Ứng dụng máy vi tính trong công tác nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp tư nhân-xí nghiệp Quốc Anh

Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Lời nói đầu
Kế toán là một trong những công cụ quan trọng để quản lí nền kinh tế nói chung
và quản lí doanh nghiệp nói riêng. Là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin
về hoạt động kinh tế một cách thờng xuyên, liên tục, phục vụ cho nhà quản lý ra đợc
các quyết định tài chính tối u. Kế toán Việt Nam đã hình thành, phát triển và từng bớc
hoàn thiện phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và cơ chế quản lý kinh tế trong từng thời kỳ
trên khuôn khổ và môi trờng pháp lý nhất định. Kế toán phải tiếp tục đổi mới sao cho
phù hợp với kinh nghiệm và thông lệ kế toán phổ biến đợc quốc tế thừa nhận. Kế toán
phải trở thành công cụ hội nhập, có tiếng nói chung, có thể xuất khẩu, nhập khẩu dịch
vụ kế toán, thực hiện vi tính hoá hầu hết các đơn vị kế toán và các phần hành kế toán,
đảm bảo yêu cầu cung cấp kịp thời, nhanh chóng, chính xác đầy đủ mọi thông tin tài
chính và một phần lớn các thông tin quản trị doanh nghiệp.
Có thể nói, hiệu quả quản lý của một doanh nghiệp có mức độ lớn phụ thuộc vào
chất lợng hệ thống thông tin dựa trên máy tính của doanh nghiệp đó. Trong quá trình
hoạt động của doanh nghiệp, dữ liệu về các hoạt động sản xuất kinh doanh rất nhiều và
đa dạng. Vấn đề là phải quản lý chúng một cách có hiệu quả, bằng cách xây dựng
những hệ thống liên lạc và xử lý thông tin đủ mạnh, nhằm cung cấp một cách chính
xác và kịp thời thông tin làm cơ sở ra các quyết định quản trị. Những nguồn thông tin
quan trong nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp đều xuất phát từ hệ thống thông tin kế
toán. Điều này lý giải tại sao trong một tổ chức doanh nghiệp, phân hệ thông tin cần đ-
ợc tin học hoá trớc tiên, trớc tất cả các phân hệ thông tin quản lý khác. Và quá trình
ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu
kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho các quá trình ra các quyết định
quản trị đợc gọi là kế toán máy.
Trên thế giới, vấn đề tin học hoá hệ thống kế toán đã thực sự trở thành một sự
kiện từ những năm 50-60 trong hầu khắp các tổ chức lớn. Các phòng xử lý dữ liệu đợc
xây dựng với mục đích cài đặt các hệ thống máy tính, và phát triển những hệ thống kế
toán tự động hoá, có khả năng xử lý một số lợng lớn các giao dịch tài chính. Trong
những năm 80, cùng với sự ra đời của những bộ vi xử lý và sự giảm giá ghê gớm của
các hệ thống máy tính, giải pháp tin học hoá hệ thống kế toán đã đợc triển khai trong

phần lớn các tổ chức cỡ vừa và nhỏ. Chính quá trình tin học hoá hệ thống kế toán đã
thay đổi cách nhìn cuả các nhà quản trị doanh nghiệp đối với hệ thống kế toán. Đối với
họ, hệ thông thông tin kế toán không còn đơn thuần là một hệ thống xử lý giao dịch mà
là một cái gì hơn thế, một nguồn dữ liệu quan trọng trợ giúp cho quá trình ra quyết định
sách lợc và lập kế hoạch chiến lợc.
Nắm bắt đợc yêu cầu này, tại Việt Nam đến thời điểm hiện nay, kế toán máy đã
đợc triển khai tại những doanh nghiệp nhà nớc làm ăn có lãi và công ty t nhân lớn. Tuy
nhiên, ứg dụng máy vi tính trong công tác kế toán là một điều tất yếu mà tất cả các
doanh nghiệp ở Việt Nam đang cố gắng thực hiện.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
1
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn, đợc sự giúp đỡ của cô giáo-thạc sỹ Trần Hồng
Mai, thầy giáo-thạc sỹ Dơng Văn Tỉnh cà các cô chú trong đơn vị thực tập, em đã chọn
đề tài:
ứng dụng máy vi tính trong công tác nghiệp vụ mua nguyên vật
liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân-xí nghiệp Quốc Anh
Nội dung của luận văn bao gồm:
Chơng I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán
tại các doanh nghiệp sản xuất.
Chơng II: Thực trạng công tác kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán với ng-
ời bán tại doanh nghiệp t nhân- xí nghiệp Quốc Anh.
Chơng III: Thiết kế hệ thống và phân tích hệ thống nghiệp vụ kế toán mua
nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán
Chơng IV: Xây dựng, cài đặt và khai thác hệ thống chơng trình
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
2
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng

Chơng I
Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu
và thanh toán với ngời bán tại các doanh
nghiệp sản xuất
I- Vai trò, chức năng, nhiệm vụ kế toán và sự cần thiết phải hạch
toán nguyên vật liệu
1/ Vai trò và chức năng của nguyên vật liệu trong hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp sản xuất
Nguyên vật liệu đợc tham gia liên tục vào trong quá trình sản xuất, nó cấu thành
nên thực thể vật chất của sản phẩm hoặc đợc dùng để bảo đảm cho tài sản cố định và
công cụ dụng cụ hoạt động bình thờng. Để hoạt động sản xuất của doanh nghiệp đợc
liên tục, không bị gián đoạn và đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp phải tiến hành thụ
mua, bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu hợp lý. Có thể nói, việc mua nguyên vật liệu là
khâu đầu tiên của quá trình sản xuất. Công tác thu mua nguyên vật liệu nếu thực hiện
tốt sẽ là tiền đề cho cả quá trình sản xuất kinh doanh đợc thuận lợi và ngợc lại nếu mua
không đủ cung ứng cho sản xuất sẽ làm cho quy trình sản xuất bị gián đoạn.
Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động trong doanh nghiệp
đặc biệt là vốn dự trữ nguyên vật liệu. Vì vậy việc tăng tốc độ luân chụyển vốn lu động
phải đợc kết hợp chặt chẽ với việc dự trữ cũng nh sử dụng nguyên vật liệu để có thể thu
đợc hiệu quả.
Giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và
giá thành sản phẩm. Hay nói cách khác, nguyên vật liệu có vai trò quan trọng giúp
doanh nghiệp có thể giảm bớt đợc chi phí, nếu nh giá mua vào của nguyên vật liệu thấp
sẽ giúp doanh nghiệp hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. Doanh
ngiệp có thể lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với mình: có giá cả hợp lý, khả năng
cung cấp ngay, chất lợng đảm bảo, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển...Do đó, doanh
nghiệp phải tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, dự
trữ, bảo quản và sử dụng hợp lý nhằm giảm bớt tiêu hao nguyên vật liệu, tiết kiệm chi
phí sản phẩm, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng.
Nguyên vật liệu bao gồm nhiều chủng loại, nhiều chức năng khác nhau, chúng

có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá khác nhau. Vì vậy để dễ quản lý, ngời ta chia
nguyên vật liệu thành: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phế liệu...
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
3
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Chức năng của nguyên vật liệu chính là: đối tợng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới. Nguyên
vật liệu phụ sẽ bổ trợ cho nguyên vật liệu chính, nếu thiếu nguyên vật liệu phụ thì cũng
không thể hoàn thành đợc sản phẩm. Nh vậy, chức năng của nguyên vật liệu phụ làgiúp
sản phẩm đợc hoàn chỉnh để có thể tung ra thị trờng. Trong doanh nghiệp, sau mỗi quy
trình sản xuất thờng luôn có phế liệu. Đây cũng là loại nguyên vật liệu thải làm đau đầu
các nhà quản lý. Họ phải suy tính, tìm biện pháp để có thể sử dụng đợc loại phế liệu
này, tận dụng chúng một cách triệt để, hoặc nếu phải bỏ đi thì bỏ đi với số lợng ít nhất.
Trong các doang nghiệp khác nhau thì chức năng của các nguyên vật liệu cũng khác
nhau. Chúng ta phải hiểu đúng chức năng, công dụng, tính chất lý hoá của nguyên vật
liệu thì mới có thể sử dụng chúng hiệu quả.
2- Nhiệm vụ kế toán và sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu
2.1-Nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý nguyên vật liệu
Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Kế toán
nguyên vật liệu là việc ghi chép phản ánh tổng hợp và chi tiết số liệu về tình hình thu
mua vận chuyển và bảo quản quá trình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Đảm
bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ chủng loại nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh
doanh và đề ra mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý để sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
Thông qua kết quả hoạt động của kế toán nguyên vật liệu, các nhà quản lý doanh
nghiệp có thể nắm bắt đợc những thông tin một cách kịp thời và chính xác, để đa ra
những quyết định hợp lý, những biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, ké toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các
nhiệm vụ sau :
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng

vàgiá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

- Phân loại nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng để phục vụ
cho công tác quản lý và hạch toán. Sắp xếp nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu kỹ thuật
và khoa học nhất để tiện kiểm tra và theo dõi.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu xuất
kho, tính giá nguyên vật liệu xuất theo đúng chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm
riêng của từng doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao
nguyên vật liệu.
- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng chịu phí, tổng
chi phí sản xuất kinh doanh.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
4
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát
hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có
biện pháp sử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
- Kết hợp với thủ kho và cán bộ phòng vật t tham gia vào công tác kiểm kê đánh
giá nguyên vật liệu, lập các báo cáo và phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và
sử dụng nguyên vật liệu.
2.2- Sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Một doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau do đó trong
mỗi quy trình sản xuất luôn bao gồm nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và có số l-
ợng lớn. Vậy nhà quản lý muốn nắm bắt đợc việc nhập nguyên vật liệu, sử dụng chúng
thì không còn cách nào khác là phải hạch toán nguyên vật liệu. Hơn nữa, xuất phát từ
đặc điểm và tầm quan trong của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh,
đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở mọi khâu: thu mua, bảo quản, sử
dụng và dự trữ.
- Khâu thu mua: phải tiến hành kịp thời cho quá trình sản xuất đợc liên tục, thực

hiện theo đúng kế hoạch sản xuất, mua đúng chủng loại, đủ số lợng, phẩm chất tốt...nhà
quản lý phải hạch toán số lợng nguyên vật liệu đã mua, với chi phí và giá thành là bao
nhiêu để tiện cho việc tính doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp sau này.
- Khâu bảo quản: tổ chức sắp xếp những loại nguyên vật liệu có cùng đặc tính lý
hoá ra những khu riêng. Việc tổ chức kho tàng bến bãi phải thực hiện theo những chế
độ bảo quản đối từng loại nguyên vật liệu, tránh h hỏng mất mát, hao hụt. Thực hiện
công tác kiểm tra bảo vệ kho bãi nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu. Đồng thời
tổ chức hệ thống kho bãi khoa học, hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán
Nhập-Xuất, số lợng nguyên vật liệu còn tồn kho.
- Khâu sử dụng: sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chí phí
có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận,
tích luỹ cho doanh nghiệp. Do đó việc hạch toán tốt trong khâu này là rất quan trọng,
nhà quản lý phải thực hiện tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng
nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, kế toán phải cung cấp đầy đủ
những thông tin về nguyên vật liệu với t cách là một bộ phận của chi phí thờng xuyên
cần bù đắp sau mỗi chu kỳ kinh doanh để tính đúng và tính đủ giá thành
- Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu hợp lý
để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh bình thờng, không bị ngừng trệ gián đoạn
hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Nếu doanh nghiệp hạch toán tối đa
các khâu trên thì chắc chắn trong khâu dự trữ sẽ đợc đảm bảomojt cách khoa học.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
5
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Trong doanh nghiệp, công việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều đơn vị , bộ phận
tham gia, nhng việc quản lý tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu chủ yếu do bộ
phận kho và phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện. Việc hạch toán, theo dõi chi
tiết nguyên vật liệu đợc thực hiện ở phòng kế toán với kho của doanh nghiệp. Thông th-
ờng, công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có thể đợc thực hiện theo các phơng
pháp sau:

+ Phơng pháp ghi thẻ song song
+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
+ Phơng pháp sổ số d
II- Đặc điểm của nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán
với ngời bán tại các doanh nghiệp sản xuất
1- Đặc điểm của nghiệp vụ mua nguyên vật liệu

1.1- Khái niệm
Trong những tài sản của doanh nghiệp, nguyên vật liệu là những tài sản dự trữ
sản xuất, kinh doanh thuộc tài sản lu động.

Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới.
Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào
một chu kỳ sản xuất, chúng bị hao mòn toàn bộ và thay đổi về hình thái vật chất ban
đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, nguyên vật liệuchuyển dich
toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
Nếu nh trong doanh nghiệp thơng mại, đầu vào của quá trình kinh doanh là hàng
hoá mua vào để phục vụ bán ra thì trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính
là đầu vào của quá trinh sản xuất kinh doanh. Do đó mua nguyên vật liệu cũng là một
phần của nghiệp vụ mua hàng. Về cơ bản, nghiệp vụ mua nguyên vật liệu cũng chung
một số đặc điểm nh ngiệp vụ mua hàng trong doanh nghiẹp thơng mại.
Mua nguyên vật liệu thực chất là quá trình tài sản của doanh ngiệp sản xuất đợc
chuyển từ hình thái tiền tệ sang nguyên vật liệu dự trữ cho đầu vào của quá trình sản
xuất kinh doanh thông qua quan hệ thanh toán với ngời bán. Nguyên vật liệu sau khi
mua về sẽ đợc đa vào sản xuất gia công chế biến thành sản phẩm, từ đó phân phối ra thị
trờng. Nguyên vật liệu đợc nhà nớc cấp phát hoặc nhận giữ hộ câp trên không đợc coi
là nguyên vật liệu mua về trong kỳ của doanh nghiệp mặc dù nó làm bằng tài sản dự trữ
trong kho của doanh nghiệp.
ỉỉ

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
6
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Các doanh nghiệp sản xuất có thể mua nguyên vật liệu từ các nguồn khác nhau
nh: mua từ các doanh nghiệp sản xuất, hộ kinh doanh, cá thể, doanh ngiệp sản xuất
khác hay mua từ nớc ngoài ( nhập khẩu). Trong nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần
theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nớc, các doanh nghiệp có thể tự
do cạnh tranh, tự do tìm kiếm nguồn hàng và luôn đợc hành lang pháp lý của nhà nớc
bảo vệ. Vì thế, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp có chất lợng và giá cả hợp lý
với tình hình sản xuất của doanh nghiệp; chọn mà vừa có thể giữ đợc chât slợng của sản
phẩm mà vẫn hạ thấp đợc chi phí giá thành. Các daonh nghiệp sản xuất có thể mua
nguyên vật liệu theo các phơng thức: nhận hàng trực tiếp, chuyển hàng hoặc nhập khẩu.
Theo phơng thức nhận hàng trực tiếp: cán bộ cung ứng của doanh nghiệp sau khi
nhận hàng trực tiếp tại cơ sở mua và tự tổ chức vận chuyển hàng về doanh nghiệp. Sau
khi doanh nghiệp đã nhận nguyên vật liệu cùng các chứng từ mua hàng thì nguyên vật
liệu đợc xác định là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và mọi ruit ro trên đòng vận
chuyển doanh nghiệp phải chịu.
Theo phơng thức chuyển hàng: Cơ sở bán sẽ cuyển hàng đến địa điểm mà doanh
nghiệp đã chọn và qui định trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên. Khi chuyển nguyên
vật liệu đến nơi qui định, ngời cung ứng phải gửi cho doanh nghiệp chứng từ bán
nguyên vật liệu và tổng số tiền phải thanh toán. Doanh nghiệp sau khi nhận đợc chứng
từ của ngời cung cấp gửi đến sẽ chuyển cho phòng nghiệp vụ để đối chiếu với hợp đồng
kinh tế, sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm kê, ghi sổ và thanh toán
cho bên bán.
Đối với nguyên vật liệu mà trong nớc không có hoặc có nhng không đáp ứng đợc
yêu cầu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể mua của nớc ngoài thông qua hoạt
động nhập khẩu.
1.2- Phân loại và đành giá nguyên vật liệu
a. Phân loại
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều

loịa nguyên vật liệu khác nhau, chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá rất khác
nhau và biế động liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhằm tổ
chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, đảm bảo sử dụng có hiệu quả
nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì cần phải phân loại nguyên vật
liệu.
Tuỳ theo nội dung kinh tế và chức năng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh
doanh mà trong doanh nghiệp có sự phân chia nguyên vật liệu thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: lá đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp,
là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới:
Ví dụ: + Săt sthép trong công nghiệp cơ khí
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
7
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
+ Bông trong công nghiệp kéo sợi
+ PP,PE, HDPE, OPP, Metalized ( màng mỏng nhôm), màng nhôm tron g
công nghiệp sản xuất bao bì mang mỏng.
Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào nguyên vật liệu chính nh: bàn
đạp, khung xe đạp... trong công nghệ lắp ráp xe đạp; vật liệu kết cấu trong xây dựng.
- Vật liệu phụ: là đối tợng lao đọng, nhng nó không phải là cơ sở vật chấtchủ yếu
hình thành nên thực thể của sản phẩm. Vật liệu phụ cho kỹ thuật công nghệ hoặc quản
lý...nh dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất, thuốc trừ sâu, thuốc thú y, thuốc kích
thích sinh trởng chăn nuôi hay trồng trọt trong sản xuất nông nghiệp. Hoá chất: Toluen,
Acetone...keo ghép màng, mực in là nguyên vật liệu phụ để sản xuất một túi nhựa ( bao
bì màng mỏng) hoàn chỉnh.
- Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh
nh xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi....
- Phế liệu: là những nguyên vậtliệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh
của đơn vị, nó đã mất hết hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng ban đầu nh sắt thép vụn, gỗ
vụn...

Trên thực tế việc sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại nh đã trình bày ở trên là
căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, bờu vì có thứ
nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính nhng ở đơn vị khác lại là nguyên
vật liệu phụ
Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, cần phải biết đợc
một cách cụ thể và đầy đủ số liệu có và tình hình biến động của từng thứ nguyên vật
liệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Vì vậy,
nguyên vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá, theo qui
cách, phảm chất của nguyên vật liệu. Việc phân chia đó đợc thực hiện trên cơ sở xây
dựng và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu. Tuỳ theo số lợng của từng thứ, từng nhóm,
từng loại nguyên vật liệu mà xây dựng kí hiệu mã số cho nó, có thể gồm 1,2,3 hoặc 4
chữ số...
b. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo
những nguyên tắc nhất định.
Về nguyên tắc: nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo giá thực tế( bao gồm giá
mua, cộng với chi phí thu mua và vận chuyển)
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
8
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ thuế, giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá trị thực tế không có thuế GTGT đầu vào.
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đôid tợng chịu thuế GTGT, giá trị
nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
Do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thờng xuyên tăng giảm trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu
phải phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có về
nguyên vật liệu, do vậy trong công tác thực tế về hạch toán nguyên vật liệu, có thể đợc

đánh giá theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ hạch toán).
Trong trờng hợp này vào cuối kỳ hạch toán, kế toán tính giá thực tế của số nguyên vật
liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán
của nguyên vật liệu. Còn giá hạch toán của nguyên vật liệu đợc sử dụng để hạch toán
chi tiết và hàng ngày tình hình xuất-nhập-tồn kho nguyên vật liệu và để đánh giá thực
tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng và tồn kho cuối tháng.
Cuối tháng, tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho đợc thực
hiện nh sau:
+ Tập giá trị thực tế và giá trị hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu tháng và
nhập kho trong tháng.
+ Tính hệ số chênh lệch giá thực tế với giá hạch toán của nguyên vật liệu theo
công thức:
Hệ số chênh
lệch giữa giá
thực tế với giá
hạch toán
Giá thực tế của NVL tồn kho
đầu tháng
Giá hạch toán của NVL tồn
kho đầu tháng
Giá thực tế của NVL nhập kho
trong tháng
Giá hạch toán của NVL nhập
kho trong tháng
Hệ số chênh lệch giá thực tế với giá hạch toán của nguyên vật liệu có thể tính cho từng
loại, hoặc từng nhóm nguyên vật liệu theo yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin của
đơn vị.
+ Tổng hợp giá trị hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong tháng để tính
giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong tháng.
Giá thực tế của NVL

xuất trong tháng
Giá hạch toán của
NVL xuất trong tháng
Hệ số chênh lệch giữa giá thực
tế với giá hạch toán
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
9
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Việc tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong tháng đợc thực hiện trên bảng
kê tính giá thực tế của nguyên vật liệu.
2- Các phơng thức và hình thức thanh toán với ngời bán
Khi doanh nghiệp mua hàng, doanh nghiệp đã mất đi quyền sở hữu về tiền tệ và
đợc quyền sở hữu về hàng hoá. Khi doanh nghiệp mất đi quyền sở hữu về tiền tệ là lúc
doanh nghiệp đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho ngời bán. Việc thanh toán
có thể tiến hành trả trớc, trả sau hay trả ngay khi giao nhận hàng, tuỳ thuộc vào điều
kiện và mối quan hệ giữa hai bên đối tác.
2.1- Các ph ơng thức thanh toán hiện nay
Hiện nay các doanh nghiệp thờng sử dụng các phơng thức thanh toán sau:
- Thanh toán trả trớc: là việc trả tiền trớc khi giao hàng một khoảng thời gian
nhất định ( khoảng thời gian này dài hay ngắn tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa các bên
tham gia).
- Thanh toán ngay: là việc trả tiền đợc tiến hành song song với việc giao hàng
hoặc ngay sau khi xuất chuyển hàng hoá. Tuy nhiên, hình thức thanh toán cũng có thể
qua ngân hàng giữa các đơn vị kinh tế, tức là việc thanh toán đợc tiến hành qua hệ
thống tiền gửi ngân hàng giữa các đối tác kinh doanh. Khi tiền đợc chuyển vào tài
khoản tiền gửi ngân hàng của ngời bán thì phát sinh có tiền gửi tài khoản của ngời bán
và đồng thời phát sinh nợ tài khoản tiền gửi của bên mua.
- Thanh toán trả sau: là việc thanh toán đợc thực hiện sau khi giao hàng một
khoảng thời gian nhất định. Doanh nghiệp sau khi nhận đợc nguyên vật liệu mới thanh

toán tiền cho ngời bán.
2.2- Các hình thức thanh toán chủ yếu mà các doanh nghiệp hiện nay đang áp
dụng
- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa
ngời bán và ngời mua. Khi nhận đợc nguyên vật liệu, bên mua xuất tiền trong quỹ trả
trực tiếp cho ngời bán, có thể bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, ngân phiếu.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: đây là hình thức thanh toán qua trung gian là
ngân hàng, bu điện ( chuyển tiền bằng th (M/T), dùng hối phiếu( D/T) ). Sử dụng hình
thức này làm cho quá trình thanh toán trở nên đơn giản và thuận lợi hơn rất
nhiều so với thanh toán bằng tiền mặt. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
chủ yếu:
+ Séc: là hình thức thanh toán áp dụng phổ biến nhất. Đó là một tờ lệnh
trả tiền của chủ tài khoản, đợc lập trên mẫu do ngân hàng nhà nớc quy
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
10
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền nhất định từ tài khoản
tiền gửi thanh toán của mình để trả cho ngời thụ hởng có tên trên tài
khoản. Séc thanh toán gồm hai loại chủ yếu là séc chuyển khoản và séc
bảo chi.
. Séc chuyển khoản: là giấy uỷ nhiệm đợc lập trên mẫu in sẵn của
ngân hàng do chủ tài khoản phát hành để trao trả trực tiếp cho đơn
vị hởng ngay sau khi nhận đợc vật t hàng hoá. Séc này chỉ có giá trị
khi số d trên tài khoản tiền gửi của ngời mua lớn hơn số tiền ghi
trên séc có giá trị trong một thời hạn xác định.
. Séc bảo chi: Là loại séc đợc ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả số
tiền ghi trên séc. Séc này thờng đợc dùng để thanh toán giữa các đơn
vị cha đợc tín nhiệm lẫn nhau.
+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ

tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ, trich tiền từ tài khoản tiền gửi của mình
để trả cho ngời bán.
+ Thanh toán bù trừ: hình thức thanh toán này áp dụng trong trờng hợp
hai bên có quan hệ mua bán qua lại. Định kỳ hai bên phải tiến hành đối
chiếu giữa số tiền đợc thanh toán để tiến hành chi trả theo số chênh lệch
sau khi đã bù trừ.
+ Thanh toán theo kế hoạch: đợc áp dụng trong trờng hợp hai bên đơn vị
có quan hệ mua bán thờng xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau. Theo hình
thức này, định kỳ bên mua trả tiền cho ngời bán theo kế hoạch. Cuối kỳ,
hai bên sẽ điều chỉnh theo số thực tế.
+ Phơng thức nhờ thu: ngời bán sau khi giao hàng cho ngời mua thì nhờ
ngân hàng đứng ra thu tiền hộ mình. Do đó, ngời bán phải dùng hối phiếu
để đòi tiền. Có hai cách để đòi hỏi thanh toán:
. Nhờ thu phiếu trơn: đó là việc ngời bán hàng gửi trực tiếp bộ
chứng từ đến ngời mua để ngời mua nhận hàng và chỉ nhờ ngân
hàng thu hộ tiền bằng một hối phiếu không kèm chứng từ ( gọi là
hối phiếu trơn)
. Nhờ thu kèm chứng từ: ngân hàng khống chế bộ chứng từ, ngời
mua muốn có chứng từ để nhận hàng thì phải trả tiền ( D/P- chứng
từ khi trả tiền) hoặc ngời mua phải chấp nhận trả tiền ( D/A- chứng
từ khi chấp nhận)
+ Phơng thức tín dụng chứng từ( L/C: letter of credit): là phơng thức
thanh toán mà trong đó ngân hàng trên cơ sở yêu cầu của bên mua sẽ cam
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
11
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
kết trả tiền cho bên bán hoặc do một ngời đợc bên bán chỉ định. Nếu bên
mua thoả mãn các yêu cầu đề ra trong th thông báo gọi là th tín
dụng( L/C).

Ngoài ra, doanh nghiệp còn dùng các hình thức thanh toán khác nh:
+ Phơng thức chuyển tiền
+ Thanh toán uỷ nhiệm chi
+ Thanh toán uỷ nhiệm thu
III- Nội dung công tác kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán
với ngời bán
1- Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là việc ghi chép hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào
mẫu chứng từ in sẵn phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và hạch toán tổng hợp sau này.
Chứng từ kế toán là những chứng từ bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát
sinh và thực sự hoàn thành. Chứng từ kế toán là thông tin ban đầu, là cơ sở cho toàn bộ
công tác hạch toán kế toán.
Theo chế độ kế toán hiện hành hệ thống chứng từ kế toán bao gồm những chứng
từ có tính chất bắt buộc phải tuân thủ và những chứng từ có tính chất hớng dẫn để vận
dụng sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Trên cơ sở hệ thống
chứng từ kế toán, căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử
dụng một số biểu mẫu chứng từ ban đầu cho phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động
sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng nh đặc điểm của từng loại
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cụ thể, đối với nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán thì
chứng từ sử dụng là:
- Hoá đơn GTGT: áp dụng trong trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ. Yêu cầu của hoá đơn GTGT là phải ghi rõ từng chỉ tiêu giá cha
thuế, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán. Trong trờng hợp nếu hoá đơn GTGT chỉ
ghi tổng giá thanh toán thì thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
12
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
- Hoá đơn bán hàng: sử dụng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph-

ơng pháp trực tiếp.
- Hoá đơn đặc thù: đợc sử dụng đối với một số loại hàng hoá dịch vụ theo qui
định. Giá ghi trên hoá đơn đặc thù là giá thanh toán đã có thuế, do đó kế toán phải xác
định giá cha thuế và thuế GTGT đợc khấu trừ.
Giá cha thuế
Giá thanh toán đã có thuế
1+1% thuế xuất
Thuế GTGT đợc khấu trừ= Giá thanh toán đã có thuế giá cha thuế
- Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu
- Phiếu nhập kho của doanh nghiệp
- Các chứng từ khác có liên quan đến việc thanh toán tiền ( phiếu chi, giấy tạm
ứng, giấy báo nợ của ngân hàng...)
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ đợc tiến hàng theo các bớc sau:
- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ,
tập hợp đủ chứng từ cho bộ phận kế toán.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của
các chỉ tiêu mua
- Căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành ghi chép phản ánh vào các sổ kế toán.
- Lu trữ và bảo quản chứng từ
Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà có thể tổ chức luân chuyển theo một trình
tự khoa học, ví dụ nh: hoá đơn mua nguyên vật liệu sẽ đợc chuyển tới thủ kho để làm
căn cứ ghi phiếu nhập kho sau đó đợc chuyển kế toán nguyên vật liệu ghi vào sổ nhập
kho và kế toán thanh toán để ghi vào sổ theo dõi, giám sát việc thanh toán với ngời
bán. Lập trình tự luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý sẽ giúp cho thông tin kế toán
đợc chính xác đầy đủ, kịp thời.
2- Hạch toán chi tiết
Trong doanh nghiệp, việc theo dõi, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực
hiện bởi phòng kế toán và thủ kho. Sự kết hợp giữa phòng kế toán và thủ kho trong
công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giúp cho công tác kế toán đạt hiệu quả cáo
hơn, số liệu kế toán phản ánh trên sổ kế toán đúng với thực tế. Việc hạch toán chi tiết

nguyên vật liệu giữa phòng kế toán với kho có thể đợc thực hiện theo một trong ba ph-
ơng pháp: thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển và Sổ số d. Mỗi phơng pháp
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
13
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
đều có u điểm và nhợc điểm riêng, tuỳ vào điều kiện mà kế toán có thể lựac chọn một
trong ba phơng pháp để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
2.1- Ph ơng pháp thẻ song song: theo phơng pháp thẻ song song, kho và phòng kế
toán làm các công việc sau
- Tại kho: phải mở thẻ kho để ghi chép, theo dõi nguyên vật liệu về mặt
số lợng. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định thống nhất ( mẫu số
06 VT do Bộ tài chính ban hành ), đợc lập cho từng loại nguyên vật
liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng kí vào sổ đăng kí thẻ kho.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu, thủ
kho ghi số lợng thực nhập thực xuất vào các thẻ kho có liên quan. Cuối
ngày, thủ kho có nhiệm vụ tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng
từ xuất- nhập đợc ghi vào một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho phải thờng
xuyên đối chiếu với số tồn ghi trên thẻ kho với số nguyên vật liệu thực
tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp
nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ từ 3-5 ngày một lần, sau khi thẻ kho, thủ
kho phải chuyển toàn bộ chứng từ xuất- nhập kho đã đợc phân loại theo
từng loại nguyên vật liệu về phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết cho từng
loại nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở tại kho. Thẻ, sổ kế toán
chi tiết có nội dung tơng tự nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt
giá trị của nguyên vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ từ 3-5 ngày một
lần, sau khi nhận đợc các chứng từ xuất-nhập kho do thủ kho chuyển
đến, nhân viên kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ
nhập- xuất kho với các chứng từ có liên quan ( hoá đơn GTGT, hoá đơn

vận chuyển...), ghi hoá đơn giá và tính thành tiền trên từng chứng từ
nhập-xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất kho đã kiểm tra và
tính thành tiền, kế toán ghi các nghiệp vụ nhập-xuất kho vào thẻ kế
toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ tính
tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tòn kho của từng loại nguyên vật
iệu. Số lợng nguyên vật liệu tồn kho trên thẻ kế toán chi tiết phải đợc
đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng. Mọi sai sót
phát hiện khi đối chiếu phải đợc xác định nguyên nhân và xử lý. Trên
cơ sở của các thẻ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán lập Bảng tổng hợp
nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này dùng để đối chiếu
với kế toán tổng hợp.
Phơng pháp thẻ song song có u điểm là đơn giản, dễ làm. Tuy nhiên cũng có mặt
hạn chế đó là trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức
lẫn phí lao động do ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho.
Sau đây là sơ đồ khái quát chi tiết nguyên vật liệu theo phơng thẻ song song.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
14
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
2.1- Ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: phơng pháp này đợc hình thành dựa
trên cơ sở cải tiến một số bớc của phơng pháp thẻ song song.
- Tại kho: phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng của từng loại
nguyên vật liệu.
- Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
nguyên vật liệu mà thay vào đó mở Sổ đối chiếu luân chuyển. Để có
số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập Bảng kê nhập và

Bảng kê xuất trên cơ sở chứng từ nhập -xuất-kho. Cuối tháng, kế
toám tiến hành ghi Sổ đối chiếu luân chuyển. Mỗi loại nguyên vật
liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển và đợc phản
ánh qua các chỉ tiêu: xuất-nhậptồn kho. Số lợng của từng loại nguyên
vật liệu trên Sổ đối chiếu luân chuyển đợc đối chiếu với thẻ kho của
thủ kho còn số tiền thì đợc đối chiếu với kế toán tổng hợp TK 152.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
15
Hoá đơn
GTGT,
hoá đơn
vận
chuyển
Phiếu
nhập kho
Thẻ kho
Thẻ hoặc
sổ chi tiết
NVL
Phiếu
xuất kho
Bảng kê tổng hợp Nhập-
xuất-tồn kho NVL
Kế toán tổng hợp
TK 152
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Phơng pháp này có u điểm là công việc ghi chép kế toán chi tiết từng loại nguyên
vật liệu đợc giảm nhẹ. Tuy nhiên cũng có những hạn chế nhất định, đó là công việc ghi
chép, tính toán, kiểm tra của kế toán đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng nên công tác

hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thờng chậm trễ.
Sau đây là sơ đồ khái quát chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu
luân chuyển:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
2.3- Ph ơng pháp số d
- Tại kho: hàng ngày thủ kho ghi chép theo dõi về mặt số lợng nhập-
xuất-tồn nguyên vật liệu trên thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho
tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất kho, phân loại chúng theo từng
loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập
phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng, số liệu chứng từ của từng loại
vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ đợc đính kèm với phiếu nhập kho
hoặc phiếu xuất kho chuyển tới phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho căn
cứ vào thẻ kho ghi số liệu tồn kho của từng loại nguyên vật liệu vào sổ
số d.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
16
Phiếu nhập
kho
Thẻ kho
Bảng kê
nhập
Sổ đối
chiếu luân
chuyển
Phiếu xuất
kho

Bảng kê
xuất
Kế toán
tổng hợp
TK 152
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
- Tại phòng kế toán: định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho để hớng dẫn,
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Sau
đó kế toán tính tổng cộng số tiền của chứng từ nhập-xuất kho theo từng
loại nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng
từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã tính, kế toán ghi vào bảng
luỹ kế nhập-xuất tồn kho nguyên liệu, vật liệu. Bảng luỹ kế đợc dùng
để đối chiếu với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này có u điểm:
Kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ cuat thủ kho với phòng kế
toán và trên cơ sở thủ kho chỉ hạch toán về mặt số lợng còn kế toán
chỉ hạch toán về mặt giá trị nguyên vật liệu.
Xoá bỏ đợc sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có
hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu cung cấp kịp thời.
Tiết kiệm sức lao động, chi phí.
Tuy nhiên, phơng pháp này có nhợc điểm là: quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải
chặt chẽ, nếu có sai sót trong ghi chép thẻ kho thì việc phát hiện là rất khó khăn.
Sau đây là sơ đồ khái quát kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp Sổ số
d:
Ghi chú:
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
17
Thẻ kho

Phiếu xuất khoSổ số dư
Phiếu giao nhận
chứng từ nhận
Phiếu giao nhận
chứng từ
Phiếu nhập kho
Bảng luỹ kế
Nhập-xuất-tồn
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
3- Hạch toán tổng hợp
Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai ph-
ơng pháp hạch toán hàng tồn kho là: phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp
kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn áp dụng phơng pháp kế toán hàng tồn kho nào tuỳ
thuộc vào đặc điểm , tính chất, số lợng, chủng loại hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, và
tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên : là phơng pháp theo dõi phản ánh một cách th-
ờng xuyên liên tục, có hệ thống về tình hình biến động vật t hàng hoá trong kho trên sổ
kế toán.
Trong kì kế toán, tình hình xuất, nhập của vật t, hàng hoá đợc phản ánh thờng
xuyên liên tục trên sổ kế toán. Vì vậy, giá trị vật t hàng hoá tồn kho, tình hình thu mua
và sử dụng vật t, hàng hoá có thể xácđịnh đợc ở bất kỳ thời điểm nào. Mọi phát sinh
thừa, thiếu khi mua vật t hàng hoá đều đợc phát hiện kịp thời và nhanh chóng có biện
pháp xử lý. Cuối kì, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t hàng hoá tồn kho, kế toán
tiến hành so sánh đối chiếu với số liệu ghi trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, số tồn kho
thực tế phải phù hợp với số tồn kho ghi trên sổ kế toán.
Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, giá trị của vật t hàng hoá tồn kho đợc xác
định tơng đối chính xác, thông tin kế toán đợc cung cấp nhanh chóng kịp thời. Tuy

nhiên, áp dụng phơng pháp này thì việc ghi chép của kế toán là tơng đối nhiều và phức
tạp.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc áp dụng ở các doanh nghiệp có vật t hàng
hoá tồn kho thuộc loại mặt hàng có giá trị lớn, việc xuất nhập kho vật t hàng hoá diễn
ra thờng xuyên trong kì.
Ph ơng pháp kiểm kê định kì : là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê
thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kì của vật t, hàng hoá trên sổ kế toán.
Theo phơng pháp kiểm kê định kì, mọi biến động của vật t hàng hoá trong kho
không đợc theo dõi một cách thờng xuyên liên tục trên sổ kế toán. Giá trị của vật t hàng
hoá mua về nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng-
TK 611 Mua hàng. Cuối kỳ, kế toán và thủ kho tiến hành kiểm kê
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
18
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
vật t hàng hoá tồn kho thực tế làm căn cứ để ghi sổ kế toán của các tài khoản tồn kho.
Đông thời, căn cứ vào giá trị vật t hàng hoá tồn kho, kế toán xác định giá trị vật t hàng
hoá xuất kho trong kì để làm cơ sở ghi sổ kế toán của Tài khoản 611- Mua hàng. Trị
giá vật t hàng hoá xuất trong kì đợc tính theo công thức:
Trị giá vật t
hàng hoá
xuất trong kì
Trị giá vật t hàng
hoá tồn kho trong
kì
Tổng vật t hàng hoá
nhập kho trong kì
Trị giá vật t hàng
hoá tồn kho cuối
kì

Phơng pháp kiểm kê định kì có u điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc
cuả kế toán. Tuy nhiên, độ chính xác về giá trị vật t hàng hoá xuất dùng trong kì bị ảnh
hởng bởi nhiều yếu tố chủ quan nh chất lợng quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
Phơng pháp kiểm kê định kì thờng đợc áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều
chủng loại vật t hàng hoá với các quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp.
3.1- Hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp hạch toán
hàng tồn kho theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên
a- Tài khoản sử dụng
Đối với các doanh nghiệp áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên, để hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài
khoản:
* TK 152 Nguyên liệu, vậtliệu
Nội dung: Tài khoản 152 dùng để phản ánh số nguyên vật liệu hiện có và tình
hình tăng giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế.
Kết cấu tài khoản:
Nợ TK: 152 Có
SDĐK: phản ánh trị giá thực tế của các
loại nguyên vật liệu hiện có trong kho
- Số phát sinh trong kì: phản ánh trị giá
thực tế của các loại nguyên vật liệu nhập
kho trong kì.

SDCK: phản ánh trị giá thực tế của các
loại nguyên vật liệu hiện còn đến cuối
kì.
- Phản ánh trị giá thực tế của các loại
nguyên vật liệu xuất kho trong kì.
Tài khoản 152 có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh

19
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
* Tài khoản 151 Hàng mua đang đi trên đờng
Nội dung: TK 151 phản ánh gía trị nguyên vật liệu mua về đã thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp nhng đang trong quá trình vận chuyển đến cuối kì vẫn cha về
nhập kho.
Kết cấu tài khoản:
Nợ TK: 151 Có
SDĐK: phản ánh trị giá nguyên vật liệu
mua đang đi đờng cha về nhập kho từ
cuối kì trớc chuyển sang.
- Số phát sinh trong kì: phản ánh trị giá
nguyên vật liệu mua đang đi đờng

SDCK: phản ánh trị giá thực tế nguyên
vật liệu mua đang đi đờng cuối kì.
- Phản ánh trị giá nguyên vật liệu mua
đã về nhập kho hoặc đợc chuyển thẳng
vào sản xuất.
* Tài khoản 133 Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ ( sử dụng trong các doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).
Nội dung: TK này phản ánh thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã đợc khấu trừ và
còn đợc khấu trừ.
Kết cấu tài khoản:
Nợ TK: 133 Có
-Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc
khấu trừ
SDCK: phản ánh số thuế GTGT đầu vào
đợc khấu trừ ở kì tiếp theo.
- Phản ánh thuế GTGT đầu vào đã đợc

khấu trừ tới cuối kì.
- Phản ánh thuế GTGT của hàng mua
trả lại ngời bán trong kì.
- Phản ánh thuế GTGT đầu vào đợc
hoàn lại.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
20
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
b- Sơ đồ kế toán tổng hợp
* Khi mua nguyên vật liệu:
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
(1) Giá trị nguyên vật liệu nhập kho ( giá cha thuế GTGT)
(2) Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
(3) Chi phí khâu mua hạch toán tăng giá nguyên vật liệu
(4) Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của chi phí khâu mua ( nếu có)
(5) Nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê, nhập kho mà vẫn cha xác định
rõ nguyên nhân
(5) Thuế GTGT của số nguyên vật liệu thiếu
(6) Giá trị nguyên vật liệu trả lại ngời bán do kém phẩm chất hoặc không đúng
hợp đồng
(7) Thuế GTGT của nguyên vật liệu bị trả lại.
111,112,141,331 152 111.112.331
(2)
(4)
(1)
133
(3)
133
(5)

(5)
1381
(6)
133
(7)
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
(1) Giá mua nguyên vật liệu nhập kho ( giá đã có thuế GTGT)
(2) Chi phí khâu mua (theo giá đã có thuế)
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
21
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
(3) Giá trị nguyên vật liệu xuất trả lại ngời bán hoặc khoản giảm giá.
(4) Trị giá nguyên vật liệu thiếu cha rõ nguyên nhân, phát hiện khi kiểm kê nhập
kho ( nếu có)
111,112,331 152 111,112,331
(1)
(2)
(4)
1381
(3)
3.2- Hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp hạch toán
hàng tồn kho theo ph ơng pháp kiểm kê định kì
a- Tài khoản sử dụng
Kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu tại các đơn vị hạch toán hàng tồn kho
theo phơng pháp kiểm kê định kì sử dụng các loại tài khoản sau:
TK 151 Hàng mua đang đi đờng
TK 611 Mua hàng
TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ
Nội dung: TK này đợc dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật t hàng hoá mua

vào trong kì, chỉ sử dụng ở các đơn vị áp dụng phơng pháp kiểm kê định kì.
Kết cấu tài khoản
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
22
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Nợ TK: 611 Có
- Kết chuyển trị giá vật t hàng hoá tồn
đầu kì
- Phản ánh trị giá vật t hàng hoá mua vào
trong kì
- Phản ánh trị giá vật t tăng lên trong
kì do các nguồn thu nhập khác nh ngân
sách nhà nớc cấp, quà biếu tặng, nhận
góp vốn liên doanh
- Phản ánh giá trị thực tế của vật t
hàng hoá trả lại cho ngời bán do kém
phẩm chất hoặc số tiền đợc giảm giá
tính đến cuối kì
- Phản ánh trị giá thực tế của vật t
hàng hoá tồn kho cuối kì.
- Kết chuyển trị giá thực tế của vật t
hàng hoá xuất dùng trong kì
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, ta có sơ đồ sau:
111,112,331 611 111.112.331
(2)
(4)
(1)
133
(3)

152,151

(7)
(8)
(5)
133
152,151
(6)
(1) Giá trị nguyên vật liệu nhập kho ( giá cha thuế )
(2) Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
(3) Các chi phí vận chuyển, bốc xếp ở khâu mua
(4) Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của các khoản chi phí.
(5) Trị giá nguyên vật liệu xuất trả ngời bán
(6) Thuế GTGT của số nguyên vật liệu trả ngời bán
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
23
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
(7) Đầu kì kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn kho, nguyên vật liệu mua đang
trên đờng vận chuyển.
(8) Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kì.
- Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.
111,112,331 611 111,112,331
151,152
(1)
(2)
(4)

(3)
(5)

151,152
(1) Trị giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá đã có thuế GTGT ( giá thanh toán)
(2) Các chi phí vận chuyển, bốc xếp ở khâu mua
(3) Trị giá nguyên vật liệu xuất trả lại ngời bán
(4) Đầu kì kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn kho hoặc đi đờng.
(5) Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kì.
3.3- Khi thanh toán với ng ời bán
a- Kế toán hạch toán sử dụng các tài khoản phản ánh việc thanh toán với ng ời
bán.
TK 111 Tiền mặt
TK 112 Tiền gửi ngân hàng
TK 141 Tiền tạm ứng
TK 331 Phải trả cho ngời bán
Nội dung: phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán công nợ phải trả cho
ngời bán về vật t hàng hoá đã đợc cung cấp. Xét theo nội dung kinh tế, TK 331 thuộc
loại tài khoản nguồn vốn của doanh nghiệp.
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
24
Luân văn tốt nghiệp Nguyễn Hoàng
Nợ TK: 611 Có
- Số phát sinh: phản ánh số tiền đã thanh
toán cho ngời bán trong kì.
- Phản ánh số tiền đã ứng trớc cho ngời
bán.
SDĐK: phản ánh số tiền phải trả cho
ngời bán ở đầu kì.
- Số phát sinh: phản ánh số tiền phải
trả cho ngời bán phát sinh trong kì.
- Phản ánh trị giá hàng mua đã nhận

ứng với số tiền đặt trớc.
SDCK: Phản ánh số tiền còn phải trả
cho ngời bán đến cuối kì.
(1) Số tiền thanh toán với ngời bán theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn.
(2) Trị giá nguyên vật liệu đợc giảm giá hoặc trả lại do kém phẩm chất.
(3) Thuế GTGT của khoản giảm giá.
111,112 331

152,611
133
(1)
(2)
(3)
4- Sổ kế toán
Kết hợp với hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết đợc tiến hành theo từng mặt
hàng, từng nhóm hàng và đợc thực hiện trên từng sổ chi tiết. Theo chế độ kế toán hiện
nay, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:
- Hình thức nhật kí sổ cái
- Hình thức nhật kí chung
- Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hình thức nhật kí chứng từ
ỉỉ
ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh
25