Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại thư viện tỉnh yên bái

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN




ĐÀO THỊ BÍCH PHƢỢNG





TÌM HIỂU CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI



KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin




HÀ NỘI, 2014


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐÀO THỊ BÍCH PHƢỢNG




TÌM HIỂU CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin


Ngƣời hƣớng dẫn khoa học
THS. NGUYỄN THỊ HẠNH





HÀ NỘI, 2014

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thạc sĩ
Nguyễn Thị Hạnh trong suốt thời gian vừa qua đã nhiệt tình chỉ dạy, giúp đỡ
để em có thể hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ các thầy cô trong khoa CNTT của

Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã dạy dỗ và giúp đỡ em trong suốt 4 năm
học tập và nghiên cứu hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Qua đây em cũng xin
gửi lời cảm ơn tới đội ngũ ban lãnh đạo cùng các cán bộ thư viện công tác tại
Thư viện tỉnh Yên Bái đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành bản khóa
luận này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể bạn bè, người thân,
gia đình những người đã luôn bên cạnh em, cổ vũ tinh thần lớn lao và đã ủng
hộ em trong suốt thời gian qua.
Do trình độ hạn chế nên trong quá trình làm khóa luận khó tránh khỏi
những thiếu sót, em rất mong nhậ n đượ c sự chỉ bảo thêm của thầy cô, để giúp
em hoàn thành và đạt kết quả tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2014
Sinh viên


Đào Thị Bích Phượng





LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận này được hoàn thành bởi sự cố gắng và nỗ
lực của bản thân cùng với sự hướng dẫn tận tình của Th.S Nguyễn Thị Hạnh
cùng toàn thể bạn bè và các thầy cô trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2.
Em xin cam đoan khóa luận này không trùng với bất cứ đề tài nào khác.
Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2014
Sinh viên


Đào Thị Bích Phượng















BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT
NGHĨA CỦA TỪ VIẾT TẮT
CSDL
Cơ sở dữ liệu
DDC
Dewey Decimal Classification
NDT
Người dùng tin

LAN
Local Area Network



















MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Tình hình nghiên cứu 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3
5. Phương pháp nghiên cứu 3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 4

7. Cấu trúc của bài khóa luận 4
Chƣơng 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI
THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI 5
1.1 Công tác phân loại tài liệu 5
1.1.1 Định nghĩa 5
1.1.2 Các giai đoạn của quy trình phân loại tài liệu 6
1.1.3. Các yêu cầu đặt ra trong công tác phân loại tài liệu 7
1.2. Khái quát về thư viện tỉnh Yên Bái 10
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển 10
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ 12
1.2.3. Cơ cấu tổ chức 13
1.2.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 15
1.2.5. Nguồn lực thông tin 16
1.2.6. Người dùng tin và nhu cầu tin 18
1.3 Vai trò của phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái 20
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI
THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI 22
2.1 Lựa chọn khung phân loại 22

2.2. Thực trạng công tác phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC ấn bản
rút gọn 14 tại thư viện tỉnh Yên Bái. 24
2.2.1. Công tác chuẩn bị và kế hoạch triển khai 24
2.2.2 Tổ chức và phân công công việc. 26
2.2.3 Quá trình áp dụng 27
2.2.4 Chất lượng của công tác phân loại tài liệu. 37
2.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng phân loại tài liệu 39
2.3.1. Nhân lực 39
2.3.2. Tổ chức công việc 40
2.3.3. Các công cụ ngôn ngữ 40
2.3.4. Phương tiện kỹ thuật 41

Chƣơng 3. NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 42
3.1 Nhận xét 42
3.1.1 Ưu điểm 42
3.1.2 Nhược điểm 43
3.1.3 Nguyên nhân 44
3.2 Khuyến nghị 46
3.2.1 Nâng cao năng lực của cán bộ phân loại 46
3.2.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 48
3.2.3 Bố trí tổ chức công việc hợp lý hơn 49
3.2.4. Tăng nguồn kinh phí 50
3.2.5. Tăng cường trao đổi kinh nghiệm với các thư viện khác 51
KẾT LUẬN 52
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54
PHỤ LỤC

1

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta thấy phân loại tài liệu là một công việc quan trọng, là một
khâu quan trọng trong xử lý tài liệu được áp dụng trong hầu hết các cơ quan
thông tin thư viện, nó giúp cho việc quản trị các nguồn tin theo nội dung,
nhằm mục đích kiểm soát thư mục, tổ chức mục lục phân loại trong bộ máy
tra cứu thông tin, xây dựng các cơ sở dữ liệu và tổ chức kho mở, thông qua
thao tác này thông tin được biến đổi về dạng thức dễ kiểm soát, giúp lưu trữ
và tìm kiếm các nguồn tin với hiệu quả cao, đồng thời thông tin được biến đổi
về dạng thức dễ sử dụng và gia tăng giá trị. Vì vậy việc xử lý nội dung tài liệu
nói chung và việc phân loại tài liệu nói riêng là một yếu tố đóng vai trò quan
trọng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của một cơ quan

thông tin thư viện.
Thư viện tỉnh Yên Bái là cơ quan hành chính sự nghiệp trực thuộc Sở
Văn hóa, Thể thao và Du Lịch tỉnh Yên Bái, là thành viên của Liên hiệp thư
viện các tỉnh miền núi phía Bắc và nằm trong hệ thống thư viện công cộng
của cả nước, là một thư viện khoa học tổng hợp. Thư viện phục vụ đông đảo
nhu cầu của bạn đọc, đủ mọi ngành nghề, lứa tuổi. Hoạt động với mục tiêu
chính là đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của mọi bạn đọc vì thế có vai trò
đặc biệt quan trọng trong sự phát triển xã hội. Để thực hiện mục tiêu đó thì
công tác phân loại tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp
thông tin cho bạn đọc một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Ngoài những yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển một thư viện
không ngừng lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng như nội dung kho tài
liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các hoạt động xử lý nội dung tài liệu có một ý
nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa to lớn của
công tác phân loại tài liệu trong thư viện cùng với mong muốn đi sâu nghiên
2

cứu công tác phân loại tài liệu tại các thư viện công cộng, cụ thể là tại Thư
viện tỉnh Yên Bái nên em đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu
tại Thư viện tỉnh Yên Bái ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Phân loại tài liệu là một khâu quan trọng trong công tác xử lý nội dung
tài liệu, đòi hỏi người cán bộ thư viện phải nắm chắc kiến thức chuyên môn,
sử dụng thành thạo khung phân loại và các công cụ hỗ trợ cho việc phân loại
tài liệu. Trong những năm qua đã có nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu
như:
- Vũ Thị Lƣơng (2009), Tìm hiểu công tác phân loại tại một số trường
đại học trên địa bàn Hà Nội.
- Nguyễn Thị Lan Hƣơng, Nghiên cứu áp dụng khung phân loại DDC
ấn bản rút gọn 14 tiếng việt tại thư viện quốc gia Việt Nam.

- Nguyễn Thị Huyền (2013), Tìm hiểu việc ứng dụng khung phân loại
DDC vào công tác phân loại tài liệu tại thư viện trường Đại Học Sư Phạm Hà
Nội 2.
- Nghiêm Thị Kim Lƣơng (2002), Tìm hiểu công tác phân loại và tổ
chức hệ thống mục lục tại thư viện trường Đại Học Luật.
- Nguyễn Thị Ngà (2004), Tìm hiểu công tác phân loại sách tại Trung
tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.
Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ phản ánh về công
tác phân loại tài liệu tại các địa điểm cụ thể với những đặc điểm riêng biệt.
Trên thực tế, tại Thư viện tỉnh Yên Bái, chưa có nhà nghiên cứu nào trực
tiếp tìm hiểu về công tác phân loại tài liệu tại thư viện. Vì vậy, đề tài “Tìm
hiểu công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tinh Yên Bái” là một đề tài hoàn
toàn mới và có tính cấp thiết trong hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện
tỉnh Yên Bái.
3

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh
Yên Bái.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu trong phạm vi Thư viện tỉnh Yên Bái, trong giai đoạn từ
năm 2008 đến nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1 Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu kể từ khi thư viện áp dụng khung
phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 tại Thư viện tỉnh Yên Bái, nhằm tìm ra
những ưu điểm và hạn chế trong quá trình phân loại tài liệu.
Đưa ra các phương hướng, giải pháp khắc phục những hạn chế nhằm
giúp thư viện phục vụ người dùng tin một cách tốt hơn.

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu việc ứng dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 vào
công tác phân loại tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái từ năm 2008.
- Phân tích ưu điểm và hạn chế khi sử dụng khung phân loại DDC.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng của công
tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp luận
Đề tài nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng của
chủ nghĩa Mác- Lênin trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường
lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển các hoạt động
của thư viện công cộng.
4

5.2 Phương pháp cụ thể
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu
- Phương pháp phỏng vấn
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
6.1 Ý nghĩa lý luận
Góp phần hoàn thiện lý luận về công tác xử lý nội dung tài liệu trong
hoạt động thông tin thư viện nói chung và trong công tác phân loại tại thư
viện tỉnh Yên Bái nói riêng.
6.2 Ý nghĩa thực tiễn
Trên cơ sở phân tích thực tiễn công tác phân loại tài liệu, đánh giá tìm
ra nguyên nhân của những yếu điểm trong công tác phân loại tài liệu và đưa
ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phân loại tài liệu tại thư viện
tỉnh Yên Bái.
Là tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy và học tập cho các trường cao

đẳng và đại học.
7. Cấu trúc của bài khóa luận
Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu, tham khảo, nội
dung khóa luận được chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái.
Chương 2: Thực trạng công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái.
Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá và khuyến nghị về công tác phân loại tài
liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái.


5

Chƣơng 1
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI

1.1 Công tác phân loại tài liệu
1.1.1 Định nghĩa
Như chúng ta đã thấy thuật ngữ phân loại tài liệu không chỉ được sử
dụng trong lĩnh vực thông tin thư viện mà còn được sử dụng rộng rãi trong
đời sống xã hội và trong nhiều ngành khoa học khác. Phân loại được hiểu theo
nghĩa rộng là việc sắp xếp, tổ chức các sự vật hiện tượng và toàn bộ tri thức
hoặc thông tin theo một trật tự có hệ thống. Trong hệ thống các thư viện và cơ
quan thông tin việc phân chia tài liệu theo hình thức, khổ cỡ của tài liệu được
gọi là phân loại nhân tạo và việc phân chia tài liệu theo nội dung được gọi là
phân loại tự nhiên. Vậy phân loại tài liệu là gì?
Phân loại tài liệu là phân loại xuất bản phẩm, sách báo và các dạng tài
liệu khác, trên thực tế phân loại tài liệu là một quá trình phân tích xử lý nội
dung tài liệu, dùng các kí hiệu phân loại để mô tả nội dung tài liệu với mục
đích xếp giá và tổ chức mục lục phân loại. Phân loại tài liệu hiểu theo nghĩa

rộng hơn nó không chỉ phục vụ cho thư viện mà còn cho các lĩnh vực khác
liên quan như các công việc lưu trữ, bảo tàng, phát hành, xuất bản, triển lãm
sách báo
Quá trình phân loại tài liệu được bắt đầu từ việc đọc nhan đề của tài
liệu và kết thúc bằng việc ghi các kí hiệu phân loại lên trang tên sách, phiếu
mô tả hoặc điền vào trường kí hiệu phân loại trong các biểu ghi thư mục của
một cơ sở dữ liệu. Các tài liệu được nhập về thư viện qua khâu phân loại tài
liệu chính là đã được mã hóa về mặt nội dung, những kí hiệu phân loại lúc
này được thay mặt cho các tài liệu phản ánh nội dung chính của tài liệu theo
6

một bảng phân loại, có thể nói phân loại tà liệu đã cung cấp các điểm truy cập
theo môn ngành tri thức giúp bạn đọc tìm được tài liệu phù hợp với yêu cầu
tin của mình, công tác phân loại tài liệu còn là cơ sở cho các hoạt động khác
như bổ sung, biên soạn thư mục, tổ chức kho, phục vụ bạn đọc tra cứu.
1.1.2 Các giai đoạn của quy trình phân loại tài liệu
Quy trình phân loại tài liệu gồm 3 giai đoạn sau:
- Phân tích và xác định nội dung tài liệu.
- Xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại.
- Định ký hiệu phân loại cho tài liệu, ghi ký hiệu phân loại vào tài liệu,
phiếu mô tả hay biểu mẫu nhập tin.
Về cơ bản, quy trình phân loại tài liệu bao gồm 3 bước trên. Tuy nhiên
trong thực tiễn của quá trình phân loại của từng cơ quan, quy trình đó có thể
được cán bộ của các cơ quan cải biến cho phù hợp với tình hình thực tế của
mỗi thư viện.
Giai đoạn phân tích và xác định nội dung tài liệu, chính là giai đoạn cán
bộ thư viện trực tiếp tiếp xúc với tài liệu để xác định nội dung, lĩnh vực
nghiên cứu và phán ánh của tài liệu, xác định ý nghĩa, tác dụng của tài liệu
phục vụ cho đối tượng nào. Nhiệm vụ cơ bản của giai đoạn này là phải xác
định được chủ đề chính và chủ đề phụ của tài liệu.

Giai đoạn xác định vị trí môn loại, cán bộ cần phải nắm vững bảng
phân loại và kết cấu của bảng phân loại mà thư viện mình đang sử dụng.
Trong bước này cán bộ thư viện cần phải xác định được chủ đề chính của tài
liệu thuộc vào lớp nào, đề mục nào trong bảng phân loại, khi xác định được vị
trí môn loại cán bộ phân loại phải hiểu và nắm rõ được tài liệu này có một hay
nhiều chủ đề chính, có nội dung chuyên sâu hay tổng quát, liên ngành hay đa
ngành và đối tượng sử dụng là ai thuộc lĩnh vực nào. Sau đó dựa theo nguyên
tắc cấu tạo của bảng phân loại “từ tổng quát đến cụ thể” mà tìm đến đề mục
7

chi tiết cần thiết, và để hỗ trợ cho việc xác định vị trí môn loại của một vấn đề
một cách nhanh chóng và dễ dàng, cần sử dụng bảng tra chủ đề chữ cái, nó
giúp tìm ký hiệu phân loại cho các tài liệu có một chủ đề chính những có
nhiều khía cạnh nghiên cứu khác nhau nằm rải rác trong các đề mục khác
nhau của bảng chính.
Giai đoạn định kí hiệu phân loại, ghi kí hiệu phân loại vào tài liệu,
phiếu mô tả hay biểu mẫu nhập tin, là giai đoạn cuối cùng của quá trình phân
loại tài liệu, là sự thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng ký hiệu phân loại
đã được quy ước sẵn trong một bảng phân loại cụ thể (kí hiệu có thể đơn giản
hay phức tạp), sau đó ghi kí hiệu phân loại vào tài liệu để biết môn loại nào và
để tạo lập kí hiệu xếp giá, ghi trên phiếu mô tả của mục lục phân loại.
1.1.3 Các yêu cầu đặt ra trong công tác phân loại tài liệu
Phân loại là quá trình xử lý nội dung tài liệu và kết quả của quá trình
này được thể hiện bằng kí hiệu phân loại. Đây là một trong những ngôn ngữ
tìm tin thông dụng của các thư viện và cơ quan thông tin, vì vậy khi tiến hành
công tác phân loại tài liệu các cán bộ phân loại phải đảm bảo được những yêu
cầu cơ bản như, xác định được mục đích của việc phân loại tài liệu, nội dung
chuyên ngành phục vụ của thư viện, công cụ dùng để phân loại tài loại đồng
thời cán bộ phân loại cũng phải có những phẩm chất năng lực nhất định.
Trước khi tiến hành phân loại tài liệu, người cán bộ phân loại cần xác

định được mục đích của việc phân loại là dùng để tổ chức hệ thống mục lục,
tổ chức kho mở hay biên soạn các bản thư mục, từ những định hướng đó thì
phân loại tài liệu mới đáp ứng được những yêu cầu mà thực tiễn đặt ra. Vì vậy
trong công tác phân loại tài liệu phải đảm bảo hai yêu cầu chính sau:
Thứ nhất, yêu cầu về công cụ phân loại tài liệu, bảng phân loại là công
cụ không thể thiếu trong quá trình phân loại tài liệu, đó là một sơ đồ sắp xếp
các khái niệm của các lĩnh vực khoa học theo một trât tự nhất định, những
8

bảng phân loại hiện đại thường bao gồm 3 bộ phận chủ yếu: Bảng chính, các
bảng phụ trợ và bảng tra chủ đề chữ cái, tùy theo độ sâu chi tiết hóa, người ta
phân thành các bảng phân loại mở rộng, bảng phân loại trung bình và rút gọn.
Hệ thống kí hiệu của bảng phân loại là một trong những ngôn ngữ tìm tin chủ
yếu được sử dụng trong thư viện và các cơ quan thông tin, mỗi kí hiệu phân
loại đại diện cho một đề mục của bảng phân loại và có kèm theo những chú
giải về mặt nội dung, trong các bảng phân loại kí hiệu có thể là chữ cái chữ số
hoặc kết hợp cả chữ và số.
Ngoài hệ thống bảng chính trong bảng phân loại người ta còn biên
soạn ra các bảng trợ kí hiệu, đây là phương tiện để chi tiết hóa các đề mục
theo nhiều khía cạnh khác nhau có thể là nội dung hay hình thức của tài liệu
hệ thống bảng trợ kí hiệu phản ánh các khía cạnh phụ của tài liệu đồng thời
mở rộng khả năng đánh kí hiệu của bảng chính, bảng phụ còn có ý nghĩa làm
rút gọn khối lượng của bảng phân loại mà vẫn không làm giảm số lượng các
đề mục. Một bộ phận không thể thiếu được trong các bảng phân loại đó là
bảng tra chủ đề chữ cái được gắn trực tiếp ở cuối bảng hoặc đôi khi được xuất
bản thành tập riêng, thực chất của bảng tra chủ đề chữ cái là bảng tra các khái
niệm có trong bảng chính và bảng trợ kí hiệu, các khái niệm có trong bảng
chính được thành lập thành các đề mục chủ đề ngắn gọn và sắp xếp theo vần
chữ cái tên của đề mục, tác dụng của bảng tra chủ đề chữ cái là giúp người
cán bộ phân loại nhanh chóng tìm ra kí hiệu môn loại cho các vấn đề cần phân

loại. Vì vậy một bảng phân loại chuẩn phải đạt được một số yêu cầu về tính
khoa học, tính hiện đại.
Ngoài bảng phân loại thì các tài liệu tra cứu, các sách tham khảo cũng
là những công cụ hữu ích hỗ trợ đắc lực cho công tác phân loại, đó là các từ
điển tổng hợp và chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, bách khoa thư, sổ tay, cẩm
nang
9

Một số công cụ khác cũng rất quan trọng cần phải tham khảo khi phân
loại tài liệu đó là hộp phiếu công vụ, hộp phiếu tra cứu chủ đề chữ cái của
mục lục phân loại.
Thứ hai là yêu cầu đặt ra đối với người làm công tác phân loại đó chính
là cán bộ thư viện, cán bộ thư viện là cầu nối giữa thư viện và bạn đọc và có vai
trò vô cùng quan trọng đặc biệt là cán bộ nghiệp vụ bởi tài liệu có đến được với
bạn đọc nhanh chóng hay không phù hợp hay không phụ thuộc rất nhiều vào
quá trình xử lí tài liệu trong đó có phân loại. Vì vậy muốn làm được những việc
đó đòi hỏi ở cán bộ phân loại phải có những phẩm chất năng lực sau:
- Có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững chắc, thông thạo thuật ngữ
khoa học, am hiểu không chỉ lĩnh vực mình phục vụ mà còn cả nhiều những
lĩnh vực khác.
- Thông thạo am hiểu cấu trúc của bảng phân loại, bộ máy tra cứu của
thư viện, cán bộ phân loại cần có thói quen sử dụng các tài liệu tra cứu như
bách khoa thư, từ điển…
- Có kiến thức lý luận về phương pháp và kĩ năng phân loại tài liệu, biết
phân tích đánh giá nội dung của tài liệu, lựa chọn những kí hiệu phù hợp và
định ra các kí hiệu phản ánh chính xác nội dung của tài liệu đó.
- Trong quá trình phân loại, các cán bộ phân loại gặp phải rất nhiều tài
liệu ngoại văn do đó bản thân người cán bộ phân loại phải có vốn ngoại ngữ
nhất định, là điều rất cần thiết và hết sức quan trọng đối với công việc phân
loại tài liệu, ngoài ra cán bộ phân loại phải luôn học hỏi trao đổi kinh nghiệm

- Đối với thư viện chuyên ngành thì ngoài chuyên môn nghiệp vụ đòi
hỏi cán bộ phân loại phải có kiến thức về chuyên ngành mà thư viện mình
phục vụ.
Đối với các yêu cầu trên thì yêu cầu về nghiệp vụ, ngoại ngữ và chuyên
môn khoa học là những yêu cầu quan trọng nhất. Hiện nay các thư viện lớn
10

trên thế giới có xu hướng chuyên môn hóa cán bộ phân loại và tập trung hóa
công tác phân loại và công tác biên mục tập trung và biên mục tại nguồn đang
được tiến hành ở các thư viện lớn và cơ quan thông tin lớn, các thư viện sẽ
sao chép lại kết quả biên mục có sẵn trong biên mục tại nguồn từ các thư viện
lớn như Thư viện Quốc hội, còn ở Việt Nam Thư viện Quốc gia đang đảm
nhiệm công việc đó là biên mục tập trung. Vì vậy để tiết kiệm thời gian và có
được kết quả biên mục chuẩn, các thư viện và cơ quan thông tin nhỏ cần tận
dụng kết quả xử lí tài liệu ở các cơ quan lớn áp dụng vào thực tế cho phù hợp
với điều kiện của thư viện mình.
1.2. Khái quát về Thƣ viện tỉnh Yên Bái
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển
Để có được một diện mạo như ngày hôm nay, là một trong những thư
viện hiện đại, có vốn tài liệu phong phú đa dạng cùng với cơ sở hạ tầng trang
thiết bị đầy đủ. Thư viện tỉnh Yên Bái đã phải trải qua những năm tháng
không ngừng cố gắng vươn lên để bắt kịp với xu thế thời đại.
Thư viện tỉnh Yên Bái được thành lập vào tháng 5 năm 1959 khi nước
ta đang trong thời kỳ xây dựng và khôi phục nền kinh tế, phát triển văn hóa
góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng đất nước nói chung và nhân dân
tỉnh Yên Bái nói riêng. Những năm đầu mới thành lập, Thư viện tỉnh Yên Bái
có trụ sở làm việc tại đường bờ sông (nay là đường Thanh Niên, phường
Hồng Hà, TP. Yên Bái, tỉnh Yên Bái). Tháng 8 năm 1978 thư viện lại hợp
nhất với Thư viện tỉnh Lào Cai và Thư viện tỉnh Nghĩa Lộ thành Thư viện
tỉnh Hoàng Liên Sơn, trụ sở làm việc được chuyển vào km5 (thuộc trung tâm

tỉnh lị).
Sau 13 năm chia tách tỉnh, tháng 10/1991 Thư viện tỉnh Yên Bái đã trở
lại với tên gọi của mình, từ những năm 1992 trở đi Thư viện tỉnh Yên Bái đã
chú trọng công tác sưu tầm, xử lý biên soạn quản lý tài liệu địa chí của tỉnh
11

nhà, và cùng với đó là việc bổ sung sách báo mới để phục cho bạn đọc là học
sinh sinh viên của các trường cao đẳng, phổ thông trong địa bàn tỉnh Yên Bái
Từ khi thành lập (năm 1959) đến năm 1999, sau nhiều lần tách nhập
tỉnh, vốn sách báo của Thư viện tỉnh Yên Bái có gần 60.000 bản, sau 10 năm
triển khai thực hiện Nghị quyết Trung ương 5(khóa XIII) đến nay,vốn sách
báo của thư viện đã tăng trên 170.000 bản. Trung bình mỗi năm Thư viện tỉnh
Yên Bái bổ sung được trên 1.700 tên sách với khoảng từ 7.500 đến 8.500 bản
và thường xuyên bổ sung trên 200 loại báo - tạp chí, đặc san, phụ trương các
loại. Có thể nói rằng so với vốn sách báo của các thư viện tỉnh, thành phố
trong cả nước thì con số trên chưa phải là nhiều nhưng so với vốn sách báo
của một thư viện tỉnh miền núi thì đây thực sự là một cố gắng rất lớn của lãnh
đạo cùng tập thể viên chức.
Từ những năm 1968 cho đến 1987 các hệ thống thư viện cấp huyện lần
lượt được thành lập, 9/9 thư viện cấp huyện, thị, thành đã đi vào hoạt động tiêu
biểu như, Thư viện thị xã Nghĩa Lộ, Thư viện huyện Lục Yên, Thư viện thành
phố Yên Bái, Thư viện huyện Mù Cang Trải, Thư viện huyện Trạm Tấu
Từ năm 2003 để tăng cường nguồn lực sách báo cho cơ sở, Thư viện tỉnh
Yên Bái đã triển khai Chương trình “Luân chuyển sách về cơ sở” đến 9/9
huyện, thị, thành phố trong tỉnh, góp phần nâng cao mức hưởng thụ sách báo
cho người dân ở vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn theo tinh thần Nghị
quyết Trung ương 5 (khóa VIII). Đặc biệt từ tháng 12/2008 Dự án “Xe thư viện
lưu động” của Thư viện tỉnh Yên Bái - Chương trình hợp tác giữa tỉnh Yên Bái
với tỉnh Val-de-Marne (Cộng hòa Pháp) được triển khai và đi vào hoạt động đã
đem lại hiệu quả thiết thực, làm thay đổi phương thức phục vụ bạn đọc của Thư

viện tỉnh, thu hút số lượng bạn đọc sử dụng sách báo của Thư viện ngày càng
nhiều hơn, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc.
Trải qua 54 năm xây dựng và phát triển, Thư viện tỉnh Yên Bái luôn là
đơn vị được Tỉnh và các ban ngành đánh giá cao về hoạt động của tổ chức
12

Đảng, Công đoàn, Thanh niên, Dưới sự chỉ đạo của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, trực tiếp là sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Sở Văn
hóa, Thể thao và Du Lịch tỉnh Yên Bái. Thư viện tỉnh Yên Bái luôn nỗ lực
phấn đấu vươn lên tự khẳng vị trí và vai trò của mình, và đã vinh dự được nhận
những phần thưởng cao quý. Đồng thời, nhiều năm thư viện liên tục nhận được
Bằng khen của Bộ VHTTDL và UBND tỉnh Yên Bái về thành tích: Xây dựng
và tổ chức hoạt động hệ thống thư viện công cộng, công tác phục vụ bạn đọc,
công tác phục vụ thiếu nhi, tổ chức các hoạt động VHTT tại cơ sở….
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
* Chức năng
Thư viện tỉnh Yên Bái có chức năng, giữ gìn di sản thư tịch của dân
tộc, thu thập, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội
nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên
cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân, góp phần nâng cao dân
trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh
tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Thư viện tỉnh Yên Bái đã nỗ lực hết mình và phải luôn xác định những
nhiệm vụ cụ thể để thực hiện đầy đủ chức năng của một thư viện công cộng.
* Nhiệm vụ
- Đáp ứng đầy đủ yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc sử dụng
vốn tài liệu của thư viện, thu thập bổ sung và xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu.
- Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiên, kinh
tế, văn hóa của địa phương và đối tượng phục vụ của thư viện tỉnh Yên Bái.
- Nghiên cứu ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ tiên

tiến vào công tác thư viện, xây dựng cơ sở dữ liệu, từng bước hiện đại hóa,
xây dựng thư viện điện tử thực hiện việc hợp tác trao đổi tài liệu giũa các thư
viện trong và ngoài nước.
13

- Tổ chức thông tin, tuyên truyền giới thiệu vốn tài liệu của thư viện tới
đông đảo bạn đọc, tham gia xây dựng thói quen đọc sách tới tất cả tầng lớp
trong xã hội
- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin, phục vụ cho công tác
tìm kiếm và khai thác tài liệu của người dùng tin.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Đội ngũ cán bộ Thư viện tỉnh Yên Bái hiện nay có 30 cán bộ, CCVC và
người lao động. Trong đó: 27 biên chế, 2 hợp đồng 68 và 1 hợp đồng tự do; 6
nam, 24 nữ ; 26 cử nhân thư viện và các ngành khác. Họ đều là những cán bộ
có trình độ, nhiệt tình và có trách nhiệm tinh thần cao trong công việc, không
ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn, thường xuyên được đào tạo
bồi dưỡng để nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học,
các kĩ năng giao tiếp với bạn đọc, đổi mới công tác phục vụ.

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của Thư viện tỉnh Yên Bái
- Ban Giám đốc có nhiệm vụ:
Điều hành và quản lý mọi hoạt động của cơ quan theo quy định về phân
cấp quản lý của Nhà nước, của UBND tỉnh Yên Bái, của Sở Văn hoá, Thể
14

thao và Du lịch, của Vụ Thư viện. Ban Giám đốc thư viện tỉnh gồm có 1
Giám đốc và 2 Phó giám đốc.
- Phòng Hành chính - Tổng hợp
+ Xây dựng kế hoạch tài chính - kế toán; thực hiện các công việc về kế
toán, tổ chức, kế hoạch, thi đua, kho, quỹ, văn thư lưu trữ, hành chính quản

trị ; thực thi các hoạt động đối nội, đối ngoại của đơn vị.
- Phòng Nghiệp vụ
+ Bổ sung, xây dựng vốn tài liệu thư viện. Thực hiện các chu trình xử
lý kỹ thuật vốn tài liệu nhập vào thư viện theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn
nghiệp vụ thư viện, tổ chức thành các kho tư liệu phục vụ các đối tượng bạn
đọc của tỉnh; xây dựng các CSDL: sách, thiếu nhi ; in các loại phích mục lục
của thư viện tỉnh.
- Phòng Phục vụ bạn đọc
+ Quản lý, bảo vệ và khai thác vốn tài liệu có trong thư viện, đáp ứng
nhu cầu về sử dụng vốn tài liệu của các đối tượng bạn đọc đến sử dụng thư
viện thông qua hệ thống các phòng phục vụ như: phòng đọc tổng hợp, phòng
báo tạp chí, phòng mượn, phòng thiếu nhi…
- Phòng Tin học
+ Nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động thư viện, xây dựng cổng thông tin điện tử cho thư viện. Quản trị hệ
thống mạng và các cơ sở dữ liệu của thư viện tỉnh.
- Phòng Địa chí:
+ Sưu tầm, xử lý, bảo quản, khai thác và tổ chức phục vụ vốn tài liệu
địa chí của thư viện tỉnh, xây dựng CSDL địa chí, tổ chức và quản trị hệ thống
tra cứu tài liệu địa chí khoa học, thuận tiện phục vụ bạn đọc.
- Phòng Xây dựng phong trào - Phục vụ lưu động:
+ Quản lý, xử lý kỹ thuật, bảo quản kho sách lưu động của thư viện
tỉnh. Thực hiện luân chuyển sách đến các thư viện cấp huyện, chịu trách
15

nhiệm vận hành xe, quản lý, bảo vệ, bảo quản các trang thiết bị, máy móc và
tài sản được trang bị trên xe.
1.2.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị
* Về trụ sở
Những năm đầu mới thành lập, Thư viện tỉnh Yên Bái có trụ sở làm

việc tại đường bờ sông (nay là đường Thanh Niên, phường Hồng Hà, TP. Yên
Bái, tỉnh Yên Bái). Đây là khu nhà được xây dựng cho Thư viện tỉnh Yên Bái
từ năm 1964.
Sau khi hợp nhất thành Thư viện tỉnh Hoàng Liên Sơn, trụ sở làm việc
được chuyển vào km5 (thuộc trung tâm tỉnh lị), bố trí nơi làm việc cho cán bộ
và phục vụ bạn đọc tại 03 địa điểm:
- Trung tâm Phát hành sách và Sở Văn hóa - Thông tin cũ (nay là khu
vực Trung tâm Hội nghị tỉnh).
- Một phòng phục vụ bạn đọc tại Khách sạn Hào Gia.
- Bộ phận phục vụ thiếu nhi tại Trung tâm giáo dục cũ (nay là Đảng ủy
khối cơ quan dân chính Đảng tỉnh).
Tháng 11/1995, được sự quan tâm của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Sở VHTT,
Thư viện tỉnh Yên Bái được khởi công xây dựng. Tháng 11/1996, Công trình
hoàn thành và đưa vào sử dụng với tổng diện tích 1.830m
2
, nhà mái bằng 3
tầng. Tổng mức đầu tư xây dựng: 3.558.000.000 đồng.
Năm 2010 - 2012, Thư viện tỉnh Yên Bái tiếp tục được thực hiện Dự án
cải tạo, sửa chữa, nâng cấp trụ sở, với tổng diện tích là 1.830m
2
, nhà mái bằng
3 tầng rộng rãi thoáng mát, cán bộ lãnh đạo thư viện đã sắp xếp các vị trí
phòng ban rất hợp lí để thuận tiện cho công tác phục bạn đọc. Với vị trí tầng 1
gồm 2 phòng là phòng trưng bày triển lãm, nằm ở ngay chính giữa tiền sảnh
và phòng mượn, vị trí tầng 2 là phòng đọc tổng hợp với 100 chỗ ngồi rộng rãi
thoáng mát bàn ghế đầy đủ, vị trí tầng 3 là gồm 4 phòng, phòng báo, tạp chí,
phòng thiếu nhi, phòng địa chí, phòng đa phương tiện.
16

* Hạ tầng CNTT

Hệ thống trang thiết bị của Thư viện tỉnh Yên Bái được đầu tư qua các
dự án nâng cao năng lực phục vụ cộng đồng như: “Xe thư viện lưu động”,
“Phòng đa phương tiện”, “Phục chế, bảo quản, số hóa tài liệu cổ” (giai đoạn
2007 - 2010, 2010 - 2013), “Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho
Thư viện tỉnh Yên Bái” bao gồm:
- 02 máy chủ cấu hình mạnh kết nối đường truyền cáp quang tốc độ cao
phục vụ truy cập thông tin trên mạng Internet, chia sẻ mạng LAN, được cài
đặt các phần mềm thực hiện các chức năng: Quản trị thư viện, thư viện điện
tử KHCN, các cơ sở dữ liệu thư viện tỉnh, lưu trữ thông tin, quản trị website,
quản lý thư điện tử, quản lý truy cập Internet.
- 36 chiếc máy trạm hiện đại, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thư
viện và văn phòng, được nối mạng Internet, mạng LAN. Trong đó có: 15 máy
phục vụ bạn đọc tại phòng Đa phương tiện, số lượng máy còn lại đều được phục
vụ cho các phòng trong thư viện xử lý tài liệu và các mục đích quản lý khác.
- Ngoài hệ thống máy tính, Thư viện tỉnh Yên Bái còn trang bị 02 máy
Scanne để số hóa tài liệu, 02 bộ máy chiếu Projector, máy photocopy, 02 bộ ti
vi và đầu đọc đa năng, máy in và một số thiết bị ngoại vi khác để phục vụ
công tác chuyên môn và khai thác thông tin của bạn đọc.
1.2.5 Nguồn lực thông tin
* Vốn tài liệu: Đến hết năm 2013 vốn tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái như
sau:
- Sách: 215.832 bản, hàng năm bổ sung khoảng 1.700 tên sách với khoảng từ
7.500 đến 8.500 bản).
- Báo, tạp chí: 290 tên.
Sách cổ (Hán - Nôm, Thái cổ, Dao cổ) : có trên 400 bản, trong đó có những
cuốn sách có tuổi thọ cách đây từ 80 - 300 năm.
17

* Tài liệu điện tử, số hóa
+ Tài liệu số hóa : Thư viện tỉnh Yên Bái hiện đang bảo tồn và lưu giữ vốn tài

liệu cổ gồm hơn 400 tài liệu bằng chữ Hán Nôm và chữ Thái cổ. Đây là
những tài liệu có giá trị, hầu hết là độc bản (chỉ có một bản duy nhất), được
viết tay trên giấy dó. Hiện nay Thư viện tỉnh Yên Bái đang tiến hành số hóa
cho các văn tự này nhằm hạn chế sử dụng bản gốc để bảo quản lâu dài. Thông
qua Website: thuvientinhyenbai.gov.vn bạn đọc có thể tìm hiểu, nghiên cứu về
giá trị văn hóa cổ xưa của địa danh Yên Bái. Đây là bộ sưu tập số đầu tiên áp
dụng cho vốn tài liệu cổ hiện đang lưu giữ tại Thư viện tỉnh Yên Bái. Tổng số
tài liệu đã được số hóa: 28 tài liệu cổ, ứng với 2.043 trang tài liệu số hóa.
+ CSDL trực tuyến ProQuest:

ProQuest là một cơ sở dữ liệu điện tử
do nhà xuất bản ProQuest xây dựng với
gần 30.000 luận văn toàn văn, hơn
44.000 hồ sơ doanh nghiệp (Hoover’s Company Records), hơn 3.000 báo cáo
công nghiệp (Snapshots Series), hơn 11.250 tạp chí (8.400 tạp chí toàn văn,
479 báo toàn văn) và một số tài liệu không phải là xuất bản phẩm định kỳ như
báo cáo của OxResearch và EIU về 252 quốc gia và khu vực; hơn 60 nguồn
học liệu tham khảo gồm Brookings Paper, OEF, Career Guide, Occupational
Outlook Handbook với chủ đề chính gồm 160 chuyên ngành, lĩnh vực khác
nhau.
Áp dụng vào thực tế sử dụng, Thư viện tỉnh Yên Bái mong muốn đưa
bạn đọc đến với thế giới thông tin của khoa học công nghệ kĩ thuật số, việc
tra cứu, tìm kiếm thông tin trở nên hiệu quả, nhanh chóng và chính xác. của.
Bạn đọc truy cập cơ sở dữ liệu ProQuest tại phòng đa phương tiện của Thư
viện tỉnh Yên Bái.
18

+ CSDL tạp chí toàn văn “KH&CN Việt Nam”:
Mạng Thông tin Khoa học và Công nghệ Việt Nam, tên viết tắt VISTA,
do Cục Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia - Bộ Khoa học và Công

nghệ thiết kế, xây dựng, quản lý và phát triển. Thư viện tỉnh Yên Bái đã mua
bản quyền một đường Link của Website này để khai thác thông tin trên 301
loại tạp chí và kỷ yếu khoa học trong nước nhằm phục đông đảo bạn đọc
trong tỉnh muốn tìm hiểu và tra cứu thông tin.
+ Bộ sưu tập băng, đĩa CD-ROM, DVD
CSDL băng, đĩa CD, VCD, CD-ROM, được thu nhận vào Thư viện
tỉnh Yên Bái qua nguồn: Bổ sung, tài trợ, tặng biếu với hơn 1.000 tên tài
liệu gồm nhiều lĩnh vực: Âm nhạc, Tin học, Ngôn ngữ, Địa lý, Lịch sử, Giáo
dục Bạn đọc có thể khai thác sử dụng tại phòng đa phương tiện của Thư
viện tỉnh Yên Bái.
1.2.6 Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin
Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc
tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của con người.
Nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin là nghiên cứu những đòi hỏi khách
quan về thông tin và tài liệu của họ, trên cơ sở đã tìm ra những biện pháp cụ
thể để đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác, cụ thể kịp thời thông tin đến
từng đối tượng.
Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và
sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các
sản phẩm và dịch vụ. Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông
tin, đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu. Người dùng tin vừa
là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh
ra thông tin mới. Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống
thông tin.