Thực trạng và giải pháp nâng cao công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015

1
LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH










Học viên: Phạm Thị Trúc
Lớp: A61, Năm học: 2012-2013
Người hướng dẫn: Đỗ Thanh Nhàn


Long xuyên, tháng 5 năm 2013









2

MỤC LỤC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
TRƢỜNG CHÍNH TRỊ TÔN ĐỨC THẮNG
… …

2


TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH





Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ Ở UBND
XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG, HUYỆN PHÚ TÂN
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP




Học viên: Phạm Thị Trúc
Lớp: A61, Năm học: 2012-2013
Người hướng dẫn: Đỗ Thanh Nhàn



Long xuyên, tháng 5 năm 2013

3



MỞ ĐẦU Trang 1

CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ – LƢU
TRỮ…………………………………………………………………Trang 3
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thƣ - lƣu trữ…….Trang 3
1.1.1. Về công tác văn thƣ………………………………… Trang 3
1.1.2. Về công tác lƣu trữ………………………………… Trang 4
1.2. Cơ sở pháp lý về công tác văn thƣ – lƣu trữ……………Trang 9
CHƢƠNGII: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ
CỦA UBND XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG ……………………… Trang 12
2.1. Đặc điểm tình hình chung của UBND xã Bình Thạnh Đông – Phú
Tân - An Giang……………………………………………….Trang 12
2.2. Kết quả thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ của UBND xã Bình
Thạnh Đông……………………………………………………… Trang 13
2.2.1. Kết quả đạt đƣợc và những nguyên nhân đạt đƣợc.Trang 13
2.2.2. Hạn chế và những nguyên nhân hạn chế………… Trang 17
2.3. Những kinh nghiệm rút ra để thực hiện tốt công tác văn thƣ – lƣu
trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông trong thời gian tới… Trang 18
CHƢƠNG III: MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VỀ
CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA UBND XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG,
HUYỆN PHÚ TÂN ĐẾN NĂM 2015…Trang 19
3.1. Mục tiêu nâng cao chất lƣợng về công tác văn - thƣ lƣu trữ của
UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015… Trang 19
3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng về công tác văn - thƣ lƣu trữ của
UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015Trang 20
3.2.1. Về nhận thức và trách nhiệm………………………Trang 20
3.2.2. Về bồi dƣỡng- đào tạo cán bộ………………………Trang 20
3.2.3. Về chính sách ƣu đãi……………………………… Trang 24

4
3.2.4. Về trang thiết bị, cơ sở vật chất……………………Trang 24
KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN…………………………………….Trang 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………Trang 28
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………
Giảng viên hướng dẫn
( ký và ghi rõ họ tên)




ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM TIỂU LUẬN
I. Nhận xét:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………
II. Kết quả: Điểm bằng số …… Bằng chữ ………………………………
GV:chấm thứ 1 GV:chấm thứ 2


5

MỞ ĐẦU
Như chúng ta biết công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay
không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Cho nên công
tác văn thư - lưu trữ là hai công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà
nước.
Một ví dụ cụ thể ta thấy vùng đất Nam bộ của Việt Nam từ thời dựng nước
(trước công nguyên) được nhiều nhà khoa học trong và ngoài nước nghiên cứu.
Cũng may mắn thay nhờ những trang lưu trữ trong lịch sử của các nhà “khảo cổ
học” đã chứng minh nên sự kiện lịch sử này, trong sự kiện lịch sử ấy các bọn phản
động lưu vong trong và ngoài đã xúi giục dân tộc Chăm, Khơmer cho rằng: “vùng
đất Nam bộ là của Chân lạp (tức Campuchia)”. Cho nên nhờ thực hiện tốt công
tác văn thư- lưu trữ mà nước ta đã chứng minh được vùng đất Nam bộ là của Việt
Nam, qua đó chúng ta đã đánh một đòn mạnh vào bọn phản động dù chúng làm
bằng cách nào cũng không tránh được sự thật.
Do đó, công tác văn thư - lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, có vị trí vô
cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực. Nếu công tác văn thư- lưu trữ được thực hiện
tốt sẽ góp phần trong việc giữ gìn và bảo vệ di tích quốc gia.
Một sự kiện lịch sử nước ta mà thế giới đang quan tâm đó là “quần đảo
Hoàng sa mà Trung quốc đang lấn chiếm”, nguyên nhân là do ngày xưa qua lưu
trú trong thời gian dài giúp đỡ Việt Nam về quân sự, từ từ chúng cho rằng vùng
đảo Hoàng sa là của chúng và kiên quyết không trả lại cho Việt nam. Rồi sự thật sẽ
được rõ ràng qua những trang lưu trữ, những tư liệu, chứng cứ cơ bản về lịch sử
mà thế giới đang chứng minh.
Vì thế, công tác văn thư- lưu trữ không thể thiếu trong bất kì lĩnh vực, bộ
phận, cơ quan hay tổ chức cá nhân nào. Đặc biệt trong các cơ quan hành chính Nhà
nước công tác văn thư - lưu trữ càng có vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt
động quản lý Nhà nước.

6

Trong suốt quá trình học tập tại trường chính trị và qua hai lần nghiên cứu
thực tế tại xã nhà bản thân nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ là một trong những
đề tài cần phải được quan tâm nhiều hơn chính vì vậy bản thân chọn đề tài “thực
trạng và giải pháp nâng cao công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã Bình Thạnh
Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015” làm tiểu luận cuối khóa. Đề tài này được
nghiên cứu trong giai đoạn từ năm 2012 - 2013 nhằm đánh giá thực trạng của công
tác văn thư - lưu trữ, hơn nữa đề tài này cũng phù hợp với bản thân và nơi công
tác trong việc quản lý công tác văn thư của xã để từ đó đề ra giải pháp để cho công
tác văn thư - lưu trữ ngày càng có nề nếp hơn, khoa học hơn và góp phần tích cực
vào việc cải tiến lề lối làm việc của cơ quan, đồng thời khắc phục những hạn chế
tồn tại và góp phần cải cách hành chính của xã nhà được hoàn thiện hơn trong thời
gian tới.

















CHƢƠNG I

7
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ – LƢU TRỮ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thƣ - lƣu trữ.
1.1.1. Về công tác văn thƣ.
a. Khái niệm.
Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công
việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.
b. Ý nghĩa.
Công tác văn thư có ý nghĩa trong việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ
và cần thiết để thực hiện mọi nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức, có chức năng
truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản. Làm tốt công tác văn thư giúp giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế
bệnh quan liêu giấy tờ. Đặc biệt là giữ lại đầy đủ chứng cứ của quốc gia.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, được sử dụng để quản lý nhà
nước và các mặt đời sống xã hội, làm cơ sở cho công tác huy hoạch, kế hoạch phát
triển kinh tế văn hóa. Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan mang tính khoa
học cao được sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá trong tự nhiên, xã hội và tư
duy. Nó bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt
động và các sự kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di
sản dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt
Nam xã hội chủ nghĩa.
c. Nội dung công tác văn thƣ.
Công tác văn thư là bước đầu tạo nên cơ sở giải quyết nhanh gọn mọi thủ tục
hành chính. Nếu công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần chống lãng phí thời
gian, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ được dễ dàng. Nội dung công tác lưu trữ
gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý
và giải quyết văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện hành và nộp

tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
* Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản.

8
Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của chính
quyền cơ sở cần được thực hiên theo quy trình chặt chẽ và phức tạp theo quy định
tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân năm 2004 và Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 6 tháng 9 năm 2006
quy định chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
Quy trình soạn thảo gồm 06 bước sau:
Bước 1: Soạn thảo.
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo.
Bước 3: Thẩm định, kiểm tra dự thảo.
Bước 4: Xem xét, thông qua.
Bước 5: Công bố.
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản.
* Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là
văn bản đến. Thủ tục gồm 6 bước:
Bước 1: Tiếp nhận và phân loại văn bản.
- Kiểm tra văn bản đó có đúng là gửi cho cơ quan, đơn vị mình không. Nếu
nhằm thì gửi lại. Nếu phong bì bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì cần có biện
pháp xử lý kịp thời: báo với lãnh đạo đơn vị, lập biên bản trước người đưa văn bản.
- Phân loại sơ bộ văn bản đến thường 4 nhóm:
Loại có dấu chỉ mức độ khẩn, mật (cần trình với lãnh đạo ngay); Loại sai thể
thức; Loại thông thường; Loại tư liệu.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến.
Mục đích của việc đăng ký văn bản đến là để quản lý văn bản chặt chẻ, giúp
theo dõi tiến độ xử lý, giải quyết văn bản đến, giúp tra tìm được nhanh chóng. Khi

đăng ký văn bản đến phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết về văn bản vào các phương
tiện đăng ký. Sổ đăng ký văn bản đến gồm các loại sổ đăng ký văn bản quy phạm
pháp luật; sổ đăng ký văn bản mật; sổ đăng ký văn bản thông thường; sổ đăng ký
đơn, thư; sổ chuyển giao văn bản.

9
Bước 3: Trình văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, tùy theo chế độ văn thư của từng
cơ quan, tổ chức, cán bộ phụ trách công tác văn thư phải trình ngay cho chánh văn
phòng xem xét, nghiên cứu để quyết định hướng giải quyết.
Bước 4: Chuyển giao văn bản đến.
Văn bản đến phải được giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm
giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao.
Nếu văn bản có dấu mật, chú ý khi chuyển thì chuyển cả bì có ghi dấu hiệu
mật đến người nhận xử lý. Khi văn bản được giải quyết xong cần chuyển lại cho
văn thư để lập hồ sơ lưu trữ.
Bước 5: Tổ chức và theo dõi văn bản đến.
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo quyết định kịp thời
những văn bản đến và có thể giao cho văn phòng, phòng hành chính theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến.
Bước 6: Sao văn bản đến.
Gồm sao y bản chính; sao lục và trích sao.
. Sao y bản chính là sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực
hiện từ bản sao y bản chính.
. Sao lục là bản sau đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện
từ bản sao y bản chính.
. Trích sao là sao một phần nội dung của văn bản từ bản chính.
* Thủ tục tiếp nhân văn bản đi.
Văn bản đi là loại công văn, giấy tờ do cơ quan, đơn vị ban hành gửi đi.
Gồm 4 bước:

Bước 1: Kiểm tra lại văn bản
- Mọi văn bản trước khi ban hành vào sổ và gửi đi đều phải kiểm tra lại các
thành phần thể thức văn bản. Kiểm tra lại số; ký hiệu; tác giả; ngày, tháng, năm;
nơi nhận; chữ ký của thủ trưởng có đúng không.
Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Vào sổ văn bản nhằm quản lý toàn bộ văn bản đã gửi đi trên cơ sở sổ đăng

10
ký văn bản đi để cung cấp những thông tin cần thiết về văn bản đi của cơ quan,
phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành cơ quan.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm 6 cột: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng; tên
loại, trích yếu nôi dung; nơi nhận; đơn vị hoặc người nhận văn bản; ghi chú (nếu là
văn bản mật thì thêm cột mức độ mật). Ngoài việc lưu vào sổ đăng ký ta có thể
dùng máy vi tính để đăng ký văn bản đi, giúp chúng ta thống kê, tổng hợp, tìm
kiếm nhanh chống và chính xác.
Bước 3: Chuyển văn bản đi
- Phải được gửi đi trong ngày, vào sổ đăng ký và phát hành. Có thể gửi qua
đường dây nối mạng nội bộ hoặc gửi trực tiếp đến từng cá nhân hoặc cơ quan, đơn
vị định gửi nhưng phải ký nhận và vào sổ chuyển.
- Sổ chuyển văn bản gồm 5 cột: ngày tháng; số hiệu công văn hoặc phiếu
gửi; số lượng bì công văn; nơi nhận; ký nhận và đóng dấu.
Bước 4: Sắp xếp bảng lưu văn bản
- Mỗi văn bản sau khi ban hành phải lưu lại 2 bản (01 để theo dõi công việc
ở đơn vị thi hành, 01 bản ở bộ phận văn thư để tra tìm khi cần thiết. Bản lưu phải
là bản chính. Bản lưu được sắp xếp theo từng loại: tên loại, nguyên tắc, số hiệu của
loại công văn, năm nào để riêng năm đó.
* Quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.
- Các nguyên tắc sau khi đóng dấu:
. Dấu chỉ đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của thẩm

quyền, không đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ, hoặc vào văn bản, giấy tờ
chưa hoàn chỉnh nội dung.
. Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Đóng 1/3 đến ¼ chữ ký về phía bên trái.
. Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép đóng dấu vào văn bản.
. Chỉ được đóng dấu vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành.
. Không đóng dấu ngoài giờ hành chính. Trường hợp đặc biệt do thủ trưởng
cho phép.
- Quản lý và bảo quản con dấu cũng phải hết sức cẩn thận: Không được đem

11
về nhà riêng; phải có tủ khóa cẩn thận; chỉ do một người chịu trách nhiệm cất giữ;
không được làm hư con dấu; nếu bị mờ hoặc mất thì phải báo cho cơ quan công an
gần nhất được biết; không được sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp (nếu có sẽ bị
truy tố trước pháp luật).
* Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
- Lập hồ sơ hiện hành là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định. Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ thông tin về mọi
vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể.
- Sau một năm khi công việc kết thúc và bước sang năm mới phải giao nộp
tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan.
Tóm lại, nội dung của công tác văn thư gồm 5 khâu quan trọng nói trên,
không thể thiếu một khâu nào, tác động qua lại lẫn nhau và có ý nghĩa to lớn trong
công tác văn thư.
1.1.2. Về công tác lƣu trữ.
a. Khái niệm.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề
lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt
động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ.

b. Ý nghĩa.
Công tác lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao,
đặc biệt có ý nghĩa bảo vệ các chứng cứ quốc gia, di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt
đối với sự nghiệp dựng nước và bảo vệ tổ quốc Việt Nam Xã Hội Chủ Nghĩa.
c. Nội dung công tác lƣu trữ.
Công tác văn thư chính xác sẽ góp phần cho lưu trữ các văn bản của Nhà
nước một cách rõ ràng và cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu trong khi cần thiết.

12
Nội dung công tác lưu trữ gồm: hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ.
* Hoạt động quản lý.
Các cơ quan, tổ chức đều phải tổ chức công tác văn thư lưu trữ và thực hiện
quản lý công tác lưu trữ, bao gồm các công việc như: Biên soạn các văn bản về
quản lý; Lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ; Tổ chức kiểm tra, hướng
dẫn các quy định của nhà nước; Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ;
Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ; Tổ chức nghiên cứu khoa học nghiệp
vụ; Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ; Tổ chức sơ kết,
tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
* Hoạt động nghiệp vụ.
Bao gồm những công việc như:
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ;
Phân loại tài liệu lưu trữ;
Xác định giá trị tài liệu ;
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
Bảo quản tài liệu lưu trữ ;
Thống kê tài liệu lưu trữ ;
Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.

Trong chuyên đề công tác lưu trữ, nội dung hoạt động nghiệp vụ công tác lưu
trữ chỉ gồm ba nội dung. Đó là công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo
quản tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Do đó, hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ là hai thành phần đan xen
lẫn nhau trong quá trình thu thập thông tin rồi đưa vào cơ quan lưu trữ là hai mặt
không thể thiếu trong công tác lưu trữ. Có ý nghĩa to lớn đối với đất nước Việt
Nam nói chung, của An giang nói riêng.
1.2. Cơ sở pháp lý về công tác văn thƣ – lƣu trữ.
- Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của Văn phòng Trung
ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư - lưu trữ ở Văn phòng Tỉnh ủy,
Thành ủy.
- Quyết định số 14/2005/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ nội

13
vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bài văn bản hành chính.
- Chỉ thị số 726-TTg ngày 4 tháng 9 năm 1997 của thủ tướng chính phủ về
tăng cường chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ trong thời gian tới.
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTG ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ bà phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử
dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về
công tác văn thư.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8

năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ
trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.
- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Ủy Ban Thường Vụ Quốc
Hội ban hành ngày 30/11/1982.
- Pháp lệnh của Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội số 30/2000/PL- UBTVQH 10
ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 được Ủy Ban
Thường Vụ Quốc Hội thông qua ngày 04/04/2001 và Chủ tịch ký lệnh công bố
ngày 15/04/2001.
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ nội vụ
về hướng dẫn chức năng , nhiệm vụ quyền hạn của tổ chức văn thư lưu trữ, Bộ, Cơ
quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ

14
về hướng dẫn chức năng, kỹ thuật trình bài văn bản hành chính.
- Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng
hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu trữ.
- Công văn số 1153/SNV-VTLT ngày 04/7/2012 của Sở Nội vụ về việc kiểm
tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 thang7 năm 2005 của cục văn thư
lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi-đến.
- Kế hoạch số 18/KH-CCVTLT ngày 04/04/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu
trữ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2011.
- Kế hoạch số 19/KH-CCVTLT ngày 04/04/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu
trữ về khảo sát tài liệu tích đống cấp huyện, thị, thành phố.
- Kế hoạch số 16/KH-CCVTLT ngày 07 ngày 3 tháng 2012 của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ về việc Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
- Căn cứ số 55/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 01 năm 2012 của cục văn

thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư
– lưu trữ năm 2012 đối với tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Ủy ban nhân dân
tỉnh kịp thời lập kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2012.
- Ngày 01/03/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT
qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục lưu trữ Nhà nước
- Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của văn phòng Trung
ương Đảng đã xác định:
- Quyết định 03/QĐ-VP.UB ngày 11/01/1999 của Chánh văn phòng UBND
tỉnh về việc ban hành qui định về tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản và quản lý tài
liệu của Văn phòng UBND tỉnh.
- Quyết định số 403/1999/QĐ-UB ngày 05 tháng 3 năm 1999 của UBND
tỉnh An Giang về việc ban hành “Qui chế tạm thời và công tác văn thư - lưu trữ”.
- Quyết định số 17/2011/QĐ-UBND ngày 13/5/2011 quyết định của UBND
tỉnh về ban hành qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
chi cục văn thư – lưu trữ trực thuộc sở nội vụ tỉnh An Giang.
- Chỉ thị số 10/2011/ CT – UBND ngày 20/09/2011 chỉ thị của UBND tỉnh

15
về việc tăng cường công tác văn thư – lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang.
- Kế hoạch số 03/KH-CCVTLT ngày 04/02/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh
An Giang về công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
- Công văn số 610/CV.UB ngày 21/05/1999 của UBND tỉnh về việc tăng
cường sử dụng thiết bị tin học do ngân sách nhà nước trang bị.



16
CHƢƠNG II
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ
CỦA UBND XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG

2.1. Đặc điểm tình hình chung của UBND xã Bình Thạnh Đông – Phú Tân -
An Giang.
- Bình Thạnh Đông là xã nằm dọc theo tuyến Sông hậu có chiều dài 25km, từ
cầu Cái Đầm (giáp xã Tân Hoà ), đến cầuMương khai ( giáp xã Phú Bình ), xã có
tổng diện tích tự nhiên là 1.545 ha,có 3776 hộ với tổng dân số 15.162 nhân khẩu,
xã có 07 ấp. Trong đó theo đạo Hòa Hảo chiếm 75%, 25% theo các đạo còn lại.
+ Hướng Bắc giáp xã Phú Bình.
+ Hướng Đông giáp xã Hiệp Xương.
+ Hướng Tây và Nam giáp Sông Hậu.
Xã có trục lộ giao thông chính bắt nguồn từ Xã Phú Hiệp đến xã Hoà Lạc, Xã
Phú Bình, Bình Thạnh Đông rồi đến Trung tâm của Huyện. Ngoài ra còn có trục lộ
giao thông nhỏ nằm dọc Sông Cái Đầm xe 04 bánh đi lại được cả mùa nước.
- Mùa nước: từ tháng 08 đến tháng 11.
- Mùa khô: từ tháng 12 đến tháng 07 năm sau.
Hiện địa bàn xã đã bao đê khép kính sản xuất lúa 03 vụ.
- Địa hình của xã là đồng bằng, bằng phẳng và trống trải, 70% nhân dân sống
chủ yếu bằng nghề sản xuất nông nghiệp, số còn lại mua bán, làm thuê mướn
không đáng kể.
- Văn phòng UBND là bộ phận trực thuộc UBND xã, trực tiếp cụ thể hóa các
văn bản của cấp trên và địa phương. Nhờ sự quan tâm của cấp ủy cấp trên và sự nổ
lực quyết tâm cao của toàn UBND cùng nhân dân xã đã thực hiện tốt, thông suốt
đến tận người dân về những chủ trương, Nghị quyết,…. của cấp ủy cấp trên giao
cũng như của địa phương.
- Đối với bộ phận Văn phòng UBND xã Bình Thạnh Đông có tất cả 6 đồng
chi:1Bí thư, 2 phó bí thư, cán bộ tài chính, cán bộ, cán bộ văn phòng.
- Đối với bộ phận Văn phòng UBND để cho việc lưu trữ văn bản, tài liệu được
thực hiện tốt, đơn vị đã phân công cụ thể từ khâu lãnh đạo, quản lý và các cán bộ

17
phụ trách quản lý công tác văn thư - lưu trữ.

- Tuy Bình Thạnh Đông mang đặc điểm là một xã nông nghiệp, người dân
sống chủ yếu dựa vào nông nghiệp là chính, toàn xã có 07 ấp, hơn 75% người dân
theo đạo Hòa Hảo nhưng nhờ thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tốt kết hợp với
việc tuyên truyền thuyết phục đến tận bà con không gây hoang man, tạo được lòng
tin của nhân dân đối với Đảng và Nhà nước, sự đoàn kết giữa Nhà nước và Nhân
dân thể hiện khá rõ nét, nên từ trước đến nay không có vụ việc gì xảy ra của Quần
chúng nhân dân đối với Nhà nước, luôn thực hiện theo đường lối, chủ trương của
Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của địa phương.
2.2. Kết quả thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ của UBND xã Bình
Thạnh Đông.
2.2.1. Kết quả đạt đƣợc và những nguyên nhân đạt đƣợc.
a. Kết quả đạt đƣợc.
- Trong năm 2012-2013 Văn phòng UBND xã thực hiện công tác văn thư -
lưu trữ đạt được những kết quả to lớn trong việc xây dựng hồ sơ lưu trữ, cụ thể nhờ
công tác thu thập lưu trữ văn bản đến và lưu văn bản đi, thể hiện cụ thể tổ chức
thành công Đại hội Đảng bộ xã Bình Thạnh Đông một cách tốt đẹp.
- Văn phòng UBND được bố trí bên cạnh văn phòng tài chính xã, phòng
trang trí sạch sẽ, có 01 tủ đựng hồ sơ.
- Từ đầu năm đến nay Văn phòng Đảng ủy xã Bình Thạnh Đông đã tiếp
nhận văn bản đến và lưu trữ văn bản đi, thể hiện cụ thể:
+ Văn bản đến: Từ đầu năm 2012 đến nay, văn phòng tiếp nhận được 312
văn bản từ Trung ương, Tỉnh, huyện gửi đến.
. Công văn mật là: 02 văn bản.
. Văn bản thông thường là: 140 văn bản.
+ Văn bản đi: Trong năm 2012-2013 Văn phòng UBND gửi đi các ban các,
Các ngành, Đoàn thể xã, ấp tổng cộng: 323 văn bản.
. Gửi đến cán ban ngành, đoàn thể, ấp và các đơn vị khác là: 242 văn bản.
. Gửi đến cán ban thường trực cấp trên là: 61văn bản, trong đó:
Về công tác nhân sự: 20 văn bản.

18
- Các văn bản khác: 20 văn bản.
- Tất cả các văn bản đến, văn bản đi đều được đăng ký tại văn thư cơ quan,
những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn đều được làm thủ tục phân phối ngay
sau khi đăng ký, gởi đến những người có trách nhiệm xử lý.
- Khi nhận văn bản có kiểm tra xem văn bản có đủ số lượng hay không và
có rách hay bị bóc ra chưa.
- Chuyển giao văn bản đến, cán bộ văn phòng đã ký nhận đầy đủ vào sổ tài
liệu.
- Lãnh đạo cấp trên luôn chỉ đạo kịp thời giải quyết những văn bản đến.
- Cán bộ văn thư lưu trữ luôn đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đúng quy
trình, quy định của pháp luật.
- Tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan gởi ra ngoài đã được đăng ký và
làm thủ tục gửi đi, đảm bảo tính thống nhất trong cơ quan, được gửi đi ngay trong
ngày khi có chữ ký của lãnh đạo đơn vị và đã được đóng dấu cơ quan.
- Việc gửi văn bản ra ngoài làm đúng quy định, tất cả văn bản gửi đi đều có
phong bì và văn bản ban hành được lưu lại đúng quy định có ít nhất là 02 văn bản.
- Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản rõ ràng, có trình tự kích cỡ đúng
theo thể thức văn bản. Quy trình chặt chẽ đúng theo luật ban hành văn bản vi phạm
pháp luật của hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004 và Nghị định số 91/
2006/NĐ-CP ngày 6 tháng 9 năm 2006.
- Việc gửi văn bản đi đến các cấp các nghành đúng quy trình, quy định văn
bản gửi đi không có trường hợp lẫn lộn.
- Dấu được cán bộ văn phòng đóng đúng quy định sau khi cán văn bản đã
hoàn chỉnh, có chữ ký của cấp trên, sử dụng đúng các loại dấu cho từng loại văn
bản; Dấu dược bảo quản tại văn phòng UBND xã.
- Với những tài liệu mang tính chất cơ mật, bí mật đều được cán bộ văn
phòng lưu trữ cẩn thận và bảo vệ bí mật không tùy tiện phát hành hay truyền ra bên
ngoài khi chưa có lệnh cấp trên.
- Văn phòng UBND có lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ; Tổ

chức kiểm tra hướng dẫn các quy định của UBND về công tác lưu trữ ở đơn vị; Tổ

19
chức nghiên cứu khoa học nghiệp vụ trong lĩnh vực lưu trữ; bảo quản tài liệu đúng
thời hạn.
Ngoài ra đơn vị thống nhất chung là các loại giấy tờ gửi đến hoặc đi phải có
đóng dấu của cơ quan, đơn vị ban hành thì mới xem là có giá trị.
b) Những nguyên nhân đạt đƣợc.
- Nhờ sự quan tâm, lãnh, chỉ đạo sâu sắc của cấp ủy cấp trên và của UBND
xã; bên cạnh đó nhờ sự phối hợp nhịp nhàng có tính khoa học nên công tác văn thư
- lưu trữ của bộ phận Văn phòng UBND xã bước qua giai đoạn lúng túng ban đầu,
đến nay đã thực hiện một cách trôi trãi.
- Ban chấp hành Đảng bộ xã tập trung trí tuệ, phát huy dân chủ trong nội bộ,
xây dựng và triển khai Nghị quyết của Đảng bộ mình và Nghị quyết của cấp trên,
được cả hệ thông chính trị đồng tình hưởng ứng góp phần giải quyết kịp thời
những vấn đề phát sinh.
- Sự điều hành năng động của UBND xã, các nghành trong việc tổ chức thực
hiện nghiêm túc Nghị quyết của Đảng ủy, thúc đẩy kinh tế phát triển ổn định, VH-
XH có nhiều tiến bộ, QP-AN được giữ vững.
- Sự nổ lực của MTTQ và các đoàn thể nhân đan đưa các chủ trương của
Đảng, pháp luật của Nhà nước đi vào đời sống xã hội.
- Sự đồng thận của người dân tham gia vào các phong trào phát triển kinh tế,
văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh là yếu tố quan trọng góp phần cho sự lãnh
đạo thành công Nghị quyết của Đảng bộ. Năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu của tổ
chức cơ sở đảng và đảng viên ngày càng tạo được sự chuyển biến mạnh mẽ về
chính trị, tư tưởng và nhiệm vụ chính trị đề ra.
- Ngoài những nhiệm vụ phát triển về KT-XH, đảm bảo về QP-AN thì
UBND xã Bình Thạnh Đông luôn xác định công tác văn thư - lưu trữ là một trong
những nhiệm vụ lớn của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
- Ủy ban nhân dân xã kết hợp với Đảng ủy xã thường xuyên quán triệt sâu

sắc đường lối, chủ trương, Nghị quyết,… của Đảng và chính sách, pháp luật của
Nhà nước đến tận nhân dân tạo mối quan hệ mật thiết giữa Đảng, Nhà nước và
nhân dân thể hiện đoàn kết và thống nhất.

20
- Đối với bộ phận Văn phòng UBND xã luôn thực hiện theo nguyên tắc “giữ
gìn, bí mật, an toàn và chu đáo, khoa học” các văn bản quy phạm pháp luật, do đó
luôn thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ. Bên cạnh đó, đơn vị tăng cường
nghiên cứu, sưu tầm các văn bản có liên quan đến nguồn gốc của xã nhà như: tài
liệu từ trong lịch sử, từ trong thực tiễn để hoàn thành biên niên lịch sử Đảng bộ xã
Bình Thạnh Đông. Từ đó có những giải pháp kịp thời trong việc phòng chống bọn
phản động chống phá cả nước nói chung, của tỉnh An Giang nói riêng “về vùng đất
Nam bộ”.
- Đơn vị luôn thực hiện nghiêm túc và tuân thủ theo Nghị định, Quy định,
Quyết định của Đảng và Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở qui định cụ thể về
công tác văn thư - lưu trữ và sử dung con dấu.
- Làm tốt công tác tham mưu cho cấp trên để có những biện pháp cụ thể kịp
thời trong mọi lúc mọi nơi.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư - lưu trữ, trang
thiết bị đầy đủ như: máy vi tính, bộ dây nối mạng nội bộ, máy in, bàn làm việc và
các dụng cụ khác. Nhờ đó mà nắm bắt thông tin kịp thời trong mọi tình huống.
- Cán bộ văn thư lưu trữ được bồi dưỡng, đào tạo và tập huấn thường xuyên
về cách bảo quản, giữ gìn các tài liệu của Đảng. Có tinh thần trách nhiệm cao trong
mọi công việc. Có trình độ trung cấp lý luận chính trị- hành chính.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên tắc của cấp trên, từng cán bộ
luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm và nhận thức sâu chế độ giấy tờ và chế độ bắt
buộc đối với tất cả cán bộ trong cơ quan.
2.2.2. Hạn chế và những nguyên nhân hạn chế.
a) Hạn chế.
- Việc mượn các văn bản đến, đi của các đồng chí không quản lý tốt, đôi khi

mượn rồi không trả lại hoặc làm mất.
- Con dấu được sử dụng còn tùy tiện, người nào cần thì cứ lấy đóng do tủ
khóa bị hư, không thông qua cán bộ quản lý văn phòng người được phân công cất
giữ.
- Khi cán bộ văn thư lưu trữ đi vắng ít khi bàn giao lại cho người khác,

21
ngoài ra con dấu không được thường xuyên cọ rữa.
- Điều kiện vật chất của văn phòng UBND xã tuy được trang bị nhưng chưa
đầy đủ, đặc biệt trang thiết bị đôi lúc gặp không ít trục trặc.
b) Những nguyên nhân.
- Văn phòng UBND xã không có kho lưu trữ tài liệu.
- Trong thời gian qua hay thường xuyên thay đổi cán bộ văn phòng nên việc
trình văn bản đôi khi bị nhằm giữa người này với người khác. Cán bộ làm công tác
văn thư không ổn định do luân chuyển công tác.
- Trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư chưa cao chưa có nhiều kinh
nghiệm và chưa đáp ứng nhanh nhu cầu khi xử lý tình huống.
- Công tác kiểm tra giám sát tuy có quan tâm, tuy nhiên vẫn còn mang tính
hình thức thiếu tính kỹ luật.
- Một số cán bộ còn xem nhẹ công tác giấy tờ, không cẩn thận.
- Văn bản khi qua một năm không được bảo quản kỉ lưỡng và cẩn thận, ai
muốn lấy thì lấy.
- Con dấu không được quản lý cẩn thận do ổ khóa tủ hư không đi sửa chữa.
- Máy vi tính sử dụng nhiều người gây hư hỏng thường xuyên không đảm
bảo công việc.
- Một số cán bộ còn bê tha trong công việc, đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau,
thường đi trễ về sớm lại.
- Do nơi làm việc chưa được sữa chửa nên không có trang bị phòng riêng
nên việc lưu trữ thông tin không được rộng rãi, đôi lúc một số văn bản mật còn lọt
ra ngoài do không có kho lưu trữ tài liệu, cán bộ lưu trữ văn thư thường thay đổi,

những cán bộ mới chưa có kinh nghiệm ảnh hưởng đến việc tìm kiếm văn bản gặp
khó khăn.
- Chế độ chính sách đối với cán bộ phụ trách công tác lưu trữ còn nhiều hạn
chế, chưa tương xứng với yêu cầu, nhiệm vụ được giao.
- Đa số cán bộ phụ trách công tác văn phòng – thống kê, văn thư – lưu trữ
còn trẻ, ít kinh nghiệm trong thự tế. Vì vậy, đôi lúc còn lúng túng, bị động, có phần
trong chờ vào sự chỉ đạo của câp trên.

22
- Công tác cải cách thủ tục hành chính có nhiều đổi mới, nhưng chưa thật sự
mang lại hiệu quả cao.
2.3. Những kinh nghiệm rút ra để thực hiện tốt công tác văn thƣ – lƣu
trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông trong thời gian tới.
Qua những mặt hạn chế của địa phương. Bản thân xin đúc kết nên những
kinh nghiệm để công tác văn thư - lưu trữ được thực hiện tốt hơn trong thời gian
sau này, cụ thể như:
- Nơi nào có sự quan tâm, nhân thức sâu sắc của lãnh đạo, của cán bộ văn
thư – lưu trữ thì sẽ đạt được hiệu quả cao về công tác văn thư cũng như công tác
lưu trữ tài liệu, hồ sơ.
- Cán bộ văn thư lưu trữ nếu được bồi dưỡng hoặc đào tạo nghiệp vụ, có đạo
đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao, có hướng phục vụ lâu dài đáp ứng được yêu cầu
đặt ra. Đồng thời linh hoạt sáng tạo trong những tình huống phức tạp nhanh nhẹn
đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
Để thực hiện tốt Nghị quyết của Đảng ủy xã và để thực hiện tốt công cuộc
xây dựng và bảo vệ tổ quốc thì phải thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ vì, ông
tác văn thư - lưu trữ là một trong những công tác có ý nghĩa thực tiễn phục vụ cho
hoạt động thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử to lớn.

23
CHƢƠNG III

MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA UBND XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG,
HUYỆN PHÚ TÂN ĐẾN NĂM 2015.
3.1. Mục tiêu nâng cao chất lƣợng về công tác văn - thƣ lƣu trữ của
UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015.
Để thực hiện có chất lượng và đạt kết quả cao về công tác văn thư – lưu trữ
của UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân từ nay đến năm 2015 thì cần phải
thực hiện tốt các mục tiêu sau:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ.
- Xây dựng một đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ có trình độ
chuyên môn, có năng lực, có quyết tâm và trách nhiệm trong công việc và năng nổ
học tập tạo nền tảng cho những năm tiếp theo.
- Xây dựng quy chế lề lối làm việc của cơ quan và nội quy về công tác văn
thư – lưu trữ để việc quản lý công văn, tài liệu của cơ quan một cách chu đáo cẩn
thận, tránh tình trạng thất thoát, mất mát.
- Xây dựng kho lưu trữ tài liệu, hoặc mua thêm tủ đựng hồ sơ lưu trữ để
những tài liệu có tính chất quan trọng được sử dụng lâu dài.
- Đảm bảo các yêu cầu của công tác văn thư – lưu trữ như nơi tiếp nhận có
vị trí hợp lý, có kho lưu trữ riêng, đồng thời sửa chữa hoặc sắm mới những trang
thiết bị cần thiết như: máy vi tính, tủ đựng hồ sơ…
- Lập kế hoạch quy hoạch cán bộ thừa kế cho công tác văn thư lưu – lưu trữ
khi cần thiết tránh tình trạng phân công bố trí cán bộ chưa qua đào tạo. Đồng thời
phân công cán bộ văn thư – lưu trữ phải được ổn định về lâu, về dài nhằm tạo sự
thống nhất trong việc quản lý đạt năng suất cao và có hiệu quả thiết thực.
- Người làm công tác văn thư – lưu trữ phải giữ gìn bí mật Nhà nước phải có
phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có năng lực hoàn thành
mọi nhiệm vụ được giao và phải cam kết bảo vệ bí mật của Đảng, của Nhà nước.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm, tinh thần của từng cán bộ, đảng viên đối

24
với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Nâng cao tầm quan trọng của công tác văn thư
– lưu trữ trong hoạt động quản lý của Quốc gia, Dân tộc.
- Tổ chức bồi dưỡng cho cán bộ văn thư lưu trữ về nghiệp vụ, chuyên môn
hoặc gửi đi tập huấn tại các trường.
- Xây dựng quy trình làm việc khoa học, hợp lý có trình tự, có kế hoạch cụ
thể, cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ khi tiếp nhận văn bản phải nhanh chống
chính xác, lưu trữ ngăn nắp gọn gàng có trật tự, ngăn nắp.
- Xây dựng kế hoạch đầu năm và báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ vào
cuối năm, phải có sơ, tổng kết.
- Lập kế hoạch dự trù kinh phí cho công tác văn thư – lưu trữ.
- Thường xuyên tổng kết hoạt động công tác văn thư- lưu trữ hàng năm.
- Thực hiện chính sách ưu đãi đối với cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ.
- Tạo sự đoàn kết thống nhất từ trong nội bộ UBND đến ngoài quần chúng
nhân dân nhằm đập tan mọi âm mưu của bọn phản động cách mạng trong và ngoài
nước.
3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng về công tác văn - thƣ lƣu trữ của
UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015.
Qua những mặt đạt được và những hạn chế trên cần có những giải pháp cụ
thể để phát huy ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm:
3.2.1. Về nhận thức và trách nhiệm.
- Tập trung tuyên truyền Nghị quyết của Đảng ủy đồng thời lòng ghép tuyên
truyền về công tác văn thư - lưu trữ để từng cán bộ, đảng viên nâng cao nhận thức
của mình trong việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, tăng cường giáo dục quản lý về công tác
này.
- Tăng cường xây dựng sự đoàn kết, thống nhất cao trong nội bộ, xác định rõ
kỹ luật của đơn vị, tiến hành sơ, tổng kết công tác văn thư - lưu trữ hàng năm, thực
hiện tốt chương trình kiểm tra, giám sát với quan điểm phòng ngừa giáo dục là
chính, tăng cường kiểm tra giám việc thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư –
lưu trữ.

- Các bộ văn thư lưu trữ cần đặc biệt quan tâm nhất là công tác thu thập

25
thông tin lưu trữ văn thư trữ như:
+ Cần xác định rõ giá trị của tài liệu quan trọng nhất là tài liệu mang tính cơ
mật, bí mật.
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ khi cần thiết.
+ Bảo quản tài liệu một cách cẩn thận không để mối, mọt, không để ẩm ướt
làm tổn hại đến tài liệu.
+ Thường xuyên kiểm tra thống kê tài liệu, thu xếp gọn gàng, ngăn nắp có
trật tự, không để lộn xộn ảnh hưởng đến việc tra tìm mất thời gian làm ảnh hưởng
đến công việc.
+ Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu một cách có khoa học.
+ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vào công việc của đơn vị, thu
thập bổ sung tài liệu có liên quan.
+ Cần biên soạn văn bản danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu, lập
kế hoạch các nguồn nộp lưu, tổ chức tiếp nhận tài liệu.
- Cần có sự quan tâm của lãnh đạo của Chủ tịch trong việc thực hiện công
tác văn thư - lưu trữ.
- Phân loại từng văn bản cụ thể, từng năm. Việc bóc phong bì phải nghiêm
túc, cẩn thận, không để rách bên trong. Cất, giữ con dấu UBND thật cẩn thận,
không lơ là, hờ hợt.
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cho việc lưu trữ tài liệu, tìm kiếm, tra
cứu, sắp xếp kịp thời nhanh chóng, chính xác hơn.
- Đào tạo chuyên môn sâu cho cán bộ văn thư có đủ kinh nghiệm để vững
vàng xử trí mọi công việc mà cấp trên giao hoặc của địa phương. Đặc biệt việc
phân công, bố trí cán bộ làm công tác văn thư phải lâu dài và nằm trong quy hoạch
vì cán bộ văn thư cũng góp một phần quan trọng trong tổ chức bộ máy Nhà nước.
- Có chế độ khen thưởng cho cán bộ làm công tác văn thư nếu có năng lực
và nghiêm túc xử phạt khi vi phạm nghiêm trong công văn, giấy tờ.

- Cần tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
cuối năm, ít nhất 2 lần trong năm.
- Không được xem nhẹ công văn, giấy tờ, bảo quản tốt văn bản mật của