dựng một cơ sở
dữ liệu cho một ngành khoa học hoặc một ngành kinh tế nào đó càng ngày càng trở
nên thông dụng, có thể phân loại như sau:
- Tổ chức thông tin trong các bài toán khoa học kĩ thuật.
- Kho dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý.
- Tổ chức dữ liệu có cấu trúc phức tạp như các dữ liệu địa lý.
- Cơ sở dữ liệu trong các hệ thống hỗ trợ công nghiệp, hỗ trợ giảng
dạy.
- Tổ chức thông tin đa phương tiện, xử lý tri thức.
1.1.1. Ứng dụng trong các bài toán khoa học kĩ thuật
Các bài toán này có thuật toán khó, thường thì không đòi hỏi công cụ tốt nhất
về tổ chức dữ liệu. Tuy nhiên, trong các bài toán phức tạp hơn, với nhiều dữ liệu
trung gian thì cách tổ chức dữ liệu hợp lý là điều không thể không nghĩ đến.
1.1.2. Cơ sở dữ liệu trong quản lý
Công tác quản lý không cần thuật toán phức tạp, nhưng đòi hỏi xử lý nhiều dữ
liệu. Khối lượng lớn thông tin cần được tổ chức có khoa học để tiện cho quá trình xử
lý. Hình dung như con người ta với khối lượng thông tin vừa phải còn bao quát được,
chứ quá nhiều thông tin không có tổ chức làm sao mà xem hết được.
2
1.1.3. Các ngành khoa học không phải là công nghệ thông tin
Thí dụ như vật lý, hoá học, sinh học, ngôn ngữ... cũng có các nhu cầu cần lưu
trữ, xử lý dữ liệu. Các cơ sở dữ liệu riêng biệt này mang những đặc tính riêng của

từng ngành. Các dữ liệu về địa lý, bao gồm các bảng số, các ảnh, các phương pháp
truy nhập đến các kho dữ liệu... cần được tổ chức và xử lý hợp lý. Các dữ liệu địa lý,
địa chất, thủy văn, môi trường... thường đòi hỏi các phương tiện nhớ có dung lượng
lớn và được xử lý trên các bộ xử lý đặc biệt để đảm bảo tốc độ cao.
1.1.4. Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu
Việc tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu cũng có nhu cầu trong các ứng dụng có
sử dụng hệ chuyên gia, người máy, xử lý các quá trình công nghiệp. Hơn nữa, trong
đề án máy tính các thế hệ sau này, cơ sở dữ liệu có vị trí đáng kể. Riêng về nhu cầu
này, cơ sở dữ liệu cần có khả năng cơ giới hoá việc tìm kiếm thông tin nhờ cơ chế
suy luận tự động. Vấn đề thời gian thực trong cơ sở dữ liệu được giả quyết để phù
hợp với các hệ thống công nghiệp, thời gian có thể được thể hiện trong cơ sở dữ liệu
thông qua hai cách:
- Thời gian tương đối hệ quản trị cơ sở dữ liệu, liên quan đến thay đổi trạng
thái của cơ sở dữ liệu.
- Thời gian tuyệt đối của môi trường được mô tả trong cơ sở dữ liệu, liên quan
đến trạng thái của môi trường.
Kiến thức về cơ sở dữ liệu còn được dùng để tổ chức cơ sở tri thức, thiết lập
hệ thống câu hỏi, chọn mô hình trong hệ thống hỗ trợ giảng dạy, hay trong công nghệ
dạy học.
1.1.5. Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đa phương tiện không thể không đề cập giao
diện người dùng trong cơ sở dữ liệu, đề cập các nghiên cứu về quan hệ và sự kiện, đề
cập việc tổ chức các câu hỏi cho người sử dụng. Người ta nhận thấy không có ngôn
ngữ nào là đặc biệt quan trọng và ưu điểm trội hơn hẳn, ngay cả ngôn ngữ đồ thị.
Một giao diện hiển thị thường được người ta ưa chuộng, với khả năng:
+ Đưa ra câu trả lời dưới dạng hiển thị như đồ thị, lược đồ, có tác dụng nhấn
mạnh trực giác,
+ Có khả năng lựa chọn thông tin nhanh một cách tự nhiên, và nhanh chóng
3
+ Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu theo phương thức con người đã quen thuộc,

chẳng hạn theo cách tìm sách trong các tủ sách của thư viện
Trong số các giao diện người dùng, giao diện đa hình thái, giao diện dùng
ngôn ngữ tự nhiên được quan tâm và nay cũng có nhiều kết quả tốt đẹp.
Tuy không được xây dựng như hệ thống tri thức hay hệ chuyên gia, cơ sở dữ
liệu có thể mô tả và xử lý các tri thức. Một thế hệ mới của các cơ sở dữ liệu suy diễn,
các tri thức xử lý được thể hiện dưới các dạng:
1. Tri thức tổng quát như các luật và sự kiện,
2. Các điều kiện thay đổi, hoặc kích hoạt dữ liệu,
3. Suy diễn các thông tin có liên hệ với các sự kiện và luật.
Ngoài ra, người ta còn đề cập khía cạnh về xử lý các tri thức không đầy đủ.
* Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để quản lý và khai
thác. Mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẩu tin (Record) chứa một số thông tin
về đối tượng.
Nhu cầu tích lũy và xử lý các dữ liệu đã nảy sinh trong mọi công việc, trong
mọi hoạt động của con người. Một cá nhân hay một tổ chức có thể đã nhầm có một
hệ thống xử lý dữ liệu, cho dù cơ chế hoạt động của nó là thủ công và chưa tự
động hoá.
Một bài toán nhỏ cũng cần đến dữ liệu, nhưng không nhất thiết phải quản lý
các dữ liệu này theo các phương pháp khoa học. Do khả năng tổng hợp của người xử
lý các, các dữ liệu được lấy ra, được xử lý mà không vấp phải khó khăn nào. Tuy
nhiên khi bài toán có kích thước lớn hơn hẳn và số lượng dữ liệu cần phải xử lý tăng
lên nhanh thì e rằng tầm bao quát của con người bình thường khó có thể quản lý hết
được đấy là không kể đến một số loại dữ liệu đặc biệt, chúng đòi hỏi được quản lý tốt
không phải vì kích thước mà vì sự phức tạp của bản thân chúng.
Lúc bắt đầu công tác tự động hoá xử lý dữ liệu, người ta sử dụng các tệp dữ
liệu nơi chứa thông tin và dùng các chương trình để tìm kiếm, thao tác trên các dữ
liệu của tệp đó. Đó tiền thân của các hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên một vài người
hiểu chưa chính xác về cơ sở dữ liệu; họ coi các hệ quản trị là cơ sở dữ liệu. Việc coi
các “tệp dữ liệu” là cơ sở dữ liệu hoặc coi một phần mềm nào cho phép xử lý dữ liệu
như hệ quản trị cơ sở dữ liệu... là nhìn nhận không chính xác. Để hiểu đầy đủ các

4
khía cạnh về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta cần được trang bị các khái niệm cơ
bản.
Tổ chức việc xử lý dữ liệu một cách khoa học đòi hỏi con người sử dụng cơ
sở dữ liệu. Trên các hệ thống máy lớn cũng như các máy vi tính, phần mềm quản trị
cơ sở dữ liệu phải có những đặc trưng để người dùng có thể phân biệt nó với chương
trình thao tác đơn giản trên các dữ liệu.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm, sửa
đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Đó là các chức năng đầu tiên, được thực hiện theo các
thuật toán hoàn thiện, đảm bảo được bảo vệ và đảm bảo việc thực hiện đạt hiệu quả.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện sử dụng cho phép người dùng liên hệ
với nó. Nó cũng liên hệ với các bộ nhớ ngoài qua giao diện, qua các lệnh các ngôn
ngữ người / máy. Người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các
chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị trao đổi với các tệp cơ sở dữ liệu
đang được lưu trữ trên phương tiện nhớ.
Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất của
dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hẳn với hệ quản lý các tệp hay các tệp cơ sở
dữ liệu bởi lẽ nó cho phép mô tả dữ liệu theo cách không phụ thuộc vào người sử
dụng, không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin.
Tuy phân biệt được các hệ thống quản trị tệp với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu,
người ta vẫn nhìn nhận việc xử lý dữ liệu theo cách người ta đã quen dùng. Theo
cách nhìn từ bộ nhớ ngoài đang lưu trữ các dữ liệu cho đến nơi có người yêu cầu xử
lý dữ liệu, người ta thấy có các chức năng liên quan đến dữ liệu như:
- Chức năng quản lý dữ liệu ở bộ nhớ phụ, như hệ thống quản lý các tệp phân
phối khoảng trống trên thiết bị nhớ.
- Chức năng quản lý dữ liệu trong các tệp, quản lý quan hệ giữa các dữ liệu
nhằm tìm kiếm nhanh. Đó là hệ truy nhập dữ liệu hay hệ thống quản trị dữ liệu theo
cấu trúc vật lý của dữ liệu. Do vậy chương trình ứng dụng thực hiện chức năng quản
trị dữ liệu không thể quản lý dữ liệu một cách rõ ràng được.
- Chức năng quản trị dữ liệu theo các ứng dụng. Nếu người sử dụng được

phép mô tả dữ liệu, họ có thể diễn tả yêu cầu về dữ liệu nhờ một ngôn ngữ. Đó là hệ
quản trị cơ sở dữ liệu ngoài, có các khả năng phân tích, dịch các câu hỏi, và tạo dạng
dữ liệu phù hợp với thế giới bên ngoài.
5
1.2. CẤU TRÚC MỘT HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Một hệ cơ sở dữ liệu được chia thành các mức khác nhau: mức vật lý, mức
lôgíc.
- Cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập hợp các tệp CSDL theo một cấu trúc nào đó
được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp như đĩa từ, băng từ. Cơ cấu ở mức lôgic là
một sự biểu diễn trừu tượng của cơ sở dữ liệu vật lý. Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu
bao gồm.
- Thể hiện (Instance): Một khi đã được thiết kế, thường người ta quan tâm tới
“ Bộ khung ” hay còn gọi là “mẫu“ của CSDL. Dữ liệu hiện có trong CSDL gọi là
thể hiện của CSDL, mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời gian nào đó thì
“Bộ khung” của CSDL vẫn không thay đổi.
- Lược đồ (scheme): Thường “ Bộ khung“ nêu trên bao gồm một số danh mục,
hoặc chỉ tiêu hoặc một số kiểu của các thực thể trong CSDL. Giữa các thực thể có
thể có mối quan hệ nào đó với nhau.
* Có các lược đồ sau:
- Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm.
- Lược đồ vật lý là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lý.
- Lược đồ con là mức khung nhìn.
* Mô hình dữ liệu: Có nhiều loại mô hình dữ liệu, hiện đang có ba loại mô
hình dữ liệu đang sử dụng là:
+ Mô hình phân cấp.
Mô hình dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa
các nút con và nút cha được liên hệ theo mối liên hệ xác định.
+ Mô hình mạng.
Mô hình được biễu diễn là một đồ thị có hướng.
+ Mô hình quan hệ.

Mô hình dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập trung của các quan hệ tức là
tập hợp các k bộ (Với k cố định).
6
- Tính độc lập dữ liệu: Là sự bất biến của các hệ ứng dụng đối với các thay
đổi trong cấu trúc dữ liệu và chiến lược truy nhập. Tính độc lập dữ liệu là mục tiêu
chủ yếu của hệ CSDL.
* Có hai mức độc lập dữ liệu:
+ Độc lập dữ liệu mức vật lý:
Việc tổ chức lại CSDL vật lý (thay đổi các tổ chức, cấu trúc dữ liệu trên các
thiết bị nhớ thứ cấp) có thể làm thay đổi hiệu quả tính toán của các chương trình ứng
dụng mà không cần thiết phải viết lại các chương trình đó.
+ Độc lập dữ liệu mức lôgic:
Khi sử dụng một CSDL, có thể cần thiết phải thay đổi lược đồ khái niệm như
thêm thông tin về các loại khác nhau của các thực thể đang tồn tại trong CSDL. Việc
thay đổi lược đồ khái niệm không nhất thiết phải thay đổi các chương trình
ứng dụng.
Trong các loại mô hình dữ liệu trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và
được quan tâm nhiều nhất bởi vì mô hình quan hệ có tính độc lập dữ liệu rất cao lại
dễ sử dụng. Song điều quan trọng chủ yếu là mô hình quan hệ được hình thức hoá
toán học tốt, do đó được nghiên cứu phát triển và cho nhiều kết quả lý thuyết cũng
như ứng dụng trong thực tiễn.
1.3. MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ
1.3.1. Khái niệm.
- Khái niệm toán học của mô hình quan hệ là quan hệ hiểu theo nghĩa lý thuyết
tập hợp là tập của con của tích Đề - Các của các miền. Miền (domain) là một tập các
giá trị.
Nếu D1, D2,...Dn là các miền thì tích Đề - Các của n miền là:
D1 * D2....* Dn chính là tập tất cả n bộ (V1, V2,...Vn) sao cho Vi∈Di với i =
1,2,...n.
Quan hệ là một tập con của tích Đề - Các của một hay nhiều miền. Mỗi hàng

của một quan hệ gọi là một bộ (tuples). Quan hệ của tập con của tích Đề - Các D1 x
D2 x...Dn gọi là quan hệ n - ngôi. Khi đó mỗi bộ của quan hệ có n thành phần (n
cột). Các cột của quan hệ gọi là thuộc tính (attributes).
Ta có thể định nghĩa quan hệ một cách hình thức như sau:
7
Gọi R = {A1, A2,....An} là tập hữu hạn các thuộc tính Ai với i = 1,..., n có
miền giá trị tương ứng là dom ( Ai). Quan hệ trên tập các thuộc tính:
R = {A1, A2, ....An} là tập con của tích Đề - Các.
r ⊆ D(A1) *D(A2)*....* D(An) và ký hiệu là r(R) hoặc r (A1...An).
1.3.2. Khoá
Khoá (key) của một quan hệ r trên tập các thuộc tính R= {A1, A2,...An} là tập
con K ⊆ {A1...An} thoả mãn các tính chất sau đây:
Với bất kỳ hai bộ t1 và t2 ∈ r đều tồn tại một thuộc tính A ∈ K sao cho t1 (A)
≠ t2 (A). Nói một cách khác, không tồn tại hai bộ giá trị bằng nhau trên mọi thuộc
tính của K. Điều kiện này có thể viết t1(K) ≠ t2(K). Do vậy mỗi giá trị của K là xác
định duy nhất.
Trong lược đồ quan hệ có thể có rất nhiều khoá. Việc tìm tất cả các khoá của
lược đồ quan hệ là rất khó khăn.
Để có thể định nghĩa khoá một cách tốt hơn, lưu ý rằng, nếu K’ là khoá của r
(A1....An), thì K’ ⊆ K ⊆ R, K cũng là khoá của r, nghĩa là bất kỳ t1, t2 ∈ r từ t1(K’)
≠ t2(K’) luôn có t1(K) ≠ t2(K).
Địnhnghĩa:Khoá của quan hệ r trên tập thuộc tính R = {A1...An} là tập con K
⊆ K⊆ R sao cho bất kỳ hai bộ khoá khác nhau t1, t2 ∈ r luôn thỏa t1(K) ≠ t2(K) bất
kỳ tập con thực sự K ⊂ K nào đó đều không có tính chất đó. Tập K là siêu khoá
(superkey) của quan hệ r nếu K là một khoá của quan hệ r.
1.3.3. Các phép toán trên cơ sở dữ liệu quan hệ.
- Phép thêm là phép bổ sung 1 bộ vào quan hệ r {A1, A2, ...An} có dạng
r = r ∪ t.
Mục đích của phép chèn là thêm một bộ phận vào một quan hệ nhất định.
- Phép loại bỏ là xoá đi một bộ ra khỏi một quan hệ cho trước giống như phép

chèn, phép loại có dạng r = r -1.
- Phép thay đổi dùng thay đổi một số giá trị của một vài thuộc tính nào đó.
Phép thay đổi là phép tính rất thuận lợi, hay dùng. Cũng có thể không dùng phép thay
đổi mà dùng tổ hợp của phép loại bỏ và phép chèn một bộ mới. Do vậy những sai sót
của phép thay đổi cũng sẽ xảy ra tương tự như phép chèn và phép loại bỏ.
8
1.3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ
Muốn thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ phải xây dựng các lược đồ quan hệ. Thiết
kế các lược đồ CSDL quan hệ là giải quyết các vấn đề phụ thuộc dữ liệu. Một cơ sở
dữ liệu cần phải giải quyết các vấn đề :
- Tránh dư thừa dữ liệu.
- Tránh sự thiếu nhất quán.
- Tránh dị thường khi thêm bộ, tức là thêm bộ dữ liệu chưa đầy đủ.
- Tránh dị thường khi xoá bộ tức là xoá những thông tin đang còn sử dụng.
1.3.5. Công cụ và môi trường phát triển bài toán
Để giải quyết yêu cầu mà bài toán quản lý nhân sự với những chức năng đã
được phân tích ở trên, chúng ta có thể sử dụng nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ
liệu khác nhau như: Foxpro (for DOS hoặc for Windows), Visual basic, Access ...
Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều có những điểm mạnh riêng
và dĩ nhiên cũng sẽ có những hạn chế riêng.
Việc chọn một công cụ, một môi trường để triển khai bài toán quản lý đặt ra
tùy thuộc nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan của người làm chương trình.
Trong khuôn khổ thời gian và khả năng của bản thân, sau khi cân nhắc, lựa
chọn. Em quyết định chọn phần mềm ứng dụng ACCESS một trong năm ứng dụng
của Microsoft office 7.0 for Windows.
1.4. Giới thiệu chung về Access
Microsoft Access đã trở thành phần mềm cơ sở dữ liệu liên tục phát triển, thể
hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng, nhiều người đã bị cuốn
hút vào việc tạo CSDL hữu ích của riêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh.
Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ

dàng, đơn giản khi làm việc. Chúng ta hãy xem xét lợi ích của việc sử dụng phần
mềm phát triển ứng dụng CSDL như Microsoft Access.
Hệ CSDL: Theo định nghĩa đơn giản nhất, một cơ sở dữ liệu là một tập các bản
ghi và tệp được tổ chức cho một mục đích cụ thể.
Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu dữ và xử lý thông tin bằng mô
hình quản trị CSDL quan hệ. Quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong
CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu
của 2 nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị
9
dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được
quản lý theo các bảng, bảng lưu dữ thông tin về một chủ thể. Thậm trí khi sử dụng
một trong các phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng hay
nhiều bảng khác ( thường được gọi là truy vấn – query) thì kết quả cũng giống như
một bảng. Thực tế còn có thể hiện một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn
khác.
Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn
bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác. Một hệ
CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu.
Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft
Access.
1.4.1. Bảng (Table):
Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro. Trong Access việc tạo bảng,
sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực
quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử
dụng. Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các
trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text, kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu
ngày tháng (Date/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu logíc (Yes/No) và các đối tượng
OLE.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể kiểm
soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào như các

ngôn ngữ lập trình khác.
Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định
Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Box cho các
trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai sót
trong quá trình nhập liệu.
Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các bảng
với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phải kiểm tra tính toàn
vẹn dữ liệu khi nhập.
Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong MS.Access như sau:
- Tạo bảng
- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục
10
- Chỉnh sửa cấu trúc bảng
- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu của trường và
kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập
1.4.2. Biểu mẫu (Form):
Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin. Tuy nhiên, trên biểu mẫu
(Form), giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ mạnh của Access được
dùng để:
- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng.
- Tổ chức giao diện chương trình.
- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn.
- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng.
Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau:
* Biểu mẫu một cột (Single Column)
Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu có
thể chiếm một hay nhiều trang màn hình, trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng, hình
chữ nhật hay trang trí các hình ảnh...Với biểu mẫu, người ta thường sử dụng thêm
công cụ Combo Box rất thuận tiện cho việc cập nhập dữ liệu từ bàn phím.
* Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular)

Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang
phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhưng ưu điểm hơn là ta có
thể tạo viền, tạo bóng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn thì
không thể làm được.
* Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form)
Biểu mẫu chính, phụ thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu có quan hệ
một – nhiều. Trong mẫu biểu chính/phụ, người ta hay sử dụng các List Box để lựa
chọn thông tin, hạn chế việc gõ bằng bàn phím.
* Biểu mẫu đồ hoạ (Graph)
Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quả thống kê theo dạng
cột phần trăm (%), đồ thị ... làm cho kết quả có tính trực quan giống như trong Word,
Excel ...
1.4.3. Báo cáo (Report):
11
Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lý hoàn
thiện. Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy. Thiết kế các báo biểu
là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với Access thì công việc
trở nên thuận lợi hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo biểu.
Trong đó, người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard, vượt xa các công cụ của
các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng như tốc độ.
Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập nhật dữ liệu.
Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm (Group/ total), báo biểu theo cột
(Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (Mailing Label), báo biểu tóm tắt
(Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular).
Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là:
- In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu.
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng
hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau.
- In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo.

- Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel...
1.4.4. Truy vấn dữ liệu (Query):
Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là
Query. Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: Trích – lọc – hiển thị dữ liệu;
Tổng hợp - thống kê; Thêm – bớt – cập nhập dữ liệu; … Vì vậy sẽ tồn tại một số loại
Query tương ứng để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên. Có 7 loại Query trong
Access:
+ Select Query
+ Total Query
+ Crosstab Query
+ Append Query
+ Delete Query
+ Update Query
+ Make table Query.
Bản chất của Query là các câu lệnh SQL ( Structured Queries Laguage – Ngôn
ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc) – một ngôn ngữ truy vấn dữ liệu được dùng khá phổ
12
biến trên hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay. Việc thiết kế một Query là
gián tiếp tạo ra một câu lệnh xử lý dữ liệu SQL. Việc thi hành Query chính là việc thi
hành câu lệnh SQL đã tạo ra.
* Select Query:
a. Cách tạo:
Select Query là một loại truy vấn dùng trích – lọc – kết xuất dữ liệu từ nhiều
nguồn khác nhau từ CSDL ra một bảng kết quả. Ví dụ:
- Đưa ra thông tin về sách mượn và bạn đọc trong tháng 8;
- Đưa ra danh sách cán bộ là Đảng viên;
- Đưa ra thông tin chi tiết về các hóa đơn bán ra trong ngày hôm nay;
Tất cả những yêu cầu dạng như vậy( đưa ra một danh sách kết quả) đều có thể
sử dụng SELECT query để đáp ứng. Mỗi yêu cầu xử lý dữ liệu cần phải tạo ra một
select query đáp ứng; mỗi query sẽ có một tên gọi (như cách đặt tên bảng dữ liệu);

Query sau khi đã tạo ra đều có thể chỉnh sửa lại được cấu trúc cũng như nội dung;
quy trình để đáp ứng mỗi quy trình trên như sau: tạo ra được một query đáp ứng được
các yêu cầu, rồi thi hành query đã tạo để thu nhận kết quả.Tiếp theo minh họa quy
trình các bước để tạo một select query đáp ứng yêu cầu đơn giản nhất: Từ CSDL
Quản lý lương cán bộ, hãy đưa ra bảng lương cán bộ với thông tin sau: CanboID,
Hoten, Ngaysinh, TenCV, Luongchinh, PhucapCV, Thulinh.
Trong đó: Luongchinh=Hesoluong*200.000
Thulinh=Luongchinh+PhucapCV
Phân tích yêu cầu:
(1). Thông tin yêu cầu đòi hỏi từ nhiều bảng khác nhau (bảng CANBO với các
cột: CanboID, Hoten, Ngaysinh; Bảng CHUCVU với các cột TenCV, PhucapCV);
(2). Có những cột thông tin đã có sẵn trên CSDL(5 cột kể trên) nhưng một số
cột yêu cầu phảim được tính bởi biểu thức: Cột Luongchinh và cột Thulinh.
* Hướng dẫn cách làm:
Bước 1: Ra lệnh tạo một select query mới bằng cách: kích hoạt thẻ query;
nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK hoặc nhấn đúp chuột lên biểu tượng
Create query in Design View trên màn hình.
13
Bước 2: Chọn những bảng có chứa dữ liệu liên quan lên màn hình thiết kế
query từ cửa sổ Show Table ( không thấy cửa sổ này nhấn nút Show Table trên thanh
công cụ).
Bước 3: Khai báo những thông tin cần thiết cho query: Dòng Field: là nơi khai
báo danh sách thông tin( cột dữ liệu) của bảng kết quả. Có 2 loại thông tin bài toán
yêu cầu: thông tin có sẵn từ các trường trên CSDL như CanboID, Hoten, TenCV,
PhucapCV và thông tin phải được tính theo một biểu thức nào đó như: Luongchinh
và Thulinh. Muốn hiển thị trường (field) nào lên query, chỉ việc nhấn đúp chuột lên
tên trường đó hoặc dùng chuột kéo tên chúng từ các bảng lên dòng Field.
Nhấn đúp lên tên trường để chọn với 2 cột Luongchinh và Thulinh phải đưa
vào query bằng cách tạo một cột mới với tên gọi <Tên cột> được tính bằng một
<biểu thức> trên dòng field theo cú pháp như sau:<Tên cột> : <Biểu thức>

Ví dụ:
Luongchinh: Hesoluong * 200.000 để tạo thêm cột Luongchinh mới
Thuclinh: Luongchinh + PhucapCV để tạo thêm cột Thuclinh mới. Cuối cùng,
màn hình thiết kế query như sau: Có thể ghi query lại với một tên gọi khi ra lệnh cất
Alt + S.
Bước 4: Sử dụng query vừa tạo. Một query sau khi đã tạo xong có thể:
<1> Kích hoạt chúng để lấy kết qủa bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên query.
Nếu đang trong chế độ thiết kế (Design View), nhấn nút View trên thanh công cụ
hoặc nhấn phải chuột lên query đang thiết kế. Bạn sẽ xem được kết quả trả về của
query và có thể thao tác bảng dữ liệu này như trên một Table.
<2> Sửa lại được cấu trúc thiết kế query khi chọn chúng và nhấn nút Design.
Bản chất của một SELECT query là một câu lệnh có dạng:
-----------------------------
SELECT … FROM …
-----------------------------
* Một số thiết lập khác cho query:
Dòng Sort: Để thiết lập thứ tự sắp xếp dữ liệu trên query. Muốn sắp xếp dữ
liệu cho trường nào, thiết lập thuộc tính Sort cho trường ấy. Có 2 giá trị cho thuộc
tính Sort: Ascending – sắp xếp theo thứ tự tăng dần và Descending – sắp xếp theo thứ
14
tự giảm dần. Trường nào đứng trước sẽ được thứ tự sắp xếp trước. Bản chất của yêu
cầu sắp xếp dữ liệu thể hiện ở mệnh đề:
----------------------------------------------------------------
… ORDER BY…[ASC] [DESC] trong câu lệnh SQL
----------------------------------------------------------------
Dòng Show: Để chỉ định hiển thị hay không hiển thị dữ liệu trường đó ra bảng
kết quả. Nếu chọn (checked) – dữ liệu sẽ được hiển thị ra bảng kết quả.
b. Lọc dữ liệu:
Khác với bảng (Tables), queries cung cấp một khả năng lọc dữ liệu khá hoàn
chỉnh; Có thể lọc ra những dữ liệu theo những điều kiện phức tạp hơn, đặc biệt có thể

chấp nhận những giá trị lọc la các tham biến.
Để lọc dữ liệu, bạn phải thiết lập điều kiện lọc lên vùng Criteria của queries
(trong chế độ đang thiết kế). Các điều kiện nằm trên cùng một dòng Criteria sẽ được
nối với nhau bởi toán tử AND (và); mỗi dòng Criteria sẽ được nối với nhau bởi toán
tử OR (hoặc). Xét các ví dụ sau thực hiện lọc trên bảng Luong vừa được tạo ra:
Ví dụ 1:Lọc ra những cán bộ là trưởng phòng có thực lĩnh <=1.000.000đ
Ví dụ 2: Lọc ra những cán bộ là trưởng phòng mà không phải là Đảng viên
hoặc những cán bộ nữ là Đảng viên:
Bản chất của yêu cầu lọc dữ liệu thể hiện ở mệnh đề:
-------------------------------------------
… WHERE … trong câu lệnh SQL
------------------------------------------
1.4.5. Macro:
Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự động.
Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo Macro. Với
Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng
các bảng, mẫu biểu, truy vấn... Tự động tìm kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soát các
phím nóng.
- Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động.
- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access. Đặc
biệt là sự kiện On Click của nút lệnh.
- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơn giản.
15
- Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt mật
khẩu. Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro từ bất kỳ
vị trí nào trong cơ sở dữ liệu.
1.4.6. Module:
Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc tự
động. Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đáp ứng nổi
thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic đây là một ngôn ngữ lập trình

quản lý mạnh trên môi trường WinDow. Access Basic có đầy đủ các kiểu dữ liệu,
các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các vòng lặp...làm công cụ cho chúng ta tổng hợp,
chắt lọc kết xuất thông tin. Ngoài ra, ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của
Access Basic cũng như của WinDow để đưa vào chương trình. Người sử dụng có thể
tự viết thêm các hàm, thủ tục và Access Basic coi như là các hàm chuẩn.
1.4.7. Trang Web (Pages):
Cho phép chúng ta có thể tạo ra các trang Web mà trên đó có chứa DL động lấy
từ một CSDL động nào đó. Người sử dụng có thể truy cập vào CSDL thông qua trình
duyệt Web (Microsoft Internet Explorer).
1.4.8 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ACCESS:
- Hệ thống máy tính chủ yếu được sử dụng hiện nay tại các thư viện là máy
tính PC.
- Hệ thống chương trình quản lý thư viện sẽ rất tiện dụng khi chạy trên môi
trường mạng. Tuy nhiên nó cũng có thể cài trên máy lẻ, áp dụng với những cơ sở
chưa ứng dụng mạng máy tính trong quản lý.
- Máy chủ tối thiểu là Pentum IV chạy hệ điều hành Window 2000 server.
Máy trạm tối thiểu là 486 chạy hệ điều hành Window 95, Window 98.
16
Chương 2:
KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
- Mục đích:
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và giai đoạn đầu của quá trình phân tích và
thiết kế hệ thống. Việc khảo sát thường được tiến hành qua 2 giai đoạn:
Khảo sát sơ bộ: nhằm xác định tính khả thi của dự án
Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định
những lợi ích kèm theo.
- Yêu cầu: Yêu cuầu của giai đoạn khảo sát cũng chính là mục tiêu của người PT
TK cần xácc định trong giai đoạn này
Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu ưu tiên cho
hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới, vạch kế hoạch cho dự án.

- Các phương pháp khảo sát hiện trạng
Nguyên tắc chung của phương pháp khảo sát là biết càng nhiều thông tin về môi
trường hoạt động của tổ chức thì càng hiểu rõ vấn đề được đặt ra và có khả năng đặt
ra được câu hỏi thiết thực với vấn đề cần xem xét.
Các phương pháp (hình thức) khảo sát:
+ Quan sát theo dõi: bao gồm quan sát chính thức và không chính thức
Chính thức: có chuẩn bị, có thông báo trước
Không chính thức: thường cho ta kết luận khách quan hơn.
+ Phỏng vấn / điều tra: trao đổi trực tiếp với người tham gia hệ thống qua các
buổi gặp mặt bằng một số kỹ thuật
+Nghiên cứu tài liệu
+Dùng bảng hỏi,phiếu điều tra:Gửi phiếu điều tra cho đối tác thu nhập trả lời xử
lý gián tiếp không có sự trao đổi tranh luận.Phương pháp này thường nhanh, rẻ tiền
nhưng độ tin cậy thấp.
Khảo sát hiện trạng là một công việc quan trọng để nhận định về qui trình và
cách thức hoạt động của tổ chức. Nhận định càng xát với thực tiễn sẽ giúp cho giai
đoạn PT & TK được thuận lợi và đúng đắn. Chúng ta nên kết hợp phương pháp pjỏng
vấn và một vài phương pháp khác để thu thập thông tin được chính xác và toàn diện
hơn.
2.1. Nhiệm vụ cơ bản
Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ
của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ phải thực hiện nhập hàng từ kho của nhà cung cấp
17
(NCC) đưa về đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách mua hàng. Sau đó theo dõi quá
trình nhập hàng và thanh toán tiền của Công ty với NCC, theo dõi quá trình xuất
hàng và thanh toán tiền của khách mua hàng để đưa ra được số lượng hàng hoá tồn
kho, trị giá tồn kho, số nợ của khách, những mặt hàng bán chạy nhất trong khoảng
thời gian…
Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm
Bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ hoạt

động dựa trên mối quan hệ khăng khít giữa các tổ với nhau.
• Tổ thứ nhất: Đảm nhiệm việc nhập hàng, xuất hàng và viết phiếu nhập xuất
hàng cho NCC và khách mua hàng. Sau đó lưu dữ liệu vào sổ sách và chuyển phiếu
nhập xuất cho tổ thứ hai.
• Tổ thứ hai: Đảm nhận việc theo dõi quá trình thanh toán tiền của Công ty với
NCC và việc thanh toán tiền của khách mua hàng với Công ty. Sau đó chuyển thông
tin tới tổ thứ ba.
• Tổ thứ ba: Làm nhiệm vụ tổng hợp nợ, viết giấy báo nợ cho khách mua hàng,
báo cáo công nợ tổng hợp và chi tiết của Công ty cho Ban quản lý.
• Tổ thứ tư: Lấy thông tin từ tổ thứ nhất để theo dõi quá trình nhập hàng, xuất hàng
để đưa ra số lượng hàng tồn kho, trị già hàng tồn kho của các mặt hàng.
Cả bốn tổ đều quản lý, lưu trữ, xử lý công việc dựa trên phương pháp truyền
thống, ghi chép nhiều trên giấy tờ.
2.2. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý
Khi có quyết định nhập hàng của ban quản lý, bộ phận quản lý kho có trách
nhiệm thương lượng với NCC, yêu cầu được nhập hàng theo số lượng và đơn gía
hiện hành, viết phiếu nhập kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho Kế toán kho.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, bộ phận quản lý kho có trách nhiệm
bán hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán cho khách.
Kế toán quỹ có trách nhiệm trả tiền, viết phiếu chi cho NCC , viết phiếu thu
cho khách hàng
Phiếu nhập_xuất hàng, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng được chuyển
sang cho Kế toán kho. Kế toán kho theo dõi quá trình thanh toán tiền của Công ty cho
NCC, theo dõi quá trình thanh toán tiền của khách hàng cho Công ty, tổng hợp nợ,
viết giấy báo nợ cho khách hàng, báo cáo tổng hợp cho ban quản lý.
18
Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý thể hiện quá trình xử lý thông tin
của bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ:
Ghi chú:
Chứng từ trên giấy

Chức năng xử lý
Đường truyền dữ liệu
19
NCC KH Kho KT kho KT tổng hợp KT quỹ BQL
Hàng
Nhập hàng Trả tiền
Hàng
Xuất hàng
P.Nhập
P.Xuất
Tiền
P.chi
Nhận tiền
P.thu
Tổng hợp nợ
Gbáo nợ
BC nợ tổng hợp
TD nhập_xuất
BC tổng hợp
hàng hoá
Tiền
20
2.3. Đánh giá hiện trạng
Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ hiện nay
đang hoạt đông thủ công, ghi chép bằng tay trên sổ sách quá nhiều do vậy có nhiều
hạn chế.
• Sự thiếu, vắng thông tin cho xử lý, dễ bỏ xót dữ liệu.
• Sự kém hiệu lực thể hiện trên nhiều mặt:
- Cơ cấu tổ chức chưa hợp lý
- Phương pháp xử lý chưa chặt chẽ gây ra tình trạng sai xót trong quá

trình tính nợ.
- Lưu chuyển giấy tờ quá dài, vòng vèo…nên xảy ra tình trạng ùn tắc quá
tải, mất nhiều thời gian.
- Tốn nhân lực ở khâu kiểm tra sổ sách
Các thông tin của hệ thống
• Thông tin nhập của hệ thống bao gồm :
- Danh mục hàng hoá
- Danh mục NCC
- Danh mục khách hàng
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu thu tiền mặt
- Phiếu chi tiền mặt
• Thông tin xuất của hệ thống bao gồm :
- Báo cáo hàng nhập kho
- Báo cáo hàng xuất kho
- Báo cáo tổng hợp hàng hoá
- Báo cáo công nợ của khách hàng
- Báo cáo phiếu chi tiền mặt
- Báo cáo phiếu thu tiền mặt
- Báo cáo hàng bán chạy nhất trong một khoảng thời gian
21
Từ kết quả khảo sát ta thu thập được các chứng từ, biểu mẫu sau:
• Khi Công ty nhập hàng từ NCC phải lập Phiếu nhập kho theo mẫusau:
• Khi Công ty trả tiền cho NCC phải lập Phiếu chi tiền mặt theo mẫu sau:
CÔNG TY CP XK
§¤NG NAM A
PHIẾU NHẬP KHO
Số: ………..
Ngày:……./……./ 2011

Nhà cung cấp:……………………………………..
Địa chỉ:……………………………………………
STT Mã hàng Tên hàng Đvt Sl Thành tiền
Cộng :
Kế toán trưởng Người nhận hàng Người giao hàng
CÔNG TY CP XK
§¤NG NAM A
PHIẾU CHI
Số : …………..
Ngày :……/……./ 2011
Người nhận hàng: …………………………………………
Địa chỉ : …………………………………………………...
Lý do chi : ………………………………………………...
Số tiền : …………………………………………………...
Ghi bằng chữ :……………………………………………
Kế toán trưởng Người nhận hàng Người giao hàng
22
• Khi ban quản lý yêu cầu báo cáo tổng hợp hàng hoá thì bộ phận kế toán phải
lập theo mẫu sau:
CÔNG TY CP XK
§¤NG NAM A
BÁO CÁO TỔNG HỢP HÀNG HOÁ
Mã
hàng
Tên hàng SL Nhập TG
Nhập
SL
Xuất
TG
Xuất

SL
Tồn
TG tồn
Ngày…..tháng…..năm 2011
Người lập báo cáo
23
• Khi Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ của từng khách hàng thì kế toán
phải lập báo cáo theo mẫu sau:
• Khi Công ty thu tiền của khách hàng thì kế toán phải lập phiếu thu tiền
mặt theo mầu sau:
CÔNG TY CP XK
§¤NG NAM A
BÁO CÁO CÔNG NỢ CHI TIẾT
Mã KH Tên KH Địa chỉ Tiền đã trả Còn nợ
Ngày….tháng…năm 2011
Người lập báo cáo
CÔNG TY CP XK
§¤NG NAM A
PHIẾU THU
Số PT: …………..
Ngày :……/……./ 2011
Mã KH :……….
Tên KH: …………………………………………
Địa chỉ : …………………………………………………...
Lý do : ………………………………………………...
Số tiền : …………………………………………………...
Kế toán trưởng Người nhận hàng Người giao hàng
24
Chương 3:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Căn cứ vào nhu cầu thực tế và mục tiêu chính của hệ thống quản lý trong đó có
x©y dng Quản lý b¸n hµng và công nợ của Công ty CP XK §«ng nam ¸. Thì yêu cầu của
hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ mới phải đáp ứng những điều kiện sau:
- Hệ thống chương trình phải dễ sử dụng, có khả năng đăng nhập thông
tin đầy đủ, chính xác, không dư thừa hay thiếu sót dữ liệu.
- Cung cấp chính xác, đầy đủ thông tin cho người quản lý
- Tiết kiệm thời gian sử dụng
1. Mục tiêu quản lý
Với những tồn tại ở cửa hàng Công ty CP XK §«ng nam ¸ thì mô hình cần
thiết phải tin học hoá là rất cấp bách. Với những mục tiêu cần quản lý sau:
• Quản lý hàng hoá:
- Cập nhật phiếu nhập kho
- Cập nhật phiếu xuất kho
- Cập nhật danh mục hàng hoá
- Báo cáo hàng hoá tổng hợp
• Quản lý công nợ:
- Cập nhật phiếu thu
- Cập nhật phiếu chi
- Cập nhật danh mục khách hàng
- Báo cáo công nợ tổng hợp
• Tìm kiếm
- Tìm kiếm hàng hóa theo tên
- Tìm kiếm hàng hóa bán chạy.
2. Phân tích hệ thống về xử lý
2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD)
- Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiểu, thể hiện
tính cấu trúc của phân rã chức năng
- Dễ thành lập vì tính đơn giản.
- Cung cấp cách nhìn tổng quát về chức năng hệ thống, phạm vi cần phân tích
25