bài giảng Quản trị và quản trị văn phòng

Đề c ơng bài giảng
Đề c ơng bài giảng
Văn phòng và Quản trị văn phòng
Văn phòng và Quản trị văn phòng


1. Khái quát lý thuyết về quản trị
1. Khái quát lý thuyết về quản trị


2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng


3. Quản trị văn phòng
3. Quản trị văn phòng




PGS.TS.Vũ Thị Phụng
PGS.TS.Vũ Thị Phụng


Khoa L u trữ học và Quản trị văn phòng
Khoa L u trữ học và Quản trị văn phòng


Tr ờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Tr ờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Đại học Quốc gia Hà Nội (0913048258)
Đại học Quốc gia Hà Nội (0913048258)



1.
1.
Khái quát lý thuyết về
Khái quát lý thuyết về
quản trị .
quản trị .

Khái niệm về quản trị
Khái niệm về quản trị

Các tr ờng phái lý thuyết về quản trị
Các tr ờng phái lý thuyết về quản trị

Chức năng, nhiệm vụ của nhà quản trị
Chức năng, nhiệm vụ của nhà quản trị

Các kỹ năng quản trị
Các kỹ năng quản trị

Vị trí, vai trò của nhà quản trị .
Vị trí, vai trò của nhà quản trị .

Khái niệm về quản trị .

Khái niệm về quản trị .

Có nhiều cách định nghĩa về quản trị .
Có nhiều cách định nghĩa về quản trị .

Có thể khái quát về quản trị nh sau :
Có thể khái quát về quản trị nh sau :


- Quản trị là chức năng, nhiệm vụ của những ng ời
- Quản trị là chức năng, nhiệm vụ của những ng ời
đứng đầu một tập thể lao động, một cơ quan, tổ chức,
đứng đầu một tập thể lao động, một cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp .
doanh nghiệp .


- Quản trị là việc tổ chức, điều hành hoạt động của
- Quản trị là việc tổ chức, điều hành hoạt động của
một cơ quan, doanh nghiệp sao cho các nguồn lực đ ợc
một cơ quan, doanh nghiệp sao cho các nguồn lực đ ợc
huy động một cách tối đa để đạt đ ợc mục tiêu với hiệu
huy động một cách tối đa để đạt đ ợc mục tiêu với hiệu
quả cao trong những hoàn cảnh, điều kiện khác nhau
quả cao trong những hoàn cảnh, điều kiện khác nhau
và th ờng xuyên biến động .
và th ờng xuyên biến động .

Quản trị vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật.
Quản trị vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật.

C¸c tr êng ph¸i lý thuyÕt
C¸c tr êng ph¸i lý thuyÕt
vÒ qu¶n trÞ
vÒ qu¶n trÞ

Trêngph¸icæ®iÓn
Trêngph¸icæ®iÓn

Trêngph¸ih µnhvi(T¸cph ong)
Trêngph¸ih µnhvi(T¸cph ong)

Trêngph¸ih Öthèng
Trêngph¸ih Öthèng

Trêngph¸i® Þnhlîng
Trêngph¸i® Þnhlîng

Trêngph¸ih iÖ n®¹i
Trêngph¸ih iÖ n®¹i



Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ
của nhà quản trị
của nhà quản trị


* Hoạch định ( Planning )

* Hoạch định ( Planning )
* Tổ chức ( Organizing)
* Tổ chức ( Organizing)
* Quản trị nhân sự ( Staffing)
* Quản trị nhân sự ( Staffing)
* Lãnh đạo, điều hành ( Leading )
* Lãnh đạo, điều hành ( Leading )
* Kiểm tra, đánh giá ( Controlling )
* Kiểm tra, đánh giá ( Controlling )



Các kỹ năng của nhà quản trị
Các kỹ năng của nhà quản trị

Kỹ năng nhận thức, t duy.
Kỹ năng nhận thức, t duy.

Kỹ năng kỹ thuật
Kỹ năng kỹ thuật



Kỹ năng nhân sự .
Kỹ năng nhân sự .

Vị trí, vai trò của nhà quản trị .
Vị trí, vai trò của nhà quản trị .

Các cấp quản trị trong một cơ quan, tổ chức
Các cấp quản trị trong một cơ quan, tổ chức


- Quản trị viên cấp cao.
- Quản trị viên cấp cao.


- Quản trị viên cấp trung gian.
- Quản trị viên cấp trung gian.


- Quản trị viên cấp cơ sở
- Quản trị viên cấp cơ sở



Vai trò của nhà quản trị :
Vai trò của nhà quản trị :


- Định h ớng
- Định h ớng


- Quyết định
- Quyết định

- Cầu nối
- Cầu nối

2.
2.
Chức năng, nhiệm vụ của
Chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng các CQ, TC
văn phòng các CQ, TC

Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của văn phòng các
Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của văn phòng các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Nguyên tắc hoạt động
Nguyên tắc hoạt động

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

CN
CN
Tham m u tổng hợp
Tham m u tổng hợp
: Tổng hợp, xử lý và cung
: Tổng hợp, xử lý và cung

cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của cơ
cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của cơ
quan và lãnh đạo.
quan và lãnh đạo.

CN
CN
Tổ chức
Tổ chức
: Tổ chức, điều phối các hoạt động
: Tổ chức, điều phối các hoạt động
chung của cơ quan
chung của cơ quan



CN
CN
Hậu cần
Hậu cần
: Đảm bảo cơ sở vật chất và ph ơng
: Đảm bảo cơ sở vật chất và ph ơng
tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan
tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan

CN
CN
Giao tiếp
Giao tiếp
: Là trung tâm, đầu mối, trực tiếp

: Là trung tâm, đầu mối, trực tiếp
thực hiện các hoạt động giao tiếp của CQ
thực hiện các hoạt động giao tiếp của CQ

Cơ cấu tổ chức của văn phòng các
Cơ cấu tổ chức của văn phòng các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp


1. Lãnh đạo văn phòng
1. Lãnh đạo văn phòng
:
:


Chánh văn phòng và các phó văn phòng
Chánh văn phòng và các phó văn phòng


(
(
ở
ở
các cơ quan nhỏ là Tr ởng, phó Phòng Hành chính)
các cơ quan nhỏ là Tr ởng, phó Phòng Hành chính)


2. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng
2. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng

:
:


-
-
Bộ phận văn th ( có thể thuộc phòng hành chính )
Bộ phận văn th ( có thể thuộc phòng hành chính )


- Bộ phận tổng hợp .
- Bộ phận tổng hợp .


- Bộ phận l u trữ-t liệu
- Bộ phận l u trữ-t liệu


- Bộ phận quản trị
- Bộ phận quản trị


- Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )
- Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )


- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ
- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ

Nguyên tắc hoạt động của văn phòng

Nguyên tắc hoạt động của văn phòng


1. Hoạt động theo nguyên tắc hành chính ( thủ tr ởng
1. Hoạt động theo nguyên tắc hành chính ( thủ tr ởng
lãnh đạo )
lãnh đạo )


2. Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ h
2. Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ h
ớng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn đối
ớng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn đối
với văn phòng cơ quan cấp d ới .
với văn phòng cơ quan cấp d ới .


3. Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy
3. Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy
định của pháp luật và theo quy định của cơ quan
định của pháp luật và theo quy định của cơ quan

3.
3.
Quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng

Hoạch định trong QTVP
Hoạch định trong QTVP

Tổ chức và điều hành hoạt động của VP
Tổ chức và điều hành hoạt động của VP

Kiểm tra, đánh giá các hoạt động của VP
Kiểm tra, đánh giá các hoạt động của VP

Nhiệm vụ của ng ời QTVP trong việc
Nhiệm vụ của ng ời QTVP trong việc
thực hiện chức năng hoạch định
thực hiện chức năng hoạch định
1.
1.
Định vị và định h ớng phát triển cho VP
Định vị và định h ớng phát triển cho VP
2.
2.
Thiết kế, xây dựng kế hoạch hoạt động của VP
Thiết kế, xây dựng kế hoạch hoạt động của VP
3.
3.
Xử lý thông tin, ban hành các quyết định quản lý
Xử lý thông tin, ban hành các quyết định quản lý
trong phạm vi thẩm quyền cho phép
trong phạm vi thẩm quyền cho phép
4.
4.
Tham m u, t vấn cho lãnh đạo trong việc hoạch định
Tham m u, t vấn cho lãnh đạo trong việc hoạch định
chiến l ợc, xây dựng kế hoạch thực hiện và các biện
chiến l ợc, xây dựng kế hoạch thực hiện và các biện

pháp xử lý đối với các tình huống cụ thể.
pháp xử lý đối với các tình huống cụ thể.

Nhiệm vụ của ng ời QTVP trong việc thực
Nhiệm vụ của ng ời QTVP trong việc thực
hiện chức năng tổ chức, điều hành
hiện chức năng tổ chức, điều hành


1. Tổ chức bộ máy làm việc
1. Tổ chức bộ máy làm việc
2.
2.


Tổ chức nhân sự
Tổ chức nhân sự
3. Tổ chức công việc
3. Tổ chức công việc
4. Điều hành hoạt động của các bộ phận
4. Điều hành hoạt động của các bộ phận



Nhiệm vụ của ng ời QTVP trong việc thực
Nhiệm vụ của ng ời QTVP trong việc thực
hiện chức năng kiểm tra, đánh giá
hiện chức năng kiểm tra, đánh giá
1. Xác định đối t ợng cần KT, ĐG
1. Xác định đối t ợng cần KT, ĐG

2. Ph ơng pháp kiểm tra
2. Ph ơng pháp kiểm tra
3. Hình thức đánh giá
3. Hình thức đánh giá