Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.doc

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của
Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang
mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an
ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa
công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá,
hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam
đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản
lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu
thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn
vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn
nữa.
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển
biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp
cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những
yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư –
lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả
thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này.
Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết
định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều
kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều
hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng
pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác,
kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.
Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức
đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng
cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu,

quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm
vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những
nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của
Nhà nước.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
1
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm
đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy
được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củ công tác Văn thư – Lưu trữ trong
các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào
tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng
được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư – Lưu trữ.
Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,
đường lối, chính sách của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước.
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và
tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ
quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của
quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ đối với hoạt
động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Xăng
dầu Hàng không Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Văn
thư Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam, em đã hiểu biết và nhận thức
sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ đối với hoạt
động của một cơ quan đơn vị nói chung và đối với Văn phòng Công ty Xăng
dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Và cũng chính trong thời gian thực tập
đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và
nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm
nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng

không Việt Nam. Vì vậy em đã chọn đề tài : “Một số biện pháp nhằm nâng
cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng
không Việt Nam” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình với mong muốn
góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Văn thư –
Lưu trữ của Công ty.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Đề tài khoá luận nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về Văn thư – Lưu trữ và công tác Văn thư –
Lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ (các hoạt
động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam) để
thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên
cứu, phương hướng và giải pháp đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại
Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
2
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận là lý thuyết về Văn
thư – Lưu trữ và thực tiễn các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng
dầu Hàng không Việt Nam. Cụ thể:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Xăng dầu
Hàng không Việt Nam.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là khối
văn phòng và tổ Văn thư – Lưu trữ Công ty.
- Thực trạng về hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại công ty như: Công
tác văn thư (xây dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ
chức quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ), công tác lưu trữ (phân
loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ,

thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ).
- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ từ đó tìm ra
ưu điểm, hạn chế của công tác Văn thư – Lưu trữ tai Công ty và đồng thời
chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế đó.
- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao
hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt
Nam.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những phương
pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
+ Phương pháp điều tra quan sát.
+ Phương pháp Duy vật biện chứng.
+ Phương pháp thống kê.
+ Phương pháp so sánh và đối chiếu.
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp.
+ Phương pháp phỏng vấn.
Khoá luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu
tham khảo, bố cục bài khoá luận được chia thành 3 chương:
Chương 1: Lý luận về công tác văn thư lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu
Hàng không Việt Nam.
Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác
Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
3
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ.

Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong
nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư
– Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác
Văn Phòng nói chung.
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.
1.1.1 Khái niệm văn phòng.
Văn phòng có thể được hiểu như sau:
- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một
cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm
quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì
có phòng hành chính.
- Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn
vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ,
có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…
- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức,
trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ,
tức là những công văn có liên quan đến công tác văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo,
đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung
của toàn cơ quan, tổ chức đó.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
1.1.2.1 Chức năng của văn phòng.
Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có
những chức năng cơ bản sau đây:
- Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố
chủ quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định
mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách

quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người
trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra
những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,
những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
4
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í vị sức ép, gò
bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp
xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là
chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác
Văn phòng.
- Chức năng tổng hợp:
Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu
vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà
văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu
cầu của người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng
thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể
mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng
hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết
thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan
trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý
nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm
củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển
của thời đại
- Chức năng hậu cần:
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc
về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho

mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi
đơn vị, tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết
định đến sự thành bại của công tác văn phòng.
1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng,
quý, năm của cơ quan.
- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và
các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng.
- Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ
quan , tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
5
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối
hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả
tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và
quyết định của Thủ trưởng.
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho
hoạt động và công tác của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an

toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân,
tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo
hường dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị
chuyên môn khi cần thiết.
1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.
1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư.
- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý
của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư
làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan,
các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt
trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một
trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.
- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản
do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…)
và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để
phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử
dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập
vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng
khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ
chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta
phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký
văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ…
Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành
một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức.
Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
6
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức.
1.2.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư.
* Vai trò của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn
phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm
một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong
guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn
thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận
hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản
lý Nhà nước.
* Ý nghĩa của công tác văn thư.
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác
những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ
quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy
đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều
nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất
là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác
văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn
bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin
mang tính pháp lý.
- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng. đúng chính sách,

đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được
bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng
sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của
cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan
cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong
cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ
lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động
của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng
minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu,
tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường
xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn
thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của
mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho
lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
7
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác
lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại,
nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không không đầy đủ
thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công
tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ
không được hoàn chỉnh.
1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư
ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công
văn, giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc

đáp ứng các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía
cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:
- Yêu cầu nhanh chóng:
Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc
xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Dó đó, xây
dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào
việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan.
Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải
quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi
cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong
mỗi văn bản.
- Yêu cầu chính xác:
Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính
xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải
hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
+ Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các
yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn
Nhà nước ban hành.
+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính
xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như
đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác
còn phải được thể hiện trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế
độ quy định của Nhà nước.
- Yêu cầu bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vây, trong
quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải
đảm bảo giữ gìn bí mật.

Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
8
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật
của cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn
thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới
chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các
cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản.
- Yêu cầu hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy
yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền
đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ
quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn
thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị văn phòng.
1.2.4 Nội dung của công tác văn thư.
1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý
của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính
trị - Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang… gọi chung là văn bản.
Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau:
- Soạn thảo văn bản:
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những
mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một
công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều
phương pháp soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người
khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo…
- Trình duyệt bản thảo:

Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và
trình ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt.
Những văn bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký
đều phải được Chánh Văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản
trước khi trình ký và ban hành.
- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản:
Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa
đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần
cuối rồi đánh máy, in sao văn bản.
- Ký và ban hành văn bản:
Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục
ban hành.
1.2.4.2 Công tác tổ chức quản lý và quản lý văn bản.
1.2.4.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
9
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
* Khái niệm văn bản đến:
Văn bản đến là những công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo...do các cơ
quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.
* Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến.
- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất
ở văn thư.
- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật.
- Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng
phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết.
- Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản của văn thư.

* Nội dung quản lý văn bản đến.
Bước1:Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến.
Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải
kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng
văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không. Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người
đưa văn bản cho mình.
Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất
văn bản bên trong phong bì không. Nếu có thì phải báo cho người phụ trách
công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn
bản đến cơ quan.
Bước 2: Phân loại sơ bộ.
Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận
văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại
phải đăng ký và loại không phải đăng ký).
- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi
tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ
quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức
danh hoặc ghi đích danh của họ).
- Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí,
bản tin…
Bước 3: Bóc bì văn bản:
Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay
sau khi nhận.
Khi bóc bì văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất phần
số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm
mất dấu bưu điện trên phong bì.
- Với văn bản thường:
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
10
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay
tránh làm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài
phong bì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản. Khi phát hiện những văn
bản gửi không đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó.
Nếu có phiếu gửi: Sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu
lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.
Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng
nhận văn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì.
- Văn bản mật:
Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan
phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn
bản thường. Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn
bản mật thì chỉ bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên không được bóc mà phải
chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật.
Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến:
Với bước này mục đích là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi
nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan.
Khi giải quyết và xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo
nguyên tắc: Kiên quyết không xem xét văn bản đến khi văn bản mà cán bộ
trình không có dấu “đến”.
Dấu đến có kích cỡ (5×3)cm như mẫu dưới đây:
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN
ĐẾN
Số đến………………….
Ngày đến……………….
Chuyển…………………
Lưu hồ sơ
số……………………….

MẪU DẤU ĐẾN
11
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Bước 5: Xin ý kiến phân phối văn bản đến.
Văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ
trưởng cơ quan hoặc người phụ trách quản lý công tác văn thư đển xin ý
kiến phân phối văn bản. Căn cứ vào ý kiến đó văn thư sẽ chuyển văn bản
đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Lưu ý: Khi sắp xếp văn bản trình người có thẩm quyền thì những văn
bản có dấu “khẩn” phải được xếp lên cùng.
Bước 6: Vào sổ văn bản đến.
Công việc này mục đích nhằm nắm được số lượng văn bản đến cơ
quan, nội dung của văn bản đến cũng như biết được đối tượng giải quyết
văn bnả đến.
Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống
kê và tra cứu tài liệu. Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức
như: Sổ, thẻ đăng ký hoặc bằng máy vi tính. Văn bản đến ngày nào thì
vào sổ ngày đó. Tùy theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lập các sổ cho
phù hợp.
Nếu số lượng văn bản nhiều thì lập các sổ như sau:
- 01 Sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật.
- 01 Sổ đăng ký văn bản thường của các đơn vị khác.
- 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”.
- 01 Sổ đăng ký đơn thư.
Nếu số lượng văn bản ít thì lập các sổ sau:
- 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”.
- 01 Sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Bìa ngoài:

Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
12
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Phần ghi trong sổ:
Ngày
đến
Số
đến
Nơi
gửi
văn
bản
Số/
ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn
bản
Trích
yếu
Lưu
hồ sơ
Nơi
nhận
hoặc
người

nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
Tên cơ quan (đơn vị)
Năm
Quyển số:
Từ số......................Đến số.....................
Từ ngày..................Đến ngày................
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
13
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Lưu ý: Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít, chỉ sử dụng
một sổ để đăng ký văn bản đến và các đơn vị (bộ phận) nhận văn bản cùng
nằm trong một khu vực, thì cột (9) để người nhận văn bản ký .
Sổ đăng ký văn bản “mật” đến gồm có 11 cột (như mẫu đăng ký văn bản
đến thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu”.Bìa sổ cũng giống
như bìa sổ đăng ký văn bản thường.
* Sổ đăng ký đơn, thư:
Mẫu bìa: Giống mẫu bìa của sổ đăng ký văn bản thường chỉ khác tên sổ
“Sổ đăng ký đơn, thư”.
Phần đăng ký bên trong của sổ đăng ký đơn thư:
Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến.
*:Trình xin ý kiến phân phối:
Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, nhân viên văn thư đăng

ký một phần vào sổ rồi trình tất cả các văn bản, giấy tờ đã nhận được cho
người phụ trách văn phòng của cơ quan xem xét và trình lên Thủ trưởng
cơ quan hoặc người được Thủ trưởng cơ quan uỷ quyền để ghi ý kiến
phân phối lên văn bản.
* Chuyển giao văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của
người phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết. Không để văn bản chạy vòng qua nơi không có
trách nhiệm giải quyết văn bản, không chuyển văn bản chậm.
Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người
có trách nhiệm giải quyết chậm nhất là 30 phút (nếu trong giờ hành
chính) và 1 giờ (nếu ngoài giờ hành chính).
Khi chuyển giao văn bản phải trao tận tay người có thrách nhiệm giải
quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ.
Trường hợp một văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cùng
giải quyết thì phải nhận tài liệu đó rồi mới chuyển tới nơi nhận.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
Ngày
đến
Số
đến
Họ tên
địa chỉ
người
gửi
Ngày
tháng
đến
Tríc
h yếu

nội
dung
Đơn vị
(người)
nhận giải
quyết
Nội dung giải
quyết số/ký hiệu
công văn trả lời
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
14
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có ký nhận của
người nhận văn bản.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN
Ngày chuyển Số đến
Đơn vị hoặc
(người
nhận)
Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Đối với văn bản “mật” : Mẫu sổ chuyển giao văn bản “mật” giống
như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột
(3).
Bước 8: Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan.
* Tổ chức giải quyết văn bản đến:.
- Đối với văn bản thường:

Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của
cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết.
Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải nghiên cứu,
nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó. Những
công việc có liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn
trương phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc. Không được tự ý
chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của
lãnh đạo.
Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh.
+ Đối với những công việc khẩn cấp, cần thiết đột xuất phải xin ý kiến
giải quyết ngay khi nhận được văn bản.
+ Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý
kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, không được đóng dấu lên lề văn bản
đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
+ Những văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ
công việc của cán bộ thừa hành.
Chỉ cán bộ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến
đề xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo
văn bản đó. Các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân
các dòng hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến.
Những văn bản đề cập đến những vấn đề quan trọng như chủ trương,
chương trình, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
15
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
tác của cấp trên đối với cơ quan… phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ
quan giải quyết.
Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, Thủ
trưởng cơ quan cần tham khảo ý kiến của cán bộ, bộ phận liên quan trước

khi giải quyết. Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một công việc gì,
cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản
mới nhận được.
- Đối với văn bản mật:
Nhân viên văn thư phải trao tận tay văn bản mật cho người có trách
nhiệm giải quyết, không được tự ý bóc văn bản khi thấy có dấu hiệu chỉ
mức độ mật.
Bất kỳ người nào được biết những điều bí mật, được giữ văn bản, tài
liệu mật phải thực hiện các quy định sau:
- Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có
trách nhiệm.
- Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo
đi công tác (nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến đi công tác).
Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà, hoặc đi công tác
phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang văn bản
tài liệu mật đi công tác, không được giao cho người khác giữ hộ,
không được để bất kỳ nơi nào không có người có trách nhiệm giữ gìn.
- Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Không
được trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an
toàn.
* Tổ chức kiểm tra văn bản đến:
Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc
của cơ quan.
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản
so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc
phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản.
Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc
giải quyết văn bản so với thời hạn quy định.
Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận

văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm
tra trên có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính.
1.2.4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
* Khái niệm văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả những văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi đi.
* Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
16
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký và làm
thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan.
* Nội dung quản lý văn bản đi.
Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản.
Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi đưa lãnh đạo ký
và đóng dấu, làm thủ tục gửi đi, đều phải được kiểm tra về thể thức. Việc
này thường được giao cho phụ trách bộ phận văn thư làm.
- Trước hết xem xét văn bản đó có hợp lệ không, tức là văn bản đó (từ
thảo, duyệt thảo, đánh máy, sao in đến ký) đã được thực hiện đúng theo
quy định của cơ quan chưa? Nếu chưa thì phải làm đủ các việc.
- Kiểm tra về thể thức văn bản đặc biệt là phần tác giả, ngày tháng,
trích yếu, nơi nhận, thể thức để ký, số lượng bản… Nếu còn thiếu sót thì
yêu cầu cán bộ phần hành hoặc đơn vị soạn thảo văn bản đó sửa lại.
Sau khi kiểm tra xong, nếu văn bản chưa có chữ ký của Thủ trưởng, văn
thư đưa xin chữ ký, sau đó đóng dấu cơ quan; vào sổ ghi ngày tháng làm
thủ tục gửi đi .
Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi.
- Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn
bản đi như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản…
vào những phương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính…

nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được
nhanh chóng.
- Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết
có trong các phương tiện đó.
- Trước khi đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại một
lần nữa về thể thức của văn bản, vị trí các thành phẩn, cách trình bày và
thẩm quyền ban hành văn bản .
Khi đăng ký văn bản đi cần hoàn thiện các thủ tục phát hành như:
- Ghi số lên văn bản ( đánh số văn bản)
Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày
đầu năm. Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo
nhiệm kỳ.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ
phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan,
không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản.
- Ghi ngày tháng lên văn bản:
Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký
vào các phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày
tháng ghi trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
17
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
ghi rõ ràng, chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm
số 0 ở đằng trước).
- Đóng dấu văn bản đi:
Đây là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi
đi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt
pháp lý. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn
bản khi văn bản đó chưa có ý kiến của người ký văn bản.

- Đăng ký văn bản đi:
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện trên các phương tiện như: Sổ
đăng ký, máy tính, thẻ.
Tuỳ theo số lượng văn bản đi của cơ quan nhiều hày ít mà lập sổ đăng ký
cho phù hợp. Thông thường đối với cơ quan có ít văn bản được ban hành
trong một năm hoặc một nhiệm kỳ, chỉ cần lập 02 sổ đăng ký văn bản đi
là đủ: Một sổ dùng để đăng ký văn bản mật đi, một sổ dùng đăng ký văn
bản đi chung cho các loại văn bản mà cơ quan ban hành. Đối với cơ quan
có nhiều văn bản được ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ thì
lập ít nhất 3 sổ như sau:Sổ đăng ký văn bản đi (mật), sổ đăng ký văn bản
đi (thường),sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật.
MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CHO VĂN BẢN THƯỜNG
* Bìa ngoài:
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
Tên cơ quan (đơn vị)
Năm
Quyển số:
Từ số............................Đến số........................
Từ ngày........................Đến ngày....................
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
18
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
* Phần ghi trong sổ:
Ngày tháng
Văn bản
Số và ký
hiệu văn bản
Trích yếu nội

dung văn bản
Nơi nhận
văn bản
Nơi giữ văn
bản lưu
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Bước 3: Chuyển giao văn bản đi.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
* Bìa sổ: Giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi.
* Phần ghi bên trong:
Ngày tháng
chuyển
Số và ký
hiệu văn bản
hoặc số
lượng
Nơi nhận
văn bản
Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
* Nguyên tắc:
+ Văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi có
chữ ký và dấu của người có thẩm quyền.
+ Đối với những văn bản có dấu “Khẩn”, phải chuyển đi trước.
+ Việc gửi văn bản phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản.
+ Những văn bản có nội dung quan trọng phải gừi kèm theo phiếu gửi
để kiểm tra.
MẪU PHIẾU GỬI
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P

19
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
* Những công việc cụ thể để tiến hành chuyển giao văn bản đi:
- Lựa chọn và trình bày phong bì:
+ Tuỳ vào số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn
bản to hay nhỏ mà chọn phong bì cho thích hợp. Phong bì văn bản phải
được làm bằng loại giấy tốt, bền, dai, không dễ bị thấm nước, không nhìn
thấy chữ của văn bản.
+ Góc trên, bên trái: Phần nơi gửi ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên
cơ quan, đơn vị gửi văn bản, địa chỉ, số điện thoại, hoặc số Fax (nếu có)
và sổ, ký hiệu của tất cả các văn bản có trong phong bì; dấu chỉ mức đọ
“khẩn” (nếu có). Đối với văn bản mật phải làm 2 phong bì. Phong bì
ngoài không ghi mức độ mật.
+ Góc trên bên phải dán tem.
+ Bên dưới, giữa - phần nơi nhận: Ghi rõ, đầy đủ chính xác tên cơ
quan (đơn vị) hoặc cá nhân nhận văn bản, địa chỉ của cơ quan (đơn vị)
hoặc cá nhân đó.
+ Phần nơi nhận trên phong bì đóng dấu hoặc viết hai chữ “ Kính
gửi”.
Lưu ý:
Khi trình bày phong bì không được viết tắt những chữ không thông
dụng, không xuống dòng một cách tuỳ tiện.
Sau khi đã làm phong bì và viết phong bì, gấp văn bản cho vào bên trong
và dán lại. Lưu ý khi dán phong bì không được để hồ dính vào văn bản.
Gửi văn bản đi:
- Đăng ký vào sổ chuyển và thực hiện việc chuyển văn bản đi.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
Ngày…tháng…năm…
Kính gửi…

Tên tài liệu…
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày…tháng…năm…
Người ký nhận
Tên cơ quan
Số/ký hiệu
Họ tên người ký
Đề nghị trả lại phiếu này
sau khi nhận được tài liệu
Chức vụ
20
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
* Ngoài bìa: Bìa sổ giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi.
* Phần ghi trong sổ:
Ngày tháng
chuyển
Số và ký hiệu
văn bản hoặc
số lượng
Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
+ Gửi văn bản trong nội bộ cơ quan:
Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị khi phát
hành cũng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ. Yêu
cầu người nhận văn bản ký nhận vào sổ (nếu cơ quan ban hành nhiều văn
bản và các đơn vị tổ chức của cơ quan không cùng nằm trong một khuân
viên).

+ Gửi văn bản qua bưu điện:
Khi gửi văn bản qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân
viên bưu điện, khi đã nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu bưu
điện vào cột (4) của sổ chuyển giao.
Mẫu sổ chuyển giao qua bưu điện cũng giống như sổ chuyển giao văn
bản trong nội bộ, chỉ khác tên gọi.
Chú ý: Nếu cơ quan ban hành ít văn bản và các đơn vị tổ chức của cơ
quan cùng nằm trong một khuân viên, thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi
làm sổ chuyển văn bản trong nội bộ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” Vào sổ
đăng ký văn bản đi sau cột (05).
- Kiểm tra việc gửi văn bản đi:
Chánh văn phòng, người phụ trách công tác văn thư của cơ quan phải
kiểm tra về nội dung và thể thức của các văn bản đi để nắm được tình
hình hoạt động của cơ quan và việc ban hành văn bản cơ của cơ quan cho
đúng các quy định của Nhà nước.
Phụ trách các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phải kiểm tra nội dung văn
bản, theo dõi việc hình thành và xử lý các văn bản đi tại đơn vị mình phụ
trách.
Nhân viên văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải
quyết các văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua bưu điện
hoặc định kỳ làm bảng thống kê những văn bản quan trọng đã gửi đến
các cơ quan, giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi tình hình nhận văn bản,
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
21
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
nhất là đối với những văn bản quan trọng, những văn bản có dấu hiệu
“mật”.
Bước 4: Sắp xếp và quản lý văn bản lưu
- Sắp xếp bản lưu:

Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan đã ban hành ra các
văn bản để gửi đi và đều lưu lại ít nhất 02 bản, 01 bản lưu tại bộ phận văn
thư co quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã
trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó. Vì vậy, nhân viên văn thư phải có trách
nhiệm sắp xếp các bản lưu văn bản tại bộ phận văn thư một cách có khoa
học, dễ tra tìm.
+ Đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp, việc sắp xếp
các bản lưu chỉ cần dựa vào số và thời gian ban hành văn bản để thực
hiện.
+ Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì sắp lên trên, văn bản
nào có số lớn, ngày tháng sau thì xếp xuống dưới.
- Bảo quản và phục vụ nghiên cứu, sử dụng:
+ Nhân viên văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm
hoặc từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến
khi nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng các
tập lưu văn bản đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu.
1.2.4.2.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật.
* Đối với văn bản đi:
Văn bản mật được gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng.
Văn bản mật phải được gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức
độ mật: Mật, tối mật, tuyệt mật. Các bước tiếp theo được tiến hành giống
như với văn bản thường.
* Đối với văn bản mật đến:
Văn bản mật đến được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung
vào sổ công văn thường. Đối với phong bì có văn bản mật thì văn thư
không được bóc mà chỉ được đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần
trích yếu thì bỏ trống. Nếu được người có trách nhiệm bóc bì cho phép
ghi trích yếu thì văn thư mới được ghi bổ sung vào. Chỉ những người có
tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công thực hiện mới được

phép bóc bì công văn mật. Các nghiệp vụ tiếp theo giống như cách giải
quyết với văn bản thường.
1.2.4.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tình chân thật trong văn
bản. Trong điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/4/2001 của
chính phủ quy định về quản lý và sủ dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
22
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội,
nghề nghiệp, hội quần chúng tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ
chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của công ty, tổ
chức và các chức danh Nhà nước”. Do đó việc tổ chức quản lý và sử
dụng con dấu là hết sức cần thiết.
Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm
giữ và đóng dấu. Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn
bản. Trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho
người khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan.
- Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và
ngoài giờ làm việc. Không được tùy tiện mang con dấu theo người.
Trong trường hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể mang dấu theo nhưng phải chịu trách
nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
- Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có
đủ thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.
- Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an
gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu

đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ
chức hat tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu
theo quy định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày
24/8/2001 của Chính phủ.
- Khi có quyết định chia tách, sát nhập giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ
có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con
dấu và nộp lại cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu
dấu.
- Trong trường hợp tạm đình chỉ việc sử dụng con dấu cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con
dấu phải thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy
phép khắc dấu và các công ty liên quan biết.
- Phải sử dụng đúng màu mực dấu do Nhà nước quy định (màu đỏ)
không được dùng màu mực dễ phai. Tuyệt đối không dùng vật cứng để
cọ rửa con dấu.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó
Thủ trưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý con dấu
một cách chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Văn phòng phải nghiên
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
23
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
cứu, đề xuất dự thảo quy chế báo cáo Thủ trưởng cơ quan ban hành để
thực hiện thống nhất.
Nguyên tắc đóng dấu:
- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản.
Nghĩa là dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan đó làm ra.
- Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
cấp có thẩm quyền.

- Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được
đóng dấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ ( văn bản giấy tờ chưa có chữ ký
của cấp có thẩm quyền ) hoặc đóng dấu vào các văn bản giấy tờ chưa ghi
nội dung.
Quy định đóng dấu:
- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái. Ngoài ra dấu của cơ quan, tổ chức còn được sử dụng
đóng vào băn bản trong những trường hợp như: Dấu treo, dấu giáp lai,
dấu lên phụ lục kèm theo bản chính.
1.2.4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ.
* Khái niệm.
Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải
quyết công việc đó.
* Tác dụng.
- Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn
vị sau khi giải quyết xong đều phải sắp xếp lại, lập thành hồ sơ để phục vụ
việc nghiên cứu. Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa
học, có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc và giúp cho việc giải
quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả.
- Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu.
- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị
vào lưu trữ.
* Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ
được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho
việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả;
khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản.

Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ
quan, quản lý chặt chẽ tài liệu.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
24
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị
vào lưu trữ.
Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc.
Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ chuyên
môn, các nhân viên văn thư hành chính…đều phải lập hồ sơ công việc của
mình làm. Việc lập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hay cán
bộ tổng hợp.
Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây:
- Lập bản danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần
lập trong năm. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ, nhất là
những hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị
trước. Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ
trong cơ quan, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và kinh
nghiệm công tác của bản thân, phải dự kiến trong năm tới có những công
việc gì phải làm. Từ những công việc đó sẽ hình thành những loại văn
bản gì và lập thành những hồ sơ gì.
Từ những dự kiến của mỗi cán bộ, sẽ tập trung hợp thành dự kiến của
đơn vị, của cơ quan. Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh
mục hồ sơ phải lập trong năm của cơ quan, do Thủ trưởng ký ban hành.
Trên cơ sở đó, bộ phận hành chính cung câp bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu
cho các đơn vị và cá nhân để thực hiện lập hồ sơ trong năm theo danh
mục hồ sơ.
- Mở hồ sơ:

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ
thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong
năm qua mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý văn bản “đi”, “đến”.
Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có công việc được
giao thì lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ.
Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa: Bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ
sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát
được nội dung sự việc.
Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành.
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.
Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản
giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào
bìa của hồ sơ. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ
các văn bản giấy tờ, không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số bản
nháp, tư liệu có liên quan đến sự việc trong hồ sơ.
- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ.
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
25