TIỂU LUẬN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Họ và tên: Nguyễn Thị Ngọc Bích
Lớp: Quản trị kinh doanh 2
TIỂU LUẬN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
Trong một bữa tiệc hay một sự kiện có đông người, bạn sẽ thấy có những người nổi lên
giữa đám đông với một phong cách hòa đồng bên cạnh những người có vẻ kín đáo hơn. Họ
thường chủ động bắt chuyện với mọi người, niềm nở và có thể bắt chuyện với bất cứ ai.
Đó là một kỹ năng rất cần thiết cho người kinh doanh, nhưng trong thực tế, không phải ai
cũng có phẩm chất này. Dưới đây là một số cách để bạn trở thành người có khả năng thích
ứng nhanh với những tình huống giao tiếp trong xã hội.
I. TÌNH HUỐNG GIAO TIẾP TRONG XÃ HỘI
1. Đến dự với tinh thần thoải mái
Nếu bạn đi mà cho rằng đó là bất đắc dĩ và thấy không thoải mái, bạn sẽ làm cho buổi gặp
gỡ trở nên miễn cưỡng. Hãy nghĩ rằng đó là một cơ hội tốt để tiếp xúc với nhiều người và
bạn sẽ có buổi gặp gỡ vui vẻ và thú vị. Thay vì đứng lặng lẽ, dựa vào tường, vắt chéo tay
và khuôn mặt không mấy vui vẻ, bạn sẽ luôn cười nói, đi tới đi lui để tiếp chuyện và tỏ ra
rất thoải mái trong giao tiếp với mọi người.
2. Ăn mặc nghiêm túc
Trang phục thích hợp với hoàn cảnh sẽ làm cho bạn tự tin lên rất nhiều. Mỗi sự kiện khác
nhau, bạn cần có trang phục thích hợp và đó là cách bạn tôn trọng người khác và chính
mình. Điều đó giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp với người khác.
3. Hãy cười và chào mọi người một cách thân thiện
Người Trung Quốc có câu: “Nếu bạn không biết cười thì đừng bao giờ kinh doanh”. Nếu
bạn nhìn vào mắt ai đó từ cách 10 bước, hãy biểu hiện sự thân thiện bằng cách gật đầu
hoặc mỉm cười. Còn nếu cách 5 bước thì bạn hãy nói: “Chào anh!” hoặc “Dạo này bên anh
còn nhập hàng từ Nga nữa không?” tùy thuộc vào bối cảnh và đối tượng bạn gặp. Đừng
bao giờ cố tình làm như bạn không thấy người khác.
4. Chuẩn bị câu chuyện trước khi nói
Người ta cảm thấy dễ gần người khác hơn khi có cái để nói. Hãy thường xuyên cập nhật
thông tin trên báo chí để biết những gì đang xảy ra trên thế giới. Tìm đọc những tạp chí
chuyên ngành hoặc sách để cập nhật kiến thức trong lĩnh vực của bạn.
5. Luôn sẵn sàng chủ động giới thiệu mình với người khác

Chủ động giới thiệu mình và bắt tay làm quen là cách tốt nhất để hòa nhập với những
người lạ. Hãy luôn cầm ly rượu bằng tay trái để tay phải có thể sẵn sàng bắt tay. Nếu bạn
ngồi, quay sang hai bên, chào mọi người và tự giới thiệu mình.
6. Luyện tập kỹ năng nghe
1
Người ta thường nói “Nói là gieo, nghe là gặt”, nhưng thực tế phần lớn mọi người có xu
hướng thích “gieo” nhiều hơn “gặt”. Người có kỹ năng nghe tốt là người biết khuyến khích
người khác nói. Hãy đặt câu hỏi hoặc đưa ra lời bình luận để tiếp tục câu chuyện. Bạn có
thể dùng một số cách bình luận như: “Nghe có vẻ giống như ”, “Không biết có đúng là anh
A làm ở công ty XYZ không?”, “Tôi cũng gặp trường hợp tương tự năm ngoái ”, “Cuối
cùng anh ta làm gì?” Có rất nhiều câu hỏi để đào sâu thêm câu chuyện, nhưng cũng cần
chú ý bối cảnh để đưa ra cách tiếp chuyện thích hợp.
7. Đừng uống quá nhiều
Nhiều người nghĩ rằng uống sẽ làm tăng hưng phấn trong giao tiếp, nhưng mặt trái của nó
là bạn có thể sẽ không kiểm soát được bạn đã nói gì. Sẽ rất tệ hại khi bạn tỉnh táo và nhận
ra rằng lẽ ra không nên nói như vậy khi gặp gỡ người khác. Lúc đó thì đã quá muộn.
8. Lịch sự lúc chia tay
Bạn không chỉ cần lịch sự lúc ban đầu gặp nhau mà cách bạn rút lui, chia tay cũng là một
phần của kỹ năng giao tiếp. Nhiều người tìm cách lặng lẽ rút khỏi cuộc gặp gỡ và cho rằng
để không ảnh hưởng tới không khí của người khác. Đó là cách lý giải không hợp lý vì bạn
sẽ không gây được ấn tượng. Trong kinh doanh, cách bạn chia tay sẽ góp phần tăng cường
hình ảnh của bạn và có thể mở ra những cơ hội mới với đối tác. Những câu nói: “Rất hân
hạnh được gặp ông!”, “Hy vọng được gặp lại ông tại ”, “Tôi rất vui mừng được nghe anh
nói về ” không phải là vô ích.
II. BẢY NHÂN TỐ CƠ BẢN CỦA GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
Nếu bạn muốn là một nhà giao tiếp kinh doanh hiệu quả, việc nắm vững và ứng dụng tốt 7
yếu tố trên là rất quan trọng. Chúng ta hãy bắt đầu đi sâu vào từng yếu tố một…
1. Cấu trúc
Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng. Nó sẽ giúp các giao
tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi người.

Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba thành phần sau:
- Mở đầu;
- Nội dung;
- Kết thúc.
Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức giao tiếp của bạn là gì chăng nữa - bản
ghi nhớ, điện thoại, voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang web,…..
Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ là một cá nhân, một nhóm nhỏ,
một số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu.
Trong các trường hợp này, kích cỡ không quan trọng, quy tắc giao tiếp là bất biến.
2
Mở đầu
Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh chóng hiểu được nội dung giao tiếp là
gì.
Một phần mở đầu ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để người nghe của
bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục chú tâm vào nội dung giao tiếp còn lại.
Nội dung
Đây là nơi bạn trình bày “trái tim” của thông điệp giao tiếp.
Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu liên quan
tới hành động mà bạn muốn đối tượng giao tiếp thực hiện sau khi nghe thông điệp của
bạn.
Những số liệu, chi tiết hay hình vẽ minh hoạ, bạn giới thiệu rõ ràng, có trọng điểm và dễ
hiểu. Đừng làm đối tượng giao tiếp sa lầy bởi những thông tin không mấy liên quan, các
hình vẽ phức tạp, những con số và màu sắc khó đọc.
Có một phương thức hiệu quả đó là đưa những hình vẽ bạn sẽ giới thiệu cho một đứa trẻ
lớp bảy xem. Nếu đứa trẻ có thể hiểu được, thì bạn đang có một cơ hội giao tiếp hiệu quả
với mọi người.
Kết thúc
Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của mình, nhắc lại cho người nghe về những
luận điểm chủ chốt và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong muốn họ sẽ thực
hiện tiếp theo.

Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông điệp giao tiếp của bạn càng
được mọi người ghi nhớ lâu bấy nhiêu.
2. Rõ ràng
Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn truyền tải bởi vì những thông điệp phức
tạp và khó hiểu chỉ khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ lực giao tiếp của bạn
sẽ bị bỏ ngoài tai.
Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán ngoài giờ, đừng bổ sung vào đấy
những chi tiết ngân sách quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp tới - trừ khi
chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn.
Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia tách thông điệp giao tiếp của mình
thành các phần theo các nội dung riêng biệt.
3. Nhất quán
Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên bực tực bằng việc truyền tải một
3
thông điệp thiếu nhất quán. Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy trong thông
điệp giao tiếp của bạn.
Và một khi mọi người đã không tin tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động theo
những gì bạn mong muốn. Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông điệp giao tiếp khác
trong tương lai của bạn.
Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông điệp giao tiếp khác nhau mà nó có
thể nằm ngay trong một thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi.
Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan man từ đối tượng thứ nhất sang
đối tượng thứ ba và ngược lại. Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp giao tiếp là
không được thay đổi.
4. Phương tiện truyền đạt
Nếu công cụ duy nhất bạn có trong túi dụng cụ đó là chiếc búa, vật tiếp theo bạn nên tìm
kiếm đó là chiếc đinh.
Tương tự như vậy, nếu bạn tin rằng tất cả công cụ giao tiếp bạn có chỉ là PowerPoin, thì
nên nhanh chóng tìm kiếm những công cụ giao tiếp mới.
Có vô số các phương thức khác nhau để truyền đạt thông điệp của bạn. Điểm quan trọng là

lựa chọn đúng phương tiện.
Vậy đâu là phương tiện truyền đạt thích hợp nhất? Đó chính là phương tiện có thể truyền
đạt thông điệp của bạn:
- với độ chuẩn xác cao nhất;
- với khả năng cao nhất có thể giúp người nghe hiểu được;
- với chi phí tài chính thấp nhất;
- với chi phí thời gian ngắn nhất.
Chú ý: nó phải đáp ứng tất cả các yếu tố này. Hoàn toàn lẵng phí nếu bạn bỏ ra một khoản
chi phí cho những phương tiện truyền đạt thiếu một trong các nhân tố trên.
Vậy những phương tiện truyền đạt nào có sẵn? Bạn có cơ hội lựa chọn một hoặc phối kết
hợp các phương tiện sau:
- Bản ghi nhớ bằng giấy;
- Thư;
- Thuyết trình mặt đối mặt;
- Seminar;
4
- Trao đổi qua điện thoại;
- Họp bàn;
- Giới thiệu cá nhân trước nhiều người;
- Email;
- Voice email;
- Trang web;
- Webcast/webvideo;
- Truyền thanh;
- Truyền hình;
- PR;
- Quảng cáo TV/Film;
- Cd-rom/DVD.
5. Thích hợp
Rất nhiều người ngày nay vẫn tin rằng mọi người sẽ quan tâm tới thông điệp giao tiếp của

họ - và sau đó tiếp tục đẩy mạnh giao tiếp với bất cứ ai hay tất cả mọi người họ có thể tìm
thấy bất chấp nội dung thông điệp có thực tương thích hay không.
Thực tế tâm lý của con người là trừ khi một ai đó quan tâm tới chủ đề thông điệp của bạn,
còn bằng không chắc chắn họ sẽ không chú ý tới những gì bạn truyển đạt. Nói cách khác,
nếu bạn buộc họ phải quan tâm tới thông điệp của bạn, bạn đang đẩy họ vào vị thế chống
lại bạn và đương nhiên trong tương lai họ sẽ không chú ý tới các thông điệp bạn đưa ra cho
dù nó thích hợp thế nào chăng nữa.
6. Trước tiên/Mới đây
Bạn cần biết rằng các giao tiếp kinh doanh được ghi nhớ bởi một hoặc cả hai yếu tố sau:
- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần mở đầu;
- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần kết thúc;
Các nhà tâm lý học gọi những ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin đầu tiên là
“Tác động Trước tiên” (Primacy Effect). Tương tự, ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài
thông tin sau cùng đó là “Tác động Mới đây” (Recency Effect).
Xuất phát từ việc mọi người rất khó xác định Tác động nào là chiếm ưu thế nhất với họ, sẽ
tốt nhất khi các giao tiếp kinh doanh của bạn có phần mở đầu và kết thúc mạnh mẽ và đáng
5
nhớ.
Phần mở đầu mạnh mẽ có thể là bất cứ thứ gì thu hút được sự quan tâm của đối tượng giao
tiếp:
- một trích dẫn;
- một câu nói đùa;
- một lời đồn;
- một tuyên bố đặc biệt.
Bạn cần đảm bảo phần mở đầu luôn nhất quán và có liên quan mật thiết tới chủ đề giao
tiếp. Ví dụ, trong khi dòng mở đầu là “Sex miễn phí trong phòng giải lao”,… thực sự lôi
cuốn sự chú ý của mọi người, nhưng sau đó chủ đề giao tiếp của bạn là về máy móc, chế
tạo máy, chắc chắn người nghe sẽ rất bực bội. Họ có cảm giác mình bị lừa bịp.
Tương tự, một kết thúc mạnh mẽ nhưng không tương quan với nội dung thông điệp giao
tiếp cũng chỉ gây ra sự nhầm lẫn và thất vọng của mọi người.

Và bạn đừng cho rằng sự hài hước sẽ có tác dụng lớn. Giao tiếp kinh doanh mang tính
nghiêm túc và rất ít người có thể đưa ra được thông điệp hài hước tới người nghe mà vẫn
giữ được các nguyên tắc như trên.
Nếu bạn quyết định sử dụng yếu tố hài hước trong các giao tiếp, hãy nhớ kỹ các nguyên tắc
sau:
- Kể một câu chuyện như thể nó là sự thực. Điểm nút sẽ thú vị hơn nhiều nếu chúng ta
không mong đợi nó.
- Kể một câu chuyện để xây dựng điểm mấu chốt kinh doanh của bạn. Nếu bạn không tạo
được điểm mấu chốt, câu chuyện hài hước sẽ không có ý nghĩa nào cả.
- Đảm bảo bạn kể câu chuyện một cách chính xác, đừng quá sa đà vào từ ngữ vui nhộn, và
đảm bảo sự tương thích.
Phần mở đầu và kết thúc của những giao tiếp kinh doanh của bạn là dễ được ghi nhớ nhất
và vì thế nó cần có đầy đủ các nhân tố thiết yếu. Hãy chắc chắn rằng bạn đưa ra cho người
nghe điều gì đó đáng nhớ.
7. Nguyên tắc tâm lý 7±2 (bảy cộng trừ hai)
Từ lâu, các nhà tâm lý học biết rằng não con người có một khả năng có hạn để lưu giữ các
thông tin trong ngắn hạn hay một trí nhớ lâu dài.
Tương tự, não người cũng được cấu trúc để lưu giữ thông tin theo các cụm hay các nhóm
riêng biệt. Số lượng các nhóm này trung bình chỉ khoảng 7, cộng trừ 2. Nó cách khác, con
người chỉ có thể lưu giữ từ 5 đến 9 nhóm thông tin trong một thời điểm .
6