Báo cáo công cụ case Quản lý công văn Power designer

LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa Công nghệ thông tin,
trường Đại học Điện Lực, đã tạo điều kiện cho em thực hiện đề tài này.
Xin cảm ơn Ths. Nguyễn Thị Hồng Khánh đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em
trong suốt thời gian thực hiện đề tài. Trong thời gian được làm việc với cô, em không
những học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích mà còn học được tinh thần làm việc, thái
độ nghiên cứu khoa học nghiêm túc của cô.
Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình, và bè bạn vì đã luôn là nguồn động
viên to lớn, giúp đỡ em vượt qua những khó khăn trong suốt quá trình học tập.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện báo cáo môn học với tất cả sự nỗ lực của bản
thân, nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý Thầy Cô
tận tình chỉ bảo.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn và luôn mong nhận được sự đóng góp
quý báu của tất cả mọi người.
Hà Nội, tháng 06 năm 2015
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Hoa
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC HÌNH
DANH MỤC CÁC BẢNG
LIỆT KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Từ đầy đủ Ý nghĩa
PPM PhysicalDataModel Biểu đồ dữ liệu vật lý
BDM Business Data Model Biểu đồ tiến trình nghiệp vụ
CDM ConceptualDataModel Biểu đồ dữ liệu khái niệm
MD MultidimensionalDiagram Biểu đồ đa chiều
BẢNG CÁC KÝ PHÁP
Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu Ý nghĩa
Điểm bắt đầu tiến trình
Trinh ki duyet
Điểm lựa chọn điều

kiện
Điểm kết thúc tiến trình Đường liên kết
Gui Cong Van Den
Công việc cần thực hiện Hồ sơ dữ liệu
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ
biến nhằm phục vụ cho công việc diễn ra một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi và
đạt hiệu suất cao nhất. Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi khá rõ ràng, hiệu quả thu
được không thể phủ nhận. Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có
sự hiểu biết nhất định về công tác quản lý, bởi như trên đã nói, lĩnh vực quản lý và lĩnh
vực tin học ngày càng liên quan mật thiết với nhau, do đó việc tìm hiểu về công tác
quản lý là một phần trong chương trình học tập.
Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập
nhằm mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với môn học Công Cụ Case đã
tiếp thu được trong quá trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên làm quen với lĩnh
vực quản lý và bước đầu hiểu được sơ bộ cách giải quyết một bài toán quản lý áp dụng
kiến thức tin học của mình.
Do kinh nghiệm, kiến thức và thời gian hạn chế nên chắc chắn bài tập này còn có
nhiều thiếu sót, mong được sự góp ý của các bạn. Và đặc biệt em rất mong được nghe
ý kiến đánh giá và chỉ bảo của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Khánh, người nhiệt tình
giảng dạy và trực tiếp hướng dẫn nhóm làm bài tập. Xin chân thành cảm ơn cô!
Nội dung bản báo cáo về đề tài: Quản lý công văn gồm các chương sau:
Chương 1: Phát biểu bài toán.
Chương 2: Công cụ Power Designer.
Người thực hiện: Phạm Thị Hoa.
Chương 3: Áp dụng công cụ Power Designer để phân tích thiết kế hệ thống.
Người thực hiện: Phạm Thị Hoa.
CHƯƠNG 1: PHÁT BIỂU BÀI TOÁN
1.1 Khái niệm quản lý công văn
Quản lý công văn là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho

lãnh đạo Văn Phòng nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp
nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của
Văn Phòng.
Mục đích:
• Lưu trữ toàn bộ các công văn trong cơ quan. Các công văn được lưu trữ theo
chu kỳ 1 năm, 2 năm hoặc 5 năm theo đúng yêu cầu của quy trình lưu trữ.
• Tạo và quản lý quá trình xử lý công văn trong cơ quan.
• Chuyển xử lý, giải quyết cho các vụ, chuyên viên chức năng. Các chuyên
viên hoặc lãnh đạo trong cơ quan có thể đưa ra các ý kiến giải quyết và các ý
kiến này được gắn liền với công văn tạo thành một hồ sơ giải quyết công
việc.
• Theo dõi quá trình xử lý công văn của các chuyên viên. Quá trình xử lý được
phản ánh qua tình trạng xử lý công văn.
• Tạo mới các dự thảo công văn phát hành do các vụ, chuyên viên chức năng
soạn.
• Theo dõi quá trình xử lý để tạo ra công văn phát hành.
• Phát hành công văn ra cơ quan bên ngoài theo đường mạng nếu cơ quan đó
có nối mạng với mạng thông tin diện rộng
• Thống kê, báo cáo số lượng, nội dung, tình hình xử lý các công văn trong cơ
quan…
1.2 Mô tả bằng lời
1.2.1 Quản lý công văn đến
Công văn từ các nguồn gửi tới Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng sẽ được bộ phận
Văn Thư tiếp nhận, bóc bì, phân loại, đóng dấu “Đến” và ghi vào sổ công văn đến rồi
chuyển cho Chánh Văn Phòng hoặc Phó Văn Phòng được ủy quyền xem xét.
Chánh Văn Phòng (hoặc Phó Văn Phòng phụ trách nếu Chánh Văn Phòng đi
vắng) là người trực tiếp bút phê công văn để phân phối công văn đến cho các phòng,
đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính (Chủ trì xử lý) để giải quyết đồng thời đưa ra chỉ
đạo xử lý. Văn Thư sẽ nhận công văn đến từ Chánh Văn Phòng (Phó Văn Phòng phụ
trách được ủy quyền) để photo nhân bản hoặc scan theo yêu cầu. Khi photo xong Văn

7
Thu sẽ chuyển công văn và phiếu chỉ đạo xử lý cho các phòng, cá nhân phối hợp xử lý
(chuyên viên xử lý) theo chỉ đạo của lãnh đạo.
Hàng ngày, nhóm chuyên viên sẽ kiểm tra xem có công văn nào được chuyển
đến yêu cầu mình xử lý hay không. Nếu có thì chuyên viên xử lý đọc công văn đến và
căn cứ vào chỉ thị xử lý để đề xuất ý kiến xử lý. Lập phiếu đề xuất xử lý. Chuyên viên
chủ trì xử lý và ban lãnh đạo sẽ là người duyệt các ý kiến xử lý của các chuyên viên
khác.
Nếu ý kiến xử lý trên là đúng sẽ cho phép tiến hành xử lý.
Nếu ý kiến xử lý trên là sai sẽ lập phiếu yêu cầu xử lý và chuyển xử lý cho các
chuyên viên khác. Phiếu yêu cầu xử lý bao gồm các thông tin: Số ký hiệu công văn,
chủ trì xử lý, phối hợp xử lý, thời hạn giải quyết, hạn thu hồi, nội dung yêu cầu xử lý.
Chủ trì xử lý dự thảo công văn phát hành và chuyển bản sao dự thảo công văn
phát hành cho lãnh đạo văn phòng ký duyệt. Khi đó công văn đến được đóng lại coi
như đã kết thúc vào sổ lưu trữ để đưa vào kho lưu trữ.
Mô hình hóa quy trình xử lý công văn đến:
8
Hình 1.1 Quy trình xử lý công văn đến
1.2.2 Quản lý công văn đi
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng và tương đương Lãnh đạo Văn
phòng sẽ giao cho soạn thảo văn bản dự thảo công văn phát hành. Phó Văn Phòng và
các Trưởng Phòng có trách nhiệm thi hành sẽ phân công cho chuyên viên dự thảo công
văn và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, hình thức pháp lý của công văn.
Bản dự thảo công văn đi sẽ được Lãnh đạo Văn Phòng cho ý kiến chỉ đạo xử lý và
chuyển xử lý cho chuyên viên xử lý.
Chuyên viên sau khi tiếp nhận bản dự thảo công văn đi sẽ đưa ra ý kiến xử lý và
lập phiếu ý kiến giải quyết rồi chuyển cho các chuyên viên khác để phối hợp xử lý.
Sau khi xử lý bản dự thảo sẽ được gửi tới Lãnh đạo ký duyệt, Lãnh đạo ký duyệt sẽ
duyệt bản dự thảo.
9

Nếu bản dự thảo đạt yêu cầu thì lãnh đạo ký duyệt sẽ ký duyệt cho phép phát
hành công văn.
Nếu bản dự thảo chưa đạt yêu cầu, không đúng với quy định phát hành thì sẽ
được trả lại cho người dự thảo để bổ sung, sửa đổi và hoàn thiện.
Bản dự thảo công văn đi sau khi đã được ký duyệt sẽ được chuyển đến bộ phận
Văn thư. Bộ phận Văn thư sẽ kiểm tra lại lần cuối thể thức công văn theo các quy định
pháp luật, cấp số phát hành rồi vào sổ công văn đi với các thông tin sau: số phát hành,
ngày phát hành, ngày vào sổ, người ký, ngày ký, loại văn bản, tác giả văn bản, nơi
nhận văn bản, trích yếu. Sau đó ghi ngày tháng năm của công văn và đóng dấu cơ quan
vào công văn phát hành. Văn thư sẽ làm thủ tục ban hành và phát hành công văn tới
những đơn vị nhận ghi trên công văn. Văn thư sẽ lưu 1 bản gốc, ghi sổ lưu trữ để đưa
vào kho lưu trữ. Kết thwucs quy trình quản lý công văn đi.
Mô hình hóa quy trình xử lý công văn đi:
10
Hình 1.2 Quy trình xử lý công văn đi
1.2.3 Báo cáo thống kê
Khi lãnh đạo cần báo cáo về thống kê tình hình quản lý công văn đi và công văn
đến tại VPTU thì bộ phận Văn thư sẽ tổng hợp và lập báo cáo về tình hình quản lý và
lưu trữ công văn đi và đến hàng ngày và hàng tuần rồi gửi báo cáo đến lãnh đạo Văn
phòng.
11
1.3 Bảng nội dung công việc
1.3.1 Bảng nội dung quy trình xử lý công văn đến
Bảng 1.1 Quy trình xử lý công văn đến
ST
T
Nội dung công việc Người thực hiện/
người phối hợp
Hồ sơ dữ liệu
1 Tiếp nhận, bóc bì và phân loại,

đóng dấu công văn đến.
Văn thư Công văn đến
2 Vào sổ công văn đến Văn thư Công văn đến, sổ
công văn đến
3 Gửi công văn đến Lãnh đạo Văn thư Công văn đến
4 Đọc công văn đến và đưa ra chỉ thị
xử lý
Lãnh đạo Công văn đến,
phiếu chỉ đạo xử
lý
5 Chọn chuyên viên chủ trì xử lý Lãnh đạo
6 Chọn chuyên viên phối hợp xử lý Văn thư, Lãnh
đạo, chuyên viên
7 Nhân bản công văn và chuyển xử lý
cho chuyên viên xử lý.
Văn thư
8 Tiếp nhận yêu cầu xử lý Chuyên viên xử lý Công văn đến
9 Đọc công văn và phiếu chỉ đạo xử
lý
Chuyên viên xử lý Công văn đến,
phiếu chỉ đạo xử
lý
10 Đưa ra ý kiến xử lý, Lập phiếu đề
xuất xử lý
Chuyên viên xử lý Phiếu đề xuất xử
lý
11 Duyệt ý kiến xử lý Chuyên viên chủ
trì, Lãnh đạo
Phiếu đề xuất xử
lý

12 Xử lý Chuyên viên xử lý Phiếu đề xuất xử
lý
13 Lập phiếu yêu cầu xử lý Lãnh đạo Phiếu đề xuất xử
12
lý
14 Chuyển xử lý cho các chuyên viên
khác
Chuyên viên xử lý Phiếu đề xuất xử
lý công văn đến
15 Tạo dự thảo công văn phát hành
Chuyển dự thảo công văn phát
hành(bản sao)cho lãnh đạo duyệt và
ký
Chuyên viên,
Lãnh đạo
Bản dự thảo công
văn phát hành
16 Lưu trữ công văn vào kho Văn thư Sổ lưu trữ
17 Lập báo cáo Văn thư Báo cáo
1.3.2 Bảng nội dung quy trình xử lý công văn đi
Bảng 1.2 Quy trình xử lý công văn đi
ST
T
Nội dung công việc Người thực hiện/
người phối hợp
Hồ sơ dữ liệu
1 Tạo dự thảo công văn phát
hành
Chuyên viên Bản dự thảo công văn
đi

2 Đưa ra ý kiến chỉ đạo xử lý Lãnh đạo Bản dự thảo công văn
đi
3 Chuyên xử lý cho chuyên viên
xử lý
Lãnh đạo Bản dự thảo công văn
đi
4 Tiếp nhận công văn và ý kiến
chỉ đạo xử lý
Chuyên viên Phiếu ý kiến gải quyết
5 Lập phiếu ý kiến giải quyết Chuyên viên Phiếu ý kiến giải quyết
6 Trình ký duyệt Chuyên viên Bản dự thảo công văn
đi cần duyệt
7 Lập phiếu phê duyệt Lãnh đạo Phiếu phê duyệt
8 Trả CV dự thảo để sửa đổi Lãnh đạo Bản dự thảo công văn
đi, phiếu phê duyệt
9 Ký duyệt công văn đi Lãnh đạo Bản dự thảo công văn
13
đi đã duyệt
10 Cấp sổ phát hành Văn thư Công văn đi
11 Vào sổ công văn đi và đóng
dấu cơ quan
Văn thư Sổ công văn đi
12 Phát hành công văn Văn thư Công văn đi
13 Lưu trữ công văn vào kho Văn thư Sổ lưu trữ
14 Lập báo cáo Văn thư Báo cáo
14
CHƯƠNG 2: CÔNG CỤ POWER DESIGNER
1.4 Thông tin về công cụ
Power Designer là 1 công cụ thiết kế Cơ sở dữ liệu, Với các Chức năng sau:
• Thiết kế sơ đồ thực thể kết hợp (Conceptual Data model (CDM)).

• Phát sinh Physical Data Model (PDM) tương ứng trên một DBMS được
chọn.
• Phát sinh ràng buộc toàn vẹn tham chiếu (referential integrity triggers) nếu
chúng được hỗ trợ bởi CSDL đích.
• Cho phép hiệu chỉnh và in các model.
• Phát sinh ngược lại các Database và các application đang tồn tại.
1.5 Vai trò của công cụ
• Trình bày mô hình ở dạng đồ họa
• Kiểm tra tính hợp lệ của mô hình được thiết kế
• Phát sinh mô hình dữ liệu vật lý của Database
1.6 Trong trường hợp nào thì sử dụng công cụ?
PowerDesigner là một công cụ hỗ trợ với nhiều tính năng. Nó hỗ trợ đắc lực
trong việc thiết kế mô hình quan hệ, mô hình CDM, PDM, ERD, ER….trong việc
phân tích thiết kế hệ thống thông tin ở các trường đại học, cao đẳng.
1.7 Sử dụng công cụ như thế nào?
Start/All Programes/SyBase/ Power Designer Trial 11/ Power Designer Trial
Hình 2.3 Giao diện khởi động Power Designer
15
• Object Browser Window: hiện nội dung của vùng làm việc (workspace)
trong tree view. Bạn có thể dùng Object Browser để tổ chức các đối tượng
trong mỗi mô hình của bạn.
• Workspace là tên của PowerDesigner session hiện hành. CDM mới sẽ được
mở và lưu trong workspace.
• Output Window: hiển thị progression của các process mà bạn chạy từ
PowerDesigner, Ví dụ tiến trình tạo PDM từ CDM sẽ được hiển thị trong
window này.
1.8 Ví dụ
2.1.1 Tạo thực thể (Entity)
SINHVIEN
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú

MASV Character 10 Thuộc tính khóa
TENSV Character 30
NGAYSINH Datetime
PHAI Boolean
DIACHI Character 50
LOPHOC
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú
MALOP Character 10 Thuộc tính khóa
TENLOP Character 30
SISO Integer
(1) Click chọn biểu tượng thực thể, và click vào trong lược đồ. Click phải
để kết thúc.
(2) Khai báo thông tin của thực thể:
Double-click vào thực thể, một cửa sổ mới mở ra cho phép chúng ta
chỉnh sửa thông tin của thực thể như: tên của thực thể, thuộc tính của
thực thể, các rule.
16
Thẻ General:
Name Tên thực thể. Tên này hiển thị trên mô hình
Code Tên tắt của thực thể. Tên này được dùng khi chuyển sang CSDL vật
lý
Comment Diễn giải về thực thể
Number Số mẫu tin sẽ lưu trữ trong thực thể
Generate table Được chọn nếu entity sẽ được chuyển thành table trong PDM
Thẻ trang Attributes: Khai báo thuộc tính của thực thể
• Name: Tên thuộc tính được hiển thị trên sơ đồ
• Code: Tên tắt thuộc tính
• Data Type: Kiểu dữ liệu, như numeric, alphanumeric, boolean, …
• Domain: Tên của associated domain
• M (Mandatory): Not Null hay không

• P (Primary Indentifier): Khóa chính hay không?
17
• D (Displayed): Hiển thị thuộc tính trong sơ đồ hay không?
2.1.2 Tạo mối kết hợp giữa các thực thể:
Giả sử ta có mối kểt hợp giữa hai thực thể sau:
(1) Click chọn biểu tượng Association, và click vào trong lược đồ. Click phải để
kết thúc.
(2) Khai báo thông tin của mối kết hợp: giống như khai báo thông tin của thực thể.
(3) Vẽ nhánh liên kết giữa thực thể và mối kết hợp: Click chọn biểu tượng Link,
kéo thả từ thực thể đến mối kết hợp. Click phải để kết thúc.
(4) Khai báo bản số (Cardinality) mỗi nhánh của mối kết hợp: Double click vào đường
Link. Chọn hay nhập bản số trong mục Cardinality.
• Role: Nhãn diễn giải
vai trò của link
• Identifier: Được chọn
nếu thực thể được kết nối
là thực thể phụ thuộc bởi
một thực thể khác
• Cardinality: Bản số
mỗi nhánh của mối kết
hợp.
18
2.1.3 Khai báo mối kết hợp đệ qui:
Ví dụ: Khai báo MKH thể hiện quy tắc mỗi môn học có thể có một hay nhiều
môn học tiên quyết cần học trước:
Kết quả của mô hình trên khi chuyển qua mô hình PDM.
2.1.4 Khai báo thực thể phụ thuộc:
Ví dụ: Thực thể KQHTMOINAM (kết quả học tập mỗi năm) là thực thể phụ
thuộc của thực thể SINHVIEN có khóa là {MASV, NAM}
(1) Tạo mô hình sau:

(2) Double click đường Link bên nhánh của thực thể KQHTMOINAM và chọn mục
Identifier.
19
Bản số của nhánh được bao trong ngoặc
Khi chuyển sang PDM ta có kết quả sau:
1.9 Đánh giá về công cụ
Power Designer cung cấp một môi trường mô hình duy nhất, tập hợp các kỹ thuật
và ký hiệu của quá trình kinh doanh và các yêu cầu mô hình hóa, mô hình hóa dữ liệu,
mô hình kiến trúc doanh nghiệp, và các mô hình ứng dụng UML. Do đó, phạm vi của
các siêu dữ liệu được hỗ trợ bởi Power Designer là rộng hơn nhiều so với các dữ liệu
cần thiết để mô tả và quản lý dữ liệu của bạn.
20
CHƯƠNG 3: ÁP DỤNG CÔNG CỤ POWER DESIGNER ĐỂ PHÂN
TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1.10 Mô hình nghiệp vụ
1.10.1 Biểu đồ ngữ cảnh
Bảng 3.3 Danh sách các tác nhân của hệ thống
Tên tác nhân Chức năng Nhận xét
Cơ quan
ngoài
Gửi công văn đến hệ thống và tiếp nhận công
văn đi từ hệ thống
Tác nhân ngoài
Lãnh đạo cấp
ủy
Yêu cầu báo cáo và nhận báo cáo về công tác
quản lý công văn tại Văn Phòng
Tác nhân ngoài
Lãnh đạo Văn
Phòng

Yêu cầu dự thảo công văn đi, duyệt dự thảo rồi
gởi cho chuyên viên xử lý và chuyển sự thảo
công văn đã xử lý cho văn thư làm nhiệm vụ
phát hành
Tác nhân trong
Văn thư Gửi công văn đến vào sổ công văn đến cho
chuyên viên và lãnh đạo giải quyết
Tác nhân trong
1.10.1.1Biểu đồ
Hình 3.4 Biểu đồ ngữ cảnh quản lý công văn đến và đi
21
1.10.1.2Mô tả hoạt động
• Cơ quan ngoài: Khi có công văn gửi tới hệ thống, hệ thống sẽ tiếp nhận, phân
loại và xử lý công văn theo chỉ thị xử lý của ban lãnh đạo. Các công văn đi sau
khi đã xử lý và được lãnh đạo ký duyệt sẽ đưuọc Văn thư phát hành tới những
đơn vị nhận ghi trên công văn.
• Lãnh đạo cấp ủy: Cuối mỗi tuần, tháng, quý,…, khi kết thúc xử lý, hay khi nào
cần thiết có bản báo cáo thống kê công văn đến, công văn đi, tình trạng xử lý
công văn sẽ được đáp ứng.
1.10.2 Sơ đồ phân rã chức năng
1.10.2.1Sơ đồ
Hình 3.5 Sơ đồ phân rã chức năng quản lý công văn
22
1.10.2.2Các chức năng
Cập nhật công văn đến
• Tiếp nhận và phân loại công văn: Khi công văn từ các nguồn gửi tới bộ phận
văn thư sẽ tiếp nhận và phân loại công văn: nơi chuyển, lĩnh vực, loại công
văn là thông báo hay chỉ thị…
• Vào sổ CV đến: Bộ phận văn thư sau khi tiếp nhận sẽ vào sổ công văn đến.
• Chuyển xử lý: Công văn đến sau khi đã vào sổ được bộ phận Văn thư chuyển

cho Chánh Văn Phòng hoặc Phó Văn Phòng được ủy quyền xem xét.
• Lưu trữ: Bộ phận văn thư tiếp nhận công văn đã xử lý vào số lưu trữ và
chuyển nhượng công văn vào lưu trữ tại kho.
Giải quyết công văn đến
• Tiếp nhận CV đến: CV đến sau khi Văn thư vào sổ sẽ được nhân bản rồi
chuyển đến cho chuyên viên xử lý.
• Lập phiếu chỉ đạo xử lý: Chánh Văn Phòng (hoặc Phó Văn Phòng phụ trách
nếu Chánh Văn Phòng đi vắng) là người trực tiếp bút phê công văn để phân
công văn đến các phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính (Chủ trì xử lý)
để giải quyết đồng thời đưa ra văn bản chỉ thị xử lý.
• Lập phiếu đề xuất xử lý: Chuyên viieen chủ trì và lãnh đạo sẽ duyệt các ý
kiến xử lý của các chuyên viên.
• Lập phiếu yêu cầu xử lý: Nếu ý kiến trên là sai thì chuyên viên chủ trì sẽ lập
phiếu yêu cầu xử lý và chuyển xử lý cho các chuyên viên khác.
Tạo bản dự thảo công văn đi
• Nhận yêu cầu dự thảo: Lãnh đạo Văn Phòng sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ của từng phòng và tương đương để giao cho chuyên viên soạn bản dự
thảo công văn phát hành.
• Tạo dự thảo CV đi: Chuyên viên dự thảo sẽ soạn dự thảo công văn đi theo
yêu cầu của lãnh đạo văn phòng.
• Gửi chuyên viên duyệt dự thảo: bản dự thảo công văn đi sẽ được chuyển xử
lý cho chuyên viên xử lý để duyệt dự thảo lần 1.
23
Xử lý công văn đi
• Tiếp nhận bản dự thảo: Khi nhận được yêu cầu xử lý, chuyên viên xử lý sẽ
tiếp nhận bản dự thảo công văn đi.
• Lập phiếu ý kiến giải quyết: Chuyên viên xử lý sẽ đưa ra ý kiến xử lý và lập
phiếu ý kiến giải quyết.
• Duyệt ý kiến giải quyết: Chuyên viên xử lý sẽ gửi phiếu ý kiến giải quyết
cùng bản dự thảo công văn đi tới lãnh đạo phê duyệt.

• Ký duyệt: Khi lãnh đạo nhận được đề xuất ký duyệt thì sẽ duyệt công văn.
Nếu bản dự thảo đạt yêu cầu thì lãnh đạo ký duyệt sẽ ký duyệt cho phép phát
hành công văn rồi chuyển cho văn thư phát hành.
• Lập phiếu phê duyệt: Khi lãnh dạo nhận được đề xuất ký duyệt thì sẽ lập
phiếu phê duyệt.
• Sửa đổi ý kiến giải quyết: Nếu bản dự thảo chưa đạt yêu cầu, không đúng với
quy định phát hành thì sẽ được trả lại cho người dự thảo để bổ sung, sửa đổi
và hoàn thiện.
Phát hành công văn
• Tiếp nhận CV đi: Bộ phận văn thư sẽ tiếp nhận bản dự thảo CV đi đã được
lãnh đạo ký duyệt để thực hiện phát hành.
• Cấp số phát hành: Khi có công văn đi do lãnh đạo gởi tới, bộ phận văn thư sẽ
tiếp nhận và cấp số phát hành công văn.
• Vào sổ CV đi: Công văn sau khi được cấp số phát hành sẽ được Văn thu vào
sổ công văn đi.
• Phát hành: Bộ phận văn thư sẽ đóng dấu cơ quan phát hành và phát hành
công văn tới những đơn vị nhận ghi trên công văn.
• Lưu trữ: Công văn đi sau khi phát hành, văn thu sẽ lưu 1 bản gốc, ghi sổ lưu
trữ để đưa vào kho lưu trữ.
Báo cáo
• Báo cáo CV đến: Khi lãnh đạo cần báo cáo công văn đến và đi thì bộ phận
văn thư sẽ lập báo cáo và gửi cho lãnh đạo.
• Báo cáo CV đi: Khi lãnh đạo cần báo cáo thì bộ phận văn thư sẽ lập báo cáo
và gửi cho lãnh đạo.
1.10.3 Sơ đồ nghiệp vụ xử lý công văn đến
- Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Cập nhật công văn đến
24
Co_Quan_Ben_Ngoai Bo_Phan_Van_Thu Ho_So_Du_Lieu
Gui Cong Van Den
Tiep Nhan, Phan Loai, Dong Dau Cong Van Den

Vao So Cong Van Den
Chuyen Xu Ly
Cong Van Den
So Cong Van Den
Hình 3.6 Sơ đồ tiến trình cập nhật công văn đến
25