Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH sản xuất giày - xây dựng An Thịnh

B GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC KINH T TP.H CHÍ MINH



CHUNG NGC QU CHI

HOÀN THIN H THNG KIM SOÁT NI B
TI CÔNG TY TNHH SN XUT GIY -
XÂY DNG AN THNH

CHUYÊN NGÀNH: K TOÁN
MÃ S: 60340301


LUN VN THC S KINH T

NGI HNG DN KHOA HC :
TS.PHM CHÂU THÀNH


TP. H Chí Minh - Nm 2013


LI CAM OAN

“ Hoàn thin h thng kim soát ni b ti công ty TNHH sn xut giy – xây dng
An Thnh” là công trình nghiên cu khoa hc đc lp ca tôi. ây là lun vn Thc s
kinh t, chuyên ngành K Toán. Lun vn này cha đc ai công b di bt k hình
thc nào.

Tác gi


Chung Ngc Qu Chi

LI CM N

Tôi xin chân thành cm n các Thy cô trng i hc Kinh t TPHCM đã
truyn đt cho tôi kin thc trong nhng nm hc tp và nghiên cu  trng.
Tôi chân thành cm n Giám đc cùng quý đng nghip ti công ty TNHH sn
xut giy- xây dng An Thnh đã nhit tình to điu kin , h tr tôi kho sát trong
quá trình thc hin lun vn
Tôi cng gi li cm n sâu sc đn TS. Phm Châu Thành đã tn tình hng
dn và giúp đ tôi hoàn thành tt lun vn này.
Và xin cm n gia đình, bn bè đã ng h tinh thn v to mi điu kin cho
tôi hc tp, hoàn thành lun vn
Hc viên

Chung Ngc Qu Chi


DANH MC CÁC T VIT TT

COSO Committee Of Sponsoring Organizations
NVL Nguyên vt liu
TNHH Trách nhim hu hn

DANH MC BNG BIU, S 

Bng 1.1 Các b phn cu thành h thng kim soát ni b 12
Bng 2.1 Bng tng hp đánh giá h thng kim soát ni b 51
Bng 3.1 Mu phiu xut kho 60
Bng 3.2 Bng phân tích tng chi phí 62
Bng 3.3 Bng so sánh chi phí nguyên vt liu 63
Bng 3.4 Bng phân tích chi phí nguyên vt liu 64
Bng 3.5 Bng phân tích chi phí nhân công trc tip 66
Bng 3.6 Bng phân tích chi phí s dng máy thi công 68
Bng 3.7 Phiu theo dõi ca máy thi công 69
Bng 3.8 Mu bng kê phiu nhp trong tun 78

S đ 2.1 S đ t chc công ty TNHH sn xut giy- xây dng An Thnh 31
S đ 2.2 Quy trình xây dng công trình 34
S đ 3.1 Quy trình mua vt t – Vn phòng thc hin 58
S đ 3.2 Quy trình mua vt t – Các đi xây lp thc hin 59
S đ 3.3 Quy trình xut nguyên vt liu 60

MC LC
Li m đu 1
CHNG 1: LÝ LUN CHUNG V H THNG KIM SOÁT NI B 3
1.1. Khái quát h thng Kim soát ni b 3
1.1.1. S lc s ra đi và phát trin các lý thuyt kim soát ni b 3
1.1.2. Khái nim h thng Kim soát ni b 4
1.2. Mc tiêu và nguyên tc thit lp h thng kim soát ni b 13
1.2.1. Mc tiêu thit lp h thng kim soát ni b 13
1.2.2. Nguyên tc thit lp h thng kim soát ni b 13
1.3. Thit lp h thng kim soát ni b 13
1.3.1. Thit lp môi trng kim soát 13
1.3.2. Thit lp hot đng đánh giá ri ro 15
1.3.3. Thit lp hot đng kim soát 15

1.3.4. Thit lp h thng thông tin truyn thông 20
1.3.5. Thit lp h thng đánh giá, thm đnh 21
1.4 ánh giá cht lng h thng kim soát ni b doanh nghip 21
1.4.1 Hng dn đánh giá cht lng h thng kim soát ni b 21
1.4.2 u đim ca h thng kim soát ni b 25
1.4.3 Hn ch ca h thng kim soát ni b 26
1.5 Mt s đánh giá v h thng kim soát ni b ti các doanh nghip va và nh
Vit Nam…………………………………………………………………… 27
Kt lun chng 1……………………………………………………………… 29
CHNG 2: THC TRNG H THNG KIM SOÁT NI B TI CÔNG
TY TNHH SN XUT GIY – XÂY DNG AN THNH 30
2.1. Khái quát v Công ty TNHH Sn Xut Giy – Xây Dng An Thnh 30
2.1.1 Lch s hình thành và phát trin 30

2.1.2 C cu t chc 31
2.2. Thc trng h thng kim soát ni b ti công ty TNHH Sn Xut Giy – Xây
Dng An Thnh 33
2.2.1. c đim hot đng nh hng h thng kim soát ni b 33
2.2.2. H thng kim soát ni b hin hành 35
2.3. ánh giá h thng kim soát ni b hin hành 46
2.3.1. Môi trng kim soát 46
2.3.2. ánh giá ri ro……………………………………………………… 47
2.3.3. Hot đng kim soát 47
2.3.4. Thông tin truyn thông 49
2.3.5. Giám sát………………………………………………………………49
2.4 Các nhân t nh hng đn s hu hiu ca h thng kim soát ni b ti Công ty
TNHH Sn xut Giy – Xây dng An Thnh 50
2.4.1 Nhân t khách quan 50
2.4.2 Nhn t ch quan 50
Kt lun chng 2………………………………………………………………….52

CHNG 3: MT S GII PHÁP HOÀN THIN H THNG KIM SOÁT
NI B TI CÔNG TY TNHH SN XUT GIY – XÂY DNG AN
THNH…………………………………………………………………………… 53
3.1. Nhng yêu cu đt ra cho h thng kim soát ni b,nguyên tc và cn c xây
dng các gii pháp hoàn thin h thng kim soát ni b ti công ty TNHH sn
xut Giy- Xây dng An Thnh 53
3.2. Mt s gii pháp hoàn thin h thng kim soát ni b 54
3.2.1. Hoàn thin môi trng kim soát 54

3.2.2. Hoàn thin hot đng đánh giá ri ro……………………………… 56
3.2.3. Hoàn thin hot đng kim soát 56
3.2.4. Hoàn thin h thng thông tin phc v kim soát 77
3.2.5. nh k đánh giá h thng kim soát ni b……………………… 79
3.3 Tác dng ca nhng gii pháp hoàn thin đi vi công tác qun lý và hiu qu
hot đng ca công ty 79
Kt lun chng 3……………………………………………………………… 81
Kt lun 82
Danh mc tài liu tham kho
PH LC
Ph lc 1: Danh sách cán b, nhân viên tham gia kho sát
Ph lc 2: Bng tng hp kt qu kho sát h thng kim soát ni b ti công ty
TNHH sn xut giy - xây dng An Thnh




- 1 -
LI M U
1. Tính cp thit ca đ tài
Xu hng toàn cu hóa và hi nhp kinh t th gii đã mang đn cho các doanh

nghip Vit Nam nhng c hi mi đ phát trin, nhng đng thi cng cha đng
trong nó nhiu thách thc và ri ro. iu này tác đng đn các nhà qun lý doanh
nghip cn quan tâm nhiu hn đn hiu qu hot đng và mi doanh nghip cn tìm
con đng riêng đ tn ti, n đnh và nâng cao nng lc cnh tranh. Trong s các
công c đc s dng ph bin hin nay, h thng kim soát ni b là mt công c
qun lý hu hiu giúp nhà lãnh đo kim soát và đánh giá đc tình hình hot đng
ca đn v, đnh hng các thành viên trong t chc tuân th quy đnh và bo đm tính
minh bch ca thông tin. Mi h thng kim soát ni b có ý ngha và vai trò nht
đnh đi vi tng t chc, doanh nghip.
Công ty TNHH Sn xut Giy – Xây dng An Thnh là mt doanh nghip va
và nh, có kinh nghim hot đng trong ngành xây dng gn 20 nm, h thng kim
soát ni b đã đc hình thành và trin khai. Tuy nhiên, khi hot đng trong điu kin
môi trng kinh doanh luôn thay đi, nhng ri ro xut hin ngày càng nhiu và bin
đi liên tc, h thng kim soát ni b cng cn vn đng bin đi theo. Do đó, hoàn
thin h thng kim soát ni b là mt yêu cu thit yu ti mi doanh nghip nói
chung và ti Công ty TNHH sn xut giy- Xây dng An Thnh nói riêng.
2. Mc đích nghiên cu
Trên c s tng hp nhng vn đ lý lun c bn v h thng kim soát ni b
trong doanh nghip, kt hp vi vic kho sát, tip cn h thng kim soát ni b ti
Công ty TNHH sn xut giy – Xây dng An Thnh trong điu kin sn xut hin ti,
và da vào nhng đc đim ca ngành xây lp, Tác gi hng đn các gii pháp tng
cng, hoàn thin hn h thng kim soát ni b cho Công ty, giúp công ty phòng
nga ri ro và nâng cao hiu qu hot đng.
3. i tng và phm vi nghiên cu
i tng nghiên cu ca đ tài là nhng vn đ lý lun và thc tin liên
quan đn h thng kim soát ni b; các thành phn ca h thng kim soát ni b ti
công ty TNHH sn xut giy- xây dng An Thnh
- 2 -
Phm vi nghiên cu ca đ tài là H thng kim soát ni b ti Công ty
TNHH sn xut giy – Xây dng An Thnh.

4. Phng pháp nghiên cu
Trong quá trình nghiên cu đ hoàn thành lun vn, tác gi đã áp dng phng
pháp duy vt bin chng. Bên cnh đó, thông qua quan sát thc t, kho sát thc tin,
chn lc các vn đ lý lun và thc tin phù hp vi điu kin thc t ca công ty, đi
sâu phân tích, tng hp đ đánh giá h thng kim soát ni b  Công ty TNHH sn
xut giy – Xây dng An Thnh,
5. Kt cu ca lun vn
Ngoài phn m đu và kt lun chung, ni dung lun vn gm ba chng
Chng 1: Lý lun chung v h thng kim soát ni b
Chng 2: Thc trng h thng kim soát ni b ti Công ty TNHH sn xut
giy – Xây dng An Thnh.
Chng 3: Mt s gii pháp hoàn thin h thng kim soát ni b ti Công ty
TNHH sn xut giy – Xây dng An Thnh.

- 3 -
CHNG 1: LÝ LUN CHUNG V H THNG KIM SOÁT NI B

1.1 Khái quát h thng kim soát ni b
1.1.1 S lc s ra đi và phát trin các lý thuyt kim soát ni bô

- Vào đu th k 20, khái nim kim soát ni b đã bt đu xut hin trong các tài
liu kim toán: nm 1929, kim soát ni b đc đ cp chính thc trong báo cáo
Federal Reserve Bulletin (đc công b bi cc d tr liên bang Hoa K); 1936 nh
ngha v kim soát ni b đc công b bi Hip hi k toán viên công chng Hoa K
(AICPA).
- T thp niên 1940,các t chc k toán công và kim toán ni b Hoa K đã xut
bn mt lot các báo cáo hng dn, đa ra các tiêu chun tìm hiu kim soát ni b
trong các cuc kim toán
- n thp niên 1970, kim soát ni b đc quan tâm đc bit trong các lnh vc
thit k h thng và kim tóan, ch yu hng vào ci tin h thng kim soát ni b

và vn dng trong các cuc kim toán. Nm 1979, AICPA đã thành lp mt y ban t
vn đc bit v kim toán ni b nhm đa ra các hng dn v vic thit lp và đánh
giá h thng kim soát ni b
- Nm 1985, Hi đng quc gia chng gian ln báo cáo tài chính Hoa K

(thng gi là y ban Treaway) đc thành lp. Sau đó, y ban các t chc đng bo
tr (COSO) ca y ban Treaway ra đi nhm nghiên cu kim soát ni b và đã công
b báo cáo COSO 1992. Báo cáo COSO 1992 là tài liu đu tiên trên th gii nghiên
cu và đnh ngha v kim soát ni b mt cách đy đ và h thng. Báo cáo này đã
phát trin khái nim kim soát ni b không ch là mt vn đ liên quan đn báo cáo
tài chính mà còn mang tính qun tr, m rng cho các lnh vc hot đng. Có th nói
báo cáo COSO 1992 đã to mt nn tng lý lun c bn v kim soát ni b.
- Trên nn tng báo cáo COSO 1992 hàng lot các nghiên cu v kim soát ni b
theo nhiu hng, nhiu lnh vc và  nhiu Quc gia đc ra đi, tip tc cho quá
trình phát trin, hoàn thin lý lun v kim soát ni b: báo cáo COSO 1995- Canada;
Cobit 1996- kim soát trong môi trng công ngh thông tin; báo cáo Basle 1998-
- 4 -
khuôn kh kim soát ni b trong ngân hàng; Nm 2001, COSO tip tc trin khai
nghiên cu h thng đánh giá ri ro doanh nghip gi tt là ERM…
1.1.2 Khái nim h thng kim soát ni b

- Cùng vi s phát trin ca các nghiên cu v kim soát ni b, khái nim kim
soát ni b cng không ngng thay đi, b sung, hoàn thin.
+ Vào đu th k 20 trong các tài liu v kim toán, khái nim kim soát ni
b đn gin là các bin pháp nhm bo v tin không b nhân viên bin th. Tip tc
phát trin theo hng m rng, Kim soát ni b đc xem là công c, bin pháp bo
v tin, tài sn, kim tra s chính xác trong ghi chép s sách, khuyn khích tuân th
chính sách nhm nâng cao hiu qu hot đng
+ Nm 1949, trong mt báo cáo đc bit ca hip hi k toán viên công
chng Hoa K(AICPA) đa ra đnh ngha: “Kim soát ni b bao gm k hoch t

chc và tt c nhng phng pháp phi hp đc tha nhn dùng trong kinh doanh đ
bo v tài sn ca t chc, kim tra s chính xác và đ tin cy ca thông tin k toán,
thúc đy hiu qu hot đng và khích l bám sát nhng ch trng qun lý đã đ ra.”
+ n nm 1992, Báo cáo COSO ra đi đc xem là mt khuôn kh chung
v kim soát ni b. Theo báo cáo này, Kim soát ni b đc đnh ngha “…là mt
quá trình b chi phi bi ban giám đc, nhà qun lý và các nhân viên ca đn v, đc
thit k đ cung cp mt s đm bo hp lý nhm đt đc các mc tiêu sau đây:
Mc tiêu v s hu hiu và hiu qu ca hot đng
Mc tiêu v s tin cy ca báo cáo tài chính
Mc tiêu v s tuân th các lut l và quy đnh”
- T các khái nim trên có th nói kim soát ni b là mt chc nng ca qun lý,
h thng kim soát ni b đc thit lp nhm phát hin sai phm có th xy ra trong
tng giai đon công vic đ tìm ra bin pháp ngn chn, thc hin có hiu qu các mc
tiêu đt ra ca đn v: Bo v tài sn ca đn v, đm bo hiu qu hot đng và nng
lc qun lý, bo đm đ tin cy ca thông tin, bo đm thc hin các ch đ pháp lý.
- Dù có s khác bit đáng k v t chc h thng kim soát ni b gia các đn v
vì ph thuc vào nhiu yu t nh quy mô, tính cht, hot đng, mc tiêu Nhng đ
đáp ng nhu cu qun lý cng nh đm bo hiu qu hot đng, mi đn v cn xây
- 5 -
dng và không ngng cng c h thng kim soát ni b vi nm thành phn c bn:
Môi trng kim soát, đánh giá ri ro, hot đng kim soát, thông tin và truyn thông,
giám sát.
1.1.2.1 Môi trng kim soát
- Môi trng kim soát to nên sc thái chung trong mt đn v-ni mi ngi
tin hành các hot đng và thc hin ngha v, chc nng kim soát ca mình. Môi
trng kim soát tác đng đn vic thit k hot đng và x lý d liu ca mt h
thng kim soát ni b. Môi trng kim soát là nn tng cho các thành phn khác ca
h thng kim soát ni b. Các nhân t thuc môi trng kim soát bao gm:
a. Các nhân t bên trong
 Quan đim và phong cách lãnh đo ca các nhà qun lý:

- Vì nhà qun lý cp cao là ngi ra quyt đnh và điu hành mi hot đng ca
đn v nên h đóng vai trò trung tâm trong môi trng kim soát. Nhng quan đim,
đng li qun tr, phong cách ca nhà qun lý cp cao nh hng ln đn môi trng
kim soát.
 C cu t chc và vn hoá trong t chc:
- C cu t chc đc xây dng hp lý s góp phn to ra môi trng kim soát
hu hiu. C cu t chc phi phù hp vi quy mô hot đng ca đn v, và s giúp
cho nhà qun lý truyn đt, thu thp thông tin phn hi nhanh chóng.
- Trong vn hóa t chc tính chính trc và giá tr đo đc liên quan đn tt c
con ngi trong h thng kim soát ni b. ó là chun mc đo đc và nguyên tc c
x mà các nhà qun lý đt ra nhm ngn cn và hn ch các hành vi b coi là phm
pháp và thiu đo đc. Tính chính trc và giá tr đo đc bao gm c vic làm gng
ca nhà qun lý.
 Chính sách nhân s:
- S phát trin doanh nghip luôn gn lin vi đi ng nhân viên. H là ch th
trc tip thc hin mi hot đng kim soát trong đn v. Nu nhân viên có nng lc
- 6 -
thì nhiu hot đng kim soát có th không cn thc hin mà vn đm bo thc hin
các mc tiêu đ ra ca h thng. Ngc li, mc dù doanh nghip có thit k và vn
hành các chính sách và th tc kim soát cht ch nhng nhân viên thiu nng lc thì
h thng kim soát đó không th phát huy hiu qu. Vì th các nhà qun lý doanh
nghip cn có nhng chính sách c th và rõ ràng v tuyn dng và đào to, sp xp và
đ bt, khen thng, k lut nhân viên phù hp vi nng lc chuyên môn, phm cht
đo đc ca đi ng nhân viên
 Công tác k hoch:
- H thng k hoch và d toán bao gm các k hoch v sn xut, tiêu th, thu
chi qu, k hoch hay d toán đu t, đc bit là k hoch tài chính, kt qu hot đng
và s luân chuyn trong tng lai là nhng nhân t quan trng trong môi trng kim
soát. Vic lp và thc hin các k hoch đc tin hành mt cách khoa hc, nghiêm
túc s tr thành công c kim soát hu hiu.

 U ban kim soát:
- U ban kim soát gm nhng ngi trong b máy lãnh đo cao nht ca đn v
nhng không kiêm nhim các chc v qun lý và nhng chuyên gia am hiu v các
lnh vc kim soát. U ban kim soát thng có nhim v, quyn hn sau:
+ Giám sát vic chp hành lut pháp ca đn v.
+ Kim tra và giám sát công vic ca kim toán viên ni b.
+ Giám sát tin trình lp báo cáo tài chính.
+ Dung hoà nhng bt đng (nu có) gia ban giám đc vi kim toán viên
đc lp
b. Các nhân t bên ngoài:
- Ngoài chu tác đng bi các nhân t thuc môi trng bên trong, môi trng
kim soát chung ca doanh nghip còn ph thuc vào các nhân t bên ngoài. Các nhân
- 7 -
t này bao gm: lut pháp, đng li, ch trng, chính sách ca nhà nc; các chính
sách ca nhà cung cp, khách hàng, nh hng ca ch n

 H thng kim soát ni b đc thc hin bi con ngi. Môi trng
kim soát là tp th nhng con ngi, là giá tr ca mi con ngi trong t chc. Do đó
có th nói môi trng kim soát là yu t trung tâm ca h thng kim soát ni b, nh
hng đn thit k, vn hành h thng và là nn tng cho các thành phn khác trong
h thng kim soát ni b ca doanh nghip. Mt môi trng kim soát tt góp phn
to nên mt h thng kim soát ni b hu hiu.
1.1.2.2 ánh giá
ri
r
o
- Tt c các hot đng trong đn v đu có th phát sinh ri ro. Vì vy các nhà
qun lý phi thn trng khi xác đnh và phân tích các nhân t nh hng đn ri ro
các mc tiêu ca doanh nghip không thc hin đc. Vic đánh giá và nhn dng
các ri ro to c s đ xác đnh các gii pháp x lý ri ro.

- Nhng ri ro có th xut phát t bên trong hay bên ngoài doanh nghip. Trong
thc t không th nào loi b ht tt c các ri ro. Vn đ là nhà qun lý quyt đnh
mc ri ro nào chp nhn đc và qun lý chúng nh th nào.  làm đc điu
này ngi qun lý cn phi
:

 Thit lp các mc tiêu ca t chc, mc tiêu riêng ca tng hot
đng. Vic xác đnh mc tiêu là điu kin tiên quyt trong vic đánh giá ri ro vì
mt s kin ch là ri ro khi nó gây nh hng xu đn mc tiêu ca t chc. Có
nhng s kin là ri ro đi vi t chc này nhng li là c hi đi vi t chc khác.
 Nhn dng và phân tích ri ro

+ Các ri ro có th phát sinh t môi trng hot đng (chính tr,
pháp lý, cnh tranh, các chính sách nhà nc…) và t trong ni b ca doanh
nghip (thay đi quy ch, đi mi k thut, sp xp li t chc,…).
+ Quá trình đánh giá ri ro cn thc hin qua các giai đon: xác
đnh đi tng, xác đnh các nhân t nh hng ti tng đi tng, và cui cùng
nhn din ri ro.
- 8 -
+ Các phng pháp đánh giá ri ro
:

 ánh giá hot đng đã xy ra thông qua các bng chng có giá tr
(chng t, thông tin).
 ánh giá tác đng tim tàng gây ra bi các tác nhân đang tn ti và s
phát trin trong tng lai.
+ T kt qu đánh giá ri ro, các bin pháp qun lý ri ro mà
doanh nghip có th áp dng
:

 Tránh ri ro bng cách không tin hành mt s hot đng.
 Chuyn giao các ri ro nh mua bo him, góp vn liên doanh…
 Gim ri ro bng cách thit lp hoc tng cng các hot đng kim soát
ni b nhm gim kh nng xut hin hoc s tác đng ca ri ro xung mc có th
chp nhn đc.
1.1.2.3 Hot đng kim s oá t
- Là nhng chính sách và th tc đm bo các ch th ca nhà qun lý đc
thc hin. Hot đng kim soát din ra trong toàn đn v  mi cp đ và mi hot
đng. Nó đm bo các hành đng cn thit đ qun lý nhng ri ro có th phát sinh
trong quá trình thc hin các mc tiêu ca đn v. Nhng hot đng kim soát ch
yu ca đn v :
 Phân chia trách nhim đy đ
- c thc hin theo hai nguyên tc c bn: nguyên tc phân công phân nhim
và nguyên tc bt kiêm nhim. Yêu cu chung ca nguyên tc này là chc nng
phê chun, ghi chép k toán, đi chiu và qun lý tài sn phi đc tách bit .
- Phân chia trách nhim là s tách bit gia các chc nng
:

+ Chc nng k toán vi chc nng hot đng
+ Chc nng k toán vi chc nng bo qun tài sn
+ Ngi xét duyt nghip v và chc nng bo qun tài sn.
+ Ngoài ra trong tng nghip v c th cng có nhng yêu cu khác
v phân chia trách nhim đ hn ch gian ln và sai sót.
 Phê chun và y quyn
- ây là hot đng kim soát quan trng. Phê chun và y quyn là vic cp
- 9 -
qun lý cho phép nhân viên thc hin các hot đng nht đnh nào đó. Có hai mc
đ y quyn:
+ y quyn chung là trng hp ngi qun lý ban hành các chính sách
áp dng cho

t
oàn đn v, nhân viên cp di đc ch đo xét duyt các nghip
v trong phm vi gii hn ca chính sách. Ví d v y quyn chung: hn mc
bán chu, hn mc tn kho ti thiu…
+ y quyn c th là trng hp mt cá nhân xét duyt c th cho tng
nghip v riêng bit. i vi nhng nghip v có s tin ln hoc quan trng, ngi
qun lý s yêu cu xét duyt c th đ
i
vi tng trng hp. Ví d khon bán chu trên
hn mc tín dng, các nghip v v xây dng c bn… y quyn c th thng áp
dng cho các nghip v không thng xuyên phát sinh.
 Trong hot đng phê chun và y quyn, ngi có thm quyn phê
chun nên xem xét các chng t có liên quan, đt nghi vn vi nhng điu bt
thng, và đm bo rng có đy đ thông tin cn thit đ đánh giá, chng minh cho
nghip v đó trc khi ký duyt
 Bo v tài sn vt cht và thông
tin

- Hot đng này đc thc hin cho c tài sn vt cht và thông tin ca đn
v, bi vì thông tin thc cht cng là mt dng tài sn.
- Tài sn vt cht cn đc bo v không b mt mát, tham ô, h hng hay s
dng lãng phí, sai mc đích. Ch nhng ngi có quyn hoc đc y quyn
mi đc phép tip cn vi tài sn ca đn v. Tà
i
sn có th đc kim soát bng
cách : s dng nhà kho an toàn, t st, khóa, mt mã máy tính, lc lng bo v và
t chc kim kê đnh k… Ngoài ra, vic so sánh đi chiu gia s sách k toán và
tài sn hin có trên thc t phi đc thc hin đnh k.
-  thông tin k toán đáng tin cy, bo mt cn thc hin nhiu hot đng
kim soát nhm kim tra tính xác thc, đy đ, phê chun các nghip v và phân

quyn các mc đ truy cp thông tin ca tng b phn và tng cá nhân.
-  thc hin kim soát tt quá trình x
l
ý thông tin cn đm bo
:

+ Các chng t phi đc đánh s liên tc đ có th kim soát, tránh
tht lc và d dàng truy cp khi cn thit.
- 10 -
+ Ni dung ca chng t cn thit k đn gin, rõ ràng d hiu và có
th s dng cho nhiu công dng khác nhau.
+ T chc luân chuyn chng t phi khoa hc, kp thi.

+ S sách cn phi đóng chc chn, đánh s trang, quy đnh nguyên
tc ghi chép, có ch ký xét duyt ca ngi kim soá
t
.
+ T chc lu tr, bo qun tài liu khoa hc, an toàn, d dàng truy cp.
 i chiu và phân tích rà
soá
t

- Là so sánh gia hai ngun s liu khác nhau. Tt c mi khác bit đu cn
làm rõ. u đim ca th tc này là mau chóng phát hin các gian ln, sai sót hoc
các bin đng bt thng đ kp thi có bin pháp x
l
ý. Nhân t then cht ca hot
đng đi chiu là phát hin và gii quyt s khác bit.
 Ngoài ra, hot đng kim soát còn bao gm vic xem xét li nhng
mc tiêu đã đc thc hin bng cách so sánh s liu k hoch, d toán vi s phát

sinh thc t; s liu k trc vi k hin ti; Vic soát xét li quá trình thc hin
giúp nhà qun lý bit đc mt cách tng quát là m
i
thành viên có theo đui mc
tiêu ca đn v mt cách hiu qu hay không. Vi vic điu tra nghiên cu v
nhng vn đ bt ng xy ra trong quá trình thc hin, nhà qun lý có th thay đi
kp thi chin lc, k hoch, có nhng hành đng điu chnh thích hp.
1.1.2.4 Thông tin và
truyn
t
hông

- Thông tin đc thu thp và truyn đt đn các b phn, cá nhân trong đn
v di các hình thc và thi gian thích hp, đm bo mi ngi trong t chc có
th thc hin đc nhim v ca mình.
- Truyn thông là s cung cp thông tin bên trong đn v và vi bên ngoài.
S trao đi thông tin hu hiu đòi hi phi din ra theo nhiu hng: cp trên
xung cp di, cp di lên cp trên và ngang cp. Mi cá nhân cn hiu vai trò ca
mình trong h thng kim soát ni b cng nh hot đng ca cá nhân tác đng
đn h thng nh th nào. Ngoài ra cng cn có s trao đi thông tin vi các đi
tng bên ngoài nh khách hàng, nhà cung cp, c đông
- Thông tin và truyn thông to ra các báo cáo, cha đng các thông tin cn
thit cho vic qun lý và kim soát đn v. Vi h thng thông tin liên lc chính
- 11 -
xác, trung thc và các hot đng truyn thông kp thi mà các thành viên trong đn
v nm bt, trao đi, x lý, qun lý và kim soát các ho
t
đng ca doanh nghip
đc hiu qu.
- Trong h thng thông tin ca đn v h thng thông tin k toán là mt phân

h quan trng. H thng thông tin k toán xét v mt quy trình gm 3 b phn:
Chng t, s sách và báo cáo.
 H thng chng t
- Là giai đon đu tiên đóng vai trò quan trng trong quy trình k toán nói riêng
và trong h thng kim soát ni b nói chung. S liu k toán ch chính xác nu vic
lp chng t nghiêm túc, ngha là lp chng t đy đ, hp l, hp pháp và phn ánh
trung thc nghip v phát sinh.
 S sách k toán
- Trong kim soát ni b h thng s sách có vai trò trung gian gia chng t và
các báo cáo tài chính là c s đ kim tra, truy cp chng t . ây là giai đon chính
trong tin trình x lý s liu k toán, bng vic ghi chép, phân loi, tính toán, tng
hp đ chun b cung cp thông tin tng hp trên báo cáo.
 H thng báo cáo
- Giai đon cui cùng ca quá trình x lý thông tin, nhm tng hp các s liu 
s sách thành nhng ch tiêu trên báo cáo
-
Trong mt doanh nghip h thng báo cáo thông thng gm báo cáo tài chính
và báo cáo qun tr. Báo cáo tài chính phi phn ánh trung thc tình hình tài chính và
kt qu hot đng kinh doanh ca đn v, đc trình bày tuân th theo các chun mc
k toán hin hành. Báo cáo qun tr có ý ngha quan trng trong công tác qun lý, điu
hành đn v.

1.1.2.5 Giám s
á
t

- Là quá trình đánh giá cht lng h thng kim soát ni b, nhm xác đnh
- 12 -
h thng kim soát ni b có vn hành đúng theo thit k, có nhng khim khuyt
nào và cn phi điu chnh g

ì
cho phù hp vi tình hình tng giai đon, giúp cho h
thng kim soát ni b duy trì tính hu hiu qua các thi k. Có hai loi giám sát
:

 Giám sát thng x
u
yên

- c thc hin trong các hot đng, do nhà qun lý và các nhân viên thc
hin thông qua vic tip nhn các ý kin đóng góp ca khách hàng, nhà cung
cp…hoc xem xét các báo cáo hot đng và phát hin các bin đng khác
t
hng.
 Giám sát đnh
k

- c thc hin bi các đánh giá riêng bit thông qua các chng trình đánh
giá đnh k, hay các cuc kim toán đnh k do kim toán viên ni b hoc do kim
toán đc lp thc hin.

Bng 1.1 CÁC B PHN CU THÀNH H THNG KIM SOÁT NI B

- 13 -
1.2 Mc tiêu và nguyên tc thit lp h thng kim soát ni b
1.2.1 Mc tiêu thit lp h thng kim soát ni b

- H thng kim soát ni b ca mt t chc đc thit lp nhm mc đích thc
hin các mc tiêu c th, ch yu sau:
 Hiu qu và an toàn trong hot đng: bo v, qun lý, s dng ti sn và
các ngun lc mt cách kinh t, an toàn, có hiu qu
 Bo đm h thng thông tin tài chính và thông tin qun lý trung thc, hp
lý, đy đ và kp thi
 Bo đm tuân th pháp lut và các quy ch, quy đnh trong ni b
1.2.2 Nguyên tc thit lp h thng kim soát nôi b

- Vic thit lp h thng kim soát ni b trong mt t chc đòi hi mt s
nguyên tc chung:

H thng kim soát ni b phi mang đn li ích cho doanh
nghip,không gây cn tr cho các hot đng ca t chc


Mi h thng kim soát ni b có ý ngha trong mi trng hot đng

riêng ca tng doanh nghip


Thit lp và vn hành h thng kim soát ni b không ch đng thc
hin bi mà nh qun lý mà cn có s tham gia ca toàn th nhân viên


Khi thit lp h thng kim soát cn quan tâm đn hiu qu v chi phí

1.3 Thit lp h thng kim soát ni b
 thit lp mt h thng kim soát ni b cho doanh nghip chúng ta
phi thit lp tng yu t c bn ca h thng kim soát ni b : Môi trng kim
soát, đánh giá ri ro, hot đng kim soát, thông tin truyn thông và giám sát
1.3.1 Thit lp môi trng kim soát

Nh đã trình bày  phn trên, môi trng kim soát bao gm các nhân
t bên trong và nhân t bên ngoài.  có th thit lp đc mt h thng kim soát ni
b hot đng có hiu qu điu đu tiên là thit lp đc mt môi trng kim soát tt
- 14 -

 Thit lp cách thc qun lý ca doanh nghip
- Doanh nghip phi thit lp mt cách thc qun lý ca riêng mình, xác đnh
riêng cho mình mt mô hình qun lý, mt cách thc qun lý phù hp vi đc đim
hot đng sn xut kinh doanh, phù hp vi lnh vc hot đng ca doanh nghip
 Thit lp c cu t chc
- C cu t chc cng là mt nhân t quan trng góp phn to ra môi trng kim
soát tt.  to ra đc mt môi trng kim soát tt khi thit lp c cu t chc phi
chú ý đn nhng nguyên tc sau:
+ Thit lp đc s điu hành và s kim soát trên toàn b các lnh vc
hot đng ca doanh nghip, không b sót lnh vc nào đng thi không có s chng

chéo gia các b phn
+ Thc hiên phân chia tách bch gia các chc nng: x lý nghip v, ghi
chép s sách và bo qun tài sn
+ m bo đc s đc lp tng đi gia các b phn nhm đt đc
hiu qu cao nht trong hot đng ca các b phn chc nng
 Nh vy, doanh nghip phi b trí, sp xp, t chc phân quyn trong
b máy hot đng đ thun tin cho các hot đng, không b gò bó trong mt khuôn
mu nào. Nhà qun lý la chn, b trí, sp xp th nào cho phù hp vi các đc đim
hot đng ca doanh nghip và phi luôn có s bin đi phù hp vi điu kin mi.

 Xây dng chính sách nhân s
- Cht lng đi ng nhân viên luôn là nhân t nh hng ln đn cht lng hot
đng ca doanh nghip. Trong vic thit lp h thng kim soát ni b thì con ngi
cng là nhân t trung tâm, là ch th trc tip thc hin hành vi kim soát, thc hin
các th tc kim soát, cht lng h thng kim soát ni b ph thuc hoàn toàn vào
cht lng ca nhân viên. Vì vy, đào to con ngi luôn cn đc quan tâm và các
doanh nghip nên có nhng chính sách c th và rõ ràng . Vic đào to, b trí cán b
và đ bt nhân s phi phù hp vi nng lc chuyên môn và phm cht đo đc đng
thi phi mang tính k tc và liên tip.
- 15 -
 Thit k công tác k hoch
- Doanh nghip nên t chc công tác k hoch trong các hot đng t hot đng sn
xut kinh doanh đn các k hoch v thu chi qu… Thc t cho thy có k hoch công
vic chúng ta mi thc hiên các hot đông có hiu qa và có th d dàng đánh giá các
hot đng ca mình. Tuy nhiên, khi thc hin các k hoach đt ra không nên quá cng
nhc, gò bó theo k hoch mà ch nên xem k hoch đó nh mt đnh hng.
 Thit lp y ban kim soát
U ban kim soát là b phn không th thiu khi thit lp h thng kim soát
ni b trong doanh nghip. U ban kim soát đc thành lp gm nhng thành viên
trong b máy lãnh đo cao nht ca doanh nghip nh thành viên ca hi đng qun

tr nhng không kiêm nhim các chc v qun lý và nhng chuyên gia am hiu v
kim soát.
Bên cnh nhng yu t đc trình bày  trên, còn có nhng yu t thuc
môi trng bên ngoài nh kim soát ca các c quan chc nng ca nhà nc, nh
hng ca đng li phát trin ca đt nc… Nhng yu t này doanh nghip không
th làm thay đi chúng đc nhng li chu nh hng rt ln. i vi nhng nhân t
này doanh nghip phi t điu chnh mình đ phù hp, thích nghi.

1.3.2 Thit lp hot đng đánh giá ri ro
- Thc hin đánh giá th mnh và nhng mt hn ch trong hot đng kinh doanh.
Qua kt qu đánh giá, cn ch đng có nhng gii pháp hn ch ri ro.
-  ra các mc tiêu hot đng tng quát và chi tit c th. Ph bin nhng mc
tiêu này đn toàn th nhân viên
- Quy đnh các chính sách khuyn khích nhân viên phát hin, đánh giá, và phân
tích đnh lng tác hi ca các ri ro trong hot đng.
1.3.3 Thit lp hot đng kim soát

1.3.3.1 Th tc kim soát
- 16 -
-  thc hin các mc tiêu kim soát, nhà qun lý phi quy đnh các th tc
kim soát và chúng đc thit k tu thuc vào nhng nét đc thù ca c cu t chc,
ca hot đng kinh doanh Thng có ba loi th tc kim soát sau:
 Kim soát phòng nga: là các th tc kim soát đc thit k đ ngn
chn các sai phm hoc các điu kin dn đn sai phm. Kim soát phòng nga thng
đc tin hành trc khi nghip v xy ra và đc thc hin ngay trong công vic
hàng ngày ca nhân viên theo chc nng ca h: phân chia trách nhim, giám sát,
kim tra tính hp lý, đy đ, chính xác
 Kim soát phát hin: là các th tc kim soát đc thit k nhm phát
hin các sai phm hoc các điu kin dn đn sai phm nhng đc thc hin sau khi
nghip v đã xy ra.

 Kim soát bù đp: là khái nim v s bù đp yu kém ca th tc kim
soát này bng mt th tc kim soát khác.
 Nhìn chung các th tc kim soát đc thit lp trong đn v đu da
trên ba nguyên tc c bn: Nguyên tc bt kiêm nhim; Nguyên tc phân công, phân
nhim; Nguyên tc u quyn và phê chun.
- Ngoài nhng nguyên tc c bn trên, các th tc kim soát còn bao gm: vic
quy đnh chng t s sách phi đy đ, quá trình kim soát vt cht đi vi tài sn và
kim soát đc lp vic thc hin các hot đng ca đn v.
1.3.3.2 Quy trình kim soát
-  hiu rõ hn v s kim soát và xem xét kh nng áp dng chúng vào tt c
các hot đng ca doanh nghip, quá trình kim soát tri qua các bc bao gm:
 Trin khai các mc tiêu
- Bc đu tiên ca quá trình kim soát là xác đnh doanh nghip mun đt đc
điu gì. Nhng mc tiêu này có th rt tng quát hoc rt chi tit và rõ ràng. iu quan
- 17 -
trng nht v mt kim soát là tính hp lý ca các mc tiêu, có đc thù ra sao, có tính
hp pháp không, mc đ thc hin mc tiêu có đo lng đc không. Vì th hiu qu
ca quá trình kim soát gn vi tình hình các mc tiêu c s đã đc xây dng
-  trin khai vic kim soát có hiu qu doanh nghip phi bit cái gì cn đc
kim soát. Khi xác đnh đc yêu cu trên, doanh nghip tin hành xem xét nhng
đim sau: Nhng ngun lc ch yu là gì? Nhng chi phí ch yu nào? Nhng vn đ
then cht là gì? Kt hp nhng nhu cu kim soát gì? Các mc tiêu kim soát có nht
quán vi ch trng phân cp trách nhim không?
 o lng các kt qu
- Khi mc tiêu đã xác đnh thì bc hai ca quá trình kim soát là đo lng c th
thành tích hin ti. Doanh nghip cn bit thc t đã hoàn thành đc gì trong tin
trình thc hin các mc tiêu đã đt ra. Thông qua hot đng này doanh nghip có c s
đ so sánh và phân tích nhng gì đã đt đc hoc có hành đng qun lý nào cn thit
khác.  giai đon này có mt s đim cn lu ý:
+ Nht quán vi c cu ca mc tiêu: h thng s liu v vic thc

hin phi đc thit lp theo c cu các mc tiêu đã xây dng
+ Chính xác: yêu cu c bn s liu v thc hin phi nêu chính xác.
+ S dng nhng cách tính toán s b
 So sánh thành tích c th vi các mc tiêu
- S liu thc hin đc so sánh vi các mc tiêu đã xây dng; t đó bit đc
nhng s chênh lch. Tuy so sánh là mt bc riêng trong quá trình kim soát, nhng
trong thc t nó đc kt hp vi báo cáo kt qu hot đng. Nhng có mt s đim
cn xem xét :
+ Trình bày: đ vic s dng s liu có hiu qu thì điu cn thit trc tiên
là đc trình bày rõ ràng và d hiu.
- 18 -
+ S dng các d kin tng lai: vic s dng các d kin giúp cho doanh
nghip có hành đng cn thit gii quyt nhng vn đ mi.
 Phân tích nguyên nhân chênh lch
- Khi có s chênh lch xy ra chúng ta phi tìm ra nguyên nhân ca nó, đó là xem
xét đ bit nhng nhân t gây ra chênh lch và đ tính toán mc đ nh hng ca mi
nhân t. Phi xác đnh nhng nguyên nhân trc tip và nhng nguyên nhân c bn
đng thi cng đánh giá nhn đnh ca nhng nhân t cá bit quan trng nh hng c
th nh th nào. Th hin  các công vic sau:
+ Phm vi công vic phân tích: vic phân công đm nhim công vic phân
tích đ hoàn thành tt nht.
+ nh thi gian phân tích: vì hành đng qun lý tu thuc vic nhn bit
các nguyên nhân nên thi gian phân tích cng là mt mc quyt đnh ca công vic
kim soát tt.
+ Nhn bit nhng nguyên nhân có th kim soát: trung tâm ca công vic
phân tích là mc đ mà nhng nguyên nhân có th kim soát đã nhn bit đc đánh
giá so vi nhng nguyên nhân không th kim soát.
 Xác đnh hành đng qun lý thích hp
- Sau khi phân tích nguyên nhân chênh lch s dn đn vic xác đnh hành đng
thích hp ca qun lý. Trong mi tình hung vic xác đnh c th hành đng qun lý

thuc v ngi có trách nhim cùng tuyn vi nhng hot đng có liên quan. C th:
+ B sung phân tích: vic xác đnh cái gì phi làm đòi hi có kim tra rõ
ràng ca công vic phân tích đy đ.
+ nh thi gian: khi đ ra quyt đnh v hành đng cn phi cân nhc k
không nên vi vàng, song cng phi xác đnh đc mc thi gian đ tin hành.
+ ánh giá nhng nhân t mâu thun: trong vic xác đnh hành đng cn
xem xét các nhân t trái ngc nhau đ tránh đc ri ro đáng tic.