quy trình xây dựng, tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
TỔ CHỨC LỄ HỘI VÀ SỰ KIỆN
Đề tài: Tổ chức lễ tri ân “Lời muốn nói” nhân dịp
ngày nhà giáo Việt Nam 20/11
Mục lục:

1.Giới thiệu sự kiện 2
2.Nghiên cứu ý niệm sự kiện (5Ws) 2
2.1WHY- Tại sao sự kiện được tổ chức? 2
2.2WHO- Thành phần tham gia 3
2.3WHERE - Địa điểm tổ chức 3
2.4WHEN – Thời gian tổ chức 3
2.5WHAT - Nội dung sự kiện 3
3.Ý nghĩa chủ đề 4
4.Công tác tổ chức 4
4.1 Cơ cấu tổ chức 4
4.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận 5
4.3. Kế hoạch thực hiện 7
5. Kịch bản chương trình 11
6.Quản trị sự rủi ro 19
6.1 Rủi ro bên ngoài 19
6.2 Rủi ro bên trong 20
7. Thiết kế 21
Nhóm: Pháo Bông 1
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
1. Giới thiệu sự kiện
Với người Việt Nam ta, từ xưa đến nay, "tôn sư trọng đạo" là một giá trị truyền thống quý
báu. Thấm nhuần đạo lý "uống nước nhớ nguồn", ngày Nhà giáo Việt Nam 20-11 trở thành ngày
hội "tôn vinh nghề thầy" của toàn dân. Vào ngày này, trên khắp mọi miền đất nước, các em học
sinh, sinh viên lại cùng nhau mang hoa đến chúc mừng các cô giáo, thầy giáo, bày tỏ lòng biết
ơn đối với những người đã có công dạy dỗ mình. Với những sinh viên năm cuối sắp ra trường,

20-11 lại trở nên đặc biệt hơn bao giờ hết.
Lễ “Tri ân thầy cô” - một sự kiện thường niên của sinh viên khoa Du lịch Trường Đại
học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng, được tổ chức vào dịp lễ Nhà giáo Việt Nam với mục đích tôn
vinh truyền thống đó. Đây là dịp để các sinh viên có thể bày tỏ những suy nghĩ, tình cảm và tấm
lòng tri ân của mình đối với các thầy cô, là cầu nối gắn kết chặt chẽ hơn nữa tình thầy trò và tình
bè bạn. Và đây cũng sẽ trở thành một kỷ niệm khó quên trong quãng đời sinh viên của mỗi
người.
2. Nghiên cứu ý niệm sự kiện (5Ws)
2.1WHY- Tại sao sự kiện được tổ chức?
- Tri ân tình cảm và tấm lòng của thầy cô giáo đã hết lòng giảng dạy và hướng dẫn các thế hệ sinh
viên, tạo cơ hội cho các bạn thể hiện lòng biết ơn của mình đến các thầy cô giáo
- Khắc sâu tình bạn trong sáng trong những năm cùng nhau học tập và rèn luyện.
- Tạo kỉ niệm đẹp, sâu sắc cho sinh viên năm cuối trước khi ra trường.; đồng thời tạo động lực và
sự tự tin cho các bạn bước vào kì thực tập và ra trường đời sau này.
- Tạo không khí gần gũi, ấm cúng giữa thầy cô và sinh viên.
- Tác động tốt đến tư tưởng tình cảm của toàn thể học sinh, sinh viên trong trường và trở thành
một trong những hoạt động quan trọng mang tính văn hóa truyền thống và bản sắc riêng của khoa
nói riêng và toàn trường nói chung.
Nhóm: Pháo Bông 2
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
2.2WHO- Thành phần tham gia
- Nhà tổ chức: sinh viên 38k Khoa Du lịch nằm trong ban tổ chức gồm
• Trưởng Ban tổ chức sự kiện
• Ban tài chính
• Ban truyền thông
• Ban hậu cần trang trí
• Ban kỹ thuật
• Ban văn nghệ
- Người tham gia: thầy cô Khoa Du lịch, cựu sinh viên, đại diện sinh viên khóa 39, sinh
viên khóa 38k.

- Người thực hiện: ban tổ chức sự kiện, nhà hàng.
2.3WHERE - Địa điểm tổ chức
Nhà hàng Minh Toàn Galaxy, số 309 đường 2 tháng 9, quận Hải Châu, Đà Nẵng.
2.4WHEN – Thời gian tổ chức
- Nhằm hướng đến ngày tri ân thầy cô: “Nhà giáo Việt Nam 20/11” nên nhóm chọn thời gian tổ
chức là vào ngày cuối tuần của tuần gần ngày 20/11/2015 nhất để thuận tiện sắp xếp thời gian cho
thầy cô cũng như các bạn sinh viên.
- Thời gian tổ chức tiệc để thoải mái nên là buổi chiều tối, sau giờ tan ca.
-> Thời gian: Thứ 7 ngày 14/11/2015
- Đón khách lúc 17 giờ 30 phút.
- Bắt đầu lúc 18 giờ 00 phút.
2.5WHAT - Nội dung sự kiện
- Tên sự kiện: “Lời muốn nói”
- Các hoạt động chính:
• Đón tiếp khách
• Văn nghệ mở màn
• Tuyên bố lí do
• Giao lưu với khách mời
Nhóm: Pháo Bông 3
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
• Nhập tiệc ăn uống
• Văn nghệ và trò chơi
• Tặng quà tri ân thầy cô
• Đưa tiễn khách
3. Ý nghĩa chủ đề
Chủ đề: Lời muốn nói
Quãng đời sinh viên với biết bao nhiêu kỷ niệm đẹp, là khoảng thời gian vui vẻ bên bạn
bè, là khoảng thời gian học hành chăm chỉ dưới sự tận tình chỉ dạy của thầy cô giáo, là khoảng
thời thời gian bận rộn với biết bao nhiêu hoạt động của khoa, của trường Nhưng khoảng thời
gian ấy sắp qua đi, đọng lại trong lòng những sinh viên năm cuối nhiều cảm xúc với biết bao

điều muốn nói. Đó là lời cảm ơn, lời tri ân sâu sắc nhất đến những người thầy người cô đã tận
tâm tận lực dành cho cả một thế hệ học trò. Đó là lời xin lỗi chân thành nhất đến thầy cô vì
tuổi trẻ còn bồng bột, chưa chín chắn trong suy nghĩ nên nhiều lúc khiến thầy cô phải phiền
lòng. Và là lời chúc tốt đẹp nhất muốn gởi đến thầy cô-những người đã dìu dắt một thế hệ học
trò chúng em đến gần hơn với chân trời kiến thức, cho chúng em những hành trang vào đời.
Chính vì vậy, Lễ tri ân thầy cô với chủ đề “Lời muốn nói” được tổ chức nhằm bày tỏ những lời
sâu trong tận trái tim đến những thầy cô kính mến của Khoa Du lịch – Trường Đại học Kinh tế.
4. Công tác tổ chức
4.1 Cơ cấu tổ chức
Nhóm: Pháo Bông 4
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
4.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận
STT
Tên công
việc
Chức năng nhiệm vụ Nhân lực Ghi chú
1 Trưởng
ban tổ chức
- Quyết định ý tưởng, chủ đề sự
kiện từ tổng hợp ý kiến toàn ban tổ
chức.
- Chia nhân sự các ban và phổ biến
công việc khái quát cho từng ban.
- Kiểm soát trước ,trong và sau khi
chương trình diễn ra để đảm bảo
chương trình đi đúng hướng theo
những gì đã lên kế hoạch.
- Phê duyệt, kiểm tra tiến trình
công việc các kế hoạch từ các ban.
- Đưa ra cách giải quyết các tình

huống phát sinh hay các rủi ro xảy
ra trong khi tổ chức chương trình.
- Đánh giá, điều chỉnh các sai sót
để chắc chắn chương trình được
thực hiện thành công.
1 người
Nhóm: Pháo Bông 5
Ban
Hậu cần-
trang trí
Trưởng ban tổ chức sự
kiện
Ban truyền
thông
Ban
Kỹ thuật
Ban
Điều phối
Ban
Văn nghệ
Ban
Tài chính
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
2
Ban tài
chính
- Dự tính các khoản chi phí, tổng
chi phí để đưa ra mức tiền cần thu
mỗi sinh viên
- Thu tiền

-Kiểm tra, giám sát, kế toán việc
thực hiện chi tiêu.
- Chi các chi phí cho các ban theo
dự tính, điều chỉnh khi có thay đổi.
- Báo cáo tình hình thu và chi cho
trưởng ban tổ chức
- Lập và báo cáo tài chính sau khi
kết thúc sự kiện.
3 người
3
Ban truyền
thông
- Thiết kế thiệp mời, bandroll
- Lên kế hoạch và tiến hành các
hoạt động truyền thông trên
internet:
+ Tổ chức cuộc thi ảnh
+ Lập riêng một link event để các
bạn có thể tiện theo dõi.
+ Chia khung giờ up thông tin/bài
trên fanpage của Khoa.
- Liên hệ với ban điều phối chương
trình để lấy danh sách người tham
gia và khách mời.
4 người Các thí sinh
tham gia sẽ gửi
1 bức ảnh về
trường, lớp,
thầy cô kèm vài
cảm nghĩ

(không quá 200
từ). Sẽ có 1
phần quà dành
cho bức ảnh
nhận được
nhiều lượt like
nhất và sẽ được
trình bày tại
đêm Tri ân.
4 Ban hậu - Thiết kế và thực hiện trang trí 6 người
Nhóm: Pháo Bông 6
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
cần – trang
trí
sân khấu, background chụp ảnh.
- Chuẩn bị công cụ, dụng cụ phụ
trợ cho các công tác đón tiếp, các
trò chơi.
- Liên hệ nhà hàng
5
Ban kỹ
thuật
- Chịu trách nhiệm về phần âm
thanh ánh sáng cho chương trình.
2 người
6
Ban điều
phối
chương
trình

- - Chịu trách nhiệm về nội dung, ý
tưởng thực hiện chương trình,
khung chương trình và các phương
án dự phòng để chương trình được
diễn ra xuyên suốt.
- - Đảm nhận các công việc MC, lễ
tân, quản trò.Chịu
9 người
7
Ban Văn
nghệ
- - Thông báo cho các lớp để đăng
ký tiết mục tham dự.
- - Lựa chọn các tiết mục đặc sắc,
kiểm tra tiến trình tập luyện, góp ý
sửa đổi khi cần thiết.
- - Sắp xếp thứ tự các tiết mục tham
dự.
- - Hỗ trợ thuê trang phục, chuẩn bị
các đạo cụ cần thiết
2 người
4.3. Kế hoạch thực hiện
Ban truyền thông
STT Thời
gian
Hoạt động Nội dung thực hiện Người
thực
hiện
Ghi chú
Nhóm: Pháo Bông 7

Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
Giai đoạn I
(17/10-24/10)
1 17/10-
24/10
Thiết kế các
hình ảnh phục
vụ cho truyền
thông
_Thiết kế thiệp mời,
bandroll.
TV
mảng
nội
dung,
thiết kế
Dựa trên nội dung,
chương trình của Lễ
tri ân.
Lưu ý: Phần tên
khách mời sẽ để
trống để sau này
viết tay.
2 20/10-
24/10
Thiết kế clip cho
trò chơi
_Quay và edit clip trò
chơi
TV

mảng
kỹ thuật
TV mảng kỹ thuật
có thể hỗ trợ quay
clip
3 21/10-
24/10
Các hoạt động
bên lề Lễ tri ân
_Hỗ trợ quay/ nhận clip
từ 2 lớp 38K3.1, 38K3.2
_Tổ chức cuộc thi ảnh.
_Tổ chức các game mini
trên fanpage.
_Chia sẻ dần dần các
thông tin về Lễ tri ân.
TV
mảng
nội
dung,
thiết kế,
kỹ
thuật.
Các thí sinh tham
gia sẽ gửi 1 bức ảnh
về trường, lớp, thầy
cô kèm vài cảm
nghĩ (không quá
200 từ). Sẽ có 1
phần quà dành cho

bức ảnh nhận được
nhiều lượt like nhất
và sẽ được trình bày
tại đêm Tri ân.
Giai đoạn II
(25/10-13/11)
4 25/10 In thiệp mời và
bandroll
_Tiến hành chỉnh sửa,
hoàn thiện và in thiệp
mời, bandroll.
Trưởng
nhóm,
TV
mảng
thiết kế.
Sau khi TNV mảng
nội dung và thiết kế
làm việc với nhau,
cho ra sản phẩm,
trưởng nhóm sẽ là
người kiểm duyệt
và chỉnh sửa cuối
cùng. Sau đó sẽ tiến
hành in ấn.
5 25/10-
13/11
Lan tỏa thông
tin trước ngày
diễn ra Lễ tri ân

_Gửi thiệp mời.
_Tạo sự kiện về Lễ tri ân
trên Facebook.
_Chia sẻ thông tin trên
fanpage về ý nghĩa nội
dung chủ đề…
_Treo bandroll trước tiền
Trưởng
nhóm
TV
mảng
nội
dung
Phần thưởng cho
cuộc thi ảnh sẽ
được trao trong
buổi Lễ tri ân.
Nhóm: Pháo Bông 8
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
sảnh VP Đoàn cũ (khu
A).
_Công bố người thắng
giải cuộc thi ảnh.
Giai đoạn III
(14/11-15/11)
6 14/11 Cập nhật thông
tin buổi Lễ tri ân
trên fanpage của
Khoa
_Cập nhật nhanh chóng

thông tin, hình ảnh, clip
của buổi Lễ tri ân.
TV
mảng
nội
dung,
kỹ thuật
Chụp ảnh các bạn
tham gia cạnh
standee của chương
trình trước cổng và
các hoạt động diễn
ra suốt buổi Lễ tri
ân.
7 15/11 Đánh giá tác
động của buổi lễ
và hiệu quả công
việc
_Họp toàn nhóm lần cuối
để chia sẻ, nhận xét, đánh
giá công việc.
_Đăng bài cảm ơn trên
fanpage và event.
_Đăng tải toàn bộ ảnh,
clip liên quan đến buổi
Lễ.
Trưởng
nhóm
Ban hậu cần-trang trí
STT Công việc Thời gian Nội dung thực hiện Người

thực
hiện
Ghi chú
1 Thiết kế và thực
hiện trang trí
sân khấu,
background
chụp ảnh.
17-25/10 Lên ý tưởng thiết kế
sân khấu,
background
Tất cả Sau khi lên ý tưởng
thiết kế sân khấu,
backgound thì đưa
cho trưởng ban tổ
chức phê duyệt,
chỉnh sửa
25/10-
12/11
Hoàn thành
backdrop,
background
16h00 ngày
14/11
Mang backdrop,
background đến nhà
hàng để chuẩn bị
cho bữa tiệc
2 Chuẩn bị quà,
công cụ, dụng

cụ phụ trợ cho
các công tác
13,14/11 Chuẩn bị quà cho
thầy cô, cho sinh
viên, tranh ký tên.
Chuẩn bị hạt dưa,
Tất cả
Nhóm: Pháo Bông 9
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
đón tiếp. nước uống, bánh
kẹo trong phòng
chờ

3 Đặt nhà hàng 25/10 Liên hệ với nhà
hàng để đặt tiệc
3 thành
viên
27/10 Đặt thực đơn
Ban kỹ thuật
Công việc Thời gian Nội dung thực hiện Người
thực hiện
Ghi chú
Chịu trách
nhiệm về
phần âm
thanh ánh
sáng cho
chương
trình.
12/10 Liên hệ với nhà hàng để

thuê các thiết bị cần thiết
như loa, ampli, micro, máy
chiếu,
Tất cả
16h00 ngày
14/11
Lắp đặt, kiểm tra tất cả
máy móc, thiết bị.
17h30-21h00 Điều chỉnh âm thanh, ánh
sáng trong suốt bữa tiệc
21h15-21h45 Thu dọn, trao trả cho nhà
hàng
Ban điều phối chương trình
STT Công việc Thời gian Người thực hiện Ghi chú
1 Lập kế hoạch
cho chương trình
( kịch bản cho
chương trình,
phân công nhân
sự, lên danh sách
khách mời, lựa
chọn địa diểm tổ
chức)
10/10 – 17/10 5 người được phân
công lập kế hoạch
Sau khi kế hoạch
được hoàn thành
trưởng ban tổ chức
sẽ xem xét và duyệt
2 Lên các phương

án dự phòng để
chương trình
diễn ra theo đúng
kịch bản
1/11-13/11 Tất cả
Nhóm: Pháo Bông 10
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
3 Chạy lại chương
trình, các tiết
mục văn nghệ,
trình chiếu clip,
trò chơi…
13h – 16h 14/11 Ban văn nghệ, MC
4
Lễ tân đến trước
để chuẩn bị đón
tiếp khách
16h30 14/11 4 lễ tân Lễ tân sẽ mặc đồng
phục váy đen áo sơ
mi trắng.
5 Dẫn dắt chương
trình như kịch
bản đã chuẩn bị
17h00 – 21h00
14/11
Tất cả
Ban văn nghệ
Công việc Thời gian Nội dung thực hiện Người thực
hiện
Ghi

chú
Chịu trách
nhiệm về
toàn bộ nội
dung phần
văn nghệ
của chương
trình.
14-16/11 Thông báo cho các lớp để đăng
ký tiết mục tham dự.
Tất cả
17/10-12/11 - Lựa chọn các tiết mục đặc sắc,
kiểm tra tiến trình tập luyện,
góp ý sửa đổi khi cần thiết.
- Sắp xếp thứ tự các tiết mục
tham dự
13-14/11 Hỗ trợ thuê trang phục, chuẩn bị
các đạo cụ cần thiết
14/11 Thu dọn, trả trang phục, đạo cụ
5. Kịch bản chương trình
Thời
gian
Khoả
ng
thời
gian
Hoạt động Người
chịu
trách
nhiệm

Kịch bản Màn
hình
Âm thanh
Ánh sáng
Hậu
trường
17h- 30 10 Đón các Lễ tân Lễ tân đón các bạn Màn Đèn sáng
Nhóm: Pháo Bông 11
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
17h30 phút phút bạn sinh
viên tại
sảnh
sinh viên tại tiền sảnh
của phòng tiệc
Hướng dẫn các bạn
ký tên vào tranh ký
tên
hình chờ 40%.
Nhạc không
lời
20
phút
- Thời gian
cho các
bạn chụp
ảnh
- Các bạn
ký tên vào
tranh đã
được dán

sẵn
Lễ tân
17h30
–
18h00
30
phút
10
phút
Đưa các
bạn vào
phòng tiệc
Lễ tân Hướng dẫn các bạn
vào chỗ ngồi đã đăng
kí trước ở phòng tiệc
Nhóm lễ tân chào
đón và hướng dẫn
thầy cô vào phòng
chờ
Màn
hình chờ
Đèn chiếu
50% vừa đủ
sáng để các
bạn chụp
hình
Ban hậu
cần
chuẩn bị
nước và

một ít
bánh kẹo,
hạt dưa
trong
phòng
chờ.
20
phút
Chào đón
thầy cô
ngay từ
phía ngoài
Lễ tân
18h00
–
18h10
10
phút
Chào đón
thầy cô vào
bàn tiệc
Trưởng
ban tổ
chức
Các bạn
sinh
viên
Thay mặt trưởng ban
tổ chức vào phòng
chờ mời thầy cô vào

bàn tiệc.
Sinh viên vỗ tay chào
đón thầy cô ở sảnh
chính.
Màn
hình chờ
Đèn chiếu
vào thầy cô
khi các thầy
cô bước vào
Mở nhạc nền
không lời bài
Người thầy
MC và
đội múa
mở màn
sẵn sàng
Ban kỹ
thuật lắp
các thiết
bị cần
thiết cho
tiết mục
mở màn
lên sân
khấu
18h10
–
18h20
10

phút
MC chào
mừng thầy
cô và giới
thiệu tiết
mục mở
màn.
MC MC xuất hiện và gửi
lời chào đến các thầy
cô và các bạn sinh
viên.
Sau đó mời thầy cô
và các bạn thưởng
thức tiệc mục mở
màn đầu tiên : Múa
Màn
hình để
logo
chương
trình
Đèn trong
phòng tắt,
đèn sử dụng
cho tiết mục
múa bóng
chiếu từ phía
sau
Mở nhạc Lá
Nhóm: Pháo Bông 12
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh

bóng trên nền nhạc
Lá thư gửi thầy.
Kết thúc tiết mục,
màn múa thả xuống,
nền sân khấu với tên
chủ đề sẽ hiện ra.
thư gửi thầy
Khi kết thúc
tiết mục mở
màn thì bật
toàn bộ đèn
18h20
–
18h50
30
phút
-MC giới
thiệu
chương
trình, giới
thiệu các
thầy cô.
-Khai tiệc
MC
Lễ tân
Thầy
Quý
Đại
diện 2
lớp

Sau tiết mục mở màn,
MC sẽ giới thiệu về
chương trình lễ tri ân.
MC giới thiệu thầy cô
góp mặt đến dự buổi
lễ tri ân và đề nghị
mọi người nhiệt liệt
hoan nghênh.
MC giới thiệu ý
nghĩa tên chương
trình “ Lời muốn nói”
Sau đó đại diện của 2
lớp cũng sẽ lên phát
biểu cảm nghĩ về
buổi lễ tri ân.
MC trân trọng mời
thầy Quý – trưởng
khoa du lịch lên phát
biểu. Thầy Quý nâng
ly khai tiệc.
Màn
hình
logo
chương
trình và
tắt nhạc
Đèn sáng
40%
Chuẩn bị
ly và

rượu
champag
ne
Khi thầy
Quý nâng
ly khai
tiệc thì
bắn pháo
kim
tuyến.
18h50
–
19h00
10
phút
Ăn uống,
giao lưu tại
bàn
MC mời thầy cô và
các bạn ăn uống, nói
chuyện vui vẻ trong
thời gian giao lưu tại
bàn.
Màn
hình
logo
chương
trình và
nhạc nền
nhẹ

nhàng
Đèn sáng
40%
Nhóm
biểu diễn
hát
Người
thầy và
múa quạt
Jasmine
Flower
chuẩn bị
19h00
–
19h25
25
phút
5 phút Chiếu
clip giới
thiệu về
lớp
38k03.1
Ban kỹ
thuật
MC
MC giới thiệu về
đoạn clip sắp chiếu
của lớp 38K03.1 sau
đó lui về hậu trường.
Đội kỹ thuật cho phát

video của lớp
Chiếu
video
của lớp
38K03.1
Ánh sáng
phòng 30%
- Micro
MC.
- File
video.
- Nhóm
hát hoàn
Nhóm: Pháo Bông 13
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
38K03.1 tất công
tác chuẩn
bị.
10
phút
- Giao
lưu với
GVCN
MC - MC trở lại sân khấu,
phát biểu một vài
cảm nghĩ về video
vừa chiếu.
- MC mời GVCN lớp
38K03.1 lên sân khấu
để trò chuyện và giao

lưu với GV. MC gửi
lời chúc đến GV và
sau đó bắt đầu trò
chuyện
- Sau khi giao lưu,
MC sẽ đưa (mời)
GVCN về chỗ ngồi
tại bàn và cảm ơn
những chia sẻ của
GV cũng như các bạn
SV.
Màn
hình
logo
chương
trình
- Ánh sáng
phòng 60%.
Tập trung ánh
sáng về phía
GVCN và
MC đang
đứng.
- Off nhạc
- Micro
MC, GV
- Nhóm
hát sẵn
sàng.
- Nhóm

múa
nhanh
chóng
hoàn tất
công tác
chuẩn bị.
5 phút -Tiết mục
của lớp
38k03.1:
Bài hát
“Người
thầy”
MC
Nhóm
hát lớp
38K03.
1
- MC giới thiệu tiết
mục hát “Người
thầy” do các bạn lớp
38K03.1 trình bày
- Các bạn 38K03.1
nhanh chóng tiến ra
sân khấu và trình bày
bài hát.
Màn
hình hiện
lên thông
tin về tiết
mục (tên

bài hát,
nhạc sĩ,
người
trình
bày) sau
đó về lại
trạng
thái chờ
- Ánh sáng
phòng 30 %.
- Hệ thống
loa hỗ trợ cho
tiết mục.
- Ánh sáng
tập trung về
phía nhóm
hát
- Micro
MC,
nhóm hát
- Nhóm
múa sẵn
sàng
5 phút -Tiết mục
của lớp
38k03.1:
Múa
quạt:
Jasmine
Flower.

MC
Nhóm
múa
Đội kỹ
thuật
- MC tiến lên cảm ơn
phần trình bày của
nhóm hát và giới
thiệu tiết mục tiếp
theo: Tiết mục múa
quạt “Jasmine
Flower” do nhóm
múa đến từ lớp
Màn
hình phát
dòng
giới
thiệu về
tiết mục
(tên tiết
mục, thể
- Tắt đèn
phòng chỉ để
lại ánh nến.
- Ánh sáng
sân khấu 10%
khi các bạn
tiến ra chuẩn
bị đội hình.
- Micro

MC.
Nhóm: Pháo Bông 14
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
38K03.1 biểu diễn.
- Nhóm múa tiến ra
sân khấu, chuẩn bị
đội hình và biểu diễn
loại,
nhóm
múa)
- Ánh sáng
tăng lên khi
nhạc nền bắt
đầu và tập
trung vào
nhóm múa.
- Sử dụng các
loại ánh sáng
màu và các
hiệu ứng khói
nếu cần thiết.
- Mở nhạc
nền cho bài
múa.
19h25
–
19h50
25
phút
5 phút Chiếu

clip giới
thiệu về
lớp
38k03.2
MC
Ban kỹ
thuật
- MC cảm ơn phần
biểu diễn của nhóm
múa đến từ lớp
38K03.1.
- MC giới thiệu về
đoạn clip sắp chiếu
của lớp 38K03.2 sau
đó lui về hậu trường.
- Đội kỹ thuật cho
phát video của lớp
38K03.2
Chiếu
video
của lớp
38K03.2
Ánh sáng
phòng 30%
Mở loa để
nghe nhạc
nền và các
đoạn phát
biểu cảm
nghĩ của SV

về thầy cô.
- Micro
MC.
- File
video.
- Nhóm
hát hoàn
tất công
tác chuẩn
bị.
10
phút
- Giao
lưu với
GVCN
MC - MC trở lại sân khấu,
phát biểu một vài
cảm nghĩ về video
vừa chiếu.
- MC mời GVCN lớp
38K03.2 lên sân khấu
để trò chuyện và giao
lưu với GV. MC gửi
lời chúc đến GV và
sau đó bắt đầu trò
chuyện
- Sau khi giao lưu,
MC sẽ đưa (mời)
GVCN về chỗ ngồi
tại bàn và cảm ơn

những chia sẻ của
GV cũng như các bạn
SV.
Màn
hình
chiếu
logo
chương
trình
- Ánh sáng
phòng 60%.
Tập trung ánh
sáng về phía
GVCN và
MC đang
đứng.
- Off nhạc
- Micro
MC, GV
- Nhóm
hát sẵn
sàng.
- Nhóm
nhảy
nhanh
chóng
hoàn tất
công tác
chuẩn bị.
Nhóm: Pháo Bông 15

Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
5 phút -Tiết mục
của lớp
38k03.2
Liên
khúc:
Khúc yêu
thương,
Cho bạn
cho tôi
MC
Nhóm
hát lớp
38K03.
2
- MC giới thiệu tiết
mục Liên khúc: do
các bạn lớp 38K03.2
trình bày “Khúc yêu
thương, Cho bạn cho
tôi” rồi lui về hậu
trường.
- Các bạn 38K03.2
nhanh chóng tiến ra
sân khấu và trình bày
bài hát.
Màn
hình hiện
lên thông
tin về tiết

mục (tên
bài hát,
nhạc sĩ,
người
trình
bày) sau
đó về lại
trạng
thái chờ
- Ánh sáng
phòng 30 %.
- Hệ thống
loa hỗ trợ cho
tiết mục.
Ánh sáng sân
khấu tập
trung vào
nhóm hát.
- Micro
MC,
nhóm hát
- Nhóm
nhảy sẵn
sàng
5 phút -Tiết mục
của lớp
38k03.2
Nhảy
hiện đại
Nhóm

nhảy
lớp
38K03.
2
Đội kỹ
thuật
- Nhóm hát chào cảm
ơn khán giả và lui
vào hậu trường.
- Voice over giới
thiệu tiết mục: “Are
you ready for our
show? 1 2 3 Let it
begin.”
- Nhóm nhảy trình
diễn.
- Màn
hình hiện
chữ theo
lời dẫn
của
Voice
over.
- Màn
hình
chuyển
backgrou
nd của
bài nhảy.
- Off nhạc.

-Đèn sân
khấu tắt. Khi
đèn trở lại,
nhóm nhảy sẽ
bắt đầu trình
diễn trên sân
khấu. Đèn tập
trung vào
nhóm nhảy.
- Ánh sáng
phòng 30%.
- Nhạc nền
của bài nhảy
đi kèm hiệu
ứng (khói,
đèn màu, đèn
laze)
- Đạo cụ
nhảy
(nếu cần)
- Voice
over.
- Đội
khiêu vũ
nhanh
chóng
hoàn tất
công tác
chuẩn bị.
19h50

–
20h05
15
phút
15
phút
Trò chơi
giao lưu
với các
thầy cô
và các
bạn SV.
MC
Ban kỹ
thuật
MC tiến ra sân khấu
và cảm ơn màn trình
diễn hiện đại của
nhóm nhảy lớp
38K03.2 cũng như
nhóm hát trước.
- MC giới thiệu 1 trò
chơi nhỏ dành cho
các thầy cô và các
bạn SV.
- Khi có thầy cô/SV
tham gia trả lời câu
Màn
hình
chiếu các

clip đã
chuẩn bị
sẵn có
các gợi ý
để đoán
tên thầy
cô
- Off nhạc.
- Đèn sân
khấu và trong
phòng trở lại
bình thường.
- Micro
MC,
khán giả
- Quà (sổ
tay)
- Đội
khiêu vũ
39K sẵn
sàng
Nhóm: Pháo Bông 16
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
hỏi, MC sẽ mang
Micro đến. Khi đáp
đúng, MC sẽ mang
quà đến tận tay.
20h05
–
20h10

15
phút
15
phút
Tiết mục
Khiêu vũ
của khóa
39K
Giao lưu
với khóa
39K
MC,
Đội
khiêu
vũ 39K
- MC giới thiệu sự
góp mặt đặc biệt của
các em khóa 39K với
tiết mục khiêu vũ,
mời các thầy cô và
các bạn SV cho các
em một tràng pháo
tay chào mừng đến
với SK ngày hôm nay
sau đó lui vào hâu
trường.
- Đội khiêu vũ tiến
lên sân khấu và trình
diễn.
- Khi màn trình diễn

kết thúc, MC tiến lên
cảm ơn phần trình
diễn của các em và
mời đại diện khóa
39K phát biểu cảm
nghĩ về buổi tối hôm
nay và gửi lời chúc
đến các thầy cô nhân
ngày 20/11.
- MC cảm ơn lời chúc
của em.
- Khi
MC giới
thiệu:
màn hình
chờ.
- Khi đội
khiêu vũ
trình
diễn:
Màn
hình
chiếu
nền cho
bài nhảy
- Ánh sáng
phòng 30%.
- Đèn sân
khấu tắt và
chỉ tập trung

vào đội khiêu
vũ.
- Âm nhạc:
Nhạc nền bài
nhảy.
- Khi trình
diễn kết thúc:
Off nhạc.
- Micro
MC,
39K.
- Các bạn
thực hiện
tiết mục
Ghita sẵn
sàng.
20h10
–
20h15
5 phút 5 phút Tiết mục
Ghita:
“Những
nụ cười
trở lại”
MC
Đội
ghita
- MC giới thiệu tiết
mục tiếp theo là tiết
mục Ghita “Những

nụ cười trở lại” của
đội văn nghệ khóa
38K
- Các bạn đội văn
nghệ tiến ra sân khấu
và biểu diễn.
- Màn
hình
chiếu tên
và người
thực hiện
tiết mục
tiếp theo.
- Ánh sáng
phòng 60%.
- Ánh sáng
sân khấu lúc
đầu giảm
xuống và chỉ
tập trung và
các bạn đang
trình diễn.
- Đến phần
điệp khúc,
ánh sáng sân
khấu sẽ bừng
- Micro
MC.
- Nhạc
cụ.

- Các
Micro
phục vụ
biểu
diễn.
Nhóm: Pháo Bông 17
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
sáng.
- Off nhạc
hoặc có phần
nhạc nền đệm
theo của tiết
mục.
20h15
–
21h00
45
phút
20
phút
Trao giải
cuộc thi
ảnh và
tặng quà
các thầy
cô
- MC
- Lễ tân
- Ban
kỹ thuật

- Đại
diện
sinh
viên
- MC tiến ra sân khấu
và cảm ơn màn trình
diễn của các bạn.
- Tiếp nối chương
trình, MC công bố
bức ảnh có nhiều lượt
like nhất và mời
người đạt giải lên
nhận quà. MC trao
quà.
- MC thay mặt sinh
viên đọc bài cảm
nhận của bức ảnh đạt
giải.
- MC mời thầy Quý –
trưởng khoa Du lịch
nhận Tranh ký tên
các SV khóa 38K
tặng Khoa Du lịch
- MC mời thầy cô lên
nhận quà.
- Lễ tân mang quà
đến để các bạn đại
diện khóa 38K tặng
cho các thầy cô.
- Màn

hình
chiếu các
bức ảnh
tham gia
cuộc thi,
bức ảnh
đạt giải
sẽ để ở
cuối
cùng
- Mở nhạc
nhẹ nhàng
khi MC đọc
bài cảm nhận.
- Mở nhạc sôi
nổi khi thầy
cô lên nhận
quà
- Micro
MC.
- Phần
thưởng
- Quà
dành tặng
cho khoa:
Tranh ký
tên
- Quà
cho thầy
cô: hoa

và bút gỗ
khắc chữ
có ghi
tên của
mỗi thầy
cô
- Nhóm
hát chuẩn
bị
25
phút
Văn nghệ
kết thúc
tiệc
Chụp ảnh
lưu niệm
MC - Một bạn trong đội
văn nghệ ngồi dưới
khán phòng sẽ hát
đồng thời tiến về phía
sân khấu. Các bạn
khác trong đội văn
nghệ từ hậu trường
và dưới sân khấu sẽ
tiến lên sân khấu và
hát vang bài hát “You
raise me up”. Các bạn
Màn
hình
chiếu lại

clip của
2 lớp và
các bức
ảnh dự
thi
- Nhạc nền:
Vui tươi, sôi
nổi
- Micro
MC,
nhóm hát
Nhóm: Pháo Bông 18
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
sinh viên ở dưới cũng
sẽ hát theo, mời thầy
cô lên sân khấu hát
cùng . Khi bài hát kết
thúc, MC thay mặt
các bạn 38K một lần
nữa gửi lời cảm ơn và
lời chúc đến các thầy
cô, cảm ơn tất cả các
bạn đã tham gia đóng
góp vào thành công
của SK và lời chúc
tốt đẹp nhất đến tất cả
các bạn khóa 38K.
MC tuyên bố hết thúc
tiệc
- Chụp hình lưu niệm

với thầy cô, sinh viên
2 lớp & thả bóng bay.
21h00 Kết thúc
tiệc
Ban
điều
phối
- Hướng dẫn, tiễn
thầy cô ra về trước
rồi đến các bạn sinh
viên.
6.Quản trị sự rủi ro
6.1 Rủi ro bên ngoài
a. Các sự cố xảy ra ngoài dự tính:
Đây là sự kiện tri ân các thầy cô trong khoa du lịch, nên có thể xảy ra một số sự kiện như:
- Thời tiết : thời tiết là yếu tố do thiên nhiên tác động nên nó nằm ngoài khả năng của ta.
Nếu thời tiết xấu, sự kiện sẽ không được thuận lợi, vì một số khách mời sẽ không đến tham
dự…
- Các sự cố về sân khấu: ở đây được hiểu là sự cố về âm thanh, ánh sáng, nguồn điện. trong
quá trình diễn ra sự kiện, âm thanh bị hư, ánh sáng bị tắt…
- Rủi ro ở đám đông: ở đây có thể hiểu là khi sự kiện đông người, ta không để ý kĩ, một vài
kẻ xấu xâm nhập vào giả dạng như khách mời gây ra các hiện tượng đánh cắp.
- Ước lượng số người đến với sự kiện không chính xác: số người đến dự sự kiện có thể tăng
lên hoặc ít hơn số khách đã mời.
Nhóm: Pháo Bông 19
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
b. Phương pháp ứng phó với rủi ro:
- Thời tiết: Chúng tôi đã sử dụng phương pháp giảm mức độ rủi ro. Vì sự kiện diễn ra trong
nhà, nên cũng không mấy ảnh hưởng đến công tác thực hiện. Tuy nhiên vì một số lí do chủ quan
khách mời, họ ngại đi khi thời tiết xấu, nên chúng tôi càng nâng cao công tác truyền thông về sự

kiện với khách mời.
- Các nguồn điện, âm thanh, ánh sáng: Chúng tôi đã dùng phương pháp xây dựng kế hoạch
cứu nguy và thay thế. Để phòng trừ trường hợp cúp điện chúng tôi đã chuẩn bị một số máy phát
điện.
- Rủi ro trong đám đông: Sử dụng phương án phân tán rủi ro và giảm mức độ rủi ro
+ Phân tán rủi ro bằng cách thêm đội ngũ lễ tân chào đón, và có riêng đội dẫn thầy cô, sinh viên
đi vào sảnh nhằm phân tán lượng người quá đông vào cùng một lần.
+ Giảm mức độ rủi ro bằng cách cử nhân viên bảo vệ đứng cổng ngoài và kiểm vé để tránh các
trường hợp kẻ xấu lợi dụng để cướp giật
- Ước lượng số người đến với sự kiện không chính xác:
+ Nếu như số lượng người đến ít hơn dự tính thì số lượng các bàn sẽ dư ra và làm cho không gian
của sự kiện quá rộng do đó nhà hàng đã bố trí thêm các tấm màng ngăn cách tường, các tấm
poster về tri ân nhằm tạo không gian phù hợp với số lượng khách tham dự.
+ Nếu trường hợp số lượng người đến nhiều hơn dự kiến thì các nên liên hệ trước với các nhà
hàng bên ngoài để cung ứng kịp thời đồng thời mở rộng không gian cho sự kiện bằng cách sắp
xếp lại không gian, cây cối, các vật dụng trang trí.
6.2 Rủi ro bên trong
a. Các rủi ro có thể xảy ra bên trong tổ chức:
- Thông tin về vé mời tham dự sự kiện không chính xác: ở đây vé mời có thể bị in sai giờ,
địa điểm hoặc sai tên khách mời.
- Thức ăn trong nhà hàng không đảm bảo chất lượng
- Thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn nhân lực.
- Chương trình diễn ra không đúng như kế hoạch, đặc biệt là chương trình diễn ra quá
chậm.

b. Các phương pháp ứng phó với rủi ro:
- Thông tin về vé mời tham dự sự kiện không chính xác: Để tránh trường hợp này thì
công ty phải kiểm tra rõ ràng thông tin trước khi gửi vé đến khách mời.
Nhóm: Pháo Bông 20
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh

- Để đảm bảo cho thức ăn của nhà hàng có chất lượng tốt thì công ty phải kiểm tra các
giấy chứng nhận về vệ sinh an toàn thực phẩm của nhà hàng cung ứng, đồng thời phải thu thập
ý kiến, thông tin, từ những sự kiện trước tổ chức tại nhà hàng.
- Để tránh dư thừa hoặc thiếu hụt nguồn nhân lực thì công ty phải nắm được số lượng vé
mời và số lượng người tham dự để dự đoán chính xác nhất số lượng khách hàng đến với sự
kiện để phân bổ nguồn nhân lực hợp lý. Hạn chế thấp nhất khả năng thừa hoặc thiếu nhân viên.
- Trong tất cả các chương trình hay sự kiện thì vấn đề thời gian luôn là một bài toán
khó cho các nhà tổ chức sự kiện, tuyệt đối không chủ quan, luôn có phương án dự phòng, lựa
chọn thời điếm phù hợp để tổ chức. Đồng thời, việc phân bổ thời gian khung chương trình sao
cho phù hợp là điều hết sức cần thiết. Vì thế chúng tôi đã cho chạy thử chương trình và dự đoán
các tình huống hay sự cố có thể xảy ra để kịp thời ứng phó.
7. Thiết kế
Với chủ đề là “Lời muốn nói” và tông màu chủ đạo là trắng xanh nhóm đã thiết kế
backdrop và background sao cho phù hợp nhất với ngày lễ tri ân.
Lí do chọn màu chủ đạo là xanh trắng:
* Đây là tông màu nhẹ nhàng, không quá nổi hay quá chìm, phù hợp với nội dung tri ân thầy
cô. Bên cạnh đó, mục đích của buổi tiệc còn là để tạo sự gắn kết giữa thầy và trờ, sinh viên với
sinh viên tạo kỉ niệm đẹp cho năm cuối ở giảng đường. Vì vậy, đây sẽ là nơi sinh viên gửi gắm
những tình cảm, những hoài bão cho tương lai. Màu xanh trắng – màu của mây trời, nơi cánh
chim hạc mang bao lời nhắn gửi, bao ước mơ hướng đến – màu của hy vọng, của một tương lai
tốt đẹp.
* Nhắc tới màu xanh khiến người ta liên tưởng đến màu của biển dài sông rộng mà thầy cô là
con thuyền lớn mang học trò nhỏ đến bến bờ thành công.
> Cùng với “Lời muốn nói” thì màu xanh trắng là một phần quan trọng giúp nổi bật lên chủ đề
đặc trưng năm nay.
7.1 Backdrop
Nhóm: Pháo Bông 21
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
Gồm những thành phần và ý nghĩa:
* Tên chương trình: “Lễ tri ân” ngay phía trên cùng

* Tên chủ đề: “Lời muốn nói” ngay ở giữa backdrop
> Cỡ chữ 2 phần này gần bằng nhau nhưng khác màu sắc. Đây là phần quan trọng nhất của
backdrop nên chiếm diện tích lớn. Chữ ở đây được làm bằng xốp được cắt ra theo kiểu chữ
cách điệu, tô màu neon và có kim tuyến để làm nổi bật chữ ngay cả khi đèn khán phòng được
tắt.
Để theo sát và làm nổi bật chủ đề đưa ra là hình ảnh con hạc giấy đang bay và kéo theo sau đó
là khung chữ “Lời muốn nói”. Hình ảnh này làm liên tưởng đến những cánh chim đưa thư, gởi
những lời cảm ơn, lời tri ân sâu sắc đến thầy cô giáo cũng như mang bao ước mong của sinh
viên bay cao bay xa hơn trong tương lai. Cũng như những dòng chữ trên, chim hạc ở đây được
gấp theo kiểu 3D và có màu sáng và được thả từ phía trên xuống như đang bay thật.
* Hai bên sân khấu sẽ được trang trí bóng bay cũng theo màu chủ đạo trắng xanh mang theo đó
là những phong thư. Gần cuối chương trình, những bạn sinh viên sẽ dùng bút lông để ghi lên
bong bóng hay ghi lên lá thư những ước muốn, khát khao của mình ở hiện tại hay trong tương
lai và sẽ cùng nhau thả lên bầu trời. Đó sẽ là một hình ảnh đáng nhớ và tạo nên một kỉ niệm
đẹp, qua đó thầy và trò sẽ được gắn kết với nhau hơn.
Nhóm: Pháo Bông 22
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
* Tùy vào phông nền có sẵn của nhà hàng mà ban thiết kế sẽ quyết định dùng hỗ trợ của phông
nền sao hay không; tất cả chữ hay hình ảnh đều được làm nổi, không in sẵn để tạo hiệu ứng đẹp
và nổi bật kể cả khi không có ánh sáng
7.2 Background
Background ở đây để hỗ trợ cho thầy cô giáo và các bạn sinh viên chụp ảnh kỉ niệm và in trên
phông nền được thiết kế sẵn.
Gồm những thành phần và ý nghĩa:
* Nền chính của background là hình ảnh những phong thư, hay hình trái tim, chữ “Love” cùng
những nốt nhạc vui trên nền màu xanh và cam nhạt (nếu để màu trắng thì sẽ bị chìm, lên hình
không ấn tượng) => thể hiện được sự gắn bó, tình cảm của thầy và trò, giữa sinh viên với sinh
viên trong nhữg năm tháng cùng nhau học tập, sinh hoạt và những phong thư đặc trưng nêu bật
được chủ đề.
* Trải dài phía góc trên là hình ảnh những con hạc giấy đang bay (được gấp bằng giấy 3D).

phía dưới ban thiết kế sẽ gắn những mảnh giấy nhỏ nối tiếp nhau trải dài theo từng con hạc.
Mang lại sự đồng bộ với backdrop: khi sinh viên đến tham dự tiệc sẽ để lại nhữg điều nhắn gửi
Nhóm: Pháo Bông 23
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
cho thầy cô giáo thân thương tại đây và sau khi ổn định vào tiệc. BTC sẽ đem những mảnh giấy
này vào trong và sẽ đọc gửi tặng thầy cô ngay trong buổi tiệc.
* Phía góc trên là hình ảnh nổi – đám mây – làm bằng bông – tạo sự liên tưởng đến bầu trời
xanh và những đám mây trắng bình yên mà cánh chim hạc đang hướng đến.
* Kèm theo hình ảnh đám mây là chữ “38K3” màu xanh được sơn kèm kim tuyến. Đây là con
số đặc trưng của tòan thể sinh viên du lịch tốt nghiệp năm nay, đã theo họ từ những ngày mới
bước chân vào trường, gắn có suốt những tháng giảng đường. Khi chụp hình, đây sẽ là điểm
nhấn của background.
7.3 Thiệp mời
7.4. Tranh ký tên
Nhóm: Pháo Bông 24
Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh
Nhóm: Pháo Bông 25