Tiểu luận Các bước chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương bài mới nhất 2011.doc

QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU
LỜI MỞ ĐẦU
Xu thế toàn cầu hóa, mở cửa nền kinh tế thế giới đã và đang có những tác động sâu,
rộng đến hầu hết các quốc gia trên toàn cầu. Sự xích lại, gắn bó và mật thiết trong quan
hệ giữa cá quốc gia đã dần xóa nhòa đi những biên giới về địa lí.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỷ thuật trong những thập niên cuối của thế kỉ
trước, đặc biệt là lĩnh vực thương mại điện tử, với sự phát triển như vũ bão của Internet
ngày nay, thế giới đang tiến đến một “cộng đồng chung” không sự phân cách.
Và như một sự tự nhiên tất yếu, bên cạnh sự xích lại, hợp tác về các mặt quân sự,
ngoại giao, quốc phòng, giáo dục.…giữa các quốc gia, các dân tộc trên thế giới với nhau
thì trong lĩnh vực kinh tế, việc các nước đặt quan hệ, cùng nhau bắt tay, “chào đón” nhau
là điều không thể tránh khỏi
Khi mà nền kinh tế của một quốc gia mở cửa, điều đó đồng nghĩa với việc sẻ có rất
nhiều cơ hội và thách thức cho tất cả các Doanh nghiệp trong nước. Mở ra trước “mắt”
các Doanh nghiệp đó là cả một thị trường hoàn toàn mới, với những đối tác mới, những
con người mang đến cho họ những hợp đồng “béo bở” nhưng cũng đầy “cạm bẫy”.
Vạn sự khởi đầu nan – cái mới bắt đầu khi nào cũng khó khăn. Việc làm sao để cho
các Doanh nghiệp trong nước “chân ướt chân ráo” có thể tìm được những hợp đồng
ngoại thương, tiến hành đàm phán, kí kết mà không phải thiệt thòi thực sự rất quan trọng.
Với đề tài: “Các bước chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương”. Cuốn tiểu luận
này của chúng tôi cũng không nằm ngoài mục đích trên. Thông qua cuốn tiểu luận chúng
tôi muốn truyền tải tới quý bạn đọc những bước và kỷ năng cơ bản nhất giúp bạn đọc có
thể có được những bước chuẩn bị tốt nhất cho cuộc gặp gỡ, đàm phán với một đối tác
nước ngoài về một hợp đồng ngoại thương.
Cổ nhân xưa có dạy “biết mình biết ta, bách chiến bách thắng”. Khi gặp một đối tác
mới, việc làm sao hiểu người hiểu mình hiểu người, cùng với sự chuẩn bị chu đáo ban
đầu, đây chính là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho những người tiên phong
nhưng sáng suốt.
GV: Th.s TRẦN HOÀNG GIANG THỰC HIỆN_NHÓM 2.
1
QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU

PHẦN NỘI DUNG
1. Khái quát chung
1.1.Khái niệm đàm phán
Trên thương trường, ngoài bản lĩnh, tài năng, sự nhạy cảm và đôi chút may mắn,
thì yếu tố quan trọng không thể thiếu để đạt đến thành công chính là kỹ năng đàm phán.
Đàm phán là một phương cách gắn kết nhằm thỏa mãn vấn đề đặt ra trong mối quan hệ
hơn là sự mặc cả, bởi nó cần sự thấu hiểu và hợp tác, thỏa thuận giữa hai bên.
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà chúng ta mong muốn từ người
khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa
chúng ta và phía đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối
kháng.
Chúng ta có khái niệm đàm phán: “Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó
hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và
những quan điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất”.
Do đó, ta có khái niệm Đàm phán hợp đồng ngoại thương: “Đàm phán, ký kết hợp
đồng mua bán hàng hóa quốc tế là một loại đàm phán trong đó có ít nhất hai bên chủ
thể có trụ sở thương mại ở những nước khác nhau tham gia đàm phán để xác lập hợp
đồng mua bán hàng hóa quốc tế, hoặc tài sản là đối tượng của hợp đồng ở nước ngoài
đối với các bên hay sự kiện pháp lý làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quan hệ giao dịch
ở nước ngoài đối với các bên”.
1.2. Những nguyên tắc cơ bản:
 Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.
 Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được.
 Mục đích của đàm phán là thỏa thuận.
 Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận.
 Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt.
 Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả
đàm phán.
 Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn.
GV: Th.s TRẦN HOÀNG GIANG THỰC HIỆN_NHÓM 2.

2
QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU
 Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên.
 Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên.
1.3. Các phương pháp đàm phán
Đàm phán có thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản:
1.3.1. Đàm phán mềm
 Mục tiêu: Đạt được thỏa thuận, có thể nhượng bộ để tăng tiến quan hệ
 Thái độ : Mềm mỏng, Tín nhiệm đối tác, Dễ thay đổi lập trường
 Cách làm : Đề xuất kiến nghị
 Điều kiện để thỏa thuận: Nhượng bộ để đạt được thỏa thuận
 Phương án: Tìm ra phương án đối tác có thể chấp thuận, Kiên trì muốn
đạt được thỏa thuận
 Biểu hiện: Hết sức tránh tính nóng nảy
 Kết quả: Khuất phục trước sức ép của đối tác.
1.3.2. Đàm phán cứng
 Mục tiêu : Giành được thắng lợi, Yêu cầu bên kia nhượng bộ
 Thái độ : Cứng rắn, Giữ vững lập trường
 Cách làm : Uy hiếp bên kia, thể hiện sức mạnh
 Điều kiện để thỏa thuận : Để đạt được cái muốn có mới chịu thỏa thuận
 Phương án: Tìm ra phương án mà mình chấp thuận
 Kiên trì giữ vững lập trường
 Biểu hiện : Thi đua sức mạnh ý chí giữa đôi bên
 Kết quả : Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ.
1.3.3. Đàm phán nguyên tắc
 Mục tiêu : Giải quyết công việc hiệu quả
 Phân tích công việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ
 Thái độ : Mềm dẻo với người, cứng rắn với công việc
 Cách làm: Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán
 Điều kiện thỏa thuận: Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ không ở lập trường

 Cách làm : Cùng tìm kiếm lợi ích chung
 Điều kiện để thỏa thuận : Cả 2 bên cùng có lợi
 Vạch ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn
GV: Th.s TRẦN HOÀNG GIANG THỰC HIỆN_NHÓM 2.
3
QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU
 Kiên trì tiêu chuẩn khách quan
 Biểu hiện: Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận
 Kết quả: Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép.
1.4. Các hình thức đàm phán:
Do đàm phán là quá trình có tính mục đích nên trong thực tế có rất nhiều cách được
thể hiện để đàm phán. Tựu chung lại có thể chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm
đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và đàm phán qua điện thoại.
Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu
quả rất rõ rệt nếu doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc.
1.4.1. Đàm phán bằng văn bản
Các dạng đàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt động kinh doanh là:
• Hỏi giá: Do người mua đưa ra và không ràng buộc người hỏi phải mua
• Chào hàng
+ Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình
trong thời hạn hiệu lực của chào hàng.
+ Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị ràng buộc với chào hàng của mình.
• Đổi giá: Đổi giá xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa ra đề nghị
mới. Khi đó đề nghị mới trở thành chào hàng mới và làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực.
• Chấp nhận. Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo:
+ Hoàn toàn, vô điều kiện.
+ Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực.
+ Do chính người được chào hàng chấp nhận.
+ Được truyền đạt đến tận người chào hàng.
• Xác nhận:

Là việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm
tính chắc chắn và phân biệt với những đàm phán ban đầu.
GV: Th.s TRẦN HOÀNG GIANG THỰC HIỆN_NHÓM 2.
4
QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU
1.4.2. Đàm phán bằng gặp mặt
• Bắt tay
Bắt tay khi gặp mặt và chia tay nhau trong cùng một ngày tại cùng một địa điểm
hoặc khi bày tỏ sự chúc mừng người khác.
Các nguyên tắc bắt tay thông dụng:
+ Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người có chức vụ cao, chủ nhà
+ Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc quá mạnh, giữ quá lâu.
+ Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ
• Giới thiệu
Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao, nam với
nữ, khách với chủ…..
Khi trao danh thiếp cần chú ý:
 Đưa mặt có chữ dễ đọc
 Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao
 Đưa bằng hai tay
 Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên mình
 Trao cho tất cả những người có mặt
Khi nhận danh thiếp cần chú ý:
 Nhận bằng 2 tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập
 Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi
 Trao danh thiếp của mình. Nếu không có thì phải xin lỗi, hẹn lần sau.
• Ứng xử với phụ nữ
Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ
 Lối đi hẹp, nhường phụ nữ đi trước
 Chỗ khó đi, phải đi trước mở đường

 Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ quãng đường khó đi
 Lên cầu thang, phụ nữ đi trước, xuống cầu thang phụ nữ đi sau.
 Kéo ghế mời phụ nữ ngồi
 Muốn hút thuốc phải xin lỗi
 Không chạm vào người phụ nữ khi chưa được phép, nhưng phụ nữ được
quyền chạm vào nam giới mà không cần xin phép.
• Thăm hỏi
GV: Th.s TRẦN HOÀNG GIANG THỰC HIỆN_NHÓM 2.
5
QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU
Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin được thăm hỏi. Nếu tặng hoa thì tặng tận
tay, nếu tặng quà thì chỉ để trên bàn. Đến và ra về đúng giờ đã hẹn.
• Tiếp chuyện
Trong phòng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, những người
khác lần lượt ngồi các ghế tiếp theo theo thứ tư trên dưới theo vị trí xuất khẩu hay tuổi
tác. Không rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, không lấy thứ gì ra xem khi chủ nhà không
giói thiệu.
1.4.3. Đàm phán qua điện thoại
 Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?
 Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe
 Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại
 Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá
lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không?
 Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại
 Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện
2. Các bước chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương
Để cuộc đàm phán thành công và thuận lợi thì bước chuẩn bị thật kỹ càng và đầy đủ
bao nhiêu thì càng lợi thế bấy nhiêu.
2.1. Đánh giá tình hình
2.1.1. Thu thập thông tin về thị trường

 Luật pháp và tập quán buôn bán: Tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa của
những người bạn định đàm phán, đề phòng đưa ra nhận định chủ quan về
văn hóa.
 Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường.
 Các loại thuế và chi phí.
 Các nhân tố chính trị và xã hội.
 Các điều kiện về khí hậu, thời tiết.
2.1.2. Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh
GV: Th.s TRẦN HOÀNG GIANG THỰC HIỆN_NHÓM 2.
6
QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU
Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, … cần được tìm hiểu đầy
đủ những thông tin về nó, chẳng hạn:
 Công dụng và đặc tính.
 Xu hướng biến động cung cầu, giá cả: Nếu điều kiện kinh tế đã tạo ra một thị
trường mà sản phẩm bạn đang bán hàng có nhu cầu lớn và cung thấp thì điều
đó cho bạn sức mạnh mặc cả giá. Nếu bạn là người mua trong một nền kinh
tế ảm đạm thì bạn thường có lợi thế của nguồn cung cấp quá nhiều và nhu
cầu thấp hơn.
 Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng.
2.1.3. Thu thập thông tin đối tác
Đàm phán trong kinh doanh là một nghệ thuật, nó đòi hỏi những kỹ năng, sự hiểu
biết và vốn kinh nghiệm nghiệm sống của mỗi chúng ta. Đối với mỗi quốc gia, mỗi dân
tộc khác nhau thì những đặc tính kinh doanh có những điểm không tương đồng, thậm chí
là trái ngược nhau. Do đó, việc nắm bắt được đặc tính kinh doanh của đối tác quốc tế
trong đàm phán, điều đó sẽ giúp cho chúng ta có được sự tự tin hơn khi bắt đầu cuộc đàm
phán.
Dưới đây là một số đặc tính kinh doanh của các đối tác quốc tế tiêu biểu:
• Khách hàng Anh Quốc
 Thích các loại private brands (các nhãn hiệu của các nhà phân phối).

 Quan tâm đến nền tảng (tiểu sử), danh tiếng của công ty.
 Thường sử dụng biện pháp yêu cầu báo giá với khối lượng lớn và
đặt hàng với khối lượng nhỏ hơn để tìm hiểu giá sàn và yêu cầu
giảm giá.
 Tương đối lịch sự khi đàm phán
 Chất lượng là yếu tố quan trọng nhất
 Lưu ý về ngôn ngữ tiếng Anh (của người Anh)
• Khách hàng người Ý
 Thường hãnh diện về đất nước của họ về các di tích, đội bóng...
GV: Th.s TRẦN HOÀNG GIANG THỰC HIỆN_NHÓM 2.
7
QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU
 Thích quan hệ cá nhân: mời ăn cơm..
 Thường họ sẽ giới thiệu nhiều nhưng không có nghĩa là họ thực
hiện theo sự giới thiệu của họ.
 Độ tín dụng không cao lắm do vậy nên yêu cầu L/C at sight là điều
kiện thanh tóan an toàn
• Khách hàng Hoa Kỳ
 Luôn muốn mình là lớn nhất hoặc tốt nhất
 Muốn thể hiện trở mình là người có quyền quyết định (khuynh hướng thể
hiện cá nhân)
 Kiểm tra bài bản trước khi làm ăn thực sự (không quyết định khi gặp lần
đầu tiên)
 Đơn đặt hàng thường rất lớn
 Nếu là khách hàng lớn và có uy tín thường không chịu mở L/C ngay từ
đầu
• Khách hàng Nhật
 Quyết định chậm (suy nghĩ kỹ càng), do vậy khó đoán được quyết định
 Thường quan sát rất kỹ lưỡng
 Khi có quan hệ thì lâu dài thường gửi người tới hỗ trợ hoặc kiểm tra

 Rất kín đáo trong các quan hệ và chuyện cá nhân
 Độ tin cậy cao
Ngoài việc tìm hiểu đặc tính kinh doanh của từng quốc gia, từng dân tộc thì đứng
trước mỗi đối tác cụ thể chúng ta phải tìm hiểu thêm một số khía cạnh cụ thể hơn về đối
tác đó:
 Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng.
 Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, trước khi bắt đầu đàm phán, đảm
bảo rằng bên kia ai là người có quyền quyết định và đối tượng kí kết có đầy đủ
quyền để thực hiện các cam kết ràng buộc.
 Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố
thời gian để gây sức ép.
GV: Th.s TRẦN HOÀNG GIANG THỰC HIỆN_NHÓM 2.
8