cẩm nang quản lý tài liệu điện tử

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com

49
6.3. Một số nguyên tắc quản lý tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu
Các quyết định về việc định thời hạn bảo quản tài liệu cơ sở dữ liệu cần
được đưa ra ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống như là một bộ phận của một
bảng thời hạn bảo quản tài liệu toàn diện cho toàn bộ hệ thống. Tuy nhiên, nếu
như các quyết định như vậy không được đưa ra một cách có chủ định thì chúng
cũng sẽ là một phần hàm ẩn của việc thiết kế hệ thống, có vai trò quyết định đối
với những vấn đề, chẳng hạn như, tài liệu nào được tạo ra, những tài liệu nào
trong số đó được giữ lại và chúng cần được lưu trữ như thế nào. Hàm ý của điều
này là ở chỗ các quyết định quản lý văn thư và lưu trữ quan trọng phải được đưa
ra như là một phần của việc thiết kế hệ thống, thậm chí là trước khi một tài liệu
cụ thể nào đó được sản sinh.
Việc xác định thời hạn bảo quản các tài liệu cơ sở dữ liệu là một công
việc phức tạp, do các cấu trúc cũng như các dữ liệu (nội dung) có thể bị thay đổi
theo thời gian. Khi mà các nội dung của dữ liệu hay cấu trúc của một cơ sở dữ
liệu thay đổi thì tài liệu cũng bị thay đổi. Những thay đổi như vậy là cần thiết và
thích hợp nếu như cơ sở dữ liệu được sử dụng như là một công cụ hữu hiệu
trong việc tiến hành các hoạt động công việc.
Những thay đổi trong nội dung của một cơ sở dữ liệu cần được quản lý
theo các nguyên tắc quản lý văn thư. Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế hoàn
chỉnh thì sơ đồ lô gíc sẽ bao gồm các quy tắc chi phối khi nào thì có thể bổ sung
dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu, thay thế hay xoá bỏ khỏi cơ sở dữ liệu đó. Những
quy tắc đó cần tuân thủ theo cùng các tiêu chuẩn đã chi phối việc định thời hạn
bảo quản cho bất kỳ tài liệu nào. Sự cần thiết phải giữ lại tài liệu trong một cơ sở
dữ liệu xuất phát chủ yếu từ các mục đích công việc mà cơ sở dữ liệu đó phục
vụ và sau đó là từ các luật và quy định hay chế độ, chính sách liên quan đến các

hoạt động hay các đơn vị được tài liệu hoá trong cơ sở dữ liệu. Những yêu cầu
công việc và yêu cầu pháp lý đó cần được kết hợp vào việc thiết kế cơ sở dữ liệu
cũng như vào trong các cơ chế được áp dụng để kiểm soát những thay đổi hay
việc xoá bỏ dữ liệu. Những yêu cầu đó cũng cần được phản ánh trong bảng thời
hạn bảo quản tài liệu áp dụng đối với cơ sở dữ liệu.
Khi những thay đổi trong cấu trúc lô gíc xảy ra thì những tài liệu về cấu
trúc đã bị thay thế cần được giữ lại cho tới khi nào chúng còn cần thiết cho việc
duy trì bất kỳ tài liệu nào mà (các) cấu trúc đã bị thay thế đã áp dụng. Khi các nỗ
lực tái thiết kế chủ yếu được thực hiện thì (những) tài liệu thích hợp với cơ sở
dữ liệu đó cũng cần được xem xét lại.
Các cơ sở dữ liệu cần được đánh giá một cách toàn diện, tức là toàn bộ hệ
thống cơ sở dữ liệu, bao gồm các thông tin đầu vào, đầu ra, các metadata và tài
liệu liên quan cần thiết cần được đánh giá một cách đồng bộ. Những yêu cầu đối
với việc giữ lại dữ liệu cần được xác định ở tất cả các cấp độ của cấu trúc cơ sở
dữ liệu. Thêm vào đó, các yêu cầu định thời hạn bảo quản cũng cần được xác
Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
www.vanthuluutru.com

50
định đối với các cấu trúc trình bày được sử dụng như là các phương án lựa chọn
nhất quán trong cơ sở dữ liệu.
Những tài liệu sản sinh từ các tác nghiệp cập nhật cần được giữ lại nếu
như việc ghi chép về các tác nghiệp đó như chúng đã xảy ra là cần thiết hoặc
nếu như các quy trình xác định thời hạn bảo quản được áp dụng trong cơ sở dữ
liệu không đủ khả năng giữ lại những tài liệu có giá trị thực tiễn hay giá trị lưu
trữ trước khi chúng bị thay đổi. Trong những trường hợp khác, việc giữ lại
những tài liệu từ các tác nghiệp cập nhật chắc chắn là sẽ không cần thiết một khi
dữ liệu đã được lưu trữ ở trong cơ sở dữ liệu.

Những tài liệu trình bày đầu ra cần phải được giữ lại khi cần phải ghi lại
rằng những tác nghiệp đó đã xảy ra hoặc khi chúng có vai trò như là bằng chứng
trong một bối cảnh ở ngoài hệ thống cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như là một phần
của một hồ sơ vụ việc.
Trong những trường hợp khác thì vấn đề yêu cầu giữ lại các bản trình bày
đầu ra có thể được thoả mãn thông qua việc duy trì khả năng tái tạo cùng một
sản phẩm đầu ra từ cơ sở dữ liệu đó.