Tiêu chuẩn hóa công ty với việc nâng cao chất lượng sản phẩm

Phần I:
Tiêu chuẩn hoá công ty với việc nâng cao chất
lợng sản phẩm
I.Khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn hoá,tiêu chuẩn và các hoạt động có
liên quan.
1.Khái niệm của tiêu chuẩn hoá
Theo ISO:Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động thiết lập các điều
khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhiều lần đối với những vấn đề
thực tế hoặc tiềm ẩn nhằm đạt đợc mức độ trật tự tối u nhất trong trong
một khung cảnh nhất định.
Cụ thể hơn,Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động gồm các quá trình
xây dựng,ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn.
Lợi ích quan trọng của Tiêu chuẩn hoá là nâng cao mức độ thích
ững của sản phẩm ,quá trình và dịch vụ với những mục đích đã
định,ngăn ngừa những rào cản trong thơng mại và tạo điều kiện cho sự
hợp tác về khoa học và công nghệ.
ở Việt Nam thuật ngữ Tiêu chuẩn hoá đợc đa ra lần đầu tiên trong
bản điều lệ về công tác Tiêu chuẩn hoá ban hành theo nghị định 141-
HĐBT ngày 24-8-1982 nh sau:
Công tác tiêu chuẩn hoá bao gồm việc xây dựng và áp dụng tiêu
chuẩn đợc tiến hành dựa trên kết qủa nghiên cứu và ứng dụng khoa học ,
kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đa các hoạt động sản
xuất kinh doanh vào nề nếp và đạt hiệu quả cao.
Tiêu chuẩn hoá phải đợc coi là công tác quản lý kinh tế-kỹ thuật quan
trọng trong quá trình đa nền sản xuất nhỏ lên nền sản xuất lớn
XHCN,thúc đẩy phát triển kinh tế ,khoa học kỹ thuật góp phần nâng cao
mức sống ngời dân.
Nh vậy,từ các định nghĩa trên ta có những nhận xét về Tiêu chuẩn
hoá nh sau:
+Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động không những giải quyết các vấn đề

thực tế đang tồn tại mà còn chú ý đến các nội dung tiềm ẩn trong tơng
lai.
+Đối tợng của Tiêu chuẩn hoá là những sản phẩm ,quá trình,dịch vụ và
các hoạt động sản xuất kinh doanh.
+Một cách cụ thể thì Tiêu chuẩn hoá là một quá trình gồm xây dựng sau
đó công bố hay ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn .Đôi khi ngời ta nói
gọn là gồm xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn.
+Từ các định nghĩa này chúng ta có thể hình dung các chức năng, nhiệm
vụ của Tiêu chuẩn hoá để từ đó quyết định cách tổ chức cơ quan Tiêu
chuẩn hoá ở các cấp để thực hiện chức năng nhiệm vụ đó.
+Tiêu chuẩn hoá đợc tiến hành dựa trên những thành tựu của khoa học
kỹ thuật và kinh nghiệm thực tiễn ,nhằm tạo ra một trật tự tối u hay là
1

một nề nếp để đạt đợc hiệu quả chung có lợi nhất trong một hoàn cảnh
nhất định.
+Tiêu chuẩn hoá đợc tiến hành trên cơ sở thoả thuận ,có sự tham gia của
các bên có liên quan:Đại diện nhà sản xuất,nhà kinh doanh,ngời tiêu
thụ,ngời nghiên cứu,ngời quản lý và bản thân cơ quan Tiêu chuẩn hoá .
+Kết quả của Tiêu chuẩn hoá là việc ban hành các tiêu chuẩn là chính
,cũng nh các tài liệu có liên quan và việc tổ chức xúc tiến,kiểm tra theo
dõi áp dụng các tiêu chuẩn đó.
2.Khái niệm về Tiêu chuẩn
Theo ISO :Tiêu chuẩn là một tài liệu đợc thiết lập bằng cách thoả thuận
và đợc một tổ chức thừa nhận phê duyệt,nhằm cung cấp các quy tắc,h-
ớng dẫn hoặc các đặc tính cho những hoạt động ,hoặc những kết quả
hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt đợc mức độ trật tự
tối u trong một khung cảnh nhất định.
Nh vậy,việc thiết lập các tiêu chuẩn phải dựa trên kết quả vững chắc của
khoa học,công nghệ và kinh nghiệm thực tế nhằm có đợc lợi ích tối u

cho cộng đồng.
ở Việt nam tiêu chuẩn đợc định nghĩa trong điều lệ về công tác Tiêu
chuẩn hoá năm 1982 nh sau:
Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý đợc trình bầy dới
dạng văn bản pháp chế kỹ thuật ,xây dựng theo một thể thức nhất định
do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hay khuyến khích
áp dụng cho các bên có liên quan.Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu
chuẩn.
Từ các định nghiã trên ta thấy tiêu chuẩn có những đặc điểm sau:
+Tiêu chuẩn là một dạng tài liệu trong đó đề ra các quy tắc, hớng dẫn
hay đặc tính cho các hoạt động hoặc các kết quả của nó.
+Tiêu chuẩn xây dựng theo nguyên tắc thoả thuận.Vì vậy việc xây dựng
phải theo phơng pháp ban kỹ thuật để đảm bảo có sự tham gia của các
bên có liên quan.
+Tiêu chuẩn phải đợc một tổ chức thừa nhận thông qua .Nếu không thì
văn bản đó dù có giá trị đến đâu thì cũng không gọi là tiêu chuẩn .
+Các tiêu chuẩn đợc sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhiều lần,không thể
có tiêu chuẩn sử dụng một lần.
+Tiêu chuẩn đợc đa ra để sử dụng nhằm đạt đợc mức độ trật tự tối u
trong một hoàn cảnh nhất định.Cho nên có thể lúc này ,thời gian thay
đổi ,hoàn cảnh thay đổi tiêu chuẩn cũng cần đợc sửa chữa thay đổi .
+Tiêu chuẩn là một giải pháp tối u vì nó đợc xây dựng dựa trên nền tảng
là các kết quả vững chắc của khoa học,công nghệ và kinh nghiệm thực tế
theo phơng pháp thoả thuận nhất trí của các bên có liên quan.
3.Một số khái niệm khác.
Để hiểu rõ hơn về vấn đề tiêu chuẩn,Tiêu chuẩn hoá chúng ta
không thể không nhắc tới một số khái niệm , thuật ngữ có liên quan nh-
:tài liệu quy chuẩn ,quy định kỹ thuật,quy phạm,văn bản pháp quy,văn
bản pháp quy kỹ thuật.Sau đây là những khái niệm về chúng:
2

-Tài liệu quy chuẩn :là tài liệu đề ra các quy tắc hớng dẫn hoặc đặc tính
đối với những hoạt động,hoặc những kết quả của chúng.
Đây là một thuật ngữ chung bao gồm tài liệu nh tiêu chuẩn ,quy định kỹ
thuật,quy phạm và các văn bản pháp quy.Chữ tài liệu phải đợc hiểu là
một phơng tiện mang thông tin-những dạng khác của tài liệu quy chuẩn
đợc xác định căn cứ vào nội dung của nó.
-Quy định kỹ thuật :là tài liệu mô tả những yêu cầu kỹ thuật mà một sản
phẩm ,quá trình hoặc dịch vụ phải thoả mãn .
Cần chú ý rằng,một quy định kỹ thuật khi cần thiết phải chỉ dẫn các thủ
tục để xác định những yêu cầu đa ra có đợc đáp ứng hay không .
Quy định kỹ thuật có thể là tiêu chuẩn ,một bộ phận của tiêu chuẩn hoặc
độc lập với tiêu chuẩn .
-Quy phạm :là tài liệu đa ra hớng dẫn thực hành hoặc các thiết kế sản
xuất,lắp đặt bảo dỡng và sử dụng các thiết bị ,công trình hoặc sản phẩm.
Nh vậy quy phạm có thể là tiêu chuẩn ,một phần tiêu chuẩn hoặc độc lập
với tiêu chuẩn .
-Văn bản pháp quy :là một tài liệu đa ra các quy tắc pháp lý bắt buộc và
đợc một cơ quan có thẩm quyền chấp nhận.
-Văn bản pháp quy kỹ thuật:là tài liệu đa ra những yêu cầu kỹ thuật có
thể trực tiếp hoặc trích dẫn từ các tiêu chuẩn,quy định kỹ thuật hay quy
phạm thực hành hoặc đa các tài liệu trên vào .
Một cách tổng thể việc phân cấp các khái niệm này theo sơ đồ sau:

II.Mục đích, lợi ích và các nguyên tắc cơ bản của hoạt động tiêu chuẩn
hoá công ty.
1.Khái niệm về Tiêu chuẩn hoá công ty
Quy định kỹ
thuật
Văn bản pháp

quy

Tiêu chuẩnQuy phạm
Tài liệu quy
chuẩn
3
Văn bản
pháp quy kỹ
thuật

tiêu chuẩn hoá trong công ty là cơ sở cho hoạt động Tiêu chuẩn hoá
Quốc gia ,khu vực và Quốc tế .Chính tiêu chuẩn hoá công ty là nguồn
gốc để ra đời các dự án Tiêu chuẩn hoá các cấp cao hơn và cũng là nơi
để các dự án các tiêu chuẩn cấp cao đợc áp dụng và đem lại các lợi ích
thực tế .Nh vậy cấp Tiêu chuẩn hoá công ty đóng một vai trò rất quan
trọng trong hệ thống các tiêu chuẩn .
Có thể hiểu về Tiêu chuẩn hoá công ty nh sau:
Tiêu chuẩn hoá công ty là quá trình xây dựngvà thực hiện cac quy định
dùng trong phạm vi một tổ chức .
Nh vậy Tiêu chuẩn hoá công ty là những hoạt động thiết lập các điều
khoản (những tiêu chuẩn)và áp dụng chung nhng nó chỉ trong một phạm
vi của một công ty hoặc một tổ chức .Cho nên các tiêu chuẩn công ty có
thể lấy từ tiêu chuẩn Quốc tế,khu vực,Quốc gia,ngành...
2.Mục đích tiêu chuẩn hoá công ty
2.1.Thông hiểu .
Một số tiêu chuẩn công ty nhằm mục đích thông hiểu tức là dùng vào
việc trao đổi thông tin.
Ví dụ:Các tiêu chuẩn và thuật ngữ ,ký hiệu,dấu hiệu,tín hiệu,màu sắc
,âm thanh...
2.2.An toàn vệ sinh môi trờng

Một số tiêu chuẩn công ty cụ thể hoá các điều luật vệ sịnh an toàn và
môi trờng mà công ty phải đợc thực hiện trong các trờng hợp khác
nhau:an toàn điện,an toàn cháy ,nổ ,giới hạn các chất độc hại và các điều
kiện môi trờng trong sản xuất ,làm việc.Thực hiện các tiêu chuẩn này là
nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật,đồng thời cũng là điều kiện để đảm
bảo năng suất ,chất lợng và hiệu quả sản xuất của công ty.
2.3.Chất lợng sản phẩm .
Một trong những yếu tố quan trọng quyết định khả năng cạnh
tranh của công ty là chất lợng sản phẩm hay dịch vụ của công ty.Vì vậy
công ty phải quy định rõ ràng về tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm hay dịch
vụ của mình,đồng thời có biện pháp kiểm soát để không bao giờ có sản
phẩm không đạt tiêu chuẩn lọt ra ngoài .Việc kiểm soát chặt chẽ ở khâu
cuối cùng là cần thiết nhng chất lợng sản phẩm không phải ở khâu cuối
cùng ,chất lợng sản phẩm đợc hình thành trong suốt quá trình sản
xuất .Vì vậy công ty phải xây dựng đợc một bộ tiêu chuẩn kỹ thuật cho
nguyên vật liệu,bán thành phẩm mua vào ,các phơng pháp thử và quy tắc
giao nhận...Tiêu chuẩn về kỹ
năng trình độ của nhân viên ở các vị trí làm việc khác nhau để đảm bảo
chất lợng công việc,tiêu chuẩn về bao gói ,vận chuyển xếp dỡ sản phẩm
để bảo quản duy trì chất lợng sản phẩm .
2.4 .Giảm bớt chi phí , tăng lợi nhuận .
Mục đích cuối cùng của tiêu chuẩn hoá trong công ty là giảm bớt tất
cả các loại chi phí :Nguyên vật liệu , thời gian , nhân lực để làm tăng lợi
nhuận cho công ty .Xây dựngvà áp dụng tiêu chuẩn làm cho công việc
thiết kếnhanh chóng hơn , đơn giản hoá việc đặt mua và giao nhận
4

nguyên vật liệu , giảm bớt chi phí do phải dự trữ và do nguyên vật liệu
không đạt tiêu chuẩn , giảm bớt chi phí sửa chữa , gia công lại sản phẩm
, giảm bớt chi phí do phải bồi thờng và bảo hành sản phẩm .

3. Lợi ích cụ thể của hoạt động tiêu chuẩn hoá công ty.
Tiêu chuẩn hoá trong công ty nếu đợc làm tốt thì nó sẽ mang lại rất
nhiều lợi ích , sét theo trong từng lĩnh vực hoạt động của công ty thì có
thể là:
3.1:Trong lĩnh vực tổ chức quản lý
Tiêu chuẩn hóa làm giảm chi phí chung , giảm công việc văn phòng
do tiêu chuẩn quy định các thủ tục tác nghiệp hợp lý, thống nhất và rõ
ràng; Giảm chi phí lu kho và vận chuyển; giảm giá thành nghiên cứu và
triển khai; giảm chi phí đào tạo ; mua và sử dụng có hiệu quả trang thiết
bị sản xuất và thiết bị văn phòng; làm chủ và kiểm soát chất lợng ;tổ
chức hợp lý các cửa hàng và nơi giao nhận hàng hoá
3.2:Trong thiết kế
Tiêu chuẩn hoá giúp cho việc thiết kế nhanh hơn ;hiệu quẩ hơn ;tin
cậy hơn.
3.3:Trong công ứng, mua vật t.
Giảm chủng loại ,kích cỡ hàng đặt mua ; tiết kiệm do không cần nhiều
kho bãi dự trữ ; giảm những công việc hành chính có liên quan ; đảm
bảo chất lợng hàng mua ; ổn định giá cả ;giảm chi phí lu kho và kiểm tra
.
3.4:Trong sản xuất .
Tiêu chuẩn hoá giúp cho quá trình sản xuất liên tục và mềm dẻo ; hiệu
suất sử dụng trang thiết bị cao hơn ;giảm đợc chi phí bảo dỡng ,sửa
chữa , thay thế ; bảo đảm chất lợng sản phẩm phù hợp với thiết kế; bảo
đảm an toàn sức khoẻ cho ngời lao động; giảm chủng loại trang thiết bị
sử dụng.
3.5:Trong bao gói
Duy trì đợc chất lợng và an toàn sản phẩm ;dễ dàng và hạ giá
thànhvận chuyển .
3.6 :Trong tiêu thụ , bán hàng.
Nâng cao lòng tin với khách hàng ;khách hàng dễ dàng làm quen với

sản phẩm ; Giảm khối lợng công việc trao đổi , tạo ra đợc kênh tiêu thụ
hợp lý .
4. Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty
-Nguyên tắc 1:Giảm thiểu đơn giản hoá và thống nhất hoá .
tiêu chuẩn hoá là hoạt động thiết lập để sử dụng chung trong một phạm
vi nào đó.Vì vậy hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty phải giảm thiểu đợc
các hoạt động thừa và đơn giản hoá để tránh sự rờm rà , lộn xộn trong
quá trình hoạt động và có nh thế mới có thể thiết lập các điều khoản, áp
dụng các điều khoản một cách hợp lý .Mặt khác việc thiết lập các điều
khoản sử dụng chung nên cần sự tham gia , thống nhất của nhiều bộ
phận để tạo ra các nguyên tắc chung áp dụng cho các bộ phận.
5

-Nguyên tắc 2:Xác định thời điểm xây dựng và soát xét tiêu chuẩn công
ty.
Việc xây dựng các nguyên tắc ,(tiêu chuẩn) và áp dụng chúng vào
công ty cần phải xác định thời điểm xây dựng.Vì ở mỗi mỗi thời điểm
nh cầu và thực trạng của công ty khác nhau ,do đó việc các nguyên tắc
này phù hợp ở một thời điểm này nhng không có nghĩa phù hợp ở một
thời điểm khác .Bên cạnh việc xây dựng các tiêu chuẩn ,để đa các tiêu
chuẩn vào Quốc gia ,ngành,vv...Sự hài hoà hợp lý đó thể hiện ở chỗ là đ-
ợc các tổ chức thừa nhận hoặc có thể lấy các tiêu chuẩn Quốc tế ,khu
vực,Quốc gia ngành...để áp dụng vào công ty.Nói tóm lại tiêu chuẩn hoá
công ty ngoài việc phù hợp với công ty còn phải phù hợp với các tiêu
chuẩn ở các cấp bậc khác .Có nh thế việc áp dụng các tiêu chuẩn mới có
thể đem lại những lợi ích thoả đáng cho công ty .
-Nguyên tắc 5:Tuân thủ , hài hoà với quy định và luật lệ.Tiêu chuẩn hoá
công ty phải đợc nhà nớc chấp nhận có nghĩa là không làm trái với quy
định,luật lệ của nhà nớc hoặc tổ chức đề ra,nhằm không gây ảnh hởng
tiêu cực đến những môi trờng xung quanh.Hơn nữa khi tuân thủ hài hoà

với quy định,luật lệ thì việc Tiêu chuẩn hoá công ty mới đợc phép hoạt
động mà không bị ảnh hởng bởi các yếu tố bên ngoài về mặt pháp lý
,hay nói đúng hơn là hợp lý hoá về mặt pháp lý đối với các hoạt động
Tiêu chuẩn hoá công ty .
III.Nội dung hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty .
Hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty mặc dù hiện nay có nhiều thay
đổi,song nhìn chung thì việc hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty gồm 3
nội dung chính sau:
-Xây dựng tiêu chuẩn công ty ,tham gia hoạt động Tiêu chuẩn hoá các
cấp:
+áp dụng tiêu chuẩn
+thông tin tiêu chuẩn
1.Xây dựng tiêu chuẩn công ty ,tham gia hoạt động tiêu chuẩn hoá các
cấp
ở nội dung này nó bao gồm công tác xây dựng tiêu chuẩn công ty
(nội bộ) và tham gia hoạt động tiêu chuẩn hoá các cấp (bên ngoài )
1.1:Xây dựng tiêu chuẩn công ty
Công ty cần có tiêu chuẩn nội bộ cho các đối tợng tiêu chuẩn hoá
của mình.Tiêu chuẩn hoá nội bộ đó quy định các điều khoản cần áp
dụng để sản phẩm và dịch vụ của công ty thoả mãn nhu cầu ngày càng
cao của khách hàng đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất
kinh doanh nói chung.Nhìn chung trong từng thời điểm công ty phải xác
định đợc đối tợng nào cần phải đợc xây dựng để sao cho có đủ tiêu
chuẩn phục vụ cho sản xuất kinh doanh của mình.
Trong nhiều trờng hợp tồn tại những tiêu chuẩn bên ngoài do
chính đối tợng mà công ty cần xây dựng tiêu chuẩn nội bộ,nh tiêu chuẩn
Quốc tế (ISO,IEC,CAC,CDdex...),tiêu chuẩn hoá khu
vực(TCVN,BS,DIN,AS ,JIS...)tiêu chuẩn ngành,hội(TCN,ASTM...)hoặc
6

tiêu chuẩn các công ty khác ,thì công ty trớc hết cần cố gắng tập chung
nỗ lực chấp nhận các tiêu chuẩn bên ngoài đó,đặc biệt là các tiêu chuẩn
Quốc tế thuộc đối tợng u tiên hài hoà mà các tổ chức khu vực nh
asian,APEC,đã thông qua cho từng thời kỳ
Sau đây là một số trờng hợp có thể gặp và cách tiếp cận giải
quyết:
-Khi tiêu chuẩn bên ngoài khó hiểu ,cũng có thể do cách diễn đạt ,trình
bày khác gây hiểu lầm thì cần chuyển đổi sang tiêu chuẩn công ty sao
cho dễ hiểu và thích hợp với công ty .
-Khi tiêu chuẩn bên ngoài không hàm chứa các yêu cầu cụ thể thì cần
soạn thảo tiêu chuẩn công ty với những yêu cầu cụ thể ,rõ ràng:
-Khi tiêu chuẩn bên ngoài bao hàm quá rộng hoặc bao gồm những ph-
ơng án lựa chọn khác nhau thì cần soạn thảo tiêu chuẩn công ty nhằm cụ
thể hoá và chỉ rõ phơng án sản phẩm của công ty.
-Khi tồn tại một số hoặc nhiều tiêu chuẩn bên ngoài cho cùng một đối t-
ợng thì tiêu chuẩn nào công ty cần áp dụng và áp dụng có hiệu quả thì
công ty chấp nhận tiêu chuẩn đó thành tiêu chuẩn của mình.Về nguyên
tắc ,mức độ tơng đơng với tiêu chuẩn Quốc tế,khu vực,Quốc gia ,ngành
càng cao càng tốt.Nếu không phù hợp hoàn toàn đợc thì có thể tơng đ-
ơng với thay đổi biên tập hay thay đổi nhỏ về kỹ thuật.Khi không chấp
nhận đợc thì tiêu chuẩn bên ngoài vẫn luôn là một tài liệu tham khảo
quan trọng nhất trong quá trình soạn thảo tiêu chuẩn công ty .
Nhìn chung quá trình xây dựng tiêu chuẩn trong công ty cũng nh
xây dựng tiêu chuẩn Quốc gia ,nhng để nhấn mạnh một số giai đoạn
chính phù hợp với đặc trng của công ty chúng ta đi sâu vào một số giai
đoạn sau:
1.1.1.Đề xuất yêu cầu
Đây là giai đoạn đầu của quá trình xây dng tiêu chuẩn ,đó là đề
xuất đối tợng cần Tiêu chuẩn hoá .Nguồn đề xuất có thể cả bên ngoài và
bên trong công ty.Để xem xét và sắp xếp u tiên nhu cầu xây dựng tiêu

chuẩn có thể dựa trên câu hỏi sau:Nếu không có tiêu chuẩn thì sinh ra
vấn đề gì ?Mọi đề nghị nh nh vậy đợc gửi lên bộ phận tiêu chuẩn .
1.1.2.Thu nhập và phân tích thông tin.
Giai đoạn này gồm các công việc sau:
-Khảo sát
-Thu thập thông tin về sử dụng,thị trờng ,thiết kế ,sản xuất ,kinh tế ,các
tiêu chuẩn có liên quan hiện có ,công tác tiêu chuẩn đang tiến hành.
-Phân tích nhu cầu nhiệm vụ và chi phí của hoạt động tiêu chuẩn hoá .
-Xác định hiệu quả cụ thể .
Để tiến hành công việc trong giai đoạn này ,cần có đội ngũ cán bộ
chuyên môn,bao gồm cả ngời sử dụng và ngời sản xuất .Bộ phận tiêu
chuẩn có trách nhiệm tổ chức phối hợp và đảm bảo để mọi ngời có liên
quan đều đợc hỏi ý kiến vì điều này khiến qúa tán thành và áp dụng sau
này trở nên đơn giản .
7

trong giai đoạn này cần thu thập mọi tài liệu cơ bản hiện hành để tạo cơ
sở cho tiêu chuẩn cần biên soạn.Trớc hết là các dữ liệu trong nội bộ
công ty về sử dụng,sản xuất các chi tiết bộ phận có liên quan đến sản
phẩm cần Tiêu chuẩn hoá .Thu thập các danh mục sản phẩm của các bên
cung cấp ,các yêu cầu của khách hàng ,hoạt động của các đối thủ cạnh
tranh.
Cần có sự tiếp xúc với phòng cung ứng để có thông tin về loại hàng
hoá tơng tự có trên thị trờng mà công ty thờng nhập. Tròn quá trình
Tiêu chuẩn hoá phòng cung ứng thờng xuyên đợc hỏi ý kiến để tiêu
chuẩn trong tơng lai thích nghi với thị trờng về giá cả và chất lợng ,nh
vậy các kỹ s thiết kế sẽ tận dụng đợc những u việt của các sản phẩm ,tiêu
chuẩn của các bên cung ứng trong các bản thiết kế của họ .
Các tiêu chuẩn Quốc gia ,khu vực và Quốc tế cần đợc tham khảo
kỹ .Đơng nhiên khi sử dụng đợc Tiêu chuẩn hoá Quốc tế thì công ty có

thể thoả mãn đợc thị trờng trong và ngoài nớc.Đối với các tiêu chuẩn
Quốc gia ,nếu nh các tiêu chuẩn liên quan đến công ty hiện đang lu hành
thì phải đợc coi là cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn công ty .Nếu không có
tiêu chuẩn Quốc gia thích hợp,có thể tham khảo tiêu chuẩn các nớc khác
,trong đó chú ý đến các nớc công nghiệp quan trọng,có nhiều ảnh hởng
trong thơng mại quốc tế .
Bớc tiếp theo là sử dụng các tiêu chuẩn ngành ,liên hiệp công ty hay các
công ty khác .Tạo đợc sự thích ứng với các tiêu chuẩn này có thể đem lại
đợc nhiều ích lợi.
Khi sử dụng các tiêu chuẩn bên ngoài ,một vấn đề luôn đặt ra là sử
dụng hay chấp nhận nó ở mức nào .Chúng đợc áp dụng hoàn toàn hay có
chọn lọc và sửa đổi .Điều này tuỳ thuộc từng trờng hợp cụ thể ,tuỳ loại
tiêu chuẩn áp dụng ,tuỳ vào đặc điểm của công ty . Công ty dễ dàng áp
dụng các tiêu chuẩn cơ bản có tầm quan trọng với tiến bộ khoa học kỹ
thuật và làm cơ sở cho sự phát triển và công nghiệp hoá sau này ,nh đơn
vị SI,số u tiên,dung sai lắp ghép ,Modun trong lĩnh vực xây dựng, đơn vị
trong bao gói vận chuyển và bảo quản ,các phơng pháp thử cơ bản ,bản
vẽ và ký hiệu,xử lý số liệu...
Các tiêu chuẩn bên ngoài thuộc loại tiêu chuẩn cơ bản cũng có thể đợc
áp dụng dễ dàng ,các tiêu chuẩn này không liên quan trực tiếp đến cấc
sản phẩm cụ thể nhng có tầm quan trọng đến toàn bộ lính vực kiểm tra
và thử nghiệm ,các loại vật liệu ,bảo quản,môi trờng ,quản lý ... các tiêu
chuẩn bên ngoài có liên quan trực tiếp đến các sản phẩm cụ thể đợc áp
dụng tuỳ theo từng trờng hợp .Thông thờng các tiêu chuẩn Quốc gia và
Quốc tế chỉ tập trung vào việc kiểm soát vào kích thớc ,kiểu loại,các yêu
cầu về tính năng sử dụng,an toàn ...Tuy nhiên các yếu tố này không phải
luôn luôn kết hợp lại để có thể tạo nên các tiêu chuẩn hoàn chỉnh cho
sản phẩm ,đặc biệt là các sản phẩm phức tạp.Bởi vậy trong những trờng
hợp này công ty cần có những nghiên cứu và bổ sung thêm nhiều tiêu
chuẩn công ty .Cần nhắc lại rằng :các tiêu chuẩn bên ngoài đợc sử dụng

cho hoạt động Tiêu chuẩn hoá trong công ty phải đợc đáp ứng yêu cầu
8

thị trờng .Điều này chỉ có đợc nếu các yêu cầu trong tiêu chuẩn phải
thực sự phản ánh cả nhu cầu của ngời sản xuất và khách hàng với một
giá cả chấp nhận đợc.Nếu không thoả mãn nhu cầu này thì chúng sẽ bị
thay thế bởi các sản phẩm cạnh tranh tơng tự.Khi xét đến thị trờng
không chỉ giới hạn thị trờng trong nớc .Nếu có thể ,tiêu chuẩn công ty
phải phù hợp với tiêu chuẩn Quốc tế(nếu chúng hiện có ),trong một số
trờng hợp phải phù hợp với tiêu chuẩn Quốc gia mà công ty dự định
hoặc đã có,những khách hàng xuất nhập khẩu chủ yếu .
Một vấn đề thực tế khác là công ty nên áp dung tiêu chuẩn Quốc
gia hay Quốc tế khi chúng đã đợc biên soạn và phê duyệt hay đang ở
giai đoạn dự thảo .Không thể có câu trả lời chung cho mọi trờng
hợp.Kinh nghiệm cho thấy quá trình hoàn chỉnh và phê duyệt tiêu chuẩn
Quốc gia hay Quốc tế mất khá nhiều thời gian.Bởi vậy dù quá trình hoàn
chỉnh và phê duyệt có làm thay đổi nội dung chút ít của tiêu chuẩn sau
này,song nếu công ty đang có nhu cầu về nó thì cũng nên tranh thủ sử
dụng vào công việc của mình .
1.1.3.Tổng hợp,viết dự thảo .
Sau khi hoàn thành việc phân tích ,bớc tiếp theo trong quá trình
xây dựng tiêu chuẩn là tập hợp các thông tin nhận đợc để chuẩn bị dự
thảo tiêu chuẩn .Phải nắm vững các hớng dẫn của nhà nớc và công ty
trong quá trình trình bày tiêu chuẩn .Cần luôn nhớ rằng ,việc xây dựng
dự thảo là nỗ lực chung của cán bộ chuyên môn và cán bộ tiêu chuẩn
.Nên lu ý các điểm sau:
a.Phải ngắn gọn,xúc tích để các thông tin đợc rõ ràng ;
b.Tránh dùng ngôn từ đặc biệt-tiêu chuẩn không chỉ dùng cho các nhà
chuyên môn mà còn dùng cho các ngời khác và họ phải hiểu đợc văn
bản.Khi dùng thuật ngữ kỹ thuật phải có định nghĩa ;

c.Sử dụng minh hoạ-một biểu đồ tốt đáng giá hàng ngàn từ ,nên khi có
thể nên dùng biểu đồ hoặc hình ảnh ;
d.Sử dụng tra cứu-cần tránh những lặp lại không cần thiết , đặc biệt khi
thông tin lặp lại có trong tiêu chuẩn khác thì nên dùng hình thức tra cứu;
e:áp dụng đợc -tiêu chuẩn là để áp dụng nên thongtin từ ngữ phải rõ ràng
không thể dẫn tới nhiều cách giải thích.Dùng từ ngữ nh khi có thể khi
áp dụng đợc thì nên tránh dùng .Những yêu cầu kỹ thuật không đo đợc
hay không có phơng pháp thử thích hợp thì không nên quy định ;
f: Nhất quán- bản dự thảo phải nhất quán trong một hay trong một loạt
tiêu chuẩn .Cần tuân thủ nguyên tắc này trong cách sắp xếp các điều và
ngôn ngữ sử dụng.
1.1.4:Hoàn chỉnh dự thảo .
Dự thảo tiêu chuẩn đợc gửi cho những ngời trong công ty có liên
quan để lấy ý kiến. Cần gửi bản thuyết minh kèm theo dự thảo để giải
thích mục đích , nguồn gốc và sự cần thiết của tiêu chuẩn. Cần quy định
thời hạn nhận ý kiến để không trậm trễ trong việc xây dựng tiêu chuẩn .
Cán bộ tiêu chuẩn và cán bộ biên soạn tổng kết các ý kiến nhận đợc ,
dung hoà các ý kiến mô thuẫn , tổ chức hội nghị chuyên đề những dị biệt
9

.Cần có sự thống nhất trong các vấn đề .Nếu tiêu chuẩn đợc tán thành
theo quyết định của đa số, ác ý kiến của thiểu số có thể không thoả mãn
và điều này có thể ảnh hởng để áp dụng tiêu chuẩn .Bởi vậy cố gắng
tránh tình trạng nh vậy .
1.1.5:Xét duyệt .
Sau khi đã hoàn thành dự thảo tiêu chuẩn, phòng tiêu chuẩn chuẩn bị hồ
sơ để trình duyệt .Hồ sơ tiêu chuẩn gồm:
- Bản đề nghị xây dựng tiêu chuẩn ;
- Các bản dự thảo tiêu chuẩn ;
- Bản thuyết minh ;

- Các ý kiến góp ý ;
- Biên bản hội nghị chuyên đề (nếu có);
- Bản dự thảo cuối cùng .
Việc xét duyệt tiêu chuẩn phải đợc tiến hành ở cấp cao nhất trong công
ty .Cách thức duyệt tuỳ theo quy mô của công ty và cần đợc công bố rõ
ràng để tránh mọi dị nghị sau khi tiêu chuẩn đợc thông qua .Việc xét
duyệt cũng là cách để lu ý các bộ phận áp dụng tiêu chuẩn trong các
hoạt động của công ty.Tiêu chuẩn sau khi xét duyệt đợc cấp số hiệu vào
sổ đăng ký , lu trữ .Tuỳ theo điều luật hiện hành của từng nớc , có thể
phải đăng ký tiêu chuẩn ở mức cao hơn công ty .
Sau khi xét duyệt , tiêu chuẩn đợc công bố và phân phát cho các bộ
phận cần sử dụng của công ty .
1.2:Tham gia hoạt động Tiêu chuẩn hoá các cấp.
Công ty cần tích cực tham gia vào hoạt động Tiêu chuẩn hoá các cấp ,
nh cấp quốc gia , ngành , hội , quốc tế, khu vực.. Đây thực sự là biện
pháp hữu ích để bảo vệ quyền lợi chính đáng của chính công ty mình.
Khi tham gia vào quá trình xây dựng một tiêu chuẩn nào đó , ngoài việc
lắm đợc một nội dung tiêu chuẩn , học hỏi đợc kinh nghiệm của các bên
có liên quan , thì bản thân các quyền lợi chính đáng của công ty cũng đ-
ợc quan tâm chú ý tới, điều đó làm cho công ty dễ dàng áp dụng và áp
dụng có hiệu quả tiêu chuẩn đó hơn.
Các hình thức tham gia của công ty vào hoạt động Tiêu chuẩn hoá bên
ngoài có thể là một , một số , hoặc toàn bộ các hình r thức sau:
- Gửi các chuyên gia đại diện của mình tham gia vào các ban chuyên
ngành , ban kỹ thuật , tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn hoặc dự các hội nghị
chuyên đề có liên quan;
- Góp ý nội dung dự thảo các tiêu chuẩn có liên quan ;
- Đề nghị các dự án xây dựng tiêu chuẩn , xây dựng dự thảo đề nghị cho
các đối tợng có liên quan ;
- Đóng góp kinh phí và các điều kiện khác để xây dựng các tiêu chuẩn

,trớc hết cho các đối tợng là sản phẩm của công ty ;
- Cử các đại diện dự các hội nghị , hội thảo trong và ngoài nớc trong lĩnh
vực có liên quan để học hỏi kinh nghiệm và tham gia đóng góp vào sự
nghiệp Tiêu chuẩn hoá chung.
2:áp dụng tiêu chuẩn .
10