Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở Phòng Nội vụ thành phố Long Xuyên đến năm 2015



Trong những năm qua, công tác văn thư ngày càng được Đảng và Nhà
nước quan tâm chỉ đạo thực hiện, tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành
công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của Nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn
với văn bản. Chất lượng, tốc độ giải quyết các công việc phụ thuộc nhiều vào sự
cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, trình độ và tốc độ xử lý văn bản đến,
soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan mà cụ thể là người cán bộ phụ
trách công tác văn thư của cơ quan.
Các cơ quan, tổ chức ngay từ khi thành lập thường đã phải có một bộ phận
chuyên trách về công tác giấy tờ và qua quá trình hoạt động càng ngày, công tác
văn thư ngày càng khẳng định vai trò to lớn của mình. Công tác văn thư ra đời do
những đòi hỏi khách quan cần thiết đối với việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay
không.
Công tác văn thư đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhà
nước và đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý; Để đảm
bảo hiệu quả trong hoạt động quản lý nhà nước, điều hành xã hội, nâng cao vai trò
của Nhà nước trong xã hội đòi hỏi trước mắt đặt ra đối với các địa phương là phải
giải quyết nhanh chóng, chính xác những yêu cầu chính đáng của người dân thông
qua bộ máy thật tinh gọn nhưng đạt hiệu quả chuyên môn cao để từ đó có thể đưa
nền hành chính ở địa phương ngày đáp ứng với yêu cầu mới của xã hội. Mặt khác,
việc làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu,
giấy tờ - một thói quen cố hữu của bộ máy hành chính nước ta.
Sau thời gian được tham gia học lớp Trung cấp lý luận Chính trị - Hành
chánh B64 tại Trường Chính trị Tôn Đức Thắng, được Nhà trường tạo nhiều điều

2
kiện thuận lợi trong học tập giúp em được mở mang kiến thức, từ đó em quyết định

chọn đề tài “ Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở Phòng
Nội vụ thành phố Long Xuyên đến năm 2015 làm tiểu luận cuối khóa lớp Trung
cấp lý luận Chính trị - Hành chánh B64, với mong muốn đưa lý thuyết và kinh
nghiệm được học từ thầy – cô ứng dụng vào thực tế tại đơn vị.
Đây là đề tài phù hợp với công việc chuyên môn đang phụ trách tại cơ
quan đang công tác của tôi, nghiên cứu sâu vào vấn đề này sẽ giúp tôi vận dụng lý
thuyết vào thực tế, phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế đang tồn
tại kéo dài của đơn vị mình nhằm từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ tại đơn
vị đi vào hoạt động có nề nếp, phục vụ kịp thời cho sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thủ
trưởng đơn vị, góp phần vào việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị cấp trên giao.Sự
mong muốn thì to lớn, nhưng khả năng và thời gian có hạn, chắc chắn trong quá
trình thể hiện nội dung tiểu luận sẽ gặp không ít hạn chế, thiếu sót, kính mong quý
thầy cô thông cảm và tạo điều kiện giúp đỡ.
Nhân đây, em xin chân thành cám ơn Ban Giám hiệu trường Chính Trị
Tôn Đức Thắng, quí thầy cô đã nhiệt tình, mang hết kinh nghiệm, kiến thức để
truyền đạt cho chúng em với tinh thần trách nhiệm, lương tâm và lòng nhiệt quyết.
Em xin chân thành cám ơn cô Huỳnh Tuyết Phượng đã nhiệt tình hướng
dẫn và giúp đỡ em hoàn thành tiểu luận tốt nghiệp này.








3
1
- 


1 :
Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn giấy tờ.
Ngày nay, công tác văn thư được hiểu là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản
phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơ
quan Nhà Nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và
các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan tổ chức).
Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy
tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân đề làm
bằng chứng tra cứu khi cần thiết
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước, bao gồm các mặt
chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ
cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông
tin cần thiết phục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên
môn, bảo đảm thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính
sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ.

4
Thứ ba, công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt
động của cơ quan, tổ chức; nội dung của những tài liệu được hình thành và được
nhận trong quá trình giải quyết công việc, phản ánh chính xác, chân thực các hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
Thứ tư, công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu,

tạo điều kiện công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan phục vụ việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để
nghiên cứu, sử dụng lâu dài
1.1.3. Ý nghĩa của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn
đề lý luạn, thực tiễn và pháp chế liên quan đến quá trình hoạt động quản lý và hoạt
động nghiệp vụ nhằm thu nhập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ có hai chức năng xã hội: bảo quản an toàn tài liệu
lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả
Một là, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất lớn phục vụ đắc lực cho việc
thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, được sử dụng để quản lý
nhà nước, quản lý các mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ.
Tài liệu lưu trữ còn làm cơ sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế -
xã hội hàng năm và nhiều năm cho từng địa phương trên cả nước, được sử dụng để
đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công các công trình xây dựng cơ bản. những tài
liệu nếu được lưu trữ, bảo quản tốt sẽ cung cấp những thông tin quá khứ rất có giá
trị, xác định và đảm bảo cơ sở khoa học; giúp vượt qua khó khăn, trở ngại, sáng tạo
ra các công trình mới hoặc hồi phục lại các công trình cũ đã bị hư hỏng.
Hai là, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa khoa học do nó phản ánh sự thật khách
quan hoạt động sáng tạo của xã hội, là bằng chứng của sự phát triển khoa học, phục
vụ cho các chương trình, đề tài khoa học; được sử dụng làm tư liệu tổng kết, đánh
giá, rút ra các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong xã hội.

5
Nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa những thành tựu có trước, làm cơ sở
tìm tòi những cái mới trong khoa học.
Ba là, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lịch sử do bao giờ cũng gắn liền và phản
ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan, tổ
chức và các sự kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ của một quốc gia, một dân tộc. Vì
thế tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác, chân thật nhất để nghiên cứu lịch

sử mà các tài liệu khác khó có thể thay thế được.
Bốn là, tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa văn hoá, là di sản văn hóa đặc biệt
của dân tộc cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này
qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng về văn hóa của
dân tộc Việt Nam trong suốt thời kỳ dựng nước và giữ nước. Sử dụng các tài liệu
đó để giáo dục, thuyết phục, hoặc xây dựng các bộ phim, các tác phẩm nghệ thuật
làm công cụ tuyên truyền nhân dịp những ngày lễ lớn của dân tộc sẽ đem lại hiệu
quả đáng kể.
1.2 

Trong công tác quản lý của nhà nước có đem lại hiệu lực, hiệu quả, có
mang lại nâng suất cao hay không, thì còn phải phụ thuộc vào yếu tố của công tác
văn thư – lưu trữ. Thật vậy trong những năm qua, Đảng và nhà nước ta đã nhận thức
sâu sắc công tác văn thư –lưu trữ có một số vị trí quan trọng trong sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ đất nước.
Vì thế cho nên, Đảng ta có nhiều văn bản để hướng dẫn, chỉ đạo việc thực
hiện công tác văn thư nhằm đáp ứng yêu cầu lãnh đạo. Quản lý của cơ quan Đảng,
nhà nước, các tổ chức xã hội nhằm nâng cao tiệu lực, hiệu quả quản lý ở địa
phương trong việc quả lý công văn, giấy tờ.

6
Nghị định 403/NĐ-VPTW ngày 22/10/1984 của văn phòng trung ương
Đảng về một số chế độ công tác văn thư – lưu trữ ở các văn phòng tỉnh uỷ, thành
uỷ cụ thể như sau: “Công tác văn thư ở các văn phòng tỉnh uỷ, Thành uỷ phải đảm
bảo các yêu cầu sau đây: Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu trữ tài liệu
của cấp uỷ và tài liệu của các ngành, các cấp gởi đến cấp uỷ Đảng, hợp lý trong quá
trình luân chuyển tài liệu đi và đến, theo dõi chặt chẻ quản lý giải quyết công văn
tài liệu, không để soát việc, chậm việc, quản lý chặt chẻ, bảo vệ bảo vệ bí mật tài
liệu, thu hồi đầy đủ và đúng hạn các tài liệu có qui định thu hồi, lập hồ sơ đầy đủ để
phục vụ kịp thời các yêu cầu của cấp uỷ và các Ban ngành về khai thác tài liệu và

nộp vào kho lưu trữ cấp uỷ đúng thời hạn quy định”

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;
- Luật Lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13 do Quốc hội khóa VIII thông qua
tại kỳ họp thứ 2, ngày 11/11/2011);
- Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trường mạng;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ- CP, ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng 8 năm 2001
của Chính phủ qui định về việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 01/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việv hướng
dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

7
- Thông tư số 07/2005/TT-BNV, ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức,
viên chức;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức;
- Bên cạnh đó, còn có các văn bản như : Công văn số 260/VTLTNN-
NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây
dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan;
- Công văn số 425/ VTLTNN-NVĐP ngày18/7/2005 của Cục văn thư và
lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Công văn 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và

lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xác định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
- Quyết định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Công văn số 55/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 01 năm 2012 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ năm 2012 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và
tình hình thực tế của địa phương.

8
- Kế hoạch số 13/KH-UBND ngày 14/3/2012 của UBND tỉnh An Giang
về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 cụ thể:
+ Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) lập Kế hoạch và tổ chức thực
hiện Kế hoạch thu tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn
nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Kho lưu trữ lịch sử tỉnh);
+ Các sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố xây dựng Kế
hoạch và tổ chức thực hiện Kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu
trữ cơ quan đúng thời hạn và thủ tục quy định; đồng thời có kế hoạch chỉnh lý khối
tài liệu tồn đọng nộp vào Lưu trữ lịch sử, xác định giá trị tài liệu và thực hiện quy
trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
Đối với tỉnh An Giang và thành phố Long Xuyên cũng đã kịp thời ban
hành nhiều quy định về nhiệm vụ của công tác văn thư - lưu trữ như:
- UBND tỉnh An Giang đã ban hành Chỉ thị số 10/2011/CT-UBND, ngày
20/9/20011 về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh An

Giang; Quyết định số 54/2011/QĐ-UBND ngày 15 tháng 12 năm 2011 ban hành
Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh An
Giang.
- Uỷ ban nhân dân Thành phố Long Xuyên ban hành quyết định số
179/QĐ-UBND ngày 11 tháng 03 năm 2010,2011 về công tác văn thư, lưu trữ của
thành phố Long Xuyên năm 2010, 2011 ban hành kế hoạch về công tác văn thư ,
lưu trữ.
Tóm lại, từ những văn bản pháp luật trên cho thấy Đảng và Nhà nước tất
quan tâm đến lĩnh vực văn thư và đó cũng chính là tiền đề góp phần thực hiện
thắng lợi mục tiêu mà Đại hội Đảng lần thứ XI đã đề ra “Dân giàu, nước mạnh, xã
hội công bằng, dân chủ, văn minh”; Chấn chỉnh công tác văn thư đi vào nề nếp,
quản lý khoa học. Những căn cứ luận trên đây cũng chính là cơ sở hình thành, cũng
cố và nâng chất hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương .

9

  
 .
tình hình chung  :
Thành phố Long Xuyên có tổng diện tích tự nhiên 11.543 ha, chiếm 3,26%
diện tích tự nhiên của tỉnh An Giang. Phía Tây Bắc giáp huyện Châu Thành; phía
Đông và Đông Bắc giáp huyện Chợ Mới; phía Tây và Tây Nam giáp huyện Thoại
Sơn; phía Nam giáp Thành phố Cần Thơ.
Ngày 14 tháng 04 năm 2009, thành phố Long Xuyên được Chính phủ công
nhận là đô thị loại II (theo Quyết định số 474/QĐ-TTg ngày 14 tháng 04 năm 2009
của Thủ tướng). Thành phố Long Xuyên được xem là trung tâm chính trị, kinh tế,
văn hóa, khoa học kỹ thuật của tỉnh An Giang, là đô thị cấp vùng trong hệ thống đô
thị quốc gia; có 13 đơn vị hành chính phường. xã trực thuộc và 33 phòng, ban trực
thuộc, trong đó gồm 12 đơn vị quản lý nhà nước và 11 đơn vị sự nghiệp.
Phòng Nội vụ thành phố được thành lập từ tháng 6/2008 trên cơ sở thực

hiện Quyết định số 529/QĐ-UBND ngày 31/3/2008 của UBND tỉnh An Giang V/v
thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện.Trưởng phòng Nội vụ
phụ trách chung, điều hành mọi hoạt động công tác của phòng, chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ về quản lý Nhà
nước các lĩnh vực có liên quan theo quy định của Chính phủ và UBND Tỉnh trên
địa bàn thành phố, trực tiếp phụ trách: tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ thành phố
và phường, xã; Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp; văn thư – lưu
trữ; địa giới hành chính….
2.2  
 


10
- Thảo văn bản;
- Duyệt văn bản, chỉnh sửa, bổ sung bản thảo đã duyệt;
- Đánh máy, nhân văn bản theo số lượng duyệt;
- Kiểm tra pháp chế văn bản trước khi ký ban hành;
- Ký văn bản.


Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là
văn bản đến. Thủ tục gồm 6 bước:
Bước 1: Tiếp nhận và phân loại văn bản.
- Kiểm tra văn bản đó có đúng là gửi cho cơ quan, đơn vị mình không. Nếu
nhằm thì gửi lại. Nếu phong bì bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì cần có biện
pháp xử lý kịp thời: báo với lãnh đạo đơn vị, lập biên bản trước người đưa văn bản.
- Phân loại sơ bộ văn bản đến thường 4 nhóm:
Loại có dấu chỉ mức độ khẩn, mật (cần trình với lãnh đạo ngay); Loại sai
thể thức; Loại thông thường; Loại tư liệu.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến.

Mục đích của việc đăng ký văn bản đến là để quản lý văn bản chặt chẻ,
giúp theo dõi tiến độ xử lý, giải quyết văn bản đến, giúp tra tìm được nhanh chóng.
Khi đăng ký văn bản đến phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết về văn bản vào các
phương tiện đăng ký. Sổ đăng ký văn bản đến gồm các loại sổ đăng ký văn bản quy
phạm pháp luật; sổ đăng ký văn bản mật; sổ đăng ký văn bản thông thường; sổ
đăng ký đơn, thư; sổ chuyển giao văn bản.
Bước 3: Trình văn bản đến.

11
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, tùy theo chế độ văn thư của
từng cơ quan, tổ chức, cán bộ phụ trách công tác văn thư phải trình ngay cho chánh
văn phòng xem xét, nghiên cứu để quyết định hướng giải quyết.
Bước 4: Chuyển giao văn bản đến.
Văn bản đến phải được giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm
giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao.
Nếu văn bản có dấu mật, chú ý khi chuyển thì chuyển cả bì có ghi dấu hiệu
mật đến người nhận xử lý. Khi văn bản được giải quyết xong cần chuyển lại cho
văn thư để lập hồ sơ lưu trữ.
Bước 5: Tổ chức và theo dõi văn bản đến.
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo quyết định kịp thời
những văn bản đến và có thể giao cho văn phòng, phòng hành chính theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến.
Bước 6: Sao văn bản đến.
Gồm sao y bản chính; sao lục và trích sao.
+ Sao y bản chính là sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được
thực hiện từ bản sao y bản chính.
+ Sao lục là bản sau đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực
hiện từ bản sao y bản chính.
+ Trích sao là sao một phần nội dung của văn bản từ bản chính.


Văn bản đi là loại công văn, giấy tờ do cơ quan, đơn vị ban hành gửi đi.
Gồm 4 bước:
Bước 1: Kiểm tra lại văn bản

12
Mọi văn bản trước khi ban hành vào sổ và gửi đi đều phải kiểm tra lại các
thành phần thể thức văn bản. Kiểm tra lại số; ký hiệu; tác giả; ngày, tháng, năm;
nơi nhận; chữ ký của thủ trưởng có đúng không.
Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Vào sổ văn bản nhằm quản lý toàn bộ văn bản đã gửi đi trên cơ sở sổ
đăng ký văn bản đi để cung cấp những thông tin cần thiết về văn bản đi của cơ
quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành cơ quan.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm 6 cột: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng;
tên loại, trích yếu nôi dung; nơi nhận; đơn vị hoặc người nhận văn bản; ghi chú
(nếu là văn bản mật thì thêm cột mức độ mật). Ngoài việc lưu vào sổ đăng ký ta có
thể dùng máy vi tính để đăng ký văn bản đi, giúp chúng ta thống kê, tổng hợp, tìm
kiếm nhanh chống và chính xác.
Bước 3: Chuyển văn bản đi
- Phải được gửi đi trong ngày, vào sổ đăng ký và phát hành. Có thể gửi qua
đường dây nối mạng nội bộ hoặc gửi trực tiếp đến từng cá nhân hoặc cơ quan, đơn
vị định gửi nhưng phải ký nhận và vào sổ chuyển.
- Sổ chuyển văn bản gồm 5 cột: ngày tháng; số hiệu công văn hoặc phiếu
gửi; số lượng bì công văn; nơi nhận; ký nhận và đóng dấu.
Bước 4: Sắp xếp bảng lưu văn bản
- Mỗi văn bản sau khi ban hành phải lưu lại 2 bản (01 để theo dõi công
việc ở đơn vị thi hành, 01 bản ở bộ phận văn thư để tra tìm khi cần thiết. Bản lưu
phải là bản chính. Bản lưu được sắp xếp theo từng loại: tên loại, nguyên tắc, số
hiệu của loại công văn, năm nào để riêng năm đó.

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn

bản.Các nguyên tắc sau khi đóng dấu:

13
+ Dấu chỉ đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của thẩm
quyền, không đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ, hoặc vào văn bản, giấy tờ
chưa hoàn chỉnh nội dung.
+ Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Đóng 1/3 đến ¼ chữ ký về phía bên trái.
+ Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép đóng dấu vào văn bản.
+ Chỉ được đóng dấu vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành.
+ Không đóng dấu ngoài giờ hành chính. Trường hợp đặc biệt do thủ
trưởng cho phép.
- Quản lý và bảo quản con dấu cũng phải hết sức cẩn thận: Không được
đem về nhà riêng; phải có tủ khóa cẩn thận; chỉ do một người chịu trách nhiệm cất
giữ; không được làm hư con dấu; nếu bị mờ hoặc mất thì phải báo cho cơ quan
công an gần nhất được biết; không được sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp (nếu
có sẽ bị truy tố trước pháp luật).

- Lập hồ sơ hiện hành là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định. Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ thông tin về mọi
vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể.
- Sau một năm khi công việc kết thúc và bước sang năm mới phải giao nộp
tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan.
Tóm lại, nội dung của công tác văn thư gồm 5 khâu quan trọng nói trên,
không thể thiếu một khâu nào, tác động qua lại lẫn nhau và có ý nghĩa to lớn trong
công tác văn thư.
2.5. 
Trong năm 2011-2012 phòng Nội vụ đã phát hành chuyển công văn đi là
385 công văn và lưu tại kho lưu trữ là 826 công văn.

14
Tính từ tháng 01 đến tháng 4 năm 2013 phòng Nội vụ cũng đã tiếp nhận
được 27 công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh An Giang; 66 công văn của Uỷ ban
nhân dân thành phố Long Xuyên; 56 công văn các loại của Sở Nội vụ; 116 công
văn của ban ngành, phường xã gửi đến và được Cán bộ văn thư - lưu trữ tại kho lưu
trữ của cơ quan một cách cẩn thận.
Trong những năm gần đây công tác văn thư – lưu trữ của phòng Nội vụ có
những bước phát triển và đi vào nề nếp một cách ổn định. Các tài liệu lưu trữ được
khai thác và sử dụng có hiệu quả trong công việc nghiên cứu khi cần thiết, đã đáp
ứng được yêu cầu phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước.
Cán bộ làm công tác văn thư có tinh thần trách nhiệm cao, thường xuyên
nghiên cứu, học hỏi, trau dồi kiến thức và nâng cao năng lực nghiệp vụ chuyên
môn để hoàn thành tốt được nhiệm vụ của mình nhằm từng bước đưa công tác văn
thư – lưu trữ ở địa phương đi vào nề nếp, đáp ứng ngày càng cao thông tin về quản
lý Nhà nước ở địa phương.
Cán bộ văn thư bảo quản tài liệu lưu trữ tương đối được an toàn, phục vụ
tốt việc sử dụng, quan tâm đúng mức đến chế độ phòng chống cháy nổ, chế độ bảo
quản tài liệu lưu trữ có hệ thống ánh sáng đầy đủ và có cầu dao có thể ngắt toàn bộ
mạch điện trong phòng lưu trữ khi hết giờ làm việc.
Các văn bản gửi đến cơ quan đều được thông qua văn thư và làm đúng các
thao tác theo quy định của công tác văn thư, chính vì thế bộ phận văn thư luôn chủ
động trong công việc và phân loại từng loại văn bản một cách cụ thể khi được gửi
đến cơ quan, để phục vụ tốt cho lãnh đạo trong việc tiếp cận và xử lý các loại văn
bản gửi đến cơ quan. Ngoài ra, trong thời gian qua phòng Nội vụ cũng đã làm tốt
công tác lưu trữ các loại văn bản, cụ thể mở sổ từng loại văn bản của từng ngành, vì
thế khi có nhu cầu tham khảo hoặc tra cứu, tìm kiếm các loại văn bản là rất dễ dàng
và nhanh chóng góp phần làm ít tốn thời gian trong việc tra cứu tài liệu khi cần
thiết.

15

Trong việc quản lý gửi công văn đi bộ phận văn thư thường quản lý rất
chặt chẽ việc kiểm tra lại thể thức văn bản, việc cho số các loại công văn gửi đi và
xem lại nội dung của văn bản coi có phù hợp với ý của lãnh đạo hay không. Sổ lưu
văn bản đều được ghi đầy đủ ngày, tháng phát hành văn bản, nội dung văn bản, bộ
phận nào phát hành văn bản. Chính vì thế khi gửi văn bản đi nhưng phòng Nội vụ
vẫn nắm rõ ngày tháng phát hành văn bản, số văn bản và bộ phận phát hành, như
thế rất thuận tiện cho việc quản lý văn bản của đơn vị.
Hiện nay, văn phòng được trang bị một số máy móc phục vụ cho công tác
văn thư- lưu trữ như: máy vi tính, máy in, máy photocopy đã góp phần giúp cho
việc phát hành công văn kịp thời, nhanh chóng. Ngoài ra trong quá trình kiểm tra
văn bản nếu phát hiện có sai sót thì cũng dễ dàng cho việc chỉnh sửa văn bản, vì thế
mà chủ trương, chính sách của địa phương được phổ biến nhanh chóng, chính xác
và kịp thời đến cán bộ, công chức, viên chức và công dân từ đó phục vụ tốt hơn
công tác tuyên truyền vận động, hướng dẫn họ sống và làm việc tuân theo Hiến
pháp, pháp luật.
Trình độ của đội ngũ cán bộ văn thư từng bước cũng được nâng cao do
phòng Nội vụ luôn quan tâm đến công tác văn thư – lưu trữ bằng cách gửi cán bộ
văn thư đi dự các lớp tập huấn về công tác văn thư ngắn hạn và dài hạn, từ đó góp
phần làm nâng cao được hiệu quả trong công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết và xử
lý nhanh chóng các loại công văn, giấy tờ khi được gửi đến cơ quan một cách có
khoa học, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần vào sự nghiệp đổi mới và
cải cách thủ tục hành chính ở địa phương từ đó đáp ứng được nhu cầu của nhân dân
và yêu cầu về công tác quản lý của Nhà nước.
Đơn vị phối hợp Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh An Giang mở lớp tập
huấn công tác văn thư – lưu trữ cho 120 lượt cán bộ, công chức, viên chức thành
phố và phường, xã (mỗi năm 01 lớp) trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ nhằm
bổ sung một số nội dung chủ yếu về: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

16
chính theo Thông tư 01/2011/TT-BNV; công tác quản lý văn bản đi, đến; công tác

lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; hướng dẫn
nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu và quy trình xử lý tài liệu tiêu hủy tài liệu theo
quy định của Nhà nước; Cử 25 cán bộ phường, xã tham gia dự tuyển lớp Trung cấp
chuyên nghiệp hệ vừa học vừa làm chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, kinh phí do
ngân sách tỉnh tài trợ.
Công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo phương châm “chính xác,
kịp thời, nhanh chóng, khoa học” nên các văn bản ban hành trong thời gian qua đều
được xử lý tốt; Cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm
với công việc, thường xuyên nghiên cứu, tìm tòi trau dồi kiến thức và năng lực
chuyên môn, đúc kết những kinh nghiệm của những người đi trước từng bước đưa
công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị đi vào nề nếp, đáp ứng ngày càng cao thông tin
phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước của lãnh đạo đơn vị.
Đơn vị có một tủ sách pháp luật, giúp cho việc nghiên cứu các văn bản quy
phạm pháp luật, soạn thảo văn bản đúng và được nhanh chóng, nhất là việc quản lý
và điều hành của nhà nước, các mục tiêu lớn của Chính phủ.

Bên cạnh những kết quả đạt được như trên, công tác văn thư, lưu trữ của
phòng Nội vụ còn tồn tại những mặt yếu kém cần được nhanh chóng khắc phục
như sau:
Công tác soạn thảo văn bản có khi chưa đúng thể thức, làm cho giá trị văn
bản bị hạ thấp, thiếu độ tin cậy.
Công tác quản lý công văn, giấy tờ chưa tập trung tại văn phòng, hiện
tượng các chuyên viên mượn công văn để xem không trả lại làm mất thời gian để
tìm kiếm khi cần thiết, có khi lãnh đạo nhận mà không thông qua văn phòng, đưa
đến đổ xô qua lại làm thất lạc.

17
Việc phân loại giải quyết hồ sơ chưa chính xác, việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong tiếp nhận, chuyển giao công văn đi, đến ở đơn vị thực hiện chưa
đồng bộ. Do nhiều nguyên nhân, việc nhận văn bản trên mạng lúc được lúc không,

việc vào sổ tiếp nhận và chuyển giao giải quyết công văn đi, đến văn thư làm chủ
yếu bằng hình thức thủ công.
Cán bộ văn thư- lưu trữ còn nhiều hạn chế về nghiệp vụ, chỉ được hướng
dẫn từ lãnh đạo văn phòng, nghiên cứu tài liệu nên hạn chế về năng lực, nhiệm vụ.
Tuy có xây dựng quy chế nhưng việc theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, báo cáo kết quả
thực hiện, rà soát bổ sung, sửa đổi quy chế,… chưa được quan tâm thực hiện. Cán
bộ phụ trách quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư – lưu trữ chưa phát huy hết hiệu
quả làm việc.
Cơ sở vật chất tuy có trang bị nhưng còn hạn chế, cơ ngơi làm việc chưa
đảm bảo tốt để phục vụ công tác. Cơ sở vật chất hiện có chưa đảm bảo đáp ứng
được khối lượng công việc của văn thư, chưa ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan,
chưa thực hiện công tác lập hồ sơ công việc hàng năm để giao nộp vào lưu trữ hiện
hành.
Kinh phí, chế độ chính sách của người cán bộ công tác văn thư – lưu trữ
quá thấp không kích thích sự nhiệt tình trong công tác. Bên cạnh đó định kiến xem
thường vị trí của người văn thư coi công tác văn thư chỉ đơn giản là người đưa công
văn đi cũng góp phần làm cho công tác này có phần hạn chế .
2.3 Nguyê

Cấp uỷ, Thủ trưởng đơn vị thấy được ý nghĩa và tầm quan trọng của công
tác văn thư, lưu trữ nên công tác này được thực hiện khá bài bản, đúng yêu cầu, tạo
điều kiện về phương tiện, thiết bị kỹ thuật văn phòng được trang bị đầy đủ như
bàn, tủ, kệ, hộp, bìa, cặp,… và các loại máy móc phục vụ cho công tác văn thư như:
máy vi tính, máy in, máy photo…; Lãnh đạo đơn vị thường xuyên tổ chức quán

18
triệt các chỉ trương của Đảng và Nhà nước về nội dung của công tác văn thư trong
thời kỳ mới để tập thể thông suốt góp phần cùng hoàn thành nhiệm vụ chính trị của
dịa phương .
Bên cạnh đó, lãnh đạo và cán bộ văn thư có mối quan hệ khá tốt nên tạo

được không khí thoải mái, thống nhất ý chí cùng chăm lo công việc của địa phương
trên nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách .
2.3.2 Nguyên nhân :
Trong điều kiện làm việc còn nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, kinh phí
nhưng cán bộ văn thư, lưu trữ đều rất cố gắng hoàn thành công việc, góp phần
đáng kể vào công tác hành chính văn phòng của cơ quan.
Tuy nhiên, do cán bộ còn xem nhẹ công tác văn thư , chưa có kế hoạch xây
dựng cụ thể cho từng quí về nghiệp vụ văn thư nên thực hiện còn nhiều sai sót về
quản lý văn bản đến, văn bản đến đi (sai mẫu sổ, cách lập sổ, ghi chép, phân loại
văn bản, dẫn đến việc xử lý, thẩm định văn bản không theo trình tự, khó kiểm soát;
quản lý con dấu chưa chặt chẽ).
Không có chế độ chính sách khuyến khích cán bộ làm công tác văn thư-
lưu trữ.
2.4 
+ Quản lý công văn đến: Trên nguyên tắc một cửa, tất cả công văn, tài liệu
đến cơ quan bất kỳ từ nguồn nào, bằng đường dây bưu điện, bằng cá nhân cầm tay
trực tiếp, đều chuyển tập trung trực tiếp vào một đầu mối là văn thư cơ quan. Công
văn đến cơ quan ngày nào thì chuyển ngay trong ngày đó, không để chậm, các
trường hợp có độ khẩn, độ mật và đặc biệt khác thì phải chuyển đến người có trách
nhiệm xử lý kịp thời.
+ Quản lý công văn đi: Tất cả văn bản đi phải được lưu giữ tại văn thư bản
chính để nộp lưu trữ cơ quan và bộ phận soạn thảo văn bản một bản để theo dõi.

19
Kinh nghiệm chỉ ra rằng văn bản của cơ quan ban hành phải do chính bộ phận cán
bộ, chuyên viên dự thảo, bộ phận đánh máy, in ấn của chính cơ quan đó thực hiện
+ Quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu trong cơ quan: Hồ sơ, sổ sách, tài liệu lưu
trữ ghi lại các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan cần được giữ gìn để tra cứu và
sử dụng khi cần thiết. Các công văn tài liệu đã giải quyết xong lập thành hồ sơ công
việc, sắp xếp theo thứ tự, có tính lôgíc theo sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Kinh

nghiệm của văn phòng về việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu tổ chức một cách khoa học,
mỗi cán bộ, chuyên viên theo nhiệm vụ công tác cần có một số cặp công văn tài
liệu sau đây: cặp đựng công văn, tài liệu hoặc các vấn đề đã giải quyết xong, có bìa
đựng hồ sơ đã giải quyết xong chờ nộp lưu, hồ sơ đã giải quyết xong chờ xử lý, bổ
sung và theo dõi việc thực hiện; cặp đựng công văn, tài liệu cần giải quyết: có bìa
đựng các công văn giải quyết, chờ giải quyết; cặp đựng công văn, tài liệu “mật”,
thường để phân biệt các cặp đựng hồ sơ thuận lợi cho sắp xếp, tra cứu, tìm kiếm
nhanh chóng, kinh nghiệm phân biệt màu bìa cho từng loại.
+ Quản lý con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
rất quan trọng, do vậy, thủ trưởng cơ quan cũng cần có quy định cụ thể sử dụng,
quản lý chặt chẽ theo pháp luật quy định. Trong công việc thường ngày nhiều quá
trình nảy sinh, trong quá trình ban hành văn bản có bộ phận văn thư có nhiệm vụ
soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu, văn bản phải có đủ thể thức, chữ ký cấp có
thẩm quyền, tránh đóng nhầm lẫn con dấu (đối với cơ quan văn thư quản lý nhiều
con dấu), nếu phát hiện có trường hợp văn bản không đúng quy định, người giữ dấu
phải báo cáo lãnh đạo cơ quan quyết định để tránh những sai sót đáng tiếc xảy ra.
Tóm lại, từ những kết quả đạt được và những hạn chế trong công tác văn
thư, lưu trữ đã làm cơ sở cho em có một vài phương hướng giải pháp nhằm nâng
cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị trong thời gian tới.



20
 3
 
 


3.1  nâng cao 


Để công tác văn thư - lưu trữ ngày càng hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu
phục vụ ngày càng tốt hơn, nhất là phục cho việc cải cách hành chính của tỉnh tiến
tới hoàn thiện cơ chế “một cửa” và thực hiện mục tiêu công nghiệp hóa - hiện đại
hóa đất nước, phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Qua quá trình công tác
bản thân thấy việc thực hiện tốt công tác văn thư- lưu trữ là hết sức quan trọng đối
với hoạt động quản lý của cơ quan, quản lý hành chính nhà nước nói chung và ở
phòng Nội vụ nói riêng. Để đạt được những mục tiêu trên hướng tới cần thực hiện
một số công việc cụ thể như sau:
a. Quản lý công văn đi và công văn đến đúng quy trình đã được Cục văn
thư – lưu trữ quy định
b. Quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu trong cơ quan phải đảm bảo ngăn nắp,
sạch sẽ và giữ gìn cẩn thận để dễ dàng tra cứu và sử dụng khi cần thiết.
c. Quản lý tốt con dấu của cơ quan.
d. Thường xuyên kiểm tra, sơ tổng kết công tác văn thư – lưu trữ.
Tăng cường sự lãnh đạo của Chi bộ đối với công tác văn thư, lưu trữ, kiện
toàn tổ chức và tăng cường công tác đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ, ưu tiên tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ là những người có phẩm chất đạo đức tốt, có lập trường chính trị vững
vàng, nhạy bén trong công việv, có năng lực chuyên môn và tạo điều kiện để cán
bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ được tham gia tập huấn nghiệp vụ thường
xuyên để đảm bảo thực hiện hoàn thành nhiệm vụ.

21
Thường xuyên tổ chức việc tự kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ nhằm đánh giá những mặt ưu điểm, phần tồn tại để rút kinh nghiệm
trong thực hiện nhiệm vụ. Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo
quản tài liệu như: phương tiện báo cháy; giá, cặp, hộp đựng tài liệu. Hoàn thiện
công cụ tra cứu, quản lý và tổ chức tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu dưới các hình
thức: Phục vụ độc giả tại cơ quan; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; cấp bản sao tài
liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, thực hiện chế
độ phụ cấp độc hại và bồi dưỡng bằng hiện vật cho cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ theo quy định hiện hành.
- 
Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ là một yêu cầu
tất yếu hiện nay của đơn vị để góp phần giải quyết nhanh chanh chóng các công
việc nội bộ cơ quan, thực hiện tốt công tác cải cách hành chính; thời gian qua, đơn
vị đã xây dựng những quy định về công tác văn thư, lưu trữ và công tác này đã từng
bước đi vào hoạt động có nề nếp. Tuy nhiên, hoạt động của công tác văn thư, lưu
trữ của đơn vị cũng mắc phải một số hạn chế, khó khăn nhất định như đã nêu ở
phần trên, để công tác này ngày càng hoàn thiện hơn một xin có một số giải pháp
cơ bản như sau:
Một là, Thủ trưởng cơ quan thường xuyên quan tâm, kiểm tra chỉ đạo và
nâng cao nhận thức cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để thấy được tầm quan
trọng đối với công tác này; tạo điều kiện để cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ
nâng cao trình độ để đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ mới, giáo dục tinh thần tự giác,
tính tổ chức kỷ luật cao để tất cả cán bộ thực hiện tốt.
Hai là, sắp xếp, tổ chức, bố trí cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ ổn
định, chú ý đào tạo chuyên sâu, bố trí cán bộ có năng lực, có nhiều kinh nghiệm
trong công tác văn thư – lưu trữ và phải có quy hoạch cán bộ kế thừa để việc quản

22
lý công văn thống nhất, tránh thất lạc hồ sơ do luân chuyển cán bộ. Khi bố trí cán
bộ làm công tác văn thư chuyên trách trong cơ quan cần bố trí cán bộ có hiểu biết
về công tác văn thư, lưu trữ và phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ trung cấp
hành chính hoặc trung cấp văn thư – lưu trữ trở lên, chấm dứt tình trạng phân công
cán bộ chuyên môn làm kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ.
Ba là, xây dựng mối quan hệ đồng bộ trong cơ quan giữa các cấp các
ngành để có nhận thức đúng đắn về công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm chung
chứ không phải của những người làm công tác văn thư , lưu trữ. Xây dựng quy chế

và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, quy trách nhiệm cụ thể từ lãnh
đạo đến từng cán bộ, tránh tình trạng đùn đẩy công việc.
Bốn là, thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ
làm công tác văn thư, lưu trữ thông qua việc cử tham dự các lớp tập huấn, các khóa
học về quản lý hành chính hàng năm cho các phòng, ban. Việc cử cán bộ đi học
phải có trọng tâm, xác định đúng nội dung ưu tiên cần đào tạo, bồi dưỡng; bên cạnh
đó, đẩy mạnh công tác kiểm tra đánh giá trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán
bộ văn thư, lưu trữ theo quý để bố trí đúng người, đúng việc, đúng trình độ chuyên
môn.
Năm là, tăng cường chính sách đã ngộ nâng cao đời sống cho cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ; sự quan tâm về vật chất cũng như tinh thần là nguồn động
viên rất lớn để họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Do tính chất công việc
cán bộ văn thư, lưu trữ luôn là người đến sớm và về muộn nhất của đơn vị, có góp
phần lớn đối với việc công tác quản lý và hiệu quả hoạt động của đơn vị. Xây dựng
quy chế thi đua khen thưởng để kích thích tính năng động, tích cực và nâng cao
hiệu quả hoạt động cũng như áp dụng quy chế kỷ luật đối với những cán bộ có
hành vi vi phạm quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Sáu là, đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất, tăng cường trang bị cơ sở vật chất
là một yêu cầu bức thiết, trong đó cần tăng cường máy vi tính để từng bước áp

23
dụng chương trình quản lý đến khai thác tài liệu được dễ dàng và thuận tiện, từng
bước đáp ứng yêu cầu của tình hình mới. Tăng cường việc áp dụng thực hiện
chương trình ISO 9001:2008 trong hoạt động công tác văn thư, lưu trữ để góp phần
nâng cao hiệu quả công việc, giúp cán bộ hạn chế sai sót trong quá trình làm việc,
cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho hoạt động quản lý của lãnh đạo và
góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính của đơn vị.
Bảy là, có kế hoạch kinh phí hàng năm cho việc tu sửa cũng như cấp mới
thiết bị đã xuống cấp và hết hạn sử dụng, cần bố trí những phương tiện, dụng cụ
làm việc như: bàn làm việc rộng, có nhiều ngăn; tủ hồ sơ có nhiều ngăn để lưu trữ;

giá để con dấu, mực, tampon; các loại văn phòng phẩm, sổ sách; Máy vi tính có nối
mạng, máy photocopy, máy Fax; điện thoại và danh bạ điện thoại. Những trang
thiết bị trên là cần thiết vì cơ sở vật chất kỹ thuật là một trong những yếu tố quan
trọng để văn thư hoàn thành nhiệm vụ.
Tám là, đầu tư về con người, trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ vì đây là một
công việc mang tính khoa học, đòi hỏi người làm công tác này phải có một kiến
thức nhất định về lưu trữ học, chuyên môn, nghiệp vụ văn thư; cần bố trí chỗ làm
riêng biệt, nhưng phải đặt nơi thuận tiện cho việc giao dịch công tác, nhận gởi tài
liệu, gần cán bộ phụ trách văn thư; văn phòng phải có cửa khoá chắc chắn.
Chín là, cần xây dựng để quản lý tốt hồ sơ tài liệu, nhất là những hồ sơ tài
liệu đã nhập vào máy vi tính. Thực hiện tốt chế độ bảo mật do nhà nước quy định,
có chế độ khen thưởng đối với cá nhân làm tốt công tác văn thư – lưu trữ và xử
phạt nghiêm minh đối với những trường hợp không chấp hành tốt công tác văn thư
– lưu trữ, làm lộ, hư hỏng hồ sơ tài liệu.
Tóm lại, từ những mục tiêu và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn
thư, lưu trữ nêu trên sẽ góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị đi
vào nề nếp, đạt hiệu quả cao.


24


Công tác văn thư đảm bảo cho việc giải quyết công việc được nhanh
chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng ; đúng đường lối chính sách, đảm bảo
việc giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng công văn, giấy
tờ, con dấu của cơ quan để làm việc trái pháp luật; góp phần tiết kiệm được công
sức, tiền của. Công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu
cần thiết có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp
vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài.
Công tác lưu trữ là vấn đề hoạt động của cơ quan nhà nước, tài liệu lưu trữ

phục vụ công tác hàng ngày của cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên môn, phục vụ
cho công việc sơ kết, tổng kết, xây dựng chương trình, kế hoạch Văn thư - lưu trữ
là hai công tác không thể thiếu được trong cơ quan nhà nước. Kết quả hoạt động
của cơ quan nhà nước có hiệu lực nhanh hay chậm, thiết thực hay phiền hà có quan
hệ rất nhiều đến công tác văn thư - lưu trữ.
Quan niệm đúng công tác văn thư lưu trữ là điều kiện đảm bảo cho công
tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo,
quản lý đối với công tác văn thư cũng không đúng và sẽ làm kìm hãm sự phát triển
công tác của nó.
Trước xu thế toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế, nước ta phải tiến
hành cải cách nền hành chính thì mới có thể tránh tụt hậu xa hơn so với các nước
khác . Trong quá trình đó chúng ta cần phải có một lực lượng cán bộ công chức am
hiểu nền hành chính để đảm bảo các công tác hành chính đi đúng hướng và đạt
được những mục tiêu mà Đảng và Nhà nước ta đã đặt ra, giúp chúng ta hoà nhập
mà không hoà tan trong bối cảnh nền kinh tế thế giới hiện nay. Lực lượng đó chính
là đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, họ có một vai trò rất quan trọng. Nhưng

25
hiện nay ta vẫn chưa đảm bảo được đội ngũ cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn
thật sự đáp ứng đầy đủ yêu cầu của công việc.
Muốn khắc phục được tình trạng đó chúng ta phải có sự tác động vào công
tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư để nâng cao chất lượng. hiệu
quả, làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trong việc tổ chức thực hiện có hiệu quả
các văn bản của nhà nước là một vấn đề rất cấp thiết hiện nay

Để công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mang lại hiệu quả như mong muốn
theo em cấp Thành phố và đơn vị cần quan tâm thực hiện một số vấn đề như:
+ Đối với cấp Thành phố:
- Các cơ quan có thẩm quyền cần tập trung xây dựng và ban hành sớm các
văn bản nhằm hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng

dẫn nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó, cần nhấn mạnh các vấn đề
mang tính giải pháp tránh hướng dẫn nghiệp vụ chung chung, khó triển khai thực
tế.
- Tăng cường tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương; kịp thời khen thưởng đối với cá
nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cũng như xử lý, kỷ luật đối với cá nhân vi phạm
quy định của Nhà nước về công tác văn thư .
+ Đối với đơn vị:
- Phân công cán bộ công chức làm công tác văn thư chuyên trách trong cơ
quan cần bố trí cán bộ phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ trung cấp hành
chính hoặc trung cấp văn thư – lưu trữ trở lên; Sớm ổn định hệ thống tổ chức văn
thư, lưu trữ, bố trí, sắp xếp lại cán bộ công chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu
trữ.