Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc

1
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Mã số:
(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở
trường THPT Xuân Lộc
Người thực hiện: Hồ Thị Hương
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục 
- Phương pháp dạy học bộ môn: 

- Lĩnh vực khác: Quản lý hành chính 

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN
 Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác
(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)
Năm học: 2014-2015
BM 01-Bia SKKN
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: Hồ Thị Hương
2. Ngày tháng năm sinh: 05/06/1989
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Khu phố 4, Thị trấn Gia Ray, huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai
5. Điện thoại cơ quan: 0613 871 115; ĐTDĐ: 0976 329 864
6. Fax: E-mail:
7. Chức vụ: Nhân viên văn thư
8. Nhiệm vụ được giao: Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ

của trường
9. Đơn vị công tác: Trường THPT Xuân Lộc
II.TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị : Cao đẳng
- Năm nhận bằng: 2012
- Chuyên ngành đào tạo: Quản trị Văn phòng - Lưu trữ
III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý hành chính
Số năm có kinh nghiệm: 03
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Không
2
BM02-LLKHSKKN
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Như chúng ta đã biết văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và
đây là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính
nhà nước. Đặc biệt trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì các đơn vị hành
chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp luôn quan tâm đến công tác văn thư vì
làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của
cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, phòng chống tệ nạn
quan liêu, giấy tờ và giữ gìn bí mật của nhà nước và cơ quan.
Trong hoạt động của nhà trường từ việc đề ra các chính sách, chủ trương, kế
hoạch…đều phải dựa vào thông tin mà hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn
bản giấy tờ là công tác văn thư. Chính vì vậy công tác văn thư giữ một vai trò hết
sức quan trọng là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp Ban giám hiệu thu thập, xử
lý thông tin một cách chính xác từ đó đưa ra quyết định có hiệu quả góp phần hoàn
thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.
Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ công tác văn thư của trường.
Trong quá trình công tác tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư

đối với công việc quản lý của nhà trường và tôi đã rút ra một số kinh nghiệm từ
công việc thực tế tại trường đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài một số biện
pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Cơ sở lý luận công tác văn thư
“Công tác văn thư là khái niệm dùng chỉ toàn bộ công việc liên quan soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành
nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”,
[1,11]. Như vậy tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ
chức đều tham gia thực hiện các công tác văn thư điều đó cho thấy công tác văn
thư không phải của riêng những người làm công tác văn thư. Muốn thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình thì đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ
trương, chính sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác….
Nội dung của công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý
văn bản đến; Quản lý văn bản đi; Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu
trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không. Công tác văn thư yêu cầu đòi hỏi
những cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư phải thực hiện công việc đảm bảo
nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
3
BM03-TMSKKN
2. Cơ sở thực tiễn
2.1. Quá trình phát triển trường THPT Xuân Lộc
Trường PTTH Xuân Lộc chính thức được thành lập theo quyết định số
1768/QĐ.UBT do ông Phạm Văn Nà - Chủ tịch UBND tỉnh ký ngày 23/12/1985 do
thầy Hoàng Văn Trọng làm hiệu trưởng. Theo quyết định thành lập trường mang tên
trường PTTH Xuân Lộc II.
Trường PTTH Xuân Lộc II chính thức ra đời đã đáp ứng đúng nhu cầu,

nguyện vọng của nhân dân các xã phía bắc huyện Xuân Lộc cũ và nằm trong kế
hoạch phát triển ngành giáo dục, trong sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội của huyện
Xuân Lộc và tỉnh Đồng Nai.
Những năm đầu thành lập, cơ sở vật chất của trường là hai dãy phòng học
tạm nhà cấp 4 với 12 phòng học trên nền đất đỏ nắng bụi, mưa lầy. Tuy với điều
kiện cơ sở vật chất còn rất tạm bợ, đội ngũ thầy, cô giáo còn gặp rất nhiều khó khăn
trong cuộc sống và điều kiện công tác nhưng đến tháng 5 năm 1986: 100% học sinh
khóa đầu tiên của trường đã dự thi và đỗ tốt nghiệp PTTH đạt 92%, vượt xa so với
mặt bằng của tỉnh lúc bấy giờ; có 28 em đậu vào các trường Đại học, Cao đẳng.
Từ ngày 5 tháng 9 năm 1998 đã có một cơ sở khang trang, cơ sở vật chất
gồm hai dãy nhà lầu với hệ thống 25 phòng học, 4 phòng trình chiếu để sử dụng
phương pháp dạy học mới bằng công nghệ thông tin, 2 phòng máy vi tính, các
phòng chức năng đã được nối mạng Intenet.
Từ năm học 2012-2013 trường tiếp tục đầu tư xây dựng khối phòng học mới
gồm 15 phòng học. Cho đến nay trường THPT Xuân Lộc đã có 40 phòng học, 13
phòng học bộ môn gồm: 04 phòng máy vi tính, 05 phòng thiết bị tiên tiến ngoại
ngữ, 03 phòng thực hành bộ môn lý, hoá, sinh và các phòng chức năng được trang
bị đầy đủ các thiết bị, kết nối mạng.
Với ngôi trường mới được đưa vào sử dụng, năm học 1998-1999, tổng số
lớp của trường là 50 lớp. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu học tập của con em trên địa
bàn huyện, nhà trường còn mở phân hiệu với 6 lớp 10 tại xã Sông Ray (thuộc
huyện Cẩm Mỹ ngày nay), đây là cơ sở đầu tiên để hình thành trường THPT Sông
Ray. Trường đã mở các phân hiệu sau: Năm học 1999-2000 phân hiệu Xuân Định,
năm học 2003-2004 phân hiệu Xuân Hưng, năm học 2005-2006 phân hiệu Xuân
Thọ.
Ngày 6/11/2009, UBND tỉnh Đồng Nai đã ký Quyết định số 3255/QĐ-
UBND công nhận trường Trung học phổ thông Xuân Lộc đạt danh hiệu trường chuẩn
quốc gia.
Năm học 2013-2014 trường có 87,3% đậu Đại học, Cao Đẳng. Hiện nay,
nhà trường có 42 lớp với 1617 học sinh. Đội ngũ quản lý là 03 trong đó 01 hiệu

trưởng và 02 hiệu phó, nhân viên 08 người và giáo viên trực tiếp giảng dạy là 96
người đều đạt chuẩn và trên chuẩn (trong đó có 5 thạc sĩ và 3 giáo viên đang theo
học sau đại học), nhiều giáo viên được tặng huy chương vì sự nghiệp giáo dục, đạt
danh hiệu giáo viên giỏi cấp tỉnh.
4
Nhà trường tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và các công cụ
hiện đại vào hỗ trợ cho việc quản lý, giảng dạy và học tập.
Trường đã nhận được nhiều bằng khen của bộ và của tỉnh về thành tích cao
trong giáo dục như: Năm học 2010-2011 UBND tỉnh tặng cờ là đơn vị thi đua xuất
sắc; năm học 2011-2012 tập thể nhà trường tiếp tục được UBND tỉnh tặng bằng
khen tập thể lao động xuất sắc còn năm học 2012-2013 được Sở tặng cờ thi đơn vị
dẫn đầu phong trào thi đua yêu nước và bằng khen của Bộ giáo dục….
Chi bộ nhà trường có 37 đảng viên, Chi bộ được công nhận liên tục 7 năm
liền đạt “trong sạch vững mạnh tiêu biểu”. Các đoàn thể trong nhà trường hàng
năm đều hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
2.2. Thực trạng công tác văn thư của trường
a. Ưu điểm:
- Trường đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt động công tác văn thư. Thực
hiện cơ chế uỷ nhiệm, phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc
cho các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá nhân nên công việc được giải quyết
rất nhanh chóng và đúng lĩnh vực chuyên môn.
- Nhân viên văn thư đều có trách nhiệm cao trong công việc, luôn cố gắng
khắc phục khó khăn để hoàn thành công việc được giao.
- Các văn bản đến và đi được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình
trạng nhầm lẫn, thất lạc.
- Trường đã trang bị trang thiết bị văn phòng như máy photo, máy in phục
vụ cho công tác văn thư.
b. Nhược điểm:
- Trong quá trình phát triển của nhà trường đã mở nhiều phân hiệu để đáp
ứng nhu cầu học tập của các em trên địa bàn huyện. Công tác văn thư lưu trữ ở các

phân hiệu chủ yếu là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ
sơ, công văn, giấy tờ trước năm 1994 không được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ
sơ thất thoát không có lưu trữ tại trường.
- Về soạn thảo và ban hành văn bản: Do đặc thù của công việc một số giáo
viên làm công tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoàn Thanh niên, Công đoàn,
Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học…. Để thực hiện các công việc kiêm nhiệm đó
họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo một số văn bản để giải quyết công
việc. Công tác văn thư của trường chưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng
dẫn quý thầy cô trong trường các văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành
văn bản còn ít. Vì vậy văn bản ban hành còn sai size chữ, kiểu chữ, cách trình bày
thậm chí nhiều văn bản ban hành còn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản
như nơi nhận, tên loại và trích yếu nội dung….
- Về quản lý công văn đi, đến:
5
+ Những năm trước nhà trường chưa nắm được tầm quan trọng của công tác
văn thư vì vậy chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên
quy trình quản lý công tác văn thư còn bị bất cập.
+ Đăng ký văn bản đến và đi còn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót số ký
hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra.
+ Công văn đi lưu ở văn thư còn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi còn lưu
là bản photo không đúng với quy định. Tất cả văn bản đi không sắp xếp theo sổ
đăng ký văn bản để lập hồ sơ lưu. Dẫn đến nhiều công văn ban hành bị thất thoát
rất khó cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau này.
+ Công văn đến được Hiệu trưởng phân luồng cho các bộ phận chuyên môn,
cá nhân giải quyết. Sau khi giải quyết công văn xong nhiều cá nhân đã không lưu
văn bản đến vào hồ sơ công việc.
- Về quản lý hồ sơ giáo viên, học sinh
+ Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ giáo viên không cập nhật, bổ sung đầy đủ giấy
tờ như phiếu bổ sung lý lịch mẫu 4a-BNV/2007, các quyết định nâng bậc lương và
phụ cấp thâm niên nhà giáo, phiếu đánh giá xếp loại giáo viên hằng năm…

+ Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế học bạ
trung học cơ sở những năm trước nhà trường không có kế hoạch trả cho học sinh vì
vậy khối lượng học bạ cấp 2, 3 học sinh tốt nghiệp đã ra trường vẫn còn tồn đọng ở
trường rất nhiều. Sổ đăng bộ của nhà trường không cập nhật rõ học sinh chuyển đi
chuyển đến, bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn.
c. Nguyên nhân:
- Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm
nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp
vụ về công tác văn thư.
- Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy ra trục trặc, hư
hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy công việc văn
thư hay bị trì trệ. Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phòng như máy
photo, máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định còn hạn chế.
- Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lý công văn đi,
đến; lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp học sinh; tiếp dân
giải quyết thủ tục hành chính; quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức; làm sổ
đăng bộ, làm công tác thi…Công việc nhiều mà chỉ được biên chế một nhân viên
làm nên áp lực công việc rất nhiều mà chế độ đãi ngộ thì rất ít.
III. CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Trường THPT Xuân Lộc thành lập và hoạt động 30 năm. Những năm trước
đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm nhân viên phụ trách công
việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư chính vì vậy
6
nhiều công văn giấy tờ của những năm trước đây bị thất thoát cũng gây khó khăn
trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ trong hoạt động quản lý của nhà trường.
Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác
văn thư, nhà trường đã tuyển nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
và đưa ra những biện pháp tích cực nhất để đem lại hiệu quả cao và từ đó đưa công
tác quản lý của nhà trường tốt hơn. Sau đây là các biện pháp trường THPT Xuân

Lộc đã và đang tổ chức thực hiện.
1. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác
văn thư
“Văn bản hiểu theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ.
Với nghĩa hẹp văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong
hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan)”, [2,5-6]. Chính
vì vậy để hoạt động của cơ quan thực hiện xuyên suốt, nhanh chóng và đúng với
quy định của nhà nước thì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng
dẫn để giải quyết công việc.
Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công
tác văn thư và thực hiện kế hoạch số 39/KH-UBND huyện Xuân Lộc ngày 14
tháng 3 năm 2014 về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Ban giám
hiệu đã soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ. Việc xây dựng, ban
hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường nhằm cụ thể hóa các quy định
của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của
trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn. Trong bản quy chế đã
nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện; quy trình soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu….
Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc banh hành
kèm theo quyết định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc
được thể hiện phụ lục I.
Quy trình thực hiện công tác văn thư tại trường THPT Xuân Lộc như sau:
* Soạn thảo và ban hành văn bản
Hằng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu đã
ban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản, thông
báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu…được thể hiện qua bảng thống kê sau:
7
Để
soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chuyên môn, cá nhân và văn thư

phải xác định các vấn đề sau:
- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn.
+ Cán bộ soạn thảo văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định
ban hành văn bản để giải quyết vấn đề gì.
+ Xác định đối tượng nhận văn bản: Văn bản soạn ra để gửi cho ai, gửi cho
cấp trên hay cấp dưới.
+ Xác định thời gian ban hành văn bản.
- Xác định tên loại văn bản. Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng,
chính xác với mẫu mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khác
nhau như công văn soạn khác với quyết định.
- Thu thập và xử lý thông tin. Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu như
các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên và
những thông tin từ thực tế.
- Xác định đề cương văn bản và viết văn bản.
- Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành
Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư trên luồng
thông qua hệ thống mail nhà trường. Văn thư nhận văn bản thực hiện theo quy
trình sau:
Nếu
Duyệt
nội dung
Chỉnh sửa

Nếu chưa duyệt nội dung

8
Tên loại văn bản
Số lượng văn bản
năm 2013
Số lượng văn bản

năm 2014
Quyết định 189 192
Tờ trình 23 24
Báo cáo 38 70
Kế hoạch, công văn,
thông báo
35 54
Bộ phận
chuyên
môn, cá
nhân soạn
thảo văn
bản
Ban
giám
hiệu
- Kiểm tra thể thức,
- In và trình ký
Văn thư - Thông báo kết quả
cho bộ phận trình ký
để phối hợp phát hành
và lưu văn bản
Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
đúng theo các quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Một số văn bản nhà trường soạn thảo và ban hành năm 2014 được thể hiện
ở phụ lục II.
*Quản lý văn bản đi
Theo lĩnh vực chuyên môn và căn cứ vào thẩm quyền của mình các bộ phận

chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn bản rồi chuyển luồng cho Hiệu trưởng duyệt
nội dung sau đó chuyển mail cho nhân viên văn thư, khi nhận được văn bản đi thì
văn thư trường tiến hành thực hiện theo quy trình sau:
Quy trình quản lý công văn đi
Trách nhiệm Nội dung Mô tả
Bộ phận chuyên
môn, cá nhân
Văn thư Xem mục a
Hiệu trưởng, phó
Hiệu trưởng Xem mục b
Văn thư
Xem mục c
Văn thư
Xem mục d
Văn thư Xem mục e
Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đi của trường
a/ Tiếp nhận, kiểm tra văn bản
Các bộ phận, cá nhân chuyên môn ban hành văn bản để giải quyết công việc
sau khi soạn thảo được Ban giám hiệu duyệt nội dung xong gửi cho văn thư theo
hệ thống mail của trường.
9
Soạn thảo văn bản và chuyển
luồng cho văn thư
Tiếp nhận, kiểm
tra
Trường hợp sai gửi
lại phòng ban, cá
nhân chỉnh sửa
Trình Ban giám hiệu
(Ký duyệt)

Cho số, đăng ký vào sổ, nhân
văn bản và đóng dấu
Làm thủ tục và theo dõi chuyển
phát
Lưu văn bản đi
Văn thư khi nhận được văn bản từ các bộ phận, cá nhân gửi tới tiến hành rà
soát, kiểm tra, điều chỉnh thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo
Thông tư số: 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ về cách trình bày thể thức văn bản
có đúng size, kiểu chữ và loại chữ có đúng với quy định không. Việc gửi văn bản
qua mail kiểm tra và điều chỉnh rất nhanh và tiết kiệm được giấy in rất nhiều.
b/ Trình cho Ban giám hiệu ký duyệt: Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa đúng thể
thức văn bản văn thư trình cho Ban giám hiệu nhà trường xem xét và ký duyệt.
c/ Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn bản và đóng dấu
Văn bản được lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư tiến hành cho số văn bản
theo tên loại văn bản và đăng ký thông tin của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi
và xem số lượng văn bản cần phát hành được ghi ở phần nơi nhận của văn bản để
tiến hành nhân số lượng văn bản cho đủ.
Đóng dấu vào văn bản: Xác định dấu cần đóng văn bản là dấu của cơ quan,
dấu Đảng, dấu Công đoàn hay dấu Đoàn Thanh niên… Đóng dấu phải thực hiện
theo đúng quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính
phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày
01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an
quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước.
Sau khi đóng dấu văn bản ta tiến hành đăng ký vào sổ công văn đi. Để thuận
tiện cho công tác quản lý và tìm kiếm công văn được nhanh chóng nhà trường đã
tiến hành nhập thông tin và đăng ký văn bản đi trên phần mềm Excel. Cuối năm
nhà trường in và đóng sổ đăng ký công văn đi để lưu.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi :
+ Tờ nội dung: được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm),

bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số, ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
Tên loại và trích
yếu nội dung
văn bản
Người
ký
Nơi nhận
văn bản
Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi năm 2015 của trường được thể hiện ở
phụ lục III.
d/ Làm thủ tục và theo dõi chuyển phát
Chuyển phát văn bản: Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail và
trực tiếp. Đa số công văn thường gửi bằng hình thức gửi qua địa chỉ mail công vụ

giảm được công văn giấy tờ và tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm thuận
tiện cho công tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Chuyển phát theo các hình thức trực
tiếp hoăc bưu điện phải lựa chọn bì thư và gấp văn bản, tài liệu thẳng không để
10
nhăn và cho vào bì. Khi gấp văn bản thì không để trang nội dung văn bản ra bên
ngoài tránh lộ thông tin của văn bản. Ghi đầy đủ tên và địa chỉ của cơ quan hoặc cá
nhân nhận văn bản. Bảng thống kê công văn đi của trường THPT Xuân Lộc năm
2014 ban hành được chuyển phát như sau:
Năm Số lượng văn bản
chuyển bằng mail công
vụ
Số lượng văn bản
chuyển trực tiếp và bưu
điện
2014 204 126
e/ Lưu văn bản đi
Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản
lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành văn bản để
lập hồ sơ công việc. Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn thư sắp xếp và
lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu công văn đi để đưa vào kho lưu trữ. Việc lưu trữ
công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn lưu các file word và excel
ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu văn bản tài liệu được
nhanh chóng.
*Quản lý văn bản đến:
Hằng năm nhà trường nhận nhiều văn bản, tài liệu của Sở giáo dục, UBND
huyện Xuân Lộc, Công đoàn ngành… gửi tới để chỉ đạo thực hiện các kế hoạch,
chủ trương, nhiệm vụ công việc và nhà trường cũng nhận nhiều văn bản của các cơ
quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao đổi công việc. Nhà trường
nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail công vụ và đường bưu điện.
Quy trình quản lý văn bản đến

Trách nhiệm
thực hiện
Nội dung Mô tả công việc
Văn thư
Xem mục a
Văn thư
Xem mục b
Ban giám hiệu
Xem mục c
Văn thư
Xem mục d
11
Tiếp nhận
Phân loại, đăng ký văn
bản đến
Trình Hiệu trưởng
Nhập dữ liệu phân luồng
vào sổ, chuyển giao VB
Văn thư
Xem mục e
Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đến của trường
a/ Tiếp nhận văn bản
- Văn thư tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến cơ quan với mọi hình thức như
bưu điện, fax, trực tiếp, mail công vụ. Nhà trường tiếp nhận văn bản đến chủ
yếu là của Sở Giáo dục tỉnh Đồng Nai, UBND huyện Xuân Lộc, Huyện ủy Xuân
Lộc qua hệ thống mail công vụ của trường, đường bưu điện.
b/ Phân loại và đăng ký văn bản đến
 Phân loại văn bản đến
- Văn bản gửi đến trên hệ thống mail công vụ của trường văn thư tiến hành
in văn bản, trường hợp công văn gửi bằng bưu điện phân loại và bóc bì văn bản.

- Đóng dấu đến và ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu của cơ
quan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường để
đóng dấu và ghi số ngày tháng đến. Dấu đến được văn thư đóng dưới phần số ký
hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu đến.
 Đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến đều được văn thư nhập các thông tin văn bản vào sổ
đăng ký công văn đến được tạo bởi phần mềm excel.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
+ Tờ nội dung: trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) theo mẫu
sau:
Đăng ký văn bản vào sổ công văn đến năm 2015 của trường được thể hiện ở
phụ lục IV.
c/ Trình cho Hiệu trưởng
12
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
CÔNG VĂN
ĐẾN
Số………………
Ngày……………
Ngày
đến
Số
đến
Tác
giả
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại và

trích yếu
nội dung
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Theo dõi đôn đốc việc xử
lý văn; tổng hợp, báo cáo,
lưu hồ sơ
Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến vào sổ xong sẽ chuyển cho Hiệu trưởng
để xin ý kiến phân luồng văn bản đến các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá
nhân chịu trách nhiệm giải quyết công văn.
d/ Nhập dữ liệu, phân luồng vào sổ và chuyển giao văn bản
Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản của Hiệu trưởng văn thư nhập
đầy đủ thông tin còn lại vào sổ và phân chuyển cho các cá nhân biết và giải quyết
công văn đúng thời hạn được giao.
Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn và mật thì cán bộ văn thư chuyển
ngay và kịp thời cho phòng ban, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết và ký nhận
vào sổ chuyển giao văn bản.
e/ Theo dõi đôn đốc xử lý văn bản và tổng hợp báo cáo lưu hồ sơ
Nhân viên văn thư có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết
văn bản đến theo thời hạn đã quy định và có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản
đến, bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã
đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho ban giám hiệu.
Văn thư tổng hợp, in danh mục văn bản đến từ phần mềm Excel để lập sổ

theo dõi văn bản đến hàng tháng, tổng hợp sổ hàng quý, năm để báo cáo cho
Hiệu trưởng.
* Quản lý hồ sơ giáo viên
- Hồ sơ giáo viên là một loại hồ sơ nhân sự. Trong hồ sơ tập hợp tất cả các
văn bản tài liệu liên quan đến quá trình công tác làm việc của giáo viên. Nhân
viên văn thư luôn cập nhật và tìm hiểu các văn bản quy định về lập hồ sơ cán bộ
công chức viên chức như Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của
Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Trong văn bản đã hướng dẫn cụ thể việc kê
khai lý lịch và các tài liệu cần có trong hồ sơ cán bộ công chức viên chức.
- Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bìa bao cứng trong đó có
các lọai giấy tờ sau luôn được cập nhật bổ sung vào hồ sơ: Sơ yếu lý lịch, các
chứng chỉ bằng cấp, quyết định trúng tuyển bổ nhiệm vào ngạch, các quyết định
nâng lương, phụ cấp thâm niên, phiếu đánh giá xếp loại công chức, viên chức
hàng năm….Trong quá trình lưu giữ tôi đã sắp xếp hồ sơ theo tổ chuyên môn để
cho dễ tìm kiếm và được cất trong tủ khóa cẩn thận. Khi có sự chỉ đạo và đồng ý
của hiệu trưởng mới được đem ra khai thác sử dụng.
*Hồ sơ học sinh:
Trường THPT Xuân Lộc thực hiện nhiệm vụ công tác giảng dạy học sinh
trong quá trình hoạt động hồ sơ của học sinh hình thành cũng khá nhiều phục vụ
cho công tác quản lý quá trình học tập phấn đấu của học sinh như các hồ sơ sau:
sổ đăng bộ, sổ học bạ, sổ điểm, sổ rút bằng tốt nghiệp
- Sổ đăng bộ: Văn thư đầu năm học sẽ viết đầy đủ các thông tin lý lịch học
sinh khối 10 thi trúng tuyển vào trường. Hằng năm thường xuyên cập nhật học
13
sinh chuyển đi, chuyển đến và nghỉ học vào sổ đăng bộ đến cuối năm duyệt với
Hiệu trưởng, đóng dấu và lưu cẩn thận trong tủ hồ sơ.
- Học bạ học sinh: Là một loại hồ sơ nó phản ánh kết quả của quá trình học
tập của học sinh. Học bạ được sắp xếp theo từng khối, từng lớp để trong tủ khóa
cẩn thận cuối học kỳ II bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập

của học sinh. Sau khi Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo viên chủ nhiệm bàn
giao học bạ về văn thư kiểm tra đóng dấu và bảo quản trong tủ đựng hồ sơ. Học
bạ học sinh khi cấp phát nhà trường lập sổ và ký nhận cẩn thận.
- Sổ điểm chính: Cuối năm học sổ điểm được in từ phần mềm quản lý điểm
vnedu.vn giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm kiểm tra ký xác nhận điểm sau
đó ban giám hiệu duyệt, văn thư đóng dấu và lưu để sau này dễ tra tìm thông tin
kết quả học tập của học sinh.
- Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp: Sau khi lấy bằng tốt nghiệp THPT từ Sở
Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai văn thư lập sổ cấp phát bằng tốt nghiệp điền
đầy đủ thông tin học sinh vào sổ theo mẫu của Bộ Giáo dục quy định. Học sinh
hoặc phụ huynh nhận bằng tốt nghiệp mang chứng minh nhân dân hoặc sổ hộ
khẩu để đối chiếu khi nhận bằng. Nhận bằng ký tên và ghi rõ họ tên vào sổ để
sau này có căn cứ đối chiếu. Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp mỗi năm lập một cuốn
và được lưu vĩnh viễn.
2. Tăng cường triển khai công tác văn thư cho đội ngũ cán bộ, giáo
viên, công nhân viên của trường.
Thực hiện công tác văn thư tốt không chỉ yêu cầu nhân viên văn thư phải
nắm vững các kiến thức lý luận, phương pháp và nghiệp vụ tiến hành mà đòi hỏi
tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên phải biết và nắm rõ các quy định của
nhà nước về công tác văn thư như soạn thảo, trình bày thể thức văn bản….
Chính vì vậy để cho tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên nắm rõ đòi hỏi
nhân viên văn thư phải tham mưu và kết hợp với Ban giám hiệu có phương pháp
phổ biến, hướng dẫn những văn bản mới mà nhà nước quy định như: triển khai
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Nhà trường ban hành văn bản gửi đến các bộ phận chuyên môn, cá nhân
văn bản hướng dẫn soạn thảo văn bản theo thông tư mới. Văn thư đã lập các
biểu mẫu các loại văn bản như quyết định, thông báo, báo cáo, công văn, tờ
trình, kế hoạch…gửi đến các phòng ban, bộ phận tham khảo và sử dụng khi

soạn thảo văn bản cho nhanh và đúng với thể thức theo quy định.
Nhân viên văn thư đã hướng dẫn quý thầy cô kiêm nhiệm công tác Đoàn
Thanh niên, Công đoàn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học…. cách trình bày thể
thức văn bản và cách lập hồ sơ công việc để lưu hồ sơ.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
14
Công nghệ thông tin là sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để
chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Khái niệm công
nghệ thông tin trong Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ như sau
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và
công cụ kỹ thuật hiện đại. Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ
chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong
phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”, [3].
Trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước hiện nay cùng với chủ
trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan đặc biệt trong công tác văn thư trở thành một trong những yêu
cầu cần thiết.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hoạt động nhà
trường nói chung và công tác văn thư nói riêng đã tạo một môi trường làm việc
khoa học, hợp lý giữa các bộ phận, phòng ban chuyên môn nhằm giải quyết các
công việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi.
Những năm trước đây công tác văn thư chủ yếu là sử dụng giấy bút để đăng
ký, ghi chép vào sổ sách. Vài năm trở lại đây được sự quan tâm của Sở Giáo dục
và lãnh đạo nhà trường một số sổ sách nhà trường không còn ghi bằng tay mà
thay vào là dùng máy tính nhập dữ liệu để cho công tác lưu trữ, bảo quản, tra
tìm một cách nhanh nhất đặc biệt hạn chế được sổ sách tiết kiệm được chi phí và
thời gian. Sau đây là những ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
và quản lý hồ sơ mà nhà trường đã và đang áp dụng:
- Soạn thảo văn bản bằng phần mền word được tập hợp và lưu vào file công
văn đi theo tháng và theo năm trên máy tính văn thư. Vd: Folder công văn đi

tháng 1/2015, Folder công văn đi tháng 2/2015.
- Sổ đăng ký công văn đi, đến được làm bằng phần mềm excel, thông tin của
văn bản được nhập đầy đủ đến cuối năm tài chính in đóng thành sổ để lưu. Đăng
ký công văn bằng phần mềm excel sẽ nhanh chóng hơn, dễ tra tìm văn bản hơn
đỡ mất nhiều thời gian tìm kiếm.
- Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail công vụ:
https//dongnai.gov.vn và https//dongnai.edu.vn. Việc gửi công văn bằng mail
nhanh, đỡ mất nhiều thời gian giúp cho việc giải quyết công văn và báo cáo
được kịp thời không bị trì trệ và đỡ tốn kinh phí chuyển công văn bằng đường
bưu điện.
- Hồ sơ học sinh: Nhà trường đang sử dụng phần mềm quản lý học sinh
vnedu.vn, phần mềm này rất tiện ích để quản lý hồ sơ lý lịch học sinh, điểm học
sinh, quá trình học tập của học sinh tại trường. Sổ điểm học sinh cuối học kỳ
được bộ phận tin học in giáo viên bộ môn kiểm tra, ký xác nhận điểm là xong
trước đây giáo viên phải viết từng cột điểm vào sổ điểm chính dễ bị sai và nhầm
lẫn việc chỉnh sửa tốn nhiều thời gian. Hệ thống này giúp nhà trường phối hợp
với phụ huynh học sinh rất dễ và thuận tiện. Theo đợt nhà trường gửi điểm học
15
sinh qua hệ thống tin nhắn điện thoại báo kết quả học tập của học sinh để phụ
huynh tiện theo dõi kết quả học tập của con em mình.
- Hồ sơ cán bộ, giáo viên, công nhân viên: Hồ sơ này là một loại hồ sơ thể
hiện quá trình công tác của một cá nhân được lưu vĩnh viễn. Được sự quan tâm
của cấp trên, Sở Giáo dục đã tổ chức triển khai và tập huấn cho cán bộ, nhân
viên quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức phần mềm Pmis. Phần mềm này
thể hiện thông tin và quá trình công tác của tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân
viên trong trường. Việc tra cứu thông tin nhanh chóng không phải lấy hồ sơ ra
để tìm kiếm, khi Sở yêu cầu báo cáo thông tin cán bộ, giáo viên, công nhân viên
chỉ việc xuất ra in và gửi đi là xong rất nhanh, chính xác hơn.
4. Cần tăng cường trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc
văn thư

- Để đáp ứng những yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư trong thời kỳ
công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc trang bị và nâng cấp trang thiết bị và cơ
sở vật chất là cần thiết nhất. Bởi vì khi có nguồn nhân lực mà không có các thiết bị
hỗ trợ thì công việc hay bị trì trệ, thực hiện không thông suốt bị ứ đọng. Vì vậy cần
tăng cường mua sắm và trang bị các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn
thư để nâng cao hiệu quả công việc. Cho tới hiện nay nhà trường đã trang bị cho
văn thư 01 máy in; 01 máy photocopy sao chụp hai mặt và có tính năng Scan, in
văn bản; 01 máy photocopy siêu tốc phục vụ cho công tác thi và photo số lượng
nhiều; trang bị thêm tủ và hộp đựng hồ sơ cán bộ công chức viên chức, học bạ, sổ
điểm chính. Vì vậy công việc của văn thư giải quyết được nhanh hơn không còn bị
trì trệ như những năm trước.
IV. HIỆU QUẢ ĐỀ TÀI
Trong thời gian làm việc tại trường tôi nhận thấy khi thực hiện các giải
pháp trên đã mang lại một số hiệu quả công việc được thể hiện như sau:
Công tác soạn thảo ban hành văn bản của các bộ phận chuyên môn, cá nhân
thực hiện có tiến bộ đã đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.
Công tác quản lý công văn đi, đến của nhà trường thực hiện theo một quy
trình khoa học, hợp lý và đúng theo quy định giúp cho công tác tra cứu và tìm
kiếm thông tin phục vụ cho công tác quản lý nhanh chóng, chính xác hơn tránh
mất thời gian và công sức hơn.
Kết quả công tác công tác văn thư được thể hiện rõ trong bản báo cáo
khảo sát, đánh giá công tác hành chính văn phòng năm 2014 được thể hiện ở
phụ lục V.
Đầu năm nhà trường đã lập danh mục hồ sơ vì vậy tất cả văn bản, tài liệu
đã được lập hồ sơ và được đóng tập lưu cẩn thận đã tránh được tình trạng thất
thoát. Việc lập hồ sơ công việc đây cũng là tiền đề để thúc đấy công tác lưu trữ
thực hiện tốt.
16
Danh mục hồ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 được thể hiện ở
phụ lục VI.

Công việc của ban giám hiệu giao tôi luôn hoàn thành và cuối năm tôi hoàn
thành tốt công việc được giao.
Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên, hồ sơ học sinh…được quản lý khoa
học, cẩn thận hơn.
V.ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
1. Đối với Sở Giáo dục tỉnh Đồng Nai
Rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công
tác văn thư trong các trường học.
Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và triển khai các văn bản
hướng dẫn mới nhất về công tác văn thư, lưu trữ cho các nhân viên văn thư ở các
trường học.
Công tác văn thư có tính chất công việc khá nhiều để cho nhân viên làm văn
thư ở các trường học được an tâm công tác thì lãnh đạo Sở cần xem xét và có chế
độ đãi ngộ hợp lý hơn như chế độ phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, phụ cấp
thâm niên….
2. Đối với các cơ sở đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên văn thư
Các trường Đại học, Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp có kế hoạch xây
dựng chương trình khung đào tạo ngành Văn thư - Lưu trữ. Trong quá trình đào tạo
các trường thường xuyên tổ chức các lớp tham quan, tìm hiểu về công tác văn thư
lưu trữ thực tế ở các cơ quan, doanh nghiệp để cho sinh viên không còn bỡ ngỡ khi
tiếp xúc trực tiếp công việc. Thực hiện phương châm học đi đôi với hành, vừa đào
tạo lý thuyết gắn với thực hành.
3. Đối với trường THPT Xuân Lộc
Tổ chức triển khai hướng dẫn các văn bản về công tác văn thư cho toàn bộ
giáo viên, công nhân viên được biết để thực hiện cho đúng quy định.
Tăng cường trang bị một số trang thiết bị, cơ sở vật chất như các tủ hồ sơ,
kệ trưng bày, hộp, bìa hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư. Để thực
công tác quản lý, bảo quản hồ sơ khoa học, nhanh chóng….
Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư như
trang bị phần mềm quản lý công văn đi, đến để thực hiện phân luồng, quản lý,

kiểm tra quá trình giải quyết công văn được chính xác hơn và giải quyết công
việc thực hiện đúng tiến độ được giao.
IV.DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Vương Đình Quyền (2011). Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 11.
2. Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Hàm (1996). Văn bản và lưu trữ học
đại cương, nhà xuất bản Giáo dục, 5-6.
17
3. Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về việc phát triển
công nghệ thông tin trong những năm 90.
II. PHỤ LỤC
Phụ lục I: Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường
THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo quyết định số 56/QĐ-THPT ngày
29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc
Phụ lục II: Một số văn bản nhà trường soạn thảo và ban hành
năm 2014.
- Quyết định số 52/QĐ-THPT.XL ngày 14 tháng 4 năm 2014
vềviệc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định
hành chính tại trường THPT Xuân Lộc.
- Báo cáo số 104/BC-THPT.XL ngày 15 tháng 9 năm 2014 về việc
báo cáo kết quả thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia nước sạch và vệ
sinh môi trường trong trường học.
- Kế hoạch số 22/KH-THPT ngày 20 tháng 02 năm 2014 về công
tác phòng chống tham nhũng năm 2014.
- Tờ trình số 83/TTr-THPT.XL ngày 24 tháng 7 năm 2014 về việc
duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015.
Phụ lụ III: Đăng ký văn bản nhà trường ban hành vào sổ đăng
ký công văn đi năm 2015
-Đăng ký công văn, tờ trình, báo cáo, thông báo, biên bản nhà
trường ban hành vào sổ đăng ký công văn đi năm 2015.

-Đăng ký văn bản Quyết định trường ban hành vào sổ đăng ký
công văn đi năm 2015.
Phụ lục IV: Đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký công văn đến
năm 2015
Phụ lục V: Báo cáo khảo sát, đánh giá công tác hành chính
văn phòng năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc
Phụ lục VI: Danh mục hồ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm
2014
NGƯỜI THỰC HIỆN

18
Hồ Thị Hương
Phụ lục I:
SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
––––––––––––––––––
Số: 56 /QĐ-THPT.XL
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––––––––––––
Xuân Lộc, ngày 29 tháng 4 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của trường THPT Xuân Lộc
––––––––––––––––––––––––––––
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Căn cứ Quyết định số 1768/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 1985 của
UBND Tỉnh Đồng Nai về việc thành lập trường Phổ thông trung học Xuân Lộc II;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Ông (Bà) Tổ trưởng Tổ Hành chính,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư,
lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc;
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số
30 ngày 10 tháng 4 năm 2012;
Điều 3. Ông (Bà) Tổ trưởng Tổ Hành chính và bộ phận chuyên môn, đoàn
thể trong nhà trường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
HIỆU TRƯỞNG
19
- Như điều 3;
- Sở Giáo dục và Đào tạo;
- Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng;
- Lưu: VT, VP.
(Ký tên, đóng dấu)
Trần Thị Kim Tân
SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI

TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
––––––––––––––––––
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––––––––––––
QUY CHẾ
Về công tác văn thư, lưu trữ
của trường THPT Xuân Lộc
(Ban hành kèm theo Quyết định số 56/QĐ-THPT
ngày 29 tháng 4 năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc.)
–––––––––––––––––––––––
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng
a) Quy chế này áp dụng trong quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ
của trường trường THPT Xuân Lộc. (sau đây gọi là nhà trường).
b) Quy chế này được áp dụng thống nhất tại Tổ Hành chính và các bộ phận
chuyên môn, đoàn thể trong nhà trường (sau đây gọi chung là các bộ phận).
2. Đối tượng điều chỉnh
a) Công tác văn thư: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng con dấu trong văn thư.
b) Công tác lưu trữ: thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của nhà trường.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Hiệu trưởng có trách nhiệm chung và các Phó Hiệu trưởng có trách
nhiệm chỉ đạo các bộ phận được phân công phụ trách tổ chức thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ của nhà trường; ký ban hành các văn bản và tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; chỉ đạo triển khai thực hiện, xử lý

văn bản đi và văn bản đến.
2. Tổ trưởng Tổ Hành chính giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý và kiểm tra,
giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường; tổ chức hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ của các bộ phận.
3. Trưởng các bộ phận có trách nhiệm phân công, kiểm tra, đôn đốc cán bộ,
giáo viên, nhân viên của bộ phận mình thực hiện nhiệm vụ được giao; phối hợp với
20
các bộ phận khác để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quy chế
này.
4. Cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường/ thực hiện nhiệm vụ được giao
trong việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ theo quy định tại Quy chế này.
Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan
Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ nhà trường có 01 người chuyên trách làm
việc dưới sự điều hành trực tiếp của Hiệu trưởng hoặc Tổ trưởng Tổ Tổ Hành
chính.
1. Nhiệm vụ của văn thư nhà trường
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình Hiệu trưởng;
b) Chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân sau khi có ý kiến của
Hiệu trưởng;
c) Giúp Tổ trưởng Tổ Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến;
d) Phối hợp với các bộ phận, trình dự thảo văn bản đi để Hiệu trưởng hoặc
Phó Hiệu trưởng xem xét, duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản đi; đóng dấu nhà trường và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
e) Đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi; lưu văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan và các loại con dấu khác;
k) Ứng dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn
thư nhà trường.
2. Nhiệm vụ của lưu trữ nhà trường
a) Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường lập hồ sơ và chuẩn bị
hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ vào lưu trữ hiện hành;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu;
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
21
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử
theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 4. Nhân viên văn thư và lưu trữ
Nhân viên văn thư lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ và các ngạch
công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Hằng năm, Tổ trưởng Tổ Hành chính tham mưu Hiệu trưởng trong việc lập
dự trù kinh phí và tổ chức thực hiện trang bị các thiết bị chuyên dùng, tổ chức các
hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ nhà trường từ
nguồn kinh phí được cấp thường xuyên hoặc từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ.
Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của nhà trườngthực hiện theo
quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại
Quy chế này.
2. Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng và các Trưởng bộ phận có trách nhiệm
quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật trong lĩnh vực phụ trách. Nhân

viên văn thư và lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức văn bản
Những hình thức văn bản đối với nhà trường được phép ban hành là các loại
văn bản hành chính thông thường như: quyết định (cá biệt), quy chế, quy định,
thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo,
biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận,
giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi
đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển và các văn bản chuyên
ngành của nhà trường.
Điều 8. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trưởng các bộ phận hoặc cán bộ, giáo viên, nhân viên chịu trách nhiệm chủ
trì soạn thảo văn bản phải thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. (Kèm theo các
phụ lục quy định)
Điều 9. Soạn thảo văn bản
22
Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường của nhà trường được quy
định như sau:
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao
Trưởng bộ phận hoặc cán bộ, giáo viên, nhân viên trực tiếp chủ trì hoặc phối hợp
soạn thảo. Các văn bản chỉ đạo của các cơ quan cấp trên, cần phải được triển khai
bằng văn bản đi của nhà trường. Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng , Trưởng
bộ phận có thể chuyển giao cho giáo viên, nhân viên trong bộ phận mình trực tiếp
soạn thảo văn bản, đồng thời Trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm về nội dung,

hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản do giáo viên, nhân viên thực hiện.
2. Khi được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân
viên có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định hình thức, nội dung và
độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản có kèm theo tài liệu liên quan.
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng việc tham khảo ý kiến của các
bộ phẫn khác và các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
3. Khi được giao phối hợp soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân viên
có trách nhiệm cung cấp thông tin, đề xuất ý kiến trong lĩnh vực được giao phụ
trách để người được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có thể hoàn thành
nhiệm vụ kịp thời, đầy đủ, chính xác theo quy định.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Công việc duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt có thể được
thực hiện qua văn bản giấy hoặc trao đổi qua hộp thư điện tử của các cá nhân do
nhà trường đã cấp.
1. Trưởng bộ phận được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có trách
nhiệm duyệt bản thảo (sửa chữa, bổ sung) và ký tắt xác nhận đã duyệt vào cuối
dòng của phần nội dung văn bản (đã hoàn chỉnh sau khi duyệt) do giáo viên, nhân
viên soạn thảo trước khi trình lãnh đạo nhà trường ký ban hành. Đối với văn bản
quan trọng phải ký tắt xác nhận đã duyệt ở cuối mỗi trang.
2. Lãnh đạo nhà trường duyệt nội dung văn bản (đã được Trưởng bộ phận
duyệt và ký tắt xác nhận) và ký ban hành. Các nội dung chưa phù hợp, Lãnh đạo
nhà trường ý kiến bổ sung vào Phiếu giải quyết văn bản đến hoặc ghi trực tiếp vào
văn bản soạn thảo (hoặc cho ý kiến qua hộp thư điện tử) yêu cầu sửa chữa, bổ sung
để trình ký ban hành cho đúng quy định.
3. Cán bộ, giáo viên, nhân viên soạn thảo văn bản sau khi hoàn thành dự
thảo văn bản đi, chuyển cho nhân viên văn thư trình lãnh đạo nhà trường duyệt, ký
ban hành. Hồ sơ trình ký bao gồm: Phiếu giải quyết văn bản đến; bản chính văn
bản đến, dự thảo văn bản đi và các tài liệu khác có liên quan. Trường hợp lãnh đạo

nhà trường có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản, lãnh đạo nhà trường chuyển lại
cho nhân viên văn thư để chuyển giao cá nhân phụ trách soạn thảo điều chỉnh, bổ
23
sung và gửi lại nhân viên văn thư trình lại lần nữa với lãnh đạo nhà trường xem
xét, quyết định.
Điều 11. Đánh máy, nhân bản
1. Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, giáo viên,
nhân viên được giao giải quyết công việc thực hiện. Trường hợp văn bản của lãnh
đạo được dự thảo bằng bản viết tay, người được giao đánh máy phải đảm bảo đúng
nguyên văn bản thảo, đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo viết tay thì
người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
2. Nhân bản đúng số lượng phát hành
a) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng
được ghi tại nơi nhận văn bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê
đủ danh sách, cần phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản ở nơi nhận trên nguyên
tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực
hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan tới nội dung văn bản và cơ
quan cấp trên gửi văn bản chỉ đạo; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho
một đối tượng, không gửi đến các đối tượng không thuộc phạm vi điều chỉnh và
không có liên quan đến nội dung văn bản.
c) Các đối tượng được quy định chỉ gửi bằng văn bản điện tử (theo quy định
tại Quyết định số 239/QĐ-SGDĐT ngày 15/3/2010 của Sở GD&ĐT ban hành Quy
định tạm thời về sử dụng văn bản điện tử để giao dịch văn bản hành chính của Sở
GD&ĐT tỉnh Đồng Nai) thì văn bản đi không cần phải nhân bản ra giấy để gửi; chỉ
cần nhân bản đủ số lượng để lưu.
3. Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng
thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do Hiệu trưởng nhà trường quyết định và

được thực hiện theo các quy định về bảo mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
1. Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, các Trưởng bộ phận và cán bộ, giáo viên,
nhân viên chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật
và trước Hiệu trưởng về độ chính xác của nội dung văn bản khi soạn thảo, duyệt
bản thảo, ký ban hành theo nhiệm vụ được giao. Cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ
trì soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình
người ký văn bản quyết định; xác định văn bản gửi đi bằng hình thức văn bản điện
tử hay văn bản giấy.
2. Nhân viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính kiểm tra và chịu trách
nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước
Hiệu trưởng và trước pháp luật. Trường hợp dự thảo văn bản đi chưa đúng quy
24
định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ký ban hành, nhân
viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính được quyền yêu cầu bộ phận hoặc cá
nhân chủ trì soạn thảo văn bản điều chỉnh, bổ sung cho đúng quy định.
Điều 13. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản
a) Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản của nhà trường ban hành;
b) Hiệu trưởng có thể giao Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) các văn bản
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền
của Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và
trước pháp luật về nội dung văn bản đã ký.
2. Người ký văn bản có trách nhiệm kiểm tra và yêu cầu về số lượng bản ký
trực tiếp; số lượng bản phát hành. Khi ký văn bản không ký bằng bút chì; không
dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 14. Bản sao văn bản
Các hình thức, thể thức bản sao văn bản thực hiện theo đúng hướng dẫn tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản
chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ
chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của nhà trường; nơi nhận (như phụ
lục kèm theo Quy chế này).
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo
đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo
đúng thể thức quy định tại Khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham
khảo.
5. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài nhà trường những ý kiến ghi
bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo ghi bên lề văn bản cần thiết
cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành
chính để gửi đi.
Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Việc quản lý văn bản đến và văn bản đi được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Các loại biểu
25