THẤT THOÁT THÔNG TIN & SỰ HỖ TRỢ CỦA CNTT TRONG GIAO TIẾP DOANH NGHIỆP

Trường ĐH Kinh tế TPHCM – Khoa QTKD
Đề tài:
THẤT THOÁT THÔNG TIN & SỰ HỖ TRỢ
CỦA
CNTT TRONG GIAO TIẾP DOANH NGHIỆP
Người thực hiện:
HUỲNH MINH XUÂN – Lớp QTKD2 HCĐH
THÁNG 2 NĂM 2009
Trang
1
Trường ĐH Kinh tế TPHCM – Khoa QTKD
LỜI MỞ ĐẦU
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, cạnh tranh dường như là một biện
pháp sống còn cho các doanh nghiệp. Để có thể thành công trong điều kiện như thế, thách
thứ đặt ra cho Doanh Nghiệp không phải đề ra các chiến lược cụ thể, khả thi nữa mà còn
đòi hỏi những kế hoạch đó phải được thực hiện một cách nhịp nhàng để có thể mang lại
một thành công mỹ mãn.
Điều này nói lên rằng quá trình trong thực thi những kế hoạch đòi hỏi phải đảm bảo tất cả
thông tin cũng như các mệnh lệnh, ý tưởng phải được truyền đạt đến đối tượng một cách
chính xác, kịp thời.
Trong giới hạn của khả năng, điều kiện và thời gian nghiên cứu nên trong đề tài này, tôi
chỉ xin trình bày lợi ích của công nghệ thông tin trong môi trường giao tiếp của Doanh
Nghiệp không những bên trong và bên ngoài với một mức độ khái quát hóa nhất định.
Đề tài nghiên cứu còn nhiều điều thiếu sót, mong Quý thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến
để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn.
Trang
2
Trường ĐH Kinh tế TPHCM – Khoa QTKD
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ..........................................................................................................Trang 2
MỤC LỤC ................................................................................................................Trang 3

I. KHÁI NIỆM..........................................................................................................Trang 4
1. Giao tiếp là gì?........................................................................................................Trang 4
2. Mối quan hệ trong Doanh Nghiệp như thế nào?....................................................Trang 4
3. Sự thất thóat thông tin là gì và những nguyên nhân?............................................Trang 4
II.ỨNG DỤNG CNTT TRONG GIAO TIẾP DOANH NGHIỆP......................Trang 5
1. Khả năng truyền đạt của thông tin.........................................................................Trang 5
2. Lưu trữ và truyền đạt thông tin..............................................................................Trang 6
3. Thời gian.................................................................................................................Trang 6
4. Quản lý và điều hành công việc.............................................................................Trang 7
5. Khả năng lan tỏa của tin, thông điệp......................................................................Trang 7
6. Tiết kiệm.................................................................................................................Trang 7
III. GIẢI PHÁP MỚI CHO GIAO TIẾP DOANH NGHIỆP TRONG TƯƠNG LAI...........
........................................................................................................................................Trang 11
IV. KẾT LUẬN.......................................................................................................Trang 14
Trang
3
Trường ĐH Kinh tế TPHCM – Khoa QTKD
I. KHÁI NIỆM:
1. GIAO TIẾP LÀ GÌ?
Hiểu theo nghĩa rộng, Giao tiếp là quá trình trao đổi và tiếp xúc giữa con người với môi
trường của mình
Hiểu theo nghĩa hẹp, Giao tiếp mà một quá trình đa kênh, sử dụng tất cả các phương thức
cảm giác.
2. MỐI QUAN HỆ GIAO TIẾP TRONG DOANH NGHIỆP NHƯ THẾ NÀO?
Trong hoạt động của Doanh Nghiệp, các mối quan hệ công việc là đa chiều vì vậy giao tiếp
trong môi trường Doanh Nghiệp cũng là giao tiếp đa chiều. Thể hiện ở:
a/ Giao tiếp bên trong Doanh Nghiệp:
• Giao tiếp từ trên xuống: Mục đích là
- Thông báo và giải thích những quyết định.
- Đáp ứng và phản hồi những ý kiến của nhân viên.

- Khuyến khích sự tham gia.
- Động viên và gây cảm tình với nhân viên….
• Giao tiếp từ dưới lên:
- Báo cáo công tác hay thành tích của cá nhân hay của đơn vị.
- Đưa ra đề nghị hay ý kiến.
- Phát huy sự tham gia chức năng quản lý….
• Giao tiếp hàng ngang: Giao tiếp giữa những người cùng cấp hoặc đồng nghiệp.Tuy
nhiên, trở ngại chính trong dòng giao tiếp này là:
- Sự biệt lập của các bộ phận.
- Thiếu thời gian và cơ hội giao tiếp.
- Sự ganh đua, ghen tỵ giữa các nhóm, bộ phận….
b/ Giao tiếp giữa Doanh Nghiệp và khách hàng, Xã hội và môi trường bên ngoài:
Là sự truyền tải thông điệp, sản phẩm, sự quan tâm …v…v… của Doanh Nghiệp
đến người tiêu dùng và Xã hội.
Như vậy, Giao tiếp trong môi trường Doanh Nghiệp là một sự giao tiếp giữa các thành viên
trong tổ chức, giữa Doanh Nghiệp và môi trường bên ngoài.
Từ đó cho thấy được, sự nhịp nhàng trong mọi hành động nhằm triển khai chiến lược kinh
doanh của Doanh Nghiệp là một sự nhất quán tư tưởng và là một hành động của một tập
thể. Điều đó có nghĩa là từ cấp lãnh đạo cho đến nhân viên thừa hành đều phải hiểu rõ mục
tiêu và ý nghĩa của hành động này. Nó chỉ có thể đạt được khi tất cả thông tin được truyền
tải chính xác, đầy đủ và đúng lúc.
3. SỰ THẤT THOÁT THÔNG TIN LÀ GÌ VÀ NHỮNG NGUYÊN NHÂN?
Trang
4
Trường ĐH Kinh tế TPHCM – Khoa QTKD
Đó là sự mất mát dần thông tin khi được truyền tải trong hệ thống thông tin của Doanh
Nghiệp. Nó làm cho phần thông tin nhận được bị sai lệch, khiếm khuyết dẫn đến người
nhận thông tin không hiểu rõ hoặc hiểu sai lệch ý muốn của người phát tin. Điều này ngày
càng nguy hiểm hơn khi cấp dưới hành động theo một thông tin sai lệch.
Nhìn chung các nguyên nhân của sự thất thoát này bao gồm:

• Thời gian truyền tin: Không đúng lúc
Việc nhận được thông tin quá chậm hoặc quá nhanh cũng làm cho người nhận thông
tin không có đủ hoặc quá dư thời gian để thực hiện (Đặc biệt, trong trường hợp quá
dư thời gian thì người nhận thông tin sẽ dễ chủ quan và cho rằng thứ tự ưu tiên cho
công việc đó không cao, hoặc thông báo quá sớm mà thời gian áp dụng còn quá dài
thì họ sẽ dễ quên)
• Môi trường truyền tin: Do tiếng ồn và các tác động bên ngoài làm cho giao tiếp bằng
lời nói không được truyền tải trọn vẹn.
• Vật mang tin: Trong giao tiếp bằng văn bản trước đây, sự mất mát thông tin do sơ
suất trong xử lý giấy tờ công văn là rất lớn. Vật mang tin có thể bị mất, bị rách và
làm cho phần tin bị thiếu sót. Không truyền tải được các thông điệp cần thiết.
• Người truyền tin và người nhận tin: Sự chuyển tải thông điệp thành lời hoặc văn bản
của người truyền tin cũng như người nhận tin bị ảnh hưởng bởi những lý do về trình
độ, tâm trạng, khả năng giao tiếp..v..v..
II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG GIAO TIẾP
DOANH NGHIỆP
Ngày nay, tốc độ phát triển của công nghệ thông tin ngày càng nhanh. Để mô tả vắng tắt
tốc độ phát triển này bằng cụm từ: “Thế giới phẳng”. Vậy, Nó giúp ít được gì cho Doanh
Nghiệp giải quyết vấn đề của mình?
1/ Khả năng truyền đạt của thông tin: Ngày nay bằng những phương tiện truyền thông
đã giúp ích rất nhiều trong giao tiếp. Cụ thể trong:
• Giao tiếp với khách hàng:
Những bài thuyết trình, giới thiệu sản phẩm của Doanh Nghiệp đã không còn khô
cứng, độc thoại như trước. Bằng những máy chiếu, màn hình LCD cỡ lớn, giàn âm
thanh cao cấp..v..v.. đã giúp Doanh Nghiệp làm chủ không gian giao tiếp, sinh động tạo
sức lôi cuốn hơn và điều quan trọng truyền tải được nhiều thông điệp hơn đến người
tiêu dùng trong cùng một khoảng thời gian so với trước đây.
Đối với những công ty có khách hàng lớn việc báo giá là khâu quan trọng nhất để tiếp
cận khách hàng. Nó mở đầu cho những cuộc gặp mặt thương lượng hợp tác sau này.
Bằng những ứng dụng của CNTT (như FAX, Email, Internet….), khách hàng có thể

nhận được thông tin từ doanh nghiệp nhanh chóng chính xác hơn.
Yếu tố địa lý ngày nay không còn đóng vai trò quan trọng trong việc xúc tiến mối quan
hệ làm ăn. Khi mà một công ty ở tận Mỹ muốn tìm đối tác tại Việt Nam có thể tìm thấy
cái mình cần trên Internet. Họ chỉ cần vào một trang tìm kiếm (SEO) như Google,
Trang
5