Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại trung tâm thông tin thư viện đại học tây bắc

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN




NGUYỄN THỊ QUẾ




KHẢO SÁT BỘ MÁY TRA CỨU TIN
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN
ĐẠI HỌC TÂY BẮC


KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện - Thông tin




HÀ NỘI - 2014

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGUYỄN THỊ QUẾ




KHẢO SÁT BỘ MÁY TRA CỨU TIN
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN
ĐẠI HỌC TÂY BẮC


KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện - Thông tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: THS. NGUYỄN THỊ HẠNH



HÀ NỘI - 2014
LỜI CẢM ƠN

Với tình cảm chân thành, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến
các thầy cô trong ban giám hiệu trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, quý thầy
cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin đã tao điều kiện thuận lợi và tận tình
hướng dẫn em trong thời gian học tâp và nghiên cứu.
Đặc biệt em bày tỏ lòng biết ơn đến Th.s Nguyễn Thị Hạnh đã quan
tâm chỉ bảo hướng dẫn em trong suốt thời gian nghiên cứu và hoàn thành bài
khoá luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn các cô, chú anh chị
trong trung tâm TT _TV trường đại học Tây Bắc đã tận tình giúp đỡ tạo điều
kiện thuận lợi cho em học tập, nghiên cứu và hoàn thành bài khoá luận tốt
nghiệp của mình.

Măc dù có nhiều cố gắng song khoá luận của em không thể tránh khỏi
những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
của quý thầy cô và các bạn để bài làm của em được hoàn thiện hơn .
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày 07 tháng05 năm2014
Sinh viên

Nguyễn Thị Quế







LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan công trình nghiên cứu này là của riêng em dưới sự
hướng dẫn của Th.s Nguyễn Thị Hạnh - giảng viên khoa Công Nghệ Thông
tin, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. Các kết quả nghiên cứu trong khoá
luận này là trung thực và không trùng với kết quả nghiên cứu của tác giả
khác. Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 07 tháng 05 năm 2014
Ngƣời cam đoan

Nguyễn Thị Quế

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1
1. Tính cấp thiết của đề tài 1
2. Tình hình nghiên cứu 2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 3
5. Phương pháp nghiên cứu 4
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài 4
7. Bố cục của khóa luận 4
Chương 1. BỘ MÁY TRA CỨU TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN -
THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI
HỌC TÂY BẮC 5
1.1 Hoạt động thông tin- thư viện tại Thư viện trường Đại học Tây Bắc 5
1.1.1 Khái quát về trường Đại học Tây Bắc 5
1.1.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin thư viện Trường Đại học
Tây Bắc 9
1.1.3 Đặc điểm vốn tài liệu 13

1.1.4 Đặc điểm người dùng tin và tập quán tra cứu thông tin tại trung tâm
thông tin Thư viện trường Đại học Tây Bắc 14
1.2 Bộ máy tra cứu tin của Thư viện Đại học Tây Bắc 17
1.2.1 Khái niệm bộ máy tra cứu tin 17
1.2.2 Yêu cầu đối với bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm thông tin thư viện
trường Đại học Tây Bắc 18
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC 20
2.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống 20
2.1.1 Hệ thống mục lục (HTML) 20
2.1.2 Kho tài liệu tra cứu 28
2.2 Bộ máy tra cứu tin hiện đại 30
2.2.1 Các cơ sở dữ liệu (CSDL) 30
2.2.2. Phần mềm Ilib 34
2.3 Hiệu quả sử dụng của bộ máy tra cứu tin 38
2.3.1 Tiêu chí đánh giá 38
2.3.2 Hệ thống mục lục 38
2.3.3 Kho tài liệu tra cứu 41
2.3.4 Cơ sở dữ liệu 42
Chƣơng 3. NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 45
3.1 Nhận xét 45
3.1.1 Ưu điểm 45
3.1.2 Nhược điểm 47
3.2 Khuyến nghị 49
3.2.1 Củng cố bộ máy tra cứu tin truyền thống 49
3.2.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại 52
3.2.3 Tạo lập và phát triển kho tài liệu số. 53
3.2.4 Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ thư viện 55
3.2.5 Đào tạo người dùng tin 56
KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60
PHỤ LỤC





DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG KHÓA LUẬN

BMTCT
Bộ máy tra cứu tin
CSDL
Cơ sở dữ liệu
DDC
Deway Dicimal classification
HTML
Hệ thống mục lục
ISBD
Internationla standard Bilbiographic Dessription
NDT
Người dùng tin
OPAC
Online Public Access Catalog
TT - TV
Thông tin - Thư viện
TVCC
Thư viện công cộng

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, ĐỒ THỊ

Bảng 1.1
Thống kê trình độ của cán bộ TTTT - TV
Bảng 2.1
Danh sách 10 tờ phích (mẫu) được rút ra từ ô phích 355.01
trong hệ thống mục lục
Bảng 2.2
Bảng thống kê khảo sát phiếu yêu cầu
Bảng 2.3
Hiệu quả các cuộc tìm trong mảng tin thử nghiệm
Hình 1.1
Sơ đồ Cơ cấu tổ chức hành chính của nhà trường
Hình1.2
Sơ đồ Cơ cấu tổ chức hành chính của TTTT - Thư viện
Hình 2.1
Giao diện về tra cứu tài liệu Toán cao cấp

Hình 2.2
Hướng dẫn tra cứu theo nhan đề tài liệu
Hình 2.3
Kết quả tìm kiếm tài liệu Toán học cao cấp
Hình 2.4
Xem thông tin chi tiết về tài liệu













1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Như chúng ta đã biết cách mạng công nghệ, cách mạng thông tin với
các ngành có hàm lượng khoa học kỹ thuật cao làm then chốt như: vi điện tử,
viễn thông, công nghệ sinh học… những ngành này đã, sẽ và đang làm biến
đổi cơ bản về các công cụ các phương pháp tổ chức quản lý nền sản xuất xã
hội cũng như dịch vụ làm sản xuất phát triển cao, tinh vi chưa từng thấy. Với
sự phát triển của khoa học và kỹ thuật đã dẫn tới sự bùng nổ thông tin và đây

là thời đại của kinh tế tri thức đang hình thành và phát triển.
Hiện nay các cơ quan TT - TV đóng một vai trò trong quản lý xã hội và
thúc đẩy nền kinh tế tri thức phát triển đặc biệt là khi tài liệu khoa học tăng
theo cấp số nhân phong phú về nội dung đa dạng về hình thức tồn tại dưới
nhiều dạng thức khác nhau: giấy, vi phim, đĩa từ, đĩa quang. Sự phát triển của
Internet đang mở ra những thời cơ và thách thức mới đối với việc sản sinh,
lưu giữ tìm kiếm cung cấp thông tin.
Cùng với sự phát triển của các TVCC, nhằm nâng cao dân trí, đáp ứng
nhu cầu giải trí cho người dân, thư viện các trường đại học trong khối sư phạm
cũng đang được đầu tư phát triển mạnh mẽ bởi đây là nơi góp phần giáo dục
đào tạo nguồn nhân lực cho xã hội. Nhận thức được tầm quan trọng trường Đại
học Tây Bắc đã không ngừng nâng cao, cải thiện bộ máy tra cứu của thư viện
ngày càng hoàn chỉnh hơn. Trung tâm TT - TV đã đẩy mạnh công tác tin học
hóa, hiện đại hóa trong công tác thư viện. Đây chính là bước phát triển của
trường Đại học Tây Bắc nói chung và Trung tâm TT - TV của trường nói riêng
nhanh chóng hòa nhập với kỷ nguyên thông tin, nền văn minh trí tuệ.
Trong quá trình hiện đại hóa Trung tâm TT - TV trường Đại học Tây
Bắc luôn chú trọng đầu tư hoàn thiện bộ máy tra cứu tin, một trong những bộ
phận quan trọng của thư viện. Bộ máy tra cứu tin là nơi phản ánh một cách
2

đầy đủ nhất nguồn tài liệu của thư viện là công cụ đắc lực nhất của cán bộ thư
viện kịp thời xử lý, bảo quản và phục vụ tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu cao
của bạn đọc.
Trung tâm TT - TV trường Đại học Tây bắc là một thư viện đang
trong quá trình hiện đại hóa và phát triển bộ máy tra cứu tin, hiện nay bộ máy
bộ máy tra cứu tin của thư viện đang hoạt động một cách có hiệu quả và ngày
càng hoàn thiện hơn. Bên cạnh những mặt đã đạt được bộ máy tra cứu tin của
thư viện trường Đại học Tây Bắc cũng còn những hạn chế nhất định đòi hỏi
cần có sự đầu tư hơn nữa nhằm đáp ứng nhu cầu tìm tài liệu, thông tin phục

vụ công tác nghiên cứu giảng dạy học tập của cán bộ giáo viên và sinh viên
trong nhà trường. Từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên tôi đã chọn
đề tài: “Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin thư viện
trường Đại học Tây Bắc”.
2. Tình hình nghiên cứu
Đề tài khảo sát bộ máy tra cứu thông tin trong các cơ quan thông tin
thư viện đã được nhiều tác giả quan tâm. Tuy nhiên mỗi tác giả lại đưa ra
những hướng giải quyết khác nhau. Một số khóa luận điển hình như:
- Nguyễn Thị Hồng Hạnh (2004), Tổ chức và sử dụng bộ máy tra cứu
thông tin tại trung tâm thông tin thư viện và mạng thông tin tại trường Đại
học Bách khoa Hà Nội.
- Đặng Thanh Thúy (2005), Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại thư viện
trường Đại học Luật Hà Nội.
- Nguyễn Thị Minh Thu (2010), Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra
cứu tin của Trung tâm thông tin khoa học Công An thuộc viện chiến lược và
khoa học Công An.
- Nguyễn Thị Thu Thuỷ (2004), Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại Thư
viện trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
3

Các đề tài trên mới chỉ khảo sát bộ máy tra cứu tin tại các địa điểm cụ
thể. Mặt khác tại Thư viện Đại học Tây Bắc có đề tài luận văn thạc sĩ về “
Quản lý Thư viện trường Đại học Tây Bắc theo định hướng đảm bảo chất
lượng” của tác giả Trần Anh Dũng (2012)
Trên thực tế tại Thư viện Đại học Tây Bắc chưa có đề tài nào trực tiếp
nghiên cứu về vấn đề khảo sát bộ mát tra cứu tin. Do vậy đề tài tác giả nghiên
cứu là một đề tác hoàn toàn mới và mang tính cấp thiết.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng ngiên cứu: Bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm thông tin Thư
viện trường Đại học Tây Bắc

- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm TT -
TV trường Đại học Tây Bắc từ năm 2012 đến nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
 Mục đích:
Trên cơ sở khảo sát thực trạng hoạt động của bộ máy tra cứu tin tại
trung tâm TT - TV Đại học Tây Bắc, rút ra những nhận xét đánh giá về hiệu
quả hoạt động từ đó đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện và phát triển
bộ máy tra cứu tin, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác tra cứu và công
tác phục vụ bạn đọc của thư viện trong giai đoạn hiện nay.
 Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu những đóng góp của trường Đại học Tây Bắc và TT - TV
trường đại học Tây Bắc.
- Phân tích nhu cầu tin của bạn đọc và người dùng tin tại trường Đại
học Tây Bắc và những đóng góp của Trung tâm trong việc thoả mãn nhu cầu
tin của người dùng tin.
- Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động của bộ máy tra cứu tin và
đưa ra giải pháp khắc phục.
4

5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở vận dụng phương pháp luận duy vật
biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lê nin và tư tưởng Hồ Chí
Minh, đồng thời kết hợp với các quan điểm mới của Đảng và Nhà nước về
phát triển văn hóa, giáo dục và hoạt động thông tin.
Bên cạnh đó còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp thống kê
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

Bằng sự cố gắng và nỗ lực hết mình, vận dụng kiến thức đã học và hiểu
biết thực tế trong quá trình thực tập tại Thư viện Đại học Tây Bắc để hoàn
thành khóa luận tập trung vào các điểm sau:
- Về lý luận: làm sáng tỏ tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin.
- Về thực tiễn: Các giải pháp đề tài đề xuất có thể sử dụng nhằm hoàn
thiện bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm thông tin Thư viện trường Đại học
Tây Bắc.
7. Bố cục của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, mục lục phụ lục và danh mục các tài liệu tham khảo
thì bố cục của khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Bộ máy tra cứu tin trong hoạt động thông tin - thư viện tại
Thư viện trường Đại học Tây Bắc
Chương 2: Thực trạng bộ máy tra cứu tin tại Thư viện trường Đại học
Tây Bắc
Chương 3: Nhận xét và khuyến nghị

5

Chƣơng 1
BỘ MÁY TRA CỨU TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC

1.1 Hoạt động thông tin- thƣ viện tại Thƣ viện trƣờng Đại học Tây Bắc
1.1.1 Khái quát về trƣờng Đại học Tây Bắc
 Quá trình thành lập, xây dựng và phát triển
Ngày 23/03/2001, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 39/2001/QĐ-
TTg về việc thành lập Trường Đại học Tây Bắc trên cơ sở Trường Cao đẳng
Sư phạm Tây Bắc.
Được sự quan tâm của Bộ GD&ĐT, Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân tỉnh
Sơn La, bộ máy tổ chức của nhà trường đã nhanh chóng được kiện toàn và đi

vào hoạt động một cách đồng bộ và hiệu quả.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy, Ban Giám hiệu, công tác xây dựng đội
ngũ cán bộ, giáo viên Nhà trường được đặc biệt coi trọng. Năm học 2001-
2002 tổng số cán bộ giáo viên nhà trường là 156 (trong đó có 1 tiến sĩ, 49 thạc
sĩ, 14 giảng viên chính). Để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ chính trị của nhà
trường là đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao cho các tỉnh miền núi phía
Bắc, nhà trường đã thực hiện chiến lược xây dựng và phát triển đội ngũ, tính
đến tháng 2 năm 2014 tổng số cán bộ giáo viên nhà trường là 418 cán bộ,
giảng viên (giảng viên là 307, cán bộ 111), trong đó có 1 PGS.Tiến sĩ, 20
Tiến sĩ, 210 Thạc sĩ, 149 Đại học, 38 trình độ khác.
Quy mô và ngành nghề đào tạo của Trường đã tăng vượt bậc. Năm học
2001-2002 là năm học đầu tiên nhà trường thực hiện nhiệm vụ đào tạo đại
học. Trường có 12 lớp Cao đẳng chính quy, 02 lớp Đại học chính quy (khoá
đầu tiên) với 64 sinh viên (1 lớp Đại học Sư phạm Ngữ văn, 1 lớp Đại học Sư
phạm Toán). Đến nay số ngành đào tạo hệ chính quy đã lên 43 ngành. Trong
6

đó đại học 29 ngành, cao đẳng 14 ngành. Số lượng sinh viên là 12.363 sinh
viên, trong đó có 8.851 sinh viên hệ chính quy, liên thông, cử tuyển (7042 đại
học, 1809 cao đẳng), 32 lưu học sinh Lào. Chỉ tính trong 11 năm đào tạo trình
độ đại học, trường đã có 19.518 sinh viên tốt nghiệp ra trường, trong đó có
13.180 tốt nghiệp đại học, 6.338 tốt nghiệp cao đẳng. Hầu hết các sinh viên
tốt nghiệp ra trường đều được các địa phương đón nhận, phân công công tác
và có những đánh giá tốt về chất lượng đào tạo của nhà trường.
Về hoạt động nghiên cứu khoa học đạt được nhiều thành tích đáng
khích lệ. Từ năm 2012 đến nay, trường đã triển khai thực hiện được 10 đề
tài cấp tỉnh; 26 đề tài cấp Bộ; 282 đề tài cấp trường của cán bộ, giảng viên
và 697 đề tài của sinh viên, trong đó có 21 đề tài đạt giải thưởng “Sinh viên
nghiên cứu khoa học” của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hàng năm, bản tin
khoa học và công nghệ của trường được xuất bản đều đặn, đến nay đã xuất

bản được 15 số bản tin khoa học; cán bộ giảng viên trong trường đã đăng
được 45 bài báo trên các tạp chí khoa học trong nước, 11 bài báo quốc tế.
Cán bộ giảng viên nhà trường đã thực hiện 11 dự án chuyển giao công nghệ
cho các tỉnh: Điện Biên, Sơn La, Lai Châu. Những thành tích đạt được
trong công tác nghiên cứu khoa học một lần nữa khẳng định Trường Đại
học Tây Bắc xứng đáng là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao
công nghệ hàng đầu của khu vực Tây Bắc.
Vai trò của Nhà trường cho đến nay ngày càng được khẳng định,
luôn là nhân tố quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực, phục vụ đắc
lực cho sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng
của các tỉnh thuộc khu vực Tây Bắc và Đất nước.
Ghi nhận những đóng góp to lớn trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo,
bồi dưỡng nhân lực chất lượng cao phục vụ sự nghiệp phát triển vùng Tây
Bắc và cả nước, Nhà trường đã được Đảng, Nhà nước tặng nhiều danh hiệu
7

cao quý: 01 huân chương Độc lập hạng Ba; 01 huân chương Lao động hạng
Nhất; 01 Hhuân chương Lao động hạng Nhì; 05 huân chương Lao động hạng
Ba; 02 cờ thi đua Chính phủ, 05 cờ thi đua của Bộ Giáo dục và Đào tạo và rất
nhiều bằng khen tặng cho các tập thể, cá nhân. Đặc biệt đã có 01 nhà giáo
được phong tặng nhà giáo nhân dân, 04 nhà giáo được phong tặng nhà giáo
ưu tú.
 Chức năng, nhiệm vụ
- Chức năng
Trường Đại học Tây Bắc là trường đào tạo đa cấp, đa ngành, hoạt động
đa lĩnh vực, phục vụ có hiệu quả nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất
nước, một trung tâm văn hoá khoa học, công nghệ của tỉnh Sơn La và vùng
Tây Bắc, có khả năng hội nhập và hợp tác quốc tế.
- Nhiệm vụ
1. Đào tạo nhân lực có trình độ Đại học và Cao đẳng.

2. Bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ, công chức.
3. Nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, triển khai các dịch vụ
kỹ thuật phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của vùng Tây Bắc
 Cơ cấu, tổ chức hành chính của trƣờng
Cơ cấu tổ chức hành chính của Trường Đại học Tây Bắc được thể hiện
trong hình 1.1 trang bên







8

Hình 1.1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức hành chính của nhà trường

BAN GIÁM HIỆU


CÁC PHÕNG CHỨC NĂNG
CÁC TRUNG TÂM


PHÒNG QUẢN LÝ KHOA
HỌC & QUAN HỆ QUỐC TẾ

PHÒNG ĐÀO TẠO

PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

PHÒNG CÔNG TÁC
CHÍNH TRỊ

PHÒNG HÀNH CHÍNH
TỔNG HỢP

PHÒNG TÀI VỤ

BAN QUẢN LÝ KHU NỘI TRÚ

TT TIN HỌC - NGOẠI NGỮ

TT THÔNG TIN - THƯ VIỆN

TT NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
- CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ

BAN CHỈ ĐẠO DỰ ÁN XÂY
DỰNG TRƯỜNG


ĐƠN VỊ CHUYÊN MÔN

KHOA TOÁN LÍ

KHOA NGỮ VĂN

KHOA SINH HÓA

KHOA SỬ ĐỊA

KHOA TIỂU HỌC - MẦM NON

KHOA NÔNG - LÂM

KHOA KINH TẾ

KHOA NGOẠI NGỮ

KHOA LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ

KHOA THỂ DỤC THỂ THAO

BỘ MÔN TÂM LÝ GIÁO DỤC

9

Qua 11 năm xây dựng và trưởng thành, Trường Đại học Tây Bắc đã
dần hoàn thiện về bộ máy cơ cấu tổ chức hành chính, sự gắn kết và phối
hợp nhịp nhàng trong công tác giữa các phòng, ban, khoa, giúp đem lại
hiệu quả trong công việc. Đại học Tây Bắc thực sự trở thành một trường
đại học đa nghành, không những đủ sức đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ
khoa học có trình độ cao cho các tỉnh miền núi phía Bắc mà còn là một
trung tâm văn hoá, khoa học công nghệ của các tỉnh Tây Bắc và đất nước.
1.1.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin thƣ viện Trƣờng Đại học
Tây Bắc
 Quá trình hình thành và phát triển
Trung tâm Thông tin thư viện trường Đại học Tây Bắc được thành lập ngày
12/07/2012 theo Quyết định số 445/QĐ-ĐHTB-TCCB.

Từ tháng 7/2012 trở về trước thì thư viện là một tổ thuộc Phòng đào tạo,
tổng số cán bộ là 11 người, cơ sở vật chất, trụ sở, trang thiết bị chật hẹp thiếu
thốn. Để làm tốt chức năng, nhiệm vụ của thư viện trong trường đại học, đáp
ứng cho nhu cầu học tập, nghiên cứu của cán bộ giảng viên và sinh viên nhà
trường, đồng thời góp phần mạnh mẽ vào việc nâng cao chất lượng đào tạo.
Ngày 12/07/2012, Hiệu trưởng nhà trường đã ký quyết định số 445/QĐ-
ĐHTB-TCCB, Quyết định về việc thành lập Trung tâm thông tin- Thư viện,
trực thuộc Trường Đại học Tây Bắc.
 Cơ cấu tổ chức
Ngoài Ban Giám đốc, Trung tâm có 2 tổ chức năng: Tổ nghiệp vụ và
Tổ phục vụ.
- Tổ nghiệp vụ:
Thực hiện việc nghiên cứu thu thập, chọn lựa, bổ sung, xử lý tài liệu và
xây dựng các hệ thống tra cứu tìm tin truyền thống và hiện đại. Ngoài ra, đây
là nơi tiến hành làm thủ tục cần thiết cho bạn đọc khi mới nhập học như: Xây
10



BAN GIÁM ĐỐC
TỔ NGHIỆP VỤ
TỔ PHỤC VỤ
Phòng
đa
phương
tiện
Phòng
internet
Phòng
tài liệu

tự
nhiên
Phòng
tài
liệu xã
hội
Phòng
đọc
đóng
Phòng
giáo
trình, tài
liệu nội
bộ
Bổ sung,
biên
mục,
phân
loại, hồi
cố
Làm thẻ
bạn đọc
dựng hồ sơ bạn đọc của trung tâm, làm thủ tục nhận và thanh toán tiền cược
sách của sinh viên khi nhập học và trước khi tốt nghiệp ra trường, xử lý các vi
phạm nội quy của bạn đọc và thanh toán ra trường cho bạn đọc. Tổ nghiệp vụ
được bố trí tại tầng 1 của trung tâm. Gồm có hai phòng:
+ Phòng bổ sung, biên mục, phân loại, hồi cố
+ Phòng làm thẻ bạn đọc
- Tổ phục vụ: Thực hiện việc phục vụ bạn đọc, đáp ứng nhu cầu tin của bạn
đọc. Gồm có các phòng:

+ Phòng Iternet
+ Phòng đa phương tiện
+ Phòng tài liệu tự nhiên
+ Phòng tài liệu xã hội
+ Phòng đọc đóng
+ Phòng giáo trình, tài liệu nội bộ
Cơ cấu tổ chức hành chính của Trung tâm thông tin thư viện được thể
hiện trong hình 1.2 dưới đây:
Hình1.2: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức hành chính của TTTT - Thư viện










11

 Đội ngũ cán bộ thƣ viện
Cơ cấu đội ngũ cán bộ của thư viện được thể hiện trong bảng 1.1 dưới đây.
Bảng 1.1- Thống kê trình độ của cán bộ TTTT - TV
STT
Ban - Tổ
Tổng
số
Nữ
Nam

Trình độ đào tạo
Thạc sỹ
Đại
học
Cao
đẳng
Trình
độ khác
1
Ban giám đốc
03
01
02
01
02
0
0
2
Tổ nghiệp vụ
08
05
03
0
07
01
0
3
Tổ phục vụ
09
09

0
0
08
0
01
Cộng
20
15
05
01
17
01
01
Tổng số cán bộ của thư viện trường là 20 người, trong đó: 01 thạc sỹ vật
lý; 02 đại học thư viện; 02 Đại học Ngoại ngữ; 02 Đại học Sư phạm tin; 02
Đại học kế toán; 09 Đại học các ngành sư phạm; 01 Cao đẳng toán lý; 01
Chưa qua đào tạo. Nhìn vào cơ cấu trình độ ta thấy, tỷ lệ cán bộ làm việc tại
trung tâm có trình độ đại học và trên đại học khá cao 18/20 (chiếm 90%). Tuy
nhiên, các cán bộ đến từ các lĩnh vực chuyên môn khác nhau, trong đó số
lượng cán bộ được đào tạo về chuyên ngành thư viện là khá ít (02 cán bộ).
Đây là một khó khăn và là thách thức không nhỏ cho công tác nghiệp vụ, đặc
biệt là khi tiến hành chuẩn hóa nghiệp vụ và hiện đại hóa công tác thư viện.
 Chức năng, nhiệm vụ, tầm nhìn và xứ mạng của Trung tâm
Thông tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc
Chức năng
Trên cơ sở các hoạt động thực tiễn của Trường Đại học Tây Bắc, Trung
tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Tây Bắc có chức năng phục vụ các
hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng
dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lí của nhà trường thông qua việc sử
dụng, khai thác các tài liệu tại trung tâm (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc

trên mọi chất liệu, tài liệu điện tử, mạng Internet…).
12

Nhiệm vụ
- Tham mưu giúp lãnh đạo nhà trường xây dựng quy hoạch, kế hoạch
hoạt động dài hạn và ngắn hạn của trung tâm, tổ chức điều phối toàn bộ hệ
thống thông tin, tư liệu, thư viện trong Nhà trường;
- Bổ sung, phát triển nguồn nhân lực thông tin đáp ứng nhu cầu giảng
dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Nhà trường;
thu nhận các tài liệu do Nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa
học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận án
tiến sĩ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo
trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài
trợ, biếu, tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện;
- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng
hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông
tin tự động hóa; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm
thông tin theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử
dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện
thông qua các hình thức phục vụ của trung tâm phù hợp với quy định của
pháp luật;
- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công
nghệ thông tin vào công tác của trung tâm;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn,
nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân
lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác;
- Tổ chức, quản lí cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo
quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của trung
tâm; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định.

13

- Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất
khi có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền.
 Tầm nhìn
Xây dựng một trung tâm thông tin thư viện theo mô hình tiên tiến, hiện
đại nhằm góp phần phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa
học của nhà trường trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa. Tương
xứng với tầm cỡ của một trường đại học đa ngành và hướng tới đạt chuẩn
trong nước và khu vực.
 Sứ mạng
Giá trị của Trung tâm TT - TV không phải ở chỗ có bao nhiêu tài
nguyên thông tin mà là trung tâm đã đáp ứng nhu cầu thông tin một cách hiệu
quả như thế nào. Trung tâm TT - TV luôn cố gắng khai thác, tìm kiếm nguồn
tài nguyên thông tin từ nhiều nguồn khác nhau thông qua công nghệ mới
nhằm đạt chất lượng cao trong đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ và
phục vụ xã hội, đóng góp thiết thực cho sự phát triển kinh tế văn hóa xã hội
của các tỉnh miền núi phía Bắc nói riêng và cả nước nói chung.
 Cơ sở vật chất
Trung tâm TT - TV trường Đại học Tây Bắc được bố trí tại toà nhà 3
tầng có diện tích sử dụng khoảng 6.000 m² và gần 500 chỗ ngồi tại 2 phòng
đọc với đầy đủ trang thiết bị và bàn ghế chuyên dụng, phù hợp với hoạt động
của thư viện.
1.1.3 Đặc điểm vốn tài liệu
Vốn tài liệu là nguồn lực quan trọng của bất kỳ một cơ quan TT - TV
nào. Trước đây nó là cơ sở để đánh giá một cơ quan thông tin thư viện.
Vốn tài liệu bổ sung cho thư viện phải phù hợp với diện nhu cầu, đối
tượng phục vụ và bám chương trình đào tạo. Đó là tiêu chí để Trung tâm TT-
TV Đại học Tây Bắc xây dựng và phát triển vốn tài liệu của mình. Đến nay,
14

vốn tài liệu của trung tâm đã phản ánh đầy đủ các lĩnh vực vực tri thức ở các
mức độ khác nhau, kể cả tài liệu truyền thống và hiện đại. Với phương châm
chủ động bám sát chương trình đào tạo của trường, các khoa trực thuộc kết
hợp với việc tham khảo ý kiến đóng góp của chuyên gia đầu ngành và của
đông đảo bạn đọc.
Tài liệu truyền thống bao gồm: 5.500 đầu sách, với hơn 130.000 bản
sách, 131 đầu báo, tạp chí.
Tài liệu điện tử gồm có: Băng catssette, đĩa CD-ROM, phần mềm học
tiếng Anh, cơ sở dữ liệu thư mục sách, luận án, luận văn.
Phần mềm hoạt động chuyên dụng là Ilib 6.5 của Công ty TNHH Giải
pháp Phần mềm CMC với 7 modul được sử dụng chính là: Bổ sung, biên
mục, OPAC, lưu thông, bạn đọc, ấn phẩm định kỳ và quản lý hệ thống.
Nhờ vậy mà nguồn tài liệu luôn nhận được sự đánh giá cao của hầu hết
sinh viên và cán bộ của trường. Trong giai đoạn hiện nay, mặc dù tài liệu
nguồn tài liệu điện tử, tài liệu hiện đại bộc lộ những ưu thế mạnh mẽ trong
hoạt động thông tin trong các tài liệu truyền thống (tài liệu in ấn) vẫn là nguồn
thông tin chủ đạo đối với sinh viên và cán bộ giảng dạy trong trường đại học.
1.1.4 Đặc điểm ngƣời dùng tin và tập quán tra cứu thông tin tại trung
tâm thông tin Thƣ viện trƣờng Đại học Tây Bắc
Người dùng tin là cá nhân hay tập thể có nhu cầu khai thác và sử dụng
thông tin trong hoạt động thực tiễn. Người dùng tin có vai trò rất quan trọng
đối với hoạt động của thư viện. Người dùng tin là yếu tố quan trọng trong
việc đánh giá hiện trạng sử dụng vốn tài liệu của các cơ quan thông tin- thư
viện. Người dùng tin là yếu tố định hướng cho hoạt động của thư viện. Trước
khi xây dựng và đi vào hoạt động thư viện cần phải xác định được đối tượng
và nhu cầu của người sử dụng.
Hiện nay, trung tâm đang quản lý hơn 7.000 hồ sơ bạn đọc trên cơ sở
dữ liệu với các đối tượng là cán bộ, giáo viên, sinh viên, học viên cao học,
học sinh trường TH, THCS, THPT Chu Văn An.

15

Trung tâm TT - TV Đại học Tây Bắc có đối tượng người dùng tin đa
dạng: cán bộ, học viên, giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên,…
Trung tâm TT - TV Đại học Tây Bắc thu hút khá đông bạn đọc thuộc
các thành phần khác nhau. Hiện nay, tổng số bạn đọc của thư viện khoảng
hơn 7.000 người.
Trong đó:
- Cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh: hơn 300 người (chiếm 4.28%)
- Sinh viên hệ chính quy: 5000 người. (Chiếm 68.7%)
- Sinh viên hệ tại chức: 1000 người. (chiếm 14.2%)
- Học viên văn bằng 2: 300 người. (Chiếm 4.28%)
- Học viên hoàn chỉnh kiến thức: 300 người. (Chiếm 4.28%)
- Học viên cao học: 300 người. (Chiếm 4.28%)
Trung tâm TT - TV Đại học Tây Bắc có 2 nhóm bạn đọc chính đó là:
Nhóm cán bộ, giáo viên giảng dạy và nghiên cứu sinh
 Nhóm cán bộ, giảng dạy và nghiên cứu sinh
- Cán bộ quản lý
Gồm ban giám đốc trường đại học Tây Bắc, các cán bộ lãnh đạo Đảng,
chính quyền, đoàn thể, trưởng các Ban, Khoa, Bộ môn…họ vừa là chủ thể vừa
là khách thể của thông tin trong đại học Tây Bắc. Thông tin cần cho nhóm này
có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo trên các lĩnh vực về khoa học cơ
bản, kiến thức về nghiệp vụ sư phạm. Nhu cầu thông tin của nhóm này phong
phú và đa dạng. Do cường đọ lao động của nhóm này cao nên việc cung cấp
thông tin phải cô đọng, súc tích. Hình thức phục vụ thường là các thông tin phục
vụ lãnh đạo, thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, các bản tin nhanh.
- Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh
Đây là nhóm có hoạt động thông tin năng động và tích cực nhất. Họ là
chủ thể hoạt động thông tin chủ yếu của Trung tâm TT-TV đại học Tây Bắc.
16

Họ là người thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, các bài
giảng, các tạp chí, các công trình nghiên cứu được công bố, các đề xuất, dự
án, đề tài các kiến nghị…
- Nhóm sinh viên:
Sinh viên là nhóm người dùng tin chiếm số lượng lớn của trung tâm,
bao gồm tất cả các sinh viên đang theo học hệ chính quy cũng như các đối
tượng đang theo học các lớp đào tạo chuyên ngành tại trường Đại học Tây
Bắc. Do đó, các lĩnh vực tri thức mà họ quan tâm cũng rất rộng lớn trong
đối tượng sinh viên lại có sự phân cấp nhu cầu: như sinh viên năm thứ
nhất, năm thứ 2, chủ yếu có nhu cầu tìm đến tài liệu là giáo trình phục vụ
cho các môn học cơ bản đại cương, những sinh viên năm 3, 4, sinh viên tại
chức sinh viên học văn bằng 2 ngoài giáo trình họ tìm đến các tài liệu là
giáo trình họ tìm đến các tài liệu tham khảo phục vụ cho việc mở rộng và
nâng cao chuyên ngành.
Nhóm bạn đọc này có đặc điểm chung là họ có nhiều thời gian cho việc
học tập tìm kiếm tài liệu. Vì thời gian trong trường là thời gian họ đang tập
trung lĩnh hội những kiến thức trước khi bước vào thực tiễn. Ngoài những
kiến thức thu nhận được trên lớp từ các thầy cô giáo, họ còn có nhu cầu nắm
bắt các thông tin ngoài xã hội. Nhóm này cần những thông tin đầy chi tiết.
Đặc điểm của họ là rất cần những thông tin thiết thực phục vụ cho việc
học tập, nghiên cứu trong một thời gian nhất định để cuối kỳ viết chuyên đề,
làm luận văn…Vì vậy hình thức phục vụ cho nhóm này chủ yếu là những
thông tin về kiến thức cơ bản dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham
khảo, tài liệu chuyên khảo cho từng ngành học cụ thể.
Tóm lại, có thể đánh giá nhu cầu tin ở trường đại học Tây Bắc hiện nay
rất phong phú, đa dạng ngày càng chuyên sâu, đòi hỏi phải được đáp ứng đầy
đủ kịp thời và thường xuyên.
17

1.2 Bộ máy tra cứu tin của Thƣ viện Đại học Tây Bắc
1.2.1 Khái niệm bộ máy tra cứu tin (BMTCT)
BMTCT là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tìm, cung cấp
các tài liệu, thông tin dữ kiện với diện đề tài bao quát của cơ quan thông tin -
thư viện, đáp ứng yêu cầu tin của người dùng tin. BMTCT được coi là tấm
gương phản chiếu vốn tài liệu và là cầu nối giữa người dùng tin và kho tài liệu
của thư viện, giữa người dùng tin với cán bộ thư viện. Nhờ có bộ máy tra cứu
tin mà người dùng tin có thể tìm được các tài liệu mình cần một cách nhanh
chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ người
dùng tin trong các thư viện và cơ quan thông tin.
 Thành phần bộ máy tra cứu tin
Trên cơ sở các hình thức lưu trữ thông tin bộ máy tra cứu tin được chia
thành:
BMTCT truyền thống gồm: Các bộ phiếu tra cứu thư mục, bộ phiếu tra
cứu dữ kiện, hệ thống mục lục và kho tài liệu tra cứu.
- Hệ thống mục lục: là một trong những công cụ quan trọng nhất để
người dùng tin và cán bộ tra cứu dùng để tìm tài liệu và sưu tầm tài liệu. Hệ
thống mục lục lưu trữ và phản ánh toàn bộ kho sách của thư viện, đây là
nguồn lực thông tin quan trọng của công tác tìm tin.
- Kho tài liệu tra cứu: giữ một vị trí quan trọng trong BMTCT của các
thư viện và cơ quan thông tin. Đối với người dùng tin, kho tài liệu tra cứu
giúp tìm hiểu tham khảo từ những vấn đề chunh nhất như những nền văn
minh, các châu lục các quốc gia… cho tới những nội dung cụ thể chi tết như
tên tuổi danh nhân hay cách đối nhân xử thế trong cuộc sống. Kho tài liệu tra
cứu có tác dụng giúp người dùng tin tìm tài liệu một cách sát thực, tuy nhiên
nó lại cồng kềnh nên bị hạn chế về số lượng.
BMTCT hiện đại: gồm các CSDL lưu trữ thông tin và các phần cứng,
phần mềm để người dùng tin truy cập và khai thác dữ liệu.