Đề xuất áp dụng 5S tại các Trường Đại học - Nghiên cứu tình huống tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ÁP DỤNG 5S TRONG CÁC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC......................................................................................................5
1.1. Tổng quan về 5S.........................................................................................................5

CHƯƠNG 2: KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S Ở CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀ DOANH
NGHIỆP.......................................................................................................................21
Hình 2.16: Khu để xe được kẻ vạch phân chia chỗ để.........................................30
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VIỆC BỐ TRÍ, SẮP XẾP VÀ VỆ SINH TẠI TRƯỜNG
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN.................................................................................32
Hình 3.5: Các xe bị sắp xếp lộn xộn........................................................................43
Hình 3.7: Sắp xếp ơ tơ hợp lý ở khu vực văn phịng.............................................43
Hình 3.8: Bảng quy định của khu vực để xe..........................................................43
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ÁP DỤNG 5S
MỘT CÁCH HIỆU QUẢ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN.................54
Hình 4.1: Cách bài trí, sắp xếp tại khu vực văn phịng trường Đại học Cơng
Nghiệp........................................................................................................................60
Hình 4.2: Các đầu sách được đánh dấu, sắp xếp hợp lý, gọn gàng...................61
Hình 4.3: Có sự phân chia phòng đọc và phòng tự học trong khu vực thư viện
.....................................................................................................................................62
Hình 4.4: Sinh viên qt dọn phịng học sau mỗi ca học.....................................66
LỜI KẾT LUẬN...........................................................................................................75
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................77
PHỤ LỤC 1.................................................................................................................78


DANH MỤC HÌNH ẢNH
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ÁP DỤNG 5S TRONG CÁC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC......................................................................................................5

CHƯƠNG 2: KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S Ở CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀ DOANH
NGHIỆP.......................................................................................................................21
Hình 2.16: Khu để xe được kẻ vạch phân chia chỗ để.........................................30
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VIỆC BỐ TRÍ, SẮP XẾP VÀ VỆ SINH TẠI TRƯỜNG
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN.................................................................................32
Hình 3.5: Các xe bị sắp xếp lộn xộn........................................................................43
Hình 3.7: Sắp xếp ơ tơ hợp lý ở khu vực văn phịng.............................................43
Hình 3.8: Bảng quy định của khu vực để xe..........................................................43
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ÁP DỤNG 5S
MỘT CÁCH HIỆU QUẢ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN.................54
Hình 4.1: Cách bài trí, sắp xếp tại khu vực văn phịng trường Đại học Cơng
Nghiệp........................................................................................................................60
Hình 4.2: Các đầu sách được đánh dấu, sắp xếp hợp lý, gọn gàng...................61
Hình 4.3: Có sự phân chia phòng đọc và phòng tự học trong khu vực thư viện
.....................................................................................................................................62
Hình 4.4: Sinh viên qt dọn phịng học sau mỗi ca học.....................................66
LỜI KẾT LUẬN...........................................................................................................75
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................77
PHỤ LỤC 1.................................................................................................................78


1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Phương pháp 5S là một công cụ thực hành quản lý đã được áp dụng tại một
số tổ chức nhằm cải tiến năng suất và chất lượng. Khái niệm 5S có nguồn gốc từ
Nhật Bản và xuất phát từ triết lý “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất
việc cao hơn”. 5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo môi trường
làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người. Đồng thời, 5S sẽ giúp

chúng ta tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí. Thực hành tốt
5S sẽ giúp các tổ chức xây dựng được nền văn hóa chất lượng thơng qua một
q trình liên tục xác định, giảm thiểu và loại trừ các lãng phí trong hoạt động
hành chính và sản xuất.
Hiện nay, tại các trường Đại học nói chung và trường Đại học Kinh tế quốc
dân nói riêng vẫn cịn tồn tại một số hạn chế về cơng tác quản trị chất lượng tại
các khu vực học tập và làm việc. Cải thiện môi trường làm việc cùng với việc
xây dựng nền văn hóa chất lượng chính là nền tảng để nâng cao năng lực giảng
dạy, học tập của cán bộ giảng viên và sinh viên trong nhà trường. Vì vậy, nhóm
nghiên cứu quyết định chọn đề tài " Đề xuất áp dụng 5S tại các Trường đại
học - Nghiên cứu tình huống tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân" với sự
giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn làm đề tài cho nghiên cứu khoa học
của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
• Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về phương pháp 5S và cách thức triển khai
phương pháp 5S tại các tổ chức
• Nghiên cứu kinh nghiệm áp dụng 5S tại một số trường đại học và các tổ
chức khác
• Thực trạng bố trí, sắp xếp và vệ sinh tại trường đại học Kinh tế Quốc dân


2

• Một số đề xuất áp dụng phương pháp 5S và áp dụng 5S một cách hiệu quả
tại trường đại học Kinh tế quốc dân
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu: cơng tác bố trí, sắp xếp và vệ sinh qua đánh giá
của nhóm nghiên cứu, sinh viên và cán bộ nhân viên trong trường
• Phạm vi nghiên cứu bao gồm nghiên cứu thực trạng bố trí, sắp xếp, vệ
sinh tại sáu khu vực của trường Đại học Kinh tế quốc dân là: khu vực văn

phòng, khu trung tâm dịch vụ, khu nhà để xe, khu nội trú, thư viện và khu giảng
đường trong suốt 6 tháng từ 09/2012 đến 03/2013
4. Phương pháp nghiên cứu
• Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu sơ cấp: Nhóm nghiên cứu thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua việc xây
dựng bảng hỏi gồm 33 câu và tiến hành khảo sát 227 sinh viên ở các viện, khoa
trong nhà trường và thu lại được 200 phiếu hợp lệ. Đồng thời trong 2 tuần từ
21/1/2013 đến 4/2/2013 đi phỏng vấn cán bộ văn thư tại một số khoa,viện; nhân
viên quản lí giảng đường; nhân viên tại căng-tin; cán bộ thủ thư tại thư viện;
nhân viên trơng giữ xe… để có một cái nhìn thực tế, rõ nét hơn về thực trạng bố
trí, sắp xếp và vệ sinh tại các khu vực.
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ giáo trình, sách tham khảo, một số website
về phương pháp 5S và việc áp dụng phương pháp 5S tại một số tổ chức.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Nghiên cứu sử dụng phương pháp tổng hợp,
phân tích, so sánh, sử dụng các phần mềm văn phòng (offices) để xử lý dữ liệu
thu thập được
5. Tổng quan các cơng trình nghiên cứu:
• Đề tài “Áp dụng 5S tại phịng kế tốn của cơng ty TNHH Hịa Bình” của
sinh viên Nguyễn Thị Hà – lớp QTCL K46, dưới sự hướng dẫn của ThS. Phạm
Thị Hồng Vinh. Đề tài đã đi sâu tìm hiểu về cơng ty TNHH Hịa Bình và đặc
biệt là thực trạng quản trị chất lượng tại phịng kế tốn. Dựa trên mục tiêu và
phương hướng phát triển của công ty đề tài đã đề xuất xây dựng một hệ thống


3

chất lượng tồn diện cho cơng ty và khởi đầu bằng việc đưa ra chương trình
triển khai áp dụng 5S ở phịng kế tốn
• Đề tài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo mơi trường làm việc hiệu quả tại các
phịng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội”

của sinh viên Trần Thúy Giang – lớp QTCL K45, với sự hướng dẫn của giảng
viên là PGS.TS Trương Đoàn Thể. Từ việc tiến hành tìm hiểu thực trạng mơi
trường làm việc, đề tài đã đề xuất áp dụng và áp dụng hiểu quả 5S cho các
phịng ban chức năng của cơng ty
• Đề tài “Triển khai tồn diện dự án 5S tại cơng ty TNHH Dịch vụ tin học
FPT” của sinh viên Phạm Thị Thúy Ngần – lớp QTCL K46, dưới sự hướng dẫn
của PGS.TS Trương Đoàn Thể. Đứng trên phương diện 5S, đề tài đã tìm hiểu
thực trạng, cách thức hoạt động và quản lý của công ty, và tiến tới đề xuất áp
dụng 5S cho tồn cơng ty. Đề tài hướng tới xây dựng ý thức cải tiến cho mọi
người ở nơi làm việc, xây dựng tinh thần đồng đội, phát triển vai trò lãnh đạo
của cán bộ quản lý và xây dựng cơ sở để đưa vào các kĩ thuật cải tiến
Qua q trình nghiên cứu xét thấy khơng chỉ có các tổ chức, doanh nghiệp
mới cần áp dụng 5S trong q trình quản lý chất lượng mà cịn nhiều tổ chức
khác như các trường học cũng cần được triển khai 5S. Nhưng theo sự tìm hiểu
của nhóm chúng tơi thì hiện tại chưa có đề tài nào nghiên cứu, đề xuất triển khai
áp dụng mơ hình 5S cho các trường đại học tính đến thời điểm này.
6. Kết cấu của cơng trình nghiên cứu khoa học
Ngồi phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục tài
liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của đề tài nghiên cứu khoa học gồm 4
chương:
• Chương 1: Tổng quan về phương pháp 5S và áp dụng 5S trong các trường
đại học
• Chương 2: Kinh nghiệm áp dụng 5S ở các trường đại học và doanh
nghiệp
• Chương 3: Thực trạng việc bố trí, sắp xếp và vệ sinh tại trường Đại học
Kinh tế quốc dân


4

• Chương 4: Một số đề xuất áp dụng phương pháp 5S và áp dụng 5S một
cách hiệu quả tại trường Đại học Kinh tế quốc dân


5

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ÁP DỤNG 5S
TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC
1.1. Tổng quan về 5S
1.1.1. Nguồn gốc về 5S
5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật bắt đầu là chữ S sau khi phiên âm sang
hệ chữ Latinh gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.
Trong tiếng Việt, để dễ nhớ và giữ nguyên 5 chữ S đầu tiên, chúng ta có thể
sử dụng các từ tương đương như: SÀNG LỌC, SẮP XẾP, SẠCH SẼ, SĂN SĨC
VÀ SẴN SÀNG.
1.1.1.1. Seiri
Trong tiếng Nhật, Seiri có nghĩa là tổ chức các đồ vật đang ở trạng thái thiếu
trật tự và đặt chúng về trạng thái trật tự.
Vậy làm thế nào để thực hiện Seiri? Liệu chúng ta có thể trở thành một nhà
điêu khắc mà sản phẩm là nơi làm việc của chúng ta không? Tất nhiên là có chứ,
chúng ta chỉ cần sàng lọc và tiến hành loại bỏ những vật dụng không cần thiết.
1.1.1.2. Seiton
Trong tiếng Nhật, Seiton có nghĩa là sắp xếp mọi thư gọn gàng, có trật tự.
Trong hoạt động 5S, Seiton là bước cơng việc thứ hai sau Seiri và có nghĩa
là bố trí, sắp xếp các đồ vật cần thiết theo một trật tự thích hợp sao cho có thể dễ
dàng chọn lựa khi cần dùng. Có thể hiểu một cách đơn giản là làm thế nào để dễ
tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
Có nhiều cách bố trí các vật dụng để sử dụng thuận tiện. Bạn có thể dựa theo
tần suất sử dụng để quyết định xem chúng nên đặt gần hay xa nơi làm việc và có
cùng chủng loại, tính chất khơng? Dựa vào những đặc điểm chung đó, bạn có

thể xem chúng liệu có nên sử dụng hay không? Và nên để như thế nào cho hợp
lý?
1.1.1.3. Seiso
Trong tiếng Nhật, Seiso có nghĩa là làm vệ sinh.


6

Trong hoạt động 5S, Seiso là bước công việc thứ ba sau Seiton và Seiri và
có nghĩa là làm vệ sinh nơi làm việc của mình, giúp cho mọi thư trở nên sạch sẽ.
Seiso đòi hỏi chúng ta phải duy trì mơi trường sạch sẽ trước, trong và sau
khi làm việc. Mơi trường làm việc bao gồm:
• Bàn , ghế, tủ
• Cơng cụ làm việc
• Thiết bị máy móc
• Khu vực lưu trữ, kho tàng
• Phương tiện di chuyển
• Sàn nhà, trần nhà, hành lang
1.1.1.4. Seiketsu
Trong hoạt động 5S, Seiketsu là bước cơng việc thứ tư. Nội dung chính của
nó là duy trì thường xuyên những hoạt động của Seiri, Seiton, Seiso. Khi thực
hiện Seiketsu thì nơi làm việc mọi lúc, mọi nơi sẽ gọn gàng, khơng cịn vết bẩn
và trở nên sạch sẽ.
Vậy câu hỏi đặt ra là làm thế nào để duy trì được các hoạt động 5S để chúng
không chỉ là phong trào nhất thời mà phải là một phần văn hóa tổ chức? Thực
hiện Seiketsu có nghĩa là bạn đang tiêu chuẩn hóa, quy trình hóa việc thực hiện
5S. Bạn có thể đưa ra những quy trình, quy định, nội quy, kế hoạch….để có thể
kiểm sốt, duy trì việc thực hiện 5S.
1.1.1.5. Shitsuke
Cơng việc thứ năm của 5S là Shitsuke, trong tiếng Nhật Shitsuke có nghĩa là

sẵn sàng.
Đây là hoạt động cuối cùng của chuỗi 5S, và nội dung là rèn luyện nề nếp
tác phong trong việc thực hiện.
Khi thực hiện Seiri, Seiton, Seiso và Seiketsu một cách thường xun có
nghĩa là đang duy trì tổ chức.Tất nhiên khi một hệ thống đi vào ổn định thì có
nghĩa hệ thống đó đang xuống cấp và điều cần thiết là phải có kiến thức ở một
mức độ cao hơn. Giải pháp là cần đào tạo, hướng dẫn nhân viên để họ có một


7

trình độ quản lý tốt. Trong việc thực hiện 5S cũng vậy. Nếu như hơm nay bạn
duy trì tốt hoạt động 5S thì ngày mai bạn có thể thực hiện tốt hơn hôm nay. Khi
thực hiện được như thế là bạn đã thực hiện được chữ “S” cuối cùng của 5S.
Vậy Shitsuke có thể hiểu là đào tạo mọi người tuân thủ thói quen làm việc
tốt và giám sát nghiêm ngặt các nội quy tại nơi làm việc. Điều này chỉ có thể
làm được thơng qua việc đào tạo và thực hành thường xuyên. Cấp quản lý phải
là những người tiên phong đối với nhân viên của họ. Để làm được điều này, họ
cần đi đầu trong việc hiểu đúng triết lý của 5S, tham gia tự nguyện vào 5S và là
tấm gương tốt cho cấp dưới. Nhiệm vụ của họ là giáo dục cho cấp dưới về 5S,
xây dựng mục tiêu, hướng dẫn cách thực hiện 5s, quản lý chương trình và đáng
giá kết quả.
1.1.2. Các bước triển khai 5S
Để triển khai chương trình 5S,chúng ta cần có một kế hoạch cụ thể. Cũng
giống như các hệ thống quản lý khác, chúng ta cần tuân thủ theo chu trình PlanDo-Check-Action(PDCA) và thực hiện từng bước một. 5S không phải là một
chương trình ngắn hạn,càng khơng phải là một phong trào, do vậy chúng ta
khơng thể thực hiện nó trong một thời gian ngắn mà muốn thấy ngay kết quả.
Việc thực hiện chương trình 5S có thể tiến hành thơng qua 3 giai đoạn bao gồm
sáu bước. Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn chuẩn bị,giai đoạn thứ hai là giai đoạn
triển khai áp dụng và giai đoạn thứ ba là giai đoạn kiểm tra đánh giá.

1.1.2.1. Chuẩn bị
Công tác chuẩn bị là rất quan trong khi triển khai 5S cũng như các hệ thống
quản lý khác.
Quy trình chuẩn bị gồm các nội dung sau:
• Cán bộ quản lý phải hiểu rõ ngun lý và lợi ích của 5S
• Tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng hoạt động 5S
• Cam kết thực hiện 5S
• Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S
• Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S


8

• Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực
hiện
• Chuẩn bị kế hoạch thực hiện 5S
Nội dung chủ đạo trong giai đoạn chuẩn bị là bộ máy thực hiện 5S và lập kế
hoạch. Bộ máy thực hiện 5S có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện của bộ
phận có liên quan. Một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên một dự án
thành công là sự cam kết của lãnh đạo. Việc này sẽ giúp cho dự án có thể đảm
bảo được nguồn lực trong quá trình thực hiện 5S. Để dễ dàng hơn trong việc
thực hiện 5S, ngoài việc đào tạo cán bộ chủ chốt thì việc đưa cán bộ chủ chốt
trong công ty đi tham quan một đơn vị áp dụng tốt 5S cũng giúp mọi người dễ
tiếp cận hơn. Thông qua việc tổ chức tham quan cho cán bộ chủ chốt đến các
đơn vị khác sẽ giúp họ thấy ngay được lợi ích với cách thức thực hiện 5S. Tiếp
theo đó là việc lập kế hoạch thực hiện 5S như kế hoạch thực hiện một dự án.
Một trong những chu trình nổi tiếng trong lập kế hoạch là PDCA (P: Plan, D:
Do, C: Check, A: Action). Bạn có thể cho nhiều yếu tố vào trong một kế hoạch
nhưng ba yếu tố nhất thiết phải có trong một bản kế hoạch đó là thời gian thực
hiện, nội dung cơng việc và trách nhiệm người thực hiện. Nội dung công việc

càng chi tiết thì việc quản lý và giám sát công việc của bạn càng dễ dàng. Thông
thường kế hoạch thực hiện 5S thường diễn ra trong khoảng 1 đến 2 năm. Tuy
nhiên với đặc thù của Việt Nam nếu những doanh nghiệp vừa và nhỏ, 5S thì thời
gian có thể rút ngắn nhưng phải đảm bảo khi dự án kết thúc kế hoạch thì mọi
người trong tổ chức phải thấu hiểu 5S. Sau khi tổ chức của bạn có được lộ trình
thực hiện dự án thì cơng việc tiếp theo thuộc về phòng ban chỉ đạo 5S và bổ
nhiệm điều phối viên 5S. Điều phối viên dự án sẽ giúp ban 5S giám sát và điều
phối chương trình 5S.
1.1.2.2. Thơng báo chính thức của lãnh đạo
Thơng báo là một hoạt động chính thức khởi động chương trình 5S,thơng
báo của lãnh đạo phải bao gồm các nội dung sau:
• Thơng báo chính thức về chương trình thực hiện 5S


9

• Trình bày mục tiêu của chương trình 5S
• Cơng bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân
cơng nhóm hay cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể
• Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản
tin…
• Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người
Ban 5S sẽ phải hệ thống hóa lại sơ đồ tổ chức và các quy định của ban.
Thơng thường thì sơ đồ tổ chức ban 5S sẽ gần giống với sơ đồ của tổ chức vì
mỗi một phịng ban, bộ phận của tố chức sẽ có một người phụ trách việc thực
hiện 5S. Việc hệ thống hóa sơ đồ ban 5S sẽ giúp tổ chức có một cái nhìn trực
quan về trách nhiệm thực hiện và giám sát việc triển khai 5S ở các bộ phận,
phịng ban. Ngồi ra việc đưa ra các quyết định cũng rất quan trọng trong quá
trình thực hiện 5S. Để có cái nhìn rõ hơn về tầm quan trong của các quy định thì
hãy nhìn vào nội quy của một công ty. Trong văn bản này sẽ quy định những gì

người cơng nhân cần tn theo khi vào trong khu vực cơng ty. Vậy để kiểm sốt
việc thực hiện 5S cũng cần có những quy định, nội quy… điều này sẽ giúp nhà
quản lý hướng dẫn người công nhân thực hiện chương trình 5S. Những quy định
này có thể thực hiện bằng văn bản hoặc hình ảnh. Khi thiết lập các quy định 5S,
nếu có thể bạn nên chuyển thành những hình ảnh vì như thế sẽ khiến người lao
động dễ nhơ hơn do hình ảnh ln trực quan và dễ nhơ hơn so với những quy
định được viết bằng văn bản.
Khi mọi người đã hiểu được mục tiêu của việc áp dụng 5S và hiểu được cấu
trúc của ban 5S thì tổ chức sẽ tiến hành truyền thơng cho người lao động. Thơng
qua việc đào tạo 5S, có thể lồng ghép vào những quy định, nội quy,.. thực hiện
5S của cơng ty cho người lao động. Có thể thơng qua nhiều hình thức khác nhau
để truyền thơng tới người lao động; một trong những hình thức mà các doanh
nghiệp áp dụng 5S hay dùng nhất là khẩu hiệu, biểu ngữ, poster……


10

1.1.2.3. Toàn bộ nhân viên thực hiện tổng vệ sinh
Đây là một nội dung tương đối phổ biến ở Việt Nam. Thông thường hoạt
động này diễn ra ngay sau khi lãnh đạo cao nhất tuyên bố về việc thực hiện 5S
và các nội dung liên quan.
Nội dung chính của bước này là:
• Tổ chức “ngày tổng vệ sinh” ngay sau khi lãnh đạo thơng báo thực hiện
5S
• Chia vùng, phân cơng nhóm phụ trách
• Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết
• Thực hiện ngày tổng vệ sinh tồn cơng ty
• Sàng lọc mọi thứ khơng cần thiết
• Duy trì ít nhất 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm
Việc tổng vệ sinh ngoài ý nghĩa là một buổi phát động phong trào thì đây

cũng là dịp mọi người gần gũi nhau hơn, tăng tinh thần đoàn kết trong công ty.
Một trong những yêu cầu khi thực hiện cuộc tổng vệ sinh là tất cả mọi người
đều phải tham gia, có nghĩa là cấp lãnh đạo cũng cùng tham gia với mọi người.
Việc tham gia của lãnh đạo sẽ giúp mọi người nhìn nhận được tầm quan trọng
của việc triển khai 5S, tăng tính thân thiện giữa các cấp quản lý ngoai ra đó cũng
là điều kiện để cấp quản lý hiểu người lao động hơn, nắm bắt được tâm tư
nguyện vọng của người lao động… Những điều này sẽ giúp cấp quản lý có
những điều chỉnh cần thiết đối với môi trường làm việc cũng như quản lý hiệu
quả hơn.
1.1.2.4. Thực hiện Seiri (sàng lọc)
Để thực hiện 5S, việc loại bỏ các đồ vật không cần thiết trong Seiri chính là
tiền đề cho các bước cơng việc tiếp theo. Đây là biện pháp nhằm tránh tái xuất
hiện các đồ vật không cần thiết cần phải được thực hiện. Việc này cần được thực
hiện quá trình Seiri bằng cách xác định nguyên nhân. Một trong những chủ đề
quan trọng của seiri là phân loại nơi làm việc. Mục tiêu là nâng cao hệ số sử


11

dụng và hiệu quả của không gian công việc (do vậy đóng góp vào cải tiến năng
suất)
Nội dung:
• Lập tiêu chuẩn loại bỏ những thứ khơng cần thiết
• Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh
• Mọi người tập trung xác định và phân loại những thú không cần thiết và
loại bỏ chúng
• Những thứ khơng dùng nữa nhưng vẫn có giá trị cần được đánh giá lại
trước khi có quyết định xử lý để tránh lãng phí
• Làm cơng tác sàng lọc thường xuyên tại vị trí làm việc và sàng lọc tổng
thể tồn cơng ty tổ chức ít nhất 2 lần/năm

Những thứ không cần thiết được sàng lọc thường do:
• Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh
• Đặt số lượng ngun vật liệu
• Tích trữ ngun vật liệu q lâu
• Khơng kiểm sốt số lượng đầy đủ
• Khơng kiểm sốt chất lượng đầy đủ
• Vị trí lưu kho khơng thích hợp khiến cho lưu kho khơng hiệu quả
• Hệ thống tiếp nhận và cấp phát kém
• Đặt hàng chồng chéo
• Máy móc và thiết bị cũ kĩ và lạc hậu
• Hư hỏng do xếp dỡ khơng đúng
• Lưu quả nhiều giấy tờ
• Các lí do khác
Việc sàng lọc nên được thực hiện vào lúc nào và làm ở đâu? Vào ngày tổng
vệ sinh, mọi người nên bỏ những thứ không cần thiết. Mỗi năm hai lần thực hiện
một Seiri và tập trung loại bỏ những thứ không cần thiết. Những ngày thực hiện


12

hoạt đông Seiri, Seition và Seiso, cố gắng loại bỏ những thứ khơng cần thiết và
tránh lãng phí do tích lũy những thứ không cần thiết.
Lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S cần đi xem xét nhanh chỗ làm việc và
đưa ra những lời chỉ dẫn khi đã xác định được những thứ không cần thiết để loại
bỏ chúng. Đồng thời, cũng cần phải tìm ra các yếu tố gây ra sự xuất hiện của
chúng để từ đó có những biện pháp ngăn ngừa sự tái diễn. Số lượng vật không
cần thiết (những thứ không được sử dụng để tạo ra sản phẩm) đồng nghĩa với sự
lãng phí. Việc sàng lọc những thứ này góp phần đáng kể vào việc cải tiến công
việc. Cần phải nhận thức được những điều này để tránh gia tăng những thứ
không cần thiết nhằm thực hiện tốt công việc sàng lọc.

1.1.2.5. Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hằng ngày
Thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết giúp tận dụng chỗ làm việc
hiệu quả hơn. Ln tìm cách thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu
giữ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và lấy ra. Lập thời khóa biểu thực hiện vệ sinh
hàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái, đảm bảo cho sức khỏe. Huy động
mọi sáng kiến cải tiến chỗ làm việc. Seiton giúp cho việc sắp xếp bố trí những
đồ vật cần thiết một cách gọn gàng, dễ lấy.
• Thực hiện Seiton
Các nguyên tắc về Seiton như sau:
− Tuân thủ nguyên tắc vào trước, ra trước để lưu kho các đồ vật
− Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng
− Tất cả các đồ vật và vị trí của chúng nên được thể hiện bằng cách ghi
nhãn có hệ thống
− Đặt các đồ vật dễ nhìn, dễ thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm
− Đặt các đồ vật sao cho chúng có thể được xử lý và vận chuyển dễ dàng
− Phương pháp vào trước ra trước(FIFO) thích hợp cho việc lưu kho nguyên
vật liệu, hàng hóa thành phẩm và bán thành phẩm. Đây là cách làm thuận tiện để
lấy đồ vật ra khỏi kho theo thứ tự chúng được đưa vào kho
Phương pháp ra vào tự do thích hợp cho việc lưu kho cơng cụ, phụ tùng văn
phịng phẩm và các mẫu vật, ngồi ra cần có tính sáng tạo và sự khéo léo để xây


13

dựng cách thức xếp đặt và đánh mã hiệu các đồ vật sao cho chúng có thể được
lấy ra và thay thế dễ dàng.
• Thực hiện Seiso
Seiso là vệ sinh nơi làm việc của mình hoặc dọn dẹp cho khơng cịn bụi
bặm, rác rưởi trên sàn nhà, cơng cụ, thiết bị. Khi thực hiện tốt Seiso sẽ làm cho
nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, tạo sự thoải mái cũng như an tồn,giúp mơi

trường khách quan tốt hơn. Qua đó nâng cao hình ảnh cơng ty, nâng cao chất
lượng sản phẩm và năng suất của tổ chức.
Thực hiện Seiso sẽ giúp ích rất lớn trong q trình quản lý trực quan cũng
như q trình kiểm tra. Người cơng nhân khi vận hành máy sẽ có thể phát hiện
ra những bất thường của máy khi lau chùi, bảo dưỡng cũng như vận hành
máy.Nếu như máy móc khơng sạch sẽ thì rất khó để nhận ra trục trặc của máy.
Với lợi ích như thế, Seiso giúp cho cơng nhân có hành động kịp thời khi máy có
những biến cố, sự cố và khắc phục nó trước khi xảy ra.
Để triển khai hiệu quả Seiso, chúng ta cần quan tâm đến một số điểm lưu ý
sau:
−
−
−
−
−

Xác định đối tượng của Seiso (vệ sinh cái gì?)
Trách nhiệm thuộc về ai?
Các trang thiết bị cần thiết cho việc vệ sinh là gì?
Phương pháp làm vệ sinh
Tiến hành thực hiện

• Thực hiện Seiketsu
Thực hiện đúng các hoạt động Seiri – Seiton - Seiso một cách thường xuyên,
nơi làm việc sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Q trình này được gọi là Seiketsu
(săn sóc). Khi thực hiện 5S thì ban lãnh đạo cũng như ban 5S của cơng ty cần có
một cam kết và thường xuyên đánh giá việc thực hiện. Cũng giống như các hệ
thống quản lý khác, 5S cũng cần có một hệ thống các quy định giúp kiểm soát
việc thực hiện 5S. Thơng thường có một số hệ thống các tài liệu giúp việc thực
hiện 5S tốt hơn như:

− Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện 5S


14

− Sơ đồ tổ chức theo 5S
− Các quy định về Seiri, Seiso và Seiton
− Tài liệu đào tạo
− Tài liệu quảng bá về 5S
− Bảng tin, bản tin 5S
− Cơ chế khen thưởng việc thực hiện tốt 5S
− Quy định về đánh giá việc thực hiện 5S
• Thực hiện Shitsuke
Shitsuke có nghĩa là tạo cho mọi người thói quen tuân thủ các quy định tại
nơi họ làm việc cũng như tính tự giác cao khi tham gia vào hoạt động 5S. Khi
mọi người cùng nhau thực hiện thường xuyên Seiri, Seiton, Seiso và Seiketsu họ
sẽ dần hình thành thói quen và dần dần nó sẽ trở thành một phần không thể thiếu
trong công việc thường ngày của họ. Khi đạt đươc S thứ 5 này có nghĩa là cơng
ty chúng ta đang hình thành được “văn hóa 5S”. Và một cá nhân nào đó khơng
thực hiện được 5S thì sẽ cảm thấy mình lạc lõng và phải đưa ra lựa chọn hoặc là
cùng thực hiện như mọi người hoặc là tách mình ra khỏi tập thể.
− Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện
− Chịu khó lắng nghe
− Làm việc nhiệt tình và ln tìm cách cải tiến cơng việc
− Có tinh thần đồng đội
− Luyện tập phong cách ln xem mình là một thành viên của một tổ chức
có uy tín
− Cố gắng ln đúng giờ
− Giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp
− Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn

15

1.1.2.6. Đánh giá định kì 5S
Các hoạt động 5S cần được duy trì thường xun, tự giác cao. Để khuyến
khích duy trì và nâng cao các hoạt động 5S cần có các hoạt động đánh giá. Nội
dung cơng tác đánh giá bao gồm:
• Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động
• Cán bộ đánh giá thường xuyên đánh giá hoạt động
• Phát động phong trào thi đua giữa các phịng,ban thực hiện 5S
• Khen thưởng định kì cho nhóm và các cá nhân thực hiện tốt 5S
• Tham quan tìm hiểu việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác
• Tổ chức các phong trào thi đua 5S giữa các công ty để tạo sự thân thiện
hơn
Trong quá trình đánh giá, việc lập phiếu kiểm tra (checklist) là không thể
thiếu. Dựa trên phiếu này mà chuyên gia đánh giá 5S có thể đánh giá được tồn
bộ việc thực hiện 5S. Tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp và bộ phận ban
phụ trách mà bạn có thể thiết lập các checklist kiểm tra 5S. Và thang điểm được
xác định dựa vào mục tiêu mà doanh nghiệp bạn muốn áp dụng. Bạn có thể sử
dụng nhãn dán để xác định vị trí cần thực hiện 5S.
Với một số đơn vị khi thực hiện tốt một “S” nào đó ta có thể sử dụng những
thẻ tốt để mọi người hưởng ứng và áp dụng tại nơi mình làm việc.
Thực tế cho thấy phát động phong trào thì khơng khó nhưng duy trì thực
hiện 5S là vấn đề vấn đề rất khó khăn vì nó thể hiện cả văn hóa cơng ty. Nhất là
đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, kỉ luật lao động khơng được chú
trọng thì việc kiểm tra, giám sát lại càng cần hơn nữa. Tùy theo mức độ quy mơ
của cơng ty cũng như tính tuân thủ kỉ luật của người lao động mà ban 5S thiết
lập các kế hoạch đánh giá. Thơng thường thì chúng ta nên có những cuộc đánh
giá hai lần trong một năm. Giữa các cuộc đánh giá đó, cơng ty nên có những

cuộc đánh giá nhỏ hơn ở mức quy mơ phịng/ban chẳng hạn. Sau một thời
gian,khi mọi người quen dần với việc áp dụng 5S, thì có thể giảm tần suất đánh
giá nhưng phải đảm bảo công ty luôn giám sát được việc áp dụng 5S.


16

Song song với việc đánh giá, cơng ty nên có những hình thức khen thưởng
các đơn vị thực hành tốt 5S. Đây cũng là một hình thức khích lệ rất tốt trong q
trình thực hiện 5S, đơi khi chỉ cần một phần thưởng nhỏ nhưng nó cũng tạo ra sự
hưng phấn cho người được nhận thưởng. Ngồi ra cơng ty cũng nên có những
chuyến tham quan đến các đơn vị đã áp dụng 5S để học hỏi thêm cũng như chia
sẻ kinh nghiệm áp dụng 5S. Qúa trình giao lưu trao đổi này sẽ thúc đẩy sự phấn
đấu trong việc áp dụng 5S tại các cơng ty, vơ hình chung sẽ làm chương trình 5S
tại cơng ty ngày càng trở nên hiệu quả hơn.
1.1.3. Lợi ích áp dụng 5S
5S là chương trình cải tiến năng suất rất phổ biến tại Nhật Bản và đang dần
trở nên phổ biến tại nhiều quốc gia khác. Khi thực hiện thành công trong một
công ty, 5S đem lại những thay đổi đáng ngạc nhiên. Những thứ không cần thiết
được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những thứ cần thiết được sắp xếp một cách khoa
học sao cho dễ lấy và dễ dàng để lại đúng chỗ. Máy móc trở nên sạch sẽ hơn, tạo
điều kiện cho người công nhân phát hiện những sự bất thường của thiết bị để tu
dưỡng và sửa chữa. Các hoạt động 5S sẽ nâng cao tính tập thể, khuyến khích sự
hịa đồng của mọi người khi làm việc và qua đó nâng cao tính hợp tác, trách
nhiệm cũng như ý thức của người lao động đối với công việc.
Một điều quan trọng nữa là phương pháp 5S có thể được áp dụng ở mọi
ngành, mọi loại hình doanh nghiệp. Vì vây, 5S được thực hiện ở rất nhiều cơng
ty trên thế giới với sự hỗ trợ của các chuyên gia Nhật Bản. Và thông qua việc
giới thiệu những hiệu quả to lớn của 5S trong việc cải tiến năng suất, 5S được
thực hiện như những hoạt động rất phổ biến ở Nhật Bản trong rất nhiều năm

qua.
Động lực đối với chương trình 5S đó là con người. Sau khi áp dụng tốt 5S
để làm nền tảng, công ty sẽ thuận lợi hơn rất nhiều khi xây dựng hoặc triển khai
các hệ thống quản lí khác.
Bắt đầu một chương trình Kaizen/5S thường khơng q phức tạp và khó
khăn. So với các cơng cụ cũng như các hệ thống quản lí khác để cải tiến năng


17

suất, thì phương pháp 5S dường như dễ thực hiện nhất. Với đầu tư ban đầu
không lớn lắm và phương pháp luận đơn giản sát với thực tế, nhà quản lí có thể
dễ dàng truyền đạt cho người lao động hiểu được nội dung của 5S. Ngồi ra,
người quản lí có thể sử dụng những cơng cụ hỗ trợ như áp phích hay đào tạo
trực quan.
Việc áp dụng 5S đem lại những lợi ích to lớn, chúng ta sẽ khơng chỉ thấy
được sự thay đổi ở hình ảnh cơng ty mà cịn cả ở hình ảnh người lao động. 5S
được thực hiện dựa trên những quy định, quy chế, nội quy và khi người cơng
nhân thực hiện tốt có nghĩa là họ sẽ tuân thủ tốt những gì ban lãnh đạo đề ra.
Điều này sẽ thuận lợi hơn đối với cơng ty khi muốn triển khai một chương trình
cải tiến trong tương lai.
• Việc sắp xếp gọn gàng và đúng quy định giúp tạo ra các không gian trống.
Áp dụng tốt 5S, bạn có thể giảm được khả năng tìm kiếm cũng như tạo ra rất
nhiều khơng gian có ích khác cho cơng ty của mình
• Q trình bảo dưỡng trở nên thuận tiện hơn, tuổi thọ của máy móc và thiết
bị sẽ dài hơn
• Cải thiện hình ảnh của tổ chức, khách hàng sẽ có ấn tượng rất tốt về tổ
chức
Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp sẽ tạo cho chúng ta sự thoải mái và
an toàn trong qua trình làm việc. Bạn sẽ dễ dàng nhận ra nhiều điểm bất hợp lí

và cải tiến lại sao cho tốt hơn.
1.2. Áp dụng 5S trong các trường đại học
1.2.1. Giới thiệu các trường đại học
Trường đại học là cơ sở giáo dục bậc cao tiếp theo bậc trung học, dành cho
những sinh viên có khả năng và nguyện vọng học tiếp lên trên. Trường đại học
cung cấp cho sinh viên học vấn cao và cấp bằng cấp khoa học trong nhiều các
lĩnh vực ngành nghề. Các trường đại học có thể cung cấp các chương trình bậc
đại học và sau đại học
Quy mô của một trường đại học khá lớn, đòi hỏi cao về cơ sở vật chất. Cơ
sở vật chất và thiết bị giáo dục là tất cả các phương tiện vật chất được huy động


18

vào việc giảng dạy, học tập và các hoạt động mang tính giáo dục khác để đạt
được mục đích giáo dục.
Hệ thống cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục là một hệ thống đa dạng về
chủng loại và có một số bộ phận tương đối phức tạp về mặt kĩ thuật, bao gồm:
Trường học, Sách và thư viện trường học, thiết bị giáo dục.
• Trường học là cơng trình văn hóa giáo dục có mức đầu tư lớn và sử dụng
lâu dài, là nơi thực hiện việc giáo dục, đảm bảo tốt quá trình cơ bản ở nhà
trường là dạy và học cùng các mặt hoạt động và sinh hoạt khác
• Sách và thư viện trường học
− Giáo trình và sách tham khảo là thành phần chính của thư viện, được Bộ
Giáo dục và Đào tạo cho phép sử dụng trong trường học, là loại cơ sở vật chất
trọng yếu, là phương tiện cần thiết phục vụ cho việc học tập và giảng dạy của
nhà trường
− Thư viện được xây dựng và quản lí các loại sách, báo, tạp chí khoa học có
tính chất nghiệp vụ, giáo trình , sách tham khảo,... sử dụng cho giảng viên và
học sinh – sinh viên nhằm phục vụ có hiểu quả cho hoạt động dạy và học ở nhà

trường
• Thiết bị giáo dục
Bao gồm:
− Các thiết bị dùng chung
− Các thiết bị trực quan, thực nghiệm
− Các thiết bị kĩ thuật (các phương tiện nghe – nhìn)
− Với các đặc điểm là:
− Được sử dụng thường xuyên, trực tiếp tham gia vào quá trình giảng dạy
và học tập
− Gắn liền với nội dung và phương pháp trong từng tiết học
− Là bộ phận quan trọng góp phần đổi mới về nội dung và phương pháp dạy
học

− Là bộ phận thiết bị giáo dục có tính hiện đại và khả năng sư phạm to lớn,

thường được sử dụng chung trên lớp
1.2.2. Các dịch vụ của trường đại học và cơ sở vật chất thực hiện dịch vụ
Dịch vụ là một khái niệm phổ biến nên có rất nhiều cách định nghĩa về dịch
vụ. Theo Zeithaml & Britner (2000), dịch vụ là những hành vi, quá trình, cách


19

thức thực hiện một cơng việc nào đó nhằm tạo giá trị sử dụng cho khách hàng
làm thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Theo Kotler & Armstrong (2004), dịch vụ là những hoạt động hay lợi ích
mà doanh nghiệp có thể cống hiến cho khách hàng nhằm thiết lập, củng cố và
mở rộng những quan hệ và hợp tác lâu dài với khách hàng.
Dịch vụ là một sản phẩm đặc biệt, có nhiều đặc tính khác với các loại hàng
hố khác như tính vơ hình, tính khơng đồng nhất, tính khơng thể tách rời và tính

khơng thể cất trữ. Chính những đặc điểm này làm cho dịch vụ trở nên khó định
lượng và khơng thể nhận dạng bằng mắt thường được.
Dịch vụ của trường đại học là những dịch vụ mà các trường đại học cung
cấp nhằm đáp ứng các nhu cầu của sinh viên như dịch vụ đào tạo, dịch vụ nhà ở
(kí túc xá), dịch vụ trông giữ xe, dịch vụ ăn uống (canteen, nhà ăn), dịch vụ
thơng tin thư viện.
• Dịch vụ đào tạo
Dịch vụ đào tạo là dịch vụ trọng tâm của các trường đại học. Bằng việc sử
dụng nguồn nhân lực chất lượng cao và các thiết bị giáo dục tiên tiến, hiện đại
thì chất lượng của dịch vụ đào tạo đại học ngày càng được cải thiện và nâng cao.
Dịch vụ này không chỉ hướng đến phục vụ cho các sinh viên chính quy mà cịn
phục vụ cho cả các sinh viên liên thông và sinh viên đào tạo sau đại học.
• Dịch vụ nhà ở
Ký túc xá thường được xây dựng trong một khuôn viên tương đối độc lập và
thiết kế theo dạng nhà ở tập thể với nhiều phòng và nhiều giường trong một
phòng hoặc giường tầng, cùng với hệ thống nhà vệ sinh công cộng, z hoặc các
công trình tập thể khác. Khu vực này chủ yếu là chỉ phục vụ cho các sinh viên
chính quy của trường.
• Dịch vụ trơng giữ xe
Có thể nói rằng dịch vụ trông giữ xe là một dịch vụ cơ bản không thể thiếu
trong bất kỳ một cơ sở giáo dục nào.
• Dịch vụ ăn uống


20

Trung tâm cung cấp dịch vụ ăn uống trong trường đại học là nơi mà các sinh
viên tìm đến trong những giờ giải lao, là nơi gặp mặt của các bạn sinh viên
• Dịch vụ thơng tin thư viện
Thư viện là nơi lưu trữ các thông tin một cách khoa học, hợp lý, nơi mọi

người có thể tìm kiếm các thông tin cần và muốn một cách dễ dàng. Để phục vụ
cho nhu cầu tìm kiếm thơng tin của bạn đọc, thư viện phải luôn bổ sung các đầu
sách mới. Thông tin là kho báu.
1.2.3. Sự cần thiết áp dụng 5S trong các trường đại học
Từ trước đến nay, giáo dục là một trong số các lĩnh vực được nhà nước quan
tâm đầu tư phát triển, là nền tảng đưa nền kinh tế nước nhà phát triển trong
tương lai. Nhưng trong một nền kinh tế phát triển thì khơng chỉ u cầu những
người lao động có trình độ chun mơn tốt mà còn cần ở người lao động một
thái độ làm việc chuyên nghiệp mà và có ý thức kỷ luật cao. Trong khi đó, nên
giáo của chúng ta chủ yếu mới chỉ đào tạo ra những người có kiến thức chun
mơn, nghiệp vụ. Vì vậy, khi đi làm thì sinh viên có kiến thức chun mơn tốt
nhưng lại thiếu thái độ làm việc chuyên nghiệp và ý thức kỷ luật chưa cao. Sinh
viên thường hay đi làm muộn, chỗ làm việc lại không sạch sẽ, gọn gàng, ngăn
nắp. Vậy làm thế nào để sinh viên khi ra trường không cịn mắc những lỗi đó?
Hiện nay, 5S là một trong số những mơ hình quản trị chất lượng được các
doanh nghiệp cũng như nhiều trường đại học trên thế giới áp dụng. 5S tạo ra cho
tổ chức một môi trường sạch sẽ, tiện lợi cho tổ chức doanh nghiệp áp dụng. Các
hoạt động của 5S sẽ làm nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hịa đồng
của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm
và ý thức hơn với cơng việc. Vậy thì sao các trường đại học của chúng ta lại
khơng áp dụng 5S vào q trình đào tạo.


21

CHƯƠNG 2: KINH NGHIỆM ÁP DỤNG 5S Ở CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC
VÀ DOANH NGHIỆP
2.1. Áp dụng 5S trong các trường đại học
2.1.1. Áp dụng 5S tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội
Phương pháp 5S là một phương pháp có nguồn gốc từ Nhật Bản, song

khơng phải chỉ có người Nhật mới có thể áp phương pháp này. Hiện nay,
phương pháp 5S đã được phổ biến rộng rãi ở các nước, trong đó có Việt Nam và
đã đạt được nhiều thành công. Việc áp dụng 5S sẽ đem lại một mơi trường làm
việc gọn gàng, sạch sẽ, có tính kỷ luật và chuyên nghiệp cao. Ở Việt Nam thì
hiện tại đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, trong khối các
trường Đại học thì hiện có trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đang áp dụng
phương pháp này (ngồi ra cịn có khu ký túc xá trường Đại học Quốc Gia, thư
viện Tạ Quang Bửu của trường Đại học Bách Khoa Hà Nội và một số khu vực
của các trường đại học và cao đẳng khác).
Lý do trường Đại học Công nghiệp Hà Nội áp dụng mô hình 5S
Khi trả lời câu hỏi liên quan đến thái độ làm việc và khả năng ở nơi làm việc
và các kỹ năng của sinh viên,… thì rất nhiều doanh nghiệp đã trả lời : “Nhìn
chung sinh viên và các kỹ thuật viên sau khi tốt nghiệp đều có tiềm năng tốt,
nhưng thái độ làm việc chưa thực sự chuyên nghiệp, và có ý thức kỷ luật chưa
cao”. Một số lỗi thường mắc là: sinh viên thường hay đến muộn, chưa có ý thức
giữ nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, nhận thức về an tồn lao động, phịng chống
cháy nổ và các kỹ năng ứng phó cịn kém. Nhận thấy được điều đó, lãnh đạo
trường Đại học Cơng Nghiệp Hà Nội đã quyết định áp dụng 5S vào trường
nhằm cải thiện thói quen làm việc, học tập của cán bộ, giáo viên, sinh viên trong
trường. Ths. Hà Xuân Quang – Phó hiệu trưởng trường Đại học Cơng nghiệp Hà
Nội cho biết rằng thực tế 5S không chỉ đơn thuần là “làm sạch” mà còn nhằm
tăng năng suất lạo động thông qua việc loại trừ các hoạt động không cần thiết.
Việc duy trì hoạt động 5S sẽ giúp tạo ra một môi trường học tập, làm việc được


22

sạch sẽ, gọn gàng, dần tạo tính kỷ luật và phong cách chuyên nghiệp cho các
sinh viên, và giúp họ dễ dàng thích ứng với mơi trường làm việc sau này.
Cơng tác chuẩn bị và áp dụng 5S

• Trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội cịn thực hiện dự án HaUI-Jica về
phát triển nguồn nhân lực công nghiệp, với sự hỗ trợ kĩ thuật từ Cơ quan hợp tác
quốc tế Nhật Bản (JICA). Dự án này bắt đầu thực hiện từ tháng 01 năm 2010 và
tiến hành trong 3 năm
• Ban Giám hiệu nhà trường, các cán bộ và giảng viên đã cam kết thực hiện
5S tại nơi làm việc và nơi cơng cộng
• Tổ chức các buổi hướng dẫn và tập huấn cho các cán bộ, giảng viên của
nhà trường
• Lập ra Ủy ban 5S và nhóm hành động 5S. Ủy ban 5S bao gồm 19 thành
viên, dưới đó là nhóm hành động 5S ở các đơn vị. Mỗi đơn vị sẽ cử ra 1 đến 4
cán bộ phụ trách việc thực hiện 5S cụ thể theo hoạt động của nhà trường
• Nhà trường tổ chức ngày 5S (thường vào ngày 25 hàng tháng) và tuần 5S
(2 tuần trong 1 tháng với sự tham gia của các doanh nghiệp, tổ chức và cơ sở
đào tạo). Một số hoạt động tiêu biểu như: hoạt động 5S tháng 11/2011, hoạt
động 5S tháng 02/2012, ngày 5S (ngày thứ sáu xanh), tuần 5S lần thứ 3 (tháng
4/2012),… Cho đến nay, trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã tổ chức thực
hiện thành công 4 tuần 5S
Khó khăn trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội gặp phải khi áp dụng5S
• Việc thay đổi thói quen của cán bộ, giảng viên và đặc biệt là các sinh viên
không phải dễ dàng mà thực hiện và thành cơng ngay được
• Vì 5S là một mơ hình mới nên việc xây dựng chương trình hành động cịn
gặp nhiều khó khăn
• Các điều kiện về cơ sở vật chất khó đáp ứng được việc thay đổi ngay lập
tức thói quen của giảng viên
Sau q trình triển khai áp dụng 5S tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội,
lợi ích của 5S đã được thấy rất rõ, mặc dù trường mới bước đầu triển khai công
tác này. Tại các nơi thực hiện thí điểm 5S như xưởng hàn ở trung tâm Việt Hàn, xưởng phay ở trung tâm Việt - Nhật, xưởng thực hành khoa Điện, Điện tử,
chúng ta có thể cảm nhận thấy rất rõ sự thay đổi này. Ở tất cả các xưởng thực

23

hành, mọi dụng cụ đều được xếp đặt rất ngăn nắp, gọn gàng và có chủ đề. Mơi
trường làm việc cho giảng viên và sinh viên thoải mái, an toàn và hiệu quả nhờ
việc sắp xếp tài liệu hợp lý và khoa học. Đồng thời, ý thức, tác phong làm việc
của cán bộ giảng viên và sinh viên được nâng cao. Nhiều sinh viên trường Đại
học Công nghiệp Hà Nội sau khi tham gia vào các hoạt động 5S như sắp xếp lại
đồ đạc, dụng cụ thực hành, quét dọn nhà xưởng,… thì đã thay đổi thói quen làm
việc, có thêm hứng khởi để tiếp tục thực hành và học tập. Từ đó, Nhà trường
nâng cao được chất lượng đào tạo, thu hút được sự quan tâm của các doanh
nghiệp, tổ chức, đồn thể; giảm thiểu lãng phí tiền bạc, thời gian trong cơng
việc, giảng dạy và học tập.

Hình 2.1: Sinh viên tình nguyện
dọn vệ sinh tại sân trường

Hình 2.3: Sinh viên trường Đại học
Công nghiệp Hà Nội dọn vệ sinh sân
trường

Hình 2.2: Chuyên gia Mori đang
hướng dẫn sinh viên thực hiện 5S tại

Hình 2.4: Sinh viên tình nguyện

sân trường, khu vực trước tòa nhà A7

làm cỏ ở khu vực sân trường

Kinh nghiệm rút ra từ trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Từ việc thực hiện và duy trì 5S tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội
chúng ta cần chú ý một số việc trong việc triển khai 5S trong trường Đại học
(Đặc biệt là trường Đại học Kinh tế Quốc dân)
Một là, cần có sự hưởng ứng tham gia từ phía nhà trường (cán bộ, giảng
viên, nhân viên,…), Đoàn trường, Hội sinh viên và từ toàn thể sinh viên của