Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Bộ Xây dựng.pdf

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn
Quản trị Kinh doanh trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng đã giúp đỡ em trong
suốt 4 năm học vừa qua.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ông chánh Văn phòng Lê Duy
Hiếu, và cô Phạm Thị Toan – phòng Văn thƣ và các cô chú nhân viên trong
Văn phòng Tổng công ty Sông Đà đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian
thực tập tại công ty và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành
khóa luận này.
Đặc biệt, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới cô giáo - Tiến sỹ Trần Thị
Thanh Thủy là ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn em hoàn thành khóa luận này.

Sinh viên
Trần Thị Thanh Thúy







Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
HỆ THỐNG CÁC TỪ VIẾT TẮT
- TCT : Tổng công ty
- BP : Bộ phận
- CBCNV : Cán bộ công nhân viên
- KHCN : Khoa học công nghệ
- KHKT : Khoa học kỹ thuật

- PL : pháp luật
- VT – LT: Phòng văn thƣ – lƣu trữ
- SXKD : Sản xuất kinh doanh
- KHKT : Khoa học kỹ thuật
- CNTT : Công nghệ thông tin
- QĐ : Quy định
- VP : Văn phòng
- TT: Thông tin








Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
HỆ THỐNG CÁC BẢNG BIỂU
Tên bảng biểu Trang
Hình 1.1 : Các yếu tố môi trƣờng bên ngoài ảnh hƣởng tới
hiệu quả hoạt động VP
21
Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TCT Sông Đà 37
Hình 2.3 : Bảng thống kê số lƣợng công nhân viên TCT Sông
Đà
40
Hình 2.4 : Bảng lƣơng TB của nhân viên TCT Sông Đà 41
Hình 2.5 : Bảng tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh 2007-
2009

42
Hình 2.6 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng TCT Sông Đà 45
Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông
Đà
48
Hình 2.8 : Quy trình soạn thảo văn bản 55
Hình 2.9 : Tổng hợp văn bản TCT phát hành 2007 – 2009 56
Hình 2.10: Mẫu sổ công văn đi của TCT 58
Hình 2.11: Mẫu sổ công văn đến của TCT 59
Hình 2.12 : Tổng hợp văn bản đến và đi năm 2007 – 2009 60
Hình 2.13: Biểu đồ công văn đến và đi 2007 – 2009 60

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay, dù là kinh
doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự
vƣơn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thƣơng hiệu, củng
cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng nhƣ tăng cƣờng hiệu quả đầu tƣ,
sản xuất kinh doanh bên ngoài… Để làm đƣợc điều đó, chúng ta không thể
bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng.
Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều
cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất
lƣợng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ
chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã
hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cƣờng nguồn lực thông tin phải
khoa học - hợp lý, phải thu đƣợc chuyên môn hoá thành một bộ phận chức
năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn
phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành

nhu cầu bức thiết của xã hội. Trƣớc yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt
động văn phòng cần phải đạt đƣợc sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc.
Tổng công ty Sông Đà là một trong những doang nghiệp đứng đầu về
xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp của nƣớc ta và
chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ xây dựng. Với nhiều năm hoạt động, Tổng
công ty đã tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, và xây dựng
đƣợc một thƣơng hiệu vững mạnh trên thị trƣờng. Hiện nay, Tổng công ty đã
trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cùng
với một đội ngũ kỹ thuật, công nhân viên đông đảo có tay nghề và trình độ
chuyên môn cao sẵn sàng đón nhận những thách thức, cơ hội mới. Do vậy,
công tác quản lý, điều hành cũng nhƣ công tác văn phòng của Tổng công ty
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Tổng công ty phát
huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
Việc xây dựng văn phòng vững mạnh là một trong những yếu tố rất
quan trọng để giúp doanh nghiệp đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và đạt hiệu
quả làm việc tốt nhất đồng thời nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác
lãnh đạo. Đặc biệt trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty Sông
Đà, đƣợc tiếp xúc với công việc thực tế, kết hợp với việc khảo cứu các lý
luận làm nền tảng về công tác văn phòng, em càng nhận thức sâu sắc hơn về
vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng. Hiện nay, tuy có rất nhiều công trình
nghiên cứu về văn phòng nói chung, nhƣng tài liệu nghiên cứu về văn phòng
một cách chyên sâu và hệ thống về Tổng công ty Sông Đà và đặc biệt là về
hoạt động văn phòng của Tổng công ty này thì hầu nhƣ chƣa có. Vì vậy, em
chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại
Tổng công ty Sông Đà” để mạnh dạn đƣa ra một vài giải pháp hy vọng có thể
giúp ích cho công tác văn phòng của Tổng công ty đạt hiệu quả cao hơn.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Đề tài của khóa luận nhằm đạt đƣợc những mục đích sau:

- Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng
- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà
- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn
phòng tại Tổng công ty Sông Đà
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu
Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là thực tiễn hoạt động
văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Công tác quản trị văn phòng đƣợc đƣa
ra ở đây chỉ nhằm mục đích để tham khảo, so sánh. Cụ thể nhƣ sau:
- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của
văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc
biệt là bộ phận văn phòng của công ty.
- Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty nhƣ: công tác
văn thƣ lƣu trữ, công tác tham mƣu tổng hợp, công tác hậu cần, .....
- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty nhƣ: Ƣu điểm,
mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đƣa ra một
số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn
phòng tại công ty.
4.Giả thuyết nghiên cứu
Giả thuyết nghiên cứu của khóa luận này là:
Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định
đến sự thành công của doanh nghiệp.
Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng
của công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định
Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải
nhanh chóng, đồng bộ.
5. Phương pháp nghiên cứu

Trong khóa luận sử dụng những phƣơng pháp luận duy vật biện chứng
một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm phƣơng pháp phân tích, so
sánh đối chiểu, tổng hợp và thống kê.
6. Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, khóa luận đƣợc chia thành 3
chƣơng:
Chƣơng I : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng
Chƣơng II : Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại TCT Sông Đà
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Chƣơng III : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại
TCT Sông Đà

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Chương I: Lý luận chung về văn phòng và hoạt
động văn phòng
Chƣơng này tập trung vào nghiên cứu lý luận về văn phòng và hoạt
động văn phòng. Khái niệm, chức năng của văn phòng sẽ đƣợc trình bày để
làm rõ vai trò của văn phòng trong cơ quan tổ chức. Tiếp theo đó, những nội
dung chính của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng sẽ đƣợc phân tích nhằm
cung cấp cơ sở lý luận soi sáng cho việc đánh giá thực tiễn ở các chƣơng sau.
1.1 Lý luận chung về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Khi Việt Nam gia nhập vào WTO, bên cạnh việc đón nhận những thuận
lợi, những cơ hội phát triển lớn, Việt Nam còn phải đƣơng đầu với không ít
khó khăn, thử thách để tồn tại và phát triển. Vì thế muốn đứng vững đƣợc,
đòi hỏi mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống
văn phòng vững chắc, linh hoạt và hiện đại.
Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong

một cơ quan, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp
thủ trƣởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Nhƣ vậy, văn phòng
có thể đƣợc xem xét nhƣ là một hệ thống bao gồm các tác nghiệp có tính đặc
thù nhất định nhƣ trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ thông
tin về kinh tế, xã hội, hành chính… đồng thời phân phối, chuyển tải, thu
thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ
chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và
trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả
khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động cơ
quan, tổ chức.
Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn
phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
thẩm quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh
nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính. Hiện nay, văn phòng đƣợc nhìn nhận ở
nhiều góc độ khác nhau (Trần Thị Ngà, 2008):
Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.
Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt động tham mƣu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực
hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
Khi thực hiện hoạt động hậu cần với cơ sở vật chất và tài chính, văn
phòng còn đƣợc hiểu nhƣ một “thủ kho” thu nhỏ về tài chính, tài sản.
Ngoài ra văn phòng còn đƣợc hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan. Văn phòng cũng
đƣợc dùng để gọi các tổ chức đƣợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nhƣ : văn phòng
luật sƣ, văn phòng tƣ vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sƣ…
Trong thực tế, Văn phòng còn đƣợc xem nhƣ nhƣ là một cơ quan hoàn chỉnh,
là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính nhƣ các văn phòng đại diện của các tổ chức,

doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nƣớc ngoài.
Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn
vị, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông
tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo
mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động
của cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả (Trần Thị Ngà, 2008)
1.1.2 Chức năng của văn phòng
Mỗi doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ, đều xem văn phòng là bộ
máy trung tâm đầu não, là “cửa ngõ thông tin” liên kết mọi mối quan hệ
trong công ty hay với bên ngoài. Văn phòng có hai nhóm chức năng chính
sau:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
a. Chức năng tham mưu – tổng hợp
Để đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, nếu chỉ dựa vào cá nhân
mình là điều vƣợt quá khả năng của ngƣời quản lý. Khi đó chính là lúc văn
phòng thực hiện chức năng của mình đó là tham mƣu – tổng hợp giúp nhà
quản lý giảm bớt gánh nặng công việc và đƣa ra những quyết định kịp thời,
nhanh chóng và chính xác.
Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt
động tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công
tác tham mƣu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc
lập tƣơng đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thƣờng đặt bộ
phận tham mƣu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mƣu văn phòng phải tổng
hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản
lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham
mƣu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mƣu cho
lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu nhƣ: Công nghệ, tiếp thị, tài
chính, kế toán… Để có đƣợc những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận
tham mƣu là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ phòng ban

chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh
đạo những phƣơng án hành động tổng hợp.
Nhƣ vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mƣu vừa là nơi
thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung
cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý
của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ nhƣ: Xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh
nghiệp. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tƣ vấn cho lãnh đạo về
công tác soạn thảo văn bản…
b. Chức năng hậu cần.
Chức năng hậu cần là đảm bảo mọi điều kiện để hoạt động của doanh
nghiệp diễn ra bình thƣờng, tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và
cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chƣơng trình, kế
hoạch đề ra, hỗ trợ trang thiết bị, phƣơng tiện điều kiện cần thiết cho lao
động để nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của công nhân viên. Đây là
hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Không chỉ thế, chức năng này của văn phòng còn bảo đảm môi trƣờng
sinh thái của công ty lành mạnh, tạo lên diện mạo đoàng hoàng, khang trang,
góp phần xây dựng cơ quan theo hƣớng hiện đại.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí,
lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng, công tác phí, sửa
chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phƣơng tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân
viên thực hiện nhiệm vụ.

- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dƣỡng các trang thiết bị trong cơ quan,
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nƣớc
quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
vị với các cơ quan cấp trên, cấp dƣới, ngang cấp và với nhân dân.
Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
tham mƣu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ
sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và
phát triển công tác văn phòng.
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm
vụ chủ yếu nhƣ sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan,
đơn vị
- Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan
- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng: Đây là việc làm thiết thực
mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt
những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng
cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo
tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy đƣợc tính
thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức
bộ máy sao cho đáp ứng đƣợc cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với
công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông
tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với

tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn
phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và
quản lý, điều hành công việc.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Duy trì hoạt động thƣờng nhật của văn phòng: Khác với các hoạt động
khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thƣờng xuyên,
liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi,
vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn
phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tƣợng với hoạt
động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ
phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận
không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt
động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của
văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua
các nhiệm vụ trợ giúp, tham mƣu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng
các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt
động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì
đƣợc hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ
của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
- Đảm bảo công tác an ninh trật tự và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức
khỏe cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: Văn phòng thực hiện nhiệm
vụ tổ chức của công tác bảo vệ trật tự, an toàn vệ sinh môi trƣờng trong
và ngoài cơ quan. An ninh trật tự là điều kiện để doanh nghiệp có thể
hoạt động diễn ra suôn sẻ, bền vững. Điều này có ảnh hƣởng trực tiếp
tới năng suất lao động, tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên trong
doanh nghiệp. Đảm bảo an toàn doanh nghiệp nhƣ: Đảm bảo an toàn
cho ngƣời lao động; Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, môi trƣờng làm việc,
đảm bảo điều kiện y tế cho nhân viên; Đảm bảo an toàn về tài sản, cháy
nổ trong cơ quan; Đảm bảo an ninh trật tự: triển khai hệ thống bảo vệ,

thƣờng trực, bảo vệ, tuần tra canh gác trong cơ quan; Phối hợp, liên kết
với địa phƣơng và các cơ quan để giữ gìn an ninh trật tự
1.1.4 Vai trò của văn phòng
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Văn phòng là cửa ngõ, đầu vào của mọi cơ quan, có vai trò rất quan
trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ quan. Vai trò của văn phòng
đƣợc thể hiện nhƣ sau:
- Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây chuyền của
cả hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trƣơng chính sách của đảng và
nhà nƣớc trong cuộc sống.
Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo
văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định
quản lý nhà nƣớc bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ
quan, đơn vị, theo đúng chức năng quyền hạn, nhiệm vụ nhà nƣớc giao.
Thông tin xét về mặt hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả
quản lý. Mặt khác thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lƣợng của kiểm
tra trong quản lý nhà nƣớc. Thông tin là đối tƣợng lao động của cán bộ, công
chức, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý, là nhu cầu thƣờng xuyên trong
đời sống nhà nƣớc, cũng nhƣ từng con ngƣời. Bằng việc thu thập và xử lý
thông tin của các phòng, các cấp quản lý ban hành quyết định quản lý theo
đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối tƣợng quản lý đó là điều kiện
tiên quyết để các chủ trƣơng chính sách của đảng, pháp luật nhà nƣớc đi vào
suộc sống. Đồng thời văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai
hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có
nghĩa vụ thực hiện.
- Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các
hoạt động thƣờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của
hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói
riêng. Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt

động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thƣờng xuyên liên tục trƣớc
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
hết đƣợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc việc thực hiện chƣơng vụ
trọng tâm hàng đầu của công sở.
Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của
công sở.
Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong
điều hành hoạt động của công sở.
- Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ
phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống. Hoạt
động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công
tác trong cơ quan. Ngoài việc tham mƣu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các
quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc
việc thực hiện các quyết định của đơn vị có liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn
nếu có các khó khăn vƣớng mắc của cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phƣơng
án giải quyết.
- Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật,
phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của cơ quan.
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan
đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc
nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.
1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng
1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng
a. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp.
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu
tố tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị,
văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để
ngƣời lãnh đạo, quản lý đƣa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu
quả. Ngƣời lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin đƣợc mà phải có

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
ngƣời trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng đƣợc coi nhƣ
“cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều
đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp
nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để
chuyển tải hay lƣu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó
liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải
tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thƣ – lƣu trữ khi thu thập, xử
lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin đƣợc thu thập đầy đủ, kịp
thời, đƣợc xử lý khoa học đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có
đƣợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả
ảnh hƣởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
Môt số khái niệm về thông tin
- Thông tin là cơ sở để tham chiếu đƣợc thực hiện bằng hệ thống
máy vi tính để lƣu trữ hoặc truyền đi một chủ đề.
- Thông tin là nội dung các sự kiện đƣợc đƣa đến giúp con ngƣời
nhận biết đƣợc nội dung của sự kiện đó
- Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa đƣợc sử dụng để biểu thị
những vấn đề cụ thể, giúp đối tƣợng tiếp nhận thông tin ra đƣợc
những quyết định đúng đắn nhằm đạt mục tiêu mong muốn
Vai trò của Thông tin
Thông tin là một nhu cầu thƣờng xuyên không thể thiếu trong đời sống
xã hội của con ngƣời. Trong doanh nghiệp, thông tin đƣợc coi là mạch máu
của tổ chức, liên kết các bộ phận tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản
lý, thông tin có ảnh hƣởng quan trọng đến chất lƣợng của quản lý. Vì vậy
thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý.
Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đƣa ra những quyết định quản lý,
các nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dƣới để kịp thời nắm
bắt tình hình của tổ chức từ đó đƣa ra những quyết định đúng đắn kịp thời.

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì đƣợc sự điều hành, quản lý của
mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ
thống mạng thông tin nội bộ.
Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể đƣợc coi là
nguồn duy trì hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động văn
phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng là cửa ngõ thông tin của mỗi công ty, thu
thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế
hoạch, chƣơng trình công tác của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý
hành chính Nhà nƣớc. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản
lý đƣa ra những quyết định đúng đắn, làm cho chất lƣợng quản lý ngày càng
đƣợc nâng cao. Ngƣợc lại, nếu thông tin bị sai lệch, thiếu chính xác, chậm trễ
có thể gây ra những thiệt hại, ảnh hƣởng tới hoạt động của toàn cơ quan. Vì
vậy, việc thu thập thông tin kip thời, chính xác là điều rất quan trọng
Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực
hiện các mục đích sau:
- Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hƣởng hoạt động của doanh nghiệp.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của
doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến
các mục tiêu của doanh nghiệp; Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt đƣợc kết quả
đó; Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao
nhất; Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp; Nhà
quản lý hƣớng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trƣờng mà mọi ngƣời mong muốn
đóng góp; Kiểm tra việc thực hiện công việc.
b. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải

tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện
để duy trì hoạt động. Nhƣng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ
quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi
tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng
dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành,
giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là
thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn
phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động.
Các quy chế làm việc của doanh nghiệp đƣợc xây dựng thông qua hệ
thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy
định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức
phối hợp để hoạt động có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý
có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:
- Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp.
- Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng.

c. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị.
Cuộc họp, hội nghị của doanh ngiệp là sự gặp mặt của các nhà quản
lý trong doanh nghiệp nhằm đƣa ra các chiến lƣợc sản xuất kinh doanh.
Các cuộc họp hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ
của tập thể. Đó là hình thức tập thể lao động ra quyết định hoặc bàn bạc công
việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm,
thông tin...Chính vì nhiều mục đích nhƣ vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính
công việc để đƣa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng nhƣ thời gian của
cuộc họp.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác
định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chƣơng trình nghị sự, tài liệu

cho cuộc họp và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp.
d. Công tác văn thư - lưu trữ.
Công tác văn thƣ lƣu trữ giữ vị trí quan trọng trong hoạt động văn
phòng của mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực
hiện các hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả.
Công tác văn thư.
Công tác văn thƣ là toàn bộ công việc liên quan đến việc liên quan đến
soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, sử dụng quản lý con dấu và tổ
chức khoa học văn bản trong cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thƣ
là đảm bảo thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện đƣợc soạn thảo,
quản lý và sử dụng theo nguyên tắc văn thƣ là phƣơng tiện thiết yếu đảm bảo
công việc của cơ quan hoạt động có hiệu quả.
Công tác văn thƣ bao gồm những nội dung chính sau đây:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản là một phƣơng tiện lƣu trữ
và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử
dụng phƣơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác
dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan
hệ giữa chủ thể với các đối tƣợng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội…
phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lƣu trữ và lƣu hành văn
bản. Hiện nay ở nƣớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để
điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nƣớc có
thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số
văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn
vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị
ban hành những văn bản nội bộ nhƣ điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định
hành chính và quản lý thƣờng nhật. Để ban hành đƣợc những văn bản có nội
dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến
đối tƣợng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách

giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt đƣợc thông tin
đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin,
đó chính là văn phòng. Nội dung này bao gồm các công việc : Soạn thảo văn
bản, duyệt văn bản, đánh máy và nhân văn bản, trình ký và ban hành văn
bản.
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản: Nội dung này bao gồm : Tổ chức giải
quyết và quản lý văn bản đến; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi; Tổ
chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật; Tổ chức công tác
lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ.
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Trong doanh nghiệp thƣờng có hai loại con dấu sau: dấu doanh nghiệp
và dấu văn phòng. Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng
các con dấu nhƣ: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên
cơ quan, dấu họ tên của những ngƣời có thẩm quyền ký văn bản trong doanh
nghiệp.
Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp
pháp của văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo
những quy định nghiêm ngặt của nhà nƣớc và của doanh nghiệp. Đó là:
Mỗi doanh nghiệp chỉ đƣợc sử dụng một con dấu loại giống nhau.
Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trƣởng doanh nghiệp hoặc chánh văn
phòng giao cho ngƣời có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn lƣu giữ.
Ngƣời giữ và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc
giữ và đóng dấu, cho nên con dấu không đƣợc cho ngƣời khác mƣợn. Khi đi
vắng phải bàn giao cho ngƣời đƣợc trƣởng phòng chỉ định.
Ngƣời giữ con dấu không đem con dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi
công tác.
Con dấu phải đƣợc bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh
đạo.

Việc khắc con dấu phải do Bộ nội vụ ( nay là bộ công an) quản lý.
Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực quy định có màu đỏ tƣơi.
Công tác lưu trữ.
Lƣu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khao học những
văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của
doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết
Công tác lƣu trữ bao gồm các nội dung sau:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài
liệu thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lƣu trữ và các phông
lƣu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc
bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ. Xác định giá trị
tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn đƣợc những tài liệu có giá trị, đồng thời
loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử
dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc đƣợc thực
hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lƣu trữ.
Công việc này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc
khó khăn, đặc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nƣớc ta.
- Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải
đƣợc đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản.
e. Công tác hậu cần
Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố
kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ
chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trƣờng. Đồng thời
còn là phƣơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục
tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần
cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phƣơng tiện nhận và

truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thƣờng
xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch,
chƣơng trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc
cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lƣợng, sai lệch về chủng loại, phẩm
chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hƣởng trực tiếp đến
hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn
vị thƣờng ƣu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm
vụ.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Nhƣ vậy, công tác hậu cần đƣợc hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ
chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho ngƣời lao
động, các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, vật tƣ, thiết bị tài chính mà văn
phòng phải cung ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật nhƣ
cung cấp thông tin, tài liệu, tƣ liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động
hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.
Trong từng trƣờng hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng
đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời
điểm.
f. Công tác quản lý nguồn nhân lực
Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc
vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có
nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực
đóng một vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan
tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động
của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng.
Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau: Quản lý về giờ
giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan,
đơn vị; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết

định ban hành trong cơ quan; Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng lao động;
Công tác tổ chức tiền lƣơng của cán bộ, công nhân viên; Công tác đào
tạo, bồi dƣỡng và phát triển nguồn nhân lực; Chế độ chính sách cho ngƣời
lao động; Khen thƣởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng…
1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, vì thế tất yếu sẽ bị tác
động bởi môi trƣờng bên ngoài, và những yếu tố này đã tác động trực tiếp
đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. Chúng ta đi vào nghiên cứu một số
yếu tổ ảnh hƣởng sau:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Hình 1.1 : Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động VP











a. Yếu tố tổ chức
Hoạt động văn phòng trƣớc hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hƣởng,
đối tƣợng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ quyền lợi của cơ quan
đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đƣợc quy định
bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Đồng thời,
văn phòng cũng chịu ảnh hƣởng trong mối quan hệ tƣơng tác với các đơn vị

khác trong cơ quan. Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị với
văn phòng phải kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc.
b. Nguồn nhân lực
VĂN
PHÒNG
YẾU TỐ
TỔ
CHỨC
NGUỒN
NHÂN
LỰC
CƠ CHẾ
HOẠT
ĐỘNG
CỦA VP
CƠ SỞ
VẬT
CHẤT
BẦU
KHÔNG
KHÍ LÀM
VIỆC
HỆ
THỐNG
QĐ,
CHÍNH
SÁCH…
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý nhƣ hiện nay, yếu tố con

ngƣới có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng. Yếu tố này càng quan
trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn
phòng chƣa đƣợc coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay
đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nƣớc về việc cơ quan
Nhà nƣớc không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trƣớc đây
vẫn thực hiện.
Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ
chức quản lý, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng.
Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dƣới nghệ thuật quản lý có khoa
học sẽ thuận lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thƣờng xuyên linh
hoạt.
Yếu tố con ngƣời trong văn phòng bao gồm : nhà lãnh đạo, nhân viên,
khách hàng, đối tác… ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng.
Nhà lãnh đạo: Là ngƣời quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn
phòng. Doanh nghiệp có đạt đƣợc mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào
hoạt động văn phòng có khoa học hay không, phụ thuộc vào khả năng quản
lý, thông minh, quyết đoán nhạy bén của ngƣời lãnh đạo. Để quản lý tốt bộ
máy văn phòng, ngƣời lãnh đạo phải có một số phẩm chất cơ bản sau:
Một là : Có tầm nhìn chiến lƣợc
Hai là : Có tham vọng
Ba là : Có kỹ năng quản lý cần thiết: lập kế hoạch, kiểm tra, phân công
công việc, động viên nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí công việc đúng
ngƣời, đúng việc để phát huy khả năng cao nhất của nhân viên.