BÀI BÁO CÁO NHÓM CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

BÀI BÁO CÁO NHÓM CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
1
I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM
1. Tên, địa chỉ, quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.1. Tên và địa chỉ
- Tên công ty: Tổng công ty Giấy Việt Nam
- Tên viết tắt: VINAPACO
- Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM PAPER CORPORATION
- Mã số thuế: 0600357502
- Vốn điều lệ: 1.521.000.000 đồng
- Trụ sở hoạt động văn phòng Tổng công ty tại Hà Nội:
Địa chỉ: 25A- Lý Thường Kiệt- Hoàn Kiếm- Hà Nội
Điện thoại: ( 043)8 247 773, Fax: ( 043)8 260 381
Email:
- Trụ sở hoạt động văn phòng Tổng công ty tại Phú Thọ
Địa chỉ: Thị trấn Phong Châu – Phù Ninh – Phú Thọ
Điện thoại: ( 0210) 3 829 755, Fax: ( 0210) 3 829 177
Email:
- Giám đốc: Vũ Thanh Bình
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Tổng công ty Giấy Việt Nam (địa điểm tại tỉnh Phú Thọ) tiền thân là công
ty Giấy Bãi Bằng thành lập và đi vào hoạt động từ 26/11/1982. Đây là kết quả
của sự lao động sáng tạo không mệt mỏi của tập thể lãnh đạo, chuyên gia kỹ
thuật, các kỹ sư và tập thể công nhân Việt Nam và Thụy Điển trong suốt 8 năm
(từ năm 1974 đến năm 1982), bằng vốn viện trợ không hoàn lại gần 2,7 tỷ
Kuron (tương đương với 448 triệu USD) của Chính phủ Vương quốc Thụy
Điển. Địa điểm kinh doanh chính của Tổng công ty đặt tại Thị trấn Phong Châu,
huyện Phù Ninh, tỉnh Phú Thọ với tổng diện tích khoảng 100 ha. Sản phẩm
chính của Tổng công ty là bột giấy và các loại giấy phục vụ sản xuất kinh doanh
và đời sống sinh hoạt.
2

Từ khi thành lập đến nay, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã trải qua 4 giai
đoạn phát triển.
* Giai đoạn 1 (1974 – 1982)
Đây là giai đoạn xây dựng và chuẩn bị sản xuất. Ngày 5/10/1974, nhà
máy giấy Bãi Bằng được khởi công xây dựng. Đến ngày 26/11/1982, kết thúc 8
năm xây dựng, lế khánh thành nhà máy được tổ chức trọng thể. Nhà máy được
lấy tên gọi chính thức là Nhà máy bột và giấy Vĩnh Phú. Sự kiện này đã chứng
minh thành quả của sự hợp tác tốt đẹp, tình hữu nghị Việt Nam – Thụy Điển.
* Giai đoạn 2 ( 1983 – 1990)
Nhà máy bắt đầu đi vào hoạt động đòi hỏi tập thể cán bộ công nhân viên
phải sát cánh cùng các chuyên gia Thụy Điển cùng vươn lên để tiếp quản công
trình, vừa sản xuất, vừa học tập, chuyển giao kiến thức tiến tới làm chủ vận hành
nhà máy. Mặc dù có thuận lợi là được sự giúp đỡ toàn diện của các chuyên gia
Thụy Điển nhưng sản lượng giấy trong những năm 1990 trở về trước cao nhất
cũng chỉ đạt 55% công suất thiết kế. Ngày 25/4/1986, Nhà máy bột và giấy Vĩnh
Phú đổi tên thành Xí nghiệp liên hợp giấy Vĩnh Phú.
* Giai đoạn 3 (1990 – 2005):
Giai đoạn Công ty giấy Bãi Bằng đổi mới toàn diện. Tháng 7/1990 các
chuyên gia Thụy Điển về nước, bàn giao lại toàn bộ việc quản lý, điều hành,
khai thác nhà máy cho cán bộ công nhân viên Việt Nam. Bằng sự năng động
sáng tạo, kết hợp đẩy mạnh phong trào thi đua lao động sản xuất và chế độ khen
thưởng xứng đáng, các cán bộ công nhân viên của nhà máy đã khắc phục được
khó khăn và dần làm chủ máy móc thiết bị. Năm 1992 được nhà nước tặng
thưởng huân chương lao động hạng nhì. Năm 1993, Xí nghiệp liên hợp giấy
Vính Phú đổ tên thành Công ty giấy Bãi Bằng. Năm 1995, lần đầu tiên đạt sản
lượng 50.622 tấn giấy/năm, đạt 92% công suất thiết kế. Năm 1996, sản lượng
giấy đạt 57.027 tấn giấy/năm, so với công suất thiết kế là 55.000 tấn/năm. Năm
2000, sản lượng giấy đạt 65.648 tấn, cũng là năm sản phẩm giấy Bãi Bằng được
Tổ chức cấp chứng chỉ chất lượng quốc tế “TUVNURD” và Tổ chức cấp chứng
3

chỉ chất lượng “QUACERT” cấp chứng chỉ ISO 9001:2000. Năm 2004 Công ty
Giấy Bãi Bằng đã thực hiện nâng cấp và mở rộng sản xuất lên 100.000 tấn giấy/
năm và 61.000 tấn bột giấy/ năm với chất lượng cạnh tranh quốc tế.
* Giai đoạn 4 ( 2006 đến nay):
Đây là giai đoạn phát triển vượt bậc với những thành tựu to lớn và năm
2006 cũng là thời điểm lịch sử đối với Công ty Giấy Bãi Bằng. Theo Quyết định
số 29/QĐ/TTg ngày 01 tháng 02 năm 2005 và Quyết định số 09/QĐ-BCN ngày
04 tháng 03 năm 2005 của Bộ Công nghiệp (nay là Bộ Công thương): Chuyển
đổi hoạt động của Tổng công ty Giấy Việt Nam theo mô hình công ty mẹ - công
ty con. Công ty mẹ - Tổng công ty giấy Việt Nam được hình thành trên cơ sở tổ
chức lại Văn phòng Tổng công ty và công ty giấy Bãi Bằng và các đơn vị hạch
toán phụ thuộc gồm các lâm trường nay là các Công ty Lâm Nghiệp, Công ty
Giấy Tissue Sông Đuống, Công ty chế biến và xuất khẩu Dăm Mảnh, Ban quản
lý dự án Giấy Bãi Bằng giai đoạn II và các chi nhánh. Năm 2007, thương hiệu
giấy Bãi Bằng lọt vào Top 100 thương hiệu nổi tiếng nhất Việt Nam. Ngày nay
với mô hình này, kinh doanh đa ngành của Tổng công ty Giấy Việt Nam, giấy
Bãi Bằng trở thành hạt nhân quan trọng, là một trong những nhân tố tọa nên
năng lực cạnh tranh của giấy Việt Nam trên thị trường quốc tế, đã, đang và sẽ có
nhiều đóng góp cùng ngành giấy Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện
đại hóa, cùng cả nước hội nhập và phát triển.
2. Chức năng và nhiệm vụ sản xuất của công ty
2.1. Chức năng
- Sản phẩm sản xuất chủ yếu của Tổng công ty là bột giấy và các loại giấy
như: giấy in, giấy viết, giấy vệ sinh, giấy bao gói có chất lượng cao: bao gồm
các loại giấy cuộn, giấy ram từ khổ A
0
– A
4
, giấy photocopy, giấy tập, vở học
sinh, giấy vi tính, giấy telex…

- Sản xuất kinh doanh chế biến các loại nông lâm sản gỗ và các loại sản
phẩm chế biến từ gỗ…
- Sản xuất kinh doanh ngành in, các sản phẩm văn hóa phẩm…
4
Theo đó công ty có các quyền hạn sau:
- Có quyền tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh phù hợp.
- Kinh doanh những ngành nghề phù hợp với giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Được mở rộng quy mô kinh doanh theo khả năng của công ty và nhu cầu
của thị trường.
- Có quyền tuyển chọn, thuê mướn sử dụng lao động và cho thôi việc theo
quy định của của bộ luật lao động và pháp luật liên quan khác.
- Có quyền thế chấp, cầm cố tài sản thuộc quyền quản lý của công ty.
- Được hưởng chế độ ưu đãi đầu tư theo quy định của pháp luật.
- Công ty có quyền từ chối và tố cáo mọi yêu cầu cung cấp nguồn lực,
nguồn hàng không được pháp luật quy định của bất kỳ tổ chức cá nhân nào.
2.2. Nhiệm vụ
Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trên cơ sở chủ động và tuân thủ
các quy định của pháp luật.
- Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường, kiến nghị và đề xuất
với Bộ công nghiệp và nhà nước giải quyết các vấn đề vướng mắc trong sản xuất
kinh doanh.
- Quản lý và sử dụng vốn, đầu tư đổi mới trang thiết bị, đảm bảo kinh
doanh có lãi và làm nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
- Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả các biện pháp quản lý vật tư chặt chẽ,
nâng cao chất lượng các mặt hàng sản xuất kinh doanh nhằm tăng cương sức
cạnh tranh và mở rộng thị trường.
- Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để theo kịp sự đổi
mới của yêu cầu sản xuất kinh doanh đặt ra.
3. Tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam những
năm gần đây ( từ 2010- đến 2012)

Bảng 1. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm ( 2010 – 2012)
ĐVT: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Tốc độ tăng trưởng(%)
2011/2010 2012/2011 BQ
5
1. Tổng DT
3.254.269.851.258 3.330.379.851.921 3.386.839.580.239 2,34 1,70 2,02
2. Tổng CP
3.178.082.202.449 3.247.299.997.167 3.337.822.866.468 2,18 2,79 2,49
3. Tổng LNTT
76.187.648.809 83.079.854.754 49.016.713.771 9,05 -41,00 -15,98
4. Thuế TNDN
9.856.190.816 13.953.738.668 9.564.308.192 41,57 -31,46 5,06
5. Tổng LNST
66.331.457.993 69.126.116.086 39.452.405.579 4,21 -42,93 -19,36
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Nhận xét: Qua bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3
năm 2010, 2011, 2012 ta thấy:
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2011 so với năm 2010
các chỉ tiêu của năm 2011 đều tăng, chứng tỏ sự phát triển đi lên, kinh doanh có
hiệu quả của công ty. Tuy nhiên các chỉ tiêu chỉ tăng nhẹ, cụ thể: Tổng doanh
thu tăng 2,34%, tổng chi phí tăng 2,18%, mức tăng tổng doanh thu lớn hơn mức
tăng tổng chi phí đã làm cho tổng lợi nhuận trước thuế tăng 9,05%. Kinh doanh
có hiệu quả nên việc thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2012
cũng tăng lên 41,57%. Lợi nhuận sau thuế tăng 4,21%.
Sang năm 2012, kết quả hoạt động kinh doanh có sự giảm sút so với năm
2011. Điều này có thể do ảnh hưởng chung của sự suy thoái kinh tế năm 2012,
năm 2012 được coi là một trong những năm nền kinh tế thế giới gặp nhiều khó
khăn, làm cho tăng trưởng kinh tế chậm lại. Và Việt Nam cũng không tránh khỏi

sự ảnh hưởng đó. Chịu sự ảnh hưởng chung của nền kinh tế, kết quả hoạt động
kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam cũng thể hiện sự giảm sút, cụ thể
qua các chỉ tiêu: Tổng lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2012 giảm
29.673.710.507 đồng so với năm 2011, tương ứng với tỷ lệ giảm 42,93%. Lợi
nhuận sau thuế giảm là do mức tăng của tổng doanh thu nhỏ hơn mức tăng của
tổng chi phí, cụ thể: Tổng doanh thu năm 2012 tăng 56.459.728.318 đồng so với
năm 2011, tương ứng với tỷ lệ tăng 1,70%, nhưng tổng chi phí lại tăng
90.522.869.301 đồng so với năm 2011, tương ứng với tỷ lệ tăng 2,79%. Lợi
nhuận trước thuế do đó mà cũng giảm 34.063.140.983 đồng, tương đương với tỷ
lệ giảm 41% và thuế thu nhập doanh nghiệp giảm 4.389.430.468 đồng, tương
ứng với tỷ lệ giảm 31,46%. Để cải thiện tình hình, trong thời gian tới công ty
cần có các biện pháp như: tái cấu trúc để công ty sản xuất có được sức cạnh
tranh, có công nghệ tiên tiến, có lao động lành nghề - đây chính là biện pháp dài
6
hạn mà công ty cần đặc biệt quan tâm để khắc phục tình trạng khó khăn mở ra
thời kỳ tăng trưởng và phát triển mới.
4. Tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
4.1. Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty
Tổng công ty Giấy Việt Nam tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức
tập trung. Theo hình thức kế toán này thì công tác kế toán được tiến hành
tại phòng Tài chính kế toán mà người đứng đầu là kế toán trưởng. Do vậy
công tác kế toán, công tác thống kê, công tác tài chính được thống nhất
trong một bộ máy chung gọi là Phòng Tài chính kế toán. Mọi nghiệp vụ
kế toán cũng như việc phản ánh ghi chép, lưu giữ chứng từ, hệ thống sổ
sách, báo cáo đều được thực hiện ở Phòng Tài chính kế toán của Tổng
công ty.
Căn cứ vào quy mô đặc điểm tổ sản xuất, yêu cầu quản lý tài chính, để
đáp úng nhu cầu thực hiện một khối lượng lớn công việc, một phần hành có thể
do nhiều bao gồm có 30 thành viên. Đứng đầu là kế toán trưởng, kế toán trưởng
là người chịu trách nhiệm cao nhất, có quyền chỉ đạo, điều hành và phân công

công việc cho các nhân viên kế toán trong toàn Tổng công ty. Mỗi nhân viên kế
toán tại Tổng công ty chịu trách nhiệm chính về một mảng, một phần hành kế
toán riêng biệt. Tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty được thể hiện qua sơ
đồ sau: người đảm nhiệm, bộ máy kế toán của Tổng công ty
7
Sơ đồ 2.4. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Nguồn: Phòng Tài chính- kế toán
Kế toán
trưởng
Tổ tổng hợp
Bộ phận máy tính
Kế toán tổng hợp
Kế toán giá thành
Kế toán TSCĐ
Kế toán đời sống ăn ca
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán tiêu thụ
Kế toán tiền lương
Kế toán vlp, ccdc
Kế toán NVL chính
Kế toán nhiên liệu
Kho VL phụ tùng
Bộ phận kế toán Hà Nội
Kế toán XDCB
Tổ tài chính
Tổ vật liệu
Tổ XDCB
8
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng: Phụ trách chung bao quát toàn bộ hoạt động của phòng

phân công công việccho các Phó trưởng Phòng Tài Chính - Kế toán và toàn bộ
các nhân viên trong phòng.
Phó kế toán trưởng về tài chính: Giúp kế toán trưởng trực tiếp điều hành
tổ máy tính và tổ tài chính.
Phó kế toán trưởng về xây dựng cơ bản: Giúp kế toán truởng phụ trách
điều hành theo dõi trực tiếp toàn bộ mảng xây dựng cơ bản và các hạm mục đầu
tư về vấn đề tài chính.
Phó kế toán trưởng tổng hợp: Giúp kế toán trưởng trực tiếp điều hành
chung các phần hành kế toán phụ trách lập báo cáo tổng hợp.
Các kế toán viên thì được phân công cụ thể với từng phần hành và các
chức năng:
Kế toán đời sống ăn ca: Theo dõi tiền chi ra cho các bếp ăn hàng tuần,
nhận chứng từ mua hàng vào sổ chi tiết, cuối tháng lên NKCT số 10.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm XH: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ
phân xuởng, tổ, đội SX gửi lên để phối hơp với các bộ phận khác thanh toán
lương.
Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi thu chi tiền mặt, thanh toán với ngân
hàng. Kế toán sử dụng bảng kê, nhật ký chứng từ số 1,2 sổ chi tiết, sổ quỹ tiền
mặt.
Kế toán tiêu thụ: Theo dõi tình hình N-X-T kho của thành phẩm giấy
Cuối tháng lên bảng kê số 11, lên NKCT số 8 và các báo cáo khác.
Kế toán vật liệu: Ghi chép số liệu tổng hợp tình hình mua, vận chuyển,
bảo quản, N-X-T kho nguyên vật liệu, tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Hàng
tháng lên bảng kê số 3, bảng phân bổ
Kế toán thống kê tổng hợp: Thống kê sản lượng, tính giá trị sản xuất
Thông tin kinh tế hàng ngày về tình hình sản xuất kinh doanh để chỉ đạo cho
việc SX hàng ngày.
9
Kế toán XDCB: Căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ để tập hợp chi phí
giá thành XDCB phát sinh trong kỳ.

Kế toán tổng hợp giá thành: căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ của kế
toán chi tiết, tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành chi tiết theo khoản mục yếu
tố định kỳ.
4.2. Hình thức và chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty
 Hình thức kế toán:
Tổng công ty Giấy Việt Nam là công ty có quy mô sản xuất lớn và quy trình sản
xuất rất phức tạp, hàng ngày có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do vậy, yêu cầu
đặt ra cho công tác kế toán là phải phản ánh đầy đủ, chính xác cũng như tổ chức
hợp lý để có thể cung cấp thông tin một cách nhanh nhất. Vì vậy công ty đã lựa
chọn và áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chứng từ trên máy vi tính. Và hình
thức này bao gồm các loại sổ sách như: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ thẻ
chi tiết.
Tổng công ty bắt đầu áp dụng kế toán trên máy vi tính từ năm 1999. Công tác
kế toán ở công ty được thực hiện trên phần mềm kế toán FAST accounting. Từ
năm 2006 đến nay, do yêu cầu quản lý công tác kế toán ngày càng cao, Tổng công
ty chuyển sang áp dụng phần mềm kế toán ASIA accounting. Cụ thể như sau:
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán nhập
dữ liệu vào máy. Từ đó máy sẽ tự động vào các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản.
Cuối kỳ, kế toán chỉ cần làm bút toán kết chuyển, tổng hợp và in ra các sổ sách
theo yêu cầu quản lý.
10
Sơ đồ 2.5 Quy trình hạch toán kế toán trên máy vi tính tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
- Giới thiệu phần mềm kế toán ASIA Accounting
Hệ thống menu trong ASIA Accounting được tổ chức theo các phân hệ
sau:
1. Kế toán tổng hợp.
2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
3. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả.
4. Kế toán hàng tồn kho.
5. Kế toán chi phí và giá thành.

Số liệu được cập nhật ở các phân hệ có liên quan và được lưu ở phân hệ đó.
Ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang phân hệ nghiệp vụ khác tùy
theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các
sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành.
 Chế độ kế toán sử dụng:
Tổng công ty Giấy Việt Nam áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành
theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài
chính và các văn bản hướng dẫn thực hiện.
- Niên độ kế toán : Năm tài chính được bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 năm
dương lịch.
- Kỳ kế toán: Hạch toán theo kỳ kế toán tháng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
Chứng từ gốc Nhập chứng từ
vào máy
Xử lý của
phần mềm KT
trên MVT
- STK tổng hợp
- Sổ cái TK
- Sổ chi tiết
- BCTC
- Báo cáo khác
Chứng từ trên
máy
11
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường
xuyên.
- Phương pháp tính trị giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền
cả kỳ dự trữ.
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo chuẩn mực số

02 trong hệ thống chuẩn mực kế toán do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao theo
đường thẳng.
- Hệ thống báo cáo kế toán:
+ Bảng cân đối kế toán: (Mẫu số B02- DN):
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: (Mẫu số B02- DN)
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: (Mẫu số B03- DN)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính: (Mẫu số B09- DN)
- Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: công ty sử dụng tổng hợp cả các
chứng từ in sẵn trên mẫu biểu kế toán được Bộ Tài chính quy định theo
Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006( phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho, bảng chấm công…) và các chứng từ tự in từ phần mềm kế toán
ASIA Accounting (phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiện chi…).
- Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban
hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra hệ thống tài khoản kế toán tại công ty cũng
được mở chi tiết cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh.
12
II. THỰC TRẠNG VỀ CHỨNG TỪ, TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN
CHỨNG TỪ VÀ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CỦA CÁC NGHIỆP VỤ
KINH TẾ PHÁT SINH
Ví dụ 1: Ngày 13/12/2012, Tổng công ty nhập kho nhiên liệu mua của
công ty TNHH SX và TMTH Hưng Thành, số lượng là 18.890 lít, đơn giá mua
chưa thuế là 20.254,545 đ. Tiền hàng chưa thanh toán.
 Chứng từ kế toán:
Chứng từ gồm: Hóa đơn GTGT số 0008919, Biên bản kiểm nghiêmj vật
tư hàng hóa, Phiếu nhập kho số 00000063
 Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào kế hoạch dự trữ NVL để sản xuất, phòng kinh doanh tiến hành

tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, sau đó lập hợp đồng mua bán hàng hóa và
gửi cho nhà cung cấp. Sau khi được 2 bên thỏa thuận mọi điều khoản trên hợp
đồng, phía nhà cung cấp sẽ lập hóa đơn GTGT và gửi liên 2 cho công ty đồng
thời hàng được chuyển về kho của công ty. Căn cứ vào hóa đơn GTGT (liên 2)
nhà cung cấp chuyển đến, cán bộ phòng cung ứng vật tư lập phiếu nhập kho khi
đã có biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa doa phòng kinh doanh gửi lên.
* Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho
- Nhân viên KCS kiểm tra vật tư về số lượng, quy cách phẩm chất
- Nhân viên thu mua lập biên bản giao nhận và lập phiếu đề nghị nhập
kho, sau đó chuyển cho phòng cung ứng vật tư.
- Cán bộ phòng cung ứng vật tư căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán
tiến hành lập phiếu nhập kho, ghi số lượng cần nhập theo hóa đơn và ghi cột đơn
giá thành tiền vào phiếu nhập kho, ký và chuyển cho kế toán trưởng, thủ trưởng
đơn vị soát xét và ký duyệt. Sau đó chuyển xuống cho thủ kho.
- Thủ kho nhập vật tư, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, ký vào phiếu
nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho ( kèm
theo Hóa đơn GTGT của bên bán) cho kế toán vật tư.
13
- Kế toán vật tư căn cứ vào bộ chứng từ gồm ( Hóa đơn GTGT, phiếu
nhập kho) để hạch toán lên phần mềm kế toán.
 Trình tự hạch toán
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0008919 và phiếu nhập kho số 00000063
kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm như sau:
Từ giao diện chính của phần mềm kế toán Asiasoft (Giao diện 1.1) kế
toán vào phân hệ “ Mua hàng và công nợ phải trả” chọn “ Số liệu” chọn
“Phiếu nhập mua hàng” Máy tính hiện ra giao diện để nhập hóa đơn mua
hàng, sau đó điền đầy đủ thông tin sau:
+ Dòng mã khách: Có thể nhập trực tiếp mã khách là 00000033 hoặc nhấn
Enter để hiện lên danh mục khách hàng, di vệt sang tới khách hàng rồi nhấn Esc
để quay ra. Phần mềm sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng

và TK có vừa nhập.
+ Dòng diễn giải: Nội dung nghiệp vụ mua hàng, theo ví dụ trên ta nhập
là nhập nhiên liệu.
+ Dòng mã kho nhập: ZK032
+ Dòng vụ việc: nhập mã nhân viên thực hiện nhập liệu vào máy hoặc
nhấn F5 để tìm tên nhân viên kế toán rồi nhấn Enter.
+ Dòng số PN: Nhập 00000063
+ Dòng ngày PN: Nhập 13/12/2012)
+ Dòng số hóa đơn: Nhập 0008919
+ Dòng ngày hóa đơn: Nhập 13/12/2012
+ Ô mã hàng: nhập mã T1002 hoặc ấn Enter để hiện lên danh mục vật tư,
di chuyển đến vật tư cần nhập là Dầu do kho hành chính và vận tải. Phần mềm
sẽ tự động điền ĐVT, tồn kho và TK nợ
+ Ô số lượng: nhập số lượng là 18.890
+ Ô giá VNĐ: nhập đơn giá là 20.254,545
+ Ô tiền VNĐ: phần mềm sẽ tự tính
+ Dòng thuế suất: 10% ấn enter phần mềm sẽ tự động điền TK thuế, tiền
thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.
14
+ Dòng HĐ GTGT: 1
Nhấn lưu để có lưu chứng từ. Ta có phiếu nhập kho số 00000063 (Giao
diện 1.2).
Giao diện 1.1: Giao diện chính phần mềm kế toán Asiasoft
15
Giao diện 1.2: Phiếu nhập mua hàng ( Phiếu nhập kho số 00000063)
Ví dụ 2: Ngày 03/12/2012, công ty xuất 11.776 kg giấy cuộn bán cho
Công ty TNHH Thương mại Linh Hồng, đơn giá bán chưa thuế GTGT là
17.400VNĐ/kg. Công ty TNHH Thương mại Linh Hồng chưa thanh toán tiền
hàng.
 Lập chứng từ

Chứng từ gồm: Hóa đơn GTGT số 00041384 ( Phần phụ lục), Bảng kê
chi tiết sản phẩm xuất kho số PXK00002337
 Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hóa đã được hai bên thỏa thuận.
Phòng thị trường tiến hành lập hóa đơn GTGT thành 3 liên và Bảng kê chi tiết
sản phẩm xuất kho số PXK000023375. Sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và
Thủ trưởng đơn vị soát xét và ký duyệt. Sau khi đã được ký duyệt, HĐ GTGT
kèm phiếu xuất kho sẽ được chuyển về phòng thị trường. Khi xuất hàng (Giao
hàng cho bên mua) thì Liên 2 của HĐ GTGT sẽ được chuyển cho người mua để
ký nhận và làm căn cứ để bên mua thanh toán tiền cho công ty. Đồng thời Liên 3
của HĐ GTGT được chuyển xuống cho thủ kho ( Kèm theo Bảng kê chi tiết sản
16
phẩm xuất kho số PXK000023375) để thủ kho làm căn cứ xuất hàng và ghi thẻ
kho. Liên 1 của HĐ GTGT sẽ được lưu tại cuống ở phòng thị trường. Cuối ngày
thủ kho chuyển Liên 3 của HĐ GTGT cho kế toán tiêu thụ (Kèm theo Bảng kê
chi tiết sản phẩm xuất kho số PXK000023375), kế toán tiêu thụ căn cứ vào đó
tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán để hạch toán. Sau đó, Liên 3 được
kế toán tiêu thụ lưu trữ và bảo quản.
 Trình tự hạch toán
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0041384 ngày 03/12/2012, Bảng kê chi
tiết sản phẩm xuất kho số PXK000023375, kế toán tiến hành hạch toán vào phần
mềm theo trình tự như sau:
Từ giao diện chính phần mềm kế toán Asiasoft vào phân hệ “Bán hàng
và công nợ phải thu → Số liệu →Hóa đơn bán hàng” Máy tính sẽ hiển thị
giao diện nhập dữ liệu, kế toán điền đầy đủ các thông tin như sau:
+ Số hóa đơn: 00041384, số seri hóa đơn: BB/11P
+ Mã khách, tên khách: 0000008 – Cty TNHH Thương mại Hồng Linh PT
+ Địa chỉ: TT Phong Châu – PN - PT
+ Mã số thuế: 2600323165
+ Ngày ghi sổ 03/12/2012, Ngày hóa đơn: 03/12/2012

+ Diễn giải: Tiêu thụ giấy
+ TK Nợ: 13101
+ Mã hàng: 9070BB4K4, tên hàng: GC DT90 DL70 K420 BB4K4
+ Số lượng: 11 776
+ Giá bán: 17 400
+ Mã thuế: 10 ( Nếu thuế suất 10%)
+ TK thuế và tiền thuế do máy tính tự động xác định
Sau khi nhập xong dữ liệu kế toán chọn “ Lưu” ta sẽ được hóa đơn bán
hàng ( Giao diện 1.4)
17
Giao diện 1.4: Hóa đơn bán hàng
Ví dụ 3 : Ngày 31/12/2012, công ty xuất 1.987 kg giấy cuộn bán cho
Công ty TNHH Giấy và TM Hoàng Gia với đơn giá bán chưa thuế GTGT là
18.200VNĐ/kg. Số tiền chiết khấu thương mại công ty TNHH Giấy và TM
Hoàng Gia được hưởng về toàn bộ số hàng mua trong tháng là 3.471.289VNĐ.
 Lập chứng từ
Hóa đơn GTGT số 0041854, Bảng kê chi tiết sản phẩm xuất kho số
PXK000024182.
 Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hóa đã được hai bên thỏa thuận.
Phòng thị trường tiến hành lập hóa đơn GTGT thành 3 liên và Bảng kê chi tiết
sản phẩm xuất kho số PXK000023375. Sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và
Thủ trưởng đơn vị soát xét và ký duyệt. Sau khi đã được ký duyệt, HĐ GTGT
kèm phiếu xuất kho sẽ được chuyển về phòng thị trường. Khi xuất hàng (Giao
hàng cho bên mua) thì Liên 2 của HĐ GTGT sẽ được chuyển cho người mua để
ký nhận và làm căn cứ để bên mua thanh toán tiền cho công ty. Đồng thời Liên 3
của HĐ GTGT được chuyển xuống cho thủ kho ( Kèm theo Bảng kê chi tiết sản
18
phẩm xuất kho số PXK000023375) để thủ kho làm căn cứ xuất hàng và ghi thẻ
kho. Liên 1 của HĐ GTGT sẽ được lưu tại cuống ở phòng thị trường. Cuối ngày

thủ kho chuyển Liên 3 của HĐ GTGT cho kế toán tiêu thụ (Kèm theo Bảng kê
chi tiết sản phẩm xuất kho số PXK000023375), kế toán tiêu thụ căn cứ vào đó
tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán để hạch toán. Sau đó, Liên 3 được
kế toán tiêu thụ lưu trữ và bảo quản.
 Trình tự hạch toán
Căn cứ vào Bảng kê chi tiết sản phẩm xuất kho số PXK000024182, Hóa
đơn GTGT số 0041854 ngày 31/12/2012 kế toán tiến hành hạch toán vào phần
mềm kế toán theo trình tự như sau:
Từ giao diện phần mềm kế toán ASIA kế toán vào phân hệ “Bán hàng và
công nợ phải thu / Số liệu / Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao
diện nhập dữ liệu, kế toán điền đầy đủ các thông tin sau:
+ Số hóa đơn: 00041854, số seri hóa đơn: BB/11P
+ Mã khách, tên khách: 00001208 – Cty TNHH giấy và thương mại Hoàng Gia
Phần mềm sẽ tự động hiện địa chỉ công ty, Mã số thuế
+ Ngày ghi sổ 31/12/2012, Ngày hóa đơn: 31/12/2012
+ Diễn giải: Tiêu thụ giấy
+ TK Nợ: 13101
+ Mã hàng: 9065BB4K1, tên hàng: GI 9065 BB4 1055 L1
+ Số lượng: 1.987
+ Giá bán: 18 200
Phần mềm sẽ tự động điền cột thành tiền, giá vốn
Dòng 2: nhập mã hàng là CKBH, nhập số tiền chiết khấu là:
3.471.289đồng
+ Mã thuế: 10 ( Nếu thuế suất 10%)
+ TK thuế và tiền thuế do máy tính tự động xác định
sau đó kế toán chọn “lưu” để lưu hóa đơn bán hàng
19
Giao diện 2.8: Hóa đơn bán hàng số 0041854
Ví dụ 4: Nhà máy in bản đồ - CN cty TNHH MTV Nhà xuất bản tài nguyên –
môi trường và bản đồ Việt Nam khiếu nại về số giấy đã mua không đảm bảo quy

cách chất lượng và đề nghị trả lại số hàng này. Số lượng: 6444 kg, đơn giá bán
chưa thuế GTGT 10% là 17.975VNĐ/kg.
 Lập chứng từ
Chứng từ gồm: Phiếu xử lý khiếu nại của khách hàng ( xem phụ lục) ,
Hóa đơn GTGT số 0001772, Phiếu nhập kho
 Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào Phiếu xử lý khiếu nại của khách hàng số 38/12 ngày
20/12/2012 (Phụ lục) và Phiếu nhập kho ngày 24/12/2012, kế toán phản ánh trị
giá hàng trả lại nhập kho và giá vốn tương ứng như sau:
20
Từ giao diện phần mềm kế toán ASIA kế toán vào phân hệ “Hàng tồn
kho / Số liệu / Phiếu nhập kho” Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu, kế
toán điền đầy đủ các thông tin như sau:
Giao diện 2.9: Phiếu nhập kho ngày 24/12/2012
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0001772 ngày 26/12/2012, kế toán tiền
hành hạch toán phần trị giá bán của hàng bị trả lại và giảm trừ công nợ cho
khách hàng như sau:
Từ giao diện phần mềm kế toán ASIA kế toán vào phân hệ “Bán hàng và
công nợ phải thu / Số liệu / Phiếu nhập hàng bán bị trả lại” Máy tính sẽ hiển
thị giao diện nhập dữ liệu, kế toán điền đầy đủ các thông tin như sau:
21
Giao diện 2.10: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại số 00001772
Ví dụ 5: Ngày 10/12/2012, Công ty đăng quảng cáo trên tại chí Lao động
và xã hội, tổng số tiền là 48.000.000VNĐ đã bao gồm thuế GTGT 10%.
 Lập chứng từ
Chứng từ gồm: Hợp đồng quảng cáo số 12, Hóa đơn GTGT số 0001246,
Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.
 Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi có nhu cầu quảng cáo sản phẩm trên tạp chí LĐXH, công ty đề nghị
tạp chí LĐXH lập “hợp đồng quảng cáo” ghi rõ các điều khoản trong hợp đồng.

Sau khi hợp đồng được hai bên thỏa thuận, bên tạp chí LĐXH sẽ lập “hóa đơn
GTGT” ghi rõ vào cột số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền thanh toán và gửi
liên 2 của hóa đơn GTGT cho công ty. Sau khi hóa đơn GTGT được ký nhận,
22
bên tạp chí LĐXH tiến hành lập “ Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng”
gửi cho công ty.
 Trình tự hạch toán
Căn cứ vào Hợp đồng quảng cáo số 12 ngày 05/10/2012, Hóa đơn GTGT
số 0001246 ngày 10/12/2012 , Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng ngày
18/12/2012, ngày 24/12/2012 kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm theo
trình tự như sau:
Từ giao diện phần mềm kế toán ASIA kế toán vào phân hệ “Mua hàng
và công nợ phải trả / Số liệu / Hóa đơn mua hàng (dịch vụ)” Máy tính sẽ hiển
thị giao diện nhập dữ liệu, kế toán điền các thông tin. Kết thúc nhập liệu kế toán
chọn “Lưu”.
Giao diện 2.29: Hóa đơn mua hàng (dịch vụ) số 0001246
Ví dụ 6: Ngày 25/12/2012, xuất văn phòng phẩm và các dụng cụ phục vụ
quản lý doanh nghiệp.
 Lập chứng từ
Chứng từ kế toán gồm: Phiếu xuất kho số 140
23
 Trình tự luân chuyển
Người có nhu cầu về văn phòng phẩm và các dụng cụ phục vụ cho quản
lý doanh nghiệp sẽ lập phiếu đề nghị xuất kho gửi lên phòng cung ứng vật tư.
Phòng cung ứng vật tư căn cứ vào đó lập phiếu xuất kho gửi xuống kho. Thủ
kho căn cứ vào đó tiến hành xuất kho sau đó gửi phiếu xuất kho cho bộn phận
kế toán, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để hạch toán vào phần mềm kế toán.
 Trình tự hạch toán
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 140 kế toán tiến hành hạch toán vào phần
mềm kế toán như sau:

Từ giao diện phần mềm kế toán ASIA kế toán vào phân hệ “Hàng tồn
kho / Số liệu / Phiếu xuất kho” và điền đầy đủ các thông tin trên giao diện mà
máy tính đã thiết kế sẵn như sau:
- Loại phiếu xuât: 2
- Mã khách: nhập 00000359 phần mềm sẽ tự động hiện lên tên và địa chỉ
khách hàng.
- Số PX: 00000140
- Ngày px: 25/12/2012
- Mã kho: ZK 021
- dòng diễn giải: Xuất giấy Tissu zk021
- Dòng mã hàng: nhập TY8178 phần mềm sẽ tự động hiện lên tên hàng,
đơn vị tính, tồn kho, tài khoản có
- Số lượng: nhập 23
- Tài khoản Nợ: 6422
- Cột đơn giá và tiền VNĐ cuối tháng sau khi tính giá xuất kho của vật tư,
sản phẩm hàng hóa thì phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Kết thúc nhập liệu kế toán chọn “Lưu” để lưu.
24
Giao diện 2.33: Phiếu xuất kho số 00000140
Đối với các công cụ, dụng cụ: Kéo cắt cỏ, Hộp giấy Tissu, Xô nhựa kế
toán cũng tiến hành nhập liệu tương tự như trên. Riêng dòng Mã kho: nhập
ZK026, Tài khoản có: nhập 1531.
Kết thúc kế toán chọn “ lưu”
Giao diện 2.34: Phiếu xuất kho số 00000140
25