Tổng quan về công ty cổ phần cơ điện lạnh REE

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời nói đầu:
Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách Hành Chính
Quốc gia và sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ thì
nghiệp vụ Giao tiếp Hành Chính nói riêng cũng đóng một phần
quan trọng trong công cuộc đổi mới đất nớc, đồng thời đã thể hiện
vai trò không nhỏ cho hiệu quả công việc của mỗi cơ quan.
Trong hai năm học tập tại trờng em đã đợc nhận về Công ty Cổ
Phần Cơ Điện Lạnh
ree
. Tại đây em đã đợc học hỏi những công
việc thực tế với mục đích là gắn Nhà trờng với xã hội, kết hợp với
lí

thuyết đã học ở trờng để ứng dụng vào công việc thực tế. Qua
đó học sinh đợc tiếp xúc trực tiếp với các nghiệp vụ nh tổ chức hội
nghị, hội thảo, các chu yến đi công tác, cung cấp thông tin cho
lãnh đạomà nghiêp vụ giao tiếp Hành Chính là một công việc
không thể thiếu đợc trong hoạt động của mỗi cơ quan, xí nghiệp
nhằm trao đổi với cơ quan, xí nghiệp khác. Giao tiếp Hành Chính
là một trong những công việc chủ yếu của ngời th kí tại cơ quan.
Báo cáo này gồm có 3 phần chính, Đó là:
Phần Lời nói đầu:
Phần nội dung:
- Khái quát chung về cơ quan đơn vị mình thực tập
- Cơ sở Lí luận
- Nghiệp vụ giao tiếp Hành Chính tại công ty
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần kết luận:
Tuy nhiên em đã nhận thức đợc tầm quan trọng của Nghiệp

vụ Văn phòng song đây là lần đầu tiên em đợc tiếp xúc với thực
tế, với các hoạt động của cơ quan, khả năng nhận thức và các kiến
thức thực tế còn hạn chế. Chính vì vậy chuyên đề thực tập tốt
Nghiệp của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong đ ợc
sự chỉ bảo cũng nh y kiến đóng góp của các cô chú, các anh chị
trong văn phòng cơ quan công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh
ree
và
của các thầy cô giáo, để báo cáo của em đợc hoàn thiện hơn và
cung là giúp em hiểu biết về công việc chuyên môn của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!.

2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần II:

Phần nội dung:
Khái quát chung về cơ quan đơn vị mình thực tập
Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh
ree
Đợc thành lập vào năm
1977 tại thành phố Hồ Chí Minh.
Trụ sở

chính

: 364 Cộng Hòa Tân Bình Thành Phố Hồ
Chí Minh. Chi nhánh tại Hà Nội 41B Ly Thái Tổ- Quận Hoàn

Kiếm- Hà Nội
Những dấu ấn của REE :
- 1977 Thành lập công ty quốc doanh.
- 1993 Công ty đầu tiên của Việt Nam cổ phần hóa với vốn 16 tỷ
đồng.
- 1996 Thành lập công ty : Reetech sản xuất hàng cơ điện gia
dụng và công nghiệp. Sản phẩm Reetech đầu tiên xuất x ởng.
- 1997 Phát hành trái phiếu công ty ra Quốc tế.
- 1998 Vốn điều lệ 150 tỷ đồng.
- 2000 Công ty Việt Nam đầu tiên niêm yếu trên thị tr ờng chứng
khoán.
Đạt chứng nhận tiêu chuẩn chất lợng Quốc tế ISO 9002.
- 2002 Tăng vốn điều lệ lên 225 tỷ đồng. Sau hơn hai m ơi năm
trong lĩnh vực cơ điện REE M & E đợc thành lập với 100% vốn
của REE. REE chính thức tham gia lĩnh vực kinh doanh bất động
sản. Công ty quản ly bất động sản ra đời. Khai tr ơng tòa nhà
E.TOWN.
- 2003 Đạt tiêu chuẩn chất lợng Quốc tế ISO 9001 2000.
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Các hoạt động chính của REE :
- Dịch vụ cơ điện cho các công trình công nghiệp, th ơng mại và
dân dụng.
- Sản xuất máy điều hòa không khí Reetech, sản phẩm gia dụng
và tủ điện và sản phẩm cơ khí công nghiệp.
- Phát triển và khai thác bất động sản.
- Hoạt động đầu t tài chính vào các công ty, ngân hàng cổ phần.
Gần 30 năm hoạt động REE đợc biết đến nh một công ty tiền
phong vơn lên từ những thử thách. Dấu ấn của REE trải dài theo
từng chặng đờng phát triển của đất nớc bằng những công trình lớn

và những sản phẩm điện lạnh chất lợng cao mang thơng hiệu
Reetech. Qua nhiếu công trình trọng điểm khắp đất n ớc từ các sân
bay quốc tế đến các khách sạn năm sao, từ các nhà máy Công
Nghiệp, Nhà Hát, Ttrờng học, Bệnh viện,đã góp phần thay đổi
diện mạo của đất nớc.
Công ty đã từng bớc phát triển lớn mạnh và vững bớc trên th-
ơng trờng. Tự hào là một nhà thầu Cơ Điện Lạnh lớn mạnh nhất
Việt Nam đủ khả năng cạnh tranh với các nha thầu n ớc ngoài. Có
một điều không thể phủ nhận đợc REE đã, và đang là nhà thầu lớn
mạnh nhất Việt Nam.
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ hoạt động kinh doanh REE :

6
Hội Đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phát triển
và khai
thác bất
động sản
Sản xuất
máy điều
hòa nhiệt
độ, hàng
gia dụng tủ
diện
Dịch vụ cơ
điện công
trình công

nghiệp, thư
ơng mại và
dân dụng
Đầu tư
vào các
công ty và
ngân hàng
cổ phần
P. Kinh
doanh và kỹ
thuật
P. Phát triển
th trường
P. Vật tư
P. Thi công
và bảo hành
P. Quản l
hợp đồng
Xưởng tháp
giải nhiệt
Xưởng cơ khí
Nhà máy sản
xuất điều hòa
không khí
P. Kỹ thuật
P. Bảo hành
và bảo trì
P. Kinh
doanh
P. Đầu tư và

phát triển
Công ty quản
ly bất động sản
P. K Toán
Xưởng điện
P. Kinh doanh
và tiếp thị
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cơ sở lí luận
Chúng ta đều biết rằng, giao tiếp là một nhu cầu, là một
hoạt động không thể thiếu đợc của con ngời, đặc biệt là các văn
phòng trung tâm giao tiếp của cơ quan là ng ời th ky văn phòng
ngời trực tiếp thực hiện chức năng giao tiếp.
Để tiến hành các hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt thì các đối
tợng giao tiếp nói chung và ngời th ky văn phòng nói riêng cần
nắm vững các hình thức giao tiếp, nguyên tắc giao tiếp và kỹ
năng giao tiếp.

Các hình thức giao tiếp
:

Con ngời giao tiếp với nhau bằng nhiều hình thức. Sự phân
loại hình thức giao tiếp căn cứ vào nhiều tiêu chí khác nhau.
1.
Căn cứ vào tính chất tiếp xúc thì hoạt động giao tiếp chia
làm hai loại:
- Giao tiếp trực tiếp: là giao tiếp không qua các khâu trung
gian, giao tiếp mặt đối mặt.
- Giao tiếp gián tiếp: là thông qua một khâu trung gian nào
đó để giao tiếp.

7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hiện nay ở các công sở có một hình thức giao tiếp vừa
mang tính chất trực tiếp, vừa mang tính gián tiếp, đó là giao tiếp
qua điện thoại.
2.
Căn cứ vào tính chất của giao tiếp thì có thể chia làm hai loại:
- Giao tiếp chính thức.
- Giao tiếp không chính thức.
3.
Căn cứ vào vị thế giao tiếp thì hoạt động giao tiếp đ ợc chia
làm 3 loại:
- Giao tiếp ở thế mạnh.
- Giao tiếp ở thế yếu.
- Giao tiếp ở thế cân bằng.
Nhìn chung trong quá trình làm việc ở công sở ng ời th ky
văn phòng hầu hết đề tham gia vào các hình thức giao tiếp cơ bản
sau:
- Giao tiếp qua điện thoại.
- Giao tiếp qua văn bản.
- Giao tiếp qua các cuộc họp, hội nghị, hội thảo
- Giao tiếp với lãnh đạo, đồng nghiệp và khách.
Các nguyên tắc giao tiếp hành chính :

1. Đảm bảo hài hòa lợi ích của các bên tham gia:
Trong giao tiếp công sở đối tợng giao tiếp đến với ngời
th ky và cơ quan thờng mang một mục đích nhất định nào đó và
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
họ luôn mong muốn nguyện vọng của họ trở thành hiện thực. Tuy

nhiên, trong quá trình giải quyết công việc lại xảy ra hai tình
huống:
- Đối tợng giao tiếp đợc ngời th ky hoặc cơ quan đáp ứng yêu
cầu, nguyện vọng, tức là cuộc giao tiếp thành công ở xu hớng
tích cực.
- Ngời th ky hoặc cơ quan không đáp ứng yêu cầu của đối t-
ợng giao tiếp.
Lợi ích mà con ngời hớng tới trong hoạt động giao tiếp hành
chính có thể là lợi ích vật chất hoặc lợi ích tinh thần. Vì vậy, ng -
ời th ky phải xác định, cố gắng đảm bảo sự hài hòa giữa các bên
khi tham gia giao tiếp. Nguyên tắc này đòi hỏi ng ời th ky văn
phòng trong hoạt động giao tiếp hành chính cần chú y những
điểm sau:
- Tìm hiểu tâm ly của khách cũng nh yêu cầu, mục đích của
khách và mục đích của cơ quan, đơn vị cần đạt tới.
- Trong giao tiếp gián tiếp thì ngời th ky phải giúp cơ quan và
thủ trởng thu thập thông tin về phía đối tác và lợi ích mà họ h ớng
tới.
- Đặt mục tiêu sao cho mục đích của cơ quan mình đạt đ ợc và
lợi ích của đối tợng giao tiếp cũng đợc thỏa mãn một phần hay
toàn bộ. Có nh vậy thì cuộc giao tiếp mới đem lại kết quả cao
cho công việc.
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Ngay cả trong trờng hợp lợi ích của đối tợng giao tiếp không
đợc thỏa mãn thì ngời th ky cần tỏ thái độ cảm thông, chia sẽ chứ
không đợc thỏa mãn, hiếu thắng hoặc thờ ơ.
2. Cần đa ra nhiều giải pháp để đối tợng giao tiếp có thể lựa
chọn và quyết định:
Trong hoạt động giao tiếp hành chính, nhìn chung các bên

tham gia đều mong muốn đạt đợc mục đích. Tuy nhiên thực tế
các hoạt động giao tiếp lại không đáp ứng đợc hoàn toàn những
yêu cầu đó và việc một bên tham gia giao tiếp không đạt đ ợc mục
đích là lẽ thờng tình. Th ky văn phòng cần hiểu biết tình hình
thực tế đó và phải đặt ra một nhiệm vụ làm thế nào để có thể thỏa
mãn đợc tất cả hay một phần nào đó của ngời giao tiếp. Nếu
không thỏa mãn đợc thì cũng phải làm thế nào cho đối t ợng giao
tiếp hiểu và chấp nhận thực tế với tâm lí thoải mái và vẫn còn
tinh thần để hợp tác về sau. Để đảm bảo nguyên tắc này, ng ời th
ky văn phòng cần chú y một số điểm sau:
- Cần lắng nghe khách trình bày yêu cầu, nguyện vọng của họ
và căn cứ vào tình hình thực tế xem có thể đáp ứng đ ợc tất cả các
yêu cầu của khách, th ky cần phải vạch nhanh một số phơng án
để khách có thể lựa chọn.
- Khi đợc giao nhiệm vụ bàn bạc hoặc đàm phán với một đối
tác về một vấn đề nào đó, th ky cần phân tích tình thế cho cả hai
bên và có thể đa ra một số giải pháp để cuộc th ơng lợng đạt kết
quả cao.
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Khi đợc giao tổ chức điều hành một cuộc họp, nếu có một
vấn đề phức tạp hay cha thống nhất, th ky có thể đa ra một số
giải pháp để giải quyết vấn đề, sau đó đề nghị mọi ng ời thảo
luận, cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong các ph ơng án
đó.
3. Coi trọng và vận dụng tốt các quy phạm khách quan trong
giao tiếp:
- Quy phạm khách quan trong giao tiếp Hành Chính đ ợc
hiểu là những quy phạm pháp luật do Nhà Nớc ban hành hoặc
những quy phạm pháp luật mang tính quốc tế . Các quy phạm này

là các quy phạm của quản lí hành chính . Lợi ích không thể v ợt
quá những quy phạm pháp luật đá quy định cho mọi ng ời và do
đó trong giao tiếp Hành Chính không thể không dựa vào những
quy phạm pháp luật . Bên cạnh đó, quy phạm khách quan còn có
thể là những quy phạm đạo đức mà xã hội thừa nhận hoặc những
quy luật tất yếu của chính sách mà con ng ời buộc phẩi chấp
nhận.
- Để vận dụng nguyên tắc này, th kí văn phòng cần nắm
vứng nhứng chủ trơng, chính sách, các quy phạm pháp luật hiện
hành có liên quan đến các hoạt động của cơ quan hoặc liên quan
trực tiếp đến nhiệm vụ của mình; đồng thời th kí cũng cần nắm
đợc các quy phạm đạo đức của dân tộc mình hoặc của các n ớc có
liên quan đến đối tợng giao tiếp để vận dụng chung khi cần thiết.
4 .

Cần coi trọng ảnh hởng của các mối quan hệ
11
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Các đối tợng giao tiếp đối với ngời th kí văn phòng về cơ
bản đợc phân thành 2 nhóm:
- Đối tợng giao tiếp là khách đến làm việc với cơ quan:
trong đó khách có thể là cấp trên, có thể là đồng nghiệp ở cơ
quan bạn, hoặc có thể là khách đến liên hệ công việc.
- Đối tợng giao tiếp là khách nội bộ cơ quan bao gồm: thủ
trởng cơ quan, lánh đạo đơn vị và đồng nghiệp trong cơ quan.
Việc phân loại đối tợng giao tiếp nh trên giúp ngời th kí
văn phòng xác định đợc mình đang đứng ở vị thế giao tiếp nào từ
đó lựa chọn ngôn ngữ hoặc cách thức giao tiếp cho hợp lí. Tuy
nhiên, trong quan hệ giao tiếp hành chính ngời th kí lại gặp phải
các tình huống khó xử giữa một bên là công việc, một bên là các

mối quan hệ.
Trờng hợp nh vậy thì th kí cần linh hoạt để xử lí một cách
thích hợp, không nên quá cứng nhắc hoặc cực đoan quá. Điều cơ
bản nhất là ngời th kí văn phòng phải xác định mọi ngời trong
cuộc giao tiếp đều là quan trọng, cần phải tôn trọng họ và phải
giải quyết đợc những yêu cầu, đề nghị của họ một cách tốt nhất.
Ngoài 4 nguyên tắc vừa trình bày ở trên, ng ời th kí văn
phòng cần phải dựa trên những nguyên tắc giao tiếp của ng ời
Việt để thực hiện các cuộc giao tiếp có hiệu quả: đó là những cởi
mở, ân cần, chu đáo, hiếu khách và lịch sự.
-
các kỹ năng giao tiếp hành chính
12
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Ngời th kí cũng nh bất cứ ngời nào tham gia giao tiếp nào
đều phải sử dụng các kỹ năng giao tiếp cơ bản nh : nghe, nói,
đọc, viết và phản biện.
1, Kỹ năng nghe :
Kỹ năng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng trong
giao tiếp hàng chính, nó đòi hỏi ngời th kí phải rèn luyện thờng
xuyên để có thể hiểu đợc nhu cầu, tâm trạng của đối tợng giao
tiếp hoặc thu lợm đợc nhiều thông tin để có thể xử lí thông tin
một cách chính xác, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối vời đối t -
ợng giao tiếp.
- Để có đợc một kí năng nghe trong giao tiếp hành chính,
ngời th kí văn phòng cần phải chú

y đến một số điểm sau:
- Sẵn sàng nghe: thái độ sẵn sàng nghe đợc thể hiện ở
những hành vi cụ thể, chẳng hạn:

Khi chuông điện thoại reo, cần nhanh chóng nhấc máy, tự xng
danh.
Khi có khách bên ngoài đến làm việc, cần phải chủ động, gợi
mở, lắng nghe những yêu cầu của khách.
Với khách nội bộ, nên tạo một thói quen để đồng nghiệp nhận
thấy mình luôn sẵn sàng giúp đỡ các yêu cầu của họ.
- Trong quá trình giao tiếp, th kí văn phòng cần phải dành
một thời gian nhất định để nghe đối tợng giao tiếp nói hết các
suy nghĩ, các y kiến của mình. Trờng hợp này giúp cho đối tợng
13