QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP VT & DV HÀNG HẢI (TRASAS)

GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
Lời mở đầu
Phát triển ngoại thương là nhiệm vụ hàng đầu của nước ta trong quá trình hội nhập kinh tế
khu vực và thế giới trong đó hoạt động xuất nhập khẩu đã đem lại nguồn lợi đáng kể cho
kinh tế nước ta. Và giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho hoạt động xuất
nhập khẩu phát triển đồng thời giao nhận cũng được đánh giá là ngành tạo ra giá trị gia tăng
cao. Bên cạnh đó, nghiệp vụ giao nhận đòi hỏi trình độ năng lực chuyên môn, sự am hiểu môi
trường hoạt động xuất nhập khẩu: chứng từ, thuế xuất nhập khẩu , năng lực và sự nhiệt tình
của cán bộ giao nhận để thực hiện nghiệp vụ một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Những lợi ích mà dịch vụ này đem lại đã đóng góp không nhỏ vào kinh tế của đất nước, đặc
biệt là kinh tế ngoại thương. Nhận thức được tầm quan trọng và sự ảnh hưởng của dịch vụ
giao nhận, em quyết định chọn giao nhận để làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Với những kiến thức lý thuyết ở trường cùng với sự học hỏi kinh nghiệm thực tế trong quá
trình thực tập tại công ty Cổ phần Vận tải & DV Hàng Hải (TRASAS) đã giúp em trau dồi
kiến thức, rèn luyện kĩ năng, học tập thêm về phương pháp, quy trình tổ chức thực hiện các
nghiệp vụ giao nhận và quan trọng nhất là hoàn thành đề tài của mình. Tuy nhiên, kiến thức
về giao nhận rất rộng nên em chỉ giới hạn nội dung bài báo cáo của mình với đề tài: QUY
TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP VT & DV HÀNG HẢI
(TRASAS)Mục Lục
Table of Contents
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CP VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI (TRASAS)
1.1 Quá trình hình thành công ty CP Vận Tải và Dịch Hàng Hải (TRASAS)
1.1.1 Lịch sử hình thành
Công ty CP Vận tải và Dịch Vụ Hàng Hải (TRASAS) là một đơn vị kinh tế trực thuộc
công ty Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư Giao thông vận tải (TRACIMEXCO). Công ty
TRACIMEXCO được thành lập trên cơ sở hiệp nhất giữa Công ty Xuất Nhập khẩu và Cung
ứng Vật Tư Giao Thông Vận Tải(VIETRANCIMEX ) với công ty xuất nhập khẩu và hợp tác
Quốc tế giao thông vận tải (TRACIMEX) theo quy định số 4915Đ /TCCB-LĐ ngày
Trang 1
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
30/11/1995của Bộ trưởng giao thông vận tải. Công ty có tên giao dịch quốc tế là Transport

Investment Cooperation and and Import – Export Corporation (viết tắc là TRACIMEXCO).
Trụ sở công ty đóng tại: 22 Phan Đình Giót- Quận Tân Bình, Tp. HCM.
TRACIMEXCO dưới sự quản lý của nhà nước, của Bộ Giao Thông Vận Tải và các cơ
quan hữu quan theo quy định của Pháp Luật . Được quan hệ với các cơ quan nhà nước TW
và địa phương.
TRACIMEXCO bao gồm 19 thành viên .
TRACIMEXCO có sự góp vốn liên doanh và cổ phần của nhiều công ty.
Theo quyết định số 145/QĐ/TCCB-LĐ do Bộ Trưởng Book GTVT ký ngày 26 tháng 01
năm 1996, Xí nghiệp vận tải Biển & Dịch cụ Hàng Hải (tên giao dịch TRASAS) do Xí
Nghiệp Vận Tải Vietrancimex thuộc công ty VIETRANCIMEX đổi tên thành, đặt trực thuộc
công ty TRACIMEXCO. Với quyết định này Xí Nghiệpđược hạch toán nội bộ theo sự ủy
quyền của Tổng Giám đốc TRACIMEXCO, được mở tài khaonr riêng và được sử dụng con
dấu riêng. Trụ sở cảu xí nghiệp vận tải biển và dịch vụ hàng hải TRASAS đặt tại: 34-
Nguyễn Thị Nghĩa-Quận1- Tp. Hoà Chí Minh.
Căn cứ theo quyết định 4396/QĐ-BGTVT ngày 21/11/2005 của BỘ GTVT, ngày
27/1/2006 Xí nghiệp chính thức chuyển đổi thành CÔNG TY CỔ PHẨN VẬN TẢI VÀ
DỊCH VỤ HÀNG HẢI (TRASAS) (trở thành công ty con, trực thuộc công ty mẹ
TRACIMEXCO). Theo đó, công ty có tư cách pháp nhân, có tài sản, có tên gọi, bộ máy quản
lý riêng, được tổ chức và hoạt động theo các quy định của pháp luật tương ứng với hình thức
pháp lý của công ty con.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của TRASAS
Chức năng :
- Đàm phán, ký kết và thực hiện các Hợp đồng tế, Vận chuyển, Đại lý, du lịch, Xuất nhập
khẩu trong và ngoài ngành GTVT, trong và ngoài nước theo quy định của luật pháp Nhà
nước Việt Nam & Quốc tế dưới sự ủy quyền của Tổng Giám đốc Công ty.
Trang 2
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
- Vay vốn trong và ngoài nước để phục vụ kinh doanh, môi giới, đại lý,du lịch ủy quyền của
Tổng Giám đốc.
- Tổ chức khai thác thị trường để thực hiện nhiệm vụ Xuất nhập khẩu Vật tư Thiết bị GTVT

cho công ty…
Nhiệm vụ chính:
- Tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, vận tải trong và ngoài nước, nhằm
mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
- Chủ động tìm kiểm thị trường, khách hàng nhằm mở rộng thị trường, quy mo hoạt
động cho công ty.
- Bảo đảm phát triển nguồn vốn kinh doanh của công ty qua từng năm.
Phạm vi hoạt động:TRASAS tập trung chủ yếu vào 4 hoạt động: Dịch vụ giao nhận hàng
hóa trong và ngoài nước, dịch vụ Xuất Nhập Khẩu ủy thác, kinh doanh Xuất Nhập Khẩu trực
tiếp
Song song, đôi khi cũng thực hiện hoạt động thương mại với những hàng hóa do Công ty
hoặc các đơn vị thành viên khác đưa đến trên cơ sở bình đẳng, tạo hiệu quả kinh doanh cao
nhất cho bản thân công ty cũng như các bên liên quan.
1.1.3 Quá trình hoạt động và phát triển của TRASAS
TRASAS được chuyển đổi hình thức cổ phần vào năm 2006, thời gian hoạt động của công
ty chưa dài nhưng có thể thấy được những thành tựu vượt bậc của tập thể công ty. Đến năm
2014 tổng vốn của công ty lên đến 122 tỷ đồng
Bảng 1.1 : Kết cấu nguồn vốn của công ty TRASAS
ĐVT:Triệu
đồng
Năm
2012
Năm
2013
Năm
2014
Giá trị
Tỷ lệ
Giá trị
Tỷ lệ

Giá trị
Tỷ lệ
Vốn cố định
1
.5
03
.
000 2
.7
0 2
.1
00
.
000 3
.0
3 25
.6
50
.0
00 20
.
87
Trang 3
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
Vốn lưu động
54
.1
20
.0
0

0
97
.3
0 67
.2
00
.0
0
0
96
.9
7 97
.
250
.0
00 79
.
13
Tổng cộng 55
.6
23
.0
0
0
100
.0
69
.3
00
.0

0
0
100
.0
122
.9
00
.0
00 100
.0
Nguồn : Báo cáo tài chính 2012-2014
Qua bảng 1.1 cho thấy:
Nguồn vốn kinh doanh củaTRASAS luôn có xu hướng tăng suốt từ năm 2012-1014 do
nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động. Năm 2014 nguồn vốn cố tăng cao và chiêm
ddeens20.87% trong tổng vốn của công ty. Nguồn vốn cố định chủ yếu tập trung vào trụ sợ,
phương tiện vận tải, các phương tiện khác. Năm 2014, TRASAS tiến hành mở rộng mạng
lưới kinh doanh, xây dựng tòa nhà văn phòng công ty tại địa chỉ trụ sở, đồng thời mua mới 3
đầu kéo xe container và 2 xe tải nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển kinh doanh.
Vốn lưu động chiếm tỷ trọng rất lớn trong cơ cầu nguồn vốn hoạt động của TRASAS luôn
cố định ở mức trên 70% từ năm 2012 đến năm 2014. Điều này phù hợp với thực trạng kinh
doanh của công ty là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, ủy thác và dịch
vụ giao nhận. Cụ thể, tỷ lệ vốn lưu đông trong tổng nguồn vốn của TRASAS từ năm 2012
đền năm 2014 lần lượt là 97.30%, 96.97%, 79.13%. Giá trị tuyệt đồi của nguồn vốn lưu
động tăng rất nhiều qua các năm, đặt biệt trong giai đoạn 2013-2014. Do nhu cầu khách
hàng, quy mô công ty ngày càng mở rộng, đòi hỏi tăng nguồn vốn lưu động.
Trang 4
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty: Mô hình công ty có đặc điểm cơ bản là sự tồn tại của
các đơn vị chức năng thuần túy như: phòng tổ chc hành chính, phòng kế toán, phòng kinh

doanh. Ngoài ra, nó còn thể hiện khá rõ nét về đặc trưng riêng của công tytrung tâm TFS
và phòng đại lý. Giữa các phòng ban đều có mối quan hệ với nhau, tạo điều kiện hoàn
thành mục tiêu. Bộ máy công ty gồm Ban giám đốc và 5 phòng ban chức năng: - Phòng Tổ
chức Hành Chánh. - Phòng Tài Chính Kế Toán. - Phòng Kinh Doanh. - Trung Tâm giao
nhận hàng hoá (TRACIMEXCO TFS) -Trung tâm Kinh Doanh Ôtô
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
 Hội đồng quản trị công ty: Hội đồng quản trị công ty là cơ quan quản lý công ty, có toàn
quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty.
Nhiệm vụ của Hội đồng quản trị:
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển của công ty.
- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong việc điều
hành công việc hàng ngày của công ty
 Ban Giám đốc:
- Đảm nhận vai trò điều hành quản lý chung doanh nghiệp, đưa ra quyết định kinh doanh
đồng thời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của công ty. Chủ tịch HĐQT GIÁM
ĐỐC P.GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC PHÒNG TCHC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG
K.DOANH H TT TFS TT Ô TÔ Bộ phận Chứng từ HĐQT Bộ phận Giao nhận
- Làm việc trên nguyên tắc bàn bạc thống nhất với các trưởng phòng trước khi đưa ra
quyết định cuối cùng.
 Phòng tổ chức hành chính: Tổng số nhân viên trong phòng là 5 người, trong đó 1 trưởng
phòng và 4 nhân viên. Cĩ nhiệm vụ tổ chức các hoạt động hành chính, các mối quan hệ bên
ngoài, các hoạt động hổ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời làm
công tác dịch vụ cho hoạt động giao nhận và thủ tục bảo hiểm cho công nhân viên.
Trang 5
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
 Phòng tài chính kế toán: Gồm 8 nhân viên, trong đó có 1 kế toán trưởng và 2 phó phòng
kế toán. Nhiệm vụ của phòng:
• Phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
• Quản lý bảo tồn nguồn vốn, tài sản của công ty.
• Cung cấp và báo cáo kịp thời cho Giám đốc tình hình tài chính.

• Giám sát hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh
doanh cảu công ty.
• Tham mưu cho Giám đốc về hoạch định tài chính và các kế hoạch, phương án đầu tư.
 Phòng kinh doanh:
Gồm có 52 nhân viên, đây là phòng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của
công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng. Phòng gồm có 2 bộ phận:
• Bộ phận chứng từ
• Bộ phận giao nhận hàng hóa: Bao gồm cả đội xe vận chuyển. Chức năng của phòng:
• Ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng, phụ trách thủ tục xuất GVHD: Ths.
Nguyễn Kim Thảo SVTH: Phan Văn Minh Tn Trang 34 nhập khẩu và giao nhận hàng hóa
tại cảng.
• Ký kết hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu, nhập khẩu trực tiếp và tổ chức thực hiện hợp
đồng.
• Quản lý về các chứng từ xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa tại cảng.
• Quản lý các chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu của khách
hàng, đồng thời hổ trợ bộ phận giao nhận trong việc cập nhật các văn bản luật mới hiện
hành.
Trang 6
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
• Bộ phận giao nhận hàng hóa bao gồm đội xe tải và đầu kéo container, chịu sự quản lý
của phòng kinh doanh. Trong đó có 1 nhân viên trưởng đội xe thực hiện việc tổ chức điều
động xe phục vụ cho quá trình giao nhận của công ty. Ngoài ra, đội xe còn có 1 nhân viên
kế toán riêng biệt có nhiệm vụ tính toán chi phí, quản lý doanh thu của đội xe để báo cáo
về công ty.
• Ngoài ra, còn tham mưu cho Giám đốc về công việc kinh doanh. Phần lớn doanh thu là
từ các hoạt động giao nhận, là công việc luôn đòi hỏi tính năng động và sáng tạo của đội
ngũ nhân viên. Phòng giao nhận không ngừng nâng cao kiến thức, trình độ nhằm đáp ứng
nhu cầu công tác cũng như việc tư vấn về lĩnh vực xuất nhập khầu, thuế quan cho khách
hàng.

 Trung tâm TRACIMEXCO (TFS) Phòng ban này được thành lập với chức năng là trung
tâm dịch vụ vận chuyển hàng hóa và xuất nhập khẩu hàng không tại khu vực Sân bay quốc
tế Tân Sơn Nhất. Có văn phòng chi nhánh đặt tại số 35 Hậu Giang, P.4, Quận Tân Bình.
 Trung tâm ô tô: Có địa điểm đặt tại Dĩ An, Bình Dương, là nơi phân phối các loại xe tải
hạng nhẹ của nhà sản suất JAC.Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ xe tải, đồng
thời báo cáo chi phí, doanh thu, lợi nhuận về công ty và chịu sự quản lý của Ban giám đốc.
Số liệu tình hình nhân sự của công ty( lao động trực tiếp, cấp bậc)
Bảng 1.2: Số liệu về nhân sự của công ty TRASAS
Tên phòng ban Số lượng Trình độ Độ tuổi
Tình trạng
gia đình
Phòng kinh doanh 52 Đại học 24-30 có gia đình
Phòng kế toán 10 Đại học 25-35 6 có gia đình
Phòng tổchức-HC 5 Đại học 40 có gia đình
Trang 7
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
Phòng TFS 10 Đại học 25-28 2 có gia đình
Trung tâm Ô tô 10 Đại học dưới 30 Độc thân
Nguồn: Công ty TRASAS
Nhận xét: Nhân viên công ty rất trẻ, độ tuổi từ 24 đến 40 tuổi, độ tuổi nhạy bén, sáng suốt
và chịu áp lực cao trong công việc. Độ tuổi của sự học hỏi, nhưng chưa nhiều kinh
nghiệm, non nớt và còn yếu về nghiệp vụ. Trình trạng có gia đình rất thấp, đa số những
người có gia đình tập trung vào vị trí kế toán, tổ chức hành chính.
Những vị trí này đòi hỏi kinh nghiệm và sự cẩn thận trong công việc. Số người độc thân
chiếm đa số trong cơ cấu lao động của công ty là một điểm lợi rất lớn vì những người này
không vướng bận gia đình, họ có thể giải quyết công việc ngoài giờ tốt và dành nhiều thời
gian cho công việc hơn. Đội ngũ nhân viên trẻ của phòng kinh doanh, trung tâm ô tô hay
TFS với sự nhiệt tình và năng nổ đã giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng
đi lên.
 Cơ sở vật chất kỹ thuật:

- Năm 2011 công ty tiến hành xây dựng lại tòa nhà công ty tại 34 Nguyễn Thị Nghĩa, với
thiết kế 5 tầng lầu, 1 trệt, 1 hầm giữ xe để mở rộng hơn nữa quy mô của công ty. Công
trình dự kiến hoàn thành vào cuối năm 2012.
- Ngoài ra công ty có văn phòng đặt tại 35 Hậu Giang, là nơi hoạt động của trung tâm TFS.
- Đội xe tải và xe container bao gồm 10 đầu kéo container và 7 xe tải phục vụ cho việc vận
chuyển hàng hóa của công ty.
- Trung tâm ô tô với lượng xe trung bình 10 chiếc tại trung tâm đáp ứng nhu cầu của khách
hàng trong khu vực.
- Các thiết bị văn phòng hiện đại đáp ứng nhu cầu công việc của công ty: hệ thống mạng
điện thoại nội bộ có tổng đài, mười máy in, năm máy phô tô, 2 máy in kim dùng để in hóa
đơn GTGT và phiếu thu chi.
Trang 8
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
1.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
1.3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty trong những năm gần
đây
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012-2014
Đơn vị tính: 1 Triệu VND
2012
(1)
2013
(2)
2014
(3)
2013/2012 2013/2014
Giá trị
tuyệt
đối(2
)-(
1

)
%
(2)/(1)
Giá trị
tuyệt đối
(3)-(
2
)
%
(3)/(2)
Doanh
thu
101
.7
1
5
120
.4
5
0
135.53
2
18.
735 118
.4
1
9
15
.0
8

112
,5
2
4
Chi
phí 90
.9
55 105
.4
8
5
109
.6
3
1
14
.5
30 115
.9
7
4
4
.1
46 103
,9
3
0
Lợi
nhu
ậ

n
trước
thu
ế
10
.7
60
14.
965
25.
901
4.
205 139
.0
7
9
10.936
173
,0
7
2
Lợi
nhu
ậ
n
ròng
2
.4
7
5

3
.5
48 4
.1
67 1
.0
73 143
.3
5 619 117
.4
5
Lợinhuận/
doanhthu
10
.5
8
12
.4
2 19
.1
1
.8
4 117
.3
9 6
.6
8 153
.7
8
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của TRASAS

Nhận xét: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty khá thành công với doanh thu liên
tục tăng qua các năm. Năm 2013 doanh thu công ty tăng 18.41% so với năm 2012. Năm
2014 tuy tốc độ tăng doanh thu có giảm hơn so với năm trước, nhưng lượng doanh thu đạt
được khá cao 135.532 tỷ đồng. Nguyên nhân của việc suy giảm doanh thu trong năm 2011
xuất phát từ những khó khăn chung của ngành giao nhận. Trước tình hình suy thoái kinh tế
Trang 9
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
và sự cạnh tranh ngày càng cao đã làm cho công ty mất một số khách hàng lớn như
Triumph, Fonterra…
•Năm 2012: Doanh thu tăng 18.41% và chi phí cũng tăng 15.97% theo tốc độ tăng doanh
thu. Năm 2013 doanh thu tăng 12%, nhưng chi phí chỉ tăng 3.93%. Điều này cho thấy,
năm 2013 tập thể công ty đã nổ lực cắt giảm chi phí, nâng cao doanh thu để đạt được lợi
nhuận cao nhất. Tốc độ tăng lợi nhuận năm 2012 là 39.07% so với năm 2012, đến năm
2013 lợi nhuận tăng vượt bậc đến 73%.
• Giai đoạn 2012-2013 cả thế giới đối mặt với cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu trầm
trọng, nhưng doanh thu và lợi nhuận của công ty vẫn liên tục tăng, điều này càng khẳng
định cho sự bền vững của công ty trước các sức ép bên ngoài. Công ty đã bám sát vào thực
tế và tận dụng tối đa năng lực, tập thể công ty luôn biết xây dựng một thương hiệu rất riêng
và bền vững trên thị trường logistic.
• Tổng chi phí tiếp tục tăng qua các năm nhưng tốc độ tăng chi phí lại giảm, điều này
khẳng định năng lực quản lý tốt của ban lãnh đạo công ty, phát huy tác dụng của bộ máy
quản lý doanh nghiệp. Tuy vậy cũng phải nói thêm là nhờ có ý thức và tinh thần trách
nhiệm của nhân viên công ty.
• Tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu tăng đều qua các năm do lượng doanh thu tăng, tuy
nhiên có thể thấy được hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty chưa cao. Năm 2013 tỷ
suất lợi nhuận đạt 19.1% tương đương với một đồng doanh thu mà doanh nghiệp thu được
có 0.191 đồng lợi nhuận. So với hiệu quả kinh doanh của một số ngành nghề khác thì hiệu
quả mà Trasas đạt được là chưa cao. Tuy nhiên trên đà phát triển và gia tăng cả về doanh
thu và lợi nhuận như hiện nay thì chắc chắn công ty sớm đạt được hiệu quả như mong
muốn.

1.3.2. Tình hình kinh doanh của công ty theo hoạt động
Nhìn chung, TRASAS không ngừng đa dạng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt
hơn. Phân tích qua cơ cấu doanh thu theo lĩnh vực ta có thể thấy như sau:
Trang 10
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
Hình 1.1: Cơ cấu doanh thu theo lĩnh vực hoạt động :
ỦythácXNK25%
XN Ktrựctiếp20%
Ki nhd oanhôt ô1
5%
giaonhận40%
• 40% doanh thu của công ty từ hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu, cho thấy ngành chủ
lực của công ty được phát huy rất hiệu quả. Ngành giao nhận, công ty có được một lượng
khách hàng lớn như: Coca Cola, Nokia, Jotune, Intel Products Việt Nam, URC Việt Nam,
American Standard Việt Nam, …
• Ủy thác xuất nhập khẩu chiếm khoảng 25 % trên tổng doanh thu của công ty. Mặt hàng
rượu chiếm ưu thế trong lĩnh vực này của công ty, lợi nhuận từ hoạt động ủy thác cũng rất
lớn, nó chiếm ¼ tổng doanh thu.
• Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu trực tiếp, công ty cũng đã chú trọng vào thị trường bánh
kẹo bán sĩ của thị trường trong nước để nhập khẩu và phân phối các loại bánh chocolate có
xuất xứ từ Hàn Quốc và Nhật Bản. Doanh thu từ hoạt động này chiếm 20% doanh thu của
công ty.
•15% trên tổng doanh thu còn lại thuộc về lĩnh vực kinh doanh ô tô của công ty. Lượng ô
tô hàng tháng công ty bán ra là hơn 20 chiếc JAC các loại. Đây Ủy thc XNK25% giao
nhận 40% Kinh doanh ơ tơ 15% XNK trực tiếp 20% là một lĩnh vực kinh doanh mới hình
Trang 11
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
thành vào năm 2007 khi công ty tiến hành đa dạng hóa lĩnh vực hoạt động của công ty và
nó mang lại một phần trên tổng lợi nhuận thu được hàng năm của công ty.
Qua kết cấu doanh thu theo từng lĩnh vực có thể nhận thấy công ty vừa đa dạng hóa

được ngành nghề cũng vừa chú trọng được đến ngành chủ lực của công ty. Phát huy tốt lợi
thế từ ngành mà công ty có lợi thế tối đa, đồng thời tận dụng khả năng kinh doanh từ các
nghành khác. Điều này khẳng định một lần nữa tốc độ tăng doanh thu cao hàng năm của
công ty là kết quả có được từ sự đa dạng này.
Chương 2: QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TRASAS
2.1 Khái quát chung về xuất nhập khẩu
2.1.1 Khái niệm về giao nhận và dịch vụ xuất nhập khẩu
Giao nhận là hành vi thương mại mà theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa
nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và
các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng,
người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
Hay nói cách khác, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá
trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng.
Theo qui tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhân, dịch vụ giao nhận được định nghĩa
như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp,
đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các
dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập
chứng từ liên quan đến hàng hóa.
2.1.2 Phân loại hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa
Ngày nay, cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế, dịch vụ giao nhận càng được
mở rộng hơn. Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong thương mại và vận chuyển
quốc tế, không chỉ làm các thủ tục hải quan, thuê tàu mà còn cung cấp trọn gói về toàn bộ
quá trình vận tải và phân phối hàng hóa.
Trang 12
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
• Khi làm môi giới hải quan: nhiệm vụ của người giao nhận lúc bấy giờ là làm thủ tục Hải
quan đối với hàng nhập khẩu, sau đó mở rộng sang phục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chổ
chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự uỷ thác của người
xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tuỳ thuộc vào quy định của hợp đồng mua bán. Trên cơ
sở được nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu để khai

báo, làm thủ tục Hải quan như một môi giới Hải quan.
• Khi làm Đại lý( Agent): hoạt động như là cầu nối giữa chủ hàng và người chuyên chở,
nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở thực hiện các công việc như: nhận hàng,
giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho…
•Khi là người gom hàng ( Cargo Consolidation): Trong vận tải hàng hoá bằng container,
dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ thành hàng nguyên để tận
dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải. Trong trường hợp này, người giao
nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc là đại lý.
•Khi là người chuyên chở( Carrier): Lúc này người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải
với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác.
Khi người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier) nếu anh
ta ký hợp đồng không trực tiếp chuyên chở. Nếu trực tiếp chuyên chở thì là người chuyên
chở thực tế (Performing Carrier).
•Khi là người kinh doanh vận tải đa phương thức(MTO): người giao nhận cung cấp dịch
vụ vận tải “từ cửa đến cửa” hay vận tải đi suốt. MTO cũng là người chuyên chở và phải
chịu trách nhiệm đối với hàng hoá. Nhờ có nghiệp vụ giao nhận, nó tạo điều kiện cho hoạt
động xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao hơn do có sự phân công lao động, nhờ đó giảm được
chi phí vận tải.
2.2 Quy trình xuất nhập hàng hóa tại công ty TRASAS
2.2.1 Quy trình nhập khẩu tại công ty TRASAS
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận tại công ty Trasas:
Trang 13
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
Đối với dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu, TRASAS với tư cách là nhà cung cấp dịch
vụ giao nhận vận chuyển. Trong trường hợp này, TRASAS và công ty có hàng nhập
khẩu( gọi tắt là chủ hàng) sẽ kí kết một hợp đồng dịch vụ giao nhận. Công ty chủ hàng sẽ
kí cho Trasas một giấy ủy quyền để Trasas thay mặt chủ hàng đi giao dịch với các cơ quan
hữu quan tại các cửa khẩu. Quy trình nghiệp vụ nhập khẩu là trên tờ khai Hải quan, ở mục
" Người nhập khẩu" sẽ ghi tên và địa chỉ của công ty chủ hàng, còn tên của Trasas sẽ được
ghi vào ô " đại lý làm thủ tục hải quan". Trên mọi chứng từ nhập khẩu nhưng hợp đồng

 Nhận chứng từ về lô hàng từ khách hàng
 Theo dõi hàng đến và chuẩn bị chứng từ
 Làm thủ tục hải quan tại cảng
 Nhận hàng và giao về kho cho khách hàng
 Quyết toán chi phí lô hàng và kết thúc hợp đồng
 Nhận D/O từ hãng tàu và khai Hải quan điện tử
Kiểm tra chứng từ đơn thương mại (invoice), Phiếu đóng gói (Packing list - P/L), vận
tải đơn (Bill if lading - B/L), chứng nhận xuất xứ (C/O) đều ghi tên của công ty chủ hàng
( điều này là bắt buộc) cũng như các hóa đơn đóng tiền tại cảng, sân bay, kho hàng, hãng
tàu đều ghi tên của công ty chủ hàng ( đây là do sự thỏa thuận của Trasas và công ty chủ
hàng khi kí kết hợp đồng dịch vụ giao nhận).
Dịch vụ giao nhận vận chuyển tại công ty chia làm ba loại chính : hàng gia công, hàng
kinh doanh (mậu dịch) và hàng phi mậu dịch.
Hàng nhập kinh doanh, sản xuất xuất khẩu, gia công có vốn đầu tư nước ngoài:
i) Nhận chứng từ:
Trước khi tàu đến, TRASAS nhận được toàn bộ chứng từ của lô hàng từ chủ hàng bao
gồm: giấy báo nhận hàng, B/L, Invoice, P/L, Contract, C/O, Bảo hiểm đơn, hợp đồng dịch
vụ, tất cả đều là bản chính. Nếu thanh toán bằng TTR thì vận đơn không cần phải kí hậu ở
ngân hàng. Nếu thanh tóan bằng L/C thì vận đơn phải được kí hậu ở ngân hàng. Dựa vào
chứng từ đó TRasas theo dõi được tình hình hàng đến và tiến hành làm chứng từ để nhận
Trang 14
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
hàng. Trong khâu này lưu ý phải kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ có đầy đủ chưa, các
thông tin trên chứng từ cho đúng và khớp với nhau không.
Những nội dung cần lưu ý khi kiểm tra là: tên công ty nhập khẩu, mã số thuế để khi ra
hoá đơn thông tin thể hiện được chính xác, ngoài ra cần lưu ý kiểm tra tên hàng, số kiện,
trọng lương hàng…giữa các chứng từ phải đồng nhất với nhau, tránh sai sót có thể phát
sinh sau này. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hàng hóa sẽ kiểm tra chứng từ và theo dõi hàng đến.
Cho đến khi nhận được thông báo hàng đến sẽ chuyển sang bộ phận giao nhận để tiến hành
đi nhận lệnh giao hàng. Đồng thời bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển bộ chứng từ hàng hóa cho

bộ phận lên tờ khai.
ii) Nhận lệnh giao hàng từ hãng vận chuyển:
Nhân viên Trasas cầm thông báo nhận hàng và B/L gốc cùng với giấy giới thiệu của
công ty đến đại lý của hãng tàu để lấy lệnh giao hàng ( Delivery Oder- D/O). Trường hợp
bill surrender hay telex release thì chỉ cần giấy giới thiệu là nhận lệnh giao hàng. Nếu trên
bill thể hiện là cước phí trả sau thì phải đóng thêm số tiền cước.
Còn thể hiện cước phí đã trả rồi (trả trước) thì chỉ trả phí chứng từ, phí theo dõi hàng
hóa và các phí khác nếu có. Khi đã nhận được D/O thì Trasas chuẩn bị bộ chứng từ để
nhận hàng, đây là một khâu rất quan trọng đòi hỏi nhân viên phải có nghiệp vụ và cẩn thận
để khai tờ khai hải quan điện tử.
iii) Lên tờ khai điện tử và chuẩn bị bồ hồ sơ hải quan:
Bộ phận giao nhận chịu trách nhiệm lấy lệnh giao hàng, còn bộ phận lên tờ khai sẽ
truyền tờ khai điện tử và sắp xếp một bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Hai khâu này thường được thực
hiện song song bởi hai bộ phận trong phòng kinh doanh của công ty. Để chuẩn bị cho việc
lên tờ khai được chính xác, cần lưu ý yêu cầu khách hàng dịch chi tiết tên hàng, kích
thước, công dụng, xuất xứ hàng hoá (nếu trên chứng từ không thể hiện rõ) nhất là các loại
hàng hoá có tên khoa học, hoặc các loại nguyên vật liệu, phụ liệu.
Trang 15
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
Nhân viên giao nhận phải tự kiểm tra lại bản dịch xem đã đúng chưa bằng cách tra từ
điển chuyên ngành, hỏi những anh chị có kinh nghiệm làm lâu năm…nếu có chỗ nào chưa
phù hợp yêu cầu khách hàng kiểm tra, chỉnh sửa để đảm bảo việc áp mã thuế chính xác.
Tiêu thức lên tờ khai: Điền những thông tin lên form tờ khai hải quan điện tử và truyền dữ
liệu đến hải quan. Vào menu của chương trình khai hải quan điện tử và chọn chức năng:
“Tờ khai nhập khẩu/ Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu” như hình sau :
Hình 2.1 Phần thông tin chính trên tờ khai điện tử nhập khẩu:
Trên hình 2.2 là những tiêu thức chính trên tờ khai hải quan điện tử, để hoàn tất tờ khai
phải điền đầy đủ thông tin phụ, danh sách mặt hàng, tờ khai GATT cũng như điền thông
Trang 16
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải

tin trên bill, hợp đồng và hóa đơn thương mại sau đó lưu dữ liệu và truyền đến chi cục hải
quan. Hải quan sẽ tiếp nhận tờ khai sau đó cấp số tờ khai và trả kết quả phân luồng. Sau
khi đã có kết quả nhân viên Trasas in bộ tờ khai điện tử và các chứng từ quy định khác
mang cho khách hàng ký tên đóng dấu và mang đi nhận hàng. Bộ hồ sơ nhập khẩu đầy đủ
được chuyển cho bộ phận giao nhận gồm:
- 1 tờ khai hải quan điện tử: bản chính ( phụ lục đính kèm nếu có )
- 1 giấy giới thiệu của khách hàng
- 1 bản sao hợp đồng nhập khẩu
- Hóa đơn thương mại : 1 bản chính
- Phiếu đóng gói : 1bản chính
- 4 lệnh giao hàng
- 1 bản sao B/L
- 1 bản chính giây chứng nhận xuất xứ ( nếu có)
Nhân viên Trasas mang bộ chứng từ đến cảng được thông báo trên lệnh giao hàng để nhận
hàng.
iv) Làm thủ tục hải quan tại cảng, sân bay và các kho hàng:
Bộ hồ sơ hải quan sau khi khách hàng ký sẽ được chuyển sang cho bộ phận làm thủ tục
mở tờ khai tại cảng. có hai trường hợp xảy ra:
- Nếu là hàng của doanh nghiệp đầu tư 100% vốn nước ngoài thì sẽ được chuyển về cho
nhân viên trực mở tờ khai tại số 43 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Đakao, Quận 1, Tp.Hồ
Chí Minh để mở tờ khai. Vì lượng tờ khai đầu tư hàng ngày công ty mở hàng trăm bộ nên
công ty phân công 1 nhân viên chuyên trách trực tại chi cục hải quan đầu tư để làm thủ tục.
Sau khi tờ khai hoàn tất sẽ được chuyển về bộ phận giao nhận để đi thanh lý cổng và nhận
hàng (nếu là luồng xanh, vàng), hoặc tiến hành thủ tục kiểm hóa cho lô hàng ( nếu là luồng
đỏ).
- Nếu là hàng của doanh nghiệp đặt tại các khu công nghiệp, khu chế xuất tại Bình Dương,
Đồng Nai thì sẽ được chuyển về cho nhân viên chuyên trách bộ phận làm thủ tục tại các
Bình Đương và Đồng Nai để hoàn tất thủ tục mở tờ khai. Sau đó tờ khai sẽ được chuyển
Trang 17
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải

về bộ phận giao nhận để làm thủ tục di lý hàng từ cảng ở Tp.HCM về khu chế xuất, khu
công nghiệp đó.
- Nếu là hàng vể cảng trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh như DHL, Fedex, Cát Lái,
Vict, ICD, Tân Cảng theo hình thức kinh doanh thông thường của các doanh nghiệp Việt
Nam sẽ do một nhân viên phụ trách làm toàn bộ thủ tục mở tờ khai, kiểm hóa và giao hàng
về kho khách hàng. Cụ thể các bước làm thủ tục tại cảng, sân bay và các kho hàng:
♣Bước 1: Xuất trình và nộp bộ hồ sơ gồm
- 1 tờ khai hải quan điện tử: bản chính ( phụ lục đính kèm nếu có )
- 1 giấy giới thiệu của khách hàng
- 1 bản sao hợp đồng nhập khẩu
- 1 bản chính Hóa đơn thương mại
- 1 bản chính Phiếu đóng gói
- 1 bản sao B/L
- 1 bản chính giấy chứng nhận xuất xứ ( nếu có)
Nhân viên hải quan kiểm tra công ty có nợ thuế hay không, nếu có thì hải quan trả hồ sơ
lại và chỉ tiếp nhận khi không nợ thuế. Thường thì kết quả phân luồng có thể hiện doanh
nghiệp có nợ thuế hay không, do vậy nếu nợ thuế doanh nghiệp phải có chứng từ từ giải
trình là đã nộp thuế khi làm thủ tục thì mới tiếp tục được thông quan.
Sau khi kiểm tra Trasas không nợ thuế, nhân viên tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của
bộ chứng từ. Nhân viên hải quan kiểm tra thông tin tờ khai trên hệ thống sau đó dùng chữ
ký số của doanh nghiệp rồi truyền lên hải quan. Những nội dung mà hải quan kiểm tra :
Hợp đồng có hợp lệ hay không, nội dung có đúng như trên hóa đơn, C/O , hay không.
Kiểm tra tên phương tiện vận chuyển, chuyến tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ngày khởi
hành, số hiệu vận đơn, số container, tên người nhận hàng, người gửi hàng, người phải
thông báo, mô tả sơ lựơc về hàng hóa: tên hàng, số lượng, số kiện, trọng lượng,
Nếu như hợp lệ thì nhân viên hải quan ký thông quan và chuyển trả tờ khai nếu tờ khai
đó được phân luồng vàng. Nếu là luồng đỏ thì sau khi tiếp nhận tờ khai điện tử nhân viên
hải quan chuyển sang bộ phận kiểm hóa để kiểm tra hàng thực tế. Tờ khai luồng vàng, sau
Trang 18
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải

khi hoàn tất ở bước 1 sẽ chuyển đến bước 4. Tờ khai luồng đỏ thực hiện theo trình tự các
bước sau:
♣ Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa để kiểm hàng thực tế (nếu có):
Nhân viên Trasas cầm 3 D/O còn lại đến đại lý hãng tàu đặt văn phòng hiện trường tại
cảng để đóng dấu rút ruột hay giao thẳng (nguyên cont). Sau đó mang 1 lệnh giao hàng
đến thương vụ cảng để xin chuyển container ( cont) từ bãi trung tâm vào bãi kiểm hóa để
kiểm hóa. Khi nhận hàng được đóng bằng cont sẽ có hai trường hợp:
- Trường hợp 1: Nếu chủ hàng muốn đưa nguyên cont về rút ruột tại kho riêng của mình
thì khi đến nhận hàng chủ hàng sẽ làm giấy xin mượn cont nộp cho đại diện hãng tàu tại
cảng. Hãng tàu sẽ ghi ngày cấp hàng và phương thức nhận hàng nguyên cont vào phía sau
lệnh giao hàng đồng thời đóng dấu xác nhận. Chủ hàng mang lệnh giao hàng đến điều độ
bãi nhập để làm thủ tục nhận hàng, đóng tiền nâng hạ cont. Cảng sẽ thu lại lệnh giao hàng
đồng thời giao phiếu xuất nguyên cont cho chủ hàng, để chủ hàng cho phương tiện vào lấy
cont.
- Trường hợp 2: Nếu chủ hàng muốn rút ruột tại bãi của cảng thì trong lệnh giao hàng đại
diện hãng tàu sẽ ghi đầy đủ ngày cấp và sẽ ghi phương thức nhận hàng và rút ruột đồng
thời đóng dấu xác nhận vào đó.
Chủ hàng mang lệnh giao hàng đến điều độ bãi nhập của hãng tàu và nộp tiền cước phí
nâng hạ cont, cước phí thuê bãi để rút ruột hàng ra cho chủ hàng. Khi thực hiện việc rút
ruột, điều độ bãi của hãng tàu sẽ thu lại lệnh giao hàng và cấp cho chủ hàng phiếu xuất
hàng rút ruột.
Chủ hàng đưa phương tiện vào lấy hàng đã được lấy từ cont ra và đưa về kho của mình,
còn điều độ bãi sẽ bố trí phương tiện đưa cont rỗng về bãi cont rỗng của hãng tàu. Tất cả
chi phí đều ghi tên của Trasas vào mã số thuế của Trasas. Lệnh giao hàng còn lại đem đi
đối chiếu tại phòng giám sát bãi để kiểm hóa.
♣Bước 3: Kiểm hàng hóa thực tế (nếu có):
Trang 19
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
Hải quan phân cặp kiểm hóa để xem tính xác thực của hàng hóa có như trên thực tế hay
không. Nếu hàng không thể nhận định đựơc thực tế thì yêu cầu giám định của cơ quan

giám định ( do hải quan chỉ định), khi đó hải quan yêu cầu lấy hai mẫu để đem đi trung
tâm giám định, hai mẫu phải được niêm phong chì của hải quan và thư trưng cầu giám
định.
Nếu như hàng phải giám định hiện trường thì mời giám định xuống giám định xuống
giám định tthị trường. Trong lúc chờ đợi chứng thư thì chủ hàng có thể làm đơn xin giải
tỏa hàng để giảm bớt chi phí lưu kho , lưu bãi để đem về kho riêng. Nhưng hàng hóa sẽ
không được tiêu thụ cho đến khi có chứng thư của trung tâm giám định. Nếu như có thể
nhận định được thực tế và sau khi kiểm tra theo tỉ lệ xác suất thấy hàng đúng với khai báo
thì nhân viên đến để giám định cùng với hải quan, người chuyên chở và lập biên bản xác
nhận hàng bị hư hỏng hay bị mất mát.
♣Bước 4: Phúc tập hồ sơ hải quan: Phó đội trưởng hay đội trưởng xác nhận đã làm thủ
tục hải quan, đồng thời ký phúc tập hồ sơ hải quan sau đó trả lại 1 tờ khai cho nhân viên
TRASAS để đi lấy hàng và đóng lệ phí hải quan.
♣Bước 5: Thanh lý:
-Đối với hàng tại cảng: cầm tờ khai cùng lệnh đã đối chiếu, đi thanh lý bãi, thanh lý kho
( trường hợp hàng lẻ), thanh lý cổng. Sau khi lấy hàng ra, Trasas giao hàng cho công ty
chủ hàng và lập biên bản giao hàng gồm 2 bản: 1 bản Trasas giữ để làm bằng chứng đã
giao hàng, bản còn lại đưa cho công ty chủ hàng và Trasas sẽ xuất hóa đơn bán lại cho
công ty chủ hàng. Tiền trên hóa đơn mà công ty chủ hàng sẽ thanh toán cho Trasas bao
gồm cả tiền hàng và tiền phí ủy thác nhập khẩu.
-Đối với hàng tại sân bay, chuyển phát nhanh: cầm tờ khai bản gốc nộp cho hải quan giám
sát tại cửa khẩu để lấy hàng ra, nếu những lô hàng có đóng phí thì toàn bộ chi phí trên hóa
đơn sẽ đứng tên khách hàng, sau đó xuất trình giấy giới thiệu cho đại lý vận chuyển để lấy
hàng ra. Tùy vào từng lô lớn nhỏ và Trasas có những hình thức vận chuyển khác nhau. Đối
với những lô hàng lớn Trasas sẽ cho phương tiện vận chuyển thẳng về công ty bằng xe tải
Trang 20
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
hay xe container, còn đối với các kiện hàng nhỏ thì sẽ được tập kết lại và đưa hết về kho
hàng của Trasas, sau đó sẽ có được sắp xếp và giao hàng cho khách hàng.
Hàng nhập phi mậu dịch: Loại hình phi mậu dịch là loại hình nhập khẩu cho những

lô hàng có giá trị nhỏ, số lượng ít, nhập theo dạng quà biếu, quà tặng và chịu giá tính thuế
theo loại hình quà biếu, quà tặng.
Vì đây là hàng phi mậu dịch nên phần lớn vận đơn là Air way bill ( AWB) nếu gửi
bằng đường hàng không, hoặc House Bill Of Lading ( HB/L) nếu gửi bằng đường biển.
Qui trình nhận hàng phi mậu dịch cũng tương tự như loại hình trên, nhưng chủ hàng không
cần nộp hợp đồng ngoại thương, Invoice là dạng " Non Commercial Invoice" tức là
Invoice không có giá trị thanh tóan, chỉ nhằm mục đích khai báo hải quan. Và Trasas
không phải áp mã thuế và tính thuế trước, khâu này là nhiệm vụ của hải quan tính giá, thuế
nhưng phải đóng thuế ngay trước khi nhận hàng.
2.2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuât khẩu
Bước 1: Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ.
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau: loại hàng,
địa điểm đi địa điểm đến, hãng tàu, thời gian dự kiến xuất hàng.
Bước 2: Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển:
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ
với hàng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp , vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu
chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường. Ví dụ: hãng tàu
Hanjin, OOCL, ZIM….có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu và Mỹ.
Bước 3: Chào giá khách hàng:
Trang 21
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hàng tàu, tính toán chi phí và tiến
hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều
phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
Bước 4: Chấp nhận giá:
Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng
sẽ gởi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh. Booking này xác nhận
lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng,
loại container, nơi đóng hàng, nơi giao hàng để thôn quan xuất khẩu, ngày phương tiện vận
chuyển khơi hành ( ngày tàu chạy… )

Bước 5: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ:
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking đến
hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thãnh công cho bộ phận
kinh doanh bằng cách gởi booking xác nhận hay còn gọi là lệnh cấp container rỗng, hoặc
là xác nhận đặt chỗ đã thành công.
Sau khi đã có bookinh nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking cho khách hàng để khách
hàng sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan hàng xuất khẩu.
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của
công ty thì khách hàng sẽ gởi thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng cho
bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi
và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa hàng đến nơi quy định. Sau đó tiến hành làm
thủ tục thông quan cho lô hàng xuât khẩu đó.
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
a. Chuẩn bị hàng hóa: Bước này công ty không làm mà người xuất khẩu làm.
Trang 22
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
b. Chuẩn bị phương tiện vận tải:
- Đối với hàng hóa bằng đường biển: Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng
đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lệnh lấy container. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ
giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo hàng đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp
container, đóng các phí nâng hạ container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng
vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng.
Sau khi đóng hàng xong vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng
(theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho cảng vụ.
- Đối với các hàng hóa còn lại: công ty sẽ cho nhân viên giao nhận trực sẵn tại các kho
hàng để đón hàng tại kho, sau đó sẽ làm các công việc nhập kho để hoàn thành thủ tục xuất
hàng tại kho cho khách hàng.
c.Chuẩn bị chứng từ khai hải quan: Hồ sơ hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan: 1 bản chính
+ Hơp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính

+ Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
+Phiếu đóng gói: 1 bản chính
+ Giấy phép đang ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp
mới xuất khẩu lần đầu)
+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu
+ Tùy theo từng mặt hàng mà xuất trình kèm theo các chứng từ đi theo . Ví dụ: Hàng thực
phẩm thì phải đăng ký kiểm dịch….
Bước 7: Thông quan hàng xuất khẩu
Trang 23
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
a. Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử: Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung
cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công tu thu thập được như: Hợp đồng
thương mại, Invoice, packing list…
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUSKD, ECUSGC
tùy vào loại hình xuất khẩu mà nhân viên sử dụng phần mềm, khai báo thông tin đầy đủ,
chi tiết lô hàng rồi truyền lên tờ khai qua mạng. nếu truyền thành công hệ thống mạng của
hải quan tự động cấp số tờ khai, sau đó nhân viên kiểm tra lần nữa, nếu thông tin trên tờ
khai là chính xác thì tiếp tục nhân nhấn nút khai bao chính thức, rồi tiếp tục nhận lấy kết
quả phân luồng.
Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu tờ
khai được phân luồng là luồng xanh (theo thông tư 38 có hiệu lực từ ngày
01/04/2015 , doanh nghiệp không cần đóng dấu công chức và sử dụng tờ khai xuất
hàng tại cửa khẩu) nhân viên giao nhận lấy tờ khai kém theo danh sách list
container sau đó thanh lý tại của khẩu xuất hàng.
- Luồng vàng: Miễn kiểm tra hàng hóa.
Đối với hàng gia công sản xuất xuất khẩu: Nhân viên chỉ cần in tờ khai chưa thông
quan lên hải quan, hải quan sẽ kiểm tra thông tin trên hệ thống sau đó in tờ khai và
đóng dấu lên tờ khai cho doanh nghiệp
Đối với hàng kinh doanh: công ty phải xuất trình đầy đủ hồ sơ, hồ sơ hợp lệ sẽ được

thông quan và công chức hải quan sẽ đóng dấu lên tờ khai.
- Luồng đỏ: Hồ sơ sẽ được hải quan đăng ký kiểm tra hồ sơ giấy trước, hồ sơ hợp lệ
sẽ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tùy theo tỷ lệ phân kiểm
của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình hàng để hải quan kiểm tra.Sau khi
kiểm tra hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ haỉ
quan sẽ dán niêm phong vào thùng hàng hoặc seal vào container và sau đó xác nhận
trên hệ thông hải quan, hàng hóa khai báo đúng theo tờ khai và cuối cùng là đóng
dấu lên tờ khai hải quan xuất khẩu.
Hình2.2 : Những tiêu chí cần thiết của tờ khai xuất khẩu
Trang 24
GVHD:Trần Nguyễn Thu Phương SVTH: Nguyễn Hoàng Hải
b. Đăng ký mở khai xuất khẩu: Tương tự giống tờ khai nhập khẩu
c. Thanh lý hàng xuất:
 Trường hợp hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm:
Đối với hàng container, hàng kho: Nhân viên giao nhận mang tờ khai đã thông quan
kèm theo tờ khai thông quan pho to đến hải quan giám sát tiến hành thanh lý. Hải quan
thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc cho nhân viên.
Sau khi thanh lý tờ khai xuất khẩu xong, nhân viên giao nhận căn cứ vào booking viết
số hiệu tàu, số chuyến, số container, số seal nộp cho nhân viên bên hãng tàu để tiến hành
vào sổ tàu ( Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closting time nếu không hàng sẽ rớt lại
không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan). Nhân viên hãng tàu sẽ kiểm tra thông tin
Trang 25