Khoá luận tốt nghiệp khảo sát bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường đại học

LỜI CẢM ƠN
Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám Hiệu, các thầy cô giáo khoa Công
nghệ Thông tin trường ĐHSP Hà Nội 2 đã tạo mọi điều kiện để em hoàn thành
khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn đến các thày cô giáo đã hết lòng giảng dạy, cung
cấp đầy đủ kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập tại trường.
Đặc biệt, em xin trân trọng cảm ơn Th.s Vũ Thị Thúy Chinh, người trực
tiếp hướng dẫn, nhiệt tình giúp đỡ, động viên em trong suốt quá trình làm khóa
luận này.
Em cũng xin chân thành cảm ơn Thư viện trường Đại Học Chính trị đã
tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thu thập số liệu, tài liệu phục vụ cho
việc nghiên cứu đề tài khóa luận.
Trong một thời gian ngắn, trình độ bản thân có hạn nên khóa luận không
thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy giáo, cô giáo cùng toàn
thể bạn bè góp ý để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xỉn trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, Ngày tháng năm 2015
Sinh viên
Hoàng Thị Minh Toan
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan công trình nghiên cứu này là của riêng em dưới sự
hướng dẫn của Th.s Vũ Thị Thúy Chinh giảng viên khoa CNTT, trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 2. Kết quả nghiên cứu ừong khóa luận là trung thực,
chính xác và không sao chép tò các tài liệu có sẵn. Nếu sai em xin hoàn toàn
chịu ừách nhiệm!
Hà Nội, Ngày tháng năm 2015 Người cam đoan
Hoàng Thị Minh Toan
Trang
3.1Tăng cường sự quan tâm đầu tư tài chính để hoàn thiện bộ
Viêttăt Dịch

CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
CD -ROM Đĩa hình, đĩa ghi âm
LA, LV Luận án, luận văn
ILIB Phần mềm thư viện điện tử tích họp
MLCC Mục lục chữ cái
MLPL Mục lục phân loại
NDT Người dùng tin
TTKHQS Thông tin khoa học quân sự
TV-TT Thư viện - Thông tin
VTL Vốn tài liệu
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Từ những năm 50 của thế kỉ XX cho đến nay với sự xuất hiện của nền văn
minh trí tuệ thuộc các lĩnh vực khoa học, kĩ thuật, công nghệ, kinh tế xã hội đã
mang lại nhiều biến đổi sâu sắc chưa từng có ừong lịch sử loài người. Trên thực
tế, thời đại trí tuệ đang được mở màn bởi một loạt các cuộc Cách mạng nối tiếp
nhau như: Cách mạng Công nghệ, Cách mạng thông tin, với các ngành có hàm
lượng khoa học kĩ thuật cao làm then chốt: tin học, điện tử, công nghệ sinh học
Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật và CNTT hiện nay
đã tạo ra cho xã hội một khối lượng tài liệu khổng lồ. Đe thu thập, lưu trữ, phổ
biến những nguồn lực thông tin này, thư viện càn phải xây dựng được bộ máy tra
cứu tin hoàn chỉnh, khoa học và hiện đại.
Bộ máy tra cứu tin là phương tiện, công cụ giúp người dùng tin tìm kiếm
và lựa chọn thông tin phù họp phục vụ nhu cầu của họ. Vì vậy bộ máy ừa cứu tin
đóng vai trò quan trọng trong bất cứ thư viện nào dù lớn hay nhỏ. Nó góp phàn
quyết định hiệu quả của công tác thư viện, đặc biệt là công tác ừa cứu tài liệu,
thông tin cho người dùng tin. Ngoài ra, bộ máy tra cứu tin còn giúp cán bộ thư
viện quản lý, nắm bắt được cơ cấu, thành phàn và nội dung vốn tài liệu hiện có

trong thư viện. Từ đó giúp ích cho việc phục vụ, đáp ứng yêu cầu tin của người
dùng tin được nhanh chóng và chính xác. Bộ máy tra cứu tin thực sự là cầu nối
hữu hiệu giữa NDT và VTL của thư viện.
Thư viện trường Đại học Chính trị nằm ừong hệ thống thư viện các trường
đại học, nhà trường quân đội. Thư viện là một bộ phận không thể thiếu đối với
trường Đại học Chính trị, đã và đang góp phần quan ừọng vào việc nâng cao chất
lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Để thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ của
mình, thư viện trường Đại học Chính tri luôn quan tâm, chú trọng đến công tác
xây dựng bộ máy tra cứu nhằm phục vụ ngày càng hiệu quả hơn nhu càu tra cứu
tài liệu của bạn đọc và NDT, hỗ trợ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học
5
của học viên trong trường.
Nhận thức rõ sự càn thiết và vai trò quan ừọng của bộ máy tra cứu ừong
thời đại CNTT, nhằm tìm hiểu thực trạng bộ máy tra cứu tin, rút ra nhận xét và
những giải pháp góp phàn nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu tin nói riêng và
công tác thông tin thư viện ở trường Đại học Chính tậ nói chung, em đã lựa chọn
đề tài:
u
Khảo sát bộ máy tra cứu tín tại thư viện trường Đại học Chính trị” làm đề
tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Đề tài khảo sát bộ máy tra cứu tin trong các cơ quan TT - TV đã được
nhiều tác giả quan tâm. Tuy nhiên, mỗi tác giả lại đưa ra những hướng giải quyết
khác nhau. Một số khóa luận điển hình như:
- Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự,
Nguyễn Thị Việt (2005)
- Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của trường Đại học Giao Thông Vận Tải,
Phạm Thị Linh (2006)
- Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tin của trung tâm thông tin Khoa
học Công An thuộc viện chiến lược và Khoa học Công An, Nguyễn Thị

Minh Thu (2010)
- Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện trường Đại học Chính trị (2012)
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Bộ máy ừa cứu tin tại trung tâm thư viện trường Đại
học Chính trị
- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại trung tâm thư viện
trường Đại học Chính trị từ năm 1976 đến nay.
4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích: Khảo sát, phân tích đánh giá thực trạng bộ máy tra cứu tin của
thư viện trường Đại học Chính trị.
6
Nhiệm vụ:
- Phân tích nhu cầu tin của người dùng tin tại trường Đại học Chính trị
- Nghiên cứu những đóng góp của trường Đại học Chính trị và trung tâm
thư viện trường Đại học Chính trị.
- Khảo sát thực trạng bộ máy ừa cứu tin tại thư viện trường Đại học Chính
trị. Đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu của thư
viện trường Đại học Chính trị.
5. Phương pháp nghiền cứu
Để nghiên cứu đề tài này, có sử dụng phương pháp luận chung và phương
pháp cụ thể:
- Phương pháp luận chung: Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch
sử của Chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh. Quan điểm mới
của Đảng và Nhà nước về phát triển văn hóa - giáo dục và hoạt động thông
tin.
- Phương pháp cụ thể:
+ Phương pháp thống kê số liệu + Phương
pháp phân tích tổng họp số liệu + Trao đổi
với cán bộ thư viện
6. Những lý luận và thực tiễn của nghiên cứu đề tài

Bằng sự cố gắng hết mình, vận dụng những kiến thức đã học và hiểu biết
thực tế trong quá trình khảo sát ở thư viện trường Đại học Chính trị để hoàn thành
khóa luận tập trung vào các điểm sau:
- về lý luận: Làm sáng tỏ tàm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin
- về thực tiễn: Nêu lên các giải pháp đề tài đề xuất có thể sử dụng nhằm
hoàn thiện bộ máy ừa cứu thông tin tại thư viện trường Đại học Chính trị
7. Bố cuc khóa luân
• •
Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục thì khóa luận
bao gồm có 3 chương:
7
Chương 1: Khái quát chung về thư viện trường Đại học Chính trị Chương 2:
Hiện trạng bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường Đại học Chính trị Chương 3:
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy ừa cứu tin tại thư viện trường Đại
học Chính trị.
KẾT LUẬN PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT
CHUNG VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HỌC CHÍNH TRỊ ■ ■ •
1.1Khái quát về trường Đại học Chính trị
Là một ngôi trường quân đội, Trường Đại học Chính trị có bề dày lịch sử
khá lâu đời. Từ khi mới được thành lập, trường có tên là Trường Sĩ quan Chính
trị. Trường Đại học Chính trị đang từng bước phát triển trở thành ngôi trường
quân đội kiểu mẫu ừong cả nước .
Ngày 30/4/1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất,
nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc đã đặt ra yêu càu xây dựng quân đội Nhân
dân cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, từng bước phát triển theo hướng hiện đại.
Ngày 14/01/1976, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quyết định số 18/ QĐ -
QP thành lập Trường Sĩ quan Chính trị. Thành lập trường Sĩ quan Chính ừị có

nhiệm vụ bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ chính ừị viên đại đội cho toàn quân. Sau 5
tháng làm công tác chuẩn bị, tháng 6 năm 1976, trường Sĩ quan Chính ừị chính
thức đi vào hoạt động độc lập với tư cách là đơn vị trực thuộc của Bộ Quốc
phòng.
Tổng số cán bộ, giảng viên toàn trường là 311 đồng chí, trong đó có 96%
đã ừải qua chiến đấu. Đội ngũ cán bộ, giảng viên đều là những sĩ quan, quân
nhân chuyên nghiệp ưu tú, có phẩm chất tốt, có năng lực hoàn thành mọi nhiệm
vụ được giao. Khối học viên gồm 4 tiểu đoàn được tiếp nhận từ Học viện Chính
trị đào tạo theo chương trình 3 năm.
Theo Quyết định số 104/ QĐ - TM ngày 10/05/1976 của Bộ Tổng tham
8
mưu, vị trí đóng quân của trường là doanh trại Lữ đoàn 249 công binh trong
Thành cổ Bắc Ninh. Thành cổ Bắc Ninh nằm ở trung tâm thị xã Bắc Ninh, với
diện tích khoảng 540.000m
2
được xây dựng từ năm 1805 - thời vua Gia Long,
nay thuộc phường Vệ An, thành phố Bắc Ninh. Trong quá trình di chuyển trường
về địa điểm mới, mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng với lòng quyết tâm vượt
lên, cán bộ công nhân viên cùng các học viên luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
được giao.
Trước sự phát triển của nhiệm vụ, ngày 03/10/1978, Ban Bí thư Trung
ương Đảng ra quyết định số 28/ QĐ - TW xác định trường Sĩ quan Chính tri là
Trường Đảng tập trung trong quân đội nằm trong hệ thống đại học Mác - Lênin.
Ngày 14/01/1980, nhân dịp kỉ niệm lần thứ 4 được thành lập, Trường được Nhà
nước tặng thưởng Huân chương Quân công hạng Nhất. Tổng kết sau gần 4 năm
hoạt động, Nhà trường đã đào tạo, bồi dưỡng 32 khóa với số lượng là 6.200 học
viên.
Ngày 16/12/1981, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 418 - QP đổi tên
Trường Sĩ quan Chính trị thảnh Trường Sĩ quan Chính trị - Quân sự trực thuộc
Bộ Quốc phòng kể từ ngày 01/01/1982.

Trong suốt hai mươi năm xây dựng, chiến đấu và trưởng thành (1976-
1995) Trường Sĩ quan Chính ừị - Quân sự đã đoàn kết, nỗ lực cố gắng để hoàn
thành tốt nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước, Quân đội giao phó. Trường vinh dự
được Nhà nước và Quân đội trao tặng nhiều phàn thưởng cao quý như: Huân
chương Quân công hạng Nhất, hạng Nhì; Huân chương chiến công hạng Hai và
nhiều giấy khen, bằng khen, cờ thi đua, Sau hai mươi năm hoạt động với nhiều
thành tích chiến đấu, tháng 11/1995, Trường Sĩ quan Chính ừị
- Quân sự họp nhất với Học viện Chính ừị - Quân sự theo quyết định số 867
ngày 08/08/1995 của Bộ Quốc phòng.
Trải qua hơn 12 năm trong đội hình Học viện Chính trị - Quân sự, ngày 22
tháng 5 năm 2008, Trường tách ra hoạt động riêng, lấy tên là trường Sĩ quan
Chính trị. Một nhà trường vừa mới tái thành lập sẽ không ừánh khỏi những khó
9
khăn ở mọi phương diện. Tuy nhiên, với tinh thần ừách nhiệm cao, dám nghĩ,
dám làm, với tác phong và tính quyết đoán, Nhà trường đã nhanh chóng nâng cao
được chất lượng dạy và học. Từ năm 2008 - 2009, Nhà trường có 100% học viên
đạt yêu cầu trở lên, trong đó có nhiều học viên đạt thành tích khá, giỏi. Các
phong trào thi đua, dạy tốt học tốt, phong trào thể dục thể thao, diễn ra sôi nổi
nhằm chào mừng những ngày lễ lớn của dân tộc. Công tác hậu cần luôn luôn
được quan tâm nhằm chăm lo tới đời sống tỉnh thần cho học viên. Với thành tích
đó, Nhà trường vinh dự được Bộ trưởng Bộ Quốc phòng tặng cờ thi đua năm
2009.
Ngày 23/12/2010, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 2344/ QĐ
- TT về thảnh lập Trường Đại học Chính trị trên cơ sở nâng cấp Trường Sĩ
quan Chính trị, trực thuộc Bộ Quốc phòng. Đây là quyết định mang tính
chất quyết định về vị thế của Nhà trường trong hệ thống giáo dục và đào
tạo quân đội cũng như hệ thống giáo dục đào tạo quốc dân.
Trải qua hơn 36 năm (12/01/1976 - 14/01/2012) hoạt động. Trường Đại
học Chính trị luôn đoàn kết, tích cực, chủ động, sáng tạo khắc phục mọi khỏ
khăn, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng và Nhân dân giao phó. Nhà trường trở

thành trung tâm đào tạo cán bộ chính trị cấp phân đội, nghiên cứu khoa học xã
hội và nhân văn có uy tín trong hệ thống các học viện, nhà trường quân đội và hệ
thống giáo dục quốc dân.
1.2Lịch sử hình thành Thư viện trường Đại học Chính trị
Thư viện Trường Đại học Chính trị trực thuộc Ban Thông tin Khoa học
Quân sự (TTKHQS), trường Đại học Chính trị. Vì vậy, lịch sử hình thành Thư
viện gắn liền với sự hình thành và phát triển của Ban TTKHQS cũng như Trường
Đại học Chính trị. Với nhiều lần thay đổi tên gọi do sát nhập và tách ra hoạt động
riêng nên tên của Ban TTKHQS cũng thay đổi để phù hợp với chức năng nhiệm
vụ của mình trong từng thời kì lịch sử.
Năm 1976, sau khi Trường được thành lập thì Ban Thư viện cũng được
thành lập và hoạt động dưới sự trực thuộc quản lý của Phòng Huấn luyện Quân
1
0
sự (Phòng đào tạo).
Đến năm 1996, Ban Thư viện hoạt động dưới sự trực thuộc của Phòng
Thông tin Khoa học Công nghệ và Môi trường.
Tháng 11 năm 2008, Ban Thư viện được đổi tên thành Ban Thông tin
Khoa học Công nghệ và Môi trường.
Tháng 7 năm 2009, Ban TTKKHQS chính thức được thành lập và ừở
thành một bộ phận hoạt động độc lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trường Đại
học Chính trị.
Từ khi tái thành lập đến nay, Ban TTKHQS luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao, trở thành địa chỉ tin cậy cho cán bộ, công nhân viên tới học tập và
nghiên cứu.
Ban TTKHQS gồm có 2 bộ phận: Bộ phận Thư viện và bộ phận Thông tin.
Ngay tò những ngày đàu được thành lập, Thư viện Trường Đại học Chính trị đã
có những đóng góp to lớn ừong công tác giảng dạy và học. Không còn lạc hậu
như trước nữa, cơ sở vật chất của Thư viện không những hiện đại mà còn có
nhiều sáng kiến đổi mới, ứng dụng máy móc, trang thiết bị vào thực tế Thư viện.

Thư viện nằm tại một tòa nhà 2 tàng với khuôn viên rộng, thuộc tòa nhà
S51, nằm ở vị trí trung tâm ừong Trường Đại học Chính trị. Tầng một gồm có 2
phòng: Phòng Mượn, phòng Giáo trình. Tầng hai gồm các phòng: Phòng làm việc
của chỉ huy Ban, phòng Nghiệp vụ, phòng Đọc tổng hợp, phòng Tài liệu Mật,
phòng máy chủ, phòng đọc điện tử. Đe từng bước đáp ứng yêu cầu của người
dùng tin, cơ sở vật chất của Thư viện đã được trang bị và nâng cấp với những
trang thiết bị hiện đại như: Máy chủ, máy trạm, máy Scanner, máy in mã vạch,
máy chiếu, video Thư viện điện tử với khoảng 40 máy trạm. Ngày 23 tháng 3
năm 2009, sau khi triển khai thành công dự án Thư viện điện tử giai đoạn 1 thì
Thư viện điện tử chính thức được khai trương và đưa vào phục vụ.
Trong tháng 4 năm 2012, Thư viện được ừang bị lại hầu hết giá sách mới
tại phòng Mượn, phòng Đọc. Các giá sách mới được Thư viện bổ sung đã tạo
điều kiện hơn ừong vấn đề tổ chức và bảo quản tài liệu trong kho. Từ đó, chất
1
1
lượng phục vụ bạn đọc được thay đổi nhiều.
Nhìn chung, Thư viện trường Đại học Chính trị đang từng bước khẳng
định mình trong hệ thống thư viện nước nhà. Với sự quan tâm sâu sắc của các
cấp lãnh đạo, Thư viện đã, đang và sẽ có những bước chuyển mình tích cực, xứng
đáng là giảng đường thứ hai trong Nhà trường.
1.3Chức năng, nhiêm vu và cơ cấu tổ chức của Thư viên Đai hoc Chính
trí
07 • • • • • •
1.3.1 Chức năng
Với vai ừò là một bộ phận cung cấp cũng như cập nhật thông tin thường
xuyên, liên tục, Thư viện đảm nhiệm những chức năng riêng của mình, mang đặc
thù của một Thư viện Quân đội. Một số chức năng chính của Thư viện:
+ Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường lãnh đạo, chỉ đạo
hoạt động TT - TV ở Nhà trường.
+ Quản lý nhà nước về TT - TV cho cán bộ, giảng viên, học viên, chiến sĩ,

công nhân viên quốc phòng toàn trường.
+ Trực tiếp phục vụ TT - TV cho cán bộ , giảng viên, học viên, chiến sĩ,
công nhân viên quốc phòng toàn trường.
+ Quan hệ hợp tác với các cơ quan cùng ngành trong và ngoài quân đội để
nâng cao chất lượng hoạt động TT - TV ở Nhà trường.
+ Tổ chức khai thác và phục vụ chung vốn tài liệu nhằm truyền bá tri thức,
cung cấp thông tin, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập giải trí của cán
bộ, chiến sĩ trong quân đội.
1.3.2 Nhiệm vụ
Được coi như là giảng đường thứ hai ừong Nhà trường đồng nghĩa với việc
Thư viện phải thực hiện những nhiệm vụ mang tính sát thực, cụ thể, hiệu quả đối
với sự nghiệp dạy và học. Nhiệm vụ xuyên suốt và cơ bản của Thư viện gồm:
> Tham mưu cho Đảng ủy , Ban giám hiệu Nhà trường xây dựng quy hoạch,
kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của Thư viện, tổ chức điều phối
1
2
toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, Thư viện trong trường.
> Khai thác, bổ sung phát triển nguồn lực thông tin đáp ứng nhu cầu giáo dục
- đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường, thu thập các tài liệu do
Nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm
thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của cán bộ,
giảng viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các
loại tài liệu khác của Nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, tặng, tài liệu trao đổi
giữa các thư viện.
> Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu
quả nguồn tài liệu, các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện thông qua
các hình thức phục vụ của thư viện theo quy định.
> Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công
nghệ thông tin vào công tác thư viện.
> Xây dựng kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ,

tin học cho cán bộ, nhân viên thư viện để phát triển nguồn nhân lực có
chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Thông tin - Thư viện.
> Tổ chức quản lý cán bộ, nhân viên và tài sản theo phân cấp; bảo quản,
kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của
Thư viện; tiến hành thanh lọc các loại sách, tài liệu không còn giá trị về
nội dung theo quy định.
> Thực hiện báo cáo tình ừạng hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi
có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền.
> Xử lý, biên tập, tích hợp thông tin tư liệu, xây dựng ngân hàng CSDL.
> Tổng thuật, lược thuật tài liệu, tư liệu.
1.3.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
Ban Thông tin Khoa học Quân sự bao gồm 2 bộ phận: Bộ phận thư viện và
Bộ phận thông tin:
Bộ phận thư viện:
1
3
- Lãnh đạo chỉ huy: 1 Trưởng ban
- Phòng đọc tổng họp (hơn 50 chỗ ngồi dành cho NDT)
- Phòng mượn giáo trình
- Phòng mượn tài liệu mật
- Phòng mượn tài liệu tham khảo Bộ
phận Thông tin có:
- Phòng đọc điện tử và Internet (52 máy tính)
1
4
• Phòng chỉ
huy:
Là phòng chịu ừách nhiệm quản lý bộ phận thư viện và bộ phận thông tin, chỉ
đạo toàn bộ hoạt động của thư viện, xây dựng cũng như đề xuất phương
hướng hoạt động cho thư viện.

• Phòng nghiệp vụ:
Là phòng có vị trí quan trọng ừong công tác chuyên môn nghiệp vụ. Các tài
liệu khi bổ sung về đều được đưa đến phòng nghiệp vụ để thực hiện các công tác
xử lý: Vào sổ đăng kí tổng quát, mô tả, phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ
đề, tóm tắt, Tất cả các khâu nghiệp vụ đều được thực hiện ừên máy tính dưới sự
hỗ ừợ của phần mềm tích hợp Ilib. Sau khi hoàn thành tất cả các khâu xử lý sách
tại phòng nghiệp vụ, tài liệu sẽ được cấp phát cho các phòng quản lý và phục vụ
bạn đọc.
• Phòng mượn:
Phòng mượn quản lý tổng họp về sách với nhiều dạng tài liệu như: Sách về
nghiên cứu khoa học quân sự, triết học, văn học nghệ thuật, và các dạng tài
liệu tham khảo, số lượng tài liệu tại phòng Mượn chiếm nhiều nhất nhằm phục
vụ cho bạn đọc mượn về nhà nghiên cứu.
1
5
- Phòng máy chủ và quản tri mạng
Sơ đồ phòng ban Thư viện trường Đại học Chính trị:
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong thư viện:
Quy định mượn - ừả tại phòng Mượn khá linh động, cán bộ thư viện luôn tạo
điều kiện tối đa cho bạn đọc ừong quá trình mượn - ừả tài liệu để nghiên cứu, học
tập.
• Phòng Giáo trình:
Là nơi phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ giáo dục và đào tạo và nghiên cứu khoa
học của nhà trường. Phòng giáo trình hiện quản lý và phục vụ hơn 525 loại giáo
trình, giáo trình với số lượng khoảng 53.000 bản sách, trên 200 đầu sách tham
khảo. Để phù hợp với tính chất phục vụ và đặc điểm của các loại hình tài liệu
trong kho, tủ mục lục của phòng được tổ chức đơn giản, tiện sử dụng.
• Phòng Tài liệu Mật:
Là nơi lưu giữ nhiều tài liệu quân sự có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong lĩnh
vực an ninh quốc phòng, chính trị quân sự. Các tài liệu chủ yếu là các bí mật

quân sự hay các tài liệu chỉ lưu hành nội bộ. Vì vậy, những tài liệu này khi mượn
ừả phải tuân theo những quy định rất nghiêm ngặt mà Nhà trường đề ra.
• Phòng Đọc: gồm phòng Đọc tổng họp và phòng Đọc điện tử.
- Phòng Đọc tổng hợp: phục vụ bạn đọc tại chỗ, là nơi có vốn tài liệu phong
phú và đa dạng nhất. Đặc biệt còn có những loại sách, báo và tạp chí được
lưu giữ từ những năm 1951, có những loại được đóng bìa cứng nhằm bảo
quản và sử dụng lâu dài như: Báo nhân dân, Báo Quân đội nhân dân, Tạp
chí cộng sản, Tạp chí Quốc phòng toàn dân, Sách tại phòng Đọc chủ
yếu là các tài liệu quân sự, lịch sử, công tác Đảng, công tác chính trị.
Ngoài ra còn có các sách triết học, y học, văn hóa, thể dục thể thao, Khổ
sách rất đa dạng, ngoài khổ sách vừa, còn có những khổ sách lớn trên
24cm. Lưu giữ tại phòng Đọc còn có những tài liệu trưng bày rất có giá ừị
lịch sử, nhất là sách kỉnh điển của các nhà lãnh tụ lớn như: C.Mác,
Ph.Ăngghen, Lênin, Hồ Chí Minh,
- Phòng Đọc điện tử: được tổ chức theo kiểu kho mở để phục vụ cho công
tác học tập và nghiên cứu của cán bộ học viên trong nhà trường. Ngoài ra,
1
6
với trang thiết bị nghe nhìn, người dùng tin có thể yêu cầu và được phục
vụ các loại băng ghi âm, ghi hình, đĩa CD - ROM do cơ quan thông tin thu
thập được. Người dùng tin tại phòng Đọc điện tử thường tra cứu tin qua
kho tài liệu ừa cứu. Do được tổ chức theo kiểu kho mở nên người dùng tin
ít sử dụng hệ thống mục lục mà thường tự tìm tài liệu hoặc hỏi thủ thư.
Đôi ngũ cán bô:
Hiện tại đội ngũ cán bộ của thư viện gồm 14 người ừong đó: 1 Trưởng ban
thư viện còn lại là 13 cán bộ, công nhân viên được chia ở các phòng (2 phòng
đọc, 1 phòng tài liệu mật, 3 phòng mượn, 1 phòng giáo trình, 2 phòng Internet).
Đa số các cán bộ ở đây đều tốt nghiệp ngành TT - TV nên nắm bắt và vận
dụng kịp thời kiến thức của ngành. Bên cạnh đó lãnh đạo thư viện cũng luôn quan
tâm đến việc bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ thư viện (mở các lớp và

mời giảng viên thuộc chuyên ngành TT - TV về giảng dạy, cho cán bộ ra các
trung tâm thông tin hoặc các cơ quan về thư viện học ).
1.4Vốn tài liệu
Cùng với sự phát triển của hoạt động TT - TV, nguồn tin tại Thư viện đã
không ngừng được bổ sung, đáp ứng yêu càu, nhiệm vụ trong từng giai đoạn khác
nhau của Thư viện. Hiện nay, nguồn tin tại Thư viện có hai dạng cơ bản là:
Nguồn tài liệu in ấn và nguồn tài liệu điện tử.
Nguồn tài liệu ỉn ấn:
Tài liệu in ấn vẫn là nguồn tin chủ yếu ừong trường, gồm các loại sách,
báo, tạp chí, luận văn, luận án, các công trình nghiên cứu khoa học, các sản phẩm
thông tin, tài liệu về các ngành khoa học xã hội, khoa học quân sự, ngoại ngữ tin
học, tác phẩm văn học, tài liệu phục vụ các lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội, văn
hóa tinh thần
Tính đến nay tổng số tài liệu in ấn có trong thư viện là hơn 20.000 tên sách
tương ứng với 100.000 bản sách và hơn 100 loại báo, tạp chí. Hiện nay, số lượng
tài liệu phục vụ cho các môn học đang chiếm một khối lượng lớn. Đặc biệt là các
1
7
môn học như: Chính trị Mác - Lênin, lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam, tư tưởng
Hồ Chí Minh, tâm lý học, sư phạm quân sự, Chủ nghĩa xã hội khoa học
Riêng về nguồn tài liệu in ấn thì chủ yếu là các tài liệu về quân sự, về công
tác chính trị, công tác tư tưởng, nhằm phục vụ cho quá trình học tập và giảng dạy
của cán bộ, công nhân viên và học viên trong trường, vấn đề bổ sung tài liệu in ấn
tại Thư viện mang nét đặc thù riêng. Tài liệu được bổ sung theo 2 nguồn: Tự bổ
sung và ở trên cấp. Nguồn tài liệu bổ sung được trích theo kinh phí và yêu cầu bổ
sung thực tế. Nguồn tài liệu trên cấp chủ yếu là từ Thư viện Quân đội và Tổng
Cục Chính trị, có nhiều tài liệu mật phục vụ cho việc nghiên cứu chính trị.
Theo số liệu gàn đây, sách giáo khoa, giáo trình trong Thư viện hiện có:
525 tên sách ứng với 53.000 bản sách và trên 200 đầu sách tham khảo. Ngoài ra,
Thư viện còn có một số lượng đáng kể các sách báo giải trí, văn hóa văn nghệ,

thể dục thể thao,
Đe đáp ứng kịp thời nhu cầu của bạn đọc, Nhà trường có tiến hành biên
soạn sách phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập, giảng dạy của công nhân
viên trong trường.
Nguồn tài liệu in ấn của Thư viện có rất nhiều tài liệu có giá trị, đó là
những tài liệu đã được xuất bản từ lâu hoặc những bản chép tay có giá trị lịch sử.
Nguồn tài liệu này chính là tài sản quý giá của Thư viện.
Nguồn tài liệu điện tử:
Cùng với nguồn tài liệu in ấn, nguồn tài liệu điện tử cũng giữ một vị trí
quan trọng, góp phần làm phong phú nguồn tin cũng như bộ máy tra cứu của Thư
viện.
Với sự ứng dụng của CNTT vào quản lý hoạt động TT - TV, dạng tài liệu
điện tử đang được quan tâm và ngày càng phát triển. Việc tiếp cận nguồn tài liệu
được mở rộng nhờ nhiều nguồn thông tin hỗ ừợ khác nhau. Tài liệu điện tử của
Thư viện hiện nay có thể được chia thảnh hai nhóm chính:
- Các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục và toàn văn, tư liệu
1
8
- Các CD - ROM (đĩa hình, đĩa ghi âm)
Tổng số tài liệu điện tử bao gồm:
- CD - ROM: hơn 600 đĩa
- CSDL thư mục: 24.000 biểu ghi thư mục
- Tài liệu số hóa: 576 tên sách (tương đương 208.568 trang tài liệu)
Với việc tiếp nhận dự án Thư viện số dùng chung ừong Bộ Quốc
phòng, hiện nay Nhà trường đã số hóa được gần 208.568 trang tài liệu gồm: Kinh
điển C.Mác - Ph.Ăngghen toàn tập, luận văn luận án, công trình khoa học, giáo
trình giáo khoa
Nguồn tài liệu điện tử có nhiều băng video do trung tâm Công Nghệ Môi
Trường - Bộ Quốc phòng sản xuất, phản ánh nhiều nội dung về tình hình chính
trị, an ninh trật tự thế giới và khu vực, đặc biệt là các tài liệu về các cuộc xung

đột vũ trang, chiến tranh bạo loạn, Nguồn tài liệu điện tử về khoa học xã hội
nhân văn quân sự được sự quan tâm xây dựng ngay tại trường. Đây được xác
định là nguồn tài liệu nội lực cơ bản và có thể đáp ứng tốt các nhu cầu tin của bạn
đọc tại trường và trong toàn quân.
1.5Đăc điểm NDT và nhu cầu tin
Thư viện có chức năng nâng cao tinh thần cho cán bộ, học viên trong
trường. Thư viện đã mở rộng đối tượng phục vụ. số lượng bạn đọc đến thư viện
tăng nhanh chóng với đầy đủ thành phần bạn đọc bao gồm: sĩ quan, quân nhân
chuyên nghiệp, công nhân viên quốc phòng, chiến sĩ các đơn vị, học viên, cán bộ
giảng dạy
Tùy vào trình độ của từng người dùng tin tại trường mà có thể chia ra các
nhóm đối tượng phục vụ khác nhau:
Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo quản lý
NDT thuộc nhóm này bao gồm thủ trưởng, những người làm công tác lãnh
đạo, quản lý, chỉ huy các cấp ở các ban Thông tin họ cần để ra quyết định, chỉ
đạo điều hành công việc. Nhóm này chiếm tỉ lệ không lớn (chiếm 8%) song lại có
1
9
vai trò hết sức quan trọng vì họ là những người tổ chức thực hiện kế hoạch
nghiên cứu của cơ quan, góp phần đưa ra những kiến nghị và những cứ liệu khoa
học nhằm góp phần hoạch định các chính sách Đe đảm đương được nhiệm vụ
này, nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý càn cung cấp những thông
tin đầy đủ chính xác và kịp thời. Ngoài những thông tin chuyên sâu về chuyên
ngành, họ còn càn những thông tin tổng hợp thuộc nhiều lĩnh vực như: thông tin
về các hệ thống văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước về quản lý khoa học; thông tin về chiến lược phát triển kinh tế
- xã hội, diễn biến về chính trị, chính sách ngoại giao Phương pháp phục vụ cho
NDT thuộc nhóm này là cung cấp đến từng cá nhân các thư mục chọn lọc và ấn
phẩm thông tin, thông tin có tính định hướng, giá trị cao, đảm bảo tính kịp thời
khách quan.

Nhóm 2: Nhóm NDT là nhóm những người làm công tác nghiên cứu,
giảng dạy.
Nhóm này chiếm 20,0%, gồm những cán bộ nghiên cứu, những người
tham gia các đề tài nghiên cứu ở cấp Nhà nước, cấp Bộ đến cấp cơ sở Công
việc nghiên cứu, giảng dạy cũng như các đề tài, dự án đòi hỏi các nhà khoa học
phải chủ động tìm tòi thông tin cần thiết, cập nhật tại các thư viện. Vì thế họ cần
nhiều thời gian để đọc tài liệu. Họ thường quan tâm đến những tài liệu chuyên
sâu về một chuyên ngành khoa học nào đó ở diện hẹp nhưng có giá trị nghiên cứu
thực sự, các phương pháp luận mới
Dạng tài liệu “xám” được đa số người dùng tin ở nhóm này quan tâm, các
công trình nghiên cứu, báo cáo khoa học thông tin chuyên đề, các hội thảo khoa
học. Họ thường sử dụng chủ yếu là sách, tạp chí, tư liệu, các thông tin chuyên đề,
tài liệu dịch, thông tin trên Internet Các tài liệu này giúp họ nắm bắt được tình
hình nghiên cứu trong, ngoài nước và lựa chọn, khai thác thông tin nhanh chóng
và thuận tiện.
Nhóm 3: Nhóm học viên
2
0
Đây là lực lượng bạn đọc đông đảo nhất chiếm 72%. NDT thuộc nhóm này
cần thông tin và tài liệu phục vụ cho việc học tập và làm luận văn tốt nghiệp.
Thông tin họ cần thường là thông tin mang tính chất rộng và không quá chuyên
sâu, đó là những kiến thức khái quát về các ngành khoa học. Họ quan tâm đến tài
liệu mới và tài liệu hồi cố. Nhu càu tin của nhóm đối tượng này đa dạng, tài liệu
giải trí, thơ, tiểu thuyết Do chưa quen với việc sử dụng thư viện nên họ thường
bỡ ngỡ trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin. Vì thế, cán bộ thư viện cần chú
ý hướng dẫn họ về vốn sách và các nguồn lực thông tin của thư viện, cách sử
dụng hệ thống mục lục thư viện các tài liệu tra cứu và phương pháp tìm tin ừên
máy tính
CHƯƠNG 2 HIỆN TRẠNG Bộ MÁY TRA cứu TIN TẠI THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ

2.1Tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin
2.1.1 Định nghĩa bộ máy tra cứu thông tin
Bộ máy ừa cứu thông tin (Re&ence appratus) là tập hợp các công cụ và
phương tiện cho phép tìm, cung cấp các tài liệu thông tin dữ kiện phù hợp với
diện đề tài bao quát của kho tra cứu tin [4].
Bộ máy tra cứu thông tin là càu nối giữa người dùng tin và cán bộ thông
tin với vốn tài liệu. Bộ máy tra cứu tin giúp người dùng tin có thể tìm được tài
liệu mình cần một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác, thỏa mãn nhu cầu tin
của họ.
* Đối với cán bộ thư viện: Bộ máy tra cứu giúp cho cán bộ thư viện thực
hiện được nhiều khâu quan trọng trong cơ quan thông tin thư viện.
+ Kiểm soát được vốn tài liệu và nguồn lực thông tin mà thư viện có.
+ Có công cụ, điểm truy nhập để khai thác, ừa cứu thông tin, đáp ứng nhu
cầu của bạn đọc.
+ Cơ sở giúp cán bộ thư viện định hướng trong công tác bổ sung, kiểm kê,
tổ chức triển lãm và trưng bày giới thiệu sách, biên soạn các bản thư mục Biết
được tình trạng kho để hồi cố, tu sửa phục chế tài liệu.
2
1
* Đối với người dùng tin:
- Bộ máy tra cứu tin giúp người dùng tin có thể tiếp cận, tra cứu khai thác
các nguồn lực thông tin của thư viện một cách hiệu quả nhất:
+ Bộ máy tra cứu tin tạo điều kiện tra tìm tài liệu và thông tin theo yêu cầu
với những dấu hiệu khác nhau.
+ Giúp người dùng tin nắm được những đặc trưng về vốn tài liệu, những
thông tin cụ thể về tài liệu.
+ Với kho đóng, người dùng tin không được trực tiếp tiếp cận với giá sách,
bộ máy tra cứu tin cung cấp cho người dùng tin những tấm gương phản ánh vốn
tài liệu trong thư viện và bên ngoài.
+ Bộ máy ừa cứu tin có chức năng là tập hợp tài liệu theo tiêu chí nhất định

giúp cho người dùng tin ưa tìm, chọn lọc và thu thập những tài liệu nhằm đáp ứng
nhu cầu sử dụng thông tin của người dùng tin.
+ Giúp người dùng tin đọc sách và sử dụng thư viện có hiệu quả hơn.
Bộ máy tra cứu tin không thể thiếu ở bất kỳ một cơ quan thông tin thư viện
nào. Tất cả các loại hình thư viện (thư viện lớn, nhỏ, thư viện cấp tỉnh, huyện, thị
xã ). Nếu hoàn thiện bộ máy ừa cứu tin sẽ đem lại được hiệu quả hơn, đáp ứng
nhu càu đa dạng của bạn đọc. Đây là nguồn tri thức vô tận, là chìa khóa vạn năng
giúp bạn đọc thỏa sức tìm kiếm mở cánh cửa tri thức của nhân loại.
2.1.2 Vai trò, tác dụng và chức năng của bộ máy tra cứu tin
Hiện nay trong hoàn cảnh thế giới đang bùng nổ thông tin, số lượng thông
tin ngày càng trở nên phong phú, kéo theo đó là số lượng ngày càng tăng nhanh
chóng. Nếu bộ máy tra cứu thông tin không hoàn chỉnh thì không thể phát huy hết
tác dụng của tài liệu và việc kiểm soát tài liệu của cán bộ cũng ừở nên khó khăn
hơn.
Như chúng ta đã biết, tất cả những hoạt động của thư viện đều nhằm mục
đích phục vụ bạn đọc. Xây dựng bộ máy tra cứu thông tin cũng trong mục đích
đó. Và vai trò chính của bộ máy ưa cứu tin được thể hiện:
- Là phương tiện tìm kiếm tài liệu của bạn đọc vì bộ máy ưa cứu thông tin
2
2
với các thành phần của nó là phản ánh tất cả các tài liệu của thư viện cũng
như ngoài thư viện như: hệ thống mục lục truyền thống, CSDL tích hợp
đều phục vụ cho mục đích cuối cùng là phục vụ bạn đọc có hiệu quả nhất.
- Là chìa khóa hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ tiếp
cận kho tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất, từ đó bạn đọc có thể tra cứu
được thông tin mà họ cần.
- Đảm bảo thông tin cho người dùng một cách hiệu quả và chính xác. Không
chỉ có vai trò đối với bạn đọc mà đối với cán bộ thư viện bộ máy tra cứu
thông tin cũng có vai trò to lớn.
2

3
- Là cơ sở cho tất cả các hoạt động của thư viện: bổ sung tài liệu, xử lý
thông tin, phục vụ bạn đọc
- Bộ máy tra cứu thông tin là cơ sở để khảo sát, học tập về phương pháp
công tác thư viện khoa học của cán bộ thư viện.
Như vậy, bộ máy ừa cứu thông tin có vai ừò rất quan ừọng và to lớn
không những có ảnh hưởng và vai ừò đối với bạn đọc mà nó còn thể hiện vai
trò đối với cán bộ thư viện.
Đối với bộ máy ừa cứu thông tin tại Thư viện trường Đại học Chính trị
đó là sự kết hợp liên kết bộ máy ưa cứu thông tin truyền thống và hiện đại. Hai
bộ máy tra cứu cùng tồn tại và cùng hỗ ừợ giúp thư viện thực hiện tốt chức
năng nhiệm vụ của mình. Bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện trường Đại học
Chính ừị được thể hiện thông qua sơ đồ sau:
2
4
Chính tri
2.2.1 Hệ thống mục lục
2.2 Bô máy tra cứu thông tín truyền thống tai Thư viên trường Đai hoc
■ */ о V о а • о V ■
2
5