Kiểm toán kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại cty TNHH yujin vina lê hoàng anh

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 2

MỤC LỤC
Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 5
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5
1.2 Chức năng và nhiệm vụ. 6
1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: 7
1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng 8
Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 13
2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng 13
2.2 Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 14
2.3 Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 17

2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình 22
Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH TIỀN LƢƠNG 34
3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng: 34
3.2 Rủi ro quy trình chấm công: 35
3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: 37
3.4 Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng: 37
Kết luận 39


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 3

DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ
Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công
Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng
Hình 1.1: Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina
Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công
Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ
Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng
Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng
Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên
Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự
Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng
Sơ đồ 2.2: Lƣu đồ quy trình chấm công
Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng
Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng
Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 4

Lời mở đầu
 
Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn là
mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lƣơng luôn đƣợc
xem là một trong vấn đề quan trọng. Có thể nói, tiền lƣơng đóng vai trò nhƣ một phần

thu nhập của ngƣời lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân,
nhân viên tham gia sản xuất đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ
rủi ro của quy trình tính lƣơng của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ
xảy ra nếu nhƣ công ty không có quy trình tính lƣơng một cách chặt chẽ? Giải pháp để
tìm ra hƣớng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏi
trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng trở
thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh
nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là
đối với các doanh nghiệp có số lƣợng công nhân viên lớn.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu về
vấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina”. Qua

đó, nhóm em đƣa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại đơn vị.
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 9

Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên.
- Kế toán trƣởng:
Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán
Có ý kiến bằng văn bản với ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về
việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật ngƣời làm kế toán,
thủ kho, thủ quỹ;
Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài

liệu liên quan đến công việc kế toán. Báo cáo bằng văn bản cho ngƣời đại diện theo
pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán
trong đơn vị.
- Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra các phần hạch toán của các phần hành kế toán
trƣớc khi số liệu đƣợc chính thức chấp nhận trong phần mềm kế toán
Lập và phân bổ các khoản chi phí trả trƣớc ngắn hạn, dài hạn, phân bổ chi phí
khấu hao tài sản cố định. Lập các bút toán kết chuyển doanh thu- chi phí, lãi lỗ cuối
tháng.
Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat động
kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhà
quản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ.

- Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ.
Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã đƣợc ký duyệt và báo cáo quỹ hàng
ngày và kiểm kê quỹ hàng tuần


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 10

- Kế toán thanh toán:
Thu thập chứng từ, hóa đơn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan

đến công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng thực hiện bút toán ghi nhận chi phí lƣơng,
các khoản trích theo lƣơng, đồng thời lập Ủy nhiệm chi thực hiện thanh toán lƣơng
cho nhân viên công ty bằng chuyển khoản ngân hàng.
Theo dõi, lập chứng từ thanh toán công nợ theo đúng đối tƣợng, thời gian quy
định và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
- Kế toán kho:
Thực hiện công tác nhập- xuất hàng hóa theo đúng đối tƣợng kế toán.
Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng.
Phối hợp với thủ kho, nhân viên kho để tồ chức kiểm kê hàng tháng.
- Kế toán bán hàng:
Lập hóa đơn bán hàng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , theo dõi
công nợ phải thu theo từng đối tƣợng khách hàng, chi tiết theo tuổi nợ.

Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phải
thu hàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng.
1.4.2. Tổ chức công tác phòng Nhân sự:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự







Trƣởng phòng

Tiền lƣơng
Chính sách
Chế độ
Tuyển dụng
Đào tạo
(Nguồn: Phòng Nhân sự )
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 11

Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên
- Trƣởng phòng
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến

lƣợc của công ty.Tƣơng tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó
khăn trong vấn đề nhân sự. Tham mƣu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ
chức, điều hành của công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánh-
Nhân sự.
- Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo
Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút ngƣời tài cho công ty đồng thời
lập kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban trong công ty. Xây
dựng chính sách thăng tiến và luân chuyển nhân sự trong công ty. Hỗ trợ bộ phận khác
trong việc quản lý nhân sự và hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo và
phát triển nhân viên.Phối hợp với các phòng ban khác xác định nhu cầu đào tạo để lựa
chọn hƣớng phát triển đào tạo theo yêu cầu của công ty. Phối hợp với các phòng ban tổ
chức hƣớng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc. Tổ chức các khóa đào tạo

ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty.
- Nhân sự Chính sách – chế độ
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây
dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Xây dựng hệ
thống các quy chế, quy trình, quy định, chính sách nhân sự cho công ty và, thực hiện
các chế độ cho ngƣời lao động. Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp
khuyến khích – kích thích ngƣời lao động làm việc và giải quyết những thắc mắc của
nhân viên trong hợp đồng lao động hay trong chính sách của công ty.
- Nhân sự tiền lƣơng
Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban, tiến hành lập bảng
thanh toán lƣơng và phiếu lƣơng nhân viên để tính lƣơng và các khoản trích theo
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 12

lƣơng cho từng lao động. Tiến hành cập nhật số lƣợng lao động để tạo tài khoản Ngân
hàng cho từng lao động.

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 15

- Khi công nhân về sớm hay ra cổng phải điền đầy đủ thông tin vào giấy ra
cổng, có xác nhận của tổ trƣởng (trƣởng phòng), công nhân ra cổng chuyển
giấy ra cổng cho bảo vệ.
- Công nhân nghỉ có lý do chính đáng (ốm đau, bố mẹ mất,…) phải thông báo

trƣớc 3 ngày trừ trƣờng hợp đột xuất phải nêu rõ lý do. Nếu công nhân tự ý nghỉ
phép, trong giới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trƣởng đánh
giá tính chuyên cần và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lƣơng.
 Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty:
Bảng2.1: Chính sách chuyên cần

Thời gian công tác
Công tháng
Trên 4 năm
Dƣới 4 năm và thử việc
Đủ công
4 công chuyên cần

2 công chuyên cần
Nghỉ một ngày
2 công chuyên cần
1.5 công chuyên cần
(1 công chuyên cần = 1 ngày lƣơng)

 Trƣởng của mỗi bộ phận sẽ là ngƣời phê duyệt số giờ làm cho
nhân viên của họ trên bảng chấm công. Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổng
hợp bảng chấm công để hoàn thành bảng thanh toán tiền lƣơng trình cho Kế
toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt.
 Nhân viên văn phòng và công nhân phân xƣởng đƣợc trả lƣơng 1 lần trong một
tháng (vào ngày 05 của mỗi tháng).

 Công ty trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập
khác theo lƣơng đƣợc quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chính
sách nội bộ của công ty.
Cơ sở tính lương
 Công thức tính lƣơng:






)+ Phụ cấp – Các khoản giảm trừ lương

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 16

 Trên tổng số lƣơng trả cho ngƣời lao động, công ty sẽ giữ lại một phần của bảo
hiểm y tế (1,5%) và bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) từ ngƣời
lao động.
 Công ty sẽ chịu 18% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất
nghiệp, 2% kinh phí công đoàn trên mức lƣơng cơ bản.
 Máy quẹt thẻ ghi lại số ngày và thời gian làm việc của ngƣời lao động ở văn
phòng và nhà máy (bảng chấm công do tổ trƣởng và các bộ phận có liên quan
ghi nhận).
 Lƣơng của ngƣời lao động đƣợc theo dõi và tính toán dựa trên số giờ làm việc

trên bảng chấm công khi đã đối chiếu dữ liệu từ máy quẹt thẻ.
 Các trƣờng hợp sau sẽ không đƣợc tính lƣơng
- Quẹt đúng 1 lần trong ngày (có quẹt thẻ vào mà không quẹt thẻ ra hoặc
ngƣợc lại).
- Trƣờng hợp quên thẻ, phải báo với cấp trên có trách nhiệm liên quan, nếu
không sẽ không đƣợc tính vào thời gian làm việc chính thức.
- Nhân viên có quyền lợi quẹt thẻ ra hoặc vào trong một số trƣờng hợp đặc biệt
có phê duyệt của cấp trên. Ngoài ra, thời gian vệ sinh cho mỗi cá nhân là 3 –
5 phút/lần. Giờ ra và vào ăn trƣa 1 tiếng/ngƣời/ngày.
 Nhân sự tiền lƣơng tính tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và thuế thu nhập
cá nhân trên excel theo luật lao động của Việt Nam và chính sách lƣơng của
công ty.

 Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu
cầu thanh toán lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên.

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 18

a. Quy trình chấm công
Sơ đồ 2.2: Lƣu dồ quy trình chấm công
CÁC BỘ PHẬN
BỘ PHẬN NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG

Hàng ngày, ngƣời lao động quét thẻ vào và ra công ty. Tổ trƣởng các bộ phận ghi
nhận giờ lao động, ăn trƣa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời theo

Lập bảng
chấm công
Bảng chấm
công
Ký xác
nhận
Nhập dữ liệu

vào Excel và
tổng hợp
Bảng chấm công
đã phê duyệt
Bảng chấm
công
Tập
tin
BCC
Bảng chấm công
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 19

dõi những thông tin bất thƣờng trong tổ của mình nhƣ công nhân nghỉ trong ngày, công
nhân về sớm, công nhân đến muộn… Sau đó cuối ngày, tổ trƣởng gửi bảng chấm công có
xác nhận cho phòng nhân sự nhập liệu và sáng ngày hôm sau nhận lại để theo dõi.
Cuối tháng, nhân viên nhân sự tiền lƣơng có trách nhiệm tổng hợp thời gian lao
động của tất cả công nhân viên trên bảng chấm công (số công, thời gian làm thêm, công
chuyên cần…). Sau khi tổng hợp, đối chiếu với dữ liệu từ máy quét thẻ, bảng chấm công
đƣợc in ra giao cho trƣởng các bộ phận (sản xuất, kinh doanh, kế toán, kho,…) xác nhận.
b. Quy trình tính lƣơng
Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng
BP NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG

KẾ TOÁN TRƢỞNG
GIÁM ĐỐC


KT thanh toán
Bảng chấm công
Nhập liệu và
lập bảng
thanh toán
lƣơng
Bảng TT
lƣơng

Tập
tin
Bảng
TT
Xét
duyệt
Bảng TT
lƣơng
Xét
duyệt
Bảng TT
lƣơng

Các bộ phận
KT tổng
hợp
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 20

Sau khi nhận đƣợc bảng chấm công đã đƣợc xác nhận từ trƣởng các bộ phận, nhân
viên nhân sự tiền lƣơng căn cứ trên bảng chấm công, danh sách thay đổi bậc lƣơng công
nhân của các tổ, danh sách cán bộ công nhân viên nghỉ chế độ trong tháng, danh sách
công nhân nghỉ việc để tính lƣơng, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá
nhân.

Việc tính lƣơng đƣợc thực hiện trên phần mềm excel. Sau đó in ra phiếu lƣơng
phát cho toàn thể nhân viên để ký xác nhận, khiếu nại nếu có sai sót trƣớc khi lập bảng
thanh toán lƣơng. Bảng thanh toán lƣơng đƣợc lập thành 2 liên gửi cho Kế toán trƣởng và
Giám đốc ký duyệt. Sau đó một liên đƣợc gửi cho kế toán tổng hợp, liên còn lại gửi cho
kế toán thanh toán.
c. Quy trình thanh toán và hạch toán lƣơng
Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng
KẾ TOÁN THANH TOÁN
GIÁM ĐỐC


A

Phòng nhân sự tiền
lƣơng
Bảng Thanh
toán lƣơng
Lập UNC
Ngân hàng
GBN
Ghi
sổ
Sổ kế
toán

Bảng TT
lƣơng
UNC
A
GBN
UNC
Xét duyệt
Bảng TT
lƣơng
Ngân hàng
Bảng TT
lƣơng

UNC đã
xét duyệt
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 21

Sau khi nhận đƣợc bảng thanh toán lƣơng từ phòng nhân sự tiền lƣơng. Kế toán
thanh toán lập Ủy nhiệm chi (2 liên) để đề nghị thanh toán lƣơng kèm với Bảng thanh
toán lƣơng đã đƣợc ký duyệt trƣớc đó. Bộ chứng từ đƣợc đƣa cho Ban giám đốc ký duyệt.
Sau đó kế toán thanh toán gửi bộ chứng từ qua ngân hàng để tiến hành thanh toán. Sau
khi thanh toán, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ tới kế toán thanh toán .
Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng

Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng đã đƣợc ký duyệt tiến hành
lập bút toán và định khoản chi phí lƣơng, các khoản trích theo lƣơng vào số cái trong
kỳ. Nhận đƣợc GBN kế toán thanh toán để tiến hành hạch toán số lƣơng thực tế chi trả
trong kỳ.

BP nhân sự tiền lƣơng
Bảng TT
lƣơng
Ghi sổ
Bảng TT

lƣơng
Sổ kế
toán
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 23

Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công
Đơn vi:………
Bộ phận:……….

BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng….năm….
STT
Họ và
tên
ngạch
bậc
lƣơng
hoặc
cấp bậc
chức
vụ
Ngày trong tháng

Quy ra công
1
2
3
…
31
Số
công
hƣởng
lƣơng
sản
phẩm

Số
công
hƣởng
lƣơng
thời
gian
Số
công
nghỉ
việc,
ngừng
việc

hƣơng
100%
lƣơng
Số
công
nghỉ
việc,
ngừng
việc
hƣơng
…%
lƣơng

Số
công
hƣơng
BHXH
A
B
C
1
2
3
…
31

32
33
34
35
36

Cộng

Ngày….tháng…năm
Ngƣời chấm công
(Ký, họ tên)

Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên)

Ngƣời duyệt
(Ký, họ tên)

- Lƣơng sản phẩm:
SP
- Nghỉ phép:
P
- Lƣơng thời gian:
+
- Hội nghị, học tập:
H

- Ốm, điều dƣỡng:
Ô
- Nghỉ bù:
NB
- Con ốm:
Cô
- Nghỉ không lƣơng:
KL
- Thai sản:
TS
Ngừng việc:
N

- Tai nạn:
T
- Lao động nghĩa vụ:
LĐ

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 24

b. Bảng chấm công làm thêm giờ: Do bộ tổ trƣởng hay trƣởng phòng lập
Phƣơng pháp ghi nhận
Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm ) có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc

theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ.
Tên cột
Nội dung
Cột A, B
Ghi số thứ tự, họ và tên từng ngƣời trong bộ phận công tác.
Cột 1->31
Ghi số giờ làm thêm của các ngày (Từ giờ đến giờ ) từ ngày 01 đến ngày
cuối cùng của tháng.
Cột 32
Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thƣờng trong tháng
Cột 33
Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật

Cột 34
Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết
Cột 35
Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối (tính theo quy định của pháp luật)
không thuộc ca làm việc của ngƣời lao động.

Gồm 3 chữ ký:
 Đại diện của bộ phận có ngƣời làm thêm: xác nhận việc làm thêm giờ của nhân
viên.
 Ngƣời chấm công: xác nhận việc chấm công làm thêm giờ.
 Ngƣời duyệt: phê duyệt việc chấm công làm thêm giờ.
Số liên: 2 liên

 Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
 Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh toán
tiền làm thêm giờ.



GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 25

Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ
Đơn vi:………

Địa chỉ:……….

Số…………
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng….năm….
Số
TT
Họ và tên
Ngày trong tháng
Cộng làm thêm giờ
1
2

3
…
31
Ngày
làm việc
Ngày thứ bảy,
chủ nhật
Ngày
lễ, tết
Làm
đêm
A

B
1
2
3
…
31
32
33
34
35

Cộng

NT: Làm thêm ngày làm việc ( từ giờ….đến giờ….)
NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật ( từ giờ….đến giờ….)
NL: Làm thêm ngày lễ, tết ( từ giờ….đến giờ….)
Đ: Làm thêmbuổi đêm

Ngày…tháng…năm…


Xác nhận của bộ phận
(ký, họ tên)
Ngƣời chấm công
(Ký, họ tên)
Ký duyệt
(Ký, họ tên)
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 26

c.Bảng thanh toán tiền lƣơng: Do nhân viên nhân sự tiền lƣơng lập
Phƣơng pháp ghi nhận:
Tên cột
Nội dung
Cột A, B
Ghi số thứ tự, họ tên của ngƣời lao động đƣợc hƣởng lƣơng.

Cột C
Ngƣời lao động ký nhận khi nhận lƣơng kỳ II
Cột 1,2
Ghi bậc lƣơng, hệ số lƣơng của ngƣời lao động

Cột 3,4
Ghi số công và số tiền tính theo lƣơng thời gian.
Cột 5,6
Ghi số công và số tiền tính theo lƣơng thời gian hoặc ngừng, nghỉ việc
hƣởng các loại % lƣơng
Cột 7
Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lƣơng.
Cột 8
Ghi số phụ cấp khác đƣợc tính vào thu nhập của ngƣời lao động nhƣng
không nằm trong quỹ lƣơng, quỹ thƣởng
Cột 9
Ghi tổng số tiền lƣơng và các khoản phụ cấp mà ngƣời lao động đƣợc

hƣởng.

Cột 10
Ghi số tiền tạm ứng kỳ I của mỗi ngƣời
Cột 11,12,13,14
Ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lƣơng của ngƣời lao động và tính ra
tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng.
Cột 15
Ghi số tiền còn đƣợc nhận kỳ II.


Bảng thanh toán tiền lƣơng đƣợc lập hàng tháng. Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền

lƣơng là các chứng từ liên quan nhƣ: Bảng chấm công.
Bảng thanh toán tiền lƣơng gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời lập phiếu: xác nhận việc lập phiếu
 Kế toán trƣởng: kiểm tra lƣơng có tính đúng và đủ không
 Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng.
Số liên: Lập thành 2 liên, gửi cho kế toán trƣởng, giám đốc xác nhận sau đó:
 Liên 1 gửi cho kế toán thanh toán để thanh toán lƣơng
 Liên 2 gửi cho kế toán tổng hợp để ghi sổ chi phí lƣơng


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 27

Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 28

d. Bảng thanh toán tiền thƣởng
Do kế toán thanh toán lập.
Phƣơng pháp ghi nhận:

Góc trên bên trái của Bảng thanh toán tiền thƣởng phải ghi rõ tên đơn vị, bộ phận
đƣợc thƣởng.
Tên cột
Nội dung
Cột A,B,C
Ghi số thứ tự, họ tên, chức vụ, của ngƣời đƣợc thƣởng
Cột 1
Ghi bậc lƣơng hiện đang đƣợc hƣởng để tính ra lƣơng hàng tháng.
Cột 2,3
Ghi rõ loại thƣởng đƣợc bình xét, số tiền đƣợc thƣởng theo mỗi loại.
Cột D
Ngƣời đƣợc thƣởng ký nhận tiền thƣởng.

Gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng
 Kế toán trƣởng: kiểm tra tiền thƣởng có tính đúng và đủ không
 Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng thƣởng.

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 29

Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng

Đơn vị:…………
Bộ phận:……….


BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƢỞNG
Tháng….năm…. Số………

STT
Họ và tên
Chức
vụ

Bậc
lƣơng
Mức thƣởng
Ghi
chú
Xếp loại
thƣởng
Số tiền
Ký nhận
A
B
C

1
2
3
D
E

Cộng







Tổng số tiền (viết băng chữ):……………………………

Ngày….tháng…năm
Ngƣời lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trƣởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên)
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 30

e. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

Do bộ phận kế toán lập
Phƣơng pháp ghi nhận:
Góc trên bên trái của Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải ghi rõ tên đơn vị, bộ
phận làm việc.
Dòng tháng năm: Ghi rõ tháng và năm mà ngƣời lao động tiến hành làm thêm giờ.
Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên của ngƣời làm việc thêm giờ .
Cột 1: Ghi hệ số lƣơng ngƣời lao động đang hƣởng.
Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ ngƣời lao động đang hƣởng.
Cột 3: Ghi tổng số hệ số ngƣời làm thêm đƣợc hƣởng (Cột 3 = cột 1 + cột 2).
Cột 4: Ghi tiền lƣơng tháng đƣợc hƣởng tính bằng: Lƣơng tối thiểu (Theo quy định
của nhà nƣớc) nhân với (x) Hệ số lƣơng cộng với (+) Phụ cấp chức vụ.
Cột 5: Ghi mức lƣơng ngày đƣợc tính bằng Lƣơng tối thiểu (theo quy định của Nhà

nƣớc) x (hệ số lƣơng + hệ số phụ cấp chức vụ)/ 22 ngày.
Cột 6: Ghi mức lƣơng giờ đƣợc tính bằng Cột 5 chia cho 8 giờ.
Cột số giờ làm thêm ngày thƣờng, số giờ làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật, số giờ làm
thêm ngày lễ (Cột 7, 9, 11) căn cứ vào bảng chấm công làm thêm giờ thực tế của tháng đó
để ghi.
Cột thành tiền của làm thêm ngày thƣờng (cột 8) = số giờ (cột 7) x mức lƣơng giờ
(cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột thành tiền của làm thêm ngày thứ 7, CN (cột 10) = số giờ (cột 9) x mức lƣơng
giờ (cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột thành tiền của làm thêm ngày lễ, tết (cột 12) = số giờ (cột 11) x mức lƣơng giờ
(cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột thành tiền làm thêm buổi đêm (cột 14) = số giờ (cột 13) nhân (x) mức lƣơng giờ

(cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 31

Cột 15: Ghi tổng cộng số tiền Cột 15 = cột 8 + cột 10 + cột 12 + cột 14.
Cột 16,17: Ghi số giờ công nghỉ bù của những ngày làm thêm và số tiền tƣơng ứng
của những ngày nghỉ bù phải trừ không đƣợc thanh toán tiền.
Cột 17 = cột 16 x cột 6 x Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột 18: Ghi số tiền làm thêm thực thanh toán cho ngƣời làm thêm.
Cột 18 = cột 15 - cột 17.
Cột C - Ký nhận: Ngƣời làm thêm sau khi nhận tiền phải ký vào cột này.

Gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng
 Kế toán trƣởng: kiểm tra tiền làm thêm giờ có tính đúng và đủ không
 Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng làm thêm giờ.
Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ



BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM GIỜ
Tháng năm
Số:

Tổng số tiền viết bằng chứ……………………………………………………………
(Kèm theo .chứng từ gốc: Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ tháng năm )
Ngày tháng năm

Ngƣời lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trƣởng
(Ký, họ tên)
Ngƣời duyệt
(Ký, họ tên)
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 32

f. Phiếu lƣơng từng ngƣời
Do nhân viên nhân sự tiền lƣơng lập.
Mục đích: Để ngƣời lao động xác nhận số lƣơng mình đƣợc hƣởng đã đƣợc tính
đúng chƣa.
Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên
PHIẾU LƢƠNG NHÂN VIÊN
Tháng…Năm Đơn vị tính: VND
.
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 33

g. Ủy nhiệm chi
Do kế toán thanh toán lập ( 2 liên).
Ủy nhiệm chi gồm 2 chữ ký:
 Ngƣời lập: Xác nhận việc lập phiếu
 Giám đốc: phê duyệt việc chi tiền trả lƣơng cho nhân viên

Hình 2.7: Mẫu giấy Ủy nhiệm chi

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 36

Bảng chấm công do từng tổ
trƣởng các bộ phận lập ra
và Trƣởng bộ phận phê
duyệt bảng chấm công,
đồng thời chịu trách nhiệm
về bảng chấm công này
Công nhân thông đồng với
tổ trƣởng nhƣ khai khống

số giờ tăng ca, cố tính
không xóa tên những nhân
viên đã nghỉ việc, ký thay,
ký hộ, trốn việc

Dùng hệ thống quẹt thẻ vân
tay