Báo cáo tốt nghiệp văn thư, lưu trữ khảo sát thực tiễn tình hình công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm lưu trữ tỉnh quảng trị

A.PhÇn më ®Çu
Hiện nay, với xu thế xã hội ngày càng phát triển, đời sống không ngừng
được nâng cao, thông tin ngày càng trở nên đa dạng và bức thiết đòi hỏi
chúng ta phải đưa công tác văn thư, lưu trữ ngang tầm với các ngành khoa
học khác. Bất kỳ ở cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước hay đoàn thể thì công
tác văn thư, lưu trữ là công tác quan trọng không thể thiếu, muốn thể hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đều phải cần đến công văn giấy tờ. Vì vậy,
lưu trữ tài liệu chính là giữ gìn những tài sản quý giá của cơ quan, những
bằng chứng lịch sử nhằm phục vụ cho công trình nghiên cứu sau này. Với
mong muốn đi sâu vào thực tế tìm hiểu tình hình thực tiễn công tác văn thư,
lưu trữ nên em chọn viết Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Trung tâm Lưu trữ
tỉnh Quảng Trị.
Khi đang ngồi trên ghế nhà trường, mỗi chúng ta đều được thầy cô
truyền đạt những kiến thức chuyên môn cơ bản về lý thuyết song để trở thành
một cán bộ văn thư, lưu trữ có năng lực thì ngoài nắm vững về lý thuyết còn
phải đồng thời có những kỹ năng thực hành thành thạo, đạt hiệu quả thì thời
gian thực tập ở cơ quan sẽ là cơ hội lớn cho chúng ta tiếp xúc với thực tế, để
có điều kiện áp dụng những lý thuyết đã học vào thực tế từ đó rút ra những
kinh nghiệm quý báu cho công việc sau này. Được sự giới thiệu của nhà
trường và sự đồng ý tiếp nhận của Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng
Trị em được đến đây khảo sát tình hình thực tế và thực hành các khâu nghiệp
vụ về công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị là một cơ quan quản lý hồ sơ, tài liệu
của cả tỉnh với một khối lượng lớn. Để quản lý khối tài liệu cũng như nội
dung thông tin của khối tài liệu Trung tâm Lưu trữ đã quan tâm chú trọng ứng
dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Với sự phát triển
chung của toàn thế giới và sự phát triển ngày càng cao của xã hội đòi hỏi một
công việc phải được đảm bảo theo nguyên tắc: nhanh chóng, kịp thời, gọn nhẹ
và chính với xác. Vì vậy mỗi người nói chung và đội ngũ làm công tác văn
thư, lưu trữ nói riêng phải không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên
môn nghiệp vụ và rèn luyện đạo đức phẩm chất tốt để đáp ứng cho công việc

ngày càng cao.
Thực hiện phương châm giáo dục của Đảng “Học đi đôi với Hành”, lý
luận đi đôi với thực tiễn, nhà trường gắn liền với xã hội. Trung tâm phát triển
phần mềm - Đại học Đà Nẵng đã tổ chức đợt thực tập cuối khoá cho sinh viên
nghành Văn thư - Lưu trữ - Tin học nhằm giúp cho sinh viên vận dụng tốt
những kiến thức lý luận được học ở trường áp dụng vào thực tế công việc, đúc
rút kinh nghiệm từ thực tiễn giúp cho công việc sau này.
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
Được thực tập tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị tôi đã có cơ hội
tiếp xúc nhiều hơn với công việc thực tế, thực hành nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
đó là tiền đề, niềm tin, là cơ sở vững chắc để tôi vững bước trên con đường
của mình.
Báo cáo này là kết quả thu hoạch của tôi trong quá trình nghiên cứu khảo
sát thực tiễn tình hình công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông
tin tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị. Do thời gian còn hạn hẹp, kiến thức
còn mới, kinh nghiệm chưa nhiều và trong phạm vi giới hạn nhất định nên
báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, Em mong
nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của thầy cô giáo, Lãnh đạo và
các anh chị em Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
* Nội dung chương trình thực tập tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh
I. Khái quát đặc điểm tình hình Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị.
II. Nội dung thực tập.
III. Kiến nghị và đề xuất của bản thân về thực trạng .
IV. Phần kết luận.
Được sự quan tâm giới thiệu của Nhà trường và sự giúp đỡ hướng dẫn
trực tiếp của lãnh đạo Trung Tâm Lưu Trữ tỉnh Quảng trị cùng các thầy cô
giáo. Qua 1 tháng đến thực tập tại Trung tâm Lưu trữ, tôi đã có cơ hội được
tiếp xúc nhiều hơn với thực tế công việc, được thực hành các nghiệp vụ Văn
Thư mà đặc biệt là nghiệp vụ Lưu Trữ, chuyên đề Tìm hiểu về công tác văn
thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong Quản lý hành chính Nhà

nước của Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã giúp tôi vận dụng được kiến thức lý
thuyết đã học ở trường vào điều kiện thực tiễn tại cơ quan, nâng cao được
nhận thức, đi sâu vào nghiên cứu lĩnh vực chuyên môn của mình và cũng là
tiền đề, niềm tin, là cơ sở vững chắc để tôi bước trên con đường sự nghiệp của
mình. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới tất cả những người đã giúp
đỡ tôi hoàn thành tốt những nội dung và yêu cầu mà đợt thực tập đã đề ra.
Trang 2
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
B.PhÇn néi dung
I. Khái quát đặc điểm tình hình
1. Phần giới thiệu
Quảng trị là một tỉnh nghèo nằm ở vùng duyên hải Miền Trung, thuộc
vùng khí hậu thời tiết khắc nghiệt thường xuyên xảy ra thiên tai. Dọc theo
dòng chảy của thời gian với biết bao biến cố thăng trầm và đặc điếm địa lý là
bờ vai gánh nặng hai đầu đất nước. Quảng Trị luôn phải đối đầu với thiên tai
và phải gánh chịu nhiều tổn thất nặng nề của các cuộc chiến tranh khốc liệt.
Điệu kiện đó đã tôi luyện cho con người Quảng Trị có được đức tính chịu
khó, cần cù lao động và sáng tạo. Bên cạnh đó,Quảng Trị cũng lại được thiên
nhiên ưu đãi cho một số tài nguyên thật phong phú đa dạng như: đá vôi, cát
vàng, gỗ, nước khoáng Titan , Ngày nay trong công cuộc đang ngày càng
thay da đổi thịt Quảng Trị vẫn tiếp tục phát huy thành quả và sẵn sàng sáng
tạo nên những thành tựu mới to lớn hơn trong lao động và xây dựng.
Từ những ngày đầu thành lập, cùng với lịch sử đấu tranh anh dũng, kiên
cường bất khuất của Đảng bộ và nhân dân Quảng Trị, đặc biệt trong kháng
chiến chống mỹ cứu nước Quảng Trị trở thành tâm điểm của "nổi đau chia cắt
đất nước" là tiền đồn của miền Bắc XHCN, là điểm đầu của chiến trường
miền Nam thành đồng Tổ quốc. Mảnh đất này đã vì cả nước và nhờ cả nước
nên trong quá trình xây dựng, phát triển và đổi mới ngày nay, sự giúp đỡ, hỗ
trợ cũng có ý nghĩa rất lớn và trở thành một nhân tố quan trọng tiếp sức cho
Quảng Trị vững vàng quyết tâm thực hiện thành công, thoát khỏi đói nghèo,

sớm bắt nhịp nhanh với nhịp độ phát triển chung cùng các tỉnh, thành phố
trong cả nước.
2. Khái quát đặc điểm tình hình Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị
Tỉnh Quảng Trị ngay từ những năm đầu lập lại UBND tỉnh xác định tài
liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, là cầu nối trực tiếp giữa quá khứ
và hiện tại và hết sức quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng nền hành chính
Nhà nước cũng như trong đời sống xã hội.
Vì vậy, Tỉnh đã tập trung chỉ đạo các Sở, Ban ngành, UBND các huyện, thị
xã chú trọng công tác bảo quản giữ gìn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Nhất là
hồ sơ tổ chức bộ máy, hồ sơ khen thưởng kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ
và nhiều loại hồ sơ tài liệu quan trọng khác.
Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ chính trị nhiều đơn vị đã bố trí cán bộ làm
công tác lưu trữ ở đơn vị mình. UBND tỉnh cũng đã có Quyết định số
902/1998 QĐ - UB ngày 17/8/1998 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ. Tiếp
Trang 3
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
đó ngày 18/6/1999 UBND tỉnh ký Quyết định số 825/1999 QĐ - UB ban hành
quy chế hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh.
Để phù hợp với tình hình công tác lưu trữ trong thời kỳ mới thực hiện
Nghị định số 13/2008/NĐ - CP ngày 04/6/2008 của Chính phủ, UBND tỉnh
có Quyết định số 1255/QĐ - UBND ngày 01/7/2008 về việc chuyển Trung
tâm Lưu trữ về thuộc Sở Nội vụ.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị là một trong những cơ quan có vị trí
quan trọng trong bộ máy quản lý hành chính Nhà nước. Hiện nay, Trung tâm
là đơn vị sự nghiệp và trực thuộc Sở Nội vụ, có trụ sở 70 đường Trần Hưng
Đạo, thành phố Đông Hà, tỉnh Quảng Trị.
3. Vị trí, chức năng:
Trung tâm Lưu trữ tỉnh là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng của
lưu trữ lịch sử; giúp Sở Nội vụ tham mưu, thực hiện quản lý Nhà nước về
công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh. Trung tâm

Lưu trữ tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch.
Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, soạn
thảo các văn bản về quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư,
lưu trữ đối với các Sở, Ban ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố.
Tổ chức thực hiện, hướng dẫn và kiểm tra các Sở, Ban ngành, các đơn vị
thuộc tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị xã thực hiện thống
nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu
lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào Kho lưu trữ tỉnh; tổ chức thực hiện
chế độ thu thập, bảo quản, chỉnh lý, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
của Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp luật.
Tổ chức, thực hiện chế độ thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu
lưu trữ; báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác văn thư, lưu
trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh.
4. Nhiệm vụ quyền hạn:
4.1 Nhiệm vụ.
- Biên soạn các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ:
+ Những văn bản quy định chế độ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ.
+ Biên soạn những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ.
+ Trung tâm Lưu trữ tỉnh ban hành văn bản hướng dẫn quy trình nghiệp vụ
lưu trữ các huyện, thị xã, thành phố và những văn bản nghiệp vụ khác được
Sở uỷ nhiệm ban hành.
- Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ:
+ Hàng năm, căn cứ vào hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm
Lưu trữ tỉnh tiến hành xây dựng phương hướng, kế hoạch công tác lưu trữ
trong toàn tỉnh.
Trang 4
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
+ Trung tâm Lưu trữ tỉnh đôn đốc, hướng dẫn và theo dõi việc thực hiện kế

hoạch ở các cơ quan trong tỉnh.
- Tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ:
Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ tỉnh tổ chức kiểm tra việc thực hiện công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở các cơ quan trong phạm vi toàn tỉnh, đồng thời
báo cáo số liệu kết quả kiểm tra đến Cục Lưu trữ Nhà nước và Sở Nội vụ theo
quy định.
- Dự trù kinh phí cho hoạt động của Trung tâm Lưu trữ tỉnh:
Kinh phí hoạt động của Trung tâm Lưu trữ tỉnh bao gồm chi cho hoạt động
quản lý Nhà nước và chi cho hoạt động sự nghiệp của tài liệu lưu trữ.
Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ tỉnh lập kế hoạch kinh phí cho hoạt động
của Trung tâm báo cáo Sở Nội vụ.
- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ viên chức hàng năm
Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên rà soát toàn bộ đội ngũ
làm công tác lưu trữ ở các cơ quan trong toàn tỉnh và đề xuất với các cơ quan
hữu quan để lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ làm công tác lưu trữ
đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ do Nhà nước quy định.
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, nghiệp vụ:
Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức nghiên cứu
khoa học nghiệp vụ, từng bước áp dụng khoa học nghiệp vụ, kỹ thuật đối với
hoạt động lưu trữ của Trung tâm và nâng cao dần trình độ khoa học lưu trữ ở
các cơ quan trong tỉnh.
- Thực hiện chế độ thông tin báo cáo:
Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải thực hiện chế độ báo cáo thường kỳ và đột
xuất đến Sở Nội vụ và Cục Lưu trữ Nhà nước về tình hình công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ:
Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ giúp Sở Nội vụ lập kế hoạch tổ chức việc
tổng kết hoạt động quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ để
nhằm rút ra những kinh nghiệm, đánh giá đúng thực trạng lưu trữ của tỉnh.
Xây dựng phương hướng kế hoạch công tác lưu trữ hàng năm.

- Thu thập bổ sung tài liệu:
+ Lập danh sách các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong cơ quan UBND tỉnh
phải giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ tỉnh.
+ Lập danh sách các cơ quan thuộc diện giao nộp tài liệu và danh mục tài
liệu phải giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
+ Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc, việc phân loại, lập hồ sơ, lựa
chọn tài liệu và chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ.
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu tài liệu của các cơ quan.
Trang 5
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
+ Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào Trung
tâm Lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
+ Tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ.
+ Tiến hành xác định giá trị tài liệu những phông lưu trữ đang bảo quản ở
Trung tâm Lưu trữ, loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ
theo quy định, từng bước tiến hành việc tối ưu hoá thành phần thông tin tài
liệu trong các phông lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
+ Tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm
Lưu trữ tỉnh thực hiện của các cơ quan tổ chức, cá nhân đang lưu giữ.
- Bảo quản tài liệu:
+ Thực hiện việc mua sắm các trang thiết bị phục vụ bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ.
+ Thực hiện đầy đủ các quy trình kỹ thuật bảo quản, chế độ phòng hoả,
cứu hoả, phòng gian bảo mật đối với kho tàng tài liệu lưu trữ.
+ Tiến hành các nghiệp vụ thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với
tài liệu bảo quản tại Trung tâm.
+ Thực hiện việc tu bổ, phục chế đối với những tài liệu hư hỏng.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Xây dựng các loại công cụ tra tìm tài liệu để phục vụ việc khai thác sử
dụng tài liệu.

+ Tổ chức đầy đủ các hình thức sử dụng tài liệu gồm:
* Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ tỉnh (đây
là hình thức chủ yếu).
* Tổ chức trưng bày, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhân dịp những sự kiện
quan trọng của Nhà nước, của địa phương hoặc của các ngành.
* Giới thiệu cho các cơ quan, tổ chức trong tỉnh về các nguồn tài liệu được
phục vụ sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại Trung tâm.
* Chủ động giới thiệu tài liệu phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị, các đề
án, chương trình nghiên cứu của các cơ quan.
* Lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ sử dụng (tài liệu mật, tài liệu
hạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng rộng rãi).
+ Xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
4.2 Quyền hạn
Trung tâm Lưu trữ được Sở Nội vụ ủy quyền trực tiếp quan hệ với UBND
các huyện, thị xã, thành phố, các Sở, Ban ngành, đoàn thể để nắm tình hình về
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; hướng dẫn nghiệp vụ và kiến nghị về công
tác lưu trữ với lãnh đạo các cơ quan đơn vị cấp trên.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh được yêu cầu thủ trưởng và cán bộ, viên chức của
các cơ quan đơn vị thuộc tỉnh thi hành đúng pháp luật và quy định, các chế
Trang 6
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
độ, nguyên tắc của Đảng và Nhà nước về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ. Trong trường hợp cần thiết, được kiến nghị về hình thức xử lý đối với
các vụ vi phạm Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh được tổ chức sinh hoạt và tham gia sinh hoạt khoa
học nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức tổng kết rút kinh nghiệm, phổ biến kinh
nghiệm cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trong phạm vi toàn
tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ được cấp chứng thực, giấy chứng nhận, cấp bản sao
hoặc trích sao tài liệu lưu trữ cho người đến nghiên cứu khai thác tài liệu

thuộc kho lưu trữ tỉnh do Trung tâm Lưu trữ quản lý theo quy định của Pháp
lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh được thu một khoản lệ phí khi cung cấp các bản
sao tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh được ban hành văn bản hướng dẫn quy trình hoạt
động nghiệp vụ của lưu trữ huyện, thị xã, và những văn bản nghiệp vụ khác
được Sở ủy nhiệm ban hành.
Trung tâm Lưu trữ được tham gia đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo, bồi
dưỡng và thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm công
tác lưu trữ thuộc tỉnh.
Từ năm 1998 đến ngày 30/6/2008 Trung tâm Lưu trữ thực hiện hai chức
năng: Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; Lưu trữ lịch sử. Ngày
01/7/2008 đến nay thực hiện một chức năng lưu trữ lịch sử.
5. Tổ chức bộ máy và biên chế:
5.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị
5.2. Tổ chức bộ máy và biên chế:
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện có: 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc và một số
cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ giúp việc của các Bộ phận Hành chính - Quản
Trang 7
GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN
HÀNH CHÍNH
QUẢN TRỊ
BỘ PHẬN
QUẢN LÝ KHO,
PHỤC VỤ KHAI
THÁC SỬ DỤNG
PHÓ GIÁM ĐỐCPHÓ GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN
THU THẬP

CHỈNH LÝ
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
trị, Bộ phận thu thập, chỉnh lý tài liệu và Bộ phận quản lý, khai thác, sử dụng
tài liệu.
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn
nhiệm.
- Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc Sở Nội vụ bổ nhiệm,
miễn nhiệm.
- Biên chế của Trung tâm năm trong biên chế được giao hàng năm của Sở
Nội vụ tỉnh Quảng Trị.
* Bộ phận Hành chính - Quản trị
Trung tâm Lưu trữ tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, Giám đốc Trung
tâm là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Sở Nội vụ về việc thực hiện
chức năng nhiệm vụ của Trung tâm; đồng thời chịu trách nhiệm trước Cục
trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước về mặt công tác nghiệp vụ.
- Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước
Giám đốc về những công việc được phân công, thay mặt Giám đốc khi Giám
đốc đi vắng.
- Cán bộ, viên chức Trung tâm chấp hành sự phân công và kiểm tra của
Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm.
Mối quan hệ giữa Trung tâm Lưu trữ với các Sở, Ban ngành và UBND các
huyện, thị xã là mối quan hệ phối hợp, hợp tác cùng chịu trách nhiệm thực
hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo về công tác lưu trữ của Sở Nội vụ và Cục trưởng
Cục lưu trữ Nhà nước.
* Bộ phận thu thập, chỉnh lý tài liệu
Thực hiện những nhiệm vụ theo quy định do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ
trực tiếp phụ trách và một số cán bộ có trình độ trung cấp lưu trữ trở lên có
khả năng nghiên cứu, dự thảo các văn bản chỉ đạo các tỉnh không trái với quy
định, nguyên tắc, chế độ của Nhà nước
- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện ở các cơ quan đơn

vị trong toàn tỉnh.
- Lập kế hạch và tổ chức thu tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh
- Tiếp nhận tài liệu của các cơ quan đến nộp lưu.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu.
- Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
* Bộ phận quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu
Thực hiện những nhiệm vụ theo quy định do Phó Giám đốc Trung tâm
Lưu trữ phụ trách và một số cán bộ có trình độ trung cấp trở lên, có khả năng
thực hiện các khâu khoa học nghiệp vụ trong kho lưu trữ.
- Xuất, nhập tài liệu
- xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu (CSDL, mục lục hồ sơ)
- Quản lý và phục vụ cán bộ và nhân dân đến khai thác, sử dụng tài liệu.
- Thực hiện kỷ thuật bảo quản tài liệu.
Trang 8
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
- Tổ chức xắp xếp tài liệu trong kho.
- Khử trùng tài liệu.
- Kiểm kê, tu bổ, phục chế tài liệu.
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu
* Nội quy làm việc của Trung tâm Lưu trữ :
Sáng từ 7h - 11h30
Chiều từ 13h30 - 17h
* Cách bố trí các phòng làm việc của Trung tâm Lưu trữ:
- Tầng 1: các phòng làm việc của Ban Lãnh đạo, cán bộ Trung tâm.
- Tầng 2: 01 phòng chỉnh lý và 03 phòng bảo quản tài liệu
- Tầng 3: 03 phòng bảo quản tài liệu và 01 phòng để trang thiết bị
- Tầng 4: 04 phòng bảo quản tài liệu
* Trang thiết bị văn phòng gồm:
- Máy vi tính, máy in, máy photocopy, điện thoại, quạt, bàn ghế, tủ, giá,
cặp, hộp đựng tài liệu,…

- Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí hợp lý để thuận lợi cho
giải quyết công việc của Trung tâm.
* Trang thiết bị bảo quản tài liệu: Trung tâm Lưu trữ được trang bị tương
đối đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu như:
Máy điều hoà, máy hút ẩm, máy đo độ ẩm, quạt thông gió, thiết bị phòng
cháy chữa cháy…
II/ Nội dung công tác văn thư, lưu trữ
1. Công tác văn thư.
Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các
cơ quan, đơn vị tổ chức. Quan niệm đúng đắn về công tác văn thư là một điều
kiện đảm bảo cho công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ
dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn thư cũng không
đúng và kìm hãm sự phát triển của nó. Điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất
của lao động quản lý trong các cơ quan Nhà nước. Ở Trung tâm Lưu trữ công
tác văn thư là việc soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, quản
lý và sử dụng con dấu trong cơ quan.
Bộ phận văn thư là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị, là
đầu mối tiếp nhận, thu thập thông tin và cung cấp truyền đạt thông tin, lưu giữ
thông tin.
Để chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức bồi
dưỡng, tập huấn, huấn luyện cán bộ làm công tác Văn thư-Lưu trữ, nhằm thực
hiện nội dung cải cách hành chính của Chính phủ và đáp ứng yêu cầu chỉ đạo
điều hành của UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ đã ban hành nhiều
Trang 9
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ như: Văn bản hướng dẫn quản lý công tác
bảo mật, quy định về việc sử dụng con dấu, Quy định về tiếp nhận xử lý văn
bản trên máy vi tính cho các đơn vị, cá nhân liên quan đảm bảo sự thống
nhất về công tác Văn thư trong cơ quan.
Hàng năm, cán bộ văn thư được cử đi tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn

nghiệp vụ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư ở Cục
Văn thư, lưu trữ Nhà nước và tỉnh tổ chức nên công việc hàng ngày được thực
hiện một cách thành thạo, thông tin chuyển tải nhanh chóng và chính xác.
Việc sử dụng và quản lý con dấu được thực hiện theo đúng quy định của Nhà
nước và quy chế sử dụng con dấu của cơ quan. Việc quản lý công văn đi
đến ngày càng đi vào nề nếp, tránh sai sót. Hàng tháng, báo cáo tình hình
cho Thủ trưởng cơ quan. Cuối năm bộ phận văn thư gửi báo cáo công tác,
hoạt động của mình cho Thủ trưởng biết để có chủ trương chỉ đạo kịp thời và
có kế hoạch tiếp theo.
Công tác Văn thư có vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến hoạt
động của cơ quan. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần nâng cao năng suất,
chất lượng công tác của cơ quan, đơn vị, bởi vì công tác Văn thư liên quan
đến nhiều công việc khác nhau từ việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản
tác động rất lớn đến công việc cơ quan. Văn bản là căn cứ để giải quyết công
việc của cơ quan, vì vậy nếu văn bản được soạn thảo có chất lượng, nội dung
thông tin cô đọng, rõ ràng, dễ hiểu thì sẽ giúp cho cán bộ giải quyết văn bản
tiết kiệm thời gian đọc và xử lý văn bản. Việc đăng ký quản lý văn bản chặt
chẽ tốt sẽ giúp cho việc xác định trách nhiệm được dễ dàng, góp phần giảm
bớt tệ quan liêu giấy tờ, làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật
quốc gia và bí mật cơ quan nhằm tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ đánh giá
được tầm quan trọng đó, các cấp Lãnh đạo của cơ quan ngày càng được quan
tâm. Việc bố trí nơi làm việc và mua sắm trang thiết bị cho văn thư rất được
chú trọng. Phòng làm việc được bố trí ngay đại sảnh gần lối ra vào và đi lên
xuống cầu thang, nên dễ tìm kiếm và thuận lợi cho khách đến liên hệ công
tác. Những trang thiết bị phục vụ công tác văn thư như giá, tủ, kệ, bàn ghế,
điện thoại, máy in được mua sắm tương đối đầy đủ và sắp xếp khá hợp lý.
Như vậy, được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp Lãnh đạo, bộ phận văn thư
của Trung tâm Lưu trữ đã và đang đáp ứng tốt yêu cầu công việc đặt ra, góp
phần đáng kể cho công việc cơ quan nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc.
1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo văn bản là công việc của cán bộ quản lý trong việc thảo về nội
dung và hình thức của văn bản để làm căn cứ cho các cấp có thẩm quyền phê
duyệt và ban hành.
Những yêu cầu về soạn thảo, ban hành văn bản quản lý Nhà nước là phải
đúng thẩm quyền và đúng công dụng, kỹ thuật trình bày đúng theo thể thức,
đảm bảo yêu cầu về nội dung, được thể hiện bằng văn phong hành chính, và
được soạn thảo, ban hành đúng quy trình.
Trang 10
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
Thực tế hiện nay cán bộ làm công tác Văn thư chưa thực hiện soạn thảo
văn bản, chủ yếu rà soát thể thức văn bản trước khi ban hành.
Việc soạn thảo văn bản đã tuân thủ thực hiện đúng quy trình và trải qua
các bước sau:
1.2. Giai đoạn chuẩn bị:
Trước tiên, chuyên viên hoặc cán bộ xác định phạm vi thời gian và cả
không gian, đối tượng điều chỉnh gửi tới cấp trên, cấp dưới và những cơ quan
liên quan nào, mục đích và tính chất của văn bản ban hành sẽ giải quyết vấn
đề gì, có thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình hay không ?. Vì
vậy, đòi hỏi những người soạn thảo văn bản phải có sự định hình khái quát về
văn bản, những nội dung chủ yếu của vấn đề định thể hiện. Bước xác định
này nếu được làm tốt sẽ đem lại ý nghĩa và hiệu quả thực tiễn cho văn bản
ban hành, để dựa vào đó xác định thể loại văn bản cho phù hợp, định hướng
được việc thu thập những thông tin cần thiết cho việc soạn thảo.
Khi chọn loại văn bản để ban hành thì phải xác định thẩm quyền ban hành,
hình thức và nội dung văn bản. Phải xác định Trung tâm được ban hành
những văn bản nào. Ban hành văn bản dùng để giải quyết, đề đạt, yêu cầu
hoặc để giải quyết vấn đề gì có thuộc thẩm quyền của người đó hay không?
1.1.2. Bước thu thập thông tin cần thiết cho văn bản:
Đây là một bước quan trọng đòi hỏi người soạn thảo phải lựa chọn những
thông tin cần thiết và chính xác. Đối với những văn bản quan trọng, việc thu

thập khảo sát thông tin là điều không thể thiếu vì nó liên quan và quyết định
đến chất lượng văn bản (thông tin pháp lý, thông tin quá khứ và thông tin thực
tiễn) các thông tin trên là cơ sở, quy định của pháp luật mà cơ quan, đơn vị
dựa vào lấy đó để ban hành văn bản. Có một số văn bản trước khi soạn thảo
phải có thông tin thực tế đồng thời loại trừ những thông tin trùng lặp, thông
tin có độ tin cậy thấp nhằm đảm bảo cho văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc,
không chồng chéo mâu thuẫn với những văn bản khác có liên quan và đề ra
những chủ trương chính sách, biện pháp phù hợp với thực tiễn đảm bảo cho
văn bản có khả năng thực thi trong thực tế.
1.1.3. Bước xây dựng đề cương và viết bản thảo:
Sau khi thông tin đã được thu thập và xử lý, người soạn thảo sẽ xây dựng
đề cương, viết bản thảo làm thể hiện rõ bố cục (phần, mục, tiểu mục) của văn
bản và khái quát những ý tưởng hoặc quy phạm sẽ đưa vào nội dung văn bản,
chú ý tính logic và hợp lý, các ý liên quan với nhau, không mâu thuẫn nhằm
đạt mục đích đề ra, phù hợp với thể loại văn bản, ngữ pháp, chính tả, văn
phong như thế nào.
1.1.4. Thu thập ý kiến đóng góp và sửa chữa bản thảo:
Bước này nhân viên văn thư xác định văn bản soạn thảo xin ý kiến đóng
góp. Khi văn bản đã thảo xong sẽ trình lên thủ trưởng phê duyệt.
Trang 11
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
Sau khi thảo xong, cần đọc lại bản thảo để kiểm tra những vấn đề sau:
- Nội dung bản thảo đã thể hiện được đầy đủ mục đích, yêu cầu đặt ra hay
chưa?
- Cách trình bày và lập luận đã rõ ràng, chặt chẽ, mạch lạc và phù hợp với
thể loại văn bản hay chưa?
- Các từ ngữ đưa vào sử dụng trong văn bản có chuẩn xác, rõ ràng, dễ hiểu
và phù hợp với thể loại văn bản không? Có từ ngữ nào cần giải thích để hiểu
thống nhất mà chưa được giải thích?
- Có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp không?

Nếu phát hiện những sai sót về những về các vấn đề nêu trên, cần bổ sung,
sửa chữa cho hoàn chỉnh.
Người duyệt văn bản có thể tự mình sửa chữa vào bản thảo nếu xét thấy
cần thiết, hoặc góp ý với người soạn thảo để họ sửa chữa. Nếu bản thảo phải
sửa chữa nhiều, thì người soạn thảo phải viết lại hoặc đánh máy lại cho rõ
ràng, sạch sẽ.
1.1.5. Trình duyệt và làm thủ tục ban hành:
Sau khi văn bản đã thảo xong, theo nguyên tắc phải trình cấp có thẩm
quyền duyệt. Thông thường người duyệt văn bản cuối cùng sẽ là người ký văn
bản. Để lãnh đạo cơ quan có căn cứ phê duyệt văn bản một cách chính xác,
khi trình duyệt văn bản phải kèm theo hồ sơ về soạn thảo văn bản. Hồ sơ này
gồm những văn bản, tài liệu đã được sử dụng làm cơ sở pháp lý và cơ sở thực
tế cho việc soạn thảo văn bản đó.
Qua thực tế tìm hiểu thì những năm gần đây quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản của cơ quan thực hiện tốt. Việc ban hành văn bản sai về thẩm
quyền hầu như ít xảy ra và thủ tục ký duyệt đúng trình tự theo quy chế làm
việc, ít khi xảy ra chồng chéo. Đối với loại văn bản quy phạm pháp luật và
quyết định cá biệt ít nhất có ba chữ ký trước khi ban hành (Thủ trưởng cơ
quan, Lãnh đạo Văn phòng và người soạn thảo), còn văn bản hành chính
thông thường thì hai chữ ký (chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký của
người soạn văn bản).
Sau khi văn bản đã được nhân bản, người soạn có trách nhiệm đọc lại văn
bản. Nếu phát hiện những sai sót do in ấn hoặc đánh máy, cần kịp thời sửa
chữa. Tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức, như
trình ký văn bản, đóng dấu cơ quan, ghi số ký hiệu, ngày tháng của văn bản…
Nhìn chung việc ban hành văn bản của những năm gần đây tương đối ổn
định. Việc ban hành văn bản phục vụ quản lý của cơ quan không bị lạm dụng,
chặt chẽ hơn và đúng yêu cầu mục đích.
1.2. Quản lý văn bản đi và đến
Quản lý văn bản là sử dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ

quan và Thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần nội dung hoặc tình hình
Trang 12
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
chuyển giao tiếp nhận văn bản, giải quyết văn bản, bảo quản văn bản trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Ở Trung tâm Lưu trữ hiện nay là hình thức văn thư tập trung, mọi công
văn đi đến hàng ngày đều được quản lý tập trung ở văn thư để đăng ký vào sổ
công văn đi và đến. Yêu cầu về quản lý văn bản ở đây phải thống nhất, chính
xác, an toàn và bí mật tức là khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải kịp thời,
đặc biệt đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, hỏa tốc. Tuân thủ các
quy định về nghiệp vụ công tác văn thư, chế độ công tác văn thư được thống
nhất trong phạm vi toàn quốc, đối với hệ thống sổ sách, công cụ quản lý văn
bản, chương trình quản lý văn bản được thống nhất từ Trung ương xuống địa
phương, đặc biệt là chế độ quản lý đối với văn bản mật, các đơn thư tố cáo
phải có sổ sách riêng để quản lý, theo dõi. Văn bản cần chuyển đúng người
đúng địa chỉ có trách nhiệm giải quyết văn bản. Khi vào sổ văn bản được ghi
chép đầy đủ các thông tin cần thiết. Trong khâu chuyển giao, tiếp nhận văn
bản ở các cơ quan, đơn vị và trong nội bộ cơ quan không được thất lạc, đặc
biệt là trên đường chuyển giao văn bản và thể hiện trong khâu lưu giữ bảo
quản văn bản không được làm thất lạc, mất mát và hư hỏng do môi trường và
con người. Trong khâu quản lý văn bản đặc biệt chú trọng đối với văn bản
mật (nhất là đối tượng tiếp cận văn bản mật).
1.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi
Tất cả các loại văn bản trước khi gửi đi đều phải tuân thủ nguyên tắc là tập
trung vào một đầu mối là bộ phận văn thư để làm thủ tục đăng ký.
Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do Trung tâm ban hành gửi đi các cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh. Hàng năm, số lượng văn bản đi
của Trung tâm cũng không nhiều chỉ có khoảng 150 - 200 văn bản.
Các bước như sau:
1- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản

2- Đăng ký văn bản vào sổ, ghi số ngày tháng, đóng dấu
3- Lưu văn bản
4- Làm thủ tục để gửi văn bản đi.
Lượng văn bản đi hàng ngày được bộ phận văn thư đăng ký vào sổ văn bản
đi theo từng mục dành riêng cho từng thể loại như quyết định, công văn, báo
cáo, thông báo những nội dung cần thiết được cán bộ văn thư vào sổ để
quản lý thống nhất như: Số, ký hiệu, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung,
loại văn bản, cấp ban hành, cơ quan ban hành, người ký, chức vụ, đơn vị soạn
thảo (lĩnh vực), mức độ khẩn, mật
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi như sau:
Trang 13
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
Ngày
tháng
của VB
Số và ký
hiệu
Tên loại và
trích yếu nội
dung
Người
ký
Nơi
nhận
Đơn vị hoặc
người nhận
bản lưu
Số
lượng
bản

Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8
Sau khi in ấn xong văn thư đóng dấu vào chữ ký của người có thẩm quyền
theo đúng quy định của Nhà nước.
Cán bộ văn thư không đóng dấu phát hành các loại văn bản sau: văn bản
không đúng thể thức, văn bản khống chỉ, văn bản chưa có nội dung cụ thể,
văn bản ký không đúng thẩm quyền. Khi trả lại, cán bộ văn thư nêu rõ lý do
để cán bộ chuyên môn hiểu và trình ký lại, khi cần thiết thì báo cáo thủ trưởng
biết, xử lý.
Văn bản phát hành sẽ lưu bản gốc (có chữ ký trực tiếp) tại phòng văn thư
và gửi văn bản theo nơi gửi, nơi nhận. Cuối tháng được cán bộ văn thư sắp
xếp theo số thứ tự và thời gian của văn bản để kiểm tra sự sai sót thất lạc để
xử lý kịp thời, đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ dễ dàng tìm kiếm
khi có yêu cầu.
Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì được lưu riêng theo chế độ bảo
mật của cơ quan, Nhà nước.
Cán bộ văn thư phát hành bỏ văn bản vào bì, viết bì và kiểm tra lần cuối số
ghi ngoài bì với số văn bản, nơi nhận để tránh sai sót và dán bì. Tất cả văn
bản đi được gửi ngay trong ngày đến nơi nhận, hoặc chậm nhất là sang ngày
hôm sau. Tất cả văn bản gửi đi bằng đường bưu điện hoặc trực tiếp cũng phải
ký vào sổ chuyển giao của văn thư. Công văn gửi đi chỉ dấu mức độ mật,
khẩn thì phải đóng dấu lên văn bản và lên bì công văn (đối với văn bản mật
phải làm hai bì, bì trong thì đóng dấu chỉ mức độ mật, bì ngoài để thường).
Việc quản lý văn bản đi tương đối đảm bảo yêu cầu theo quy định của Nhà
nước.
1.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến
Ở Trung tâm, số lượng công văn đến hàng ngày tương đối ít. Hàng năm,
chỉ có khoảng 88 văn bản. Việc quản lý công văn đi đến được giao cho bộ
phận văn thư quản lý tập trung thống nhất từ mọi nguồn khác nhau: Từ Chính
phủ, Bộ ngành Trung ương, các tổ chức trong và ngoài nước, các Sở, Ban

ngành trong tỉnh, các đoàn thể, doanh nghiệp, cá nhân được gửi đến Trung
tâm bằng nhiều hình thức khác nhau như trực tiếp đưa đến bộ phận văn thư,
gửi bằng đường bưu điện, hoặc đi họp cũng đều chuyển đến bộ phận văn thư
để tiếp nhận, đăng ký vào sổ.
Trang 14
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
*Quy trình xử lý văn bản đến như sau:
1. Tiếp nhận văn bản
2. Phân loại sơ bộ
3. Bóc bì văn bản
4. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản
5. Đăng ký văn bản vào sổ
6. Trình lãnh đạo
7. Chuyển giao văn bản
8. Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Khi tiếp nhập văn bản đến, văn thư cơ quan phải xem xét công văn gửi có
đúng địa chỉ không, phong bì còn nguyên vẹn hay đã bị bóc mà kịp thời trả lại
hoặc lập biên bản trước nhân viên bưu điện hoặc người liên lạc. Những công
văn đến được nhận sẽ phân loại sơ bộ, thư riêng gửi bình thường, sách báo
không phải đăng ký vào sổ.
Đối với những công văn ngoài bì ghi rõ đích danh thì chuyển trực tiếp cho
người nhận. Đối với công văn đóng dấu chỉ các mức độ mật thì được đăng ký
sổ riêng.
Đối với những công văn gửi Trung tâm thì văn thư tiến hành bóc bì công
văn, trước khi bóc phải chú ý công văn khẩn, hỏa tốc thì xem trước, tiến hành
đối chiếu với số ghi ngoài bì có khớp với công văn ghi trong bì hay không,
sau đó bộ phận văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác định công văn đã được
đăng ký vào sổ công văn đến ngày tháng năm nào, số thứ tự đến bao nhiêu,
nhằm mục đích khi theo dõi văn bản bị thất lạc hoặc đến chậm để tìm ra
nguyên nhận dễ dàng. Vị trí đóng dấu công văn đến theo như quy định là ở lề

bên trái, phía trên trang đầu của công văn. Đối với công văn chỉ mức độ mật
sẽ đóng dấu đến ở ngoài phong bì.
Mẫu dấu công văn đến như sau:
TRUNG TÂM LƯU TRỮ
TỈNH QUẢNG TRỊ
ĐẾN
Số:
Ngày:
Chuyển:
Số đến của công văn được đăng ký liên tục từ đầu năm đến cuối năm theo
từng loại sổ, sổ được quản lý tại phòng văn thư cho đến hết năm thì chuyển
vào lưu trữ cơ quan.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến như sau:
Ngày
đến
Số
đến
Tác
giả
Số và ký
hiệu
Ngày
tháng VB
Tên loại và
trích yếu nội
dung
Đơn vị hoặc
người nhận
Ký
nhận

Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Trang 15
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
Những năm gần đây công tác quản lý văn bản đến ở Trung tâm có rất
nhiều tiến bộ và dần dần đi vào nề nếp, Trung tâm đã quan tâm trang bị các
phương tiện máy vi tính và các phần mềm ứng dụng giúp cho những người
làm công tác văn thư không phải làm các công việc thủ công như trước. Công
việc không ứ đọng nhưng đòi hỏi cán bộ làm công tác văn thư phải thành thạo
chuyên môn nghiệp vụ phải nắm vững mới đảm bảo hoàn thành các công việc
được giao hàng ngày tránh sai sót và chậm trễ. Tuy nhiên, vẫn còn một số văn
bản chưa cập nhật đầy đủ thông tin khi đăng ký vào sổ.
1.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan
trọng của công tác văn thư, vì con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định
giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan tổ chức, cá nhân.
*Quy định về quản lý con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị
hiện nay được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước tại Nghị định số
58/2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng
con dấu tại các cơ quan Nhà nước. Cán bộ văn thư phải có nhiệm vụ, xem xét
kỹ văn bản trước khi đóng dấu, văn bản phải có đầy đủ thể thức, chữ ký của
các cấp có thẩm quyền, tránh đóng nhầm giữa các con dấu. Các văn bản có ý
kiến ngoài lề hoặc ký tắt không đóng dấu.
*Bảo quản và giữ gìn con dấu:
Việc bảo quản và giữ gìn con dấu của ở Trung tâm Lưu trữ đúng quy định,
dấu sau khi đã đóng xong, văn thư cất ngay vào tủ có khóa để tránh trường
hợp quên khi ra khỏi phòng, điều này được thực hiện nghiêm túc, không đóng
dấu khống chỉ vào giấy trắng tránh tình trạng lợi dụng con dấu vào những

mục đích không hợp pháp, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Cán bộ
văn thư nắm vững các nguyên tắc về đóng dấu, bảo quản dấu và bàn giao dấu,
không bàn giao cho người khác khi chưa có ý kiến của thủ trưởng. Con dấu
được bảo quản an toàn, trong cũng như ngoài giờ làm việc nghiêm cấm mang
con dấu ra khỏi phòng, trừ trường hợp đột xuất phải có ý kiến của thủ trưởng,
khi thay đổi con dấu phải giao nộp dấu cũ cho cơ quan Công an quản lý.
1.4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư, là
trách nhiệm của các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn được quy định trong
Điều 11 - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Điều 23 - Nghị định 110
ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc thành từng vấn đề sự việc hoặc theo những đặc trưng chung, đồng
thời sắp xếp biên mục theo một phương pháp khoa học. Lập hồ sơ tốt sẽ nâng
Trang 16
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
cao năng suất chất lượng công tác của cán bộ trong cơ quan, giúp cơ quan
quản lý văn bản được chặt chẽ, góp phần bảo mật thông tin và tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ hiện hành chỉ dùng cho
công tác văn thư và mang tính bắt buộc.
Công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là đúng thời hạn và đầy đủ.
Hiện nay ở Trung tâm vẫn đang tiến hành chỉnh lý tài liệu mà các năm
trước lưu trữ cơ quan đã nộp lưu nhưng do chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, đây là
một khó khăn cho công tác lưu trữ. Tình trạng tài liệu bị thất lạc vẫn còn xảy
ra, nhưng những năm gần đây được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nên
công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ có nhiều tiến bộ rõ rệt, các bộ
phận, chuyên viên, đơn vị đã lập được hồ sơ mà mình trực tiếp theo dõi phụ
trách.
2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm

lựa chọn, lưu giữ và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
để phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin quá khứ và làm bằng chứng xác minh,
đối chiếu khi cần thiết.
2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
Trước hết Thủ trưởng cơ quan, Cán bộ, Chuyên viên và những người làm
công tác lưu trữ phải xác định tính chất, đặc điểm của tài liệu lưu trữ là những
tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học và thực tiễn, có ý nghĩa chính trị, kinh tế,
an ninh quốc phòng. Làm tốt công tác lưu trữ nhằm cung cấp những tài liệu,
tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,
xã hội. Tài liệu lưu trữ góp phần cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và các nhu
cầu chính đáng của công dân. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên
quan đến cơ quan tổ chức và các bí mật quốc gia. Giúp cơ quan trong việc
tổng kết lịch sử, giáo dục truyền thống, rút ra những kinh nghiệm trong hoạt
động quản lý.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh tổ chức sinh hoạt và tham gia sinh hoạt khoa học
nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức tổng kết rút kinh nghiệm, phổ biến kinh nghiệm
cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ cấp chứng thực, giấy chứng nhận, cấp bản sao hoặc
trích sao tài liệu lưu trữ cho người đến nghiên cứu khai thác tài liệu thuộc kho
lưu trữ tỉnh do Trung tâm quản lý theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu
Lưu trữ Quốc gia.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh ban hành văn bản hướng dẫn quy trình hoạt động
nghiệp vụ của lưu trữ huyện, thị xã và những văn bản nghiệp vụ khác.
Trung tâm Lưu trữ tham gia đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng
và thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưu
trữ thuộc tỉnh.
Trang 17
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp

Từ khi thành lập đi vào hoạt động đến nay, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã góp
phần quan trọng trong việc thúc đẩy công tác lưu trữ địa phương phát triển.
Công tác lưu trữ mang tính chất kế hoạch, chủ động hơn hẳn mấy năm trước
đây phục vụ đắc lực cho hoạt động của UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh, đồng thời
đã sắp xếp chỉnh lý, bảo quản khoa học một lượng tài liệu lớn đáp ứng nhu
cầu khai thác nghiên cứu thông tin cho các cơ quan, đơn vị tổ chức và cá nhân
trong và ngoài tỉnh.
Nhìn chung trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ Trung tâm
lưu trữ vững vàng, có lòng nhiệt tình yêu nghề, trách nhiệm cao.
Những năm gần đây, Trung tâm đã tham mưu cho UBND tỉnh phối hợp
với Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ về công
tác văn thư lưu trữ; cùng với các huyện thị xã mở các lớp tập huấn cho cán bộ
làm công tác văn thư lưu trữ ở các phòng, ban, xã phường của huyện, thị xã.
Trung tâm đã xây dựng kho lưu trữ nằm một khuôn viên riêng 4 tầng với
diện tích gần 800m
2
, có trang bị hệ thống cứu hỏa, hầu hết các phòng đều
trang bị máy điều hòa, quạt thông gió, máy hút bụi và các trang thiết bị khác
như giá, tủ, cặp, hộp để phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ.
2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở Trung
tâm Lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ với chức năng quản lý Nhà
nước về công tác lưu trữ và và quản lý tài liệu lưu trữ. Đây là lưu trữ cố định,
nguồn nộp lưu là các cơ quan ban ngành trong tỉnh, trừ một số cơ quan
chuyên ngành. Toàn bộ tài liệu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh là
tài liệu hành chính và một khối tài liệu khoa học kỹ thuật. Ở kho lưu trữ tỉnh
hiện nay bảo quản các Phông lưu trữ sau:
01. Phông Lưu trữ Ủy ban Hành chính khu vực Vĩnh Linh
02. Phông lưu trữ Ủy ban Cách mạng tỉnh Quảng Trị (1954 - 1976)
03. Phông Lưu trữ UBND tỉnh Quảng Trị

04. Phông Lưu trữ Ban Kinh tế đối ngoại (đã giải thể)
05. Phông Lưu trữ Thi đua Khen thưởng
06. Phông Lưu trữ HĐND tỉnh Quảng Trị
07. Phông Lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh
08. Phông Lưu trữ Sở Xây dựng
10. Phông Lưu trữ Sở Y tế
11. Phông Lưu trữ Sở Tài chính
12. Phông Lưu trữ Sở Nội vụ
13. Phông Lưu trữ Sở Giao thông – Vận tải
14. phông Lưu trữ BQL chương trình PTNT Quảng Trị
15. Phông Lưu trữ Sở Kế hoạch & Đầu tư
16. phông Lưu trữ BQL DA xoá đói giảm nghèo
17. phông Lưu trữ Đài Phát thanh & Truyền hình
Trang 18
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Các bước tiến hành như sau:
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ
Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ
Tổ chức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
2.3.1 Thu thập tài liệu lưu trữ
Thu thập bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan,
phông lưu trữ quốc gia lựa chọn tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn
và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Thu thập bổ sung tài liệu là một trong những phần việc quan trọng của
công tác lưu trữ. Thông qua việc thu thập bổ sung tài liệu làm cho số liệu, nội

dung, thành phần tài liệu của Trung tâm ngày càng đầy đủ, phong phú hơn.
Đồng thời phục vụ tốt mọi nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội.
Nhận thức được vai trò quan trọng của việc thu thập, bổ sung tài liệu nên
trong những năm qua Trung tâm đã đặc biệt quan tâm đến công tác này.
Mẫu sổ nhập tài liệu:
Số
TT
Ngày
tháng
Họ
và
Tên
cơ
Tên
phông
Số
phông
Năm
của
VB
căn
Số lượng
Hồ sơ
Cặp
bó
mép
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
Căn cứ vào Quyết định số 2247/QĐ - UB ngày 13/10/2003 về việc ban
hành Danh mục số 01 các cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm

Lưu trữ tỉnh của UBND tỉnh Quảng Trị. Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ tỉnh
phối hợp với các cơ quan, đơn vị chuẩn bị giao nộp tài liệu qua việc lập hồ sơ,
lập danh mục các tài liệu cần giao nộp. Khi giao nộp cán bộ lưu trữ ở Trung
tâm tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa danh mục nộp lưu và thực tế tài liệu
thấy đầy đủ thì lập biên bản giao nhận tài liệu. Như vậy, nguồn bổ sung tài
liệu chủ yếu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh là tài liệu của các Sở, Ban ngành.
Trang 19
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
Thời hạn các cơ quan, đơn vị nộp lưu là 05 năm kể từ khi tài liệu được nộp
lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
Trong trường hợp tài liệu giao nộp chưa lập hồ sơ hoặc lập chưa đạt yêu
cầu thì bộ phận lưu trữ chuyên trách sau khi thu thập tiến hành chỉnh lý và lập
hồ sơ đúng theo quy định Nhà nước.
Khi lập biên bản giao nhận tài liệu để thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ
quan cũng như vào lưu trữ lịch sử Trung tâm lập thành 02 bản: 01 bản bên
giao giữ, 01 bản bên nhận giữ.
* Số liệu thu thập tài liệu của Trung tâm Lưu trữ tỉnh qua các năm:
Năm Hồ sơ Mét giá
2002 - 2006 97.430 234,5
2007 - 2008 3298 74,1
2009 7670 132,5
Tổng cộng 108.398 441,1
Thu thập, bổ sung tài liệu là một trong những phần việc quan trọng của
công tác lưu trữ. Việc thu thập tài liệu nhằm phục vụ tốt nhu cầu nghiên cứu,
sử dụng của lãnh đạo, cán bộ công chức và nhân dân. Do đó, trong những
năm qua Trung tâm đặc biệt quan tâm đến công tác này.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ tiến hành đúng với
quy định của Nhà nước. Trên thực tế việc lên kế hoạch thu thập tài liệu của
Trung tâm Lưu trữ đã thực hiện nhưng các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử chưa tiến hành việc giao nộp tài liệu theo đúng quy

định Nhà nước.
2.3.2 Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là vận dụng các đặc trưng cơ bản của tài liệu để phân chia
tài liệu thành các nhóm cơ bản. Trong mỗi nhóm cơ bản tiếp tục phân chia tài
liệu thành các nhóm lớn đến nhóm nhỏ cho tới nhóm nhỏ hơn và tới nhóm
cuối cùng là đơn vị bảo quản.
Sắp xếp các hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo một phương án khoa học sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm tài liệu.
Phương án phân loại tài liệu là cơ sở quan trọng để tiến hành phân loại tài
liệu, nó ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động nghiệp vụ khác như sắp xếp hồ
sơ tài liệu trong kho, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu.
Mục đích cuối cùng của việc phân loại tài liệu là mỗi hồ sơ, đơn vị bảo
quản được xác định một địa chỉ cố định phục vụ tốt cho yêu cầu khai thác và
sử dụng một cách kịp thời, chính xác. Để đạt được mục đích đó thì việc phân
loại tài liệu cần đảm bảo một số yêu cầu sau:
Trang 20
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
- Khi phân loại tài liệu không được xé lẻ tài liệu phông lưu trữ
- Tài liệu sau khi phân loại phải phản ánh một cách có hệ thống về quá
trình hình thành và hoạt động đơn vị hình thành Phông.
- Việc phân loại tài liệu phải đảm bảo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý
bảo quản an toàn tài liệu để đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho việc khai thác
nghiên cứu của độc giả.
Hiện nay, trong công tác lưu trữ ở Việt nam thường sử dụng 4 phương án
phân loại như sau:
+ Cơ cấu tổ chức - Thời gian
+ Thời gian - Cơ cấu tổ chức
+ Mặt hoạt động - Thời gian
+ Thời gian - Mặt hoạt động
Khi lựa chọn phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần phải căn cứ

vào lịch sử đơn vị hình thành phông.
- Đối với phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian: phương án này được áp
dụng cho loại hình cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng ổn định, ít thay đổi
hoặc có thay đổi nhưng theo dõi được và cơ quan đã ngừng hoạt động.
- Đối với phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức: phương án này được áp
dụng cho loại hình cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ổn định, ít thay đổi
hoặc thay đổi nhưng theo dõi được và là cơ quan đang hoạt động.
- Đối với phương án Mặt hoạt động - Thời gian: phương án này được áp
dụng cho loại hình cơ quan không có cơ cấu tổ chức hoặc cơ cấu tổ chức
không rõ ràng có nhiều thay đổi phức tạp và là cơ quan đã ngừng hoạt động.
- Đối với phương án Thời gian - Mặt hoạt động : phương án này chỉ áp
dụng với loại hình cơ quan không có cơ cấu tổ chức hoặc cơ cấu tổ chức
không rõ ràng, có nhiều thay đổi phức tạp, chồng chéo lẫn nhau và là cơ quan
đang hoạt động.
Căn cứ vào tình hình hoạt động và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan để có
phương án phân loại cho phù hợp.
2.3.3 Công tác chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu
* Công tác chỉnh lý
Chỉnh lý tài liệu là việc thực hiện nhiều khâu nghiệp vụ cơ bản cùng một
lúc để tổ chức lại tài liệu trong phông lưu trữ theo một phương án phân loại
một cách khoa học, trong đó phục hồi hoặc lập mới các hồ sơ, các đơn vị bảo
quản, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu, phục chế lại
những tài liệu hư hỏng nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và
phục vụ khai thác tài liệu.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện đang bảo quản 16 phông tài liệu như sau:
Trang 21
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
- Phông tài liệu HĐND tỉnh Quảng Trị (phông mở) phương án phân loại
trong công tác chỉnh lý tài liệu của phông là Thời gian - Mặt hoạt động.
- Phông tài liệu UB Hành chính khu vực Vĩnh Linh (phông đóng) phông

này áp dụng phương án phân loại là Cơ cấu tổ chức - Thời gian.
- Phông tài liệu Ban Kinh tế Đối ngoại (đã giải thể) phông này áp dụng
phương án phân loại là Cơ cấu tổ chức - Thời gian.
- Phông tài liệu Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh (phông mở) phương
án phân loại tài liệu là Thời gian - Cơ cấu tổ chức.
- Phông tài liệu UBND tỉnh Quảng Trị (phông mở) phương án phân loại
của phông là Thời gian - Mặt hoạt động.
- Phông tài liệu của Sở Kế hoạch và Đầu tư (phông mở) phương án phân
loại tài liệu là Thời gian - Cơ cấu tổ chức.
Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ được thực hiện
tương đối tốt. Tổng số tài liệu của 16 phông là 239.9m, trong đó số tài liệu đã
chỉnh lý hoàn thiện là 231.5m còn lại là 84m mới chỉnh lý sơ bộ.
Trung tâm đã lựa chọn phương án phân loại phù hợp và tối ưu cho từng
phông tài liệu, do đó tài liệu trong các phông phản ánh một cách có hệ thống
về quá trình hình thành, phát triển đơn vị hình thành phông.
Công tác chỉnh lý ở Trung tâm Lưu trữ thực hiện đúng theo quy định của
Nhà nước, nhưng chưa thực hiện khâu biên mục phiếu tin.
* Công tác xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn nhất định
để lựa chọn những tài liệu có giá trị bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam. Đồng thời nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu nhằm phục vụ cho việc bảo quản và sử dụng tài liệu.
Cán bộ lưu trữ của Trung tâm sau khi thu thập tài liệu ở các nguồn nộp lưu
sẽ tiến hành xác định giá trị tài liệu. Căn cứ vào những nguyên tắc và tiêu
chuẩn lựa chọn những tài liệu có giá trị như Quyết định, Chỉ thị… và loại ra
những tài liệu hết giá trị như các văn bản trùng thừa để tiêu huỷ theo quy định
Nhà nước.
Hiện nay, tài liệu được bảo quản trong Trung tâm Lưu trữ chủ yếu có thời
hạn bảo quản lâu dài và vĩnh viễn.
* Nội dung công việc chuẩn bị chỉnh lý tài liệu:

1. Khảo sát tài liệu
2. Thu thập, bổ sung tài liệu
3. Viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
4. Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu
* Quy trình chỉnh lý tài liệu:
Trang 22
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
Bước 1: Giao, nhận tài liệu
Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Kế hoạch chỉnh lý
- Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông
- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
Bước 5: Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại
Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định
giá trị tài liệu sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ
- Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
+ Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
+ Biên soạn tiêu đề hồ sơ
+Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa
+Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
+ Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng
chưa đạt yêu cầu.
Kiểm tra việc lập hồ sơ theo nhưng nội dung công việc quy định và tiến
hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu
Bước 7: Biên mục phiếu tin
Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Bước 9: Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Bước 11: Biên mục hồ sơ
- Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào
trường số 10 của phiếu tin.
- Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn.
- Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và
lên bìa hồ sơ
Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào
bìa hồ sơ
Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp
Bước 16: Viết và dán nhãn hộp
Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý
Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Trang 23
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21: Lập mục lục hồ sơ
- Viết lời nói đầu
- Lập các bản tra cứu bổ trợ
- Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu
- Đóng quyển mục lục
Bước 22: Xử lý tài liệu loại
- Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại
- Viết thuyết minh tài liệu loại
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
- Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại

(nếu có)
Bước 23: Kết thúc chỉnh lý
- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
- Tổ chức họp rút kinh nghiệm
2.3.4 Thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Thống kê là vận dụng các phương pháp, các công cụ chuyên môn để xác
định rõ ràng chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tình hình
tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu.
Ở Trung tâm Lưu trữ công tác thống kê tài liệu trong phòng kho lưu trữ
được tiến hành tương đối tốt. Trung tâm Lưu trữ luôn chú trọng đến công tác
thống kê và đã thống kê toàn bộ tài liệu lưu trữ trong kho theo từng phông
riêng biệt, trong từng phông tài liệu được thống kê theo từng năm. Trung tâm
Lưu trữ đã lập mục lục hồ sơ để thống kê tài liệu, mục lục hồ sơ của Trung
tâm được thể hiện đầy đủ các tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo của Trung ương đến
các tài liệu của UBND tỉnh theo từng năm.
Trung tâm Lưu trữ đã sử dụng các loại công cụ tra cứu như: mục lục hồ sơ,
tra tìm trên mạng, sổ cho mượn tài liệu.
Ngoài ra, Trung tâm Lưu trữ còn thực hiện thống kê các phương tiện bảo
quản như: giá, tủ và thống kê các phông lưu trữ đồng thời cũng thống kê cán
bộ lưu trữ. Việc thống kê này được cán bộ lưu trữ thực hiện định kỳ hàng năm
nhằm để báo cáo với Cục Lưu trữ và kiểm tra tình hình tài liệu trong kho lưu
trữ cũng như các trang thiết bị bảo quản để kịp thời tu bổ, phục chế các tài
liệu hư hỏng và kịp thời phát hiện côn trùng phá hoại tài liệu.
Nhìn chung công tác thống kê tài liệu chưa được hoàn chỉnh, còn thiếu một
số loại chưa xây dựng được như: sổ đăng ký mục lục hồ sơ, phiếu phông, thẻ
phông, hồ sơ phông, sổ xuất, sổ nhập tài liệu. Đây là những hạn chế trong
công tác thống kê ở lưu trữ cơ quan.
2.3.5 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ

Trang 24
GVHD: Báo cáo tốt nghiệp
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin có giá trị về nhiều mặt không
chỉ trong hiện tại mà trong cả tương lai. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ là công
tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp
khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm
phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. Tuổi thọ
tài liệu dài hay ngắn phụ thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng, muốn
bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ để phục vụ việc
nghiên cứu sau này thì có chế độ bảo quản thích hợp.
Để phục vụ cho yêu cầu nộp lưu và khai thác tài liệu Trung tâm đã xây
dựng cơ sở hạ tầng, vừa có phòng để làm việc vừa có kho chuyên dụng để bảo
quản tài liệu lưu trữ với quy mô 4 tầng, khuôn viên rộng lớn có hàng rào bao
quanh, tường được xây chống thấm. Tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị
kho được bố trí ở tầng 2, 3, 4 được trang bị hệ thống máy điều hoà, có môi
trường không khí trong sạch thuận lợi cho công tác bảo vệ, phòng cháy chữa
cháy và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ.
- Về phòng kho: kho lưu trữ được xây dựng 560m
2
, có 09 phòng, kho bảo
quản tài liệu với diện tích 360m
2
.
- Tường kho: dày, đảm bảo cách nhiệt, chống được sức nóng của mặt trời,
chống được sự ngấm nước trong mùa mưa.
- Cửa kho: có hệ thống cửa sổ, cửa chính, có khoá bảo vệ chắc chắn.
- Trang thiết bị bảo quản được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại gồm:
giá sắt để tài liệu, máy điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, máy báo cháy tự động,
máy huỷ tài liệu, máy vi tính, máy photocopy, quạt thông gió, bình chữa cháy.
Tình trạng vật lý trong kho phải đảm bảo tài liệu được xếp lên giá rất khoa

học theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của mỗi phông tài liệu theo nguyên
tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Đối với tài liệu chưa được chỉnh lý
được sắp xếp ở một vị trí riêng, tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh thì được săp
xếp riêng. Tất cả được bảo quản trong các hộp có gáy quay ra ngoài để thuận
lợi cho việc tra tìm và kiểm tra. Các giá tài liệu được sắp xếp thẳng hàng
vuông góc với cửa sổ tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu.
Đối với văn bản gốc cán bộ chuyên trách đến nghiên cứu tại chỗ, khi cần
có thể yêu cầu cán bộ lưu trữ photo, tuyệt đối không đem hồ sơ tài liệu ra khỏi
trung tâm. Một số trường hợp đặc biệt khi đem hồ sơ tài liệu ra khỏi Trung
tâm phải đánh số tờ và đánh dấu vào từng văn bản, có ký nhận đầy đủ khi
mượn và trả hồ sơ để tránh mất mát hư hỏng.
Ngoài ra, để bảo quản an toàn khối tài liệu trong Phông, Trung tâm còn sử
dụng quạt thông gió, rèm che để tránh ánh nắng mặt trời nhằm đảm bảo tuổi
thọ của tài liệu và phục vụ nghiên cứu của cán bộ nhân dân, các mục đích
kinh tế, chính trị, xã hội…
Phòng kho lưu trữ luôn được làm vệ sinh sạch sẽ để tránh bụi, đề phòng sự
xâm hại của nấm mốc và côn trùng.
Trang 25