SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN
VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Đất nước ngày càng đổi mới, công nghệ ngày phát triển nhưng không thể
thiếu những hồ sơ minh chứng. Bên cạnh đó, những năm gần đây nghiệp vụ công
tác văn thư lưu trữ cũng có những bước phát triển vượt bậc đáp ứng yêu cầu
ngày càng cao của nền cải cách hành chính Quốc gia.
Đồng thời, công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản
bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý,
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, và chiếm một phần lớn
nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của
một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ
đạo, quản lý điều hành.
Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của
Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản
Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Để đáp ứng yêu cầu trên, đòi hỏi người làm công tác văn thư không những
phải có tinh thần trách nhiệm cao, nhanh chóng, chính xác, xử lý tình huống linh
hoạt trong từng hoàn cảnh công việc, áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ hợp thực
tiễn mà còn phải luôn tìm tòi học hỏi, không ngừng nghiên cứu, trau dồi kinh
nghiệm để có những đóng góp, cải tiến mới giúp cơ quan trong việc xây dựng,
ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách có khoa
học, phù hợp nhu cầu công việc và đúng theo quy định hiện hành nhằm tiết kiệm
thời gian trong việc tra cứu, truy tìm tài liệu, giải quyết công việc trước mắt và
nghiên cứu, sử dụng lâu dài về sau.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Với tính chất đặc thù của công việc và xác định được tầm quan trọng trong
công tác văn thư - lưu trữ, vận dụng những kiến thức được học tại trường Trung
học Văn thư Lưu trữ TWII, tham dự các buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ tại

Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, Thành uỷ Biên Hoà, và đúc rút các kinh
nghiệm từ thực tiễn trong 5 năm qua về công tác văn thư lưu trữ của mình, tôi đã
áp dụng được một số biện pháp đảm bảo tính khoa học, giúp tiết kiệm thời gian,
mang lại những hiệu quả trong công việc hàng ngày của mình.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài
Trong quá trình hoạt động, trường THPT Trấn Biên thực hiện việc ban hành
các loại văn bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi hoạt
động của Chi bộ, nhà trường. Đồng thời các văn bản này còn ghi lại đầy đủ chứng
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
cứ về mọi hoạt động của nhà trường. Nếu các văn bản này để trong tình trạng rời
rạc, không được tập hợp, sắp xếp theo trình tự thì rất khó quản lý và không thể tra
tìm.
Mặt khác, công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết, đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước.
Do đó, để góp phần trong công cuộc cải cách hành chính nước nhà thì vai trò
của người làm công tác văn thư trong việc “Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi,
văn bản đến và lưu trữ hồ sơ” bằng phương pháp khoa học, hiện đại trên cơ sở
những quy định chung của Đảng, nhà nước là công việc cần thiết.
A. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
Văn bản đi là tất cả những tài liệu do nhà trường, chi bộ trường gửi cho nơi
khác gọi chung là văn bản đi.
Tại trường THPT Trấn Biên, tất cả mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ
quan ban hành ra ngoài hay trong nội bộ (giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy
chứng nhận) đều phải đưa qua bộ phận văn thư để đóng dấu và làm thủ tục gửi đi.
1. Trình tự của văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỷ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm
của văn bản.
+ Trình ký văn bản, đóng dấu lên văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi.

+ Làm thủ tục chuyển giao phát hành và theo dõi việc chuyển phát đi.
+ Lưu văn bản đi.
2. Công tác soạn thảo văn bản
+ Phần lớn công việc soạn thảo tại trường được thực hiện trên máy vi tính và
dựa vào các biểu mẫu tạo sẵn theo quy định. Do vậy, các loại văn bản được soạn
thảo nhanh chóng, đúng quy định và ít bị sai sót.
+ Khi được phân công soạn thảo văn bản thì xác định hình thức, nội dung,
độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Phân loại độ mật, độ khẩn của từng
văn bản, sắp xếp văn bản nào cần làm trước, văn bản nào cần làm sau. Thu thập,
xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản.
3. Đánh máy, sao in văn bản
+ Đánh máy, sao in văn bản góp phần bảo đảm tính chính xác, tính khuôn
mẫu của văn bản đồng thời làm cho việc giải quyết văn bản được kịp thời, nhanh
chóng, chính xác.
+ Khi được giao nhiệm vụ đánh máy thì phải đánh đúng với bản gốc, phải
tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Đối với văn bản mật thì phải thực hiện ở
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
2
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
nơi riêng biệt, không in thừa số bản đã được quy định. Văn bản đánh máy phải
đúng thể thức quy định.
+ Sau khi đánh máy xong, soát lại văn bản nhằm đảm bảo nội dung đánh
máy chính xác.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản.
+ Căn cứ theo quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra về thể
thức, hình thức và kỷ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp
theo để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh
đạo hoặc người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
+ Nội dung kiểm tra gồm thể thức văn bản đã đầy đủ chưa, đã được trình

bày đúng vị trí, đúng cách chưa, kỹ thuật trình bày như: khổ giấy, kiểu trình bày,
định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, font chữ, cỡ chữ,
kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác … đã đúng chưa.
Trước khi đánh máy văn bản, kiểm tra kiểu gõ, font chữ (dùng font chữ
Times New Roman), thực hiện định lề trang văn bản trên khổ giấy A4 theo chiều
dọc.
+ Lề trên: cách mép trên từ 2 - 2,5cm.
+ Lề dưới: cách mép dưới từ 2 - 2,5cm.
+Lề trái: cách méptrái từ 3 - 3,5cm.
+ Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2cm.
Sau đó xác định thể thức của văn bản:
a) Đối với văn bản lấy danh nghĩa Chi bộ trường THPT Trấn Biên.
- Đảm bảo thể thức theo quy định của Đảng.
+ Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 1-10-1997 của Bộ Chính trị (khoá VIII)
ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng;
+ Quyết định số 91-QĐ/TW ngày 16-02-2004 của Ban Bí thư (khoá IX) bổ
sung thẩm quyền ban hành văn bản một số điều của “Quy định về thể loại, thẩm
quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”;
+ Hướng dẫn số 01-HD/VPTW ngày 02-02-1998 của văn phòng Trung ương
vể thể thức văn bản của Đảng;
+ Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28-05-2004 của văn phòng Trung ương
vể thể thức văn bản của Đảng (thay thế HD 01).
* Tiêu đề Đảng cộng sản Việt Nam
Tiêu đề “Đảng cộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn
bản của Đảng. Tiêu để được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu bằng chữ in
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
3
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
hoa, cỡ chữ từ 15, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dòng kẻ ngang nét liền phân
cách với địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ

dài tiêu đề. Nếu dùng Microsoft Office Word 2003 thì vẽ lệnh Draw, nếu sử dụng
Microsoft Office Word 2007 thì vào menu Insert  Shapes chọn đường thẳng kết
hợp phím Shift để vẽ.
Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình
bày trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có dấu * để phân cách
với số và ký hiệu văn bản.
+ Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan
chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dấu *, và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
THÀNH UỶ BIÊN HOÀ
CHI BỘ TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
*
* Số, ký hiệu văn bản
Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của
chi bộ ban hành trong một nhiệm kỳ của chi bộ. Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ
ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần này đền hết ngày bế mạc đại hội
đảng bộ lần kế tiếp.
Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm từ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ
quan ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, “ký hiệu” bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng, đặt cân đối với tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số”
là một khoảng trắng (SPACE) trên bàn phím, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước; giữa số và kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các
nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-). Số văn bản viết
bằng số Ả Rập.
Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn

bản.
Ví dụ:
Số 120/BC-CBTB
* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
4
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
+ Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ban
hành, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng số Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ
hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 phải ghi số 0 phía trước và viết đầy đủ các từ “ngày…
tháng…năm…”. Không dùng các dấu chấm (.) hoặc dấu gạch nối (-), hoặc dấu
gạch chéo (/) thể thay các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu,
bên phải, cùng một dòng với số kí hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa
danh có dấu phẩy, đặt cân đối dưới tiêu đề văn bản.
Ví dụ:
Biên Hòa, ngày 24 tháng 5 năm 2013
* Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như: Báo cáo, Thông báo,
Tờ trình, Kế hoạch …
Trích yếu nội dung văn bản là là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề
của nội dung văn bản.
+ Tên loại văn bản được trình bày canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 16,
kiểu chữ đứng, đậm; Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới
tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14-15, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới
trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ:
BÁO CÁO
V/v sinh hoạt chi bộ tháng 4 năm 2013

- Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu
văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản. Nếu trích yếu nội dung công
văn hơn 2 dòng ta nhấn tổ hợp phím Shift + Enter để xuống dòng.
Ví dụ:
Số 20/CV-CBTB
V/v bồi dưỡng chính trị hè
cho giáo viên
* Nội dung văn bản
Phần nội dung văn bản là phần chính, quan trọng nhất, thể hiện toàn bộ nội
dung cụ thể của văn bản.
+ Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội
dung văn bản bằng chữ in thường, canh đều hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14-15,
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
5
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm, khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới
tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa
là 1,5 lines.
* Chữ ký, thể thức đề ký
Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản
được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm
và họ tên người ký.
Người ký không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để
ký văn bản chính thức.
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “T/M” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan.
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “K/T” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “T/L.” (thừa lệnh) vào

trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Chức vụ người ký thay mặt, ký thay, ký thừa lệnh trình bày bằng chữ in
hoa, cỡ chữ 14.
Ví dụ ký thay mặt tập thể:
T/M CHI BỘ
BÍ THƯ
(Chữ ký)
Nguyễn Văn Hưng
* Nơi nhận văn bản
Phần nơi nhận được trình bày như sau:
Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản với mục đích
để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành … và nơi lưu văn bản. Nơi nhận văn
bản được trình bày góc trái dưới phần nội dung văn bản.
Đối với tờ trình thì phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới “tên
loại và trích yếu nội dung văn bản”.
Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ “Kính gửi
…” và “Đồng kính gửi” (nếu có) trên phần nội dung văn bản.
+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn
bản khác được trình bày như sau:
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
6
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14.
+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được

trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có
dấu chấm phẩu(;), riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai
chấm(:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt
tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường
hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
Nơi nhận: T/M CHI BỘ
- BTC Thành uỷ; BÍ THƯ
- Lưu: VT-CM. (Chữ ký)
Nguyễn Văn Hưng
b) Đối với văn bản lấy danh nghĩa Trường THPT Trấn Biên.
Đảm bảo thể thức theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành
ngày 19/01/2011 về việc “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính”.
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức, ban hành văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu của cơ quan tổ chức.
- Nơi nhận.
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
* Quốc hiệu:
+ Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hai cỡ chữ 13,
nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm, chữ
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên

7
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang nhỏ, có
cách 01 khoảng trắng, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài
của dòng chữ. Đường kẻ ngang nét liền được vẽ bằng lệnh Draw (Microsoft Word
2003) hoặc Shapes (Microsoft Word 2007, 2010) kết hợp phím Shift. Hai dòng
được cách nhau một dòng đơn (single).
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tên cơ quan ban hành văn bản: trình bày bên trái Quốc hiệu.
+ Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ cùng cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan
chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
như cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang nét
liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng
chữ.
Ví dụ:
SỞ GD&ĐTTỈNH ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
Hoặc
THÀNH ĐOÀN BIÊN HOÀ
ĐOÀN TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN

* Số, ký hiệu văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số” có
dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và
kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có

dấu gạch nối không cách chữ (-). Ví dụ: Số: 09/KH-THPT
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày cùng một
dòng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu
dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt canh giữa dưới
quốc hiệu.
Ví dụ:
Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2013
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
8
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
* Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; trích yếu nội dung văn
bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền,
có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví
dụ:
BÁO CÁO
Về việc triển khai thực hiện kết luận kiểm tra, đánh giá trường trung
học đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2011-2015
- Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký
hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản.
* Nội dung văn bản
+ Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh đều hai
bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14, đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm,
khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các
dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa là 1,5 lines.
+ Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi

căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng
kết thúc bằng dấu “phẩy”.
* Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan. Ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “KT” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
9
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
+ Quyền hạn, các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.”
hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của
người ký.
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(chữ ký)
Trần Minh Tâm
* Nơi nhận

Phần nơi nhận được trình bày như sau:
+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc
mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng
có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm,
các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
- Ví dụ gửi 01 cơ quan:
Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai.
- Ví dụ gửi 02 cơ quan trở lên:
Kính gửi:
- Phòng Tổ chức cán bộ Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai;
- Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai.
Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn
bản khác được trình bày như sau:
+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được
trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
10
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,
tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị

(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần
thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- P.Ttra - Sở GD&ĐT;
- Vp. Sở GD&ĐT;
- Lưu: VT.
4. Trình ký văn bản
+ Chữ ký và các thành phần khác đi kèm chữ ký là những yếu tố quan trọng
đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản, đồng thời thể hiện trách
nhiệm của người ký về nội dung công việc nêu trong văn bản đó.
+ Trước khi trình ký, soát lại nội dung, thể thức của văn bản và thẩm quyền
ký. Các văn bản trình ký phải được người soạn thảo ra văn bản xem xét về nội
dung, thủ tục, thể thức và ký tắt vào văn bản để khẳng định văn bản đã được xem
xét.
Nhiệm vụ của văn thư là chuẩn bị cho việc trình ký và tham mưu cho lãnh
đạo về những quy định khi ký văn bản, giấy tờ.
5. Ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm lên văn bản.
+ Tất cả các văn bản đi của nhà trường, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành
như hóa đơn, chứng từ kế toán … đều phải được tập trung tại văn thư để ghi số
theo hệ thống số chung của nhà trường.
+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do nhà trường ban
hành trong một năm, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ví dụ: Báo cáo số 136/BC-THPT ngày 20 tháng 01 năm 2013 về việc khảo
sát, đánh giá công tác hành chính văn phòng
* Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) lên văn bản
- Đóng dấu cơ quan
Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ

quan ban hành văn bản. Dấu đóng lên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng
và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của
Bộ Công an.
- Những văn bản lấy tên trường ban hành phải đóng dấu của nhà trường.
- Những văn bản lấy tên Chi bộ trường ban hành phải đóng dấu của chi uỷ.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
11
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
- Nhân viên văn thư (người được nhà trường giao cho việc giữ dấu cơ quan),
phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của nhà trường, không nhờ người
khác đóng giùm hoặc giao dấu cho người khác tự đóng.
- Dấu của nhà trường chỉ đóng vào những văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký
của Ban giám hiệu nhà trường.
- Không đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ
tên người sử dụng và mục đích sử dụng (tức là không được đóng dấu khống chỉ).
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
Hiệu trưởng.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của trường
hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên
văn bản được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), được thực
hiện theo quy định tại Khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày
13/9/2002 của Bộ Công an
6. Đăng ký văn bản đi
- Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và vào cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trên máy vi tính.
- Khi đăng ký vào sổ thì ghi chép, đăng ký trên máy tính thì nhập đầy đủ,

chính xác các thông tin cần thiết về văn bản đó, không bôi xóa, không viết tắt
nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm dễ dàng các văn bản đi của nhà trường.
- Khi đăng ký văn bản phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút
chì, bút mực đỏ, không viết tắt những cụm từ không thông dụng.
Văn bản đi hàng năm của trường khoảng dưới 500 văn bản nên chỉ lập ba sổ:
+ 01 sổ đăng ký tất cả các loại văn bản đi loại thường.
+ 01 sổ đăng ký văn bản đi của Chi bộ.
+ 01 sổ đăng ký văn bản đi (loại mật).
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
+ Sổ đăng ký văn bản được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
Ví dụ:
Minh họa mẫu bìa và tờ đầu của sổ đăng ký văn bản đi loại thường áp dụng
tại trường THPT Trấn Biên:
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
12
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
+ Trang nội dung: Phần dùng để đăng ký văn bản đi, được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 07 cột:
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày,
tháng
văn bản
Tên loại
và trích
yếu nội
dung
văn bản
Người

ký
Nơi
nhận
văn bản
Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
(1) Số, ký hiệu văn bản: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
(2) Ngày tháng văn bản: Ghi theo ngày tháng năm của văn bản. Ngày tháng
năm ghi bằng hai chữ số Ả Rập, ví dụ: 17/05/12.
(3) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Ghi tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản.
(4) Người ký: Ghi tên người ký văn bản.
(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản đã được ghi
trên phần “kính gửi” hoặc “nơi nhận” văn bản đó.
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản lưu đó.
(7) Ghi số lượng bao nhiêu bản.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
13
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
Sổ đăng ký

VĂN BẢN ĐI
NĂM: 2012
Từ ngày 01/01 Đến ngày 31/12
Từ số 01 Đến số 578
Quyển số: 1
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
(7) Ghi chú những điều cần thiết khác.
+ Ví dụ: Báo cáo số 132/BC-THPT ngày 10 tháng 01 năm 2013 (Báo cáo về
kết quả 02 năm thực hiện “Ngày pháp luật).
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày,
tháng
văn bản
Tên loại và
trích yếu
nội dung
văn bản
Người
ký
Nơi nhận
văn bản
Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản

Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
132/BC-
THPT
10/01/2
013
BÁO CÁO
về việc kết
quả 02 năm
thực hiện
“Ngày
pháp luật
Hiệu
trưởng
P.KHTC –
SGD&ĐT
1
…
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Chi bộ và trang nội dung cũng được áp dụng
giống mẫu sổ này.
- Loại mật:
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi loại mật cũng giống sổ đăng ký văn bản đi loại
thường nhưng phần đăng ký văn bản đi trong sổ có bổ sung cột “Mức độ mật”
ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 3).
- Việc đăng ký văn bản đi loại mật cũng giống như đối với văn bản đi loại
thường, riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”
hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” chỉ ghi vào cột
“Trích yếu nội dung” khi được phép của Hiệu trưởng.
* Đăng ký văn bản đi trên máy vi tính:

- Việc đăng ký văn bản đi trên máy vi tính giúp ta tra tìm thông tin nhanh
hơn so với sổ đăng ký văn bản đi.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi bằng file Excel.
Ví dụ: Kế hoạch số: 165/KH-THPT ngày 16/4/2013 về việc phát triển giáo
dục năm học 2013 - 2014).
Ta nhập như sau:
SỐ CV ĐUÔI CV NGÀY CV KÝ CV
NỘI DUNG
165 KH-THPT 16/04/2013 Hiệu trưởng
KẾ HOẠCH
về việc phát triển
giáo dục năm học
2013 - 2014).
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
14
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
…
7. Chuyển phát văn bản đi.
- Các văn bản đi, kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký (Bí thư, phó Bí thư
Chi bộ, Ban giám hiệu, Chủ tịch công đoàn, Bí thư Đoàn, Chủ tịch Hội chữ thập
đỏ, ), phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn
bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp văn bản được
ký ngày thứ bảy thì chuyển phát vào ngày thứ hai của tuần kế tiếp.
- Văn bản đi có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax, email, bưu điện hoặc gửi
trực tiếp. Các văn bản đi của Chi bộ văn thư chuyển trực tiếp.
- Việc gửi văn bản đi phải được tổ chức khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu
sót, đảm bảo cho văn bản được gửi đến nơi nhanh chóng, chính xác.
8. Phát hành văn bản
* Lựa chọn bì
+ Khi gửi văn bản đi, sử dụng phong bì thống nhất của nhà trường, trên đó

có in sẵn địa chỉ để tiện liên lạc.
+ Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp, đảm bảo kích cỡ mỗi chiều của bì
phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở nguyên khổ giấy hoặc gấp
lại từ 10mm trở lên có thể vào bì một cách dễ dàng.
Thông thường, văn bản được trình bày dưới dạng khổ giấy A4 (210mm x
297mm), vì vậy bì văn bản phải có kích thước tương ứng với kích thước của văn
bản khi vào bì ở dạng nguyên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), hoặc gấp làm đôi
hai phần (khổ giấy A5: 148 mm x 210 mm), gấp làm ba phần (99mm x 210mm),
hay gấp làm 4 phần (khổ giấy A6: 105mm x 148mm).
+ Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, không dễ bị thấm nước,
không nhìn thấu qua được.
* Trình bày bì và viết bì
Khi trình bày bì không được viết tắt những từ không thông dụng, không
xuống dòng tùy tiện. Đối với văn bản chỉ mức độ mật thì đóng dấu chỉ mức độ mật
ở phong bì, bì ngoài trình bày như bì văn bản thường.
Kích thước đối với các loại bì được nhà trường sử dụng:
+ Loại: 307mm x 220mm đối với văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
khi vào bì ở dạng để nguyên khổ.
+ Loại: 220mm x 109mm đối với văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
khi vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
15
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
Mẫu bìa loại: 220mm x 109mm:
* Chuyển phát văn bản đi
Việc chuyển giao văn bản đi phải đảm bảo chính xác nhanh chóng, đúng đối
tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Ở trường THPT Trấn Biên, việc chuyển phát văn bản được chuyển qua
email và do văn thư trực tiếp chuyển trực tiếp đến các cơ quan và trong nội bộ nhà

trường.
+ Khi chuyển giao văn bản cho các cá nhân trong nội bộ hoặc chuyển giao trực
tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác thì người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Vì vậy cần lập 03 loại sổ: 01 loại nội bộ và 01 loại chuyển qua bưu điện và 01
loại chuyển trực tiếp cho các cơ quan khác, cá nhân khác ngoài nhà trường.
* Mẫu sổ chuyển giao văn bản:
+ Bìa và tờ đầu của “Sổ chuyển giao văn bản đi” được trình bày tương tự
như sổ đăng ký văn bản đi, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi” và
không có hai dòng chữ “từ ngày… đến ngày …” và “từ số… đến số…”.
Phần dùng để đăng ký chuyển giao văn bản đi có thể trình bày trên khổ giấy
A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm)
bao gồm 5 cột.
+ Ví dụ: Kế hoạch số: 165/KH-THPT ngày 16/4/2013 về việc phát triển giáo
dục năm học 2013 - 2014).
Ngày chuyển
Số, ký hiệu
văn bản
Đơn vị hoặc
người nhận
Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
16/04/13 165/KH-
THPT
P. KHTC
T.Hùng
T. Tâm
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
16
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
Đường Đặng Đức Thuật – Tam Hòa – Biên Hòa – Đồng Nai

Điện thoại: 0613.894.355
Email:
Số: 09/KH-THPT
Kính gửi: Văn phòng Sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Đồng Nai
Số 2, Nguyễn Thái Học, Tp.Biên Hòa, Đồng Nai
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
C. Hà
C.Hiền
………
* Mẫu sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện:
Sổ gửi văn bản đi bưu điện được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc
148mm x 210mm.
- Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
chuyển giao văn bản đi, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
- Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4
theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao
gồm 06 cột:
Cột (1): Ghi ngày, tháng chuyển văn bản, đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột (2): Ghi số và ký hiệu của văn bản có trên văn bản hoặc trên phong bì.
Cột (3): Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản và chữ ký của người nhận
văn bản.
Cột (4): Ghi số lượng bì của văn bản.
(5): Người nhận văn bản hoặc phong bì văn bản ký nhận và đóng dấu (nếu
có).
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác.
Ví dụ:

Ngày
tháng
gửi văn
bản
Số, ký hiệu văn
bản
Nơi nhận văn bản
Số lượng
bì
Ký nhận và
dấu bưu điện
Ghi chú
20/05 70/BC-THPT Trường THPT
Nguyễn Trãi
1
…
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
17
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
Thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính, trường
thường thực hiện việc nhận và gửi văn bản qua địa chỉ email của trường. Trừ những
văn bản của Chi bộ và những văn bản mật, quan trọng phải gửi trực tiếp.
Các văn bản chuyển qua mạng internet thì file đính kèm đó là bản chính sau khi
được in ra và có đầy đủ thể thức, số,ký hiệu và chữ ký của Ban giám hiệu. Đối với
những văn bản quan trọng, có giá trị lưu trữ thì phải gửi bản được đóng dấu đỏ ngay
sau đó.
- Chuyển phát văn bản đi (loại mật)
Việc chuyển phát văn bản đi (loại mật) được thực hiện theo quy định tại điều
10 và điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ.

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Nếu văn bản
được gửi qua đường bưu điện, tính thời gian từ ngày gửi đến ngày nhận, văn thư có
thể liên hệ với nơi nhận văn bản bằng điện thoại xem nơi nhận đã nhận được chưa.
Trường hợp văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo cho người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
B. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
1. Văn bản đến của trường
Trường THPT Trấn Biên trực thuộc Sở giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, Chi
bộ trường THPT Trấn Biên trực thuộc Thành ủy Biên Hòa Đồng Nai. Theo chức
năng nhiệm vụ của trường, phần lớn các văn bản trường tiếp nhận là của đơn vị
quản lý cấp trên trực tiếp. Và một số văn bản của các tổ chức, cá nhân khác gửi
đến: BHXH Đồng Nai, điện lực Biên Hòa, Hội Chữ thập đỏ, Hội khuyến học, …
2. Công tác tiếp nhận, quản lý và chuyển giao văn bản đến
1.1. Tiếp nhận và quản lý văn bản đến
Văn bản đến của trường thường qua 03 nguồn: Qua nhân viên bưu điện
chuyển đến, qua địa chỉ email của trường, qua cán bộ nhà trường đi công tác, học
tập mang về.
a) Kiếm tra
- Khi nhận được văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong nhà trường trực tiếp
chuyển đến, tiến hành kiểm tra phong bì, về nơi nhận xem có đúng gửi cho cơ quan
mình không. Nếu có nhầm lẫn thì trả lại người giao và yêu cầu sửa lại số lượng văn
bản nếu đã ký nhận.
- Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong nhà trường trực tiếp
chuyển đến thì tôi kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận. Đối với văn
bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng,
mất mát trước khi nhận và ký nhận.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
18
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ

- Đối với văn bản được chuyển qua địa chỉ mail của trường, cũng phải kiểm
tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơi nhận…
Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo
người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại
- Sau khi nhận được số lượng bì công văn, giấy tờ gửi cho cơ quan thì tiến
hành phân loại công văn thành 02 loại: Đó là loại đăng ký vào sổ và loại không
đăng ký vào sổ.
+ Loại phải đăng ký: Bao gồm tất cả các văn bản, giấy tờ ngoài bì đề gửi nhà
trường, chi bộ trường, gửi cho Đoàn thanh niên, Hội chữ thập đỏ, Công đoàn, gửi
đích danh thủ trưởng và các chức danh lãnh đạo trong cơ quan.
Nếu văn bản nhiều thì tiếp tục phân loại, ví dụ: Loại gửi cho Hiệu trưởng,
gửi cho Chủ tịch công đoàn, …các loại này để riêng vào từng bìa đã viết tên sẵn để
tránh nhầm lẫn.
+ Loại không đăng ký: Sách, báo, tạp chí, thư riêng (của cá nhân nào thì
chuyển cho cá nhân đó).
c) Bóc bì văn bản:
- Loại không bóc bì: Bì văn bản đề gửi Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội
chữ thập đỏ,… của nhà trường và thư riêng của BGH hoặc giáo viên, công nhân
viên, học sinh.
- Loại bóc bì: Những văn bản gửi cho Chi bộ Trấn Biên, trường THPT Trấn
Biên.
- Những văn bản khẩn cần bóc trước để giải quyết kịp thời.
- Khi mở phong bì, dùng kéo cắt sát mép bì để tránh không làm rách văn bản
bên trong, lấy văn bản ra cẩn thận, đề phòng văn bản bị dính vào phong bì có thể
làm rách văn bản, không bỏ sót văn bản trong phong bì.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số ký hiệu của văn bản trong
phong bì.
d) Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến:
- Tất cả các văn bản đến của trường thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được

đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến, trừ các giấy tờ chuyên môn như hóa đơn,
chứng từ kế toán …
- Các văn bản chuyển qua mail của trường cũng in ra và đóng dấu đến.
- Dấu đến được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trắng phía trên, ở phần
lề trái của văn bản, dưới số ký hiệu (văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội
dung (đối với công văn) hoặc vào dưới những khoảng giấy trắng phía trên, lề trái
của văn bản, dưới ngày tháng năm ban hành văn bản.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
19
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
- Mẫu dấu đến và việc ghi các thông tin trên dấu đến được thực hiện theo
Công văn hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Dấu đến được khắc hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm.
Gồm: Tên trường, số đến, ngày đến, chuyển cho ai.
- Số đến được đánh liên tục bắt đầu bằng số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Riêng đối với văn bản đến của chi bộ thì bắt đầu bằng số 01 vào ngày đầu
nhiệm kỳ và kết thúc vào ngày cuối của nhiệm kỳ đó. Mỗi nhiệm kỳ là 5 năm.
- Ngày đến là ngày trường nhận văn bản đến, đóng dấu đến và đăng ký,
ngày, tháng, năm đều ghi bằng số Ả rập. Ví dụ: 28/5/2013.
- Chuyển: Ghi tên cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo ý kiến phân phối
của Hiệu trưởng, của Bí thư chi bộ.
Mẫu dấu đến của Trường được áp dụng:
+ Ví dụ công văn đến của phòng Công tác học sinh sinh viên Sở Giáo dục và
Đào tạo Đồng Nai : Công văn đến số 1025/SGDĐT-CTHSSV ngày 27/5/2013 về
việc tăng cường phối hợp tổ chức các hoạt động hè 2013; đẩy mạnh giáo dục
truyền thống; giáo dục bảo vệ môi trường; biển, hải đảo Việt Nam. (Công văn
được gửi về trường ngày 29/5/2013) thì ta thực hiện bóc bì, đóng dấu đến và ghi
vào số đến như sau:
+ Ví dụ công văn của Thành uỷ Biên Hoà gửi cho Chi bộ trường ngày

5/4/2013: Số 645-CV/BTCTU về việc yêu cầu gởi báo cáo thành tích đề nghị khen
thưởng đảng viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 3 năm liền (2010-2012), thì ta
thực hiện như sau:
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
20
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……………………………
Ngày:…………………………
Chuyển:…………………
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số: 719 ……………………
Ngày: 29/05/13……………….
Chuyển: Thuỳ.
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
1.2. Đăng ký văn bản đến:
Việc đăng ký công văn đến nhằm quản lý chặt chẽ công văn giấy tờ của nhà
trường, chi bộ trường, đảm bảo thông tin hoạt động tốt cho nhà trường và tránh bị
thất lạc văn bản, giấy tờ và dễ dàng, thuận lợi, nhanh chóng khi cần tra tìm sử
dụng.
- Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến và cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trên máy vi tính (sử dụng file Excel)
- Khi đăng ký vào sổ thì ghi chép, đăng ký trên máy tính thì nhập đầy đủ,
chính xác các thông tin cần thiết về văn bản đó, không bôi xóa, không viết tắt
nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm dễ dàng các văn bản đến của nhà trường.
- Khi đăng ký văn bản phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút
chì, bút mực đỏ, không viết tắt những cụm từ không thông dụng.
a) Đăng ký bằng sổ
Văn bản đến hàng năm của trường khoảng dưới 2000 văn bản nên chỉ lập ba

sổ:
+ 01 sổ đăng ký văn bản đến loại thường của Sở GD&ĐT Đồng Nai và các
cơ quan khác.
+ 01 sổ đăng ký văn bản đến loại thường của Thành ủy Biên Hòa.
+ 01 sổ đăng ký văn bản đến loại mật.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
• Loại thường:
Mẫu sổ được áp dụng cho văn bản loại thường của Sở GD&ĐT Đồng Nai,
các cơ quan khác và văn bản loại thường của Thành uỷ Biên Hoà.
+ Sổ đăng ký văn bản được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
+ Bìa và tờ đầu:
Ví dụ minh hoạ:
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
21
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số: 2839 ……………………
Ngày: 05/04/13……………….
Chuyển: T.Hưng, T.Hùng.
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
+ Trang nội dung: Phần dùng để đăng ký văn bản đến, được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 9 cột:
Ngày
đến
Số đến Tác giả
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên

loại và
trích
yếu nội
dung
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
(1) Ngày đến: Là ngày tháng năm nhận văn bản (theo ngày được ghi trên
dấu “đến”, ngày tháng năm đều được ghi bằng hai chữ số Ả Rập, ví dụ: 29/05/13.
(2) Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến của nhà trường (theo số được
ghi trên dấu đến), được đánh liên tục bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
(3) Tác giả: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ
của người gửi đối với đơn thư.
(4) Số, ký hiệu: Ghi số ký hiệu của văn bản đến.
(5) Ngày tháng: Ghi ngày tháng năm ban hành của văn bản đến hoặc ngày
tháng năm của đơn thư. Ngày tháng năm ghi bằng hai chữ số Ả Rập, ví dụ:
19/05/13.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
22
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN

Sổ đăng ký
VĂN BẢN ĐẾN
NĂM: 2012
Từ ngày 01/01/2012 Đến ngày 31/12/2012
Từ số 01 Đến số 1228
Quyển số: 02
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
(6) Tên loại và trích yếu nội dung: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công
văn) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản không có trích yếu nội dung thì
phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
(7) Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên người nhận văn bản đến theo ý kiến
phân phối của Hiệu trưởng.
(8) Ký nhận: Người trực tiếp nhận văn bản ký nhận.
(9) Ghi chú: Dùng để ghi chú những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản
không có ký hiệu, ngày tháng, trích yếu…)
+ Ví dụ: Công văn số 913/SGDĐT-GDTrH ngày 15 tháng 5 năm 2013 về
việc điều động cán bộ, giáo viên coi thi, chấm thi kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10
THPT năm học 2013-2014.
Ngày
đến
Số
đến
Tác giả
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại và
trích yếu
nội dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
20/05/
13
701 GDTrH
913/SGD
ĐT-
GDTrH
15/05
/13
V/v điều
động cán
bộ, giáo
viên coi thi,
chấm thi kỳ
thi tuyển
sinh vào
lớp 10
THPT năm
học 2013-
2014
HT,
T.Tâm,

C.Châu
…
• Loại mật:
Ví dụ minh hoạ
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
23
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến loại mật cũng giống sổ đăng ký văn bản đến
loại thường nhưng phần đăng ký văn bản đến trong sổ có bổ sung cột “Mức độ
mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”.
Việc đăng ký văn bản đến loại mật cũng giống như đối với văn bản đến loại
thường, riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt
mật” của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật” chỉ ghi vào cột trích
yếu nội dung khi được phép của Hiệu trưởng.
b) Đăng ký trên máy vi tính:
Việc đăng ký văn bản đến trên máy vi tính giúp ta tra tìm thông tin nhanh
hơn so với sổ đăng ký văn bản đến.
Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến bằng file Excel.
Ví dụ: Quyết định về việc thành lập các đoàn kiểm tra cơ sở vật chất chuẩn
bị cho kỳ thi Tốt nghiệp Trung học phổ thông năm 2013
SỐ
TT
SỐ
CV
ĐUÔI
CV
NGÀY
CV
KÝ CV
NỘI DUNG

705 362
QĐ-
SGDĐT
17/05/13
Lê Minh
Hoàng
V/v thành lập các đoàn kiểm
tra cơ sở vật chất chuẩn bị cho
kỳ thi Tốt nghiệp Trung học
phổ thông năm 2013
…
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
24
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
Sổ đăng ký
VĂN BẢN MẬT ĐẾN
NĂM: 2012
Từ ngày …. Đến ngày ….
Từ số …. Đến số …
Quyển số: ….
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
Hoặc: Công văn 2334-CV/TU ngày 10/4/2013 về việc thực hiện Kết luận số
57-KL/TW ngày 08/3/2013 của Thành uỷ Biên Hoà
SỐ
TT
SỐ CV ĐUÔI CV
NGÀY

CV
KÝ CV
NỘI DUNG
2848 2334 CV/TU 10/04/13
Phan
Văn
Trước
V/v thực hiện Kết luận số
57-KL/TW ngày
08/3/2013 của Thành uỷ
Biên Hoà
…
1.3. Trình xin ý kiến phân phối văn bản đến:
Sau khi đăng ký, văn bản đến được kịp thời trình cho Hiệu trưởng, Bí thư
chi bộ. Trường hợp Hiệu trưởng đi công tác thì trình cho Phó hiệu trưởng, phó Bí
thư chi bộ trường xem xét, cho ý kiến phân phối giải quyết.
Ý kiến phân phối được ghi trong dòng “Chuyển:……” của dấu đến hoặc ghi
trên lề trái của văn bản đến đó.
Sau đó, tùy theo ý kiến phân phối, nhân bản và chuyển giao cho các cá nhân
kịp thời giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết.
1.4. Chuyển giao văn bản đến:
Những văn bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, hoả tốc phải chuyển ngay lúc
nhận được.
Các văn bản đến sau khi có ý kiến chuyển của Ban giám hiệu, Bí thư Chi bộ
hay đích tên người nhận thì phải chuyển đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết trong thời gian ngắn nhất. Không để quên hoặc nhờ chuyển.
Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo chính xác nhanh chóng, đúng
đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Khi chuyển giao phải có sổ chuyển giao và yêu cầu người nhận ký nhận vào
sổ chuyển giao.

Sổ chuyển giao văn bản đến kích thước: 210mm x 297 mm
Trang bìa và tờ đầu:
+ Bìa và tờ đầu của “Sổ chuyển giao văn bản đến” được trình bày tương tự
như sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và
không có hai dòng chữ “từ ngày… đến ngày …” và “từ số… đến số…”.
Mẫu sổ minh hoạ:
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
25