Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Bình Thủy

 Giáo 

1
 A61

 
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa
vào xu thế đó trong những năm gần đây, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ có
những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách
hành chính.
Công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn
vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác.
Đồng thời công tác văn thư – lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động
của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn
phòng ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan
trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
một phần của công tác này có được làm tốt hay không; vì đây là một công tác vừa
mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công
chức. Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của
Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản
Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát
triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng
đó, Đảng và nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính
quốc gia trong đó có công tác văn thư – lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo
hơn.
 Giáo 

2
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

Trong quá trình học tập tại trường và nghiên cứu thực tế, bản thân chọn đề
tài    xã
  giai đọan từ 2011 – 2015 làm tiểu luận cuối khóa. Với mục đích là
nghiên cứu nhằm phát triển những ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm tồn
tại để công tác văn thư lưu trữ ở UBND xã Bình Thủy trong thời gian tới hiệu quả
hơn, xứng với vai trò của nó. Do vậy, đề tài này là rất cần thiết để nghiên cứu.

 Giáo 
3
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

C1
 - 
1.1. 
1.1.1. 
Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công
việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.
1.1.2. 
- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan tổ
chức nói chung trong quá trình quản lý.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
- Công tác văn thư bảo đảm đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan,
tổ chức. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình
giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ giai
đoạn văn thư.
- Góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng
văn bản của Nhà nước, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp.
1.1.3.     : Nội dung công tác văn thư được ghi
trong khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ công tác

văn thư gồm có 05 khâu: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn
 Giáo 
4
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

bản đến; quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ
hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- : Thủ tục gồm 05 bước
Soạn thảo, lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, thẩm định kiểm tra dự
thảo, xem xét, thông qua, công bố, gửi và lưu trữ văn bản.
- : Tất cả các văn bản, giấy tờ (kể cả
đơn, thư cá nhân) gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến. Thủ tục gồm 6
bước:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
Bước 2: Sơ bộ phân loại bao bì văn bản.
Bước 3: Bóc bao bì văn bản.
Bước 4: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến.
Bước 5: Vào sổ đăng ký văn bản.
Bước 6: Trình văn bản đến
Bước 7: Chuyển giao văn bản.
Bước 8: Theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
- Qu: Tất cả các loại văn bản do cơ quan
soạn thảo và ban hành để thực hiện quản lý, điều hành các công việc theo chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi
là văn bản đi. Gồm 4 bước:
Bước 1: Kiểm tra lại văn bản.
Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi.
Bước 3: Chuyển giao văn bản đi.
Bước 4: Sắp xếp và lưu văn bản .
- : Dấu là thành phần biểu hiện

tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Thể hiện tính quyền lực nhà nước
trong văn bản của các cơ quan nhà nước.
 Giáo 
5
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ
quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong
các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số
chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ
giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”.
Các nguyên tắc đóng dấu: Dấu chỉ đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã
có chữ ký của thẩm quyền, không đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ, hoặc
vào văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung; dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn,
đóng 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái; dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do
cơ quan xây dựng và ban hành và không đóng dấu ngoài giờ hành chính đối với
các cơ quan nhà nước. Trường hợp đặc biệt do thủ trưởng cơ quan cho phép.
-  Lập hồ sơ hiện
hành là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Khi lập hồ
sơ cần phải thu thập đầy đủ thông tin về mọi vấn đề, một sự việc, một con người cụ
thể.
Tóm lại, nội dung của công tác văn thư gồm 5 khâu quan trọng nói trên,
không thể thiếu một khâu nào, tác động qua lại lẫn nhau và có ý nghĩa to lớn trong
công tác văn thư.
1.
1.2.1. 
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề
lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt

động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ.
1.2.2
 Giáo 
6
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

- : Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ
đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước: để quản
lý nhà nước, quản lý các mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh
thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong nước và ngoài nước; làm cơ
sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội cho từng
vùng và toàn quốc.
- : Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động
sáng tạo khoa học của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao. Tài liệu
lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá rút ra các quy luật vận động
và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên xã hội và tư duy. Trong lĩnh vực
khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa những thành tựu đã có từ
trước, là cơ sở tìm tòi cái mới trong hoa học.
- : Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một
cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan, tổ chức và
các sự kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ, trong suốt tiến trình lịch sử của một quốc
gia, một dân tộc, một ngành hoạt động xã hội, một cơ quan, tổ chức. Vì thế, tài liệu
lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử.
Nói cách khác tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất.
- : Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc.
Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời
khác như di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng… tài liệu lưu trữ đã để lại cho
xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị.
1.2.3. 

- 
Tính khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên
cứu tài liệu lưu trữ, tìm ra các quy luật hoạt động của tự nhiên và xã hội được phản
ánh, thể hiện trong tài liệu lưu trữ;
 Giáo 
7
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

Tính khoa học của công tác lưu trữ thể hiện trong nội dung các khâu nghiệp
vụ lưu trữ, như xác định giá trị, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản tài
liệu…
Tính chất khoa học của công tác lưu trữ thể hiện ở việc thực hiện nghiệp vụ
lưu trữ đối với mỗi loại hình tài liệu khác nhau.
- : Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin đa dạng, nhiều mặt của
đời sống xã hội. Trong khối tài liệu lưu trữ, có rất nhiều tài liệu mang thông tin
mật, bí mật đối với cơ quan, tổ chức bí mật quốc gia. Trong các khâu nghiệp vụ
của công tác lưu trữ luôn mang tính cơ mật. Do vậy, cán bộ lưu trữ phải luôn có
tinh thần bảo vệ bí mật, vì là người thường xuyên tiếp xúc tài liệu lưu trữ trong hầu
hết các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
- : Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và
chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ; lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ; tổ
chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ ở các đơn
vị trực thuộc; dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ; lập kế hoạch tổ
chức đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học nghiệp vụ
và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ; thực hiện chế độ thông tin báo cáo, thống
kê công tác lưu trữ; tổ chức sơ, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
- : Trong chuyên đề công tác lưu trữ, nội dung hoạt
động nghiệp vụ công tác lưu trữ gồm 03 nội dung chủ yếu: công tác thu thập và bổ
sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tóm lại, tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn, phục vụ cho hoạt dộng thực tiễn,

vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá
trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội Chủ
nghĩa.
Theo Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương
Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu
 Giáo 
8
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

trữ. Quan điểm của Đảng về vấn đề này cụ thể như sau: Tập trung quản lý và bảo
vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ Cấp ủy.
Ngoài ra, còn có Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của Văn
phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư - lưu trữ ở Văn phòng
Tỉnh ủy, Thành ủy.
1.2.1.2.  
Để cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước đã tập trung xây
dựng một quy chế thống nhất về công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà
nước. Chế độ công văn giấy tờ là chế độ bắt buộc đối với tất cả các cán bộ, công
chức nhà nước. Chế độ càng hợp lý và thiết thực thì càng mang lại hiệu quả cao
trong công tác, nhất là trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Cụ
thể Nhà nước đã ban hành các văn bản pháp lý để làm cho công tác văn thư lưu trữ
đi vào nề nếp, góp phần nâng cao chế độ quản lý công tác văn thư, lưu trữ như:
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
- Công văn của Cục Lưu trữ nhà nước số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19
tháng 5 năm 2004 về ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn của Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước số 425/CVTLTNN-NVTW
ngày 18 tháng 7 năm 2005 về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Công văn của Cục Lưu trữ nhà nước số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19
tháng 12 năm 2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng
con dấu;
 Giáo 
9
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

- Chỉ thị số 05/2009/CT-TTg ngày 06 tháng 8 năm 2009 của Thủ tướng
Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ;
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ nội vụ về Quy định
quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ nội vụ về qui định
định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quan tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu
lưu trữ nền giấy.
Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 21/02/2012 của Thủ tướng Chính phủ về nâng
cao chất lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới.
Hướng dẫn số 02/HD-BCA-A81 ngày 12/3/2012 của Bộ Công an về thực
hiện Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 21/02/2012 của Thủ tướng Chính Phủ về nâng cao
chất lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới.
Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 và chính thức có
hiệu lực vào ngày 01/7/2012



- Quyết định số 403/1999/QĐ-UB ngày 05 tháng 3 năm 1999 của UBND
tỉnh An Giang về việc ban hành “Qui chế tạm thời và công tác văn thư - lưu trữ”.
- Quyết định 03/QĐ-VP.UB ngày 11/01/1999 của Chánh văn phòng UBND
tỉnh về việc ban hành qui định về tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản và quản lý tài
liệu của Văn phòng UBND tỉnh.
 Giáo 
10
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

- Công văn số 610/CV.UB ngày 21/05/1999 của UBND tỉnh về việc tăng
cường sử dụng thiết bị tin học do ngân sách nhà nước trang bị.
Chỉ thị số 10/2011/CT-UBND ngày 20/9/2011 của UBND tỉnh An Giang về
việc tăng cường công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang.
Tóm lại, còn rất nhiều những văn bản của Nhà nước, của Chính phủ đề cập
đến công tác văn thư, lưu trữ, qua đó cho chúng ta thấy vị trí và tầm quan trọng vô
cùng to lớn của công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức
kinh tế và các tổ chức xã hội. Đây cũng là những cơ sở pháp lý, để đánh giá thực
trạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.

 Giáo 
11
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

C2
 
 AN QUA
2.1.  
- Xã Bình Thủy được thành lập năm 1944, trải qua 69 năm xây và trưởng
thành cho đến năm 2005 được công nhận là xã văn hóa . Xã Bình Thủy là xã cù lao
thuộc huyện Châu Phú, nằm dọc theo sông Hậu, phía Đông giáp xã Mỹ Hội Đông -
huyện Chợ Mới , Tây giáp xã Bình Mỹ, Nam giáp xã Bình Thạnh, Bắc giáp xã
Bình Mỹ và xã Tân Hòa ( Phú Tân). Diện tích tự nhiên 1.552 ha, diện tích đất sản
xuất nông nghiệp 797 ha. Toàn xã có 6 ấp, 4249 hộ với 17.649 người, trong đó:
người kinh chiếm 99,72%, người Khơmer chiếm: 0,12%, người Hoa chiếm:
0,14%, khác chiếm: 0,51% Về tôn giáo: Phật giáo Hòa hảo chiếm 68,55%, Cao đài
0,42%, Phật giáo Việt Nam chiếm 22,91%, Công giáo chiếm 3,51%, Tứ ân hiếu
nghĩa chiếm 3,84%, Bửu sơn kỳ hương 0,02%, Ông bà chiếm 0,23%, Đạo khác
chiếm 0,51%. Kinh tế chủ yếu là sản xuất nông nghiệp và nuôi trồng thủy sản.
*            UBND xã

- Chủ tịch UBND phụ trách chung, đi sâu khối nội chính, quản lý ngân sách
và tổ chức cán bộ.

- 01 Phó chủ tịch phụ trách về lĩnh vực kinh tế bao gồm chợ, nông nghiệp,
giao thông, cầu đường, tư pháp hộ tịch, địa chính….
- 01 Phó chủ tịch phụ trách khối văn hóa - xã hội gồm văn hóa thông tin, lao
động TBXH-XĐGN, y tế, giáo dục…
- Ủy ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy
vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ
tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên ủy ban nhân dân. Mỗi việc chỉ đạo giao một người phụ
 Giáo 
12
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên Ủy ban nhân dân xã chịu trách
nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh
đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặc chẽ giữa
Ủy ban nhân dân xã với mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong
quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
- Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời
và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế
hoạch công tác của Ủy ban nhân dân xã.
- Cán bộ, công chức cấp xã luôn sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng
góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động
của Ủy ban nhân dân xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính
quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
2.2.  

2.2. 

Nhìn chung công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 của UBND xã Bình Thủy

hoạt động về cơ bản hoàn thành các chỉ tiêu. Đặc biệt là trong việc xây dựng hồ sơ
lưu trữ, cụ thể nhờ công tác thu thập, lưu trữ văn bản đến và lưu văn bản đi đã giúp
đơn vị hoàn thành nhiều công việc.
- Từ năm 2012 và quí I năm 2013 cơ quan đã tiếp nhận văn bản đến và lưu
trữ văn bản đi cụ thể như sau:
+ Văn bản do trực tiếp của UBND xã gửi đi 692 văn bản
+ Văn bản do UBND huyện gửi đến 924 văn bản
+ Văn bản do UBND tỉnh gửi đến 63 văn bản
 Giáo 
13
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

+ Văn bản do Chính phủ gửi đến 12 văn bản
+ Quyết định xử phạt hành chính 08 văn bản
- Xã còn làm công tác bổ sung, sưu tầm, tiếp nhận những tài liệu về nguồn
gốc quá trình hình thành của xã, các tài liệu liên quan đến chiến lược phát triển
kinh tế - xã hội…
- Việc quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi đều tập trung đăng ký
tại cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan, có mở sổ công văn đến, công văn đi theo
từng loại văn bản và giải quyết kịp thời như: văn bản quy phạm pháp luật thì sao
(bằng cách photocopy) ra thành nhiều bản để các bộ phận liên quan tự nghiên cứu
và vào sổ văn bản đến đối với văn bản quy phạm pháp luật; văn bản có dấu mức độ
mật (mật, tuyệt mật, tối mật) thì báo cáo ngay với lãnh đạo không để cho người
không có trách nhiệm tự ý bóc phong bì ra xem và vào sổ văn bản đến đối với văn
bản mật; văn bản có dấu mức độ khẩn thì bóc phong bì ra xem ngay để báo cáo với
lãnh đạo, sau đó vào sổ văn bản đến thông thường; loại sai thể thức (gửi nhầm địa
chỉ, gửi vượt cấp,…) thì không vào sổ văn bản đến mà gửi lại nơi gửi văn bản và
báo cáo với lãnh đạo; loại thông thường thì vào sổ văn bản đến và báo cáo với lãnh
đạo; loại tư liệu, đơn thư khiếu nại, thơ mời thì không vào sổ văn bản đến mà lưu
lại thời gian ngắn hạn rồi loại hủy; nếu văn bản đến ngoài phòng bì ghi đích danh

tên thì không bóc phong bì ra xem mà gửi ngay cho người đó.
- Lãnh đạo cơ quan luôn quan tâm đối với công tác văn thư, trong thời gian
qua đã trang bị tốt về cơ sở vật chất như: máy vi tính, máy in, máy fax, đường
truyền Internet, phòng làm việc khá khang trang, được bố trí thuận lợi, hợp lý nên
việc xử lý công văn đến, công văn đi rất khoa học, biết cách phân loại văn bản,
đóng dấu vào văn bản, vào sổ lưu trữ; riêng công văn đi cơ bản đã đáp ứng yêu cầu
về thể thức văn bản do trên qui định. Quá trình sử dụng và bảo quả con dấu được
thực hiện theo đúng qui định của pháp luật và cơ quan.
 Giáo 
14
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

Đồng thời đẩy mạnh cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo
đức Hồ Chí Minh” bằng những việc làm cụ thể như: Sử dụng và bảo quản các
trang thiết bị văn phòng hợp lý để kéo dài tuổi thọ; Chi tiêu văn phòng phẩm hợp
lý, hạn chế việc soạn thảo và in tài liệu nháp làm hư hao nhiều giấy; không dùng
của công vào việc cá nhân…
2.2.1.2. 
Những ưu điểm trên là do sự quan tâm, lãnh, chỉ đạo sâu sắc của cấp ủy
Đảng, Nhà nước; bên cạnh đó nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các ngành có tính
khoa học, tạo điều kiện về phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật nên công tác văn
thư, lưu trữ của bộ phận văn phòng đã thực hiện tốt.
Tiếp đến là sự quan tâm chỉ đạo, xử lý văn bản của thủ trưởng cơ quan. ở
đây trách nhiệm xử lý văn bản và theo dõi việc thực hiện văn bản chính là ở thủ
trưởng cơ quan, vì thế việc chỉ đạo xử lý thực hiện văn bản được nhanh chóng, sát
đúng nội dung và việc theo dõi kiểm tra thực hiện văn bản được đầy đủ kịp thời.
Cán bộ văn thư, lưu trữ rất nhiệt tình và có trách nhiệm trong việc quản lý,
phát hành văn bản nên ít xảy ra sai sót.
2.2. 


- Việc giải quyết văn bản đến còn gặp nhiều bất cặp như: trình văn bản đến
đôi lúc còn sai cấp, chỉ đưa cơ quan chuyên môn giải quyết không thông qua lãnh
đạo nên sự giám sát của lãnh đạo còn hạn chế, mức độ hoàn thành nhiệm vụ chưa
được cao.
- Có một số cá nhân và cơ quan chuyên môn mượn các văn bản đến, văn bản
đi của cơ quan đôi khi mượn rồi không trả lại hoặc làm mất, quản lý chưa tốt…
- Việc bóc bì văn bản chưa đúng qui định chỉ xé bằng tay không dùng kéo để
cắt.
 Giáo 
15
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

- Qui trình soạn thảo văn bản tuy có thực hiện đúng nguyên tắc nhưng đôi
khi chưa lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Vì vậy tính thống nhất của tập thể
chưa cao, gây khó khăn trong quá trình công bố văn bản; thể thức trình bài văn bản
còn hạn chế, đôi khi không đúng qui định của trên.
- Việc mở sổ lưu số văn bản đi, văn bản đến và cách ghi còn nhiều hạn chế
như: không tách rời 2 loại sổ mà còn làm chung 1 sổ, một số văn bản đến chưa ghi
vào sổ, một số văn bản đi còn cho số nhằm, trùng lấp, cho số mà không ghi vào
sổ…
- Cơ quan chưa cập nhật các văn bản mới về công tác lưu trữ, một số cán bộ
chưa biết về sự ra đời của Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011.
- Chỉ có các tủ đựng tài liệu chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng biệt và không
trang bị thêm tủ đựng tài liệu, hiện tại đang bị quá tải.
- Cơ sở vật chất chưa được đảm bảo, trang bị chưa phù hợp, nơi để tài liệu
còn ẩm thấp, mối mọt
- Chưa hủy những tài liệu cũ lâu năm không còn giá trị sử dụng vì vậy đã
làm cho các tủ chứa quá tải, lẫn lộn giữa cái mới và cũ.
- Chưa tổ chức sơ, tổng kết, kiểm tra việc thực hiện công tác này dẫn đến tồn
động nhiều mặt yếu, không có tính sáng tạo tạo, còn làm theo phương pháp cổ

điển.
:
- Nhận thức về công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan chưa đầy đủ, dẫn đến
chưa có sự quan tâm đúng mức và đầu tư hợp lý.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ chưa qua đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ, chưa được đào tạo chính qui, mà chỉ được hướng dẫn từ lãnh đạo văn phòng
hay nghiên cứu tài liệu nên hạn chế về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nên chưa đáp
ứng nhu cầu xử lý tình huống
 Giáo 
16
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

- Việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ nhất là là việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Còn
dùng phương pháp truyền thống trong việc quản lý tra tìm tài liệu, chưa đáp ứng
yêu cầu chung của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
2.2.3. Nh
Qua những kết quả đạt được và những mặt hạn chế về công tác văn thư, lưu
trữ tại UBND xã Bình Thủy. Bản thân xin đúc kết nên những kinh nghiệm để công
tác văn thư - lưu trữ được thực hiện tốt hơn trong thời gian tới, cụ thể như:
- Phải có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu
trữ. Trên cơ sở nhận thức đúng đắng đó mà xác định trách nhiệm cho từng cá nhân
trong cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ.
- Phân định rõ chế độ trách nhiệm trong việc xử lý và quản lý văn bản.
Trước hết là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan và cán bộ công chức.
- Phải xây dựng quy chế hoạt động về công tác văn thư của cơ quan. Có quy
chế mới tăng cường chế độ, trách nhiệm, chống được những việc làm tùy tiện,
thiếu khoa học.
- Phải nâng cao trình độ của cán bộ công tác văn thư, lưu trữ và phải hiểu
biết về pháp luật, Luật ban hành văn bản, luật hành chính Có như vậy mới giúp

được thủ trưởng cơ quan quản lý tốt văn bản của cơ quan.
Tóm lại, Công tác văn thư - lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn phục vụ cho
hoạt động thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử to lớn. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.





 Giáo 
17
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

C3
  NÂNG CAO CÔNG T
  UBND X
3.1. 
Để công tác văn thư ngày càng hoàn thiện nhằm phù hợp với thời kỳ công
nghiệp hóa, hiện đại hóa chúng ta cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau đây
trong thời gian tới:
- Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng và nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
làm cho đội ngũ này vừa là đội ngũ chính trị vừa là đội ngũ xung kích, khẳng định
tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ là không thể thiếu trong tình hình
mới.
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật, thường xuyên cập
nhật, triển khai những văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là Luật
Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 và chính thức có hiệu lực vào
ngày 01/7/2012; Chỉ thị số 10/2011/CT-UBND ngày 20/9/2011 của UBND tỉnh về
việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang.
- Lập các sổ quản lý văn bản đi, văn bản đến đúng theo quy định tại Công

văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Tăng cường quản lý và sử dụng con dấu cơ quan thực hiện đúng theo Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu. Không để đóng dấu ngoài giờ hành chính, trừ khi có ý kiến của
lãnh đạo đơn vị. Ra quyết định và giao chìa khóa tủ đựng dấu cho người có thẩm
quyền để qui trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
- Tổ chức kiện toàn đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ đủ mạnh, phấn đấu đến
năm 2013 tiếp tục củng cố và nâng chất lượng hơn để dáp ứng ngang tầm với
nhiệm vụ xây dựng đất nước ngày càng đi vào chiều sâu.
 Giáo 
18
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

- Cán bộ văn thư, lưu trữ phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, có lập
trường chính trị vững vàng, nhạy bén chính trị, có năng lực chuyên môn. Ngoài ra,
cần phải được trang bị kiến thức nhất định về lịch sử văn học, ngoại ngữ và tin
học…
- Tiếp tục cụ thể hóa các văn bản về quản lý công tác văn thư cho phù hợp
sát với thực tế của đơn vị, trọng tâm là: kiến nghị với các cấp, các ngành chức năng
sửa đổi bổ sung quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá, sơ tổng kết việc thực hiện công
tác văn thư nhằm thấy được mặt làm được và chưa làm được để tìm ra nguyên
nhân khắc phục sửa chữa.
- Kiện toàn, trang bị bổ sung các phương tiện thiết yếu để làm công tác văn
thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của thời đại công nghệ thông tin và bố trí
nơi lưu trữ tài liệu có diện tích phù hợp tại cơ quan để bảo quản và sử dụng tốt tài
liệu. Tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy tại nơi lưu trữ tài liệu hiện có.
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện đúng tinh thần Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

3.2. 
Qua những mặt đạt được và những hạn chế cần có những giải pháp cụ thể để
phát huy ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm:
Tăng cường hơn nữa sự lãnh đạo của Đảng về công tác văn thư, lưu trữ để
sớm đi vào nề nếp hơn.

- Lãnh đạo cơ quan cần có cái nhìn đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác
văn thư, lưu trữ.Trên cơ sở đó phải thường xuyên quan tâm giáo dục, rèn luyện và
theo dõi chỉ đạo công tác này. Đồng thời phải tạo điều kiện cho văn thư tiếp cận
với nhiều thiết bị công nghệ mới, từ đó đáp ứng được nhiệm vụ đặt ra trong thời
đại công nghệ thông tin.
 Giáo 
19
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

- Mỗi cán bộ - đảng viên phải thường xuyên trau dồi kiến thức, tự nâng cao
trình độ chuyên môn và nghiệp vụ trong công tác văn thư - lưu trữ.
- Cơ quan tạo điều kiện tốt để đưa cán bộ văn thư, lưu trữ đi đào tạo chính
qui như học lớp Hành chính - văn phòng…
- Sửa đổi lề lối làm việc có khoa học, đề ra nội quy, quy chế , mỗi cán bộ
phải có thái độ hòa nhã, tâm huyết với công việc, đoàn kết thống nhất cao, có ý
thức trong công tác, tăng cường việc “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ
Chí Minh” thực hành tiết kiệm, chống tham ô, lãng phí trong công tác văn thư, lưu
trữ.
3.2.2. 
- Nâng cao nhận thức cán bộ làm công tác văn thư để thấy được tầm quan
trọng của công việc, nhất là trong tình hình mới hiện nay. Người làm công tác văn
thư, lưu trữ phải có tinh thần trách nhiệm cao, có phẩm chất đạo đức tốt, tự học hỏi
nâng cao nhận thức, năng lực chuyên môn, phải am hiểu và vận dụng sáng tạo
trong thực tiễn.

- Cải cách lề lối làm việc có khoa học, đề ra nội quy, quy chế cho mỗi cán
bộ phải có thái độ hòa nhã, tâm huyết với công việc, đoàn kết thống nhất cao, có ý
thức trong công tác.
3.2.3. 
Sắp xếp, bố trí cán bộ làm công tác văn thư phải có đủ trình độ, lòng nhiệt
huyết với công việc, năng lực, kinh nghiệm về công tác văn thư. Không phân công,
bố trí những người có nâng lực kém dẫn đến công tác văn thư, lưu trữ bị chậm trễ,
không đạt hiệu quả.
- Thường xuyên đưa cán bộ làm công tác văn thư đi đào tạo, tập huấn nâng
cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới và tạo
điều kiện tốt cho việc quản lý văn bản, soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu, bảo quản
tài liệu đúng qui định.
 Giáo 
20
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

- Cần có chương trình kế hoạch cụ thể, lâu dài cho công tác văn thư hết sức
khoa học, chính xác, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm.và phải có quy hoạch cán bộ kế
thừa làm công tác văn thư, giúp cho việc quản lý được thống nhất, liên tục, luôn có
sự tiếp bước logic giữa người đi trước và sau, tránh lạc một số hồ sơ do luân
chuyển cán bộ, đi công tác hay đi học…
3.2.4. 

Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm sâu sắc đến chế độ, chính sách ưu đãi cho
cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ như: Hỗ trợ thêm chế độ, chính sách làm việc
ở môi trường độc hại do tiếp cận máy móc hàng ngày, công tác phí…
Khen thưởng kịp thời cho cán bộ văn thư, lưu trữ khi hoàn thành xuất sắc
công việc được giao và có nhiều thành tích cao trong công việc. Đồng thời cần xử
lý nghiêm minh những trường hợp không có tinh thần trách nhiệm, coi thường
công việc, không hoàn thành nhiệm vụ được giao có biểu hiện quan liêu, hách

dịch.
3.2.5.  

- Cần có kế hoạch cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa những trang thiết
bị cũng như cấp mới những thiết bị đã xuống cấp và hết hạn sử dụng. Trang bị
thêm tủ đựng hồ sơ, sổ sách, kể cả phương tiện đi lại để gửi văn bản đi.
- Lãnh đạo Cấp ủy cần có những qui định cụ thể cho cán bộ sử dụng trang
thiết bị kỹ thuật và cất giữ con dấu.
Tóm lại, từ những phương hướng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác
văn thư, lưu trữ nêu trên nhất định sẽ góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ
tại UBND xã Bình Thủy đi vào nề nếp và đạt hiệu quả cao hơn.


 Giáo 
21
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

3.3 
Từ những đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ nêu trên; để làm tốt công tác
văn thư, lưu trữ, bản thân xin đề xuất một số kiến nghị như sau:
- Đề nghị Lãnh đạo các sở, ban, ngành, UBND cấp trên hướng dẫn và ra quy
định, quy chế về công tác Văn thư, công tác Lưu trữ, quy trình quản lý văn bản, ban
hành văn bản, giấy tờ theo đúng quy định cho cấp dưới thực hiện.
- Văn bản mật phải được lập sổ theo dõi và quản lý chặt chẽ theo quy định
tại Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 21/02/2012 của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao
chất lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới và
Hướng dẫn số 02/HD-BCA-A81 ngày 12/3/2012 của Bộ Công an về thực hiện Chỉ
thị số 05/CT-TTg ngày 21/02/2012 của Thủ tướng Chính Phủ về nâng cao chất
lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới;
- Khẩn trương xây dựng kho lưu trữ đảm bảo tính khoa học, trang bị các

thiết bị phòng chống cháy nổ, vệ sinh tài liệu, phòng trừ mối mọt, ẩm mốc gây
thiệt hại tài liệu lưu trữ;
- Việc tiêu hủy tài liệu hết quá trị phải thực hiện đúng theo quy định của
pháp luật./.










 Giáo 
22
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61


Chúng ta đang chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cách mạng khoa học
công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin cùng với
công nghệ sinh học, công nghệ năng lượng, công nghệ vũ trụ và công nghệ đại
dương, được coi là con tàu vĩ đại chở nền văn minh nhân loại sang thế kỷ 21, trong
đó công nghệ thông tin được coi là điều khiển. Sự phát triển của xa lộ thông tin đã
thu hẹp khoản cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức với
nhau để có được lợi ít tốt nhất cho mình. Thành công hay thất bại của một đơn vị
ngày càng phụ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin và khả
năng sử dụng thông tin đó cho hoạt động của mình. Vì vậy các đơn vị, tổ chức đã
và đang ngày càng nâng cao công tác văn phòng trợ giúp đắc lực cho việc tìm
kiếm, lưu trữ, bảo quản và sử dụng nguồn lực thông tin cho toàn bộ hoạt động của

mình. Đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ đang ngày càng được các cơ quan đơn
vị quan tâm và hoàn thiện để trợ giúp cho công tác văn phòng phát huy tối đa tác
dụng của mình trong đơn vị.
Công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Bình Thủy cũng như các phòng ban,
đơn vị trong cơ quan nhà nước đã góp phần vào việc cải cách hành chính của đất
nước, các ngành và nhất là cán bộ lãnh đạo cần có sự quan tâm chỉ đạo thiết thực
hơn nữa trong công tác này.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều vấn
đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thỏa đáng. Nó đòi hỏi cần phải có
cải tiến, chấn chỉnh phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công tác
văn thư đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở UBND xã Bình Thủy
mà còn ở các cấp các ngành khác nhau.
Qua đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu trữ cần có sự quan tâm đặc
biệt đối với nhiệm vụ quan trọng này. Đó chính là việc xây dựng hoàng chỉnh và
thống nhất hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này cũng như đổi
 Giáo 
23
 Trung cấp lý luận Chính trị - Hành chính A61

mới nghiên cứu lý luận và nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo yêu cầu nhiệm
vụ cải cách văn thư, lưu trữ ở mỗi cơ quan, đơn vị phù hợp với sự phát triển kinh tế
xã hội của đất nước đang trong thời kỳ biến đổi mạnh mẽ.
Qua công tác nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Bình
Thủy, em đã được tiếp xúc tình hình hoạt động công tác văn phòng của UBND xã.
Qua đó em đã có những kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà em đã
được học ở trường, từ đó giúp em rút ra được những bài học kinh nghiệm quí báo
về nghiệp vụ văn phòng giúp ít cho công việc sau này của mình. Một lần nữa em
xin trân thành gởi lời cám ơn đến cô Trần Kim Hoàng, đã tận tình chỉ bảo và giúp
đỡ em trong quá trình làm tiểu luận tốt nghiệp và em cũng xin gởi lời cám ơn đến
toàn bộ quí thầy, cô trường Chính trị Tôn Đức Thắng đã tạo điều kiện truyền đạt

kinh nghiệm và giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập tại trường. Do còn thiếu
kinh nghiệm và thời gian học tập có hạn nên tiểu luận này có phần thiếu xót e
mong nhận được sự góp ý và phê bình của thầy cô để tiểu luận em đạt kết quả tốt
hơn.
Em xin chân thành cám ơn.